Методы совершенствования документирования управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное

учреждение высшего профессионального образования

«Удмуртский государственный университет»

Институт права, социального управления и безопасности

Кафедра информационной безопасности в управлении

Методы совершенствования документирования управленческой деятельности

Курсовая работа по дисциплине «Документоведение»

Мордановой Виктории Олеговны

студентки группы О-350800-31(к) специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Научный руководитель

старший преподаватель кафедры ИБУ

Волкова И.А.

Ижевск-2011



Введение

В современных условиях ускорения социально-экономического развития возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках документационного обеспечения управления любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм, быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

К сожалению в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу.

Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организации, что ведет к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

Целью написания данной курсовой работы является выявление методов по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации с учётом современного состояния технологии ДОУ.

Достижение цели предполагает решение следующих задач:

- анализ проблем совершенствования документирования в организации;

- выявление и исследование методов совершенствования документирования в организации;



1. Совершенствование содержания и оформления документа

Документирование - это процесс создания и оформления документа; по ГОСТу - «запись информации на различных носителях по установленным правилам». ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения 1998,с.2.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий.

Основными направлениями совершенствования документирования управленческой деятельности является унификация и стандартизация.

Унификация документов:

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. БЭС-М.: Советская энциклопедия,т.2, 1991, с.526.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. Функциональными системами документации являются те, которые в том или ином объеме присущи всем организациям, например бухгалтерская, отчетно-статистическая, организационная, внешнеторговая. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Однотипность решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили выделить ряд систем управленческой документации и сформулировать единый комплекс требований к ним.

Унификация текстов документов - целенаправленная, упорядоченная работа по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения документов и созданию на этой основе универсальных вариантов их текстовГОСТ РФ 51141 6.30- Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов., 2003.

В основе работы по унификации текста отдельного документа лежит метод выделения в нём постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации.

Способы унификации текстов документов: Андреева В.И. Делопроизводство. М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 354 с.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянную информацию располагают в левой части листа, а переменную вносят в документ в процессе его составления в правую. Достоинства анкет: упрощают подготовку документа, облегчают машинописные работы.

Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация - в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечен соответствующих граф и строк. Достоинства таблиц: обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и координировать информацию, проводить сравнительный анализ данных.

Трафарет - способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В такой форме создают приказы, заявления.

Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности и организации работы с документами позволяет избежать внутренних и внешних конфликтов и сосредоточить свое внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Унифицированная система документации - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав УСД входят:ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения 1998,

- УС организационно-распорядительной документации;

- УС банковской документации;

- УС финансово-учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- УС отчетно-статистической документации;

- УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;

- УС документации по труду;

- УС документации пенсионного фонда;

- УС внешнеторговой документации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

· единообразия построения форм документов;

· регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

· исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократностиввода информации в процессе решения управленческих задач;

· сокращения количества традиционно включаемых в них данных, неиспользуемых при решении конкретных управленческих задач;

· единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясьсопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и вразличных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

· определения совокупности реквизитов и показателей для каждого видадокумента и создания единых моделей их построения;

· установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

Унификация документов является одним из методов их стандартизации.

Стандартизация оформления документов:

Стандартизация в широком смысле означает процесс установления и применения стандартов.

Стандартизация - изготавливать по стандарту, придать чему-нибудь однообразие, стандартные формыОжегов С.И. Словарь русского языка/ Под ред. Н.Ю. Шведовой. 18-е изд., М.: Русский язык, 1987. 796 с.. Под стандартизацией понимается деятельность, направленная на достижение упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного применения в отношении реально существующих и потенциальных задач. Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов.

В соответствии с законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании", целями стандартизации являются: повышение уровня безопасности продукции, работ, услуг, повышение их конкурентоспособности, обеспечение научно-технического прогресса и рационального использования ресурсов, техническая и информационная совместимость, сопоставимость результатов исследований и измерений, технических и экономико-статистических данных, взаимозаменяемость продукции.

Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154- 1 "О стандартизации" устанавливает правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты.

Результаты стандартизации:

- Юридическая сила документированной информации;

- Оперативное и качественное исполнение, поиск документов;

- Эффективная автоматизированная обработка документов.

Благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления) и прямого (снижение затрат труда при работе с документами, расход материалов на их изготовление).

Значение унификации и стандартизации создания и оформления документов возросло в связи с применением в управленческой деятельности новых информационных технологий.

2. Переход к безбумажной технологии управления

На современном этапе развития экономики отмечается стремление руководства организаций к реструктуризации систем и совершенствованию процедур управления и к уменьшению объемов документации на бумажных носителях, снижению стоимости ее обработки и повышению эффективности работы с ней на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.

Переход к безбумажной технологии управления предполагает выбор и применение методов организации безбумажной технологии управления, основывающейся на четырех основных концепциях: автоматизация рабочих мест службы ДОУ, электронный документ, система электронного документооборота, система корпоративного электронного архива.

Автоматизация рабочих мест службы ДОУ в России прошла к концу XXI в. два этапа: первый характеризуется локальной автоматизацией делопроизводственных функций и процедур, второй - зарождением и становлением комплексного решения проблем автоматизации ДОУ в организациях и переходом к безбумажному обмену информацией.

Под АРМ (автоматизированным рабочим местом) на стадии их зарождения понимали совокупность технических и программных средств, информационного обеспечения, ориентированных на выполнение регламентированных организационно - управленческих задач. С появлением ПК (персональных компьютеров) разработка АРМ стала необходимым элементом информационной технологии независимо от уровня ее развития.

Цели создания АРМ:Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в производстве). Под ред. С.Л. Кузнецова М.: Интел-Синтез, 1999

- Повышение оперативности управленческого труда;

- сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации;

- Усилие контроля сроков исполнения документов;

- Упорядочение документооборота.

АРМ можно разделить на локальные и сетевые это зависит от используемых технических и программных средств. Сетевые АРМ позволяют совместно использовать информацию различным группам пользователей. Локальные АРМ дает возможность пользователю производить обработку данных на отдельном рабочем месте.

Концепция электронного документа возникла в 80-х гг. с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса.

Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации": электронный документомФедеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации"(ЭД) является всякое "электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи". Переход к цифровым ЭД имеет свое преимущество перед документами на бумажных носителях это - создание, совместное использование, распространение, хранение, а также защита информации. Они могут увеличить производительность используемых приложений, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неправильного размещения документов. ЭД могут быть одновременно использованы сотрудниками одной группы, отдела или весей организации. Доступ к ним занимает меньше времени в отличие от документов на традиционных, бумажных, носителях.

Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить конкурентные преимущества. Защиту от несанкционированного доступа к ЭД обеспечивает электронно-цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит ЭД, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в ЭД.

За несколько лет концепция ЭД получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи электронного документооборота. Вторая концепция - это разработка системы электронного документооборота (СЭД), с целью интеграции всех приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией.

Основные функции СЭД:

- Планирование и составление маршрутов движения документов;

- Контроль движения документов;

- Управление документооборотом и его регулирование.

Главное назначение всех функций в СЭД - организация хранения ЭД и работа с ними. Система автоматически отслеживает изменения, сроки исполнения, движения документов, контролирует их версии. Комплексная СЭД охватывает весь цикл делопроизводства организации - от постановки задачи на создание документа до его списания в архив. СЭД настраиваема на существующую организационно - штатную структуру и систему делопроизводства организации, а также интегрируема с существующими корпоративными системами.

Основные пользователи СЭД являются крупные организации и иные структуры, чья деятельность сопровождается большим объемом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Несмотря на все достоинства, внедрение СЭД не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Главная причина - огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных организаций. Решением может стать применение технологии построения корпоративного электронного архива (КЭА). Это интегрированная система глобального масштаба, обеспечивающая эффективный доступ и хранение огромных объемов ЭД. При этом технология должна включать как средства создания или наполнения банка данных, так и обеспечения его должного функционирования и развития.

Техническая возможность реализации КЭА появилась относительно недавно. Это связано с появлением недорогих носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, технологий индексирования сверхбольших массивов данных; внедрением средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие объемы информации.

Для реализации КЭА организуют сеть, включающие рабочие станции и серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества используют промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск, что относит ее к классу традиционных информационно-поисковых систем. Альтернативное направление базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстное, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики морфологии и семантики естественного языка.

Ввиду высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его ценности, данные должны храниться в надежных высокоскоростных системах архивирования, а графические образы документов - на носителях, характеризуемых длительностью использования.

Можно сделать выводы, что носителем информации выступает документ на различных основах. Рост объемов информации и соответственно документов потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

Можно с уверенностью сказать, что на сегодняшний день электронные системы являются самым эффективным способом оптимизации и рационализации документооборота организаций, а, следовательно, и документирования их управленческой деятельности. Но нужно отметить, что применение СЭД не дает желаемого результата без использования унифицированных, стандартизированных форм документов и без КЭА - только сочетание всех концепций и направлений совершенствования дает наилучший результат.

3. Плюсы и минусы электронных документов

электронный документ унификация безбумажный

На сегодняшний день подавляющее большинство офисных документов создается в компьютерах. Причины столь безоговорочной победы информационных технологий совершенно понятны: электронные документы легко создавать, более оперативно ,чем бумажный, т.к. в случае ошибки его проще отредактировать, бумажный документ почти невозможно изменить, в электронный же документ легко внести поправки, легко отформатировать текст, гораздо проще составлять различного рода таблицы, особенно которые требуют расчетов, их можно осуществить в Excele, и т.п.

Стало гораздо легче искать необходимую информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых при ведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать.

Производительность труда персонала увеличивается;

Стоимость архивного хранения электронных документов становится ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Экономия времени на различные операции:

· - поиск и ожидание поступления документов;

- согласование и утверждение документов;

- передача документов между подразделениями;

- подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Однако у электронных документов, как и у любой технологии есть свои недостатки, которые приходиться принимать во внимание:Информационно-аналитический журнал «Кадровик» Кадровое делопроизводство", N 2, февраль 2009 г

-быстрое моральное устаревание технологий, что заставляет организации постоянно совершенствовать используемые методы работы, регулярно перемещать документы и информацию из одних систем в другие, проводить их миграцию с устаревших носителей и форматировать на новые;

- короткий срок службы носителей информации и их многообразие, что приводит к достаточно частому их обновлению, что требует от организации постоянного контроля за сохранностью информации;

Кроме того, совершенно отказаться от бумаги и других аналоговых носителей информации сейчас невозможно по целому ряду причин: прежде всего это существующие требования законодательства и нормативных актов к оформлению ряда документов на бумаге (уставные документы, документы на собственность, лицензии и т.п.)Информационно-аналитический журнал «Кадровик» Кадровое делопроизводство", N 2, февраль 2009 г

Несмотря на то что полностью отказываться от бумажных документов мировое сообщество пока не готово, все чаще дают о себе знать их недостатки, которые усугубляются вследствие постоянно растущих требований к скорости обработки информации и принятия решений:

- низкая скорость создания, обработки и передачи документов и информации на бумажных носителях уже несовместима с потребностями деловой деятельности и государственного управления, в которых все активнее используются информационные технологии. Документировать "электронную" деятельность только на бумаге практически невозможно. -гораздо сложнее и медленнее идет поиск информации в бумажных документах, что крайне неудобно при оперативной работе;

-для хранения бумажных документов требуются значительные площади, что требует постоянно увеличивающихся затрат на аренду или приобретение помещений, их оборудования и на увеличениечисленности персонала, обслуживающего эти хранилища;

Таким образом, эффективность управления сегодня напрямую связана с применением передовых технологий управления документами (электронным документооборотом), и недооценивать данную проблему нельзя.



Заключение

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления все более актуальным становится вопрос об эффективности документационного обеспечения управления.

Среди методов, направленных на совершенствование документооборота я выделили стандартизацию и унификацию документов и переход к безбумажным технологиям.

Данная курсовая работа представляла собой анализ проблем совершенствования документооборота и имела своей целью систематизацию, закрепление и расширение знаний о методах совершенствования документирования в управленческой деятельности.

Задачами курсовой работы являлись:

- анализ проблем совершенствования документирования в управленческой деятельности;

- исследование и выявление методов совершенствования документирования в управленческой деятельности.

В первой и второй части работы были выявлены и рассмотрены методы совершенствования документирования управленческой деятельности.

В третьей части были приведены достоинства и недостатки внедрения электронного документооборота.

Проведенный анализ свидетельствует о том, что в настоящий момент мир и Российская Федерация, в частности, дошли до того этапа в развитии, на котором остро встаёт проблема повышения качества управления и всех сопутствующих ему операций.



Список использованных источников и литературы

1.Федеральный Закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июня 2006 года//http://www.consultant.ru

2. Федеральный Закон "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 года//http://www.consultant.ru

3.Закон "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 года//http://www.consultant.ru

4. Закон "О стандартизации" от 10 июня 1993 года// http://www.consultant.ru

5.Электронная энциклопедия "Википедия"// http://ru.wikipedia.org

6.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

7. Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс // Проблемы теории и практики управления. - 2002. - №6. - С.49.

8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 818 с.

9. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний”, 2000

10. Бобылева, М.В. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Изд. МЭИ, - 2004;

11.. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2001. 359 с.

12. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в производстве). Под ред. С.Л. Кузнецова М.: Интел-Синтез, 1999. 276 с.

13.Ожегов С.И. Словарь русского языка/ Под ред. Н.Ю. Шведовой. 18-е изд., М.: Русский язык, 1987. 796 с.

14.Рубцов В.М. Государственное регулирование ДОУ/ В.М. Рубцов// Делопроизводство: информационно - аналитический журнал. - 2008. № 3. 11-16 с.

15. Степанов Е.А. Делопроизводство: / Под ред. В.А. Кудрявцева. 2-е изд., испр. и доп. М.: Проспект, 2007. 455 с.

16.Фионова Л.Р. Современные технологии ДОУ - путь к повышению эффективности управления/ Л.Р. Фионова//Делопроизводство: информационно - аналитический журнал. - 2006. № 1. 16-20 с.

17. Информационно-аналитический журнал «Кадровик» Кадровое делопроизводство", N 2, февраль 2009 г.

18. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 354 с.

Размещено на Allbest.ru