Всем известно, что первичный учёт являет собой полноценную составляющую бухгалтерского и управленческого учёта. В теории бухгалтерского учёта, первичный учёт традиционно представлен как начальная стадия учётного процесса. Она включает «документирование операций… (т.е. наблюдение, измерение и запись операций в документах), представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив» [3, с. 26]. Вместе с тем многие специалисты определяют первичный учёт как самостоятельную систему, требующую надлежащей организации и имеющую свои законы, особенности и связи - внутренние и внешние. В качестве примера можно определение первичного учёта, которое даёт З.В. Кирьянова: «первичный учёт представляет собой единую, повторяющуюся во времени, организованную систему сбора, измерения, регистрации, накапливания информации, а в условиях автоматизированных систем управления - её передачи и первоначальной обработки».

Первичный учёт является «первичной стадией» бухгалтерского учёта, однако кроме того, - это основа управленческого учёта, база для текущего экономического анализа, предмет внутреннего и внешнего контроля. В частности, в работе З.В. Кирьяновой [4, с. 10] говорится о том, что система первичного учёта служит «основой организации всей системы бухгалтерского учёта и используется как информационная база для оперативного экономического анализа деятельности…предприятия».

По определению система - это «совокупность взаимозависимых элементов, образующих единое целое». Самые разные части могут быть объединены в «целое», но это «целое» - ещё не система, пока не сформирован некий механизм», который автоматически включается как подсистема в систему более высокого уровня. «Для того, чтобы понять, как система выполняет свою функцию, необходимо узнать, как все элементы взаимосвязаны друг с другом и как все её элементы взаимосвязаны друг с другом и как она связана с системой, образующей её внешнюю среду».

Исследуя систему, необходимо иметь чёткое представление о поставленных перед ней целях и задачах, а также о качественном уровне их достижения и выполнения. Не вызывает сомнения тот факт, что неправильный выбор целей при создании системы приводит к тому, что решаются не те проблемы, что должны решаться. Это может привести к гораздо большему ущербу, чем применение неэффективной системы для достижения правильно выбранных целей.

Система организации первичного учета включает следующие взаимодействующие и взаимозависимые элементы.

1. Сбор и регистрация оперативных фактов, подлежащих первичному учёту.

2. Массив первичной учётной документации

3. Среда функционирования системы первичного учёта.

4. Организация работы с документацией.

Первые три элемента - наиболее статичны и представляют некую объективную данность для руководства предприятия. Последний элемент - динамичная составляющая, способная оперативно изменяться под воздействием управляющего органа предприятия.

Обозначив структуру системы первичного учёта, следует определиться с целями, которые должна преследовать система организации первичного учёта. Формулирование целей - процесс очень сложный. Целью называют идеальный результат деятельности в будущем. Цель определяет то, ради чего создают систему, при этом цель всегда лежит вне системы. Качество цели определяет успех или неудачу функционирования системы [6, c. 87].

Для коммерческих организаций основной целью является максимизация прибыли. При этом могут формулироваться дополнительные ограничивающие требования, например обеспечение безопасности, недопущение ущерба и т.д. В литературе различают три типа целей: официальные, оперативные и операционные.

Оперативные цели определяют, чем на самом деле в текущий период занимается организация. Такие цели имеют внутреннюю направленность и призваны мобилизовать ресурсы организации. Именно оперативные цели выполняют многочисленные системы, функционирующие в рамках предприятия и призванные обеспечить выполнение официальной (стратегической) цели (в их числе и система организации первичного учёта).

Операционные цели ещё более конкретны и измеряемы, чем оперативные. Они направляют деятельность конкретных служб и работников организации и позволяют давать оценку их работе. Такие цели формулируют в виде конкретных зданий отдельным группам и исполнителям

Основной целью системы первичного учёта следует считать обеспечение такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта, при которой в любой момент времени на соответствующем участке функционирования системы пользователи имели бы возможность получить оперативную достоверную первичную информацию о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за текущие периоды.

Дополнительной целью системы первичного учёта должно стать обеспечение безопасности деятельности фирмы.

Достижению поставленных целей будет служить правильное построение системы первичного учёта, которое в свою очередь невозможно без тщательного анализа всей структуры системы первичного учёта в целом.

Документирование выполняет важную функциональную роль в системе экономической информации. Методологически и организационно оно является неотъемлемым элементом всей системы бухгалтерского учета и выступает начальным этапом учетного процесса, что обуславливает его органическое единство с учетными регистрами и финансовой отчетностью на завершающем этапе учетного процесса.

Учетный процесс - осуществление учетных работ в определенной последовательности, по отдельным стадиям, тесно связанным между собой и предоставляющим единую систему. Основными стадиями учетного процесса. являются: выявление, измерение и первичная регистрация учитываемых явлений; обработка первичной информации; получение учетных показателей с необходимой детализацией и группировкой с одновременной проверкой правильности этих показателей [7, c. 54].

Таким образом, первичные документы являются носителями информации обо всех производственно-хозяйственных объектах и субъектах и их взаимодействиях и позволяют комплексно оценивать все управляющие факторы: количественные, качественные, финансовые.

Главная задача, стоящая перед организацией движения массивов носителей учетной информации, - оптимизация каналов передачи. Факт совершения хозяйственных операций фиксируется в первичных документах. Поэтому именно они должны содержать достоверные сведения и оформляться в момент совершения операции. Эти обстоятельства важны в связи с тем, что бухгалтер, не имеющий достаточной базовой подготовки и / или практического опыта, не обращает должного внимания на полное оформление первичного документа. В результате к субъекту хозяйствования предъявляются финансовые санкции, поскольку указанные нарушения в большинстве своем способствуют сокрытию или занижению дохода, а, следовательно, и налогооблагаемой базы.

Первичный учет выполняет не только начальную стадию восприятия, измерения и регистрации явлений хозяйственной жизни, но и несет в себе контрольные.

Определенный вид операции можно разделить по различным классификационным признакам, их наличию и движению. Основные носители учетной информации в процессе текущего этапа - учетные регистры (счетные таблицы определенной формы) и документы расчетного характера. Кроме них, составляются разного рода бухгалтерские справки, носящие сугубо индивидуальный характер (исправление ошибок, отражение результатов инвентаризации и др.). Запись всех хозяйственных операций из первичных документов в учетные регистры осуществляется в заранее определенном порядке, независимо от избранной формы учета. Здесь многое зависит от способа ведения записи, степени детализации или укрепления объекта учета, применения технических средств и т.д. Условно количество операций объединяется в четыре вида:

1) продвижение первичных документов (прием, передача);

2) арифметические действия (подсчет, расчет);

3) группировка;

4) перегруппировка.

В свою очередь данные виды могут включать в себя дополнительные операции, количество которых зависит от способа обработки информации (вручную, автоматизированного), принципов разделения труда и других причин.

Рациональная организация учета на данном этапе предполагает установление максимально коротких отрезков времени на обработку документов по каждой операции, каждому исполнителю и их своевременную передачу по месту требования.

Заключительный этап учетного процесса - сводный учет. Он представляет собой процесс формирования определенных показателей. Информации сводного (итогового) обобщения характеризуют состояние и результаты деятельности хозяйствующего субъекта. Отличительной особенностью учетных номенклатур данного учета является то, что по содержанию их можно разделить на два вида:

- обязательные (внешние), регламентируемые соответствующими инструкциями системы отчетности;

- необязательные (внутренние), разработанные самими субъектами.

Важный аспект организации движения учетной информации на этом этапе - установление заранее продуманной системы взаимосвязи бухгалтерии с другими подразделениями. При этом избранные способы ведения учета должны отвечать общепризнанным нормам и правилам.

Из многообразия способов ведения учета субъект вправе сам выбрать те, которые в полной мере обеспечивают учетный процесс и в результате использования которых формируется полная и достоверная бухгалтерская информация.

При ведении бухгалтерского учета предприятие должно обеспечить:

- соблюдение в течение отчетного года принятого правила отражения хозяйственных операций и оценки имущества;

- фиксирование изменений, планируемых на следующий год, в пояснительной записке, прилагаемой к годовой бухгалтерской отчетности за отчетный год;

- полноту отражения в учете за отчетный период всех хозяйственных операций, осуществленных за это время, и результатов инвентаризации имущества и обязательств;

- правильность отнесения доходов и расходов к отчетным периодам; разграничение в учете текущих затрат на производство, инвестиции и другие цели;

- тождество информации аналитического учета данным об оборотах и остатках по синтетическим счетам на первое число каждого месяца.

Для правильности отражения хозяйственных операций и подведения итогов деятельности субъекта следует выполнить определенные учетные процедуры.

Учетный цикл - это совокупность учетных процедур, совершаемых в определенной последовательности в каждом учетном периоде. Обычно включает следующие процедуры: регистрацию операций в учетных регистрах, составление Главной книги (оборотного баланса), заключительного баланса, финансовых отчетов и других форм отчетности.

Регистрация бухгалтерской информации в учетных регистрах подразумевает группировку (классификацию) и системное текущее отражение всех хозяйственных операций, оказывающих влияние на имущественно-правовое положение субъектов посредством счетов и двойной записи.

Обязательный элемент системы бухгалтерского учета - документирование, осуществляемое в специальных (вспомогательных) журналах: журнал кассовых поступлений, журнал продаж, журнал закупок и др. Для облегчения бухгалтерских задач все записи в журналы следует вносить с необходимой полнотой и детализацией.

Затем записи из журналов переносят в Главную книгу посредством обобщения и классификации информации. При этом следует приводить ссылки на соответствующую страницу журнала хозяйственных операций. Эта процедура завершается подготовкой проверочного (сальдового) баланса, который составляется в конце каждого учетного периода, т.е. после того, как все операции зарегистрированы в журнале записи хозяйственных операций и разнесены по счетам Главной книги.

Таким образом, первичный учет как часть учетного процесса предопределяет те или иные объекты организации и элементы работ, совокупность которых характеризует его как организационное целое. Информация первичного учета - основа для формирования банка данных в системе экономических показателей деятельности организации. Именно из первичных документов (носителей учетных данных) все хозяйственные операции подлежат переносу (записи, регистрации) и накоплению в учетных регистрах.

Поскольку первичный учет представляет собой сложный комплекс приемов по восприятию исходной информации, то его объектами являются учетные номенклатуры и их движение. Кроме того, регистрация в документах посредством оформления хозяйственных операций и материальных носителей первичной информации делает первичный учет базисом организации всей системы бухгалтерского учета.

Общая характерная особенность учетного информационного процесса - наличие носителя информации, который считается важным объектом организации учетного процесса. Однако следует заметить, что понятия данные и информация также отличаются по своей сути, поскольку данные регистрируют уровень какой-либо хозяйственной операции и происходящего события, а информация концентрирует в себе полезное содержание, которое можно получить на основе данных. В целом процесс учета отличается строгим документальным оформлением всех хозяйственных фактов (явлений).

1.2 Сущность документации, понятие документооборота, его значение в организации

Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее - необходимая информация для лиц, принимающих решение.

Документ - это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом, и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Именно исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом. Главные бухгалтера предприятий (особенно вновь созданных) должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия. Несвоевременное оформление или неоформление произведенных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуаций, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуем обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций [7, c. 64].

Создание носителей первичной учетной информации (документов) - трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемых бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Метод бухгалтерского учета - совокупность способов и приемов, с помощью которых познается предмет (объекты) бухгалтерского учета. Он позволяет изучить явления в движении, изменении, взаимосвязи и взаимодействии. Метод бухгалтерского учета зависит от предмета учета, т.е. отражаемых и контролируемых объектов, а также поставленных перед учетом задач и предъявляемых к нему требований. Поэтому метод нельзя рассматривать как нечто застывшее. Изменение экономических отношений, развитие научно-технического прогресса предъявляют новые требования к бухгалтерскому учету, а это вызывает изменение его приемов и способов. Например, применение компьютеров приводит к совершенствованию способов наблюдения, контроля и регистрации хозяйственных операций, съема информации. Содержание метода бухгалтерского учета вытекает из его сущности и особенностей бухгалтерского учета.

Метод бухгалтерского учета включает в себя следующие способы и приемы, которые принято называть элементами метода бухгалтерского учета: документация и инвентаризация, оценка и калькуляция, счета и двойная запись, баланс и финансовая отчетность.

Документацией называется процесс оформления операций документами, который представляет собой первичную стадию бухгалтерского учета.

Согласно другому определению, документация - письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или о праве на ее совершение. Каждая хозяйственная операция оформляется документами. Документ служит не только основанием для фиксирования операций, но и способом первичного наблюдения и регистрации их. Документация служит целям контроля, дает возможность проводить документальные проверки, обеспечивает сохранность имущества.

Термин «документ» не имеет однозначного толкования. Существуют две точки зрения, первая из которых ставит знак равенства между документом и носителем информации. Согласно второй точке зрения, преимущественно распространенной в юридической литературе, документом является носитель такой информации, содержанию и способу фиксации которой действующее законодательство придает правовое значение, означающее, что за ним следуют определенные юридические последствия. Юридическая полноценность и доказательная достоверность получаемой в бухгалтерском учете информации основана на документальном подтверждении каждой хозяйственной операции, отражаемой на счетах.

В большинстве случаев деятельность бухгалтера связана непосредственно с делопроизводством, которое охватывает совокупность нижеследующих работ:

- составление корреспонденции (переписка);

- прием поступающих (входящих) документов;

- отправка исходящих документов;

- регистрация и контроль за исполнением документов;

- хранение отработанных документов в текущем архиве;

- прекращение хранения документов в текущем архиве.

На счетных работников возлагается определенная ответственность за правильную организацию делопроизводства, ибо от этого зависит дальнейшая работа всего учетного аппарата.

Постановка делопроизводства на предприятии в конечном итоге зависит от размеров, традиций и направления бизнеса. Развитие различных периферийных, технических устройств и аппаратов регистрации документов и первичных данных усовершенствовало способы наблюдения и ввода данных о хозяйственных фактах. Но это обстоятельство не освобождает от необходимости оформления юридически полноценного подтверждения той или иной хозяйственной операции.

По общепризнанной методологии ведения документации для любой организации в современных условиях можно выделить три вида документопотока (структуры информационного обмена): входящие, внутренние, исходящие. Как видно, наименования документов могут быть разными, но они в конечном итоге указывают на характер отражаемых в них фактов, что облегчает работу с ними. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.

Для установления персональной ответственности за достоверность сведений, указанных в документе, а также подтверждения правомочности ее осуществления необходимо обеспечить собственноручную подпись личности. Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с финансовым директором.

Получают распространение «электронные подписи». Субъект, использующий электронные подписи, должен установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям.

В работе с документами важно знать, когда и кем принят тот или иной документ, кому он направлен для исполнения, какое принято решение по данному вопросу. Во многих предприятиях устанавливают:

- порядок приема поступающей корреспонденции и ее регистрации;

- правила отправки исходящих документов и контроля за их исполнением;

- способы хранения отработанных документов в специальных папках, объединяющих документы одного наименования;

- переписку с отдельными организациями и лицами.

В наиболее общем виде движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) регламентируется графиком документооборота, утвержденным руководителем предприятия. Он может быть оформлен в двух вариантах - в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке, обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций с указанием ответственных исполнителей и сроков.

График документооборота должен быть увязан с должностными инструкциями и учетной политикой предприятия. Ответственность за соблюдением графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов и передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Число таких лиц должно быть минимальным, с обязательным закреплением за каждым из них перечня документов, которые они имеют право подписывать.

Главное связующее звено документооборота - данные первичных документов, характеризующие хозяйственные факты количественно и качественно.

Следовательно, документация учета призвана обеспечить:

- сплошной непрерывный учет всех объектов;

- юридическое обоснование бухгалтерских записей, производимых на основании документов, имеющих доказательную силу;

- использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью субъекта;

- контроль за сохранностью собственности, поскольку документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности;

- укрепление законности, так как документы дают основание для суждения о правильности и целесообразности той или иной операции.

2. Понятие первичных документов, организация первичного учета на предприятии

- распорядительные - содержащие распоряжение, приказ на совершение хозяйственной операции, но они еще не подтверждают факта свершения операции, поэтому сами по себе не служат основанием для отражения операции в бухгалтерском учете. После совершения операции большинство распорядительных документов становится оправдательными;

- оправдательные (исполнительные) - удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции, то есть оформляющие уже произведенные операции. Документы такого типа представляют собой первичную форму бухгалтерского отражения хозяйственной операции и являются основанием для учетных записей;

- бухгалтерского оформления - составляемые бухгалтерией на основании распорядительных и оправдательных документов; самостоятельного значения не имеют;

- комбинированные - выполняющие одновременно функции, свойственные нескольким видам приведенных выше документов; их применение упрощает, облегчает и делает более наглядной учетную документацию.

По способу составления документы подразделяют на:

- разовые - применяемые для оформления одной или нескольких хозяйственных операций при совершении. Сразу же после составления они могут быть использованы для бухгалтерских записей;

- накопительные - применяемые для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения. Их применение, в отличие от разовых, сокращает время на оформление документации и ее количество. Их отражают в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей.

По объему содержания документы подразделяют на:

- первичные - оформляемые непосредственно при совершении хозяйственной операции;

- сводные - составляемые на основе первичных документов; они служат для объединения данных первичных документов и для группировки этих данных с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях.

По месту составления документы подразделяют на:

- внутренние - составленные на самом предприятии;

- внешние - поступающие от других предприятий, организаций, физических лиц. По способу заполнения документы подразделяют на:

- типовые - применяемые во всех отраслях народного хозяйства без каких-либо изменений и дополнений;

- специализированные - применяемые в отдельных отраслях народного хозяйства, разработанные индивидуально для конкретного предприятия.

Первичные документы должны создаваться своевременно, соответствуя следующим требованиям:

- проверяемость по форме, арифметически по существу. Проверенные и обработанные документы должны иметь отметку, исключающую возможность повторного их использования;

- наличие обязательных реквизитов, отсутствие которых лишает их юридической силы.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Первичные документы на электронном носителе имеют силу первичных документов, оформленных на бумажном носителе. Они должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания. Формы и требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным банком РФ. В случаях если формы и требования первичных документов как на бумажном, так и в электронной носителе не утверждены уполномоченным органом и (или) Национальным банком РФ, предприниматели и организации сами разрабатывают самостоятельно форму, «в которой должны содержаться следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы предпринимателя, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражениях);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления.

В зависимости от характера операции или события, требований нормативно-правовых актов Российской Федерации и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Понятие «реквизиты» подразумевает совокупность обязательных сведений о документах.

При составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях предприниматели и организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Многие документы необходимо регистрировать в специальном журнале с присвоением им регистрационных номеров. Перечень таких документов определен инструкциями министерств и ведомств РФ и законодательством РФ.

В финансово-бухгалтерских службах регистрируют выданные доверенности, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, поступающие грузы и т.д.

Номера документам присваивают в порядке возрастания цифр, начиная обычно с начала календарного года. Документам, к которым приходится часто обращаться (договоры, гарантийные письма и др.), присваивают регистрационный индекс, включающий в себя обозначение года, структурного подразделения, к которому относится документ, при необходимости - число и месяц его составления.

От качества оформления первичного документа и содержащейся в нем информации зависит правильность бухгалтерского учета и дальнейших выводов из нее. Записи в первичных документах производятся чернилами (пастой шариковых ручек) с помощью пишущих средств, средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для хранения документов в архиве. Поэтому запрещаются записи простым карандашом. Формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Внесение исправлений в кассовые и банковские первичные документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками операций и событий, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы с указанием даты внесения исправлений.

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета, формы которых или требования к которым утверждаются уполномоченным органом в соответствии с законодательством РФ. Данные регистров бухгалтерского учета в сгруппированном виде переносятся в финансовую отчетность.

Руководство определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов. При этом может быть установлена иерархия подписи в зависимости от занимаемой должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции.

Предприниматели или организации, использующие электронные подписи, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы должны быть включены дополнительные требования:

- первичные документы составляются средствами, которые обеспечивают сохранность записей в них в течение длительного времени;

- ошибки в первичных документах исправляют так, чтобы можно было прочитать исправленное, в кассовых и банковских документах исправления не допускаются;

- нельзя оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.

Как уже было рассмотрено выше, движение первичных документов в бухгалтерском учете (составление или получение от других субъектов хозяйствования, принятие к учету, обработка, передача в архив) также должно регламентироваться графиком, который утверждается приказом руководителя.

Для предостережения как руководителей, так и исполнителей от непредвиденных негативных последствий и в целях экономии времени при поиске информации необходимо после получения нормативных документов создать базу регистрации первичных документов.

Это значит, что все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии первичные документы должны иметь свой идентификатор - код (разовый, неповторимый номер), который присваивается им при обязательной регистрации в одном из регистрационных журналов, обязательно открываемых на каждом предприятии.

Порядок составления документов:

- соблюдение всех установленных реквизитов и форм документов; - точность, ясность изложения содержания совершенных хозяйственных операций в документах;

- своевременность оформления хозяйственных операций, четкое, аккуратное и разборчивое написание текста; зачеркивание свободных мест при отсутствии реквизита; указание сумм цифрами и прописью во всех ценных документах; зачеркивание ошибок так, чтобы было видно зачеркнутое, и заверение правильного текста подписью лица, оформившего документ; исправления не допускаются.

При необходимости в документы можно вносить исправления, используя следующие типы оговорок: «исправленному верить», «вписанному верить», «зачеркнутое не читать» с указанием даты исправления. Исправления должны быть в обязательном порядке согласованы с участниками хозяйственных операций, что нужно подтверждать подписями тех же лиц, которые завизировали документ.

Первичные документы, созданные механизированным способом, требуют специального подтверждения достоверности полученных данных, т.е. авторизации и защиты зарегистрированных данных от несанкционированного получения сведений о них. По факсу может быть передан любой вид документа, но не первичный бухгалтерский документ, ибо он не имеет подтверждения своей подлинности. Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу в установленные сроки для последующего отражения в бухгалтерском учете несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.

Первичный учет на производственном предприятии - это информационная основа управления, качество которого напрямую зависит от качества учета. Первичный учет представляет собой комплекс информационно-логических операций с документами, сопровождающими любые материальные и финансовые потоки и их элементы от входа до выхода производственно-хозяйственных объектов предприятия и компании в целом.

Таким образом, первичные документы являются носителями информации обо всех производственно-хозяйственных объектах и субъектах и их взаимодействиях и позволяют комплексно оценивать все управляющие факторы: количественные, качественные, финансовые.

документация учетный организация первичный

2.2 Организация учетной политики на предприятии

Примером для рассмотрения введения документооборота первичных документов взято предприятие ОАО «Стройкам» находится г. Краснодар. Основным видом деятельности предприятия является ведение строительно-монтажных работ; строительное проектирование и конструирование; архитектурное проектирование зданий и сооружений II и III уровня ответственности: генеральные планы объектов, проекты благоустройства и организации рельефа, объекты производственного назначения, жилищно-гражданские здания и сооружения, включая реконструкцию и реставрацию зданий и сооружений (кроме памятников истории и культуры); производство строительных материалов, изделий и конструкций, за исключением сертифицируемых: из металлов, из полимерных и композитных материалов, на основе отходов производств, резервуаров и емкостей объемом до 5000 м³, элементов несущих и ограждающих.

Учетная политика - это совокупность способов, принимаемых руководителем субъекта для ведения бухгалтерского учета и раскрытия финансовой отчетности в соответствии с их принципами и основами.

Формирование учетной политики заключается в выборе одного из способов, предлагаемых в каждом стандарте, обосновании их, исходя из условий деятельности субъекта, и принятии в качестве основы для ведения бухгалтерского учета и представления финансовой отчетности. За формирование учетной политики несет ответственность первый руководитель субъекта.

Учетная и налоговая политика предприятия ОАО «Стройкам» построена в соответствие с предъявляемыми требованиями к ведению бухгалтерского и налогового учета в Российской Федерации.

Для учета финансово-хозяйственных операций используется журнально-ордерная форма учета, при которой данные о хозяйственных операциях из документов переносятся либо в журналы-ордера, либо накопительные и группировочные ведомости. Ежемесячно журналы-ордера закрывают и их итого переносят в Главную книгу.

Первичные документы составляются бухгалтерами предприятия ОАО «Стройкам» в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других организаций, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком, утверждаемым главным бухгалтером предприятия ОАО «Стройкам».

Ответственность за соблюдением графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Каждым бухгалтером предприятия ОАО «Стройкам» составлен свой график документооборота. Например, бухгалтер - материалист описал перечень своих операций и документов, поступающих со склада, материально ответственных лиц, поставщиков и покупателей. Затем составил перечень документов в виде расходных и приходных накладных и т.д. Далее составил перечень ответственных за предоставление документов лиц. В завершении указал необходимый срок для сдачи этих документов ответственными лицами в бухгалтерию предприятия.

Далее главным бухгалтером были сопоставлены полученные графики между собой с целью проверки их корреспонденции с разными участками бухгалтерии. Конечный итог этой работы - сводный график документооборота. Форма графика документооборота произвольная.

Составление документов бухгалтерской службой предприятия ОАО «Стройкам» производится на бланках установленного образца и сводится к заполнению их реквизитов данными, характеризующими хозяйственную операцию. Количество выписываемых экземпляров составляемого документа определяется характером хозяйственной операции, особенностями организационного построения предприятия и назначением документа.

Таким образом, документооборот на предприятии ОАО «Стройкам» осуществляется по заранее продуманному графику и без задержек. Своевременное движение документов обеспечивает своевременные записи в текущем учете, следовательно, и своевременное составление финансовой отчетности.

Заключение