Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

12. Служебное письмо: понятие, виды, формуляр

Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, - пересылкой почтой.

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по несколькими разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие формы изложения текста:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

- письмо оформляется на должностном бланке;

- письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - оттиск печати.

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

- сопроводительное письмо;

- письмо-просьба;

- письмо-запрос;

- письмо-ответ;

- письмо-сообщение;

- письмо-подтверждение;

- информационное письмо;

- гарантийное письмо;

- письмо-извещение;

- письмо-приглашение;

- письмо-предложение;

- письмо-напоминание;

- письмо-требование;

- письмо-благодарность;

- письмо-поздравление.

Одним из главных каналов связи организаций с внешним миром является деловое письмо. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между организациями. Это самый распространенный способ обмена информацией, который объединяет большую группу самых различных по содержанию документов, передаваемых по почте. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любой организации и имеют множество разновидностей: сопроводительные, инструктивные, информационные, гарантийные, рекламные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-просьбы, письма-извещения и т.д.

Письма оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке, на котором указывают наименование вышестоящей организации, данной организации, ОГРН юридического лица, ИНН/КПП, почтовый и телеграфный адреса организации, телефон и другие сведения по усмотрению руководства организации. Бланк письма предусматривает место для даты и для номера письма, а также ссылку на номер и дату инициативного документа, если дается ответ, место для заголовка к тексту и для адресата.

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

- введение - приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих организаций и другие факторы, послужившие основанием для составления письма;

- доказательства - содержат обоснование вопроса, изложенного в письме;

- заключение - излагаются выводы, предлагаются решения.

В отдельных случаях письма могут содержать только заключительную часть текста без пояснений.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу и не должно превышать одну машинописную страницу.

Деловое письмо должно быть информативным и убедительным. Его текст должен быть кратким и содержать только основные сведения. Основным условием убедительности письма является его доказательность. Тон письма должен быть нейтральным, изложение текста лаконичным. Деловые письма пишут в доброжелательном тоне, в вежливой форме. Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых средств обеспечивает точность выражения и однозначность понимания текста. Письмо может излагаться:

от первого лица единственного числа ("Прошу… ");

от первого лица множественного числа ("Извещаем…”);

от третьего лица единственного числа. В этом случае употребляются существительные с собирательным значением (дирекция, администрация, совет трудового коллектива, кооператив… ставит в известность…);

от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (дирекция и профсоюзная организация подтверждают…).

Служебная переписка включает множество разновидностей писем. Рассмотрим некоторые из них.

Письма-просьбы

Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений, практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления. Например:

Прошу включить в план информационных изданий на 2007г. аналитический обзор "Физико-химические свойства меди" (авторы Иванов А.А.. Петров Б.Б., Спиридонов Р.О.) Объем публикации 90 страниц. Рукопись будет представлено в III квартале 2006г.

Приложение: аннотация обзора на 1 л. в 1 экз.

Письма-напоминания

Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения.

Ключевыми словами письма-напоминания являются формы глагола "напоминать".

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:

Письмом № 197 от 24.06.2006 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности наш завод имеет возможность дополнительно изготовить и поставить Вашему предприятию в 2006г. различные химические реактивы на сумму до 1 млн. руб. сверх ранее утвержденного плана поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа мы не получили.

Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше согласие на получение указанных химических реактивов.

При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная сверхплановая продукция будет нами поставлена другим предприятиям-потребителям.

Приложение: Копия письма № 197 от 24.06.2006 на 1 л. в 1 экз.

Письма-извещения

В письме-извещении что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов "сообщаем", "извещаем", "доводим до Вашего сведения", "ставим Вас в известность". Например:

Сообщаем Вам о том, что Вашему предприятию выделяются дополнительные места для отдыха на туристической базе "Комета".

Информационные письма

Разновидностью письма-извещения является информационное письмо. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица в свершившемся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом, информационные письма принято подписывать руководителем организации. Например:

Предлагаем Вашему вниманию информацию об автоматизированной системе диспетчерского управления жилищно-коммунальным хозяйством, разработанной фирмой ООО "Актив". Данная система включает в себя все необходимое для организации диспетчерской службы жилищно-коммунального хозяйства и налаживания систематического учета предоставляемых коммунальных услуг.

Система позволяет организовать управление жилыми микрорайонами и большими зданиями.

Письма-приглашения

Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу или нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты. Например:

Уважаемый Александр Ефимович!

С 17 по 21 апреля 2006 года в г. Лесосибирске Красноярского края состоится вторая выставка-ярмарка "Деревообработка: оборудование и продукция".

В целях взаимовыгодного сотрудничества, приглашаем лесопромышленные предприятия Вашего региона принять участие в выставке-ярмарке.

Краткая тематика выставки:

- лесозаготовительное и деревообрабатывающее оборудование и инструменты;

- продукция деревообработки;

- продукция лесохимии.

Письма-просьбы

Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность организации в ее исполнении. Письмо-просьба может излагаться от первого лица множественного числа. Например:

В настоящее время медицинская техника нашей районной больницы изношена на 80%. На постоянный ее ремонт требуются большие средства, которых нет в бюджете района.

Просим предусмотреть в бюджете области на 2007 год 1,5 млн рублей на приобретение новой техники и ремонт действующей.

Приложение: смета затрат на 5 л. в 2 экз.

Сопроводительные письма

Сопроводительные письма составляются при отправке адресату документов или материальных ценностей. Такие письма необходимо составлять, когда необходимы какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к ним документам. Подтверждая факт отправки документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за сохранностью отправляемых документов или ценностей. Например:

Направляем план совместной работы комитета по начальному профессиональному образованию и областного комитета по культуре и спорту по привлечению подростков к участию в массовых культурных и спортивных мероприятиях области.

Договорные письма

Договорные письма являются разновидностью сопроводительного письма. Они подтверждают факт отправки договора. Примерный текст договорного письма:

Направляем подписанный нами договор № 126/11 от 12.01.2006. Справка о финансировании будет выслана Вам дополнительно.

Данное письмо является неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: договор о закупке дополнительной партии оборудования на 3 л. в 2 экз.

Международные письма

В последнее время заметно увеличился объем международной переписки организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации - ИСО (International Organization for Standartization, ISO), в которой представлены национальные органы 130 государств. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому.

4. Заполнить регистрационную карточку на любой входящий документ

Образец оформления входящего документа

НПО «Книжный дом»

ул. Я.Коласа, 55, 220113, г. Минск

тел.(0172)32-18-96

факс (0172)32-18-97

Р.с. 3041223650029 в Городской дирекции

АКБ «Белбизнесбанк», код 739

04.07.2008 № 4-9/131

На № _________ад___________ Директору

ООО «Публицист»

О проведении международной Перовичу В.Л.

книжной выставки ул. Кропоткина, 57

220002, г. Минск

Чалому В.Н.

Оформить заявку и подготовить

перечень наших изданий

для выставки к 12.07.2002

Подпись Перовича

07.07.2002

Уважаемый Вячеслав Леонидович!

Фирма «Книжный дом» проводит 20-25 сентября 2002 г. в г. Минске традиционную международную выставку-продажу книг научного, учебного, методического, производственно-практического и справочного характера. На выставке будут представлены ведущие белорусские издательства, а также издательства России, Украины, Казахстана, Польши, Великобритании, Германии и других стран.

Так как Ваша фирма осуществляет выпуск литературы соответствующего профиля, приглашаем Вас принять участие в нашей выставке.

Для этого необходимо до 01.08.2002 прислать в наш адрес заявку на участие в выставке (форма заявки прилагается), а также два экземпляра каталога (перечня) изданий, которые Вы хотели бы представить на выставке, с указанием стоимости каждого издания. В случае положительного решения об условиях и порядке проведения выставки будет сообщено дополнительно.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

С уважением,

Директор НПО Подпись Г.М. Брегер

Вертинский 232 51 38

ООО «Публицист»

07.07.2008

№ 57

Образец заполнения регистрационно-контрольной карточки на входящий документ

Лицевая сторона

12345678910111213141516171819202122232425262728293031

12.07.2008 Срок исполнения	Название документа	НПО «Книжный дом» Автор (корреспондент)
07.07.2008 № 57 Дата и индекс поступления	04.07.2008 № 4-9/131 Дата и индекс документа

О проведении международной книжной выставки Краткое содержание

Чалому В.Н. Оформить заявку и подготовить перечень наших изданий для выставки к 12.07.2002 Резолюция или кому направлен документ

Отметка об исполнении документа

Оборотная сторона

Расписка исполнителя в получении документа Контрольные отметки

Фонд №	Опись №	Дело №

Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации входящих документов:

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5
07.07.2008 № 57	НПО «Книжный дом» 04.07.2008 № 4-9/131	О проведении международной книжной выставки	Чалому В.Н. Оформить заявку и подготовить перечень наших изданий для выставки к 12.07.2008

Список литературы

служебный письмо регистрационный справка

1 Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

2 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

3 Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). - М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.

4 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

5 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин. А.Н.Сокова. - М., 2003. - 90 с.

6 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

7 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин. А.Н.Сокова. - М., 2003. - 90 с.

8 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. - Пункт 3.20.

9 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин. А.Н.Сокова. - М., 2003. - 90 с.

10 Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

5. Составьте справку об удостоверении юридического факта

Открытое акционерное общество Заместителю директора

«КРАСНОЯРСКИЙ ОАО «РУСАЛ Красноярск»

АЛЮМИНИЕВЫЙ ЗАВОД» А.Б. Иванову

(ОАО «РУСАЛ Красноярск»)

СПРАВКА

1.03.2008 №2

Красноярск

о состоянии

делопроизводства

В соответствии с планом совершенствования службы делопроизводства в 1 квартале 2008 г. было закуплено следующее оборудование для ведения делопроизводства:

Вид комплекта	Количество (шт.)	Стоимость (руб.)	Место установки
А	8	500	Секретариат
Б	9	700	Отдел АСУ

Справка составлена на основании………………………………………

Главный бухгалтер Медведев В.П. Медведев

Павлова Анна Петровна

44-28-32

Литература

ГОСТ 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1997.

Правила составления и оформления служебных документов. - М.: "Москнига", 2003г.

Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе/ - М.: АО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003.

Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М.: Высшая школа, 2004.

Размещено на Allbest.ru