Документ. Основное назначение и принципы заполнения документов. Оформление операций по расчётам с подотчётными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Байкальский экономико-правовой институт

Экономический факультет

Специальность «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

Зачет

по дисциплине: «Бухгалтерский учет «1С»

Документ. Основное назначение и принципы заполнения документов. Оформление операций по расчетам с подотчетными лицами

Выполнил: студент ЦДО

Маштаков Владимир Николаевич

2013



Содержание

Введение

1. Документ. Основное назначение и принципы заполнения

1.1 Назначение документов

1.2 Состав документа

1.3 Проведение документа

1.4 Журналы документов

1.5 Алгоритм заполнения первичных документов в 1С: Бухгалтерия

2. Оформление операций по расчетам с подотчетными лицами

2.1 Бухгалтерский счет учета расчетов с подотчетными лицами

2.2 Ввод начальных остатков

2.3 Выдача аванса подотчетному лицу

2.4 Оформление авансового отчета в программе

2.5 Расходы на приобретение ТМЦ

2.6 Расходы, относимые на затраты

2.7 Командировочные расходы

2.8 Прочие расходы

2.9 Возврат остатка подотчетной суммы

2.10 Выдача перерасхода

2.11 Проверка правильности оформления документов

2.12 Отчеты

Заключение

Список использованных источников



Введение

В автоматизированной информационной системе бухгалтерского учета важно не только иметь комплект компьютерных форм документов и обеспечить максимальную работу при вводе данных, но и организовать оптимальную схему движения документов - документооборот, который поддерживал бы естественную технологию работы с документами. Электронный документооборот рассматривается здесь только применительно к процедурам обработки операционных документов при осуществлении бухгалтерского и оперативного учета.

Документы предназначены для хранения основной информации о всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, и прочие подобные события.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей и различных услуг за наличные деньги. Для выполнения этих операций работнику предприятия выдаются денежные средства.

Работник, получивший денежную сумму на предстоящие административно-хозяйственные или командировочные расходы, считается подотчетным лицом.

Выдача денег подотчетным лицам регулируется «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации». Не позднее трех дней по окончании срока, на который выданы наличные деньги, работник обязан предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов.

В качестве оправдательных документов по затраченным суммам принимаются первичные документы, соответствующие «Положению о бухгалтерском учете и отчетности в РФ». При наличии неизрасходованного остатка последний должен быть внесен работником в кассу организации.



1. Документ. Основное назначение и принципы заполнения

1.1 Назначение документов

В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов. Типичными примерами видов документов являются такие документы, как "Платежное поручение", "Счет", "Приходная накладная", "Расходная накладная", "Накладная на внутреннее перемещение", "Приходный кассовый ордер" и так далее. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации.

Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых компонентами системы. В системе 1С: Предприятие документ является основной учетной единицей. Каждый документ содержит информацию о конкретной хозяйственной операции и характеризуется своим номером, датой и временем. Дата и время - наиболее важные характеристики документов, так как позволяют устанавливать строгую временную последовательность совершения операций.

Все документы (вне зависимости от вида) образуют единую последовательность. Фактически, эта последовательность отражает последовательность событий - так, как они происходили реально. Внутри даты последовательность документов определяется их временем, при этом время документа является не столько средством отражения реального (астрономического) времени ввода документа, сколько средством, позволяющим четко упорядочить документы внутри одной даты.

Данные, вводимые в документ (реквизиты документа), обычно содержат информацию о происшедшем событии: например, в накладной - информацию о том, с какого склада, каких товаров и сколько отгружено; в приказе о приеме на работу - информацию о сотруднике, оклад, другие сведения. Кроме собственно записи, для документа весьма важным свойством является его проведение. При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых компонентами. Например, если установлена компонента "Бухгалтерский учет", документ может записать бухгалтерскую операцию, отразив в виде проводок в бухгалтерском учете информацию, содержащуюся в документе.

1.2 Состав документа

документ бухгалтерский автоматизированный аванс программа

С точки зрения программиста, у документа есть экранная форма - Диалог. Именно его видит пользователь на экране. Также у документа обычно есть одна или несколько бумажных форм - Таблиц. С помощью Таблиц документ печатается на бумаге.

Поведение документа определяется с помощью встроенного языка 1С. На языке записывается, что документ делает в системе, как он формирует бумажный бланк и как он себя ведет на экране. Документ обычно имеет печатную форму.

Печатная форма полностью формируется средствами встроенного языка 1С, что придает большую гибкость программе. Это одна из причин ошеломляющего успеха системы 1С: Предприятие.

Печатная форма документа - это фактически отчет, формируемый обычно из формы открытого документа и содержащий сведения из этого документа. Чтобы научиться формировать печатные формы, вам нужно изучить главу Отчеты (объект "Таблица").

У документа может быть несколько шаблонов печатных форм. Средствами встроенного языка (метод Исходная Таблица) задается тот шаблон печатной формы, который будет использоваться.

Шаблоны печатных форм (таблицы) могут быть общие. Это дает возможность использовать один шаблон для печати нескольких видов документов. Т.е. общая таблица является глобальной для конфигурации и может быть использована в любом модуле. Примером из типовой конфигурации может являться шаблон печатной формы "Отчет о движении документа", который используется разными модулями конфигурации.

1.3 Проведение документа

Некоторые документы могут проводиться. С точки зрения пользователя, "провести" документ означает "пустить его в дело". С точки зрения программиста, при проведении документа сработает модуль проведения документа (процедура Обработка Проведения). Именно там определяются все действия, выполняемые при проведении документа.

Например, при проведении документа "Приказ о приеме на работу" сработает модуль этого документа, который в справочник Сотрудники добавит нового сотрудника.

Реквизиты документа

Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части. Для документа создается форма ввода -- экранный диалог.

При настройке для документа задаются также общие характеристики: длина номера документа, условия поддержки уникальности номеров и другие.

Все документы характеризуются номером, датой и временем. Термин "шапка" -- достаточно условный и может относиться не только к реквизитам документа, которые физически находятся в верхней части бумажного бланка документа. Поэтому, в наиболее общем случае, реквизитом заголовочной части будет считаться любой реквизит, который встречается в документе только один раз.

Табличная часть документа представляет собой список однотипных строк с информацией. Например, в уже упоминавшемся счете на оплату, табличная часть -- это перечень товаров или услуг, подлежащих оплате. Помимо наименований, табличная часть документа может содержать также разнообразную дополнительную информацию -- стоимость товаров или услуг, количество, объем, вес и многое другое.

В большинстве случаев табличная часть используется для формирования общей суммы документа.

Структура документа в системе 1С: Предприятие 7.7 может содержать только одну табличную часть. При разработке документов в Конфигураторе может быть создано необходимое количество общих реквизитов документов. Такие реквизиты, будучи созданными один раз, становятся доступными для всех документов: общие реквизиты можно размещать в формах документов, к значениям общих реквизитов можно обращаться из встроенного языка системы 1С: Предприятие. Работая с системой 1С: Предприятие, пользователь может выполнять отбор документов в журналах по значениям общих реквизитов документов.

1.4 Журналы документов

Все документы хранятся в журналах.

Журнал документов - это электронный аналог обычной бумажной папки. На экране журнал выглядит как таблица, строки которой являются документами. Например, вы можете создать журнал Приказы кадровые, который будет включать документы "Приказ о приеме на работу", "Приказ об увольнении", "Кадровое перемещение". С этим журналом будет работать пользователь-кадровик.

Или можно создать отдельный журнал для банковских документов, куда войдут документы "Платежное поручение" и др. Журналы документов предназначены для просмотра документов.

Каждый вид документа может быть отнесен к определенному журналу. Сам журнал документов не добавляет новых данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов. Для документов разных видов можно указывать один журнал, что позволяет произвольным образом группировать документы в журналах.

Назначенный документам журнал можно менять. Например, может быть создан журнал «Складские документы», который будет содержать все приходные накладные и накладные на внутреннее перемещение.

Назначенный документам журнал можно менять. Для журнала могут быть определены графы журнала, для удобства просмотра реквизитов различных видов документов, отнесенных к данному журналу. Для журнала может быть описано несколько форм его визуального представления.

Для работы с документами могут использоваться специально созданные общие журналы. От «обычных» журналов документов их отличает возможность отбора документов по значению, указанному пользователем.

Журналы в системе 1С могут быть трех видов: Обычный, Общий и Дополнительный.

Обычный журнал предназначен для хранения документов определенных видов. Документ также может быть включен в дополнительный журнал, при этом документ будет зарегистрирован сразу в двух журналах.

Дополнительных журналов может быть несколько.

Общий журнал показывает документы всех видов. У журнала документов есть экранная форма, где можно настраивать отображаемые колонки. Можно создавать дополнительные колонки, которые будут отображать информацию из документов. Например, в журнале Приказы Кадровые удобно сразу видеть, к какому сотруднику относится каждый документ, для этого создается Графа журнала Сотрудник.

1.5 Алгоритм заполнения первичных документов в 1С: Бухгалтерия

Алгоритм заполнения первичных документов в 1С: Бухгалтерия. (На примере заполнения кассовых документов).

Еще до того, как мы познакомимся с особенностями заполнения документа, который используется в 1С: Бухгалтерии, рассмотрим вопрос разделения функций бухгалтера и кассира при автоматизированной обработке кассовых ордеров.

Бухгалтер может сформировать приходный кассовый ордер, распечатать его на принтере (для того, чтобы поставить на бумажной копии ордера необходимые подписи и печати) и передать кассиру. При этом бухгалтер, после формирования электронного документа, записывает его в системе, но не проводит - то есть - нажимает на кнопку Записать в форме документа и не трогает кнопку ОК.

После того, как документ записан - он будет сохранен в базе данных, но не сформирует никаких движений по регистрам. То есть - документ будет, но никакого воздействия на состояние учета, на состояние бухгалтерских регистров, он не окажет. Когда кассир завершит работу с ПКО, получит по нему нужную сумму - он может отыскать документ в базе данных, открыть его и провести, нажав на кнопку Провести в форме документа. Ну а если деньги по ПКО так и не будут внесены - документ так и останется записанным, но не проведенным, то есть на состояние учета он не повлияет.

Кстати, кассир, помимо вышеописанных манипуляций с ПКО, должен зарегистрировать ордер в кассовой книге (Ф №КО-4). 1С: Бухгалтерия берет на себя и формирование кассовой книги. Несмотря на то, что учет практически полностью автоматизирован, некоторые сведения - такие, как те же ПКО или листы кассовой книги - не доверены пока полностью электронике. Поэтому многое - в частности - листы кассовой книги, приходится распечатывать, подшивать, хранить - как в обычной бухгалтерии.

Процедура обработки документов в каждой конкретной бухгалтерии может отличаться от стандартной. Кстати, это касается не только кассовых операций.

Для этого:

В открытом журнале «Кассовые документы» (меню «Банк и Касса - Журнал кассовых документов») ввести команду «Действие - Добавить», либо щелкнуть по пиктограмме («Добавить»).

Командой меню «Банк и Касса - Приходный кассовый ордер» открыть форму «Приходные кассовые ордера», а затем ввести команду «Действие - Добавить».

В результате на экран будет выведено окно выбора вида документа «Приходный кассовый ордер» Состав реквизитов формы ПКО зависит от вида операции. Для рассматриваемой операции нужно выбрать строку «Прочий приход денежных средств».

В форме ПКО уже будет записан его порядковый номер в реестре учете документов и текущая дата. В поле «Номер» оставить значение «по умолчанию» 00000000001, текущую дату необходимо исправить на дату поступления денежных средств. В поле «Счет» оставить значение «по умолчанию» - 50.01; в поле «Сумма» внести вносимую в кассу организации сумму - 120 000.

На закладке «Реквизиты платежа»:

В поле «Счет» вручную или выбором из плана счетов ввести корреспондирующий счет - 75.01. В результате на закладке появляется дополнительное поле «Контрагент».

В поле «Контрагент» по кнопке открыть справочник «Контрагенты» и выбрать в нем элемент с названием Муштаков В.Н.

В поле «Статьи движения денежных средств» по кнопке открыть справочник «Статьи движения денежных средств» и выбрать элемент Поступления от учредителей.

В поле «Ответственный» по кнопке открыть справочник «Пользователи» и выбрать соответствующий элемент.

Перейти на закладку «Печать».

В поле «Принято от» будут «дублированы» ФИО учредителя в именительном падеже, их необходимо скорректировать в родительном падеже: принято от Муштакова Владимира Николаевича.

В поле «Основание» записать Учредительный договор.

Заполнение приходного кассового ордера.

В поле «Приложение» - Выписка из учредительного договора.

Чтобы сохранить документ без проведения, надо щелкнуть по кнопке «Записать», а затем «Закрыть».

В результате ввода документа ПКО программа:

1. Сформирует приходный кассовый ордер №1.

2. Внесет в «Журнал операций» документ «Приходный кассовый ордер» №1 от 16.01.2013.

3. Зарегистрирует в списке «Приходные кассовые ордера» операцию с видом «Прочий приход денежных средств» №1 от 16.01.2013.

4. Зарегистрирует данные о ПКО №1 от 16.01.2013 в журнале «Кассовые документы».

Для печати ПКО необходимо нажать на кнопку «Печать» и выбрать пункт «Приходный кассовый ордер». В результате на экран будет выведена печатная форма приходного кассового ордера с квитанцией к приходному кассовому ордеру для лица, внесшего сумму.

Для проведения открытого ПКО необходимо щелкнуть по пиктограмме , затем по кнопке «Закрыть» либо щелкнуть по кнопке«ОК».

В результате выполнения указанных действий в «Журнал проводок (бухгалтерский учет)» будет записана проводка:

Дт. 50.01 (субконто Поступления от учредителей),

Кт. 75.01 (субконто Муштаков В.Н.) на сумму 120 000 рублей.

Для просмотра проводки, сформированной при проведении ПКО необходимо: в списке «Приходные кассовые ордера», в журнале «Кассовые документы» установить курсор в строку со сведениями о ПКО №1 от 16.01.2013 и щелкнуть на пиктограмме Д-т\К-т.

2. Оформление операций по расчетам с подотчетными лицами

2.1 Бухгалтерский счет учета расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете «71-01» Расчеты с подотчетными лицами.

Аналитический учет на данном счете ведется в разрезе сотрудников.

При применении упрощенной системы налогообложения факт оплаты авансового отчета имеет большое значение при учете расходов, поэтому для отслеживания момента оплаты и контроля правильности связывания авансового отчета с кассовыми ордерами используется дополнительный счет «71».

Аналитический учет на данном счете ведется в разрезе двух аналитик: сотрудники и документы.

Построение развернутого журнала-ордера по этому счету позволяет выявить ошибки связывания.

2.2 Ввод начальных остатков

Задолженность подотчетного лица (начальное сальдо по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами») оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (подробное описание данного документа см. главу «Учет кассовых операций» раздел «Расход денежных средств»).

Если подотчетных лиц, по которым есть задолженность, немного, то на каждого оформляется отдельный расходный ордер с правилом «Нач. остатки по подотчетным лицам / по ордеру».

В расходном ордере заполняются следующие поля:

- «Дата» - указывается дата возникновения задолженности (выдачи подотчетных сумм);

- «Получатель (Лицо1)» - указывается подотчетное лицо;

- «Сумма» - указывается сумма долга подотчетного лица.

Если подотчетных лиц много, то можно создать ведомость в кассу, в которой указать всех подотчетных лиц и суммы долга по ним.

Ведомость оформляется в реестре «Ведомости в кассу» (см. главу «Учет кассовых операций»).

При закрытии ведомости нужно выбрать опцию «Закрыть расходным ордером». В созданном расходном ордере в поле «Дата» нужно указать дату возникновения задолженности (выдачи подотчетных сумм), в поле «Операция» указать правило «Нач. остатки по подотчетным лицам / по ведомости». Для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы-расходы», следует использовать только правило «Нач. остатки по подотчетным лицам / по ордеру». При закрытии расходного ордера сумма проводится по счету расчетов с подотчетными лицами и на начало первого дня работы в программе формируется остаток.

2.3 Выдача аванса подотчетному лицу

Выдача аванса подотчетному лицу оформляется документом «Расходный кассовый ордер». Для документа выбирается операция «Выдача подотчетных сумм».

2.4 Оформление авансового отчета в программе

Отчет сотрудника по израсходованным денежным средствам оформляется документом «Авансовый отчет».

В поле «По документам (получен аванс)» указывается расходный ордер, по которому был выдан аванс. При заполнении поля открывается реестр расходных ордеров, в поле «К Оплате» которого отражается остаток неизрасходованных денежных средств. После указания расходного кассового ордера в основании документа в поле «Сумма связи» необходимо указать сумму оплаты авансового отчета расходным ордером. Сумма связи не должна быть больше суммы авансового отчета.

Указание расходного ордера на выдачу аванса в основании авансового отчета необходимо:

1. Для правильного формирования печатной формы авансового отчета.

2. Для контроля отчета подотчетного лица по выданным подотчетным суммам.

Для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения указание расходных ордеров на выдачу подотчетных сумм обязательно, т.к. нужно отслеживать оплату произведенных расходов.

В поле «Назначение аванса (Примечание)» указывается целевое назначение денежных средств, выданных работнику под отчет. Текст выводится в одноименное поле печатной формы документа.

В табличной части документа отражаются произведенные расходы.

Для ввода информации используется диалоговое окно «Наименование аванса», в котором заполняются следующие поля:

- «По документам» - указывается документ - основание платежа. Поле заполняется только для расходов на приобретение ТМЦ.

- «Операция» - выбирается операция для отражения произведенного расхода на счетах бухгалтерского учета.

- «Сумма» - указывается сумма расхода.

В реквизитах «Название подтверждающего документа», «Дата», «Номер» - указывается, соответственно, название, дата, номер документа, подтверждающего произведенный расход.

В поле «НДС» устанавливается флажок, если сумма НДС в подтверждающем документе выделена в отдельную строку. Поле используется при оформлении командировочных, прочих расходов, а также расходов, относимых на затраты.

Каждой строке авансового отчета будет соответствовать своя хозяйственная операция.

В табличной части документа (наименование аванса) указываются только произведенные расходы. Недопустимо указывать в табличной части приходные или расходные ордера на возврат или возмещение сумм аванса. После сохранения документа в реестре авансовых отчетов в поле «К Оплате» можно увидеть, сколько осталось оплатить по авансовому отчету. Если сумма произведенных затрат превышает сумму ранее выданного аванса или авансовый отчет не оплачен, в поле «К Оплате» будет выведена сумма перерасхода или сумма, подлежащая оплате. Нулевая сумма поля «К Оплате» говорит о том, что авансовый отчет полностью оплачен. Печать авансового отчета выполняется из реестра документов, по клавише <F4>. По документу формируется типовая унифицированная форма авансового отчета № АО-1.

2.5 Расходы на приобретение ТМЦ

Данной операцией оформляется расход на приобретение товаров в розничной торговле во всех случаях, когда оправдательным документом является чек ККМ и товарный чек с указанием покупок. Поступление товара оформляется приходной накладной с операцией «Приобретены ТМЦ по тов. чеку» .

В диалоговом окне «Наименование аванса» заполняются следующие поля:

- «По документам» - указывается накладная на приобретение ТМЦ по товарному чеку.

- «Сумма» - указывается сумма оплаты. Сумма оплаты должна соответствовать сумме связи по документу. В случае частичной оплаты, сумму связи нужно откорректировать.

В полях «Название подтверждающего документа», «Дата», «Номер» - соответствующие реквизиты товарного чека.

Оплата поставщику

Данной операцией оформляются расходы на приобретение товаров и материалов у организаций-изготовителей в оптовой торговле и пр., то есть во всех случаях, когда подтверждающими расход документами являются чек ККМ, квитанция к приходному кассовому ордеру, накладная, счет-фактура. Приобретение товаров оформляется приходной накладной с операцией «Приобретены ТМЦ» (См. главу «Учет товаров и материалов»).

В диалоговом окне «Наименование аванса» заполняются следующие поля:

- «По документам» - указывается приходная накладная на приобретение товаров.

- «Сумма» - указывается сумма оплаты. Сумма оплаты должна соответствовать сумме связи по документу. В случае частичной оплаты, сумму связи нужно откорректировать.

- «Аналитика (Лицо1)» - указывается поставщик.

В полях «Название подтверждающего документа», «Дата», «Номер» указываются соответствующие реквизиты «корешка» приходно-кассового ордера.

Предоплата поставщику

Данной операцией оформляется расход на авансовый платеж поставщику.

В диалоговом окне «Наименование аванса» заполняются следующие поля:

- «По документам» - указывается договор или счет (если в организации ведется учет по договорам или счетам), иначе поле не заполняется.

- «Сумма» - указывается сумма предоплаты. Если в основании наименования аванса указан договор или счет, то сумма предоплаты должна соответствовать сумме связи по документу. В случае частичной предоплаты, сумму связи нужно откорректировать.

- «Аналитика (Лицо1)» - указывается организация - получатель платежа.

В полях «Название подтверждающего документа», «Дата», «Номер» указываются соответствующие реквизиты «корешка» приходно-кассового ордера.

2.6 Расходы, относимые на затраты

При оформлении административно-хозяйственных расходов, относимых на счета затрат, в диалоговом окне «Наименование аванса» для каждого расхода нужно указывать счет затрат и соответствующие счету аналитики (статья затрат, вид деятельности, подразделение). Поле «По документам» не заполняется. В поле «Счет затрат» автоматически подставляется счет затрат сотрудника, который устанавливается на должности, указанной в карточке сотрудника .При необходимости, значение поля можно переопределить.

Для различных счетов затрат нужно указывать только нужные аналитики, согласно плану счетов, при этом статья затрат указывается в поле «Аналитика (Лицо 1)», подразделение - в поле «Аналитика (Лицо 2)», вид деятельности - в поле «Аналитика (Лицо 3)». Если одним из документов, подтверждающих произведенный расход, является счет-фактура, либо бланк строгой отчетности с выделенной отдельной строкой суммой НДС, нужно установить флажок в поле «НДС».

2.7 Командировочные расходы

Аванс на командировочные расходы выдается работнику в пределах сметы обычно из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет о расходовании полученных под отчет сумм вместе с командировочным удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими оплату проезда, найма жилого помещения и других расходов, связанных с командировкой. Командировочные расходы относятся к расходам на счета затрат.

Поле «По документам» не заполняется.

В поле «Счет затрат» автоматически подставляется счет затрат сотрудника, который устанавливается в карточке сотрудника на вкладке «Реквизиты». При необходимости, значение поля можно переопределить.

Для различных счетов затрат нужно указывать только нужные аналитики, согласно плану счетов, при этом статья затрат указывается в поле «Аналитика (Лицо 1)», подразделение - в поле «Аналитика (Лицо 2)», вид деятельности - в поле «Аналитика (Лицо 3)».

Если одним из документов, подтверждающих произведенный расход, является счет-фактура, либо бланк строгой отчетности с выделенной отдельной строкой суммой НДС, нужно установить флажок в поле «НДС».

Расходы командировочные (гостиница, проезд, суточные)

Данной операцией оформляются командировочные расходы в пределах установленных норм.

В поле «Аналитика (Лицо 1)» автоматически подставляется статья затрат «09.Командировки в пределах норм».

Расходы командировочные (суточные сверх норм)

Данная операция используется для оформления расхода на суммы суточных, выплаченные сверх установленных нормативов. Такие суммы подлежат включению в совокупный доход сотрудника и обложению налогом на доходы физических лиц (ст.25 Налогового кодекса РФ). Для целей налогообложения они должны отражаться отдельно.

В поле «Аналитика (Лицо 1)» автоматически подставляется статья затрат «10.(Н) Командировки сверх норм».



2.8 Прочие расходы

К прочим операциям, выполняемым сотрудником по поручению организации, могут относиться, например, почтовые перечисления по исполнительным листам. Подтверждающим документом в данном случае будет являться документ об оплате почтовых расходов, выданный отделением федеральной почтовой связи.

2.9 Возврат остатка подотчетной суммы

Остаток подотчетной суммы подлежит возврату в кассу.

Возврат оформляется приходным кассовым ордером с операцией «Возврат оставшейся подотчетной суммы».

В основании приходного ордера указывается расходный ордер, по которому есть остаток подотчетной суммы.

При заполнении поля открывается реестр расходных ордеров, в котором в поле «К Оплате» показана сумма остатка.

При выборе расходного ордера в поле «Сумма» автоматически подставится сумма остатка (подробнее см. главу «Учет кассовых операций»).

В результате у расходного ордера поле «К Оплате» в реестре расходных ордеров должно стать нулевым.

2.10 Выдача перерасхода

Возмещение подотчетной суммы оформляется расходным кассовым ордером с операцией «Выдача подотчетных сумм». В основании расходного ордера указывается авансовый отчет, который нужно оплатить или по которому есть перерасход. При заполнении поля открывается реестр авансовых отчетов, в котором в поле «К Оплате» показана сумма требуемой оплаты (перерасхода). При выборе авансового отчета в поле «Сумма» автоматически подставится сумма требуемой оплаты (перерасхода) (подробнее см. главу «Учет кассовых операций»). В результате у авансового отчета поле «К Оплате» в реестре авансовых отчетов должно стать нулевым.

После сохранения документа в реестре расходных ордеров поле «К Оплате» должно быть нулевым.

2.11. Проверка правильности оформления документов

По завершении всех расчетов по подотчетным суммам поле «К Оплате» у документов (расходных ордеров на выдачу подотчетных сумм, авансовых отчетов, приходных ордеров на возврат подотчетной суммы или расходных ордеров на выдачу перерасхода) должно быть нулевым.

Если поле «К Оплате» не нулевое, то нужно проверить, все ли документы были оформлены. Для этого можно построить развернутый журнал-ордер по счету «71-01» в разрезе сотрудников и документов (см. раздел «Отчеты»).

Если поле «К Оплате» не нулевое, несмотря на то, что все документы оформлены, то нужно проверить правильность заполнения поля «По документам» во всех документах (расходных и приходных ордеров, авансовых отчетов).

В документе «Авансовый отчет» должен быть указан расходный ордер, по которому ранее была выдана подотчетная сумма.

В документе «Приходный ордер» на возврат остатка должен быть указан расходный ордер, по которому была выдана подотчетная сумма и есть остаток.

В документе «Расходный ордер», которым оформляется возмещение подотчетных сумм, должен быть указан авансовый отчет, по которому есть перерасход.

Для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения, проверка правильности связывания документов проводится автоматически при выполнении операций по закрытию периода для УСН (бухгалтерский расчет с правилом операций «Проверка оформления авансовых отчетов» в папке «ЗАКРЫТИЕ ПЕРИОДА»).

Если по подотчетному лицу есть одновременно неоплаченные авансовые отчеты и расходные кассовые ордера, то при закрытии бухгалтерского расчета в журнал сообщений будет выведен список таких документов. Для более детальной проверки можно построить развернутый журнал-ордер по счету «У71» в разрезе сотрудников и документов (см. раздел «Отчеты»).

2.12 Отчеты

Для анализа и контроля расчетов с подотчетными лицами рекомендуется использовать отчет «Развернутый журнал-ордер» по счету «71-01». Окно отчета открывается командой «Главное меню/ Бухгалтерия/ Развернутый журнал-ордер».

По завершении всех расчетов по подотчетным суммам, сальдо по счету в разрезе сотрудника становится нулевым. Дебетовое сальдо по счету означает задолженность сотрудника по полученным подотчетным суммам, кредитовое - задолженность организации перед сотрудником по перерасходованным подотчетным суммам.



Заключение

Какие выводы можно сделать из сказанного выше: использование современных средств учета документов не умаляет назначение понятия «Документ» в разрезе организации первичного учета в бухгалтерии организации, предприятия. При правильной организации электронного документооборота появляется возможность сократить издержки, ускорить принятие управленческих решений.

В начале реформ в 90 годы, я задавал себе вопрос: зачем мне нужна автоматизация учета?!

- уменьшает ошибки в учете;

- ускоряет время обработки документов;

- систематизирует документы;

- возможность дополнения документов;

- сокращение издержек.

Типовые конфигурации позволяют вести:

- вести управленческий и финансовый учет;

- оформлять закупку и продажу товаров;

- вести учет расчетов с поставщиками и покупателями;

- и т.д.

Современные программы 1С способны выполнять все функции учета- от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

Возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы

Позволяет обмениваться данными практически с любой программой.

При автоматизированном учёте разработаны бланки отчётности и представлена возможность выгрузки отчётов для передачи по каналам связи в контролирующие органы. Для ряда серьёзных предприятий использование автоматизированного учёта позволяет решать вопросы информационной безопасности, а также предотвращения несанкционированного доступа к отчётам посторонних лиц.

Подводя итог проделанной работе отмечу, что использование данного вида автоматизации учёта расчётов с подотчётными лицами в 1С является удобным и имеет большое количество конкурентных возможностей. Автоматизация учёта позволяет осуществить процесс систематизации и подробной его детализации. Дополнительно избежать ошибок, связанных с неудобством работы с отчётами на бумажных носителях и благодаря отказу от использования ручного труда в огромных объёмах.

Использование автоматизации отчётов позволяет: ввести автоматизацию всех проводимых учётов с дальнейшей увязкой их в одни отчёт. Также это удобный интерфейс. Правильный выбор и настройка позволяет осуществлять совместимость со всеми операционными системами.



Список использованных источников

1. Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управления: Учебник. - СПб : Изд-во Михайлова В.А., 2000.

2. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ М.И. Семенов и др. - М.: Финансы и статистика, 2000.

3. Информационные системы бухгалтерского учета: Учебник для вузов/ Под ред. В.И. Подольского. - М.: Аудит: ЮНИТИ, 1998.

4. Экономическая информатика./ Под ред. Конюховского П.В. и Колесова В.Н.. - СПб : Питер, 2000.-560с.

5. 1С предприятие от 8.0 к 8.1 Авторы Белоусов П.С.; Островерх А.В., 2008г.

6. Практикум по программе 1С предприятие Митичкин С.А. 2003г.

7. Практика бух.учета в программе 1С бухгалтерия Заика А.А.2010г.

8. А.В. Гартвич 1С бухгалтерия-8 «Как на ладони»с.162-164

9. 1С:Бухгалтерия 7.7: руководство по ведению учёта (описание типовых конфигураций редакции 4.5) / ЗАО «1С», 2004.

10. Информационные технологии (для экономиста): учеб. пособие для вузов / под ред. А.К. Волкова. - М. : ИНФРА, 2001.

11. Информационные системы в экономике: учебник для вузов / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. - М. : Академия, 2005.

12. Автоматизированные информационные технологии / М.И. Семенов и др. - М. : Финансы и статистика, 2000.

13. Информационные системы в технологии в экономике: учебник для вузов / В.Б. Уткин, К.В. Балдин. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

14. Информационные технологии бухгалтерского учёта / О.П. Ильина. - СПб.: Питер, 2002.

Размещено на Allbest.ru