Формування та оформлення справ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Формування та оформлення справ

1. Формування та оформлення справ

Справа -- це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку (ДСТУ 2732-94).

Формування справи -- це визначення належності документів до певної справи та систематизація документів. усередині справи (ДСТУ 2732-94).

Справи, формують централізовано за місцем реєстрації документів, у канцелярії підприємства.

При формуванні документів у справу використовують такі ознаки заведення справи.

Основою для групування документів за номінальною ознакою служить назва їх різновиду. Наприклад: накази, протоколи, вказівки, акти, довідки та ін.

При формуванні документів у справи за предметно-адресною ознакою за основу беруть їх зміст. Наприклад: "Документи з питань поліпшення якості продукції (акти, довідки, рекламації, доповідні записки)".

Авторська ознака передбачає групування в справи документів одного автора Наприклад: "Протоколи виробничих нарад підприємства "Контакт" за 0000 рік".

Для комплектації листування використовують кореспондентську ознаку. При цьому в заголовку справи вказується кореспондент, з яким ведеться листування, і розкривається зміст питання. Наприклад: "Листування з фірмою "Варіант" про взаємовигідні розрахунки за 0000 рік".

Об'єднання в одній справі документів кількох кореспондентів здійснюється за географічною ознакою. Наприклад: "Листування з підприємствами металовугільного Донецького басейну за 0000 рік".

Групування документів за певний період здійснюється за хронологічною ознакою. Наприклад: "Квартальні звіти з основної діяльності підприємства і капіталовкладень". Планово-звітні документи групуються в справи за номінальною, авторською, предметно-питальною і хронологічною ознаками.

Справи формуються у відповідності з номенклатурою справ підприємства.

Формування справ ґрунтується також на нормах, які передбачають:

- оперативність обробки і пошуку документів;

- надійність максимального документаційного обслуговування;

- зберігання документів.

Формування документів у справи повинно здійснюватися централізовано за місцем їх реєстрації.

Формування справ здійснює канцелярія або секретар офісу. Контроль за формуванням справ передбачає участь керівника, завідувача архіву або службової особи, призначеної здійснювати загальний нагляд за діловодним процесом (секретар-референт).

Формування справ повинно здійснюватися з дотриманням певних вимог, які передбачають чіткість та злагодженість усіх послідовних етапів групування документів.

Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів підприємства, схоронності їх, упорядкуванню діловодства.

У фірмах справи формують переважно за назвами видів документів (накази, контракти, акти й т. д.). Якщо обсяг документообігу великий, то для оперативного пошуку можуть вводитися інші ознаки класифікації. Наприклад, контракти можна групувати в кілька справ: контракти про постачання мінеральних добрив, контракти про постачання вугілля, контракти про постачання бензину й т. ін.

Правила формування справ такі:

- у справу підшивають документи, роботу з якими закінчено;

- у справу підшивають оригінали чи копії, завірені в установленому порядку;

- документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різні справи;

- документи з одного питання підшивають в одну справу (у кожній справі або томі справи має бути не більше ніж 250 аркушів; може бути кілька томів однієї справи);

- до справи вносять лише один примірник документа;

- кожний документ, внесений до справи, має бути належним чином оформлений (містити позначку про виконання документа й направлення його до справи);

- як правило, до справи вносять документи одного календарного року (навчального року, виборного періоду);

- у справу не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чернетки документів;

- усередині справи документи розташовують у хронологічній (номерній) послідовності (документи, термін зберігання яких становить до 10 років включно, можна розташовувати у зворотній хронологічній послідовності).

Вимоги та правила до формування справ:

1. У справу компонують виконані документи (оригінали чи завірені копії), оформлені за ГОСТ 6.38-90.

2. Не можна формувати справи з документів, заголовок яких не відповідає заголовку справи, документи, в яких неправильно оформлені реквізити.

3. Не вносять у справи чорновики та розмножені копії документів.

4. Документи постійного та тимчасового зберігання групують у справи окремо - оригінали, копії, річні та квартальні звіти і місячні та річні плани.

5. До справи відносять документи тільки одного календарного діловодного року, окрім документів судової справи, які переходять на наступний рік, особових справ, учбової документації, звітів комісій.

6. Додатки підшивають в окремі томи з вказівкою на те, до яких документів вони відносяться.

7. У справі повинно бути не більше як 250 аркушів при товщині тому (книги) не більше 3-4 см. При великому обсягу листів (понад 250) з них формують окремі справи, що відповідають вузьким питанням, у хронологічному порядку

8. Розпорядчі документи (група ОРД) формують за видами документів і за хронологією разом з додатками. При цьому накази компонують окремо з особових справ і господарської діяльності.

9. Річні плани підшивають разом зі звітами з певних видів діяльності.

10. Документи особових справ розташовують у такій послідовності:

- внутрішній опис документів;

- заяви про прийняття на роботу;

- заяви про звільнення;

- автобіографії;

- виписки з трудової книжки;

- додатки до особових справ.

11. Листування групують за хронологією з одного питання

12. Скарги і документи їх розгляду компонують окремо

13. Особові рахунки робітників і службовців з фінансових операцій групують в окремі справи.

14. Документи в справі розташовують у певному порядку: спочатку вкладають основний документ і додатки до нього, а потім в хронологічному порядку вкладають документи, які були напрацьовані з певного питання

15. Забороняється підшивати в справи окремі примірники одного документа, а також документи, які підлягають поверненню.

16. Документи, які є підставою для видання наказів з кадрової діяльності, підшиваються в особові справи працівників чи утворюють самостійну справу додатків до даних наказів.

17. Затверджені підприємством кошториси, ліміти, титульні списки групуються окремо від їх проектів.

18. Перспективні плани, розраховані підприємством на декілька років, формуються в справи першого року.

В деяких організаціях для полегшення роботи при розподілі та групуванні документів розробляється класифікатор документів.

Статут підприємства та інші засновницькі документи вміщують в окрему справу. Протоколи загальних зборів акціонерів зберігають окремо від протоколів засідань Ради директорів. Додатки та доповнення підшивають до відповідних протоколів.

Контракти (договори) підприємства поділяють на дві групи і зберігають у різних справах. Першу групу становлять комерційні контракти (договори) між підприємствами, другу -- трудові контракти, трудові договори, трудові угоди.

Накази по особовому складу групують окремо від наказів з питань загальної діяльності.

Документи по особовому складу підприємства (особові справи, особові картки) розташовують в алфавітному порядку прізвищ працівників.

Із документів, що мають реквізит 15 (гриф обмеження доступу до документа), формують окремі справи.

Формування справ, пов'язаних зі службовим листуванням, залежить від його обсягу. Якщо обсяг листування невеликий, то заводять одну справу, в якій зберігають вхідні та вихідні листи, факси. Прогнозуючи збільшення обсягу листування з діловими партнерами, доцільно сформувати окремі справи для вхідних листів (факсів), вихідних листів (факсів), Якщо обсяг документообігу великий, можна завести справи на вхідні листи, вихідні листи, вхідні факси, вихідні факси. Доцільно в одну справу підшивати один за одним листи-відповіді й листи-запити.

Якщо підприємство має багато контрагентів, то можна застосовувати об'єктивну ознаку групування документів, тобто в одній справі зберігати різні види документів (контракти, факси, телефонограми і т. п.), що стосуються однієї організації (наприклад, «документи (контракти, акти, листування) про співпрацю з АТ „Каштан" за 1997 р.»).

Плани та звіти зберігають у справах того року, на (за) який їх складено, незалежно від часу складання чи затвердження.

Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають та приймають під розписку.

Забороняється:

¦ вилучати зі справи чи переносити в іншу справу документи, що мають гриф обмеження доступу, без дозволу керівника та позначок у «Журналі реєстрації документів з грифом обмеження доступу»;

¦ виносити з приміщення без спеціального дозволу керівника;

¦ розмножувати без дозволу керівника (якщо є дозвіл, то розмноження здійснюють у присутності відповідальної особи, а браковані примірники одразу знищують).

Усі справи, доступ до яких обмежено, обов'язково вносять до номенклатури справ підприємства.

По закінченні календарного року наказом керівника призначається спеціальна комісія, яка зобов'язана:

- перевірити наявність усіх документів;

- добрати документи для зберігання в архіві;

- визначити документи для знищення.

У разі звільнення працівника, який відповідає за роботу з документами з грифом обмеження доступу, проводять перевірку документів, що числяться за цим працівником, і передають їх новопризначеному працівникові. Акт здавання-приймання цих документів затверджує керівник фірми (підприємства, організації).

Передаючи справи до архіву, складають окремий опис документів, що мають гриф обмеження доступу. У приміщенні архіву такі документи зберігають в опечатаних скриньках. Несанкціонований доступ до них суворо заборонено.

Оформлення справ здійснює особа, відповідальна за роботу з документами. Повне або часткове оформлення справ проводиться в залежності від термінів зберігання документів.

Справи постійного зберігання підлягають повному оформленню, справи тимчасового зберігання - частковому.

Повне оформлення справ передбачає:

- перегрупування документів справи в прямій хронологічній послідовності з січня по грудень;

- нумерацію аркушів у справі чорним графітним олівцем у верхньому ріжку сторінки арабською цифрою;

- складання для найбільш цінних справ внутрішнього опису документів справи;

- складання завірчого напису справи;

- підшивку справи в тверду обкладинку темного кольору з картону чи іншого твердого паперу на 4 проколи без металевих затискачів {з шнурівками для зав'язування) чи друкарське палітурне переплетення документів справи;

- внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи: уточнення назви структурного підрозділу, якщо вона змінювалася, діловодного індексу, заголовка справи, дати та ін.

Опис справ - це систематизований перелік заголовків справ, що розкриває їх склад і зміст, закріплює систематизацію справ та зміст.

Окрім того, опис - обліковий документ і основний вид науково-довідкового апарату, який забезпечує оперативний пошук справ.

Описи складаються як канцелярією, так і секретарем.

Якщо опис має чотиризначний набір чисел, то він вважається викінченим описом.

В організаціях з невеликим обсягом щорічно утворюваних справ постійного зберігання (до 200 справ) опис вважається закінченим, якщо в нього введені розділи річних зведених справ постійного зберігання, які утворилися за 5 років.

В описі справ структурного підрозділу кожна справа повинна вноситися під самостійним номером. Якщо є декілька частин справи (томів), то вони мають свій порядковий номер.

Подекуди складають вказівники до описів: тематичні, іменні, географічні, хронологічні і т. ін.

Кожен опис справи оформлюється в двох примірниках: один направляється в архів, а другий залишається на місці діловодного процесу, до якого опис належить.

При роботі експертної комісії для неї складається третій примірник.

Описи в архів разом з документами приймають за актом-прийому-передачі. Внутрішній опис документів справи складається для обліку документів певних категорій справ постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років), що викликаються специфікою даної документації (накази з основної діяльності підприємства, особові справи, справи на авторські свідоцтва). Внутрішній опис необхідно складати в справах постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання, сформованих за різновидами документів, заголовки яких не розкривають конкретного змісту документів.

2. Розпорядження як різновид розпорядчої документації, його реквізити та зміст

документ справа реквізит розпорядження

Розпорядження - це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань. Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб та громадян.

Розпорядження видаються головою Кабінету міністрів України. Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів також мають право видавати ці акти. Ряд питань, що містять указані документи, перелічені у відповідних нормативних актах (інструкції, положення та ін.).

Реквізити розпоряджень в основному повторюють реквізити рішень. На розпорядженні може бути поставлений герб країни.

Розпорядження видаються від імені виконкому і підписуються тільки головою, а не заступником чи секретарем. Отже, закон надає голові право одноосібно вирішувати деякі питання і відповідно видавати окремі правові акти. У цьому разі йдеться про розпорядження.

Виконкоми місцевих Рад у порядку одноосібного розпоряджання можуть розв'язувати питання, з яких остаточне рішення виконком доручив прийняти голові чи його заступнику, а також пов'язані з внутрішньою організацією роботи виконкому і його апарату.

Реквізити:

1. Назва структурного підрозділу.

2. Коди.

3. Назва виду документа.

4. Дата.

5. Індекс.

6. Місце видання.

7. Заголовок до тексту.

8. Текст, що містить такі частини:

-- констатуючу (вказуються мета або причини видання);

-- розпорядчу (вказуються дії, які треба виконати, та особи, відповідальні за виконання).

9. Підпис.

Багато є спільного у розпорядженні і наказі. У правовому відношенні ці розпорядчі документи рівнозначні. Тому іноді розпорядження видають нарівні з наказом. У цьому випадку у тексті слова НАКАЗУЮ замінюють словами ЗОБОВ'ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ і т.п. Між цими двома правовими актами різниця ще і в тому, що накази пишуть із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження -- з часткових. їх можуть видавати керівники структурних підрозділів підприємств. Наводимо зразок розпорядження.

Зразок розпорядження №1.

Донецький металургійний завод

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

17.03.96 № 22 м. Донецьк

Про підвищення рівня звань

з педагогіки інструкторів

виробничого навчання

У відповідності до наказу директора заводу від 04.02.95 № 54 і для підвищення рівня педагогічних знань інструкторів виробничого навчання ПРОПОНУЮ:

1. Організувати відділу технічного навчання з 24.04.96 семінар для інструкторів виробничого навчання за 16-годинною програмою.

2. Проводити заняття по вівторках та четвергах о 8.00 і 16.00 в аудиторії № 13 відділу технічного навчання.

Директор

Донецького металургійного заводу (підпис) С.Зіньковський

Зразок розпорядження №2.

Ватутінська районна державна адміністрація м. Києва

Розпорядження

28.11.95 № 923 м. Київ

про надання шефської допомоги

установам освіти

Для поліпшення виховної роботи та матеріальної бази в установах освіти району ПРОПОНУЮ:

1. Закріпити підприємства, установи, організації, зареєстровані у Ватутїнському районі, за установами освіти згідно з додатком 1.

2. Вважати рішення виконавчого комітету Ватутінської районної Ради народних депутатів від 18.11.92 № 1417 "Про надання шефської допомоги установам освіти" таким, що втратило чинність.

3. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника голови районної держадміністрації Шевчука О.К. та завідувача відділу освіти Зайченко О.І.

Голова Ватутінської

держадміністрації (підпис) С. Головач

Список використаної літератури

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы. -- М.: АО "Бизнес-иск. Интел-Синтез", 1995. -- 224 с.

2. Веселое П.В. Современное деловое письмо в промышленности. --3-е изд. -- М.: Стандарты, 1990. -- 160 с.

3. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. -- К.: А.С.К., 1998. -- 130 с.

4. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян.-- Донецьк: Сталкер, 1997. -- 352 с.

5. Головач А.С. Образцы оформления документов: Для предприятий и граждан. -- Донецк: Сталкер, 1996. -- 320 с.

6. Ділове мовлення: Методичні рекомендації й зразки ділових паперів / Уклад, С.В.Шевчук. -- К.: КДПІ, 1993. -- 32 с.

7. Іванова І.В. Основні вимоги до оформлення документів: Текст лекції. - К.: Київ, торг.-екон. ін-т, 1993. -- 83 с.

8. Игнатова Т. В. Язык и список специальных видов документов -- М.: ИПКИР, 1988. -- 103 с.

9. Любивець Л.П. Ділові папери. -- К.: Рад, шк., 1981. -- 78 с.

10. Марахова А.Ф. Мова сучасних ділових документів. -- К.: Наукова думка, 1981. -- 140 с.

Размещено на Allbest.ru