Учёт расчётов с подотчётными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Содержание

Введение

1. Теоретические основы учета расчетов

1.1 Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

1.2 Учет командировочных и представительских расходов

1.4 Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами

2. Характеристика финансово-хозяйственной деятельности предприятия

2.1 Краткая характеристика предприятия - объекта исследования

2.2 Организация документооборота на исследуемом предприятии

2.3 Анализ финансового состояния предприятия

3. Учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии

3.1 Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

3.2 Учет командировочных расходов по России

3.3 Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

3.4 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

Заключение

Список используемых источников

Приложения

Введение

налоговый бухгалтерский учёт подотчётный командировочный

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

Цель работы: рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами. Тема курсовой работы «Учет расчетов с подотчетными лицами» актуальна по нескольким причинам: во-первых, бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Во-вторых, статьи и публикации о закупке товарно-материальных ценностей - явление довольно-таки редкое и поэтому одной из целей этой курсовой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати. На первый взгляд, порядок учёта расчетов с подотчётными лицами несложен. Однако предприятия часто допускают ошибки, которые могут привести к серьёзным штрафам.

Объектом исследования выбрано ОГУ «Старооскольская станция по борьбе с болезнями животных»

Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и данные организации.

1. Теоретические основы учета расчетов

В процессе деятельности организации роль бухгалтерского учета огромна. С его помощью ведётся непрерывный контроль за финансовым состоянием предприятия. С помощью бухгалтерского учета сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все хозяйственные операции. Естественно, они должны отражаться документально, так как именно этим обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Что касается учета расчетов с подотчетными лицами, могу сказать, что правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами имеет крайне важное значение. С одной стороны, обеспечивает действенный контроль над использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

1.1 Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Из закона «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЁТЕ» №129 ФЗ следует, что [ст. 4, ФЗ о БУ]:

1. Настоящий Федеральный закон распространяется на все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, а также на филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.

2. Граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, ведут учёт доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством Российской Федерации.

Другими словами, все организации, находящиеся на территории Российской Федерации обязаны вести бухгалтерский учёт, согласно законодательству РФ.

Также, согласно этому закону следует [ст. 5, ФЗ о БУ]:

1. Общее методологическое руководство бухгалтерским учётом в Российской Федерации осуществляется Правительством Российской Федерации.

2. Органы, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учёта, руководствуясь законодательством Российской Федерации, разрабатывают и утверждают в пределах своей компетенции обязательные для исполнения всеми организациями на территории Российской Федерации:

а) планы счетов бухгалтерского учёта и инструкции по их применению;

б) положения (стандарты) по бухгалтерскому учёту, устанавливающие принципы, правила и способы ведения организациями учёта хозяйственных операций, составления и предоставления бухгалтерской отчётности;

в) другие нормативные акты и методические указания по вопросам бухгалтерского учёта; (в редакции Таможенного кодекса РФ от 28.05.2003 № 61-ФЗ)

г) положения и стандарты, устанавливающие принципы, правила и способы ведения учёта и отчётности для таможенных целей. (введён Таможенным кодексом РФ от 28.05.2003 № 61-ФЗ)

Нормативные акты и методические указания по бухгалтерскому учёту, издаваемые органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учёта, не должны противоречить нормативным актам и методическим указаниям Министерства финансов Российской Федерации.

3. Организации, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учёте, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учёт, самостоятельно формируют свою учётную политику, исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности.

Документальное оформление хозяйственных операций также регулируется законодательством [ст. 9, ФЗ о БУ]:

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.

2. Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной организации;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

4. Первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после её окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учётных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учётных документов составляются сводные учётные документы.

7. Первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль, в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Поступление наличных денежных средств в кассу учреждения, в том числе и для выдачи под отчёт, а также их расходование, документальное оформление кассовых операций регламентируются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённым решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 №40, а также другими документами (для бюджетных организаций):

- приказ Минфина России от 21.06.01 №46н «О порядке открытия и ведения территориальными органами федерального казначейства лицевых счетов для учёта операций со средствами, полученными от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, получателей средств федерального бюджета, финансируемых на основании смет доходов и расходов»;

- приказ Минфина России от 21.09.04 №85н «О порядке обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации»;

- Положение об особенностях рассчётно-кассового обслуживания подразделениями расчетной сети Банка России и кредитными организациями (филиалами) счетов органов федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации в условиях открытия главными распорядителями, распорядителями и получателями бюджетных средств лицевых счетов в органах федерального казначейства, утверждённое ЦБ РФ №257-П, Минфином РФ № 40н от 20.05.04.

Подотчётным лицом признаётся работник организации, получивший денежные средства (аванс) из кассы организации для осуществления каких-либо расходов по поручению организации (например, на административно-хозяйственные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением организации, выезд в командировку, закупку проездных билетов для работников, для выдачи на представительские расходы и иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов). Размер этих сумм ограничен и предусмотрен сметой предприятия. При составлении сметы следует учитывать действующие нормы.[3, стр. 88]

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.[4, стр. 467]

1.2 Учет командировочных и представительских расходов

ОГУ «Старооскольская станция по борьбе с болезнями животных» является бюджетной организацией и поэтому представительские расходы не предусмотрены. В случае необходимости, при проведении семинаров, курсов повышения квалификации, все расходы связанные с этими мероприятиями оплачиваются вышестоящей организацией, либо Ветеринарной ассоциацией.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.[2,стр. 20]

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с:

- покупкой материально - производственных запасов;

- осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

- подготовкой и повышением квалификации работников;

- участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции (вклады);

- другими аналогичными нуждами.

Срок командировки работников определяется руководителями предприятий, однако, он не может превышать 14 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях с письменного разрешения Руководства управляющей организации, общества.

Продолжительность командировок для проведения ревизий и проверок не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Если место служебной командировки расположено недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной. Определение командировки как однодневной производится руководителем в приказе о командировке на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха.

Командировка за пределы России также может быть однодневной, если работник, выехавший за границу, возвратился в Россию в тот же день.

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты на следующие цели:

- найм жилого помещения;

- бронирование гостиничных номеров и авиабилетов;

- проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы - в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

- уплата страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

- оплата сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

- оплата расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

- проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси);

- оплата разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;

- провоз багажа;

- суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации).

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется на основании отметок в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия.

Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности та или иная организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 час. включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 час. и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

В служебные командировки запрещается направлять:

- беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);

- сотрудников в период действия ученического договора (п. 3 ст. 203 ТК РФ);

- работников в возрасте до восемнадцати лет (ст. 268 ТК РФ).

Нельзя также направлять в командировку гражданина, который выполняет работы по договору гражданско-правового характера. В командировку может быть направлен только работник, с которым установлены трудовые отношения в рамках трудового законодательства.

Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с письменного согласия и при условии, что это не им медицинскими показаниями. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку, привлечения к сверхурочной работе, работе в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни. Данные гарантии предоставляются также работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста восемнадцати лет, а также работникам, осуществляющими уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных билетов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться; в противном случае работник выбирает транспорт самостоятельно.

Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, каютах, оплачиваемых по I - IV группам тарифных ставок на судах морского флота, каютах I и II категорий на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету 1-го класса возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации при представлении проездных документов.

Документами, подтверждающими расходы по проезду, являются билеты на соответствующий вид транспорта. В случае утери проездных документов работнику следует получить дубликат или справку из соответствующего транспортного агентства, подтверждающую факт приобретения им билетов с указанием их цены.

Если при проезде в поезде командированный работник пользовался постельными принадлежностями, то его затраты также должны быть подтверждены соответствующей справкой или отметкой, сделанной на билетах.

Если командированному работнику был выдан аванс на расходы по командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы по проезду, не могут быть представлены, руководитель организации имеет право разрешить оплату проезда по минимальной стоимости.

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов. По утверждении отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованных сумм.

Организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае работник не представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке, в составе авансового отчета.

При расчетах с подотчетными лицами при их командировании за рубеж следует руководствоваться следующими правилами.

Размер суточных и нормы возмещения расходов по найму жилья устанавливаются конкретно для каждой страны.

Размер суточных, выплачиваемых работнику, зависит от срока его пребывания в загранкомандировке:

- если он выехал в командировку за границу Российской Федерации и в тот же день вернулся обратно, суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50% нормы;

- если он находится в загранкомандировке (не являющейся долгосрочной) более 60 дней, то выплата суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (п.5 Постановления Правительства Российской Федерации "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств").

Время пребывания работника в загранкомандировке определяется по отметкам, сделанным в загранпаспорте при пересечении гражданином границы при выезде и въезде в страну.

При проезде командированного работника по территории Российской Федерации суточные выплачиваются по действующим нормам в российских рублях; а при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по нормам, установленным для страны, в которую он направляется.

При этом за день выезда в служебную командировку за границу суточные выплачиваются в размере 100% установленных норм (в российской или иностранной валюте в зависимости от даты пересечения границы Российской Федерации), а за день пересечения границы при возвращении в Российскую Федерацию суточные не выплачиваются.

В случае выдачи командировочных расходов при направлении работника в зарубежную командировку не в валюте страны убывания, а в другой конвертируемой валюте в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов выданная валюта пересчитывается в российские рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи, а из рублевого эквивалента - в валюту страны убывания.

Если полученные под отчет суммы в иностранной валюте не были израсходованы полностью, то в соответствии с п.4.4 Положения о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов следует:

- вернуть их в валюте получения;

- внести в кассу организации эквивалент суммы задолженности в рублях, исчисленный по курсу рубля к иностранным валютам, установленному ЦБ РФ на дату погашения задолженности;

- погасить сумму задолженности наличной иностранной валютой иной, чем получена под отчет (только в том случае, если курс рубля к данной валюте устанавливается ЦБ РФ). При этом для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования (или страны обмена валюты), подтверждающем обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту. При отсутствии такого документа применяется курс, установленный ЦБ РФ на дату погашения задолженности.

Если расходы командированного за границу работника превысили сумму, выданную ему под отчет, и при этом подтверждены документально (например, расходы по найму жилья оказались выше планируемой суммы), то они могут быть возмещены по распоряжению руководителя организации.

При наличии перерасхода у командированного работника в наличной иностранной валюте сумма задолженности организации перед ним может погашаться путем:

- перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета организации на валютный счет указанного работника - резидента в уполномоченном банке или на валютный счет работника - нерезидента в уполномоченном банке или банке - нерезиденте;

- выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте;

- выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу к иностранным валютам, установленному ЦБ РФ на дату погашения задолженности.

Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с командированным работником, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяются по договоренности между организацией и работником.

Д-т 208.02.0 «расчеты с подотчетными лицами»

К-т 201.04.0 «касса»

Выданы деньги на командировочные расходы

Д-т 401.01.0 «финансовый результат учреждения»

К-т 208.02.0 «расчеты с подотчетными лицами»

Расчеты по командировочным расходам закрыты

Приложение 1 (приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение, расходный кассовый ордер, авансовый отчет, журнал №3 операций расчетов с подотчетными лицами (по субсчету 208)

1.3 Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами

Для отнесения суммы НДС, уплаченного поставщикам, на вычет при расчетах с бюджетом необходимо, чтобы был выполнен ряд условий [2, стр. 49], а именно:

- товары (работы, услуги) были приобретены для производственных целей или для перепродажи;

- товары должны быть оприходованы, работы выполнены, а услуги оказаны;

- по приобретенным товарам, работам, услугам присутствует счёт-фактура поставщика, оформленный в установленном порядке;

- приобретенные товары (работы, услуги), в том числе основные средства и нематериальные активы, используются для операций по производству и (или) реализации товаров (работ, услуг), подлежащих обложению НДС.

Важно отметить, что для отнесения сумм НДС к вычету все эти условия должны соблюдаться одновременно.

С 1 января 2006 г. Для отнесения к вычету суммы НДС, предъявленной поставщиками на территории РФ, факт оплаты не важен. Важно лишь наличие счёта-фактуры, оформленного в установленном законодательством порядке.

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организации. В этом случае суммой налогообложения является сумма НДС, выделенная в документе (проездной билет, документ о найме жилого помещения и т.д.) отдельной строкой. Счёт-фактура не обязателен.

Согласно подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не облагаются ЕСН все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления выплачиваемых работнику компенсационных выплат. В состав этих выплат входят выплаты, которые связаны с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, в том числе командировочные расходы.

Таким образом, по общему правилу ЕСН с сумм, выданных под отчет, не взимается.

Однако есть исключения - не все суммы, выдаваемые под отчет, будут связаны с производственной необходимостью:

- оформление и выдача виз при отмене командировки;

- командировка сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам;

- личные расходы, произведённые в командировке;

- суточные, выплаченные сверх норм;

- расходы на пользование VIP-залом;

- обязательное личное страхование пассажиров на транспорте в составе командировочных расходов.

Согласно ст. 217 НК РФ возмещение командировочных расходов не облагается НДФЛ. Долгое время вопрос обложения НДФЛ с суточных, выплачиваемых сверх норм, оставался спорным. В письме УФНС России по г. Москве от 1 сентября 2005 г. № 28-11/62 121, указывалось, что суточные сверх норм, оговорённые коллективным договором или локальным нормативным актом организации, не облагаются НДФЛ.

В соответствии с Законом Белгородской области «О едином налоге на вмененный доход для отдельных видов деятельности» №55 от 28.11.2002г., учреждение освобождено от уплаты налога на добавленную стоимость, и выплачивает единый налог на вмененный доход.

2. Характеристика финансово-хозяйственной деятельности учреждения

ОГУ «Старооскольская станция по борьбе с болезнями животных» в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов государственной власти Белгородской области и муниципальными правовыми актами, принимаемыми в пределах их компетенции, а также настоящим Уставом.

Место нахождения Учреждения: 309514, Белгородская область, г.Старый Оскол, ул.Ленина, 129.

Учреждение имеет право оказывать платные ветеринарные услуги в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 6 августа 1998 года №898 «Об утверждении Правил оказания ветеринарных услуг». В своей деятельности руководствуется «Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях» №25н от 10.02.2006.

Учреждение оказывает услуги по выдаче ветеринарных сопроводительных документов юридическим и физическим лицам, производит обследование и выдачу заключения объектов находящихся в компетенции государственной ветеринарной службы, производит обработку помещений, оказывает лечебные услуги.

Имущество Учреждения является государственной собственностью Белгородской области и закрепляется в установленном порядке за Учреждением на праве оперативного управления департаментом имущественных и земельных отношений Белгородской области.

Источником формирования имущества и финансовых ресурсов Учреждения являются:

- имущество, закрепленное за Учреждением на праве оперативного управления собственником или уполномоченным им лицом;

- бюджетные и внебюджетные средства;

- доходы Учреждения от разрешенной предпринимательской деятельности;

- финансирование целевых программ;

- иные источники в соответствии с действующим законодательством

Структура бухгалтерии:

Заместитель начальника по финансовым вопросам - Главный бухгалтер;

Бухгалтер по расчетам;

Бухгалтер-кассир.

Бухгалтерский учет ведется по специальному плану счетов с обобщением активов и их источников в балансе. План включает синтетические счета, близкие по экономическому содержанию и учитываемым на них объектам. Синтетическим счетам присвоены цифровые двузначные коды, в которых первая цифра -номер класса, вторая - порядковый номер счета в данном классе, начиная с нуля.

Для повышения аналитических возможностей накапливаемой на счетах учетной информации без существенного увеличения количества счетов в плане предусмотрено выделять субсчета. Код каждого субсчета имеет трехзначный номер и состоит из кода синтетического счета и порядкового номера - от 1 до 9. Все счета, предусмотренные в плане, делятся на счета активные, пассивные и активно - пассивные. Такое разделение счетов и субсчетов характерно только для бюджетных учреждений.

Применяется мемориально-ордерная система учета с использованием 1С программы, версия 7.7. Учетная политика, направлена не на получение прибыли, а на учет расходов в процессе оказания нематериальных услуг и используемого на эти цели финансирования.

Учетная политика организации закреплена приказом Управления ветеринарии Белгородской области №107 от 15.08.2007г.

2.1 Краткая характеристика предприятия - объекта исследования

ОГУ «Старооскольская станция по борьбе с болезнями животных» входит в структуру Управления ветеринарии при правительстве Белгородской области организованного на основании Закона Российской Федерации от 14 мая 1993 года N 4979-1 "О ветеринарии" и в соответствии с постановлением главы администрации области от 23 августа 1999 года № 485 «О совершении системы управления ветеринарной службой области» и является государственным органом Белгородской области.

Учреждение является учреждением государственной ветеринарной службы и обеспечивает на территории Старооскольского городского округа организацию и реализацию государственных целевых программ по предупреждению и ликвидации карантинных и особо опасных болезней животных, птиц, рыб, пчел; осуществление областных и районных планов ветеринарного обслуживания юридических и физических лиц, а также организацию и проведение охранных мероприятий по недопущению заноса заразных болезней животных в хозяйства всех категорий района из других муниципальных районов, субъектов Российской Федерации и иностранных государств, охрану населения от болезней, общих для человека и животных.

Организация финансируется из областного бюджета в соответствии с утвержденным штатным расписанием, сметой расходов и планом противоэпизоотических мероприятий. Допускается централизация средств от оказания платных ветеринарных услуг, на специально открытом для этих целей расчетном счете с целью осуществления координации оперативности материально - технического обеспечения ветеринарных учреждений, внедрения в производственную практику новых лекарственных форм, оборудования, биопрепаратов в размере до 40 процентов от дохода указанных учреждений.

ОГУ «Старооскольская ветстанция» является юридическим лицом, имеет угловой штамп, круглую гербовую печать, бланки со своим наименованием, обладает обособленным имуществом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и другие счета в банках.

2.2 Организация документооборота на исследуемом предприятии

Не всегда учреждение расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсирует.

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними включены в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия. В ОГУ «Старооскольская ветстанция» разрешено получать подотчет всем работникам административно-управленческого аппарата, заведующей хозяйственной частью.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40. Так, в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

Таким образом, в приказе не только перечислены подотчетные сотрудников, но и указано, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указывается фамилия и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из выручки под отчет в согласовываются с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные нужды.

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер - бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.

Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.

2.3 Анализ финансового состояния предприятия

Учреждение оказывает услуги по выдаче ветеринарных сопроводительных документов юридическим и физическим лицам, производит обследование и выдачу заключения объектов находящихся в компетенции государственной ветеринарной службы, производит обработку помещений, оказывает лечебные услуги.

Учет оказанных услуг учреждение осуществляет на основании нормативно-законодательных документов:

1. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (Приказ МФ РФ № 34н от 29 июля 1998 г.).

2. План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению (Приказ МФ РФ № 94н от 31 октября 2000 г.).

3. Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях №25н от 10.02.2006г.

4. Приказа Управления ветеринарии при Правительстве Белгородской области «Об учетной политике» №107 от 15.08.2007г.

5. Закона Белгородской области «О едином налоге на вмененный доход для отдельных видов деятельности» №55 от 28.11.2002г.

Расчеты учреждение осуществляет с покупателями и заказчиками.

Покупателями и заказчиками ОГУ «Старооскольская ветстанция» являются физические и юридические лица, осуществляющие на договорной основе приобретение услуг предприятия.

На основании договора и фактически оказанных услуг выписывается счет, и выставляется счет-фактура, составляется акт об оказании услуг.

Балансовая прибыль (убыток) учреждения представляет конечный финансовый результат (прибыль или убыток), выявленный за отчетный период на основании бухгалтерского учета всех хозяйственных операций учреждения в целом, включая все его филиалы, и оценки статей баланса в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящей учетной политикой.

Прибыль или убыток, выявленные в отчетном году, но относящиеся к операциям прошлых лет, включаются в финансовый результат отчетного года. Конечный финансовый результат учреждения слагается из финансового результата от обычных видов деятельности, прочих доходов и расходов. Сопоставление дебетового и кредитового оборотов за отчетный период показывает конечный финансовый результат учреждения за отчетный период.

Сводная годовая бухгалтерская отчетность учреждения (сводная бухгалтерская отчетность) составляется в объеме и порядке, установленном ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утвержденным Приказом Минфина РФ от 06.07.99 № 43н и учетной политикой учреждения.

Сводная бухгалтерская отчетность учреждения составляется по формам, утвержденным Приказом Минфина РФ от 22 июля 2003 г. N 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».

Достоверность составления и соблюдение порядка представления сводной бухгалтерской отчетности обеспечивает руководитель учреждения. Срок представления сводной бухгалтерской отчетности - определяется в соответствии с законодательством РФ.

Полный комплект бухгалтерской отчетности включает: оборотно-сальдовые ведомости по операциям за отчетный период и с начала года; данные бухгалтерского баланса; данные отчета о прибылях и убытках; данные отчета о движении денежных средств; данные приложений к балансу; данные отчета о целевом использовании полученных средств (при наличии); пояснительная записка; разделы книг покупок и продаж, а также разделы журналов полученных и выданных счетов-фактур по данным выписанных и полученных счетов-фактур; справку о соблюдении кассовой дисциплины; копии расчетов по авансовым платежам по единому налогу на вмененный доход и взносам в пенсионный фонд Российской Федерации; копии налоговых деклараций по авансовым платежам по единому социальному налогу и взносам в пенсионный фонд Российской Федерации; справку о состоянии взаиморасчетов с бюджетом по налогам; справку о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности обособленного подразделения с расшифровкой просроченной дебиторской и кредиторской задолженностей более 2 месяцев.

3. Учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

Как ранее уже упоминалось, согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учёте», все организации на территории Российской Федерации обязаны вести бухгалтерский учёт, согласно установленным законодательством правилам и порядкам.

Законодательством также чётко определены нормы и правила по учёту расчетов, в том числе и расчетов с подотчётными лицами. Для каждой хозяйственной операции в бухгалтерском учете предусматриваются свои формы отчётности.

Все работники, которые направляются в служебные командировки, выполняют какие-либо хозяйственные поручения, связанные с покупкой товарно-материальных ценностей, оплатой хозяйственных расходов, оплатой выполненных работ или услуг и прочее, обязаны отчитаться перед бухгалтерией.

Чтобы работнику, получившему денежные средства под отчёт, можно было отчитаться за их использование, он должен представить авансовый отчёт.

Форма авансового отчёта (форма № АО-1) утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Данный документ представляет собой отчет работника обо всех израсходованных им суммах на те цели, которые он должен выполнить (приобрести какие-либо ценности, оплатить товары, работы, услуги, побывать в командировке и т.д. ). Соответственно к авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведённые расходы.

Подотчетное лицо заполняет лицевую сторону авансового отчёта, указывая общие данные - кем составлен авансовый отчёт и дату его составления.

Также подотчётное лицо заполняет оборотную сторону формы № АО-1, указывая документы, подтверждающие произведённые им расходы (чеки ККМ и товарные чеки, накладные и квитанции, билеты, счета гостиниц и т.д.), наименование произведённых расходов и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчётным лицом в порядке их записи в отчёте.

Бухгалтер, проверив авансовый отчёт и приложенные к нему документы, указывает суммы расходов, принятые к учёту и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Авансовый отчёт должен быть составлен по унифицированной форме, содержать подпись подотчётного лица, подтверждающую правильность и достоверность приведённых данных. Авансовый отчёт помимо подотчётного лица подписывают бухгалтер и главный бухгалтер предприятия и утверждает руководитель предприятия.

При предоставлении авансового отчёта работником бухгалтер должен обратить внимание на соответствие дате авансового отчёта дат на первичных оправдательных документах. Даты на первичных документах не могут быть более поздними, чем дата самого авансового отчёта. Иначе это может свидетельствовать о недостоверности произведённых расходов.

В подтверждение того факта, что деньги были приняты от подотчётного лица, поставщик выдаёт квитанцию к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенную печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата (п. 13Порядка ведения кассовых операций).

Немаловажно также тщательно проверять документы, прилагаемые к авансовому отчёту. Для того, чтобы списать с работника сумму, потраченную на покупку каких-либо ценностей, приобретаемых в розничной сети, необходимо наличие товарного чека и кассового чека. Товарный чек, в котором должно быть указано, что приобретено и данные продавца, свидетельствует о целевом характере понесённых затрат, а кассовый чек - о том, что данные ценности оплачены.

В товарном чеке указывается название (номер) магазина, наименование и сорт (артикул) изделия, цены, даты продажи и фамилии продавца. Товарный чек выписывается в двух экземплярах, один из которых передаётся покупателю. В техническом паспорте на изделие также проставляется дата и год продажи, штамп магазина, фамилия продавца.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Размер этих сумм ограничен и предусмотрен сметой учреждения.

Д-т 105.06 «приобретение материальных запасов»

К-т 208.04.0 «расчеты с подотчетными лицами» - денежные средства не выданы работнику.

Д-т 208.04.0 «расчеты с подотчетными лицами»

К-т 201.04.0 «касса» - денежные средства выданы работнику

3.1 Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 208.04.0 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 208.04.0 дебетуется на выданные под отчет суммы в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Расходование сумм, выданных под отчет, отражаются по кредиту счета 208.04.0. Сальдо счета 208.04.0 отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода.

В аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого используется журнал-ордер № 3. В нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетника.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 208.04.0 кредит 201.04.0 - выданы деньги в подотчет (обратная проводка - сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.).

В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1) руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

2) руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Следует отметить, что счет 208.04.0 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло д-т 105.06 «приобретение материальных запасов» к-т 208.04.0 «расчеты с подотчетными лицами»).

Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 208.04.0 счета составляется журнал № 3 особенностью данной формы учета является то, что в журнале отражаются все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов.

Данные журнала по счетам синтетического учета и разносится в Главную книгу. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 310 Расчеты с подотчетными лицами.

Д-т 208.04.0 «расчеты с подотчетными лицами»

К-т 201.04.0 «касса» - денежные средства выданы работнику

Д-т 105.06 «приобретение материальных запасов»

К-т 208.04.0 «расчеты с подотчетными лицами»

Приложение 2 (расходный кассовый ордер, авансовый отчет, журнал операций №3 расчетов с подотчетными лицами, главная книга, баланс).

3.2 Учет командировочных расходов по России

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса, далее - ТК РФ).

В учреждении регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки в данное учреждение, ведется в специальном журнале по установленной форме. Руководитель учреждения приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха по возвращении из командировки дополнительные дни отдыха не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.

Работники имеют право на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Работодатель обязан возмещать (ст. 168 ТК РФ):

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения,

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещаемых расходов определяются коллективным договором или приказом (распоряжением).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в следующем размере:

а) стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);