Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Филипская Светлана (Filipskaya Svetlana)

ИТиГ (филиал РГУТиС)

Курсовая работа

Бухгалтерский учет

Тема: Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Москва

2011

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Главной целью данной работы является изучение организационных основ бухгалтерского учета, анализа и контроля движения денежных средств при расчетах с подотчетными лицами.

Для решения цели работы были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть теоретические основы организации учета расчетов с подотчетными лицами

2. Рассмотреть на конкретных примерах деятельность предприятия в области бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Глава 1. Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

1.1 Расчеты с подотчетными лицами

В работе каждого предприятия часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньгами, производить закупки на других предприятиях и в системе розничной торговли за наличный расчет, оплачивать расходы по командировкам и т. д. В таких ситуациях работнику предприятия выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по распоряжению организации. GAAP.ru. Библиотека: Российский бухучет (http://www.gaap.ru/biblio/rusbuh/108.asp)

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Инструкцией Центрального Банка Российской Федерации.

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусматривается сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Указанные суммы на командировочные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость продукции, работ, услуг. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой, начисленной командируемому заработной платы для определения налога на доходы физических лиц. Российская Школа Управления: Бухгалтерские курсы, публикации, статьи (http://www.accounting-seminars.ru/clause/clause/15612/1712/)

Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки.

На каждом предприятии ведется специальный журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя предприятия.

Выдача подотчетных сумм на хозяйственные нужды производится доверенным лицом, который назначается руководством предприятия. Подотчетные суммы выдаются с целью приобретения товарно-материальных ценностей. Для приобретения товарно-материальных ценностей подотчетное лицо получает доверенность, где помимо реквизитов подотчетного лица указывается наименование товарно-материальных ценностей, их количество и сумма.1

На основании доверенности и счета на получение товарно-материальных ценностей выписывается расходный кассовый ордер и по нему, соответственно, производится выплата кассой денежных средств. По совершении операции подотчетное лицо сдает документы в бухгалтерию.

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления работника, приказа руководителя. Сумму аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятия для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути установлены соответствующим постановлением Министерства труда Российской Федерации.

Нормы возмещения командировочных расходов (суточных, расходов по найму жилого помещения, расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно) установлены постановлением Правительства Российской Федерации №122 в 1992 г. с учетом более поздних указаний Министерства Финансов РФ (например, Приказ МФ РФ от 06.07.2001 №49-н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации"), которые дифференцируют нормы расходов для целей налогообложения.

В настоящее время в состав командировочных расходов включаются:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы при наличии оправдательных документов. Учёт расходов на заграничные командировки А.К. Шишкин, И.А. Курдюков //Бухгалтерский учёт. - 2005. - №16..

Во время пребывания работника в командировке он продолжает получать заработную плату.

Кроме того, предприятие имеет возможность в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм. Но для целей налогообложения эти выплаты учитываются в пределах норм; кроме того, сверхнормативные суммы подлежат обложению налогом на доходы у работника.

Нормы возмещения расходов в иностранной валюте работникам, находящимся в краткосрочных командировках за границей, определены соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации и зависят от конкретной страны, в которую направляется работник.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Кроме того, по приказу руководителя при предъявлении соответствующих документов (копия техпаспорта) подотчетным лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного легкового автомобиля по нормам, установленным Правительством Российской Федерации, которые в связи с инфляцией также имеют тенденцию к увеличению. При этом выплаты могут быть произведены и свыше норм, но для целей налогообложения учитываются в утвержденных размерах. Кроме того, суммы превышения также облагаются налогом на доходы у работника.

1.2 Контроль расчетов с подотчетными лицами

учет расчет подотчетное лицо

Для учета операций по расчетам с работниками, получившими наличные деньги на определенные цели, в бухгалтерском учете используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций /7/ счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. №

Основная цель контроля расчетов с подотчетными лицами - установить законность, достоверность и целесообразность совершения операций с наличными денежными средствами, выданными под отчет работникам организации. О проведении внутреннего бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными лицами /

И. П. Васильева.//Министерство РФ по налогам и сборам. Налоговый вестник.

В ходе контроля расчетов с подотчетными лицами решаются следующие задачи:

- проверка правильности оформления первичных документов по выдаче и использованию подотчетных средств;

- подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Объектами контроля являются расчеты предприятия с каждым подотчетным лицом.

Источниками информации для проверки расчетов с подотчетными лицами являются первичные учетные документы, подтверждающие получение и расходование подотчетных средств, авансовые отчеты, учетные регистры (журналы-ордера, ведомости) по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", а так же Главная книга, бухгалтерская отчетность, Положение об учетной политике предприятия и др.

Контроль расчетов с подотчетными лицами может быть организован в два этапа. На первом этапе выполняется подтверждение целесообразности расходов, произведенных подотчетными лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета. На втором осуществляется проверка правильности организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

В процессе реализации первого этапа проверки на основе сделанного ранее вывода об эффективности систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами принимается решение о методе проверки: сплошной или выборочный. Условием применения выборочного контроля является высокая эффективность функционирования названных систем. В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам. В противном случае методом сплошной проверки авансовых отчетов устанавливаются суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировки, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами. В результате могут быть выявлены факты оплаты командировочных расходов (суточных, оплаты проезда и проживания в местах командировки) сверх установленных норм. Суммы превышения установленных норм, не подтвержденные документально, подлежат включению в совокупный доход работника и обложению налогом на доходы физических лиц. Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия, а уплаченный по ним НДС не относится к налоговым вычетам.

Покрываются за счет собственных средств предприятия также расходы по компенсации своим работникам стоимости проездных билетов городского и пригородного транспорта, по подписке на газеты и журналы для личного пользования (оформленной на домашний адрес) и т. п.

Необходимо учесть, что невозвращенные в установленные сроки неизрасходованные подотчетные суммы считаются доходом работника и облагаются налогом на доходы с физических лиц.

Обнаруженные в ходе проверки ошибки и нарушения регистрируются в рабочей документации, определяется их количественное влияние на показатели бухгалтерской отчетности, определяется сумма заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных начислений единого социального налога и налога на доходы физических лиц.

Типичными ошибками, которые выявляются в ходе проверки расчетных операций с подотчетными лицами, являются следующие:

- отсутствие первичных учебных документов, их неполное оформление;

- ненадлежащее ведение учета (неправильная корреспонденция счетов, недостаточность аналитического учета, формальное проведение инвентаризации расчетов и т. п.);

- несоблюдение порядка выдачи денежных средств в подотчет и возврата неиспользованных сумм (нарушение сроков возврата подотчетных сумм, выплата в подотчет денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам и др.).

Следует обратить внимание на то, что пунктом 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98) /6/ установлено требование формирования учетной политики организации исходя из предположения временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

На основании изложенного, даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовым ордерам и т. п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними (или по крайней мере такими же), чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем дата расходного кассового ордера на выдачу подотчетных сумм.4

2. Документированное оформление расчётов с подотчётными лицами и примеры

2.1 Документированное оформление

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичными учетными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную). Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

наименование организации-продавца;

идентификационный номер (ИНН)

заводской номер ККМ;

порядковый номер чека;

дата и время покупки;

стоимость (цену) покупки. ГлавБух.net: расчеты с подотчетом

(http://www.glavbuh.net/berator/kommandirovka/raschety-s-podotchetom-95455/)

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности. Товарный чек (или накладная) должен содержать следующие реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции

измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

Суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются.

Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника с приложением подтверждающих расходы документов. 5

Дополнительными документами могут быть ведомости списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию, акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т.п.

Таким образом, расчёты с подотчётными лицами оформляются следующими учётными документами:

· авансовый отчет (форма №АО -1)

· журнал регистрации авансовых отчетов

· приказ о направлении работника в командировку (форма № Т - 9)

· командировочное удостоверение (форма Т - 10)

· служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а)

· список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы

· приказы об утверждении смет представительских расходов

· сметы представительских расходов

· главная книга

· журнал ордер №7 (автоматизировано)

· прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др. 5

2.2 Синтетический и аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое). Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в резерве каждого работника предприятия в ведомости и журнале-ордере № 7.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

§ руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

§ руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Оганесов А.Р. Малый бизнес: налоги и отчетность. - 3-е издание. - М.: ЗАО "Издательский дом "Главбух", 2006.

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует со следующими счетами бухгалтерского учета (таблица 1.1).

Таблица 1.1

Корреспонденция счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует со счетами:
- по дебету	- по кредиту
50	Касса	07	Оборудование к установке
51	Расчетные счета	08	Вложения во внеоборотные активы
52	Валютные счета	10	Материалы
55	Специальные счета в банках	11	Животные на выращивании и откорме
76	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами	15	Заготовление и приобретение материальных ценностей
79	Внутрихозяйственные расчеты	20	Основное производство
		23	Вспомогательные производства
91	Прочие доходы и расходы	25	Общепроизводственные расходы
		26	Общехозяйственные расходы
		28	Брак в производстве
		29	Обслуживающие производства и хозяйства
		41	Товары
		44	Расходы на продажу
		45	Товары отгруженные
		50	Касса
		51	Расчетные счета
		52	Валютные счета
		55	Специальные счета в банках
		70	Расчеты с персоналом по оплате труда
		73	Расчеты с персоналом по прочим операциям
		76	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами
		79	Внутрихозяйственные расчеты
		91	Прочие доходы и расходы
		94	Недостачи и потери от порчи ценностей
		97	Расходы будущих периодов
		99	Прибыли и убытки

Выдача денежных средств работнику предприятия под отчет отражается проводками:

ДЕБЕТ 71 - КРЕДИТ 50 - субсчет "Касса организации" - на выданную сумму из кассы предприятия;

ДЕБЕТ 71 - КРЕДИТ 51 - Перечисление (перевод) денежных средств по месту нахождения подотчетного лица.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов:

ДЕБЕТ 10 - КРЕДИТ 71 - на сумму оприходованных материалов. Все подотчетные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих расходы документов;

ДЕБЕТ 41 - КРЕДИТ 71 - приобретение подотчётным лицом товаров;

ДЕБЕТ 44 - КРЕДИТ 71 - подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с отгрузкой и реализацией товаров;

ДЕБЕТ 50 - КРЕДИТ 71 - возвращены в кассу неиспользованные подотчётные суммы;

ДЕБЕТ 76 - КРЕДИТ 71 - произведен расчёт с дебиторами с помощью подотчётной суммы.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки, отражаются в учете с использованием проводок:

ДЕБЕТ 94 - КРЕДИТ 71 - списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);

ДЕБЕТ 70 - КРЕДИТ 94 - удержание подотчетных сумм из заработной платы;

ДЕБЕТ 73 - КРЕДИТ 94 - если нет возможности удержать эти суммы из заработной платы работника. АльянсМедиа. Бухгалтерский учет и налоги, проводки.

(http://www.businessuchet.ru/BusinessGames/buh_trans.asp)

2.3 Примеры

Предположим, существует организация ООО «ГолдТрейд», занимающаяся продажей ювелирных изделий.

Рассмотрим на ее примере операции с подотчетными лицами.

1. Завхозу ООО «ГолдТрейд» Стукалову К. А. (табельный номер 29) по разрешению руководителя организации по расходному кассовому ордеру №07 от 15.10.2009 г. (Приложение 1) выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 6500 руб. Деньги выданы Стукалову К. А. сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 15.10.2009 г. у Стукалова К. А. отсутствуют. Стукалову К. А. выдана доверенность на получение приобретаемого инвентаря.

Стукалов К. А. представил в бухгалтерию авансовый отчет №2 от 16.10.2009 г. (Приложение 2) об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) товарный чек №17892 от 15.10.2009 г.и кассовый чек магазина розничной торговли «Эльдорадо» на общую сумму 1500 руб., в том числе:

1 настольная лампа по цене 400руб.;

1 обогреватель по цене 1100руб.;

2) счет-фактура №11 от 15.10.2009 г. фирмы «Ион» на 2 оптические мыши для компьютера «Logitech» на общую сумму 2124 руб., в том числе цена 2 оптических мышек для компьютера - 1800 руб., НДС - 324 руб., полученных от Стукалова К. А.;

3) квитанция к приходному кассовому ордеру №128 от 15.10.2009 г. фирмы «Ион» на сумму 2124 руб., в том числе НДС - 324 руб., полученные от Стукалова К. А. (Приложение 3);

4) договор купли-продажи №20 от 15.10.2009 г. и акт купли-продажи, составленные с предпринимателем Кафтановым А. Ю. на приобретение 2 компьютерных стульев по цене 1590 руб., на общую сумму 3180 руб.

Поступление инвентаря подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: настольной лампы - 1 шт.; обогревателя - 1 шт.; оптических мышек - 2 шт.; стульев - 2 шт.

Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Яковенко Е. Л., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Плющенкова Т. Е., утвердил отчет директор Бутурлинов А. Ю. 16.10.2009 г.

Перерасход подотчетных сумм выдан Стукалову К. А. по расходному кассовому ордеру № 08 от 16.10.2009 г.

Сформулируем все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций.

Журнал регистрации хозяйственных операций:

№ п/п	Документ и содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
1	Расходный кассовый ордер №07 от 15.10.2009 г. Выдано под отчет	71	50	6500
2	Авансовый отчет №2 от 16.10.2009 г. Стукалова К. А. Приобретена 1 настольная лампа в розничной торговли и оприходована на склад. Приобретен 1 обогреватель в розничной торговли и оприходован на склад. Приобретены 2 оптические мыши в фирме «Ион» и оприходованы на склад. НДС по калькуляторам. Приобретены 2 стула у предпринимателя Кафтанова А. Ю. и оприходованы на склад.	08 08 08 19 08	71 71 71 71 71	400 1100 1800 324 3180
3	Расходный кассовый ордер №08 от 16.10.2009 г. Выдан Стукалову К. А. перерасход подотчетных сумм	71	50	304

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией. Нормы на командировочные расходы для целей исчисления налога на прибыль регламентируются постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г., №93. Данным постановлением установлены нормы по оплате суточных 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Командировочные расходы для целей бухгалтерского учета включаются в издержки производства в фактически произведенном размере. В законе о налоге на доходы физических лиц установлено, что не облагаются данным налогом суточные в пределах норм, установленных законодательно. В настоящее время такие нормы законодательно не установлены, и поэтому с превышения суточных не надо начислять налог на доходы физических лиц. Такое решение было принято Высшим арбитражным судом РФ 26 января 1995г. №16141/04.

НДС по расходам на проезд включается в состав налоговых вычетов в случае его выделения в проездном билете. В настоящее время в проездных билетах (железнодорожных и авиа) НДС не выделяется, и включаться в состав налоговых вычетов не может, поэтому полная стоимость билетов, включающая в себя и НДС, отражается в издержках производства. НДС по расходам на наем жилого помещения включается в состав налоговых вычетов следующим образом: при наличии счета фактуры, выставленного на организацию, в котором выделен НДС; при наличии квитанции гостиницы, в которой выделена сумма НДС.

2. Рассмотрим пример отражения операции по командировочным расходам на счетах бухгалтерского учета.

Главному бухгалтеру OOО «ГолдТрейд» Плющенковой Т.Е. (табельный номер 08) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 23100 руб. по расходному кассовому ордеру № 20 от 20.11.2009 г. на командировку в Санкт-Петербург на 15 дней в Санкт-Петербургский Институт экономики и финансов для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Плющенковой Т.Е. нет.

Для обоснования командировки Плющенковой Т.Е. имеются следующие документы:

1) договор с Санкт-Петербургским Институтом экономики и финансов, имеющим лицензию на образовательную деятельность, на обучение Плющенковой Т.Е. по 40-часовой программе «Бухгалтерский учет валютных операций» с 25.11.2009 г. по 09.12.2009 г.

2) приказ руководителя №4 от 19.11.2009 г. о направлении в командировку Плющенковой Т. Е. сроком на 15 дней, с 24.11.2009 г. по 09.12.2009 г. в Санкт-Петербург в Санкт-Петербургский Институт Экономики и Финансов для повышения квалификации (Приложение 4), с разрешением выдачи суточных в сумме 300 рублей в день.

3) плановая смета командировочных расходов Плющенковой Т.Е.: железнодорожный билет (туда и обратно) - 3000 рублей. Гостиница: 13 дней, 1200 руб. - 15600 руб.

Суточные 15 дней, 300 руб. - 4500 руб. (норма установленная Правительством РФ для целей исчисления налога на прибыль) Итого - 23100 рублей.

4) командировочное удостоверение Плющенковой Т.Е. подписанное руководителем, главным бухгалтером и заверенное печатью организации.

Плющенковой Т.Е. представлен в бухгалтерию авансовый отчет №9 от 11.12.2009 г. об израсходованных средствах. К авансовому отчету приложены следующие документы:

1) железнодорожные билеты С-Петербург-Москва и Москва-С-Петербург - 3 000 рублей,

2) квитанция гостиницы за 13 дней - 20788 руб., в том числе НДС - 5188 руб.

3) распоряжение руководителя на оплату суточных из расчета 300 руб. за день (на 15 дней командировки) 4500 руб.

4) отчет о проделанной работе в командировке и копия свидетельства об окончании курсов повышения квалификации СПИЭиФ Плющенковой Т.Е.

5) командировочное удостоверение Плющенковой Т.Е., отмеченное в Санкт-Петербургском Институте Экономики и Финансов.

Перерасход подотчетных сумм в размере руб. возвращен Плющенковой Т.Е. по расходному кассовому ордеру №98 от 12.12.2009

1. Заполним командировочное удостоверение Плющенковой Т.Е. по прилагаемой форме.

2. Составим расчет командировочных расходов Плющенковой Т.Е. по следующей форме .

Расчет командировочных расходов:

Вид расходов	По норме	Сверх нормы	Итого
Проезд Жилье Суточные (15сут.*300) Всего	- - 1300 1300	- - 2600 2600	4000 20788 4500 30288

3. Определим все хозяйственные операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций.

Журнал регистрации хозяйственных операций:

№ п\п	Документ и содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма
1	Расходный кассовый ордер № 20 от 20.11.2009 г. Выдано Плющенковой Т.Е. под отчет на командировочные расходы	71	50	23100
2	Авансовый отчет №9 от 11.12.2009 г. Плющенковой Т.Е. расходы на проезд расходы на жилье НДС по жилью суточные	26 26 19 26	71 71 71 71	4000 15600 5188 4500
3	Расходный кассовый ордер №98 от 12.12.2009 г. Выдан из кассы Плющенковой Т.Е. перерасход подотчетных сумм	71	50	7188
4	Справка. Начислены страховые взносы по обязательному страхованию от несчастного случая и профзаболеваний на суммы превышения суточных по ставке 1%(2600*0,001=26руб.)	91	69	26

При заграничных командировках работников организации выполняются следующие правила. Учёт командировочных расходов в иностранной валюте по рублёвой банковской карте /

М.В. Кутьина // Бухгалтерский учёт. - 2006

Затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам по командировкам на территории Российской Федерации. Для целей исчисления налога на прибыль постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. №93 по заграничным командировкам установлены нормы по суточным. Нормы установлены по каждой стране в долларах США.

Работникам, направляемым в служебную командировку за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. Суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ, в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ, и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте.

При направлении работника в загранкомандировку в две и более страны за день перемещения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100% по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.

Организация вправе без ограничений и специальных разрешений Банка России покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных расходов.

Для получения иностранной валюты с валютного счета организация до убытия работников в зарубежную командировку представляет в банк заявление, в котором указывает номера и даты приказов по организации о командировании работников за границу. Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.

Расходы на заграничные командировки возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты).

При возвращении из командировки остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в валюте или рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Неизрасходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ. В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается организацией работнику в рублях или валюте, полученных путем перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Командировочные расходы выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем перерасчета валюты в рубли по курсу Банка России на день совершения операции.

На счете 71 задолженность подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается по курсу ЦБРФ на день выдачи; отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм- по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

3. Рассмотрим пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета.

Заместителю руководителя организации Марченко Н. Д. в соответствии с приказом по организации по расходному кассовому ордеру № 54 от 27.11.2009 г. выдан аванс в сумме 2290 евро на командировочные расходы в Италию для проведения переговоров о закупке ювелирных украшений (курс евро на день выдачи - 43,5 руб. Срок командировки 5 дней. Задолженности по подотчетным суммам у Марченко Н. Д. нет.

Для обоснования командировки Марченко Н. Д. имеются следующие документы:

1) приглашение итальянской фирмы «Сильвер» для проведения переговоров в Риме в управлении фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона;

2) приказ руководителя организации № 8 от 27.11.2009 г. о направлении в командировку Марченко Н. Д. в Рим в фирму «Сильвер» для проведения переговоров сроком на 5 дней;

3) плановая смета командировочных расходов Марченко Н. Д.:

авиабилет (туда-обратно) - 700 евро;

гостиница (5 дней; 260 евро) - 1300 евро;

суточные (по норме 5 дней*38 евро) - 190 евро (8265 руб);

оформление визы 100 евро.

ИТОГО : 2290 евро.

Марченко Н. Д. представлен в бухгалтерию авансовый отчет №7 от 03.12.2009 г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) авиабилеты - 800 евро;

2) счет гостиницы - 1400 евро;

3) квитанция итальянского консульства об уплате услуг по выдаче визы - 100 евро;

4) распоряжение руководителя об оплате суточных по норме (5 дней*38 евро - 190 евро (8360 руб.).

ИТОГО: 2490 евро (Курс евро на дату утверждения авансового отчета 03.12.2009 г. - 44 руб/евро);

5) отчет о работе проделанной Марченко Н. Д. с указанием того, что цель командировки достигнута и заключен договор о поставке импортного оборудования;

6) загранпаспорт Марченко Н. Д. с отметками заграничных постов.

По расходному кассовому ордеру №74 от 03.12.2009 г. Марченко Н. Д. выдан перерасход подотчетных сумм рублями по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.

1. Составим расчет командировочных расходов Марченко Н. Д. по следующей форме (Расчет расходов по норме необходим для целей налогообложения):

Расчет командировочных расходов:

Расходы	По норме	Сверх нормы	Итого
	Евро	Рубли	Евро	Рубли	Евро	Рубли
Проезд Жилье Суточные Прочие расходы	- - 190 -	- - 8360 -	- - - -	- - - -	800 1400 190 100	35200 61600 8360 4400
Итого	-	-	-	-	2490	109560

2. Определим все хозяйственные операции по ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем информацию в журнал регистрации операций.

Журнал регистрации операций:

№ п\п	Документ и содержание операции	Корреспонди-рующие счета	Сумма
		дебет	кредит	евро	Руб.
1	Расходный кассовый ордер №54 от 27.11.09 г. Выдано под отчет Марченко Н. Д. (курс: 44 руб./евро)	71	50	2290	100760
2	Авансовый отчет №7 от 03.12.2009 г. (курс: 44 руб./евро) затраты на проезд затраты на жилье суточные прочие расходы	26 26 26 26	71 71 71 71	800 1400 190 100	35200 61600 8360 4400
3	Расходный кассовый ордер №74 от 03.12.2009 г. Выдан Марченко Н. Д. перерасход подотчетных сумм рублями по курсу ЦБ РФ на день утверждения авансового отчета (курс: 44 руб./евро)	71	50	200	8800
4	Расчет курсовой разницы. Списана курсовая разница по операции 190*44-190*43.5	71	91	-	95

Размещено на Allbest.ru