Аспекты ведения делопроизводства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Учреждение образования

«Витебский государственный технологический университет

Кафедра экономики

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу «Делопроизводство»

Вариант 2

Студентки 4 курса, заочного факультета

группы ЗМН-19

Сердюковой Олеси Владимировны

Витебск 2010

Содержание

1. Организационные формы делопроизводства. Государственное регулирование в области делопроизводства и архивов в Республике Беларусь

2. Составить должностную инструкцию, утвержденную руководителем организации

1. Организационные формы делопроизводства. Государственное регулирование в области делопроизводства и архивов в Республике Беларусь

Совокупность работ по созданию документов, их регистрация, классификация, движение, учет и хранение называются делопроизводством.

Делопроизводство следует рассматривать как часть управления, поскольку реализация всех его функций в той или иной степени связана с элементами делопроизводства.

Научный подход к делопроизводству и культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную деятельность организации, сокращаются затраты на функционирование аппарата управления.

В функции делопроизводства входят: регистрация, предварительное рассмотрение и распределение документов, их учет, организация обработки документов, установление форм и реквизитов, контроль исполнения документов, справочно-информационное обслуживание и т. д.

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме все функции приема, регистрации, обработки и распределения корреспонденции по подразделениям, учет и контроль исполнения производятся в единых, общих для всей организации службах. Таким образом, все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре -- канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованные системы предусматривают регистрацию, обработку и контроль над исполнением документов непосредственно в структурных подразделениях. Такая форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций.

При смешанной форме организации делопроизводства регистрация документов ведется централизованно, а их обработка и контроль над исполнением децентрализовано - в структурных подразделениях.

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет [3, стр.85]:

* снизить стоимость делопроизводственных операций;

* улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

* обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

* использовать прогрессивные и производительные технические средства;

* обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Государственную политику в области регулирования делопроизводства и архивного дела ведет комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь при Совете Министров Республики Беларусь.

Основные задачи Комитета: организация мероприятий, направленных на реализацию государственной политики в области архивного дела и делопроизводства, и контроль за их осуществлением; формирование, обеспечение сохранности, организация государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и их использования; развитие архивного дела, делопроизводства, геральдики, разработка государственных программ в области архивного дела и делопроизводства и их осуществление; координация деятельности республиканских органов государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с ними государственной системы делопроизводства и др.

Комитет по архивам и делопроизводству выполняет возложенные на него задачи как непосредственно, так и через систему архивных органов и архивных учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Ведение делопроизводства в Республике Беларусь регулируется комплексом документов, которые могут быть разделены на три основные группы [5, стр.117]:

1)нормативные правовые акты Республики Беларусь;

2) технические нормативные правовые акты;

3) методические документы.

1) Нормативный правовой акт - это официальный документ установленной формы, принятый (изданный) в пределах компетенции уполномоченного государственного органа (должностного лица) или путем референдума с соблюдением установленной законодательством Республики Беларусь процедуры, содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение.

Нормативные правовые акты Республики Беларусь называются также актами законодательства Республики Беларусь. Они устанавливают нормы, обязательные для применения всеми организациями, на которые распространяется их действие. К числу нормативных правовых актов относятся законы РБ, указы и декреты Президента РБ, постановления Совета Министров РБ, постановления и приказы республиканских органов государственного управления (министерств, государственных комитетов, комитетов при Совете Министров), решения местных исполнительных и распорядительных органов (областных и Минского городского исполнительных комитетов и соответствующих советов депутатов), а также утверждаемые перечисленными выше документами положения, инструкции, правила, регламенты и др.

Система нормативных правовых актов Республики Беларусь составляет законодательство Республики Беларусь. Среди актов законодательства Республики Беларусь выделяется особая группа законодательных актов, имеющих высшую юридическую силу по отношению ко всем остальным нормативным правовым актам, - законы Республики Беларусь, указы и декреты Президента Республики Беларусь, решения референдума [2, стр.74].

2) Технические нормативные правовые акты - это технические регламенты, технические кодексы установившейся практики, стандарты, технические условия.

Юридическая сила технических нормативных правовых актов не одинакова. Технические регламенты являются обязательными для соблюдения. Положения технических кодексов и технических условий не должны противоречить требованиям технических регламентов.

Стандарты делятся на государственные, международные, межгосударственные, стандарты организаций. Государственные стандарты Республики Беларусь являются добровольными для применения. Международные и межгосударственные стандарты применяются в Республике Беларусь, если их требования не противоречат законодательству Республики Беларусь.

К группе технических нормативных правовых актов обычно относят также общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации, авиационные правила, зоогигиенические, ветеринарные, ветеринарно-санитарные нормы и правила, санитарные нормы, правила и гигиенические нормативы, нормы и правила пожарной безопасности, формы государственной статистической отчетности и указания по их заполнению, утвержденные в установленном законодательством порядке.

3) Методические документы (указания, рекомендации) раскрывают и детализируют положения, зафиксированные в документах первых двух групп. Они имеют рекомендательный характер и применяются организациями с учетом специфики их деятельности.

Различные вопросы работы с документами регулируются такими законодательными актами, как Конституция Республики Беларусь, Гражданский кодекс, Трудовой кодекс и др. Однако основным законодательным актом, регламентирующим ведение делопроизводства в Республике Беларусь, является Закон РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (далее - Закон). Законом установлено, что все государственные органы, а также организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению (ст.25). Законом определено, что руководители государственных органов и организаций всех форм собственности несут личную ответственность за состояние делопроизводства на порученных участках работы.

делопроизводство архив должностной инструкция

2. Составить должностную инструкцию, утвержденную руководителем организации

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда Чашникского района ___________В.А. Коваль

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЮ

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Делопроизводитель подчиняется непосредственно заведующему канцелярией.

На должность делопроизводителя назначаются преимущественно лица, имеющие среднее специальное или общее среднее образование, либо обучающиеся в соответствующих учебных заведениях, либо имеющие практический стаж работы в суде, других организациях на должностях, в функции которых входило ведение делопроизводства.

Делопроизводитель назначается и освобождается от занимаемой должности председателем суда.

Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

действующими законодательными актами;

инструкцией по делопроизводству в районном (городском) суде;

нормативно-инструктивными материалами вышестоящих организаций;

приказами по суду;

правилами внутреннего трудового распорядка суда;

настоящей должностной инструкцией.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

В должностные обязанности делопроизводителя входит:

- учет, регистрация и направление исходящей корреспонденции;

- учет и ведение отчетности по почтовым расходам;

- ведение нарядов;

- исполнение должностных обязанностей секретаря суда (1) в его отсутствие;

- выполнение других поручений председателя суда, судей и заведующего канцелярией.

ПРАВА

Делопроизводитель имеет право на:

- создание надлежащих условий для исполнения служебных обязанностей;

- принятие решений или участие в их подготовке в соответствии со служебными обязанностями;

- получение в установленном порядке от граждан, государственных органов, иных организаций информации и других материалов, необходимых для исполнения служебных обязанностей;

- отказ от выполнения поручения, если оно противоречит законодательству;

- здоровые и безопасные условия труда.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Делопроизводитель несет ответственность:

- за соблюдение трудовой и производственной дисциплины;

- за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

В зависимости от характера нарушений и их последствий делопроизводитель несет ответственность в дисциплинарном, административном или судебном порядке.

Список использованной литературы

1. Давыдова, Э.Н. Альбом форм организационно-распорядительных документов / Э.Н. Давыдова.- Минск, 2006.

2. Делопроизводство Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков. - Минск, 2004.

3. Хвалей, М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция: учеб. пос. / М.К. Хвалей. - Мн, 2002.

4. Паневчик, В.В. Деловое письмо / В.В. Паневчик. - Минск,2000.

5. Мишина, Л.А. Документация. Делопроизводство / Л.А. Мишина.- Минск, 2008.

6. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и других организациях Республики Беларусь, утв. постановлением Совета министров Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

7. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Мн., 2005.

Размещено на Allbest.ru