Материально-производственные запасы: организация учета и проблемы их оценки

3. Документальное оформление и учет поступления материалов

Первичные документы по поступлению материалов являются основой организации учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и малоценных и быстроизнашивающихся предметов, собственного производства.

Для выполнения производственной программы предприятия определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают или производят их. На поставку материалов предприятие заключает договора с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции.

Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут ведомости (машинограммы) оперативного учета выполнения договоров поставки. В них отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и др.

Для обобщения информации о наличии и движении принадлежащих предприятию сырья, материалов, топлива, запасных частей, тары и других материальных ценностей в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен синтетический счет 10 «Материалы». Этот счет активный, инвентарный. По дебету данного счета отражаются остатки материалов на начало и конец отчетного периода и их поступление на склады (кладовые), а по кредиту - их выбытие (расход).

Материалы учитываются на счете 10 «Материалы» по фактической стоимости их приобретения (заготовления). Фактическая стоимость приобретения (заготовления) материалов складывается из их стоимости по покупным ценам и расходов по заготовке и доставке этих ценностей на предприятие.

На счете 10 «Материалы» группировка информации по видам материальных ценностей осуществляется на субсчетах.

К счету 10 «Материалы» открываются следующие субсчета:

10-1 «Сырье и материалы» - учитываются наличие и движение сырья, основных и вспомогательных материалов;

10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции детали» - учитываются наличие и движение покупных полуфабрикатов, готовых комплектующих изделий,

10-3 «Топливо» - отражаются наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, бензин, керосин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и т.д.;

10-4 «Тара и тарные материалы» - учитывается наличие и движение
всех видов тары, а также материалов и деталей, предназначенных для ее
изготовления или ремонта (бочковая клепка, железо обручное);

10-5 «Запасные части» - отражаются наличие и движение приобретенных или изготовленных для нужд основной деятельности запасных частей, предназначенных для ремонта, а также автомобильных шин в запасе и обороте. Здесь же учитывается движение обменного фонда полнокомплектных машин, оборудования, узлов и агрегатов;

10-6 «Прочие материалы» - учитываются наличие и движение отходов производства (обрубки, обрезка, стружка); неисправимого брака; материальных ценностей, полученных от выбытия основных средств, которые не могут быть использованы как топливо или материалы;

10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону» - отражается движение материалов, переданных в переработку на сторону и в последующем включаемых в себестоимость полученных из них изделий;

10-8 «Строительные материалы» - используется предприятиями-застройщиками для учета материалов, необходимых в процессе строительно-монтажных работ.

Поступающие на предприятие материалы оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы - платежное требование (приложение Ж) (в двух экземплярах: один непосредственно покупателю, другой - через банк), товарно-транспортные накладные и др. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и др. договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета поступающих грузов, в котором указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

При поступлении материалов используются следующие документы:

- производятся записи в журнале учета поступающих грузов (ф. М-1);

- при получении материалов со складов местных поставщиков экспедитор должен иметь доверенность (ф. М-2 или М-2а);

- при отсутствии расхождений поступившие материальные ценности приходуются на склад приходным ордером (ф. М-4);

- при доставке материалов автомобильным транспортом поставщик выписывает товарно-транспортную накладную (ТТН-1).

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную [, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах: первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй - для оприходования материалов получателем; третий - для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную (приложение Е) применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов [13, c. 25].

При получении материалов от поставщиков делаются следующие бухгалтерские проводки:

ДТ КТ

10 60 - на стоимость материалов

16 60 - на разницу стоимости материалов

17 60 - на сумму налога на добавленную стоимость

Таким образом, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на всю сумму образовавшейся задолжности по данной поставке согласно расчетным документам поставщика.

Выявленные во время приемки недостачи товарно-материальные ценности по вине поставщика либо транспортной организации по ранее принятому к оплате счету отражаются следующими проводками:

ДТ КТ

94 60 - на сумму недостачи ценностей в пределах норм естествен убыли

76 60 - на стоимость надостающих ценностей сверх норм естеств убыли

76 18 - на сумму НДС, относящуюся к недостающим ценностям

При предварительной оплате счетов за материальные ценности оплата и их поступление отражаются следующими проводками:

ДТ КТ

60 51 - на сумму предварительной оплаты с учетом НДС

10 60 - сумма НДС

18 60 - на общую сумму задолжности поставщику с учетом НДС

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и др. оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Поступившие в организацию материальные ценности, приобретенные за иностранную валюту, в учете отражаются следующими записями:

ДТ КТ

10 18 - сумма НДС

10 60 - на стоимость, пересчитанную в денежную единицу РБ по официальному курсу Национального банка Республики Беларусь на дату совершения операции.

Подотчетные лица приобретают материалы на предприятиях торговли, у других предприятий и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица.

4. Документальное оформление и учет расхода материальных запасов

материал учет расход склад

Материалы отпускают со склада предприятия ОАО «Гомельпласт» на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Расход материальных запасов со склада оформляется:

- лимитно-заборными картами (ф. М-8);

- актами-требованиями на замену материалов (ф. М-10);

- накладными-требованиями на отпуск материалов (ф. М-11);

- товарно-транспортными накладными (ф. ТТН-1);

- товарными накладными (ТН-2).

Расход материальных ценностей на изготовление продукции, выполнение работ и оказание услуг, а также на другие хозяйственные цели отражается:

ДТ КТ

20 10 - при расходе материалов на выработку продукции, работ, услуг

В зависимости от направления расхода материальных ценностей составляются проводки:

При списании расхода товарно-материальных ценностей за счет ремонтного фонда составляется проводка:

ДТ КТ

96 10 - при списании расхода товарно-материальных ценностей за счет ремонтного фонда

ДТ КТ

29 18 - при использовании материалов на непроизводственные нужды;

ДТ КТ

86 18 - НДС по приобретенным за счет средств целевого финансирования из бюджета, использованных по целевому назначению

При использовании приобретенных ценностей на производство продукции, обороты по реализации которой освобождены от НДС, суммы налога, предьявленные продавцом и оплаченные покупателем при приобретении для производственных целей материалов, относятся покупателем на затраты по производству продукции. Делаются проводки:

ДТ КТ

20 18 - при использовании приобретенных ценностей на производство продукции

ДТ КТ

29 68 - восстановление соответствующих сумм налога

ДТ КТ

63 10 - при возврате поставщиком по причинам брака, некомплектности и др. условий

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами. Их выписывает плановый отдел или отдел снабжения в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на I месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов). При замене в лимитно-заборной карте заменяемого материала делают запись «Замена, смотри требование № » и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.

Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. Расчеты лимитов и выписка лимитно-заборных карт на современных вычислительных машинах позволяет повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя - у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные требования-накладные. Оформляют накладные на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную (приложение Е).

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат [14, c. 20].

Размещено на Allbest.ru