"Гран-Док", "Граніт-Центр"

Основні поняття, можливості та середовище "Гран-Док" - спеціалізованої системи автоматизації діловодства і документообігу в державних і муніципальних структурах управління. Правила створення та заповнення обліково-реєстраційних карток документів.

Рубрика Бухгалтерский учет и аудит
Вид реферат
Язык украинский
Дата добавления 08.05.2013
Размер файла 117,7 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТРУ УКРАЇНИ

Закарпатський державний університет

Факультет інформаційних технологій

Кафедра програмного забезпечення та фізико-математичних дисциплін

Реферат

Тема: "Гран-Док", "Граніт-Центр"

Виконав:

Студент 3-о курсу

Групи ПЗАС

Даневич А.О.

Науковий керівник:

викл. Куруца О.С.

Ужгород-2011

Зміст

Вступ

1. Загальна характеристика

2. Основні поняття системи

3. Вихідні матеріали

4. Звіти і графіка

Висновки

Вступ

"Гран-Док" - спеціалізована система автоматизації діловодства і документообігу в державних і муніципальних структурах управління, що працюють відповідно до вимог і стандартів Російського діловодства. Система "Гран-Док" успішно пройшла сертифікаційні випробування в ВНИИНМАШ, де було підтверджено повну відповідність системи вимогам нормативних документів. Система має сертифікат ГОССТАНДАРТУ РОСІЇ № РОСС RU.ME. 20.H00409 та експертний висновок Всеросійського науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи, в якій зазначено її високу якість.

Актуальність роботи полягає в тому, ща на даний момент ринок потребує потужні програми з документообігу, чим і являється програма "Гран-Док".

Об'єктом дослідження є програма "Гран-Док".

Предметом дослідження є середовище роботи "Гран-Док".

Метою дослідження є розгляд основних характеристик і можливостей середовища програми.

Завданням є:

- Охарактеризувати основні поняття, можливості, середовище "Гран-Док";

- Порівняти програму з іншими програмами такого ж рівня.

1. Загальна характеристика

Система автоматизованого документообігу та діловодства організаціі "Гран-Док" розроблена в Державному науково-виробничому підприємстві "Граніт-Центр"

Система автоматизованого документообігу "Гран-Док" надає повний набір функцій по роботі з документами відповідно до вимог і стандартів російського діловодства і підтримує схеми ділового документообігу, притаманні державним і муніципальним структурам управління:

- горизонтальна схема (листування всередині організації);

- вертикальна схема (організаційно-розпорядчі документи);

Зовнішня схема (вхідна та вихідна кореспонденція). Призначенням системи є автоматизація процесів роботи з документами: фіксація шляху проходження від надходження або створення документа до списання ім'я його до справи, контроль кожного етапу розгляду документа, отримання довідкової інформації про документи, аналіз документообігу організації.

Система дозволяє використовувати напрацьовані раніше або створювані паралельно документи інших додатків (наприклад, Microsoft Word, Microsoft Excel тощо), а також відскановані і розпізнані документи.

Система дозволяє реєструвати і враховувати всі види документів:

1) вхідні: усні та письмові звернення громадян, усні та письмові звернення представників організацій, організаційно-розпорядчі документи, що направляються вищестоящими організаціями;

2) розпорядчі: розпорядження, постанови, накази, протоколи нарад, доручення;

3) вихідні: відповіді на листи та звернення, ініціативні листи. Система "Гран-Док" забезпечує контроль за проходженням документів, виконанням рішень і виконавською дисципліною співробітників організації.

Система забезпечує:

1) Розподілену середовище для введення, зберігання, забезпечення доступу, захисту документів на всіх рівнях (сервер, база даних, документ, зона документа, окреме поле);

2) Реєстрацію документів в електронних картотеках;

3) Фіксацію шляху проходження документа від реєстрації та первинного розгляду до списання в справу;

4) Пошук документів по будь-яких реквізитах або їх комбінацій усередині одного типу документів, декільком типам або по всім документам; роботу з повнотекстовими документами і різними вихідними матеріалами (звукові файли, малюнки тощо);

5) Можливість відбору та зберігання документів в папках;

6) Створення персональних папок користувача: "динамічні" - для відбору доку! ментів по заданому запиту, "статичні" - для зберігання будь-якого набору доку ментів;

7) Контроль та аналіз виконання всіх етапів розгляду документів; отримання типових звітів і графіків і різноманітної статистичної та аналітичної інформації;

8) Обмін повідомленнями між користувачами системи за допомогою вбудоване електронної пошти. Кожне повідомлення може містити різнорідні об'єкти: папки документів, тексти, електронні форми, графіки, відскановане відображення документів, аудіо-та відеоінформація.

автоматизація діловодство документообіг обліковий

2. Основні поняття системи

Інформація про документи організації зберігається в базі даних (БД) системи. Як основу БД складають обліково-реєстраційні картки документів (УРК).

Обліково-реєстраційна картка створюється для кожного документа в момент його реєстрації. До неї заносяться всі реквізити документа, відмітки про постановку та зняття з контролю, терміни виконання документа в цілому, терміни виконання контрольних доручень, докладно фіксується весь шлях проходження документа від реєстрації до списання в справу.

Кожен вид документів володіє своїм реквізитним складом, тому в системі існує кілька варіантів УРК.

Основні поля УРК заповнюються з класифікаторів, складених з урахуванням вже існуючих ГОСТів та сучасних вимог з аналізу документообігу. Супровідні листи (матеріали). Разом з документом вам може бути направлено "Супровідний лист" резолюцією керівників вищої організації. Інформація про супровідні листи зберігається в спеціальній зоні УРК документа. Фіксація шляху проходження документа. У зону виконавців УРК документа заносяться дані про хід проходження документа від первинного розгляду до списання в справу. Це дозволить вам контролювати всі етапи розгляду документа. Розпорядчі документи. Основну частина розпорядчого документа складають пункти та підпункти, кожен з яких являє собою доручення зі своїм терміном виконання.

Для забезпечення оперативного контролю за виконанням розпорядчого документа в системі автоматично розраховується стан виконання кожного пункту документа, що відображаються спеціальним значком.

У системі передбачена можливість копіювання тексту пунктів з документа Word.

3. Вихідні матеріали

Будь-який документ, зареєстрований в системі, може містити вихідні матеріали різних типів: зображення, документ MS Word, текст Lexicon, аудіозапис, відеозапис тощо.

Ці вихідні матеріали можуть бути прив'язані до УРК документа.

Система надає можливість сканування і розпізнавання документів (FINEREADER) з подальшим створенням повнотекстового індексу. Це забезпечує можливість працювати з повним текстом документа.

Вихідні матеріали, пов'язані з документом, можна групувати, даючи заголовок групі.

Система надає користувачеві можливість працювати з папками документів.

Під папкою розуміється об'єднання УРК документів з яких-небудь ознак. Кожен користувач системи може за своїм бажанням створювати папки чи персональної роботи. Робота над папками передбачає можливість створювати робочі папки, друкувати сформовану у вигляді таблиці інформацію про документ, видаляти робочі папки і обмінюватися папками документів з іншими користувачами.

Папки можуть бути двох видів:

- Статичні (збірки документів, довільно сформовані користувачем);

- Динамічні (автоматично оновлюванні добірки документів, відібрані по пов'язаному з папкою запитом).

Каталог документів, відібраних в папку, пропонується на екрані у вигляді таблиці.

Зовнішній вигляд цієї таблиці настроюється користувачем за допомогою панелі інструментів папки.

При роботі з папкою її можна роздрукувати у сформованому на екрані вигляді або помістити в стандартні редактори Microsoft Word і Microsoft Excel.

Для обміну інформацією між користувачами в системі "Гран-Док" передбачена вбудована електронна пошта.

Кожен користувач має свою поштову скриньку, що дозволяє обмінюватися з іншими користувачами системи повідомленнями, папками документів, електронними таблицями, аудіо-і відео, текстами документів (Word), відсканованими зображеннями документів.

4. Звіти і графіка

В рамках системи для кожного виду документів можна сформувати і подати на друк у вигляді таблиць аналітичну інформацію, що містить агреговані показники, необхідні для аналізу документообігу та контролю виконавської дисципліни.

Статистичні та аналітичні форми можна будувати як по всій базі даних, так і по окремих вибірках документів у папках.

Вихідні форми для кожного виду документів різні і розділені на наступні основні групи:

1) Аналіз надходження (реєстрація) документів.

2) Регламентні щоденні зведення по виконавській дисципліні.

3) Періодичні звіти по виконавській дисципліні.

4) Аналітичні форми і графіки по документообігу організації.

Відповідно до наданих правами користувач може формувати опис геоінформаційної системи ДНВП "Граніт-Центр".

Розроблена "Граніт-Центр" геоінформаційна система надає наступні можливості:

- Доступ до інформації за допомогою Internet / Intranet сполук (можливість роботи з даними практично на будь-якій швидкості - локальна мережа, виділений канал, модем);

- Повноцінна робота з векторною картографічною інформацією (перегляд, пошук, додавання, редагування, видалення об'єктів, масштабування);

- Генерація звітів, у тому числі настроюються користувачем;

- Просторовий аналіз даних;

- Підтримка актуальності даних;

- Використання в створюваних звітах картографічної інформації;

- Реалізація роботи зі статичними і динамічними папками (вибірками з бази), у тому числі згенерували на основі даних з картки;

- Висока швидкість розробки інтерфейсу;

- Легка інтеграція з іншими інформаційними системами з обміну даними, у тому числі з правовими БД;

- Масштабованість;

- Використання загальних класифікаторів;

- Адміністрування користувачів;

- Захист від несанкціонованого доступу.

Система побудована на основі багаторівневої архітектури "клієнт-сервер додатків - сервер баз даних". Передбачається повноцінний доступ до даних за допомогою мереж Internet / Intranet. Це дозволяє забезпечити масштабованість і відносну економічність системи, так як користувач, приєднаний до Internet і що володіє відповідними правами, має необхідний йому доступ до інформації. Немає необхідності оснащувати робочі місця дорогими станціями і програмним забезпеченням, якщо собівартість підключення додаткових користувачів нульова. Використовуване серверне програмне забезпечення - Oracle, Autodesk, Microsoft - дозволяє додатково розвивати функціональність даної системи без додаткових великих фінансових вкладень. Розроблені та випробувані технології ведення, склад, регламент оновлення, визначені користувачі та їх права доступу до наступних картографічним верств ГІС:

1) Об'єкти капітального будівництва та реконструкції (шар містить характеристики будівель, етапи проведення робіт з будівництва та реконструкції, тексти контрактів, фотографії об'єктів, розпорядчі документи, посилання на законодавчі акти, дані по замовниках, інвесторам тощо);

2) Моніторинг вулично-дорожньої мережі (інформація про стан, планування та хід робіт з капітального ремонту, локальних заходах, сезонні роботи, дані паспортів об'єктів дорожнього господарства);

3) Об'єкти споживчого ринку (інформація по торгових зонах, площах, об'єктів, місць їх розташування, спеціалізації, орендарям, архівні ціни);

4) Об'єкти комплексу міського господарства (інформація про планування робіт з ремонту фасадів будівель);

5) Моніторинг збирання твердих побутових відходів (розташування контейнерних місць, сміттєвих контейнерів, плани їх очищення, поточне положення транспортних засобів, інформація про виконання робіт з прибирання ТПВ);

6) Моніторинг транспортних потоків (опис графа вуличної мережі, дані по обстеженням інтенсивності руху, світлофорним об'єктам, дорожніх знаків, інтеграція з моніторингом вулично-дорожньої мережі).

7) Інформаційне забезпечення проведення виборів (інформація про територіальний поділ, про кандидатів, рейтинги, довідкові дані, місця голосування, адреси виборчих комісій, актуальні відомості про хід голосування, попередні результати виборів).

Висновки

З урахуванням проробленої роботи, висновки будуть подані у вигляді таблиці порівнянь з іншими програмами.

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

  • Опис автоматизованих систем документообігу. Єдина система стандартизації документів, автоматизація створення каталогів. База даних - одиниця автоматизації системи документообігу. Використання інтернет-технологій для автоматизації каталогізації документів.

    курсовая работа [46,1 K], добавлен 09.12.2010

  • Місце конфіденційного діловодства в загальній системі діловодства. Поняття, види, форми і класифікація документів, вимоги до їх змісту і оформлення. Правові засади і організація конфіденційного документообігу, напрямки підвищення його ефективності.

    дипломная работа [117,6 K], добавлен 09.01.2014

  • Аналіз електронних документів, як виду документації у фірмі, їх ролі у системі електронного діловодства. Застосування універсальних інформаційних технологій, переваги та недоліки електронного документообігу. Маршрутизація документів в державній установі.

    дипломная работа [115,1 K], добавлен 29.01.2010

  • Етапи розвитку діловодства. Процес створення розпорядчих документів. Наказове, колегіальне та виконавче діловодство. Основні способи вживання шаблонів при оформленні документів. Історія створення Генерального регламенту. Поняття документа та його види.

    контрольная работа [27,0 K], добавлен 03.04.2010

  • Статут та договір як основні установчі документи. Розроблення інструкції з діловодства. Складання фірмового бланку підприємства. Раціоналізація документообігу на підприємстві. Оформлення журналів реєстрації документів та розроблення номенклатури справ.

    курсовая работа [84,8 K], добавлен 28.05.2010

  • Нормативно-правова та законодавча база діловодства в Україні. Основні поняття документаційного забезпечення управління. Планування навчально-виховної роботи закладу освіти. Шляхи та методи удосконалення діловодства в дитячий юнацькій спортивній школі.

    дипломная работа [161,1 K], добавлен 07.09.2013

  • Поняття про довідковий апарат архівів. Каталогізація документів: основні параметри створення інформаційної структури. Типо-видова структура довідкового апарату архівів документів. Інформатизація архівної справи в Україні. Процес зберігання даних в архіві.

    курсовая работа [44,0 K], добавлен 13.04.2015

  • Обліково-фінансові документи: заявка-зобов’язання, відмова від акцепту, план, звіт, розписка, акт. Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів. Налагодження параметрів для оформлення документів на персональному комп'ютері.

    курсовая работа [1,0 M], добавлен 10.07.2015

  • Сутність, класифікація та функції документів. Завдання діловодства, особливості документування та документообігу. Значення у бухгалтерському обліку первинних документів, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Види облікових регістрів.

    курсовая работа [53,1 K], добавлен 26.11.2013

  • Уніфікація документів на підприємстві, етапи її проведення та значення. Способи уніфікації текстів. Порядок впровадження системи електронного документообігу. Сучасні проблеми документообігу та шляхи їх вирішення. Методика оформлення особистих справ.

    контрольная работа [23,3 K], добавлен 21.06.2009

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.