Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами (на примере ООО "Альянс-М")

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические основы организации расчетов с подотчетными лицами

1.1 Анализ нормативного регулирования расчетов с подотчетными лицами

1.2 Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами

Глава 2. Организация и учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Альянс-М»

2.1 Краткая характеристика ООО «Альянс-М» и его учетной политики

2.2 Документальное оформление и учет командировочных расходов

2.3 Учет операционно-хозяйственных расходов, оплаченных через подотчетных лиц

Заключение

Список литератур

Введение

Каждое предприятие независимо от организационно-правовой формы, вида деятельности выдает своим работникам наличные денежные средства под отчет. Прежде всего, наличные денежные средства используются для оплаты командировочных расходов: для покупки билетов, оплаты проживания и т.п. Кроме того, для выполнения повседневных служебных обязанностей работники предприятия неизбежно нуждаются в канцелярских товарах, хозяйственном и производственном инвентаре. Оплата подобных хозяйственно-операционных расходов, различных услуг, как правило, осуществляется самими работниками за наличные средства, выданные им в кассе под отчет.

Однако вследствие невнимательного или небрежного ведения бухгалтерского учета, а также отсутствия контроля за расчетами с работниками по выданным под отчет денежным средствам нередко в организациях допускаются различного рода ошибки в расчетах с подотчетными лицами. Учитывая, что через подотчетных лиц могут оплачивать расходы, размеры которых нормируются при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (командировочные расходы, представительские расходы), необходимо самым внимательным образом подходить к определению их величины. К искажению показателей отчетности ведет неправильное отражение в бухгалтерском балансе сумм сальдо по счету учета расчетов с подотчетными лицами. А отсутствие текущего контроля за состоянием расчетов с подотчетными лицами, своевременного принятия мер к взысканию просроченной задолженности неизбежно ведет к тому, что в распоряжении подотчетных лиц достаточно длительный срок находятся весьма значительные суммы.

Такое невнимательное и халатное отношение к рассматриваемой группе внутрихозяйственных расчетов, как правило, приводит к значительным материальным потерям (штрафы, пени).

Таким образом, сказанное определяет выбор темы курсовой работы, а также её актуальность.

Основная цель исследования курсовой работы заключается в учете операций с денежными средствами и разработке основных направлений совершенствования организации и учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.

Для достижения указанной цели в работе последовательно решены следующие задачи:

проанализирована нормативно-правовая база, регулирующая порядок организации и учета расчетов с подотчетными лицами в Российской Федерации;

изучается порядок синтетического учета расчетов с подотчетными лицами;

дана краткая характеристика ООО «Альянс-М»;

исследовано состояние организации и учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Объект исследования - Общество с ограниченной ответственностью «Альянс-М» (далее ООО «Альянс-М»).

Предмет исследования - бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.

В качестве источников в работе использованы нормативно-правовые акты РФ, книги и статьи ведущих российских ученых-экономистов, специалистов по бухгалтерскому учету, первичная учетная документация и бухгалтерская финансовая отчетность ООО «Альянс-М».

Глава 1. Теоретические основы организации расчетов с подотчетными лицами

1.1 Анализ нормативного регулирования расчетов с подотчетными лицами

Исследование любых аспектов бухгалтерского учета невозможно без рассмотрения регулирующей их нормативно-правовой базы. В связи с этим проанализируем, как осуществляется регулирование организации и учета расчетов с подотчетными лицами, какие основные требования предъявляются к ней соответствующими законодательными актами.

Отдельную группу нормативных документов, определяющих правила

совершения операций с подотчетными лицами, составляют документы, регулирующие порядок совершения операций с наличными денежными средствами в целом:

Положение ЦБ РФ от 5 января 1998 г. N 4-П "О правилах организации

наличного денежного обращения на территории Российской Федерации"

(далее - Положение ЦБ РФ N 14-П);

- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций);

В соответствии с этими документами все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно - правовой формы обязаны:

- приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков

- производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами - в пределах установленной ЦБ РФ суммы. Указанием Центрального Банка РФ от 28.04.2008 г. № 2003-У предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в России установлен в сумме 100 000 руб. Это означает, что по одному договору (счету) можно расплатиться наличными только в сумме 100 000 руб., независимо от того, в течение какого времени будут уплачиваться деньги. В случае, если сумма договора превышает 100 000 руб., то при условии уплаты 100 000 руб. наличными сумму превышения (разница между суммой договора или счета) необходимо уплатить по безналичному расчету.

- для осуществления наличных расчетов иметь кассу и кассовую книгу. Хранить в кассе наличные деньги в пределах установленного банком лимита

Подотчетными суммами называются «денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам». При этом «работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами (лицами, взявшими в подотчет денежные средства)».

Условия выдачи наличных денег под отчет приведены в п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

Так, организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчет на:

- командировочные расходы;

- хозяйственно - операционные нужды;

- расходы экспедиций, геолого-разведочных партий;

- расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.

При этом предприятия должны учитывать следующие требования Порядка ведения кассовых операций:

1) подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который деньги выданы, или со дня возвращения из

командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

2) выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

3) передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Для правильного отражения организацией в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами при направлении их в командировки необходимо учитывать следующее:

- цель командировки;

- кто направляется в командировку;

- место командировки;

- срок командировки;

- какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке;

- условия командировки за пределы России;

- порядок оформления командировки;

- порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Цель командировки определяет ее классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого, командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

Согласно ст.166 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), утвержденного Федеральным законом от 30.12.2001 N 197-ФЗ, служебной признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Право на компенсацию командировочных расходов имеют только работники предприятия. Компенсация командировочных расходов лицам, не работающим на предприятии или работающим в соответствии с гражданско-правовыми договорами, законодательством не предусмотрена. Однако не существует и закрытого перечня лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.

Таким образом, под служебной командировкой понимается поездка работника, связанная с выпуском продукции (работ, услуг) или направленная на обеспечение условий функционирования организации в целом (общехозяйственные нужды). Расходы по таким командировкам планируются и учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по ним списываются за счет целевых источников финансирования или на уменьшение прибыли организации. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения, и т.п.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, а именно:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

В случае временной нетрудоспособности находящегося в командировке работника, удостоверенной в установленном порядке, кроме пособия по временной нетрудоспособности, возмещаются расходы по найму жилья и суточные. При этом дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

При направлении в командировки работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним производятся организацией за счет использования прибыли.

При заключении организацией с физическими лицами договоров гражданско-правового характера последние получают от организации денежные средства за выполненные для организации работы и оказанные услуги. Наряду с этим организация может согласно договору производить оплату данным лицам расходов по найму жилых помещений и проезду к месту выполнения работ (услуг) и обратно, которые списываются организацией на себестоимость продукции (работ, услуг) по статье "Расходы на оплату труда". Расходы организации по возмещению данным лицам расходов по найму помещений и проезду не являются командировочными расходами и списываются на себестоимость по статье "Прочие расходы". Такие расходы возмещаются организацией согласно предъявляемым данными лицами документам, подтверждающим расходы.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. При этом в случае отправления транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. То же относится и ко дню приезда.

Перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных и т.п.). Организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае данный работник в составе авансового отчета не представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке.

По возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.

По утверждению отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованных сумм.

Наряду с командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на:

- хозяйственно - операционные расходы;

- представительские нужды.

Под хозяйственно - операционными расходами понимаются «расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая ГСМ, на оплату работ и услуг». При этом необходимо учитывать следующее:

- наличные денежные средства выдаются работникам в размере 10-дневной потребности и на срок не более 15 рабочих дней;

- платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного Банком России для расчетов наличными средствами между юридическими лицами;

- лимит устанавливается на один платеж, под которым понимается платеж по одному документу или платеж в один день по нескольким документам;

- платежи должны вноситься в кассу организации - продавца;

- при совершении покупки товаров у физических лиц сделки должны быть совершены в письменной форме и заверены нотариально, если это предусмотрено законодательством или соглашением сторон;

- при совершении покупки у физического лица сделка оформляется договором купли - продажи, который содержит данные физического лица - продавца товара;

- при покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, место жительства продавца, наименование продуктов и т.п.).

По суммам, выдаваемым предприятиями своим работникам деньги под отчет на командировочные расходы, покупку канцтоваров, подарков каких-либо ограничений по сумме денег, выдаваемой под отчет, нет. Однако следует учитывать, что, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени фирмы. Поэтому при таких расчетах нужно соблюдать предельный размер расчетов наличными.

Если же фирма нарушит этот лимит, то с нее могут взыскать штраф от 400 до 500 МРОТ (от 40 000 до 50 000 руб.). Также за это нарушение предусмотрен административный штраф для должностных лиц фирмы от 40 до 50 МРОТ (от 4000 до 5000 руб.). Суммы этих штрафов установлены в ст.15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

1.2 Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами

Выдача наличных денег из касс предприятий подотчетным лицам производится по расходным кассовым ордерам или надлежащим образом оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно - хозяйственные расходы, применяется унифицированная форма "Авансовый отчет" (форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55), которая составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 г. N 26 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:

1. N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

2. N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

3. N Т-10 "Командировочное удостоверение";

4. N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".

Указанные унифицированные формы обязаны применять юридические лица всех форм собственности.

Форма N Т-9 применяется для оформления и учета направления работника в командировку, а форма N Т-9а применяется для оформления и учета при направлении работников в командировку. Они отличаются лишь тем, что форма N Т-9 предполагает одно командированное лицо, а форма N Т-9а оформляется на нескольких лиц (комиссию, бригаду), направляемых в командировку. В приказе (распоряжении) указывается фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, профессия, должность, а также цель, время и место командировки.

Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы - другое уполномоченное лицо), а подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.

Постановлением N 26 не установлено оформление определенного количества экземпляров приказов. На практике копии приказов (распоряжений) о направлении в командировку изготавливаются в необходимом количестве, в соответствии со схемой документооборота и структурным делением предприятия.

Небольшое предприятие может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в Книге приказов.

Крупные предприятия обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя предприятия (канцелярии), второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении (цехе, отделе, филиале, представительстве), в котором работают командированные лица.

При направлении в командировку нескольких работников организации одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия в семинарах, учебе и т.п. оформляется Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма N Т-9а).

Работник кадровой службы должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма N Т-9а).

В качестве наиболее распространенного основания для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку в формах N N Т-9 и Т-9а указывается служебное задание (форма N Т-10а).

Унифицированная форма N Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении. Без этого документа издание приказа и выписка командировочного удостоверения (форма N Т-10) не должны производиться.

По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с "Командировочным удостоверением" (форма N Т-10) и авансовым отчетом.

Таким образом, служебное задание является и завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу предприятия, либо возмещение работнику предприятия понесенных расходов (в случае, если они превысили ранее выданный аванс).

Проверка целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки выполняется руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания и применяется унифицированная форма N Т-10а.

Командировочное удостоверение (форма N Т-10) выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9) и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.

Командировочное удостоверение должно обязательно содержать отметки о прибытии и выбытии работника, заверенные подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью. Если работник командируется в разные населенные пункты, то соответствующие отметки должны заверяться печатью предприятия, отправляющего и принимающего работника. При этом фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него.

Командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные.

Общий порядок отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций предприятий с использованием наличных денежных средств, в том числе расчетов с подотчетными лицами, устанавливает План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкция по его применению, утвержденные Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 34н.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно - хозяйственные и операционные расходы, предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Факт обоснованной выдачи наличных денег подотчетному лицу сопровождается бухгалтерской записью:

Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" К-т 50 "Касса".

Расходы, оплачиваемые из подотчетных сумм, списывают согласно утвержденному авансовому отчету и предъявленным документам следующим образом:

Д-т 10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", 41 "Товары" К-т 71 - оприходованы соответствующие материальные ценности;

Д-т 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" К-т 71 - отражены соответствующие расходы.

Возврат остатка неиспользованных сумм в кассу оформляют следующей записью:

Д-т 50 К-т 71.

Аналитический учет по данному счету ведут по каждой авансовой выдаче.

Важным элементом внутреннего контроля за денежными суммами, выданными под отчет, является порядок отражения в учете подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки. Эти суммы отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем они списываются: со счета 94 в дебет счета 70 - если они могут быть удержаны из оплаты труда работника, или в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника.

Денежные средства могут быть выданы работнику на представительские расходы. Их состав установлен п.2 ст.264 НК РФ. При этом представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Состав представительских расходов организация определяет при утверждении сметы общехозяйственных расходов на отчетный (налоговый) период. В течение отчетного (налогового) периода представительские расходы включаются в состав прочих расходов по норме, установленной п.2 ст.264 НК РФ. Размер расходов не должен превышать 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

При превышении установленной нормы сумма налогооблагаемой прибыли увеличивается для целей налогообложения.

Названные операции отражаются в учете следующими записями:

Д-т 71 К-т 50 - выданы денежные средства под отчет на представительские расходы;

Д-т 26 К-т 71 - отражены представительские расходы в составе затрат;

Д-т 19 К-т 71 - отражен НДС;

Д-т 50 К-т 71 - возвращена неиспользованная часть денежного аванса согласно авансовому отчету;

Д-т 71 К-т 50 - выданы деньги в перерасход согласно авансовому отчету;

Д-т 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" К-т 68 - восстанавливается сумма НДС, приходящаяся на перерасход в случае превышения фактических расходов над нормируемыми.

В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить авансовые отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Так, в течение трех дней по возвращении должны быть представлены отчеты по командировкам. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются в учете следующей проводкой:

Д-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

В дальнейшем эти суммы списывают со счета 94. Если эти суммы могут быть удержаны из заработной платы, оформляется следующая проводка:

Д-т 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" К-т 94.

Если подотчетные суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работника, делается следующая проводка:

Д-т 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба", К-т 94.

Глава 2 Организация и учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Альянс-М»

2.1 Краткая характеристика ООО «Альянс-М» и его учетной политики

ООО «Альянс-М» было зарегистрировано в феврале 2003 года, состоит на налоговом учете в инспекции МНС РФ г.Тулы по Советскому району, о чем свидетельствует присвоенный ИНН 7106011410.

Место нахождения общества: 300012, РФ, г.Тула, ул.Жаворонкова, д.6.

Учредитель ООО «Альянс-М» - физическое лицо, размер уставного капитала - 10 000 руб., полностью оплачен.

Безналичные расчеты и платежи осуществляются через расчетный счет

- 40702810843030300439 в Тульском ОСБ 8604.

Основной и единственный вид деятельности - оказание ремонтно-строительных услуг юридическим и физическим лицам.

Бухгалтерский учет в ООО «Альянс-М» ведется главным бухгалтером, состоящим в штате предприятия, штатным расписанием предусмотрена должность бухгалтера-кассира. Форма бухгалтерского учета в ООО «Альянс-М» автоматизированная, используется программный комплекс «1:С Бухгалтерия».

Отдельно оборудованным помещением под кассовый узел предприятие не располагает. Все расчеты наличными - оприходование денег от клиентов, выдача средств на командировочные и хозяйственные расходы, выплата заработной платы и т.п. осуществляются непосредственно в комнате бухгалтерии.

Учетная политика ООО «Альянс-М» на 2012 год составлена в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету и отчетности (ПБУ 1/98) «Учетная политика предприятия», утверждена Приказом № 34 от 28.12.2011 г. директора предприятия включает следующие элементы.

1. Для ведения бухгалтерского учета используется журнально-ордерная форма учета с применением средств вычислительной техники. Бухгалтерская информация храниться на машинных и бумажных носителях. Ответственность за обеспечение сохранности бухгалтерской информации от несанкционированного доступа возложена на главного бухгалтера;

2. Начисление амортизации в бухгалтерском учете производится линейным методом с применением равномерного начисления амортизации в течение срока их полезного использования с применением счета 02 «Амортизация основных средств».

3. Амортизация объектов основных средств для целей налогообложения производится - по объектам, относящимся к IV амортизационной группе, - нелинейным методом, по объектам, относящимся к другим амортизационным группам, - линейным способом;

4. Объекты основных средств стоимостью не более 40 000 руб. за единицу, а также приобретенные книги, брошюры и т.п. издания не амортизируются, затраты на их приобретение являются расходами текущих периодов и списываются на счета затрат в момент ввода (передачи) в эксплуатацию. С целью обеспечения сохранности таких объектов основных средств ведется аналитический учет в течение всего срока полезной эксплуатации объектов.

5. Затраты, связанные с ремонтом основных средств, включаются и издержки обращения того отчетного периода, в котором они были произведены, по фактическим затратам на основании актов выполненных работ.

6. Материально - производственные запасы (товары) при их выбытии оцениваются по средней себестоимости единицы материально - производственных запасов.

7. Амортизация объектов нематериальных активов осуществляется линейным способом. Объекты, по которым срок полезного использования определить невозможно, а также организационные расходы списываются в течение 20 лет;

8. Учет материалов осуществлять без использования счетов 15 "Заготовление и приобретение материалов" и 16 "Отклонение в стоимости материалов" с последующим списанием на счет 44 «Расходы на продажу».

9. Суммы арендной платы, уплачиваемые в соответствии с заключенными договорами относятся в состав доходов будущих периодов с последующим списанием на счет 91 «Прочие доходы и расходы» в те отчетные периоды, к которым они относятся;

10. Общехозяйственные расходы и расходы на продажу (коммерческие расходы) ежемесячно списывать на счет 90 «Продажи» в полном размере;

11. Долгосрочная задолженность по заемным средствам в состав краткосрочной при наличии соответствующих условий не переводится, а числить в составе долгосрочной до полного погашения.

12. Командировочные расходы оплачивать в полной сумме произведенных расходов, для целей налогообложения принимать в пределах установленных норм.

13. Для покрытия убытков, а также для погашения облигаций и выкупа акций в случае отсутствия иных средств создается Резервный фонд в размере 15% от его Уставного капитала. Резервный фонд формируется путем обязательных ежегодных отчислений до достижения им указанного размера. Размер ежегодных отчислений составляет не менее 5% от прибыли.

14. При определении выручки от строительных работ используется метод начислений ("по отгрузке");

15. Доходы и расходы от списания основных средств во всех случаях, за исключением ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях, подлежат зачислению в состав операционных доходов и расходов.

16. Учет доходов и расходов ООО «Альянс-М» ведется методом начисления.

Предприятие не создает резервы предстоящих расходов и платежей, резервы по сомнительным долгам, резерв на гарантийный ремонт. Это не позволяет полностью использовать потенциал учетной политики в целях формирования достоверных данных о размерах, например, себестоимости.

Однако, в целом учетная политика ООО «Альянс-М» как для целей бухгалтерского, так и для целей налогового учета соответствует действующему законодательству.

На предприятии имеет место оплата некоторых видов расходов подотчетными лицами (рис. 2.1).

Рис. 2.1.Структура расходов ООО «Альянс-М», оплаченных через подотчетных лиц в 2011 году

Как показывает диаграмма, наибольший удельный вес среди расходов, оплачиваемых подотчетными лицами, имеют командировочные расходы. Это, несомненно обусловлено спецификой деятельности, осуществляемой ООО «Альянс-М». В свою очередь, это обуславливает некоторые особенности в организации расчетов с подотчетными лицами.

2.2 Документальное оформление и учет командировочных расходов

Осуществление деятельности фирмы ООО «Альянс-М», сфера деятельности которой неизбежно связана с командировками сотрудников. Задача бухгалтерской службы предприятия в данном случае - проконтролировать правильность документального оформления поездки и надлежащим образом отразить в бухгалтерском и налоговом учете произведенные расходы.

Направление сотрудника в командировку в ООО «Альянс-М» производится директором и оформляется Приказом о направлении работника в командировку по форме N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку".

- на время нахождения в командировке в России из расчета 100 руб. за каждый день, всего - 1100 руб. (100 руб. х 11 дн.);

Для оплаты жилья во время командировки Симонова Р.Т. получила 6050руб. (550 рубх11 дн.)

Вернувшись из командировки, Симонова Р.Т. представила в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему счета за проживание из гостиниц.

В учете ООО «Альянс-М» были сделаны следующие проводки.

Перед началом командировки Симоновой Р.Т.:

Дебет 71 субсчет "Расчеты в рублях"

Кредит 50 субсчет "Касса в рублях" - 7150 руб(1100 + 6050) - выданы Симоновой в рублях суточные и деньги для оплаты проживания в Москве;

После возвращения Симоновой Р.Т. из командировки:

Дебет 20 Кредит 71 субсчет "Расчеты в рублях" - 7150 руб. (1100 руб. + 6050 руб.) - отражены командировочные расходы Симоновой Р.Т. в рублях (суточные, проживание в Москве).

2.3 Учет операционно-хозяйственных расходов, оплаченных через подотчетных лиц

Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п. В ООО «Альянс-М» такие расходы, как правило, оплачиваются через подотчетных лиц, которые получают на эти цели средства из кассы предприятия.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, в ООО «Альянс-М» не установлено. Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени юридического лица. Поэтому сотрудник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами (не более 100 000 руб. по одной сделке).

Порядок отражения в учете ООО «Альянс-М» хозяйственных ситуаций, связанных с выдачей под отчет наличных денежных средств следующий.

21 августа 2012 г. секретарю ООО «Альянс-М» выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 1400 руб. для заправки картриджа для ксерокса в специализированной фирме. Работником в этот же день в бухгалтерию ООО «Альянс-М» представлены авансовый отчет и документы, подтверждающие заправку картриджа (акт приемки - сдачи работ, счет - фактура), на сумму 1200 руб. (включая НДС 18% -216 руб.).

Расходы организации по оплате работ сторонней организации по заправке картриджа для ксерокса являются расходами по обычным видам деятельности. В связи с этим указанные расходы включаются в себестоимость продукции как расходы, связанные с управлением производством.

В бухгалтерском учете ООО «Альянс-М» расходы на услуги по заправке картриджа для ксерокса, оплата которых произведена через подотчетных лиц, отражена проводками:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50 «Касса» - 1400 руб. - выданы денежные средства под отчет для оплаты работ по заправке картриджа (расходный кассовый ордер № 278);

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 1200 руб. - отражена стоимость работ по заправке картриджа (авансовый отчет № 420 от 21.08.2012 г.);

Дебет 50 «Касса»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 200 руб. - работником возвращены неизрасходованные денежные средства (1400-1200) (приходный кассовый ордер № 404 от 24.08.2012 г.).

25 августа 2012 г. из кассы ООО «Альянс-М» сотруднику бухгалтерии были выданы денежные средства в сумме 2000 руб. на приобретение канцтоваров для производственных нужд. Сотрудник приобрел канцтовары на сумму 1829 руб., в том числе НДС 18% - 279 руб., на оптовом складе «Скрепка» и представил авансовый отчет и счет - фактуру. Остаток подотчетной суммы в размере 171 руб. своевременно возвращен сотрудником в кассу предприятия.

Приобретение канцтоваров через подотчетных лиц отражается проводками:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50 «Касса» - 2 000 руб. - выдано из кассы на приобретение канцтоваров (расходный кассовый ордер № 290 от 25.08.2012 г.);

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 1 829 руб. - оприходованы канцтовары, приобретенные подотчетным лицом (авансовый отчет № 431 от 27.08.2012 г.);

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 279 руб. - отражена сумма НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет 50 «Касса»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 171 руб. - возвращен в кассу остаток неиспользованной подотчетной суммы (2000 - 1829) (приходный кассовый ордер № 414 от 27.08.2012 г.);

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам»

Кредит 19 «НДС по приобретенным ценностям» - 171 руб. - принята к вычету сумма НДС по приобретенным канцтоварам.

Достаточно часто предприятию бывает необходимым приобретать специальную литературу, например, по бухгалтерскому учету и проблемам налогообложения, по юриспруденции. Поэтому 27 августа 2011 г. через юристконсульта ООО «Альянс-М», являющегося подотчетным лицом, приобретена книга "Гражданский кодекс РФ (с комментариями)" стоимостью 328 руб.

В соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94 книги и брошюры, периодические издания входят в состав основных фондов. В соответствии с п.18 ПБУ 6/01 приобретенные книги, брошюры и подобные издания разрешается списывать на затраты производства (расходы на продажу) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию. При принятии экземпляров изданий к бухгалтерскому учету на сумму произведенных расходов делается запись по счету 01 "Основные средства", субсчет "Библиотечный фонд" в том же порядке, что и для остальных основных фондов.

Приобретение специальной литературы через подотчетных лиц в учете ООО «Альянс-М» отражается проводками:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50 «Касса» - 328 руб. - выдано из кассы работнику на приобретение книги;

Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 328 руб. - отражены расходы на приобретение справочника,

Дебет 01, субсчет "Библиотечный фонд"

Кредит 08 «Вложения во внеоборотные активы» - 5328 руб. - книга принята на учет,

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»,

Кредит 01, субсчет "Библиотечный фонд" - 328 руб. - стоимость издания списана в расходы.

Следует отметить, что ООО «Альянс-М» продолжать учитывать данные основные средства по нулевой стоимости до момента их выбытия, тем самым обеспечивая контроль за их движением.

Согласно п.18 ПБУ 6/01 в целях обеспечения сохранности книг, брошюр и подобных изданий в производстве или при эксплуатации в организации должен быть установлен надлежащий контроль за их движением. Порядок хранения и учета используемых изданий определяется организацией самостоятельно. Приходуя каждое печатное издание, следует оформлять один экземпляр акта о приемке-передаче объектов основных средств по форме N ОС-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7. Кроме того, необходимо вести инвентарные карточки учета объектов основных средств по форме N ОС-6 (а, б)..

Содержание имеющихся на балансе предприятия транспортных средств связано с расходами на их содержание. Например, такими, как приобретение ГСМ, запасных частей и т.п. Как правило, в незначительных размерах они оплачиваются на рассматриваемом предприятии через подотчетных лиц.

ООО «Альянс-М» имеет на балансе автомобиль марки ВАЗ-2107. Автомобиль используется сотрудниками управленческого аппарата для поездок, связанных с осуществлением деятельности предприятия. В начале каждого месяца водителю выдается под отчет определенная сумма рублей на покупку бензина и прочих необходимых материалов. На 2012 год распоряжением директора она установлена в размере 5000 руб.

Срок предоставления водителем авансового отчета, также установленный распоряжением директора - месяц со дня получения денежных средств. В конце месяца водитель отчитывается за приобретенный бензин, необходимые запасные части и прочие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, предоставляя в бухгалтерию ОАО чеки АЗС, товарные чеки автосервиса и т.п. После проверки правильности оформления документов, подтверждающих целесообразность произведенные расходов, авансовый отчет утверждается главным бухгалтером ООО «Альянс-М».

Учет хозрасходов (приобретение ГСМ) отражается проводками:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50 «Касса» - 2 000 руб. - выданы под отчет денежные средства.

В последнее число месяца делается запись:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 176 руб. - возвращен в кассу остаток неизрасходованных денежных средств;

Дебет 10-3, субсчет «Топливо»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 1 824 руб. - отражено приобретение бензина подотчетным лицом в течение месяца;

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит 10-3, субсчет «Топливо» - 1 824 руб. - признаны в себестоимости продаж расходы на бензин.

Внутренний контроль за расходом бензина в ООО «Альянс-М» осуществляется на основании Норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Руководящим документом Минтранса России от 29.04.1997 N Р3112194-0366-97. В соответствии с этим документом, норма расхода топлива (базовая) на 100 км для автомобиля ВАЗ-2107 составляет 8,5 литров.

Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы. Единовременная сумма удержаний не может превышать 20% заработной платы, причитающейся к выдаче.

Если долг работника будет списан за счет средств организации, эту сумму следует включить в совокупный доход работника. Это значит, что с работника придется удержать налог на доходы физических лиц, а на сумму списанного долга начислить единый социальный налог и взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Если срок возврата денег, выданных на хозяйственные нужды, установлен не был, оснований для включения подотчетных сумм в совокупный доход работника не имеется.

Сотрудник ООО «Альянс-М» С.С. Петров был направлен в командировку. Петрову было выдано под отчет на командировочные расходы 12 000 руб.

После возвращения из командировки Петров представил авансовый отчет и документы, подтверждающие его расходы, на сумму 11 000 руб. Задолженность Петрова по невозвращенным подотчетным средствам в сумме 1000 руб. (12 000 - 11 000) удерживается из его заработной платы. Петрову установлен месячный оклад 6000 руб.

Сумма налога на доходы, которая подлежит удержанию из заработной платы Петрова, составит: (6000 руб. - 400 руб.) х 13% = 728 руб.

Сумма, которая может быть удержана из заработной платы Петрова единовременно, составляет: (6000 руб. - 728 руб.) х 20% = 1054 руб.

Задолженность Петрова по невозвращенным подотчетным средствам (1000 руб.) не превышает этой суммы. Поэтому задолженность удерживается из его заработной платы в полном объеме.

В учете ООО «Альянс-М» сделаны проводки:

Дебет 94 Кредит 71 - 1000 руб. - учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок;

Дебет 26 Кредит 70 - 6000 руб. - начислена заработная плата Петрову;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

- 728 руб. ((6000 руб. - 400 руб.) х 13%) - удержан налог на доходы физических лиц с заработной платы Петрова;

Дебет 70 Кредит 94 - - 1000 руб. - удержаны подотчетные средства из заработной платы Петрова;

Дебет 70 Кредит 50-1 - 4272 руб. (6000 - 728 - 1000) - выдана из кассы заработная плата Петрову.

Таким образом, исследование организации учета расчетов с подотчетными лицами и контроля за их совершением в ООО «Альянс-М» позволило выявить следующее. В целом данная группа расчетов осуществляется в соответствии с действующими нормативными документами. Суммы, выданные под отчет, своевременно отражаются в учете, за ними установлен текущий контроль. Расходы, произведенные подотчетными лицами, вносятся в регистры как бухгалтерского, так и налогового учет.

учет подотчетный расход

Заключение

В процессе своей финансово - хозяйственной деятельности предприятия и организации практически постоянно сталкиваются с необходимостью производить расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет сотрудникам, состоящим в штате предприятия. Целевое использование полученных под отчет наличных денежных средств должно быть подтверждено документально. Кроме того, особое внимание следует обращать на обоснованность и правильность включения произведенных подотчетными лицами хозяйственных, командировочных, представительских расходов в состав себестоимости продукции (работ, услуг), соответствии их величины установленным нормативам.

Для рассмотрения особенностей организации и учета расчетов с подотчетными лицами были использован практический учетный материал ООО «Альянс-М». ООО «Альянс-М» является достаточно известной ремонтно-строительной фирмой, имеющей свои представительства в Туле, Новомосковске и даже в Москве.

Данная группа внутренних расчетных операций объективно занимает существенное место в финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Кроме того, расчеты с подотчетными лицами имеют вполне определенною специфику на предприятии такого профиля. Прежде всего, это связано с наличием командировок, поездок. Наконец, для обеспечения текущей деятельности ООО «Альянс-М» именно через подотчетных лиц оплачивается достаточно большое количество различных видов хозяйственных расходов: приобретение канцтоваров, оплата ГСМ, мобильной связи, специальной литературы и т.д. В связи с этим сотрудники бухгалтерии вынуждены решать целый комплекс задач, связанных со своевременным и точным отражением в учете движения наличных денежных средств, а также обеспечением их сохранности.

Учет расчетов с подотчетными лицами только на первый взгляд кажется самым простым разделом бухгалтерского учета. Помимо составления корреспонденции счетов здесь необходимо контролировать правильность оформления денежных документов, и осуществлять постоянный контроль за соблюдением кассовой дисциплины, целевым использованием наличных денежных средств, полученных из банка.

Список литературы

1. Гражданский Кодекс РФ, ч.1-2. - М.: ПРОСПЕКТ, 2004. - 366 с.

2. Налоговый Кодекс РФ ч.1-2. - М: ИНФРА-М, 2004. - 566 с.

3. Закон РФ № 2300-1 от 07.02.1992 «О защите прав потребителей»

4. Федеральный Закон № 132-ФЗ от 24.11.1996 г. «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации»

5. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организацией такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (ред. от 15.11.2002 г.)

6. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности, утвержден приказом Минфина РФ № 94н от 31.10.2000 г.

7. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации». ПБУ 1/98. Утверждено Приказом Минфина РФ от 09.12.1998 г. № 60н (ред. от 30.12.1999 г.).

8. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организаций» ПБУ 4/99. Утверждено Приказом Минфина РФ от 06.07.1999 г. № 43 н

9. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации». ПБУ 9/99. Утверждено Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. № 32н (ред от 30.03.2001 г.).

10. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99. Утверждено Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. № 33н (ред. от 30.03.2001 г.)

11. О формах бухгалтерской отчетности, утверждено Приказом Минфина РФ от 22.07.2003 г. № 67н

12. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49.

13. Письмо Минфина России от 19 февраля 2003 г. N 16-00-14/66

14. Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40 (ред. от 26.02.1996 г.)

15. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное Письмом ЦБ РФ от 05.01.98 г. № 14-П в ред. Указания ЦБ РФ от 22.01.99 г. № 488-У

16. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (ред. от 03.05.2000 г.)

Размещено на Allbest.ru