Автоматизация кадрового учета на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Аналитическая часть

1.1 Организационная и технико-экономическая характеристика предметной области

1.1.1 Характеристика предприятия

1.1.2 Характеристика кадрового учета на предприятии

1.2 Сущность управленческой задачи

1.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Введение

Целью данной работы является обоснование разработки и разработка проекта автоматизации кадрового учета ООО «Мечта».

Актуальность работы обусловлена тем, что в современных рыночных условиях эффективная деятельность производственно-коммерческого предприятия возможна лишь при условии автоматизации всего спектра деятельности предприятия. Автоматизация позволяет снизить издержки, повысить эффективность работы, достичь возможностей, недоступных ранее при использовании бумажного документооборота. Польза от автоматизации деятельности ощущается в том случае, если автоматизируется вся деятельность предприятия, весь комплекс его задач.

Среди всего комплекса задач автоматизации деятельности предприятия особо выделяется задача автоматизации учета персонала. Крупные предприятия имеют большое число сотрудников, а старая бумажная система учета кадров предприятия является довольно сложной, громоздкой и неудобной.

Цель исследования - обосновать необходимость разработки и разработать систему автоматизации кадрового учета ООО «Мечта».

Требуется разработать автоматизированную информационную систему отдела кадров ООО «Мечта», которая позволяет вести учет сотрудников предприятия, составлять анкету по каждому сотруднику, выполнять сортировку, фильтрацию списка сотрудников, расширенный поиск. Программа позволяет неограниченно расширять данные о сотруднике путем подключения внешних документов. Для ввода и изменения служебных данных сотрудника предусмотрены документы кадрового учета. Список сотрудников с возможностью наложения любых условий можно получить при помощи отчета о списочном составе.

Теоретико-методической основной исследования являются современные подходы и разработки в области кадрового учета в частности и управления предприятием в целом. Эти разработки были взяты за основу данного проекта.

1. Аналитическая часть

1.1 Организационная и технико-экономическая характеристика предметной области

1.1.1 Характеристика предприятия

Объектом исследования в дипломном проекте является общество с ограниченной ответственностью «Мечта». ООО «Мечта» основано в 1991 году и с тех пор заняло лидирующие позиции на российском рынке.

В настоящее время ООО «Мечта», как и другим коммерческим предприятием приходится функционировать в сложных финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности предприятия в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности предприятия на всех уровнях. Это сложная задача, успешное решение которой находится не в области какой-либо одной науки, а обычно на пересечении многих дисциплин, таких как управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, информатика.

Автоматизация бизнес процессов на предприятии ООО «Мечта» является необходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Трудно представить сегодня предприятие, на котором, ведется вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет -- далеко не единственный пример приложения автоматизации на предприятии. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней предприятия. Исходя из этого становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно.

Автоматизация деятельности предприятия представляет из себя комплекс задач, каждая из которых представляет из себя законченный проект. Среди задач автоматизации можно выделить такие как:

бухгалтерский учета на предприятии;

учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями;

складской учет;

оперативно-управленческий учет;

кадровый учет;

ценообразование;

учет денежных средств;

подсистема планирования продаж;

расчет себестоимости продукции.

Можно привести еще целый ряд подсистем в комплексе задач автоматизации деятельности предприятия. Следует отметить, что все задачи в комплексе задач связаны между собой, а операции, происходящие на предприятии, не могут относиться к какой-либо одной задаче.

1.1.2 Характеристика кадрового учета на предприятии

Одна из центральных задач автоматизации на ООО «Мечта» - автоматизация кадрового учета. Управление персоналом - основным ресурсом каждого предприятия - сегодня становится задачей первостепенной важности. Создание условий для привлечения и удержания лучших сотрудников, своевременная подготовка кадровых ресурсов для удовлетворения потребностей бизнеса - это необходимые составляющие успеха любой компании. Но для того чтобы иметь возможность принимать верные управленческие решения, нужно владеть актуальной, полной и достоверной информацией о персонале, который, к тому же, является наиболее непостоянным, изменчивым ресурсом предприятия. Возможности его использования зависят от многих факторов - экономических, законодательных, демографических. Чтобы анализировать ситуацию, руководитель должен знать о своих кадрах всё!

Информация о персонале аккумулируется в кадровой службе ООО «Мечта». Деятельность кадровых служб современных предприятий, как правило, поддерживается теми или иными программными приложениями для автоматизации процессов ведения кадрового учета, расчета заработной платы и пр. Однако в крупных распределенных компаниях типична ситуация, когда кадровая информация различных подразделений и бизнес-единиц хранится разрозненно, частично - в бумажном виде, объемы информации очень большие, и для того чтобы провести какой-либо анализ движения персонала приходится потратить значительное количество времени и сил.

Одной из современных тенденций в применении средств автоматизации процессов управления персоналом на крупных предприятиях становится создание единой централизованной информационной системы управления персоналом, которая служит эффективным инструментом для автоматизации процедур отдела кадров, для консолидации и анализа информации о кадровых ресурсах. Единая система позволяет вводить данные однократно и в дальнейшем использовать в разных видах кадровых операций и учета. В автоматизированной системе поддерживается единое хранилище информации, что дает возможность формировать сводные отчеты и получать интересующую руководителя информацию. Технологической платформой для создания таких систем служат как отечественные решения, так и HR-модули промышленных ERP-систем класса mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite. Последние отличаются большей функциональностью, возможностью реализовывать «сквозные» бизнес-процессы, исключить «разрывы», двойной ввод данных и т.д. Одной из таких платформ является система 1С:Предприятие 8.

1.2 Сущность управленческой задачи

Задачей выполнения проекта является разработка конфигурации в системе 1С:Предприятие 8.1, ведущей кадровый учет ООО «Мечта». Конфигурация должна выполнять ввод и редактирование служебных данных и личных данных сотрудников, ввод заранее подготовленных сторонним программным обеспечением фотографий сотрудников, сортировку списка сотрудников и поиск в нем, фильтрацию списка сотрудников по какому-либо сочетанию данных. Программа должна обеспечивать просмотр и вывод на печатающее устройство данных как в виде списка сотрудников так и в виде анкеты каждого сотрудника. Кроме основных данных программа должна иметь возможность хранить различные документы сотрудника во внешних файлах и обеспечивать работу с этими файлами при помощи приложений Windows, подключаемых к разрабатываемой программе при помощи механизма OLE. Программа должна обеспечивать ввод и изменение служебных данных сотрудников при помощи кадровых документов. Получить список сотрудников в печатной форме можно при помощи отчета о списочном составе сотрудников, формируемого в различных разрезах с возможностью наложения любой комбинации условий.

В результате разработки и внедрения данной конфигурации на качественно ином уровне будет автоматизирован целый ряд регламентных и управленческих процедур отдела кадров. Внедрение такой конфигурации позволит эффективно организовать работу кадровой службы и других подразделений, а именно:

Руководство будет иметь полный контроль над происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Аналитические отчеты консолидируют информацию по различным аспектам функционирования предприятия.

Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках (с различными условиями отбора и систематизации данных).

Работники предприятия будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионном фонде и т.д.

1.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов невозможно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа количества операций кадрового учета, которые необходимо выполнять. Для крупной фирмы с большим числом работников количество таких операций может достигать такого количества, что ручное их оформление становится просто невозможным. Также очень тяжело хранить и осуществлять поиск информации о сотрудниках и их данных, структуре компании, классификаторах и проведенных операциях в бумажном виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска информации, например о сотруднике, в удобной и быстрой информационной системе по сравнению поиском такой информации в папках бумажных документов. Точно также и поиск информации о любой кадровой перестановке можно найти в журнале электронных документов со всеми подробностями ее выполнения быстро и удобно.

Однако, использование вычислительной техники дает не только удобство и быстроту поиска информации и оформления документов, но и поднимает кадровый учет на принципиально новый уровень, предоставляя функции, ранее недоступные. Прежде всего, это касается подсистемы аналитических отчетов. Ранее, при использовании системы бумажного кадрового учета получить списочный состав сотрудников предприятия можно было лишь проанализировав все операции приема на работу и увольнения. При использовании автоматизированной системы учета выполнение любой операции кадрового учета даже задним числом мгновенно меняет списочный состав сотрудников и позволяет в любой момент времени получить актуальные данные.

Еще одним неоспоримым преимуществом использования автоматизированной информационной системы является безопасность хранения информации. При хранении информации на бумажных носителях потеря любого бумажного документа была невосполнимой. Такая потеря могла произойти как в результате действий злоумышленников, так и в результате действия непреодолимых сил. При хранении информации в электронном виде существующие методы обеспечения безопасности хранения информации и ее дублирования делают такое хранение абсолютно надежным.

Таким образом, можно выделить следующие основные преимущества использования автоматизированной информационной системы на основе вычислительной техники для решения задачи построения системы кадрового учета:

повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хранения статической информации и журналов выполненных операций;

повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления операций движения сотрудников;

обеспечение влияния каждой вновь оформленной операции на кадровое состояние сотрудника;

обеспечение безопасности хранения информации;

обеспечение многопользовательской работы.

Задачу автоматизации кадрового учета на предприятии можно разбить на три основные подзадачи:

подсистема хранения информации;

подсистема оформления кадровых документов;

подсистема получения отчетности.

Подсистема хранения исходной или другими словами условно-статической информации должна обеспечить просмотр и редактирование в удобной для пользователя форме информации о основных объектах системы, которыми являются физические лица, как являющиеся сотрудниками, так и не являющиеся ими.

Хранение всей информации нужно организовать таким образом, чтобы по каждому объекту хранимых данных можно было получить связанную информацию, наложить условие в отчете, или сгруппировать в отчете. Вывод на экран должен быть организован в максимально удобной для пользователя форме. Вывод должен быть организован в виде таблицы, для просмотра списка объектов, при этом нужно предусмотреть возможность объединения элементов в группы и подгруппы, для создания иерархии элементов. Причем узлы иерархии (группы и подгруппы) так же могут быть задействованы в отчетах как в качестве условий, так и в качестве группировок. Для просмотра данных одного элемента необходимо разработать отдельные формы, в которых выводится вся необходимая информация об этом элементе, а также связанная информация.

Вся информация должна выводиться не только на экран, но и на принтер.

Для всех объектов хранимой информации необходимо предусмотреть возможность заполнения реквизитов, которые при регистрации событий заполнялись бы автоматически. Это позволит упростить и убыстрить регистрацию событий.

Кроме основных можно выделить вспомогательные данные, которые служат дополнительными признаками, характеризующими основные данные, но по которым при фиксации событий или построении отчетности могут быть наложены условия или заданы группировки. Для просмотра и редактирования дополнительных данных также должны быть организованы формы просмотра в виде списков, а в случае необходимости с возможностью организации иерархической структуры. Если объекты дополнительной информации имеют сложную структур, необходимо предусмотреть разработку и форм элементов этих объектов, в которых выводится вся подробная информация об объектах. Объекты дополнительной информации ничем не отличаются от объектов основной информации, за исключением того что имеют несколько меньше данных в своем составе, а также не имеют связанной с ними информации, при этом сами выступают в качестве дополнительных данных для основных объектов хранения информации.

К подсистеме хранения информации необходимо отнести и хранение настроек системы, которые позволяют автоматически заполнять некоторые реквизиты при регистрации событий. К таким настройкам следует отнести:

Наименование организации;

ИНН организации;

КПП Организации;

Фамилия руководителя организации;

Хранение некоторых видов информации, которая меняется со временем необходимо организовать во времени с возможностью просмотра истории изменения информации и получения ее на определенную дату.

Подсистема оформления кадровых документов должна позволять вводить, просматривать и редактировать документы кадрового учета, а именно:

Приказ о приеме на работу;

Приказ о кадровом перемещении;

Приказ об увольнении;

Приказ о переводе в состояние временно неработающего и обратно.

При проведении кадрового документа должны фиксироваться все параметры этого документа, а именно его номер, дата и при необходимости комментарий. Так как любой документ может проводиться на нескольких сотрудников сразу необходимо заполнение сотрудников реализовать в табличной части документа. Кроме сотрудника в табличной части необходимо предоставить выбор подразделения, должности и оклада сотрудника и контролировать их выбор пользователем. Формы документов должны быть удобны для ввода пользователем информации в них. Все документы должны иметь печатные формы для вывода их на принтер. При проведении документа он должен зафиксировать событие для которого он предназначен в подсистеме хранения информации. Журнал документов должен предоставить возможность просмотра списка документов и отбора их по различным параметрам.

Подсистема построения отчетности состоит из одного отчета - список сотрудников. Однако возможности настройки такого отчета настолько велики, что можно сказать, что это несколько отчетов в одном. Отчет позволяет указать какие конкретно поля будут выводиться в отчет, т.е. настроить состав информации в отчете. Есть возможность наложения условий на выводимые в отчет строки. Условия могут быть наложены по любым параметрам и их сочетаниям. Есть возможность группировки данных в отчете в строках и столбцах, что позволяет создавать сгруппированные отчеты и кросс-отчеты. И, наконец, отчет предоставляет возможность настройки форматирования внешнего вида как всего отчета, так и отдельных его областей.

автоматизация кадровый учет

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Разрабатываемая конфигурация в системе 1С:Предприятие должна представлять из себя полноценную систему кадрового учета предприятия, позволять вести все данные о сотрудниках, вводить документы кадрового учета и получать отчетность.

Первая задача системы кадрового учета - ведение списка сотрудников с указанием всех их персональных и служебных данных. Нужно различать учет физических лиц и учет сотрудников. Сотрудник отличается от физического лица тем, что он принят на работу и является штатным сотрудником или совместителем на данном предприятии. При этом он, конечно, продолжает оставаться физическим лицом со всеми своими персональными данными. Далее по тексту термины «сотрудник» и «физическое лицо» будем считать синонимами с тем лишь отличием, что сотрудник принят на работу и у него заполнены соответствующие свойства.

Центральным справочником разрабатываемой конфигурации будет справочник «ФизЛица», который будет хранить всю информацию о данных физических лиц. Для целей кадрового учета требуется весьма большое количество данных о каждом сотруднике. Поэтому данный справочник будет иметь большое количество реквизитов часть из которых будет ссылаться на другие, вспомогательные справочники системы. Кроме реквизитов справочник будет иметь некоторое количество табличных частей, в которых будут храниться списочные данные сотрудника. Часть реквизитов сотрудника может меняться со временем, поэтому нужно обеспечить хранение значений этих реквизитов во времени. Такое хранение нужно организовать с использованием периодических регистров сведений.

Приведем состав данных справочника «ФизЛица» более подробно.

Данные не имеющие списочного состава целесообразно хранить в реквизитах справочника:

Код физического лица является идентификатором физического лица. Нельзя этот код с кодом сотрудника, который выполняет роль табельного номера.

Наименование является основным представлением физического лица, обычно заполняется фамилией, именем и отчеством.

Фамилия, Имя, Отчество - строковые реквизиты, хранящие фамилию, имя и отчество физического лица. Выделение этих данных в отдельные реквизиты позволит в дальнейшем в отчетах отобрать сотрудников например по имени.

Дата рождения - дата рождения физического лица.

Пол - пол физического лица .выбирается из перечисления;

Место рождения - строковый реквизит котором хранится место рождения физического лица.

Код ИФНС, ИНН, Страховой № ПФР - строковые реквизиты, хранящие соответствующие данные физического лица.

Комментарий - подробное описание сотрудника.

Фото - фотография сотрудника.

Данные сотрудника, имеющие списочный состав нужно хранить в табличных частях справочника. Необходимо создать следующие табличные части:

Состав семьи: будет хранить данные о родственниках сотрудника. Состав реквизитов этой табличной части необходимо выбрать так, чтобы максимально полно охарактеризовать родственников сотрудника в части интересной кадровой службе предприятия. рождения родственника.

Образование: будет хранить данные об окончании сотрудником учебных заведений. Состав реквизитов должен полностью охарактеризовать образование сотрудника в данном учебном заведении. учебного заведения.

Трудовая деятельность: список мест работы, на которых сотрудника работал ранее, с указанием места работы, должности и периода работы.

Знание языков: список иностранных языков, которыми владеет сотрудник.

Профессии: список профессий, которыми владеет сотрудник.

Контактные данные: список контактов сотрудника.

Данные сотрудника, изменяющиеся во времени, необходимо хранить в периодических регистрах сведений. В каждом регистре необходимо хранить набор ресурсов и реквизитов полностью характеризующих сотрудника с точки зрения той категории данных, для которой предназначен этот регистр сведений. Данные в регистрах должны храниться в разрезе физических лиц. Формы элементов регистров должны предоставлять удобный интерфейс для просмотра и редактирования данных этого регистра, относящихся к определенному сотруднику.

Необходимо создать следующие периодические регистры сведений:

Гражданство: хранит данные о гражданстве сотрудника;

Данные удостоверения личности сотрудника;

Семейное положение сотрудника;

Отдельно остановимся на периодическом регистре сведений «Сотрудники». Наличие актуальных записей в этом регистре превращает физическое лицо в сотрудника предприятия. Данные в этом регистре изменяются только документами кадрового учета и не могут быть изменены непосредственно из форм. Состав ресурсов этого регистра характеризует физическое лицо как сотрудника предприятия:

Состояние: определяет состояние работника. Выбирается из перечисления «Состояния работников».

Должность: должность сотрудника;

Подразделение: подразделение, в котором работает сотрудник;

Оклад: оклад сотрудника.

Какой бы набор данных мы не определили для того чтобы охарактеризовать сотрудника, все равно этих данных окажется недостаточно. Для того чтобы получить полное представление о сотруднике необходимо просмотреть документы, связанные с ним. Такими документами могут быть копии паспорта и трудовой книжки, различные анкеты, фотографии и другие документы. Целесообразно хранить все документы сотрудника непосредственно в базе данных . а не на бумажных носителях, причем копии документов можно хранить в графических файлах, а , например, анкеты - в форматах файлов заполнения этих анкет. Необходимо привязать список файлов сотрудника к сотруднику с возможностью их просмотра этих файлов и открытия их во внешних приложениях, связанных с этим типом файлов.

Необходимо реализовать функцию рассылки сообщений по электронной почте сотрудникам непосредственно из конфигурации. Для этого необходимо запустить подсистему электронной почты системы 1С:Предприе 8, сформировать письмо и отправить его по адресу, назначенному в контактах сотрудника основным.

У справочника «ФизЛица» необходимо создать удобные формы редактирования всех его данных. Для редактирования данных, хранящихся в регистрах сведений нужно вызывать соответствующие формы этих регистров.

Необходимо обеспечить печать карточки сотрудника на принтер. Для чего нужно сделать макет, заполнять его данными и выводить на принтер.

Кроме справочника «ФизЛица» в разрабатываемой конфигурации необходимо реализовать дополнительные справочники, хранящие вспомогательные данные. Эти справочники нужны в основном для того, чтобы назначит тип ссылок на них реквизитам справочника «ФизЛица», реквизитов связанных с ним регистров сведений и реквизитам документов. Ведение таких справочников предотвращает неоднозначный ввод информации в систему. Перечислим вспомогательные справочники, которые необходимо реализовать в конфигурации:

Типы контактов сотрудников;

Виды образования сотрудников;

Документы об образовании;

Документы удостоверяющие личность;

Профессии;

Специальности;

Семейное положение сотрудников;

Степени знания языков;

Степени родства;

Учебные заведения;

Формы обучения;

Иностранные языки;

Страны мира;

Отдельно выделим справочники, формирующие структуру предприятия:

Подразделения;

Должности.

Необходимо ввести в конфигурацию и перечисления для хранения предопределенных список значений:

Пол;

Состояния работников.

Кроме хранения информации в справочниках необходимо организовать ввод и изменение информации при помощи документов кадрового учета. Необходимо реализовать следующие документы:

Приказ о приеме на работу;

Приказ о кадровом перемещении;

Приказ об увольнении.

Документ «Приказ о приеме на работу» переводит физическое лицо из состояния «ФизЛицо» в состояние «Сотрудник». При этом обязательно должна быть указана должность, на которую принимается сотрудник, подразделение и оклад, а также признак работы по основному месту работы или по совместительству. Естественно должна выполняться проверка, запрещающая принять на работу уже работающего на этом предприятии сотрудника. Приказ о приеме на работу может быть оформлен на нескольких сотрудников, что означает, что все данные на принимаемых сотрудников должны вводиться в табличной части документа. Изменение значений ресурсов в регистре сведений «Сотрудники» должно производиться при проведении документа. Документ должен иметь печатную форму приказа, реализуемую при помощи макета документа.

Изменение данных сотрудника в регистре сведений «Сотрудники», а именно его должности, подразделения или оклада можно выполнить лишь проведя документ «Приказ о кадровом перемещении». Документ должен предоставлять интерфейс для списка сотрудников ввести новые подразделение, должность или оклад и при проведении изменить эти значения в регистре сведений «Сотрудники». Документ должен иметь печатную форму приказа, реализуемую при помощи макета документа.

При увольнении сотрудника должен оформляться документ «Приказ об увольнении». При проведении этого документа у сотрудника в регистре сведений «Сотрудники» должны обнулиться поля «Должность», «Подразделение» и «Оклад», а поле «Состояние сотрудника должно вернуться в состояние «ФизЛицо». Документ может быть оформлен на несколько сотрудников. Документ должен иметь печатную форму.

Конфигурация должна предоставлять возможность получить данные о списочном составе сотрудников предприятия при помощи отчета «Список сотрудников». Отчет должен предоставить пользователю интерфейс ввода условий для отбора сотрудников по любому значению реквизитов, в том числе хранящихся в табличных частях и регистрах сведений, а также по диапазону значений этих реквизитов. Причем отбор должен задаваться при помощи любого сочетаний этих условий. Отчет должен предоставлять возможность указывать в явном виде какие графы нужно выводить в отчет, а также какие группировки должны присутствовать в отчете. Печатная форма отчета должна быть удобно читаемой.

Размещено на Allbest.ru