Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1.Задачи и требования к документированию контрольного мероприятия

2. Форма и содержание документации внешней проверки

3.Порядок работы с документами

4. Применение электронных каналов связи при взаимодействии с государственными органами

Заключение

Введение

Актуальность темы состоит в том, что документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

В работе рассматривается документирование отношений юридических лиц с государственными структурами, преимущественно по контрольным правоотношениям. Также поднимается вопрос об электронном документообороте с государственными структурами.

1. Задачи и требования к документированию контрольного мероприятия

Задачи документирования процедур внешней проверки:

фиксирование хода проведения контрольного мероприятия и результатов контрольных (аналитических) процедур, формирование базы данных для подготовки отчетов или ответов на запросы от заинтересованных сторон;

предотвращение возникновения конфликта интересов проверяемых и проверяющих;

сделанные выводы, а также то, что внешняя проверка проводилась в соответствии с нормами законодательства, условиями соглашений и положениями стандартов внешней проверки;

обеспечение законченности и точности обработки полученной информации;

формирование базы данных по объекту контроля с целью проведения последующих контрольных мероприятий;

осуществление контроля за ходом проведения внешней проверки.

В целях повышения эффективности подготовки и проверки рабочих документов разрабатываются типовые формы документации (макеты рабочих документов, бланки, вопросники, типовые письма и обращения и т.п.). Такая стандартизация документирования облегчает поручение работы членам рабочей группы и одновременно позволяет надежно контролировать результаты выполняемой ими работы.

При работе с документами должна быть обеспечена конфиденциальность, сохранность рабочих документов. Документация, связанная с проведением внешней проверки, должна храниться надлежащим образом в течение достаточного периода времени, исходя из законодательных и профессиональных требований, а также номенклатуры дел КСП.

2. Форма и содержание документации внешней проверки

Руководитель контрольного мероприятия, руководитель и члены рабочей группы несут персональную ответственность за достоверность и полноту отражения необходимых сведений в рабочей документации и выводы, сделанные на ее основании.

Члены рабочей группы должны составлять рабочие документы в достаточно полной и подробной форме, необходимой для обеспечения общего понимания контрольного мероприятия.

Документация должна отвечать следующим требованиям:

ясность (четкое содержание, однозначность выводов);

полнота и лаконичность (раскрытие всех необходимых аспектов, обеспечение достаточного понимания, отсутствие избыточной (незапрашиваемой) информации, исключение дублирования);

логическая структурированность (удобство заполнения, пользования, оптимизация и рациональность трудозатрат);

соответствие тематике (содержание четких ответов на интересующие вопросы, исполнение заданного назначения (раскрытие информации, указание к действию и т.д.)).

При проведении внешней проверки должны быть соблюдены два условия: эффективность работы и наличие надлежащей документации, обосновывающей мнение (заключение) по результатам внешней проверки.

Документация может быть представлена в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или в другой форме, обеспечивающей сохранность сведений, содержащихся в них, в течение времени, установленного для хранения рабочих документов в архиве.

Электронные версии рабочих документов призваны обеспечивать простоту заполнения и автоматизацию процедур формирования результатов внешней проверки (должны содержать формулы, перекрестные ссылки).

Документы (информация) для обеспечения оперативности их получения могут представляться объектом контроля в электронном виде с обязательным последующим представлением документов на бумажных носителях (контрольный экземпляр).

При несоответствии данных на бумажном и электронном носителях приоритет имеет информация на бумажном носителе (контрольный экземпляр).

Рабочие документы должны быть составлены и систематизированы таким образом, чтобы они соответствовали обстоятельствам конкретной внешней проверки определенного объекта контроля и потребностям членов рабочей группы в ходе ее проведения.

Допускается использование в ходе внешней проверки графиков, аналитической и иной документации, подготовленных объектом проверки. В этих случаях проверяющий обязан убедиться в том, что такие материалы подготовлены надлежащим образом.

Перечень документации, запрашиваемой от объекта контроля и иных лиц, определяется целью, предметом и задачами внешней проверки.

Рабочие документы, создаваемые проверяющими в ходе контрольного мероприятия, как правило, содержат:

информацию, отражающую процесс планирования, включая программы контрольного мероприятия и любые изменения к ним;

доказательства, подтверждающие оценку риска, и корректировки этой оценки;

подтверждение определения уровня существенности;

подтверждение факта анализа работы внутреннего контроля объекта проверки и сделанные выводы;

подтверждение и обоснование порядка определения элементов, подлежащих выборочной проверке;

анализ финансово-хозяйственных операций и остатков по счетам бюджетного учета;

анализ показателей исполнения бюджета и тенденций их изменения;

сведения о характере, временных рамках, объеме контрольных (аналитических) процедур и результатах их выполнения;

подтверждение что работа, выполненная членами рабочей группы, осуществлялась под контролем квалифицированных специалистов и была проверена;

сведения о том, кто выполнял контрольные (аналитические) процедуры, с указанием времени их выполнения;

подробную информацию о процедурах, примененных в отношении бюджетной отчетности;

копии писем, направленных органам власти, экспертам и третьим лицам по вопросам проведения внешней проверки;

выводы, сделанные по наиболее важным вопросам проверки, включая ошибки и необычные обстоятельства, которые были выявлены в ходе выполнения контрольных (аналитических) процедур, и сведения о действиях, предпринятых в связи с этим членами рабочей группы;

анализ выявленных недостатков и нарушений на предмет их существенности (качественные и суммовые значения);

аналитические записки и заключения.

Форма и содержание рабочих документов определяются с учетом следующих факторов:

масштаб и характер контрольного мероприятия;

требования, предъявляемые к отчетности по результатам проведенного контрольного мероприятия;

масштаб, характер и сложность деятельности объекта контроля;

характер и состояние системы бюджетного (бухгалтерского) учета и внутреннего контроля объекта контроля;

необходимость указаний членам рабочей группы и осуществление контроля за ними;

методы, применяемые при проведении контрольного мероприятия.

3. Порядок работы с документами

Процесс документационного обеспечения и работы с документами осуществляется на всех этапах контрольного мероприятия.

Члены рабочей группы должны отражать в рабочих документах информацию о планировании проверки, характере, временных рамках и объеме выполненных контрольных процедур, их результатах, а также о выводах, сделанных на основе полученных доказательств.

Члены рабочей группы вправе определять объем документации по внешней проверке отдельного объекта контроля, руководствуясь своим профессиональным мнением. Включение в рабочую документацию каждого рассмотренного в ходе проверки документа либо отражение в рабочем документе каждого рассматриваемого вопроса не является обязательным.

Объем документации внешней проверки должен быть таков, чтобы в случае если работа будет передана другому проверяющему (заинтересованному лицу), не имеющему опыта работы по этому заданию, он смог бы исключительно на основе данной документации (не прибегая к дополнительным беседам или переписке с прежним проверяющим) понять проделанную работу, обоснованность решений и выводов прежнего проверяющего.

Одновременно существует перечень вопросов подготовки, проведения и оформления процедур внешней проверки, подлежащих обязательному документированию.

На этапе подготовки и планирования внешней проверки осуществляется сбор необходимой для проведения контрольного мероприятия информации от объекта контроля, а также формирование рабочей документации.

Перечень документов (информации), подлежащих представлению объектом проверки, определен Соглашением и стандартом внешней проверки «Подготовка и планирование внешней проверки».

В ходе подготовки контрольного мероприятия и сбора необходимой для проверки информации (документации) членами рабочей группы могут формироваться запросы на предоставление дополнительной и/или разъясняющей информации от объектов контроля, а также Акты по факту непредставления сведений.

Проведение контрольного мероприятия заключается в осуществлении контрольных процедур с целью достижения задач проверки.

Члены рабочей группы должны составлять рабочие документы в достаточно полной и подробной форме, необходимой для обеспечения общего понимания хода и выводов по результатам проверки.

В рабочих документах должно содержаться обоснование всех важных моментов, по которым необходимо выразить профессиональное суждение (мнение), вместе с выводами по ним. В тех случаях, когда проверяющий проводит рассмотрение сложных принципиальных вопросов или высказывал по каким-либо важным для внешней проверки вопросам профессиональное суждение, в рабочие документы следует включать факты, которые были известны на момент формулирования выводов, а также необходимую аргументацию.

При проведении выездной внешней проверки выборочным методом обязательным для оформления руководителем рабочей группы документом является рабочий документ по построению выборки.

Отражение в составе документации каждого рассмотренного в ходе проверки документа или вопроса не является необходимым, за исключением случаев, когда документ подтверждает найденные искажения.

Документы, которые входят в состав рабочей документации внешней проверки и с помощью которых оформляются контрольные (аналитические) процедуры и доказательства, должны иметь следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

наименование объекта проверки;

проверяемый период;

дату выполнения контрольной (аналитической) процедуры или составления документа;

личную подпись лица, проверившего документ (в случае необходимости).

Если в рабочих документах используются условные обозначения (символы), то такие обозначения (символы) должны быть объяснены в примечании или в виде сносок.

Документы, сформированные (заполненные) членами рабочей группы в ходе проведения внешней проверки, должны содержать ссылку на источник сведений, включенных в них (являющихся основанием для формирования выводов).

В случае необходимости к рабочему документу, описывающему выполнение контрольных (аналитических) процедур, должны быть приложены другие подтверждающие документы (например, регистры бюджетного учета, справки, копии первичных документов объекта проверки и т.п.), в которых должна быть указана ссылка на выполняемую процедуру и сделаны соответствующие выводы проверяющего.

Кроме того, в документе, описывающем выполнение контрольной (аналитической) процедуры, в случае необходимости должна быть сделана ссылка на соответствующие подтверждающие документы.

Оформление результатов внешней проверки

После оформления все рабочие документы, заполненные ответственными членами рабочей группы, подлежат включению в материалы проверки на бумажном носителе (формирование дела контрольного мероприятия).

Выводы и результаты по итогам внешней проверки подлежат оформлению в обязательных для формирования документах:

· аналитической записке;

· Заключении.

Структура и содержание указанных документов должны соответствовать требованиям положений стандарта внешней проверки «Результат внешней проверки».

По окончании работы с объектом проверки руководитель рабочей группы обязан проверить порядок оформления документации: правильность размещения документов в файлах; полноту рабочих документов, относящихся к выполнению внешней проверки; наличие в необходимых случаях перекрестных ссылок на другие рабочие документы.

В ходе проведения контрольного мероприятия и формирования выводов по его результатам осуществляется контроль со стороны руководителя рабочей группы за документированием всех этапов внешней проверки, фиксированием собранных доказательств.

Рабочие документы должны создаваться своевременно: до начала, в ходе и по завершении внешней проверки в соответствии с установленными этапами проверки. К моменту представления Заключения объекту проверки все рабочие документы должны быть созданы (получены) и их оформление должно быть завершено. Записи в документах должны производиться средствами, обеспечивающими их сохранность в течение времени, установленного для хранения рабочих документов в архиве.

Последующий контроль, осуществляемый руководителем внешней проверки, предусматривает выборочный анализ рабочих документов, связанных со значимыми суждениями и выводами, сделанными рабочей группой. Объем такого анализа зависит от сложности задания и риска того, что заключение по результатам контрольного мероприятия может не соответствовать целям и условиям внешней проверки.

Проекты итоговых документов подлежат внутренней экспертизе, которая включает объективную оценку значимых суждений, сформированных членами рабочей группы и выводов, формирующих основу заключения.

4. Применение электронных каналов связи при взаимодействии с государственными органами

документация проверка государственный электронный

Электронная нервная система (ЭНС) представляет собой совокупность процессов обработки и управления информационными потоками, требующих правильной интеграции аппаратного и программного обеспечения. Отличительные черты такой системы - точность, своевременность и полнота предоставляемой сотрудникам информации, а также глубина понимания проблем и согласованность решений на основе получаемой информации.

Эффективная электронная нервная система использует технологии, помогающие государственным службам и ведомствам в качественном и оперативном выполнении внутренних административных задач, предоставлении услуг населению, а также определении перспектив. Для автоматизации государственных органов требуется архитектура, обладающая достаточной гибкостью для взаимодействия с уже существующими системами, в том числе с системами поддержки принятия решений. В то же время в такой архитектуре должны применяться перспективные технологии, особенно связанные с Интернетом.

В настоящее время значительная часть информации по-прежнему находится в виде бумажных документов, поэтому переход к системе, в которой информация хранится в электронном виде и организована по степени важности стоящих перед государственной службой задач, может принести значительные преимущества. ЭНС дает также возможность упорядочить защиту персональных данных и оградить от посягательств частную жизнь граждан. Это достигается наличием средств защиты данных и средств ограничения доступа, с помощью которых можно тщательно контролировать эти данные и предоставлять доступ к ним только лицам, имеющим для этого необходимые полномочия.

В основе электронной нервной системы лежат следующие принципы:

· архитектура системы базируется на персональных компьютерах и имеет единый безопасный вход;

· все данные хранятся в электронном виде;

· предусмотрена единая система обмена электронной почтой;

· обеспечивается удаленное подключение к системе;

· предусмотрены стандартные средства повышения производительности труда конечного пользователя;

· предусмотрены интегрированные бизнес-приложения.

Эффективная ЭНС не сводится только к реализации указанных выше принципов. Существенную роль играет то, как эти компоненты работают совместно, каким образом они объединяются в одно целое.

Правильное использование принципов, лежащих в основе ЭНС, будет способствовать росту эффективности затрат органов власти при выполнении всего многообразия своих функций. Это ведет к снижению эксплуатационных расходов на поддержание вычислительной среды и высвобождает ресурсы для расширения предоставляемых услуг.

Существует ряд ключевых компонентов, которые позволяют государственному учреждению при построении ЭНС повысить эффективность своих затрат и более производительно использовать имеющиеся ресурсы:

· совместная работа (обеспечение свободного обмена данными между государственными служащими);

· публикация и поиск (накопление и совместное использование опыта);

· определение порядка действий и отслеживание результатов (анализ ключевых вопросов и выделение приоритетных направлений, таких как работа системы социального обеспечения, управление жилищным фондом, сбор данных о преступности или об уплате налогов);

· анализ данных (переход от накопления сведений к выявлению тех или иных тенденций, например, к выявлению демографических тенденций, анализу характеристик преступности, изучению случаев мошенничества);

· повышение квалификации (подготовка и обучение служащих).

Система ЭНС для государственных служб является надежной основой для обмена данными и совместной работы; она также содержит средства, позволяющие упростить доступ к данным, облегчить их анализ и быстрее предоставлять нужную информацию в ответ на тот или иной запрос.

Вторая составляющая эффективной системы ЭНС тесно связана с достижением высоких эксплуатационных характеристик в широком диапазоне деятельности государственных служб: управлении и финансировании, снабжении и материально-техническом обеспечении, предоставлении услуг и т.д.

Государственные службы, стремясь улучшить процессы выработки решений и свою внутреннюю работу, нередко сталкиваются с трудностями, связанными с большим объемом и сложностью данных, которые поступают из различных компьютерных систем. Для решения этих проблем многие организации создают хранилища данных. Такое хранилище содержит сгруппированную, представленную в унифицированном виде информацию, которая изначально была получена от других систем; оно является основой для принятия решений и анализа данных.

Третьим ключевым компонентом системы ЭНС является создание прочных отношений с населением и деловыми партнерами.

Интернет во все большей степени становится основным способом взаимодействия с населением. Оказываемые через Интернет услуги государственных служб могут предоставляться на дому (для тех граждан, у кого есть собственный доступ в Интернет) или через Интернет-центры, которые либо управляются федеральными или местными органами власти, либо организуются при библиотеках, почтовых отделениях, универсамах. При этом необходимо, чтобы ни один гражданин не оказался ограничен в своих гражданских правах в силу социальных или экономических причин.

Важную роль при оказании помощи государственным службам в обеспечении эффективных и доступных услуг должны сыграть партнеры этих служб. Подобная помощь заключается как в предоставлении технологии для управления средствами передачи данных (такими средствами, к примеру, являются установленные в почтовых отделениях и универсамах компьютеры, которые подключены к Интернету и доступны для всех желающих), так и в разработке и внедрении новых технологий (например, электронных смарт-карт).

Значительная часть расходов государственных учреждений связана с закупками товаров и услуг, а также с материально-техническим и финансовым обеспечением этих закупок. Повышение уровня автоматизации при формировании и проверке заказов и платежей позволит высвободить значительные ресурсы и направить их, вместо выполнения административных функций, на непосредственное предоставление услуг.

Заключение

Документирование управленческой деятельности - это массовая функция, выполняемая всеми государственными и муниципальными служащими, а также другими работниками как организации, так и аппарата органов государственной власти и местного самоуправления.

Качество управленческих документов, являющихся результатом деятельности органов государственной власти и местного самоуправления (ОГВ и МС), определяет качество и точность исполнения документов; соответствие намеченных целей управления полученным результатам; эффективность управления и другие его качества. Поэтому работники ОГВ и МС должны обладать навыками составления качественных управленческих документов.

Управленческие документы, являющиеся неотъемлемой и обязательной составляющей процесса управления, традиционно были объектами исследования в документоведении. В настоящее время управление в России является быстро развивающейся как в научном, так и практическом аспектах сферой человеческой деятельности. К качеству и эффективности современного управления предъявляются высокие требования.

Преимущественно в данном случае используется разрешительная документация, но возможно и применение документации распорядительной, а также электронный документооборот на основе ЭНС.

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008 - 187 с.

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2011 - 256 с.

3. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. -- М.: Научная книга, 2008 - 137 с.

4. Организация работы с документами /под ред. И.К. Корнеева. М.: Инфра-М, 2008 - 572 с.

Размещено на Allbest.ru