Учет расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Организация расчетов наличными денежными средствами

1.1 Порядок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы

1.2 Порядок возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу

2. Методика учета расчетов с подотчетными лицами

2.1 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

3. Учетная политика и практика учета расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии

3.1 Применяемая форма бухгалтерского учета, первичные документы, регистры и технические средства по учету расчетов с подотчетными лицами

3.2 Ведение Главной книги и содержание основных бухгалтерских операций по учету расчетов с подотчетными лицами

Заключение

Список использованных источников

Введение

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Республики Беларусь и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает актуальность данной темы. бухгалтерия учет подотчётный командировка

Цель работы: рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами на примере КПУП "Городской молочный завод № 3". Рассмотреть перечень используемых документов, применяемые счета бухгалтерского учёта в соответствии с планом счетов, используемом на заводе. Разобрать виды деятельности, связанные с подотчётными операциями, и условия, которые должны выполняться для правильного учёта расчётов с подотчётными лицами, т.е.:

- изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами;

- проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

- осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов.

На эти и другие типичные вопросы, связанные с командировочными расходами, будут даны ответы в рамках этой работы на примере предприятия КПУП "Городской молочный завод № 3".

Тема курсовой работы "Учет расчетов с подотчетными лицами" актуальна по нескольким причинам: во-первых, бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Во-вторых, статьи и публикации о закупке товарно-материальных ценностей - явление довольно-таки редкое и поэтому одной из целей этой курсовой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати. Эта тема бухгалтерского учета очень широка и охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации, с которыми я получилa возможность ознакомиться и проанализировать их.

1. Организация расчетов наличными денежными средствами

1.1 Порядок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы

Денежные средства выдаются под отчет в соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки, расходов за наем помещений на срок командировки в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Выдача наличных денег на расходы, связанные со служебными командировками, может быть произведена за счет возврата средств, ранее выданных на эти цели и хранящихся в кассе субъекта хозяйствования, предпринимателя в пределах установленного лимита остатка кассы. Под отчет суммы выдаются на основании оформленного расходного кассового ордера.

Поярок выдачи наличных денег под отчет заключается, прежде всего, в обязательном предварительном обеспечении уполномоченных работников авансом на предстоящие хозяйственно-операционные расходы.

В исключительных случаях допускается использование личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, в интересах субъекта хозяйствования, предпринимателя на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

· приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

· оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

· расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

· - расходы экспедиций, геолого-разведочных партий;

· представительские расходы [2].

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет.

Выдача наличных денег осуществляется на сроки и в размерах установленных обслуживающим банком для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь:

- не более трех рабочих дней - на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения организации;

- не более десяти рабочих дней - на расходы, производимые вне места расположения организации;

- до тридцати рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации, отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции, товаров, работ, услуг, относятся: кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру формы № КО-1 с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону формы № 20-ФС, квитанция формы № КВ-1, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданных суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим запрещается.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды [4].

1.2 Порядок возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу

В соответствии с постановлением Минфина от 21.12.2007 года № 197 с 01.01.2008 представлены следующие размеры возмещения командировочных расходов:

- оплата помещений при отсутствии подтверждающего документа - 4500 рублей; жилищная компенсация не положена за:

- время нахождения в пути (кроме вынужденных остановок);

- жилье, предоставленное командировочному бесплатно (отказ от такого пристанища для милиционера равнозначен "бесплатному получению");

- номер "люкс" (если нет соответствующего разрешения нанимателя);

- питание, включенное в гостиничный счет (в наших гостиницах это обозначают неточным термином "завтрак").

Кроме того, военнослужащим (за небольшим числом исключений) не возмещается наем жилья в тех же случаях, в которых не положены суточные.

- оплата суточных (за каждый день нахождения в командировке) - 15000 рублей, 7500 рублей (суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства). Поскольку суточные в пределах Беларуси подразумевают обеспечение командированных питанием, то при отдельной оплате принимающей или направляющей стороной трехразового (как минимум) питания суточные выплачиваются только за дни поездки, в которые питание не предоставлялось. Бесплатное одноразовое питание снижает суточные до 70%, двухразовое - до 30% установленной нормы [8].

Кроме того, суточные не выплачиваются военнослужащим:

- за период отбытия наказания на гауптвахте, прикомандирования к другим частям и прохождения срочной службы;

- при служебных командировках в составе воинских частей подразделений (за немногими исключениями), а также в процессе осуществления всевозможных видов обучения и освидетельствования военно-врачебными комиссиями в амбулаторном порядке;

- в случае получения полевых денег.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются при представлении проездных документов. В исключительных случаях, при отсутствии транспортного сообщения в пределах административного района, оплата за проезд, без представления проездных документов, с разрешения руководителя предприятия, учреждения, организации может быть компенсирована по минимальной стоимости проезда. Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированному работнику без представления подтверждающих документов [9].

Возмещается оплата за проезд транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, находящимся за чертой населенного пункта.

Командированный вправе использовать для поездки в командировку или обратно собственные выходные. Расходы на подобный проезд возмещаются как обычно, а вот наем жилья и суточные за такие выходные не компенсируются. Несколько иначе соединяется командировка и отпуск для тех, кто работает за границей, а командируется на Родину: во время поездки им возмещается и проезд, и суточные независимо от того, на какие дни припадает поездка. А уже потом время пребывания в Беларуси подразделяется на: командировочное (с компенсацией) и отпускное (без компенсации).

Естественно, командировка, как и любая другая поездка, может осуществляться на транспорте нанимателя - и тогда никакой компенсации за проезд не полагается. Зато наниматель обязан указать в своем приказе (распоряжении) маршрут следования, номер и марку автомобиля, а также выписать путевой лист на автомобиль и обеспечить водителя средствами, необходимыми в дороге.

Возмещается стоимость междугородных телефонных переговоров в интересах выполнения служебного задания возмещается на основании соответствующих квитанций (счетов) при наличии подтверждения служебной необходимости в таких переговорах со стороны нанимателя.

Если командировочный не может выполнять служебное задание или вернуться к месту постоянной работы по состоянию здоровья, удостоверенному в установленном порядке, то ему на период временной нетрудоспособности (но не более 40 дней) сохраняется право на возмещение найма жилья (кроме дней нахождения на стационарном лечении в больнице) и суточные. Правда, дни болезни в срок командировки не включаются, и за них полагается не сохранение среднего заработка, а пособие по временной нетрудоспособности.

Что касается авансирования командировок, то это скорее гарантия, чем компенсация. Ведь оно предусмотрено исключительно для того, чтобы работник не тратил на служебные цели личные деньги. Поэтому законодательство обязывает нанимателя выдать аванс в пределах суммы проезда, проживания и суточных не позже чем за день до отъезда в служебную командировку [12].

При командировании за границу возмещению подлежит все то же самое, что и при служебных поездках по Беларуси, но есть и существенные уточнения.

1. Средний заработок (денежное довольствие, стипендия) по основному месту работы (службы, учебы) не сохраняется командированным за границу для обучения (стажировки) сроком более 2 месяцев, если принимающая сторона предоставляет жилое помещение, обеспечивает питание и производит выплату денежного пособия на личные расходы (выплачивает стипендию).

2. Проезд туда и обратно на воздушном, железнодорожном и водном транспорте возмещается лишь по тарифу 2-ого класса (то есть "экономического класса" на самолетах, "туристического класса" или категории "ниже третьей" на судах и "купе" в поезде). В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя, а также при отсутствии 2-ого класса расходы возмещаются по 1-ому классу ("бизнес-класс" на самолете, 1-ый класс или 1 - 3-ей категории на судах и "СВ" в поезде). И только проезд по железным дорогам Азии и Африки (по любым дорогам для руководящих кадров республиканского и местного уровня) возмещается по 1-ому классу.

В стоимость проезда дополнительно включается:

- возмещение страховых и комиссионных сборов, а также обязательного сбора в аэропортах;

- стоимость комплекта спальных принадлежностей (на железнодорожном или водном транспорте в ночное время);

- платежи за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам;

- провоз во исполнение служебного поручения багажа (не более 80 килограмм) независимо от количества багажа, провозимого бесплатно.

- транспортные расходы в пределах пункта командирования.

Стоимость же питания, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

При последующем возмещении принимающей стороной стоимости приобретенных проездных билетов полученная инвалюта сдается в кассу нанимателя.

Работник, командированный на транспорте нанимателя, сверх обычного аванса получает деньги (валюту), необходимые для приобретения ГСМ, оплаты стоянок, дорожных и таможенных сборов, осуществления обязательного страхования и мелкого ремонта. В последующем такие расходы возмещаются в полном размере. Точно так же по завершении командировки возмещаются и другие расходы, связанные с выполнением международных автомобильных перевозок, в том числе по оплате разрешений на проезд, ветеринарного и фитосанитарного контроля, мойки и приграничной обработки транспорта, таможенного конвоирования грузов, экологических налогов (сборов), факсимильной связи; эвакуации в случаях аварий и неисправностей.

При командировании в определенную страну, имеются Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, утвержденное постановлением.

Для командированных из числа высшего руководящего состава нашего государства Минфин предусмотрел два перечня. По первому из них возмещение заграничных расходов по найму жилья осуществляется без ограничений (по фактическим расходам, подтвержденным документально). А по второму - жилищный норматив увеличен в полтора раза.

За время проезда по Беларуси выплачиваются суточные, установленные для внутренних командировок. За остальное время - по нормам страны командирования. Но территория Беларуси невелика - день выезда (прибытия) и день пересечения государственной границы в большинстве случаев совпадают. Поэтому для правильного исчисления суточных необходимо применять следующее правило: в день выбытия из страны суточные исчисляются по зарубежным нормам, в день возвращения - по внутриреспубликанским, а если командированный оба раза (туда и обратно) пересек госграницу в один день - за этот день полается 100% зарубежного возмещения (50% при однодневных командировках).

Вынужденная задержка (остановка) при следовании по иностранной территории продолжительностью более суток влечет выплату суточных и компенсацию найма жилья по нормам страны задержки (остановки). Иные задержки в пути на возмещение командировочных расходов не влияют [5].

Суточные за время проживания за границей не выплачиваются, если:

- принимающая сторона обеспечивает командированного трехразовым питанием, транспортом, а также валютой на личные расходы и проезд городским транспортом;

- направляющая сторона внесла предварительный взнос за участие командированного в международном мероприятии.

При обеспечении только бесплатным питанием (хотя бы двухразовым) суточные снижаются до 30% (15% для делегаций школьников, студентов и других учащихся, а также участников международных мероприятий, оплаченных предварительным взносом), а при одноразовом питании - до 70%. При поездках на водном транспорте, где предоставляется питание, суточные подлежат снижению до 30% нормы за все дни плавания, включая день прибытия.

Начиная с 61-го дня зарубежной командировки, суточные выплачиваются в размерах, установленных для загранучреждений.

Для лиц, работающих за рубежом, установлены суточные по нормам страны командирования, в том числе 50% нормы при однодневных командировках. И только при командировании на Родину зарубежные работники получают соответствующую часть суточных в белорусских рублях по внутриреспубликанским нормам.

Сверх установленных норм расходов по найму жилья возмещаются только местные сборы на право проживания, действующие в отдельных городах СНГ. Участникам международных семинаров, совещаний, конференций и других мероприятий подобного рода (включая стажировку и обучение) возмещается наем жилья, предоставленного страной-организатором согласно условиям проведения, в том числе сверх предельной нормы.

При командировках по СНГ допускается возмещение расходов по найму жилья без подтверждающих документов - в размере 5% предельной нормы [1].

- Среди иных расходов, возмещаемых командированному за границу, Минтруд перечисляет такие специфические, как:

- комиссионные по обмену валюты (чека) и совершению операций с использованием корпоративной пластиковой карточки;

- расходы по получению служебного заграничного паспорта и виз (без представления подтверждающих документов);

- медицинское страхование.

Окончательный расчет с командированным за границу производится в течение 30 дней после авансового отчета, причем компенсацию в соответствующей валюте разрешается заменить рублями по курсу.

2. Методика учета расчетов с подотчетными лицами

2.1 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица - работники предприятия, получившие денежные средства под отчет на предстоящие командировочные расходы, на оплату канцелярских и почтово-телеграфных расходов, расходы связанные с приобретением материальных ценностей: в розничной торговле, на закупку горюче-смазочных материалов и на другие хозяйственные нужды. Руководитель предприятия ежегодно утверждает список лиц, имеющих право получать под отчет денежные средства. Все суммы под отчет выдаются в соответствии с приказом руководителя. Наличные денежные средства под отчет выдаются из кассы предприятия по расходно-кассовым ордерам. По каждой сумме, взятой под отчет, подотчетное лицо обязано отчитаться с помощью документа "авансовый отчет". К авансовым отчетам должны быть подшиты документы, подтверждающие расход сумм, указанных в авансовом отчете.

Каждый авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Авансовый отчет служит основанием для выплаты подотчетному лицу перерасхода по авансу или возврата в кассу неиспользованных сумм со стороны подотчетного лица [1].

Первичный документ, который определяет командировочное лицо - это командировочное удостоверение. В командировочном удостоверении делается отметка об убытии командировочного лица, заверенное печатью и о дне возврата (заверенное печатью). В пункте назначения ему также должны предоставить отметку о убытии и прибытии (с печатью). По этим отметкам подсчитывается срок командировки. По командировочным возмещаются:

затраты на проезд до пункта назначения и обратно;

затраты на проживание в гостинице;

суточные за командировочные дни [10].

Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

1) оформление так называемых подготовительных документов;

2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы.

На первом этапе в организации составляется и протоколом правления утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

На этом же этапе издаются внутренние организационно - распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

- перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;

- порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

- порядок расходования средств на представительские расходы;

- документальное оформление представительских расходов;

- порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

- нормирование отдельных видов представительских расходов.

На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

- распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;

- распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

- программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

- отчет о расходах на проведение деловой встречи;

- авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы [4] .

Такими документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.

Все первичные документы должны соответствовать требованиям Закона РБ.

Документы, регулирующие порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организации, не содержат понятия "представительские расходы".

Но если понесенные организацией затраты по своему характеру можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами.

При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

К представительским относятся расходы организации:

1) на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

2) транспортное обеспечение доставки принимаемых лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

3) буфетное обслуживание во время переговоров;

4) оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время представительских мероприятий [2].

Не относятся к представительским расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

В том случае, если организация определяет доходы и расходы методом начисления, ее представительские расходы относятся к косвенным расходам, которые в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода. База при исчислении предельного размера представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с начала налогового периода.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

- наименование организации-продавца;

- идентификационный номер (ИНН)

- заводской номер ККМ;

- порядковый номер чека;

- дата и время покупки;

- стоимость (цену) покупки;

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности [1].

Товарный чек (или накладная) должен содержать следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции

- измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа "канцтовары", "хозтовары" и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

- должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

Суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются.

Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника с приложением подтверждающих расходы документов.

Дополнительными документами могут быть ведомости списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию, акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т.п. [7]

2.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.[3]

Аналитический учет по счету ведется по каждой авансовой выдаче.

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

При применении сокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется в журнале-ордере № 03.

Учет наличия и движения подотчетных сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов. [2]

На основании журнала, приложенного к данной курсовой работе, корреспонденцию счетов по учету расчетов с подотчетными лицами можно представить в форме следующей таблицы.

Таблица 1. Корреспонденция счетов бухгалтерского учета расчетов по оплате труда

Содержание операций	Корреспонденция счетов
	дебет	кредит
Сотруднику предприятия Манулик Т.А. выдан аванс на командировочные расходы	71	50
Списана сумма денежных средств, выданная сотруднику предприятия Олешкевич А. на хозяйственно-операционные расходы	44	71

Кроме приведенных в таблице бухгалтерских записей при учете расчетов с подотчетными лицами могут составляться и другие проводки.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счетов расходов, т.е. Д 10, 20,26 К 71.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84 "Нераспределенная прибыль" или в дебет счетов фондов потребления предприятия, т.е. Д 84 К 71.

Отнесение на виновных лиц неправильно израсходованных сумм, выданных под отчет, отражается составлением записи Д 73.2 К 71.

На сумму невозвращенных в срок подотчетных средств составляется запись Д 94 К 71, после которой эта сумма списывается на виновное подотчетное лицо Д 73.2 К 94.

При направлении подотчетного лица в заграничную командировку ему выдается аванс в иностранной валюте. При этом в бухгалтерии составляются следующие записи:

- приходование валюты, полученной в банке - Д 50.4 К 52;

- списание выданной в подотчет валюты - Д 71 К 50.4;

- после возвращения из командировки подотчетная сумма списывается в счета затрат - Д 20,26 К 71.

Возникающие курсовые разницы на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчета по кредиторской задолженности по счету 71 относятся на себестоимость продукции, а по дебиторской - на финансовые результаты от деятельности предприятия.

Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету.

Суммы командировочных расходов в пределах нормативов, установленных Минфином, относятся на затраты по производству и реализации продукции (работ, услуг), а сверхнормативные возмещения осуществляются за счет прибыли, остающейся в распоряжении налогоплательщика (собственных средств организации). На этом основании командирующая организация (предприниматель) исключают нормативные расходы по командировкам из налогооблагаемой базы, а также из состава фонда заработной платы при исчислении страховых взносов в Фонд социальной защиты населения, чрезвычайного налога и обязательных отчислений в государственный фонд содействия занятости.

Традиционно командировочным делопроизводством занимается кадровая служба, иногда канцелярия, еще реже бухгалтерия [8].

3. Учетная политика и практика учета расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии

3.1 Применяемая форма бухгалтерского учета, первичные документы, регистры и технические средства по учету расчетов с подотчетными лицами

КПУП "Минский Городской молочный завод № 3" введен в строй в декабре 1983года, осуществлял финансово-хозяйственную деятельность в качестве структурной единицы Минского городского производственного объединения молочной промышленности, выделился в самостоятельное предприятие с 1 февраля 1989 года. КПУП "Городской молочный завод № 3" - юридическое лицо, имеющее печать со своим наименованием, самостоятельный баланс, расчетный счет 3012028190882 в Минском филиале № 511 АСБ "Беларусбанк" код 153001815, УНН 100027311 ОКПО 03420694.

Юридический адрес: 220070, г. Минск, ул. Солтыса,185 .

КПУП "Городской молочный завод № 3" является основным поставщиком цельномолочной продукции для розничной торговли г. Минска. Завод специализируется на производстве фасованных молочных продуктов: молока, кефира, сливок, сметаны, в ограниченном объеме вырабатывает пасту творожную, сыр мягкий, десерты молочные. Ассортимент вырабатываемой продукции составляет более 130 наименований. Уставный фонд предприятия составляет 3850,0 тыс. рублей.

Каждая хозяйственная операция на предприятии должна оформляться документально, следовательно, учёт расчётов с подотчётными лицами тоже должен оформляться документально. Рассмотрим документальное оформление представительских операций на КПУП "ГМЗ №3".

Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.[4, с. 285]

В соответствии с приказом руководителя КПУП "ГМЗ № 3" подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании оформленного расходно-кассового ордера (РКО). В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т.е. Д 71 К 50.

Основными реквизитами расходно-кассового ордера являются:

· наименование организации;

· номер документа и дата его составления;

· сумма, подлежащая выдаче;

· ФИО работника, которому необходимо выдать аванс;

· документ, на основании которого оформляется данный РКО;

· документ, удостоверяющий личность работника;

· сумма прописью и подписи руководителя, главного бухгалтера, подотчетного лица и кассира, выдавшего аванс.

К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг), относятся кассовый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону и другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.[17, с. 183]

Каждый из этих оправдательных документов должен быть установленной формы с содержанием обязательных реквизитов. Так, например, в кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Приобретенные товарно-материальные ценности подотчетным лицом приходуются по соответствующим первичным документам (накладная, товарная накладная). В бухгалтерии составляется запись Д 44,10 К 71.

В исключительных случаях допускается использование личных денежных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, в интересах субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

В этом случае физические лица обязаны не позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах субъекта хозяйствования. В соответствии с данным отчетом, в бухгалтерии на прямую может составляться запись Д 44 К 50, исключающая записи Д 71 К 50 (выдан аванс) и Д 44 К 71 (списана подотчетная сумма по авансовому отчету). Командировка на КПУП "Городской молочный завод №3" оформляется приказом с указанием пункта назначения, наименования предприятия (организации), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью [7]. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются следующие:

· номер командировочного удостоверения;

· штамп объединения, предприятия, учреждения, организации;

· ФИО, должность и место работы командируемого работника;

· пункт назначения;

· срок командировки;

· цель командировки;

· документ, являющийся основанием для выдачи командировочного удостоверения с указанием его номера и даты подписания.

На обратной стороне командировочного удостоверения делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы.

Срок командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.[2]

Лица, убывающие в командировки, на предприятии регистрируются в специальных журналах.

По возвращении работника из командировки он должен предоставить овансовый отчет. Основными реквизитами авансового отчета являются:

· наименование организации;

· ФИО и должность работника;

· номер и дата составления авансового отчета;

· назначение аванса;

· сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;

· и некоторые другие реквизиты.

На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:

· дата;

· порядковый номер документа;

· кому, за что и по какому документу уплачено;

· сумма оплаты;

· итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица.

К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к которым относятся следующие:

· командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

· оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;

· проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

· отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя). [12]

Цели служебной командировки могут быть разными: налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников и др. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

Неизрасходованные суммы аванса работник должен возвратить в кассу предприятия, что отражается бухгалтерской записью Д 50 К 71 и оформлением ПКО.

В случае не предоставления в установленный срок авансовых отчетов или не возврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе удержать их из заработной платы работника.[1]. Данная операция сопровождается записью Д 70 К 71.

Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. Бухгалтер исследуемого предприятия производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель предприятия утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

Таким образом, на данном предприятии учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые другие.

3.2 Ведение Главной книги и содержание основных бухгалтерских операций по учету расчетов с подотчетными лицами

На КПУП "Городской молочный завод № 3" применяется журнал-ордер №7. В нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетника.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату.. Эта операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 - выданы деньги в подотчет (обратная проводка - сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1) руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

2) руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Следует отметить, что счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

На КПУП "Городской молочный завод № 3" данные по подотчетным суммам заносятся в регистр аналитического учета, в нем делается группировка, подсчитываются итоги за месяц.

Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18, особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счета 20 "Основное производство", а затем на счёт 92/2 "Внереализационные доходы и расходы".

Остатки неиспользованных сумм, возвращенные подотчетными лицами в кассу предприятия, списываются с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счета 50 "Касса".

Пример:

На КПУП "Городской молочный завод № 3" инженер получил 95000 руб. на командировочные расходы. По прибытии из командировки инженер представил отчет вместе с документами, подтверждающими расход денежных средств, на сумму 100000 руб. Бухгалтерия утвердила отчет на сумму 90000 руб. Излишне выданную сумму удержали из зарплаты.

1.Д-т 71 - К-т 50 - 300000 руб. - списание из кассы суммы выданного аванса с одновременным отражением дебиторской задолженности подотчетного лица.

2.Д-т 20 - К-т 71 - 350000 руб. - списание утвержденной суммы в себестоимость.

3.Д-т 71 - К-т 50 - 50000 руб. - выдача из кассы денежных средств, в счет погашения кредиторской задолженности подотчетному лицу.

Свои особенности имеет учет подотчетных сумм, выданных в валюте, при командировании работников за границу. Аванс выдается в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных. Нормы суточных при краткосрочных командировках за границу, как и нормы за проживание в гостинице, в иностранной валюте установлены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь.

Выданную валюту отражают в бухгалтерском учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Национального банка Республики Беларусь на момент выдачи.

Полученную в банке валюту приходуют бухгалтерской проводкой:

* дебет субсчета 50/4 "Валютная касса" и кредит счета 52 "Валютные счета".

Выданную под отчет валюту списывают из кассы бухгалтерской проводкой:

* дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и

* кредит субсчета 50/4 "Валютная касса".

Выдавать аванс в белорусских рублях нельзя, так как они пока не являются свободно конвертируемой валютой и не имеют хождения в других странах. Курсовые разницы, возникающие от текущего изменения курса белорусского рубля по отношению к иностранным валютам, отражаются в учете на счете 92 "Внереализационные доходы и расходы".

Кроме того на предприятии составляются следующие проводки:

* Д-т сч. 71, К-т сч. 50 - выданы денежные средства под отчет;

* Д-т сч. 10, 19, 20, 26 и др., К-т сч. 71 - оприходованы ценности или списаны расходы согласно утвержденному отчету и предъявленным приходным документам;

* Д-т сч. 41, К-т сч. 71 - оприходованы ценности, купленные в торговых розничных организациях (примечание: согласно главе 21 НК РФ суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам) приобретенным для производственных нужд у организаций, освобожденных от уплаты НДС, к зачету у покупателей не принимаются и расчетным путем не выделяются);

* Д-т сч. 50, К-т сч. 71 - возвращен неиспользованный аванс;

* Д-т сч. 71, К-т сч. 50 - выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.

Учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечивать правильность и своевременность расчетов, поэтому он ведется по каждой выданной под отчет сумме и каждому подотчетному лицу в журнале-ордере № 7, который имеет линейно-позиционную форму построения, позволяет вести синтетический и аналитический учет по счету 71.

Заключение

На примере КПУП "Городской молочный завод №3" была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Расчеты с подотчетными лицами на КПУП "Городской молочный завод №3" имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение продукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги.

Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по РБ, расходы на представительские цели, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.

Что касается КПУП "Городской молочный завод №3", то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов. Кроме того следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии нуждается в некотором реформировании. Например, бывает, что при наличии небольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо. В авансовом отчете второй раздел бухгалтером не заполняется, во избежание повторного заполнения данных, что оговорено в учетной политике. Вообще происходит дублирование записей по лицевым счетам, то есть каждый бухгалтер делает разноску, но это издержки книжно-журнальной формы и автоматизированная локальная сеть решит этот вопрос.

В результате всего вышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы.

Прежде всего, следует отметить, что расходы на командировки - неотъемлемая часть состава затрат исследуемого предприятия, в связи с чем основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:

· своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

· документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

· контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, которые не станут преградой на пути его дальнейшего функционирования.

Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление позволит облегчить и значительно ускорить процесс расчетов с подотчетными лицами на любом предприятии.

Список использованных источников

1. Акулич Ю.И. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Ю.И. Акулич, И.Н. Бурцева, О.А. Левкович; Под общ.ред. О.А. Левковича. - Мн.: Дикта, 2003. - 368с.

2. Бухгалтерский учет: Балдинова А.И., Дементей Т.Н., Завидова Е.И. и др.; Под общ. ред. Е.И. Тишкова. - 4-е изд., перераб. и доп. - Мн.: Вышейшая школа, 1999. 746 с.

3. Бухгалтерский учет: Учеб.пособие/ В.Ф. Бабына, Т.И. Панова, З.И. Одуло и др.; Под общ. ред. В.Ф. Бабыны. - Мн.: Выш.шк., 2002. - 304 с.

4. Бухгалтерский учет: Учебник / И.И. Бочкарева, В.А. Быков и др. Под редакцией Соколова Я.В. - М.:ТК Велби, Издательство Проспект, 2004. 768 с.

5. Бухгалтерский учет: Учебник. // Под ред. А.В. Власова. - М.: Финансы и статистика, 2001. 296 с.