Учет расчетов с подотчетными лицами

За время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее суток, связанной с пересадкой на другой транспорт, суточные выплачиваются по нормам страны командирования.

Аванс на командировочные расходы в Российскую Федерацию (РФ) должен выдаваться в российских рублях (их надо покупать по заявке на Межбанковской валютной бирже). Расчет аванса при командировках в РФ производится путем пересчета норм суточных за наем жилья в белорусские рубли, а затем в российские рубли по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату, предшествующую дню командировки. Например, в Российскую Федерацию норма суточных расходов составляет 15 долларов, Латвию - 15 долларов, Украину - 15 долларов США.

Аванс в другие страны выплачивается или в свободно конвертируемой валюте при наличии таких валют, либо в национальной валюте стран СНГ, пересчитанных по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату, предшествующую дню командировки. При переезде из одной страны в другую (Российская Федерация, Украина и т.д.) суточные оплачиваются по нормам для каждой страны в отдельности.

Выдавать аванс в белорусских рублях нельзя, так как они пока не являются свободно конвертируемой валютой и не имеют хождения в других странах [4, с. 399]. Выдача наличной иностранной валюты под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Суточные в день отъезда оплачиваются по нормам и в валюте той страны, куда командируется работник, а в день приезда в Республику Беларусь - по нормам Республики Беларусь в белорусских рублях. День пересечения государственной границы определяется по отметке в паспорте.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день отъезда оплачивается в иностранной валюте по нормам страны, куда работник командирован, а день приезда - в денежных единицах Республики Беларусь, установленным для командировок в пределах республики. Основанием для выплаты суточных являются проездные документы или отметки в командировочном удостоверении.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования.

При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100% установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях.

Если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, принимающей стороной в период командировки обеспечиваются питанием и иностранной валютой на личные расходы, суточные не выплачиваются, кроме времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные возмещаются в полном объеме.

Если принимающая сторона предоставляет командируемым за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы по проезду в городском транспорте от места проживания до места работы и не выплачивает иностранную валюту на личные расходы, суточные возмещаются в размере 30% нормы страны командирования. В том случае, когда принимающая сторона обеспечивает командированного работника одноразовым питанием, суточные оплачиваются в размере 70%, а при двухразовом - 30% от установленной нормы суточных по стране командирования [5, с. 480].

Предприятие при направлении работников за границу для участия в международных мероприятиях (семинарах, конференциях, соревнованиях, стажировке и т.п.), проводимых в соответствии с регламентом на условиях предварительного внесениях взносов (включая оплату питания, проживания), осуществляет оплату путем безналичного перечисления на основе подтверждающих документов. При этом лицам, выезжающим на данные мероприятия, дополнительные выплаты в иностранной валюте не производятся.

Если при безналичной оплате в счет включены только расходы на питание, направляющая сторона по решению руководителя может дополнительно выплатить работнику на личные расходы суточные в размере 15 % от нормы страны командирования. В случае, если в счете не предусмотрена оплата питания или включены расходы на его частичную оплату, направляющая сторона по решению руководителя может дополнительно выплатить работнику суточные в полном объеме или 70% от нормы при одноразовом питании, 30% от нормы при двухразовом питании.

В том случае, когда принимающая сторона возмещает в последующем стоимость проездных документов, приобретенных для работников за счет предприятия за денежные единицы Республики Беларусь, указанные суммы в иностранной валюте вносятся полностью в кассу с приложением документов, подтверждающих их возврат.

Суточные за питание или отдельные услуги, включенные в счета за найм помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. В случае, когда в стоимость номера включены дополнительные услуги, но их стоимость определить не предоставляется возможным, эти расходы возмещаются в пределах установленных норм по найму жилого помещения. Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм, расходов по найму жилого помещения.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними) при отсутствии подтверждающих документов производится в размере 5% от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения. В этих же странах сверх установленных норм на проживание на основании подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах. Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах производится по командировке в целом в пределах установленных норм.

Если работник командируется на автотранспорте нанимателя, возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения производится в установленном порядке.

При командировании работников на автотранспорте нанимателя в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, подтверждением для выплаты иностранной валюты является путевой лист с отметками о выезде и заездах на предприятие, а также сопроводительные документы [5, с. 481]. Кроме того, работникам, командированным на автотранспорте нанимателя, выдаются авансы в иностранной валюте на расходы по приобретение горюче-смазочных материалов, оплате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и других.

Направление водителя в командировку производится на основании приказа нанимателя и задания на командировку, в котором указывается маршрут движения. Основанием для расчета и выплаты суточных и расходов по найму жилого помещения является путевой лист с отметками о времени выезда и прибытия на предприятие и сопроводительные документы.

По возвращении из командировки работник в двухнедельный срок со дня прибытия представляет письменный отчет об итогах командировки, который в максимальной степени должен отражать выполнение поставленного задания, ход переговоров за границей, договоренность с представителями зарубежных фирм, а также экономическую, конъюнктурную, ценовую и другую информацию.

Работники, получившие наличную иностранную валюту под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который она выдана или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации отчет об использованных суммах иностранной валюты и неиспользованную сумму валюты возвратить в кассу.

Задолженность по авансовому отчету может погашаться как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях в пересчете на единый курс Национального банка Республики Беларусь на дату авансового отчета, но не позднее трехдневного срока после возвращения из командировки.

Если по завершении расчетов по командировке необходимая сумма в иностранной валюте подлежит выплате работнику, то по решению руководителя она может быть выплачена как в иностранной валюте, так и в рублях Республики Беларусь по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату авансового отчета. Окончательный расчет с работником должен быть произведен не позднее 30 дней с момента представления авансового отчета.

Включение расходов, связанных с командировками за границу, в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в соответствии с подпунктом 3.13.4 Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг).

При этом следует учитывать, что в случае направления в командировку лиц, не состоящих в штате организации, возмещение расходов, связанных с командировкой, производится за счет прибыли, остающейся в распоряжении данной организацией.

Рассчитаем расходы по командировке подотчетного лица на примере:

Командируется Ковальчук А. В., директор, сроком на 4 дня

Цель командировки: проведение работ на объекте ГУ ИВОВ «Юрцево»

Выбыл из Минска 03.08.08г., Прибыл в п. Юрцево Оршанского р-на 3.08.08г.

Выбыл из п. Юрцево Оршанского р-на 06.08.08г., Прибыл в Минск 06.08.08г.

1. Рассчитаем суточные:

Работник находился в командировке 4 суток - 4*15000 (размер суточных)=60000 руб.

2. Рассчитаем ночные (т.к. не было представлено документов о проживании) - 3*4500=13500 руб. (4500- размер ночных).

3. Общая сумма составит по командировке - 60000+13500=73500 руб.

4. В учете командировочные расходы будут отражены следующей записью на счетах бухгалтерского учета: Дебет 26 Кредит 71

3.3 Порядок оформления операционно-хозяйственных и прочих расходов

ЧПУП «СтройОкнаСтиль» выдает наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы и на другие цели в размере и на сроки, определяемые руководителем, но не более 50 БВ в месяц, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки:

- не более трех рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения предприятия;

- не более десяти рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места расположения предприятия;

- до тридцати рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной минимальной заработной платы.

Порядок выдачи наличных денег под отчет заключается прежде всего в обязательном предварительном обеспечении уполномоченных работников авансом на предстоящие хозяйственно-операционные расходы.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных суммах (Приложение Д) и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

К документам, подтверждающим сроки приобретения товарно-материальных ценностей, оплаты за оказанные услуги и другие, относятся: кассовый чек или квитанция к приходному кассовому ордеру формы № КО-1 с приложением к ним копии товарного чека, квитанции к отрывному талону формы № 20-ФС, квитанции формы № КВ-1, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами [5, с. 469].

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим запрещается.

Физические лица, использовавшие собственные денежные средства на приобретение материальных ценностей, оказание услуг, обязаны не позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств. У лиц, не представивших отчеты и оправдательные документы о расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из заработной платы работника данную задолженность в соответствии с действующим законодательством.

На счетах бухгалтерского учета по хозяйственным операциям с подотчетными лицами делаются следующие записи:

1) при выдаче аванса подотчетному лицу

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса», субсчет 1 - «Касса организации»;

2) при выдаче подотчетным лицам денежных документов

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса», субсчет 3 - «Денежные документы».

При покупке за наличный расчет подотчетными лицами материалов на основании утвержденных авансовых отчетов делаются следующие записи:

1) Дебет счета 10 «Материалы»

Дебет счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам)» (субсчет - «НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (работам, услугам)»)

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На сумму возврата остатка подотчетных сумм делается следующая бухгалтерская запись:

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

3.4 Организация аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами

Аналитический учет подотчетных сумм ведется по каждому лицу и по каждой выдаче в отдельном журнале или ведомости.

Выдача подотчетных денег из кассы подотчетному лицу на командировочные и хозяйственные расходы отражается бухгалтерской записью:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса», субсчет 1 - «Касса организации» - при выдаче наличных денежных средств из кассы организации.

Выданную иностранную валюту отражают в бухгалтерском учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Национального банка Республики Беларусь на момент выдачи бухгалтерской записью:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит субсчета 50/4 «Валютная касса».

Израсходованные подотчетные суммы согласно авансовым отчетам списываются со счета 71 следующими проводками:

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»

Дебет счета 20 «Основное производство»

Дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы»

Дебет счета 44/2 «Издержки обращения»

Дебет счета 07 «Оборудование к установке»

Дебет счета 10 «Материалы» - на стоимость приобретения через подотчетных лиц материальных ценностей, а также расходы, связанных с их приобретением;

Дебет счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам)» (субсчет - «НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (работам, услугам)»)

Дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» - при командировках, связанных с приобретением основных средств;

Дебет счета 41 «Товары»

Дебет счета 50/3 «Денежные документы»

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - при отнесении на виновных лиц своевременно не возвращенных подотчетных сумм.

Стоимость работ (услуг), оплаченных подотчетными лицами наличными за счет сумм, выданных под отчет на хозяйственные расходы, отражается записью:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы (20 «Основное производство», 91/2 «Операционные расходы» и др.)

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму оплаченных работ без НДС;

Дебет счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на сумму налога на добавленную стоимость, выделенного в расчетных документах и включенного в стоимость работ.

Списание расходов по отгрузке продукции отражается в учете следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 44/2 «Издержки обращения»

Дебет счета 45 «Товары отгруженные»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Цели командировок разнообразные, в том числе командировки с целью подписания договоров. Если договор подписан, тогда с полным основанием расходы по командировке относятся на счета учета затрат:

Дебет счета 20 «Основное производство»

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»

Дебет счета 44/2 «Издержки обращения»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Когда же договоры не заключены, то такие расходы следует относить на счет 97 «Расходы будущих периодов»:

Дебет счета 97 «Расходы будущих периодов»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

НДС по командировочным расходам отражается:

Дебет счета 18/3 «НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

а после принятия к вычету:

Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам»

Кредит 18/3 «НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам».

Командировочные расходы могут быть понесены в пределах норм, установленных законодательством, и сверх норм.

На сумму удержанного подоходного налога с подотчетных сумм производится следующая бухгалтерская запись на счетах бухгалтерского учета:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Начисление отчислений в Фонд социальной защиты населения производится следующей записью на счетах бухгалтерского учета:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию».

Остатки неиспользованных сумм возвращаются подотчетными лицами в кассу организации, что в бухгалтерии отражается записью:

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Остатки неиспользованных подотчетных сумм удерживаются по решению руководителя из заработной платы работника, что в бухгалтерии отражается записью:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Остатки неиспользованных подотчетных сумм, не возвращенные подотчетными лицами в установленном порядке и не удержанные из заработной платы, списываются бухгалтерской записью:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В дальнейшем эти суммы списываются с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом на основании подтверждающих документов о расходовании денежных средств, полученных в подотчет.

Авансовый отчет - это документ унифицированной формы, составляемый и предоставляемый в бухгалтерию предприятия подотчетными лицами (Приложение Е). В нем указывается полученная подотчет сумма, фактически произведенные расходы, остаток неизрасходованных сумм или перерасход.

В авансовом отчете в строке «назначение аванса» указывается один из вариантов (командировочные расходы, на приобретение ГСМ, на хозяйственные операции, на закупку ТМЦ, на оплату услуг, на операционные расходы и др.).

К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы: командировочное удостоверение с заверенными печатью отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командировки; проездные документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы; отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя) [5, с. 477].

Авансовый отчет представляется в бухгалтерию предприятия не позднее трехдневного срока после возвращения из командировки в той валюте, в которой получен аванс. Окончательный расчет производится по фактически подтвержденным документально оформленным расходам с учетом установленных норм по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату авансового отчета. Курсовые разницы, возникающие от текущего изменения курса белорусского рубля по отношению к иностранным валютам, отражаются в учете на счете 97 «Расходы будущих периодов».

Составленный авансовый отчет подписывается подотчетным лицом и передается в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность составления авансового отчета, после этого он подписывается бухгалтером (главным бухгалтером) и утверждается руководителем предприятия. Утвержденный авансовый отчет подлежит отражению в денежном выражении на счетах бухгалтерского учета. Для этого в графах «Дебет» и «Кредит» на лицевой и оборотной сторонах проставляются шифры корреспондирующих счетов и производят запись в журнал-ордер № 7.

Аналитический учет подотчетных сумм ведется по каждому лицу и по каждой выдаче в отдельном журнале или ведомости [4, с. 401].

В конце месяца по ведомости аналитического учета подсчитываются итоги оборотов и выводятся сальдо на следующий месяц [6, с. 46].

Предприятие ЧПУП «СтройОкнаСтиль» ведет учет автоматизированным способом (учет ведется в 1:С Предприятие 7.7). Для аналитического учета по расчетам с подотчетными лицами применяется оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 (Приложение Ж).

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

Баланс предприятия (ф. № 1) (стр. баланса 249 - прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 - кредиторская задолженность перед прочими кредиторами);

Отчет о движении денежных средств (ф. № 4);

Главная книга (Приложение З).

3.5 Оценка организации учета расчетов с подотчетными лицами и предложения по ее усовершенствованию

Проанализировав организацию учета расчетов с подотчетными лицами на ЧПУП «СтройОкнаСтиль», можно сказать, что никаких существенных нарушений на этом участке объекта бухгалтерского учета нет.

В качестве рекомендации ЧПУП «СтройОкнаСтиль» можно предложить тщательно следить за сроками выдачи под отчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц. Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов. Для этого можно предложить выделить человека именно для расчетов с подотчетными лицами, чтобы он один следил за этим учетом.

Если раньше подотчетное лицо могло забыть о том, что ему нужно отчитаться по подотчетным суммам, то работник в бухгалтерии может отследить по конкретным датам необходимость предоставления авансового отчета и возвращения задолженности. А при установлении правовой системы, бухгалтер в любое время и безошибочно сможет найти ту или иную информацию, связанную с выдачей денежных средств подотчет.

Но, так как организация небольшая, то целесообразно сохранение существующего состояния учета расчетов с подотчетными лицами, а для повышения оперативности получения информации об изменениях в законодательстве, можно приобрести электронную правовую систему.

В результате совершенствования бухгалтерского учета при расчетах с подотчетными лицами с помощью бухгалтерской программы 1:С Предприятие уточняется и ускоряется порядок учета подотчетных сумм.

Для повышения информированности об учете расчетов с подотчетными лицами учетному работнику необходимо тщательно изучать соответствующую литературы, посещать различные семинары по этой тематике.

4. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

4.1 Организация внутреннего аудита на предприятии

Объектом внутреннего аудита является финансово-хозяйственная и производственная деятельность предприятия. Его цель - совершенствование организации и управления производством, поиск резервов повышения эффективности деятельности предприятия. Внутренний аудит проводится внутренними аудиторами т.е. сотрудниками предприятия. По желанию руководства предприятия он может проводиться внешними аудиторами.

В процессе внутреннего аудита проверяется, насколько проведенные хозяйственные операции соответствуют требованиям нормативных документов по ведению бухгалтерского учета.

Источниками внутреннего аудита являются: приказы и распоряжения по предприятию, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами, Главная книга, баланс предприятия, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Расчеты с подотчетными лицами проверяют, как правило, сплошным способом. При этом устанавливается:

- соблюдение правил выдачи авансов;

- своевременность предоставления авансовых отчетов;

- целесообразность и законность использования подотчетных сумм;

- правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам;

- порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования;

- своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм [3, с. 222].

По выданным в подотчет суммам устанавливают, нет ли превышения предельных размеров аванса. На расходы, производимые в месте нахождения предприятия, деньги выдаются в размере не более однодневной потребности и на срок, не превышающий трех дней, а на производимые вне места расположения предприятия, организации или учреждения - в размере не более десятидневной потребности и на срок не более пятнадцати дней. На командировочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату проезда в оба конца, суточных и квартирных расходов на срок командировки.

4.2 Программа аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

При аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами используются различные методы получения аудиторских доказательств:

1. наблюдение или участие в инвентаризации;

2. наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;

3. устный опрос;

4. получение письменных подтверждений;

5. проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

6. проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

7. проверка арифметических расчетов;

8. анализ.

Указанные методы применяются к различным объектам контроля и служат для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Аудитор должен планировать свою работу, чтобы провести проверку эффективно и в срок. Планирование должно проводиться в соответствии с такими признаками, как:

a) комплексность (обеспечение взаимоувязанности и согласованности всех этапов планирования - от предварительного до составления общего плана и программы аудита);

b) непрерывность (увязка этапов планирования по срокам);

c) оптимальность (выбор оптимального варианта общего плана и программы аудита).

Программа должна быть основаны на знании особенностей деятельности предприятия. Ее составление необходимо для того чтобы отразить:

1) полученное представление о применяемой клиентом системе бухгалтерского учета, проводимой учетной политике и мероприятиях внутреннего контроля;

2) установленный ожидаемый уровень доверия к данным внутреннего контроля;

3) установленные и изложенные в виде программы характер, сроки и объем планируемых аудиторских процедур;

4) порядок координации в ходе проделанной работы.

Аудитор должен иметь такой уровень знаний о предприятии клиента, который позволяет ему выделять события, операции и виды деятельности, которые могут оказывать существенное влияние на финансовую информацию.

При работе с материалами аудиторской проверки предыдущего года и другими соответствующими документами аудитор должен обратить внимание на обстоятельства, требующие особого рассмотрения, и принять решение о возможном их влиянии на предстоящую работу по проверке в текущем году.

Аудитор должен составлять полный план в письменном виде. Кроме того, он обязан подготовить в письменном виде программу аудиторской проверки с разработкой мероприятий, необходимых для выполнения этого плана. Программа должна быть достаточно детальной, чтобы служить инструкцией для подчиненных, задействованных в проверке, а также средством контроля за надлежащим выполнением работы. Аудитор должен принять во внимание сроки выполняемых процедур с учетом ожидаемой помощи со стороны клиента, наличия помощников, а также привлечения других аудиторов и экспедиторов.

При составлении программы проверки аудитору следует произвести обобщенную оценку риска аудиторской проверки, основанную на знании предприятия клиента, его отрасли, методов управления и руководства, а также факторов хозяйственной деятельности.

Планы, если необходимо, дорабатываются и пересматриваются в ходе проверки. При этом планирование в процессе работы должно носить преемственный характер, а причины внесения существенных изменений документироваться.

Подготовительная деятельность до начала проверки предполагает получение аудитором материалов отчетности по хозяйственной деятельности, выяснение направления и масштаба работы, проведение беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получение необходимой информации от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.

В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени деловой безупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее.

После принятия решения о проведение аудиторской проверки, перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии.

По результатам проведенного опроса у аудитора должно сложиться определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии:

1. Внутренний аудит за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы подотчетные суммы.

2. В нарушение «Правил ведения кассовых операций» лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы.

В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислены отчисления в Фонд социальной защиты населения.

Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитору следует помнить следующие ключевые моменты:

1. Соответствие дат и сумм, указанных в документах относящихся к одной командировке или одному авансовому отчету;

2. Соответствие предоставленных документов правилам оформления, установленных действующими законодательными актами;

3. Правильность отнесения проверяемых сумм на бухгалтерские счета.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, расходные кассовые ордера на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

авансовые отчеты (типовая форма № 286);

товарные чеки;

приходные и расходные кассовые ордера (КО-1, КО-2);

журнал учета работников, выбывающих в командировки;

акты приемки выполненных работ;

журнал ордер № 7;

оборотные ведомости;

приказы о направлении сотрудников в командировку;

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

сметы представительских расходов;

командировочные удостоверения;

приказы об утверждении смет представительских расходов [19].

4.3 Проверка правильности документального оформления выдачи сумм под отчет

При проверке законности выдачи сумм в под отчет на хозяйственные и операционные нужды в первую очередь определяется наличие списка работников предприятия, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя предприятия. В список включаются только постоянно работающие на предприятии лица либо выполняющие разовые работы для предприятия на основании договоров подряда.

При проверке действующего порядка выдачи подотчетных сумм следует установить, не выдавались ли деньги под отчет лицам, которые имели задолженность по ранее полученным суммам. Законность и целесообразность расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды проверяются путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату наличными деньгами погрузочно-разгрузочных работ и других услуг, а также на оплату приобретенных материальных ценностей с показателями документов, подтверждающих фактическое поступление материальных ценностей на склад. Для этого сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с книгами (карточками) складского учета, отчетами движения продуктов и материалов.

Аудитор составляет на основе проверки вспомогательную ведомость.

Достоверность документов на оплату аренды жилых и складских помещений проверяется выборочно путем отправки письменных запросов соответствующим лицам. Встречной проверкой и взаимным контролем операций определяют, не оплачены ли эти работы и услуги расчетными чеками или с расчетного счета.

Важным этапом проверки является установление своевременности возврата неиспользованных подотчетных сумм. Неизрасходованные и своевременно не возвращенные подотчетные суммы должны быть удержаны по расчетно-платежной ведомости в бесспорном порядке не позднее месяца со дня окончания срока их возвращения.

В процессе проверки необходимо проверить законность и целесообразность возмещения командировочных расходов. При этом устанавливается правильность ведения журнала регистрации работников, направленных в командировки.

Особое внимание уделяется проверке представленных командированными лицами авансовых отчетов. Устанавливается наличие отметок в командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок в командировочном удостоверении, все ли реквизиты заполнены. Фактическое время пребывания в командировке определяют по отметке в командировочном удостоверении о выбытии и прибытии. При этом достоверность отметок командировочного удостоверения с путевыми листами водителей и табелями учета рабочего времени других категорий работников [3,с. 224].

Соблюдение срока нахождения в командировке определяется путем сопоставления времени, указанного в приказе, со временем фактического пребывания, исчисленным по отметкам в командировочном удостоверении. Отдельно проверяется правильность оплаты суточных расходов, расходов по найму жилья и на проезд.

Руководитель предприятия или его заместитель обязан не позднее пяти дней принять решение по отчету командированного.

Для проверки соблюдения сроков отчетов аудитор составляет дополнительную вспомогательную ведомость.

Все случаи переплат или недоплат фиксируются в отчете аудитора. Если установлено множество фактов нарушений расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам, то они регистрируются в отдельной ведомости.

Ведомость подписывается аудитором и главным бухгалтером предприятия. Итоговые данные ведомости фиксируются в отчете аудиторской проверки, к которому прилагается ведомость.

При проверке расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить правильность бухгалтерских записей по отражению полученных под отчет суммы или числящейся за подотчетным лицом задолженности без документальных обоснований на счета по учету издержек производства. Такие данные группируются в отдельную ведомость.

Проверяется правильность подсчета оборотов и выведения сальдо в тех регистрах, в которых ведется аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами, и провести их сверку с записями в других регистрах бухгалтерского учета [3, с. 226]. Необходимо также проверить правильность отражения расчетов с подотчетными лицами в балансе предприятия. При этом аудитор составляет ведомость определенной формы.

4.4 Типичные ошибки учета расчетов с подотчетными лицами и способы их исправления

Все ошибки, которые встречаются среди операций с подотчетными суммами, делятся на две группы: допускаемые администрацией предприятия; возникающие по вине подотчетных лиц при недосмотре или попустительстве администрации.

К первой группе ошибок относятся:

· отсутствие утвержденного списка строго ограниченного круга лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы на операционные и хозяйственные нужды;

· выдача денег под отчет на операционные и хозяйственные нужды работникам, не предусмотренным в списке;

· выдача подотчетных сумм лицам, не имеющим трудовых отношений с контролируемым предприятием;

· выдача подотчетных сумм на расходы, которые могут быть оплачены из кассы или через банк;

· выдача подотчетных сумм лицу, имеющему задолженность по ранее полученному авансу;

· превышение предельных размеров авансов;

· несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию задолженности подотчетного лица, не отчитавшегося о своих расходах и не вернувшего остаток средств в кассу, путем удержания его долга из оплаты труда.

Ко второй группе ошибок относятся:

· несвоевременное предоставление авансового отчета и возвращения остатка денег в кассу;

· передача денег другому подотчетному лицу;

· расходование аванса не по назначению;

· неправильное оформление документов, подтверждающих использование аванса;

· предоставление оправдательных документов, искажающих размеры или направления действительного расходования средств [3, с. 228].

Для исправления нарушений в учете по расчетам с подотчетными лицами необходимо делать соответствующие бухгалтерские проводки способом допроводки или «красное сторно» в сторону увеличения или уменьшения задолженности по подотчетным суммам. В случае неправильного представления документов, прилагаемых к авансовому отчету, подотчетным лицом необходимо налагать на него дисциплинарную ответственность, удерживать из его заработной платы задолженность по подотчетным суммам.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Эффективность системы расчетов с подотчетными лицами во многом зависит от правильного и своевременного ведения бухгалтерского учета. Эта система призвана обеспечивать точность, быстроту и своевременность кругооборота всех хозяйственных средств организации.

1. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у ЧПУП «СтройОкнаСтиль» возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные нужды.

2. При выдаче денежных средств организация обязана:

a) Определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается.

b) Получить от подотчетного лица авансовый отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства.

c) Выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам.

d) Запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.

3. Рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные расходы, рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформлении расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

4. Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности предприятия. В силу того, что правильность ведения данного участка бухгалтерского учета в конечном итоге отражается на величине налогов, уплачиваемых предприятием, актуальность данной темы выходит за рамки одного предприятия, т.к. касается бюджета государства.

5. В работе рассмотрен порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами, который включает в себя следующие стадии: ознакомление аудитора с состояние учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии; проверка предоставленных документов по расчетам и по содержанию; оформление итогов аудиторской проверки.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

учет аудит подотчетное лицо

1.Левкович О.А., Бурцева И.Н. Бухгалтерский учет: учеб.пособие. - 5-е изд., перераб. и доп.- Минск: Амалфея, 2011. - 800 с.

2.Бухгалтерский учет в торговле и общественном питании: практ. Пособие / Л.И. Кравченко [и др.]; под ред. Л.И. Кравченко. - 4-е изд., перераб. и доп. - Минск: ФУАинформ, 2008. - 768 с.

3.Г.М. Пупко. Аудит и ревизия: Учеб.пособие /- Мн.: Интерпрессервис; Мисанта, 2003. - 429 с.

4.Стражева Н.С., А.В. Стражев. Бухгалтерский учет: Учеб.-методич. пособие - 11-е изд., перераб. и доп. - Мн.: Книжный дом, 2009. - 608 с.

5.Бухгалтерский учет в строительстве: Учеб. - практическое пособие / Н.П. Дробышевский. - Мн.: ООО "ФУА-информ". - 2004. - 648 с.

6. Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет. Ростов н/Д: Феникс, 2001. - 384 с.

7. Бухгалтерский учет / Ладутько Н.И., Борисовский П.Е., Крупнова А.В., Ладутько Е.Н. Под общ. редакцией Н.И. Ладутько. - 4-е изд., перераб. и доп. - Мн.: ООО "ФУАИнформ", 2001. - 832 с.

8. Балдинова А.И., Дементей А.И., Завидова Е.И. Бухгалтерский учет/ Под общ. ред. И.Е. Тишкова. - 5-е изд., перераб. и доп. - Мн.: Выш.шк., 2001. - 685 с.

9. Папковская П.Я. Курс теории бухгалтерского учета. Учебное пособие. - Мн.: ООО «Информпресс», 2002. - 216 с.

10. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие/Под общ. ред. В.Ф.Бабыны. - Мн.: Вышэйшая школа, 2002. - 304 с.

11. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях - М.: Финансы и статистика, 2002. - 800 с.

12. Ладутько Н.И. Бухгалтерский учет в промышленности: Учеб. пособие - Мн.: Книжный Дом, 2009.- 688 с.

13. Швец А. Все о бухгалтерском учете и отчетности. Теория и структура. - Мн.: «Издательство Гревцова», 2011.- 360 с.

14. Костян Д.М., Крупнова А.В., Ганага А.Б. От нового плана счетов до составления баланса. - Мн.: СООО «ИПА «Регистр», 2009.- 320 с.

15. Сапожникова Н.Г. Бухгалтерский учет. - Мн.: Издательство «Кнорус», 2010.- 480 с.

16. Кожарская Н.В. Кожарский.- Бухгалтерский учет, отчетность и финансы в малом и среднем бизнесе. Мн.: «Издательство Гревцова», 2011.- 312 с.

17. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учеб. Пособие/ под общей редакцией Л. Л. Ермолович.- Мн.: Интерпрессервис; Экоперспектива, 2001.- 576с.

18.Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. Учебник - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2008 - 512 с.

19. Ермолович Л.Л. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: учеб. пособие / под общ. ред. Л.Л. Ермолович.- Минск: Совр.шк., 2010. - 736 с.

20. Ковалев В.В., Волкова О.Н. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: учеб. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект 2010. - 424 с.

21. Бердникова Т.Б. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2004 .- 215с.

22. Прыкин В.Б. Экономический анализ деятельности предприятия. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2004. - 360 с.

23. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. - М.: ИНФРА - М., 2003. - 344 с.

24. Пономаренко П.Г. Бухгалтерский учет, анализ и аудит: учеб.пособие / под общ. ред. П.Г. Пономаренко. - 2-е изд., испр. - Минск, Выш.шк., 2011. - 527 с.

25. Командирова Е., Гатальская Ю. Внешнеторговая деятельность. Бухгалтерский и налоговый учет. - Мн.: «Издательство Гревцова», 2010. - 248 с.

26. Сушкевич А.Н. Организация бухгалтерского учета и внутреннего аудита. Издательство: Редакция журнала «Промышленно-торговое право», 2010 г., 160 с.

27. Швец А. Все о бухгалтерском учете для начинающих. Теория и практика. Мн.: «Издательство Гревцова», 2008. - 360 с.

28. Левкович О.А., Тарасевич И.Н. Сборник задач по бухгалтерскому учету. Учебное пособие. Мн.: «Амалфея», 2008. - 368 с.

29. Пошерстник Н.В., Мейксин М.С. Самоучитель по бухгалтерскому учету. - 7-е изд. - СПб.: Издательский дом Герда», 2003. - 656 с.

30. Бухгалтерский учет в России в ХХI веке. Маренков Н., Веселова Т., Кравцова Т., Грицюк Т. Мн.: «Эдиториал УРСС», 2002. - 295 с.

31. Молчанов С. Бухгалтерский учет за 14 дней. Экспресс-курс.- Мн.: «Издательство Гревцова», 2008. - 416 с.

32. Медведев М. Баланс для начинающих. Издательство «Питер», 2011 г. - 192 с.

33. Шишкова Т., Козельцева Е. Международные стандарты финансовой отчетности. - Мн.: Издательство «ЭКСМО», 2009. - 320 с.

34. Лемеш В. Строительство: налогообложение и бухгалтерский учет. Мн.: «Издательство Гревцова», 2008. - 304 с.

35. Беликова Т. Бухгалтерский учет и отчетность от нуля до баланса. Издательство «Питер», 2008. - 256 с.

36. Стражева Н., Стражев А. Бухгалтерский учет. Мн.: «Интерпрессервис», 2008. - 672 с.

37. Медведев М. Бухгалтерский учет для начинающих. Издательство «Питер», 2008. - 112 с.

38. Молчанов С. Бухгалтерский и управленческий учет (2 полных курса). - Мн.: ЭКСМО, 2008. - 736 с.

39. Хмельницкий В.А. Ревизия и аудит: Учеб.комплекс /- Мн.: Книжный Дом, 2009. - 480 с.

40. Шидловская Н.С. Финансовый контроль и аудит: Учебное пособие /- Мн.: Выш.шк., 2001. - 495 с.

41. Терехов А.А.,. Терехов М.М. Контроль и аудит: основные методологические приемы и технология. /- М.: Финансы и статистика, 1998. - 208 с.

42.Аудит: Учебник / Под ред. В.И.Подольского - М.: Экономистъ, 2004. - 494 с.

43.Контроль и ревизия: учебное пособие / кол.авт.; под ред. д-ра экон.наук, проф. М.Ф.Овсийчук, 4-е изд. - М.: КНОРУС, 2010. - 224 с.

44. Акулич Ю.И. Ревизия и аудит: практикум /- Мн.:Мисанта, 2009. - 204 с.

45. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учеб. Пособие/ под общей редакцией Л. Л. Ермолович.- Мн.: Интерпрессервис; Экоперспектива, 2001.- 576с.

Размещено на Allbest.ru