Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВСТУП

Першим процесом, без якого неможливий виробничий процес, є постачання, основне завдання якого полягає в забезпеченні потреб виробничого процесу в різноманітних факторах виробництва - сировині, матеріалах, паливі, тарі, запасних частинах, малоцінних та швидкозношуваних предметах, основних засобах (будівлях, спорудах, транспортних засобах, машинах, верстатах, устаткуванні), живій робочій силі (робітники, управлінці, службовці), капіталі (інвестиції, гроші) та інших ресурсах. На виході з системи знаходиться готова продукція, яка призначена для збуту споживачам. Від споживачів продукції на підприємство надходять гроші, а виходять - при оплаті постачальникам факторів виробництва.

Важливо підкреслити, що для здійснення процесу постачання необхідні фінансові ресурси (гроші), які підприємство отримує лише після збуту продукції покупцям. Крім цього необхідно забезпечити безперебійність усіх процесів - постачання, виробництва і збуту. Якщо готова продукція не буде швидко реалізована, то підприємство не зможе закупити необхідні фактори виробництва, що ускладнить кругооборот капіталу. Несвоєчасне забезпечення потреб виробничого процесу призведе до зменшення випуску продукції, обсягу реалізації і виручки.

Отже, у фінансовому обліку потрібно відображати інформацію про кожний із процесів кругообороту капіталу і визначити їх ефективність, яка розраховується через отримання економічних показників у системі бухгалтерських рахунків.

Підприємство не виживе, якщо не буде використовувати ефективним способом свій базовий виробничий потенціал і не зможе забезпечити грошову масу, достатню для покриття витрат на підтримання цього потенціалу.

В результаті перетину межі підприємства гроші можуть виходити в оточуюче середовище або надходити на підприємство із середовища, при цьому підприємство може функціонувати, якщо притік грошей перевищить відтік. Показник руху грошової маси краще характеризує фінансовий стан, ніж показник прибутку.

Отримання достатньої грошової маси для розширеного виробництва пов'язане з багатьма факторами кращого використання існуючого потенціалу:

- модернізація виробництва (сучасна техніка, високі технології, автоматизація, роботизація);

- сучасні технології виробництва;

- організація виробництва на основі досягнень науки;

- організація праці, спрямована на підвищення продуктивності;

- раціональне використання матеріальних ресурсів та перехід на нові конструкційні матеріали;

- використання відходів виробництва;

- організація управління на основі досягнень науково-технічного прогресу;

- інші напрями, що призводять до зниження собівартості продукції.

Серед цих факторів значне місце посідає раціональна організація матеріально-технічного постачання, яке забезпечує укладання договорів на поставку ресурсів, доставку їх на склади, розміщення і зберігання, доставку на робочі місця.

Для забезпечення тривалого існування підприємства необхідно відслідковувати не тільки поточний стан справ на підприємстві, а й майбутній. Визначення майбутнього стану системи пов'язується з покращенням стану потенціалу, в тому числі і підсистеми постачання.

У фінансовому обліку процес постачання чітко не виділяється, хоча немало економістів пропонують організувати облік у системі бухгалтерських рахунків та використовувати інформацію для визначення ефективності цього процесу.

Зважаючи на актуальність даної проблеми, ми обрали наступну тему курсового дослідження: «Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками».

Мета дослідження - розглянути порядок обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками на підприємстві.

Згідно з метою дослідження було визначено такі завдання:

1) вивчити основні положення розрахунків з постачальниками та підрядниками;

2) розглянути документування господарських операцій з обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками;

3) дослідити аналітичний облік розрахунків з постачальниками та підрядниками;

4) вивчити синтетичний облік розрахунків з постачальниками та підрядниками;

5) проаналізувати облік основних засобів на підприємстві;

При написанні роботи були використані навчальні посібники з бухгалтерського обліку, фінансам, економіки підприємств та монографії, що присвячені обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками.

РОЗДІЛ 1. Основні положення розрахунків з постачальниками та підрядниками. Характеристика рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»

1.1 Договірно-правові відносини між покупцями і постачальниками

Робота відділу постачання значною мірою визначається зовнішніми факторами, зокрема пошуками постачальників у зовнішньому середовищі.

Процес постачання в широкому розумінні означає загальне керівництво постачальницькою діяльністю, здійснення якої покладено на спеціалізований відділ. Завданням відділу постачання є визначення рівня витрат на організацію постачання, здійснення політики щодо постачальників, укладання договорів тощо. У вузькому розумінні під управлінням постачання розуміють процес планування і щоденного керівництва забезпеченням поставок для виробничих і невиробничих потреб.

Відділ постачання відбирає з масиву постачальників таких, що забезпечують якісні матеріальні ресурси за прийнятним рівнем цін на матеріали, вузли, устаткування, економічно вигідні товарні партії, регулярність поставок. Особлива увага звертається на умови розрахунків та доставку найбільш економічним способом з метою зниження транспортних та складських витрат.

Потрібно враховувати, що рішення з постачання приймаються в умовах, коли часто змінюються як зовнішні фактори господарювання (економічні, політичні, соціальні, культурні, технічні, законодавчі, юридичні, ринок, кон'юнктура, пропозиція), так і внутрішні (план постачання і завдання, зв'язки підприємства, взаємовідносини з іншими відділами, зміна асортименту), що породжує певні проблеми та обмеження.

Можливості й потреби постачання створюються та реалізуються як результат дії внутрішніх та зовнішніх факторів, котрі змінюються з різною інтенсивністю і впливають на ефективність роботи відділу постачання.

Планування постачальницьких операцій передбачає збір вхідної інформації та її аналіз:

- визначення ключових факторів економічної ситуації;

- підбір вхідної інформації, що стосується постачальників - виробників матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих виробів, палива, енергії, запасних частин тощо на основі бюлетенів, довідників, преси, прайс-листів;

- аналіз інформації (аналіз роботи відділу, аналіз плану, аналіз постачальників, аналіз витрат, аналіз ризику);

- формування плану на майбутній період (специфічні завдання, вироблення альтернативного плану на випадок непередбачених ситуацій, шляхи досягнення цілей, організаційні заходи, тактика дій, методи перевірки плану).

Для реалізації плану постачання належну увагу треба приділити питанням навчання персоналу та підвищення його кваліфікації. Персонал повинен знати властивості матеріалів та їх техніко-економічні характеристики, логістику, способи доставки, ціноутворення, склад транспортно-заготівельних витрат, складське господарство, формування собівартості заготовок та інші питання.

Тільки грамотні спеціалісти можуть оптимізувати собівартість закупівельних матеріально-технічних ресурсів шляхом вибору вигідного постачальника і методів доставки.

Досить відповідальним етапом роботи відділу постачання є укладання договорів поставки. Добре налагоджена система надходження, зберігання та відпуску матеріальних цінностей, правильне та своєчасне відображення їх руху в обліку має першочергове значення для забезпечення виробництва необхідними ресурсами.

Договірні відносини з поставки організовуються на підставі Положення про поставки продукції виробничо-технічного призначення, які були затверджені в СРСР і введені в дію з 1 липня 1981 р. Оскільки в Україні такі положення поки що не розроблені, чинним є названий документ. Ним передбачені правила приймання експедиторами матеріалів на залізничних станціях чи водних пристанях. Зокрема, при отриманні вантажів проводиться якісне та кількісне приймання в місцях доставки. При цьому експедитор повинен подати відповідальним за зберігання вантажу особам довіреність, у якій зазначається прізвище особи, уповноваженої прийняти вантаж, її паспортні дані, найменування вантажів, їх кількість у натуральному вираженні. Довіреність підписує керівник організації і завіряє печаткою.

При отриманні вантажу необхідно впевнитись, що вагони чи контейнери опломбовані, на них немає слідів крадіжок, тара без пошкоджень. Якщо виявляються будь-які відхилення від встановлених вимог щодо цілісності місць упаковки чи тари, необхідно вимагати у місцях приймання (станція, порт, пристань, аеропорт) складання комерційного акту.

Кількісне і якісне приймання вантажів від місцевих постачальників здійснюється, як правило, на складі постачальника, якщо доставка проводиться транспортом покупця, або на складі покупця при транспортуванні вантажу постачальником. Доставка вантажу власним або найманим автотранспортом від складу місцевого постачальника або від залізничної станції до складу покупця оформляється товарно-транспортною накладною.

Експедитор повинен щоденно подавати звіт про отримання й доставку вантажів на склади з прикладанням до нього відповідних документів (товарно-транспортних накладних, рахунків постачальників, комерційних актів та ін.). На основі документів постачальників, які надходять у відділ постачання, здійснюється оперативний облік виконання договорів. Він ведеться у відомостях або книгах, де на кожний договір відкривається окремий листок або ведуться картки, в яких вказується номер і дата договору, найменування матеріальних цінностей, одиниця виміру, кількість продукції за договором поставки разом та з розбивкою за строками по кварталах і місяцях, фактичне надходження вантажу із зазначенням дати, номера і найменування документа.

Дані оперативного обліку використовуються для аналізу кількості та якості поставлених цінностей, виявлення відхилень від договорів та пред'явлення претензій.

Претензії потрібно оформляти письмово і негайно після встановлення фактів порушення договорів інформувати представників постачальника. Якщо письмове звернення не дає результатів, треба звертатися з позовною заявою до господарського суду.

Вантаж, що прибув на склад покупця, оформляється прибутковим ордером, якщо між фактичною наявністю цінностей і даними документів постачальника немає розходжень, а при розходженнях - акт приймання матеріалів.

Суму виявлених нестач матеріалів із вини окремих працівників потрібно віднести на винних осіб, а в окремих випадках матеріали щодо нестачі передаються в слідчі органи. У випадках, коли вантажі надходять без документів постачальників (невідфактуровані поставки), їх слід прийняти за якістю і кількістю в присутності комісії та скласти акт приймання в двох примірниках, з яких один треба відіслати вантажовідправнику з проханням вислати відповідний документ. До отримання документів постачальника такий вантаж приймається на відповідальне зберігання.

На відвантажені матеріальні цінності постачальники виписують рахунки, прикладають до них вантажні квитанції залізничного чи водного транспорт і висилають покупцям. Можуть також висилатися інші документи, що характеризують товари (кипні карти, пакувальні ярлики), а на продовольчі товари - сертифікати якості, довідки аналізів, що характеризують якість товару.

Бухгалтерія веде оперативний контроль за вантажем, що надійшов, документами постачальника, їх оплатою та повнотою оприбуткування в журналі реєстрації документів і надходжень вантажів. Після оприбуткування вантажів на складах і здачі документів у бухгалтерію в журналі надходження вантажів записують дату надходження цінностей на склад, номер і дату звіту матеріально відповідальної особи.

Якщо документи на постачання цінностей надійшли від постачальника, а самі цінності не надходили, то вони вважаються "товарами в дорозі". В цьому випадку треба прийняти заходи щодо розшуку цінностей.

При прийманні цінностей безпосередньо на складі треба звертати увагу на можливі пошкодження тари й упаковки. Якщо такі пошкодження виявлені, то для подальшого приймання цінностей необхідно запросити представника влади на місцях (з товарного відділу, торгової інспекції, бюро товарних експертиз) і скласти акт на недостачу, яку засвідчують всі члени комісії.

Саме процедурні питання - оформлення договорів та дотримання правил приймання цінностей за якістю та кількістю - забезпечують доказовість при розгляді справ щодо майнових спорів між покупцями і постачальниками в господарському суді. Сторона, яка дотримується правил і має всі необхідні документи, виграє справу в суді.

1.2 Характеристика рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»

Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконанні роботи і надані послуги ведеться на рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками".

За кредитом рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, за дебетом -- її погашення, списання тощо.

Рахунок 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" має такі субрахунки:

631 "Розрахунки з вітчизняними -постачальниками";

632 "Розрахунки з іноземними постачальниками".

На субрахунку 631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками" ведеться облік розрахунків за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги з вітчизняними постачальниками та підрядниками.

На субрахунку 632 "Розрахунки з іноземними постачальниками" ведеться облік розрахунків з іноземними постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги.

Аналітичний облік ведеться окремо за кожним постачальником та підрядником в розрізі кожного документа (рахунку) на сплату.

Рахунок № 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» кореспондує:

за дебетом з кредитом рахунків: за кредитом з дебетом рахунків:

24 «Брак у виробництві» 15 «Капітальні інвестиції»

30 «Каса» 20 «Виробничі запаси»

31 «Рахунки в банках» 21 «Тварини на вирощуванні та

відгодівлі»

34 «Короткострокові векселі 22 «Малоцінні та швидкозношувані

одержані» предмети»

36 «Розрахунки з покупцями 23 «Виробництво»

та замовниками»

24 «Брак у виробництві»

37 «Розрахунки з різними 28 «Товари»

дебіторами» 30 «Каса»

41 «Пайовий капітал» 31 «Рахунки в банках»

46 «Неоплачений капітал» 39 «Витрати майбутніх періодів»

48 «Цільове фінансування і 47 «Забезпечення майбутніх витрат

цільове надходження» і платежів»

50 «Довгострокові позики» 64 «Розрахунки за податками

51 «Довгострокові векселі видані» й платежами»

52 «Довгострокові зобов'язання 68 «Розрахунки за іншими

за облігаціями» операціями»

80 «Матеріальні витрати»

55 «Інші довгострокові 84 «Інші операційні витрати»

зобов'язання»

60 «Короткострокові позики» 85 «Інші затрати»

62 «Короткострокові векселі 91 «Загальновиробничі витрати»

видані»

68 «Розрахунки за іншими 92 «Адміністративні витрати»

операціями»

70 «Дохід від реалізації» 93 «Витрати на збут»

71 «Інший операційний дохід» 94 «Інші витрати операційної

діяльності»

74 «Інші доходи» 99 «Надзвичайні витрати»

24 «Брак у виробництві» 15 «Капітальні інвестиції»

30 «Каса» 20 «Виробничі запаси»

31 «Рахунки в банках» 21 «Тварини на вирощуванні та

відгодівлі»

34 «Короткострокові векселі 22 «Малоцінні та швидкозношувані

одержані» предмети»

36 «Розрахунки з покупцями 23 «Виробництво» та

замовниками»

24 «Брак у виробництві»

37 «Розрахунки з різними 28 «Товари» дебіторами»

30 «Каса»

41 «Пайовий капітал» 31 «Рахунки в банках»

46 «Неоплачений капітал» 39 «Витрати майбутніх періодів»

48 «Цільове фінансування і 47 «Забезпечення майбутніх витрат

цільове надходження» і платежів»

50 «Довгострокові позики» 64 «Розрахунки за податками

51 «Довгострокові векселі видані» й платежами»

52 «Довгострокові зобов'язання 68 «Розрахунки за іншими

за облігаціями» операціями»

80 «Матеріальні витрати»

55 «Інші довгострокові 84 «Інші операційні витрати»

зобов'язання»

60 «Короткострокові позики» 85 «Інші затрати»

62 «Короткострокові векселі 91 «Загальновиробничі витрати»

видані»

68 «Розрахунки за іншими 92 «Адміністративні витрати»

операціями»

70 «Дохід від реалізації» 93 «Витрати на збут»

71 «Інший операційний дохід» 94 «Інші витрати операційної

діяльності»

74 «Інші доходи» 99 «Надзвичайні витрати»

Типову кореспонденцію бухгалтерських рахунків по обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками наведено у табл. 1.

Таблиця 1. Кореспонденція бухгалтерських рахунків по обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками

№ п/п	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки
		Дебет	Кредит
1.	Відображено надходження від постачальника основних засобів або вартості виконаних робіт підрядником, пов'язаних із створенням основних засобів	15 "Капітальні інвестиції"	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"
2.	Відображено надходження на підприємство від постачальника товарно-матеріальних цінностей	20"Виробничі запаси" 21 "Тварини на вирощуванні та відгодівлі" 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети" 25 "Напівфабрикати" 28 "Товари"	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"
3.	Віднесено на витрати виробництва вартість робіт, виконаних підрядником	23 "Виробництво"	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"
4.	Повернуто на підприємство від постачальника раніше перераховані йому кошти	30 "Каса" 31 "Рахунки в банках"	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"
5.	Відображено суму недостачі при оприбуткуванні на склад цінностей від постачальника	374 "Розрахунки за претензіями"	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"
6.	Відображено суму ПДВ податкового кредиту) із вартості придбаних цінностей у постачальника, а також виконаних робіт і послуг підрядником	64 "Розрахунки за податками й платежами"	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"
7.	Належить підрядникам за виконані роботи і надані послуги	91 "Загальновироб-ничі витрати" 92 "Адміністративні витрати" 93 "Витрати на збут"	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"
8.	Визнано підприємством претензії (штрафи, пені, неустойки), пред'явлені зі сторони постачальника	948 "Визнані штрафи, пені, неустойки"	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"
9.	Списано безнадійну дебіторську заборгованість по розрахунках із постачальниками на інші витрати операційної діяльності	944 "Сумнівні та безнадійні борги"	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"
10.	Нараховано заборгованість підрядній організації за здійснення робіт, пов'язаних із запобіганням або ліквідацією наслідків стихійного лиха	993 "Інші надзвичайні витрати"	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками''
11.	Проведена оплата постачальникам та підрядникам за поставлені цінності, виконані роботи і надані послуги	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"	30 "Каса" 31 "Рахунки в банках"
12.	В рахунок оплати заборгованості перед постачальником передано векселі, отримані підприємством від покупця	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"	34 "Короткострокові векселі одержані"
13.	Погашено заборгованість перед постачальником коштами, виданими підзвітним особам	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"	372 "Розрахунки з підзвітними особами"
14.	В рахунок погашення боргу передано постачальнику акції підприємства	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"	46 "Неоплачений капітал"
15.	Проведено розрахунок з постачальником за рахунок позики банку	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"	50 "Довгостро-кові позики'' 60 "Короткостро-кові позики"
16.	Видано вексель постачальникам та підрядникам в рахунок поставки цінностей або виконаних робіт	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"	51 "Довгостро-кові векселі видані" 62 "Короткостро-кові векселі видані"

РОЗДІЛ 2. Документування господарських операцій з обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками

Для забезпечення оплати підприємством-покупцем бажаних цінностей на його адресу від постачальника виставляється "Рахунок-фактура" (див. додаток 1), в якому вказується кількість, ціна і загальна сума (з урахуванням ПДВ) щодо їх оплати. В свою чергу перерахування коштів на розрахунковий рахунок постачальника здійснюється за допомогою документа "Платіжне доручення". Підтвердженням здійснення оплати постачальнику є виписка банку по розрахунковому рахунку підприємства.

Для отримання у постачальника придбаних цінностей самовивозом, представнику підприємства-покупця повинна бути видана "Довіреність на одержання цінностей" (див. додаток 2).

Видача покупцю із складу постачальника товарно-матеріальних цінностей здійснюється на підставі документа "Товарно-транспортна накладна" (див. додаток 3).

Вантажі, які надходять на підприємство від постачальників, реєструють у "Журнал обліку вантажів, що надійшли".

Записи у картки складського обліку цінностей, що надійшли, здійснюються на підставі доданих до них товарно-транспортних накладних або "Прибуткового ордера", який оформляється комірником по факту їх надходження.

Відпуск матеріалів на сторону виконується на підставі договорів, нарядів та інших документів і письмового розпорядження керівника підприємства.

Відпуск, як і надходження матеріалів, оформлюють також товарно-транспортною накладною (за потребою).

У відділі постачання підприємства-покупця провадять оперативний облік виконання договорів постачальниками і покупцями матеріалів. У цьому разі відкривають спеціальний журнал обліку надходження вантажів, в якому відділ постачання зобов'язаний: зареєструвати всі документи вантажів, що надходять; перевірити відповідність даних документів постачальника договору; відмітити реалізацію фондів; передати уповноваженій особі розпорядження на одержання і доставку вантажу (у разі надходження матеріалів залізницею або водним шляхом); передати первинні документи до бухгалтерії або фінансового відділу.

Таким чином, постачання кожного підприємства матеріальними ресурсами являє собою єдність двох процесів:

а) транспортування і доставку ш підприємство замовлених і закуплених матеріальних ресурсів на підставі відповідної первинної документації;

б) оформлення заборгованості й оплати постачальникам одержаних від них матеріальних цінностей.

Підприємство-покупець зобов'язане проконтролювати доставку вантажу, організувати його приймання і вивантаження, відповідне зберігання на складі або в інших місцях. Відповідальність за доставку вантажу та його зберігання в дорозі несе організація, що перевозить вантаж на підставі належно оформлених транспортних документів.

Покупець приймає вантаж за кількістю і якістю на своєму складі. Можливе також одержання вантажу самовивозом, коли представник покупця одержує вантаж на складі постачальника за довіреністю, вивозить його своїм транспортом. Відповідальність покупця за одержані матеріальні цінності виникає з моменту підписання його представником товарних документів на одержання вантажу.

Узагальнення інформації щодо розрахунків із постачальниками та підрядниками знаходить своє відображення при журнально-ордерній формі обліку у журналі-ордері №3, а при спрощеній формі обліку - у відомості В-7.

У системі реєстрів бухгалтерського обліку розрахунки з постачальниками і підрядниками відображаються в журналі № 3 (розділ І), який використовується для записів господарських операцій за кредитом рахунку № 63 у кореспонденції з дебетом відповідних рахунків. У цьому журналі суміщено аналітичний і синтетичний облік господарських операцій щодо розрахунків з постачальниками і підрядниками цих господарських операцій, причому на ведення останнього не витрачається додаткового часу, оскільки його дані випливають з даних аналітичного обліку.

Аналітичний облік усіх розрахунків у журналі № 3 ведеться строго за кожним розрахунковим документом. На відміну від журналів № 1 і № 2, тут не допускається додавання сум за однорідними господарськими операціями. Записи до журналу № 3 здійснюються протягом місяця в міру надходження та опрацювання відповідних розрахункових і платіжних документів (рахунків-фактур, витягів банку з доданими документами, касових ордерів та інших документів).

Належні постачальникам і підрядникам суми показують у журналі № 3 у кореспонденції з дебетом рахунків обліку запасів і витрат. Суми оплаті списань на відповідні рахунки відображають у спеціальному розділі журналу «Позначки про оплату, списання або сторно щодо невідфактурованих поставок».

Журнал № 3 є одним, з найскладніших реєстрів журнальної форми обліку. Він умовно поділяється на дві частини. Ліва частина журналу (графи 1-12) є власне журналом, де відображають у розрізі кожного документа (рахунки-фактури, приймального акта тощо) кредитові обіги на рахунку № 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками» в кореспонденції з рахунками щодо обліку запасів, витрат, що дебетуються: Права частина журналу (графи 13-21) призначена для відображення операцій за дебетом рахунку № 63, тобто записів про оплату постачальникам і підрядникам за поставлені ними товарно-матеріальні цінності та виконані згідно з договорами роботи. У цій частині журналу зазначають рахунки, які кредитуються (рахунки обліку коштів, позик тощо). Окремі графи реєстру виділені для запису дати здійснення господарських операцій, номерів документів, найменувань постачальників або підрядників, а також сальдо на початок і кінець місяця.

Підсумки лівої частини журналу наприкінці місяця переносять до Головної книги, підсумки правої частини використовують для взаємного контролю з іншими реєстрами журнальної форми обліку.

У кінці журналу № 3 вміщено таблицю, яка узагальнює розрахунки з постачальниками і підрядниками і відображає стан розрахунків на рахунку № 63 на кінець місяця.

Така побудова журналу № 3 із використанням лінійно-позиційного методу записів робить облік розрахунків з постачальниками і підрядниками наочним, забезпечує його достовірність, у ньому легко звіряти розрахунки, своєчасно виявляти заборгованість, що виникає, та ін. При цьому відпадає необхідність ведення особових рахунків постачальників і підрядників і складання обігових відомостей.

Порядок ведення журналу № 3 полягає в такому.

При відкритті журналу № 3 на поточний місяць до графи «Сальдо на початок місяця» записується сальдо на рахунку № 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками». Підставою для запису є дані журналу № 3 за попередній місяць. При цьому кредитове сальдо на початок місяця на рахунку № 63 складається зі сум, зазначених у не оплачених на кінець місяця документах за товарно-матеріальні цінності, що надійшли, або надані підприємству послуги і виконані підрядниками роботи. Таке сальдо показується щодо кожного неоплаченого документа в окремих рядках, тобто позиційним способом.

Протягом місяця записи в журналі № 3 за рахунками-фактурами або розрахунковими документами, що їх заміняють, щодо поставки товарно-матеріальних цінностей, у частині купівельної вартості цих цінностей і сум, належних постачальникам, здійснюються в міру надходження цінностей на склади підприємства.

При цьому за кожним рахунком-фактурою в окремому рядку реєстру вказують його реєстраційний номер, основні реквізити, передбачені в бланку журналу, а потім суми, прийняті до платежу, зарахування та інші необхідні суми. Суми, прийняті до платежу, відображають в окремих графах журналу за складовими, що визначають купівельну вартість товарно-матеріальних цінностей, які фактично надійшли.

На практиці записи рахунків-фактур певного постачальника, з яким підприємство має найбільші зв'язки, групуються в журналі № З в окремому розділі, для чого відводиться кілька рядків за кількістю можливих поставок за місяць. Такий порядок значно полегшує звіряння розрахунків.

Якщо при прийманні товарно-матеріальних цінностей виявляється нестача, то поряд зі складниками купівельної вартості цінностей, що фактично надійшли окремо показують суму виявлених нестач. У такому ж порядку фіксують суми претензій за сортністю, комплектністю тощо, які виявлені при прийманні або встановлені при перевірці рахунка-фактури.

Суми нестач і претензій показують у кореспонденції з дебетом субрахунку 374 «Розрахунки за претензіями» рахунку № 37 «Розрахунки з різними дебіторами».

При виявленні нестач матеріалів до акцепту рахунка-фактури на суму претензій постачальникові зменшують суму акцепту на рахунку і, таким чином, у цьому разі претензії до постачальника в журналі № 3 не відображаються.

Виявлені при прийманні товарно-матеріальних цінностей надлишки відображають у журналі № 3 в окремому рядку аналогічно відображенню щодо невідфактурованих поставок.

Щодо товарно-матеріальних цінностей, які надійшли, у журналі показують також вартість цих цінностей за обліковими цінами підприємств.

Протягом місяця на підприємство можуть надходити товарно-матеріальні цінності без-рахунків-фактур постачальників (невідфактуровані поставки).1 Надходження матеріальних цінностей має бути підтверджено відповідними прибутковими документами, підписаними матеріально відповідальними особами або засвідченими їх позначками (підписами або штампом) на супровідних документах постачальника. Невідфактуровані товарно-матеріальні цінності, що надійшли у звітному місяці, відображають у журналі № 3 щодо кожної поставки окремо, причому замість номера рахунка-фактури в графі тієї ж назви ставиться літера «Н» (невідфактуровані). На практиці найчастіше ці записи роблять наприкінці місяця, оскільки протягом місяця постачальники ще можуть пред'явити рахунки-фактури.

На кожну невідфактуровану поставку наводиться вартість товарно-матеріальних цінностей, що надійшли, за обліковими цінами, прийнятими на підприємстві для обліку цього виду цінностей, а замість купівельної вартості (у графах, призначених для запису сум за рахунками-фактурами або іншими розрахунковими документами) - та ж сама облікова вартість, але в розбивці по синтетичних рахунках або субрахунках обліку запасів. У графі «Разом за рахунками-фактурами або за невідфактуровані поставки» показують загальну вартість отриманого вантажу, виходячи з оцінки матеріалу за обліковими цінами, при цьому над сумою числівником проставляється літера «Н».

Після надходження від постачальників рахунків-фактур на товарно-матеріальні цінності, прийняті в порядку невідфактурованих поставок, записані раніше суми за обліковою вартістю цих цінностей сторнуються, а на підставі отриманих рахунків-фактур здійснюються записи у звичайному порядку. Суми, що сторнуються, і суми за рахунками-фактурами, що надійшли, записують окремо, у перших двох вільних рядках журналу. Водночас для контролю у рядку, в якому було записано господарську операцію, яка відображає невідфактуровані поставки, в графах «Позначки про оплату, списання або про сторно щодо невідфактурованих поставок» зазначається номер рядка, в якому зроблено сторнувальний запис.

У журналі № 3 ведеться також облік розрахунків за виконані підрядником роботи і надані підприємству послуги. Записи в реєстрі роблять на підставі рахунків-фактур або інших документів, пред'явлених підрядником для оплати в міру приймання зазначених робіт і послуг. Належні підрядникам суми показують у кореспонденції з дебетом рахунків, на яких мають обліковуватися відповідні витрати.

Поряд з даними про суми, належними за прийняті роботи, товарно-матеріальні цінності, що надійшли, і надані послуги в журналі № З відображають суми оплати і списання за кожним рахунком-фактурою окремо. Позначки роблять у тому ж рядку, в якому відображено суму, прийняту до оплати на користь постачальників. При цьому зазначають дату оплати і номер рахунку, який кредитується. Для позначки про оплату в наступні місяці передбачено графу «Позначки про оплату в наступні місяці».

Наприкінці місяця по журналу № 3 підраховують підсумки в розрізі крреспондуючих рахунків звіряють їх з відповідними обліковими реєстрами. Підсумок лівої частини журналу № 3 покаже кредитовий обіг на рахунку № 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» у кореспонденції з рахунками, що дебетуються.

Підсумок правої частини - дебетовий обіг рахунку № 63 у кореспонденції з рахунками, що кредитуються.

Для узагальнення даних про розрахунки з постачальниками і підрядниками в журналі № 3 наведено таблицю «Зведено-контрольні дані до рахунку № 63», у якій здійснюються записи в кінці місяця. Підставою для цих записів є журнал. Суми кредитових обігів по цьому рахунку переносять із журналу за підсумками графи «Разом за рахунками-фактурами або за невідфактурованими поставками», суми дебетових обігів - за підсумками графи «Разом за дебетом». Виведене в таблиці сальдо рахунку № 63 звіряють з даними Головної книги.

Після закінчення журналу його підписують, і підсумкові дані за кредитом рахунку № 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками» у цілому і в кореспонденції з рахунками, що дебетуються, а також залишок на кінець місяця переносять до Головної книги, про що робиться відповідна позначка в реєстрі.

документування постачальник підрядник рахунок

РОЗДІЛ 3. Відображення операцій з розрахунків з постачальниками та підрядниками на рахунках бухгалтерського обліку

3.1 Організація складського господарства та забезпечення виробництва ресурсами

Складське господарство на підприємстві виконує чи не найголовнішу роль у логістиці, сутність якої полягає в оптимальній організації постачання з метою безперебійного забезпечення потреб виробництва необхідними ресурсами.

Здійснення основної діяльності неможливе без наявності засобів для виробничого процесу - устаткування, складських приміщень, процесу постачання, постійного спостереження за рухом запасів у системі фінансового й управлінського обліку.

Процес постачання є дуже динамічним, оскільки реагує на зміну потреб виробничого процесу. Необхідно стежити за обсягами виробництва й тривалістю його процесу, щоби точно визначити кількість, якість і періодичність поставок. Оптимізація запасів вимагає від персоналу знання та застосування економіко-математичних методів розрахунків партій доставки, вибору вигідного маршруту доставки, мінімізації витрат на зберігання тощо.

Раціональне використання матеріалів, мінімальний розмір витрат на їх зберігання, операційний контроль за рухом і залишками матеріальних цінностей великою мірою залежить від організації складського господарства.

Складські приміщення повинні відповідати вимогам правильного зберігання запасів, для чого вони оснащуються стелажами, полицями, шафами, ящиками, бункерами та іншими пристосуваннями, які полегшують пошук при відпуску на виробництво. На кожний вид матеріальних цінностей виписується ярлик із зазначенням на ньому найменування цінностей, марки, розмірів, сортів, одиниці виміру, мінімальної та максимальної норми запасу та інші характеристики.

Кожному складу і коморі присвоюється номер, який обов'язково вказується при оформленні первинних документів із надходження чи відпуску матеріальних цінностей, що необхідно для групування документів у розрізі матеріально відповідальних осіб.

Склади повинні забезпечуватися ваговими і вимірювальними приладами, мірною тарою для сипучих матеріалів, механізмами з переміщення вантажів та вантажно-розвантажувальних робіт.

За правильний облік руху матеріальних цінностей, їх належне оснащення та правильне зберігання запасів відповідальність покладена на завідувача складу (комірника). Положенням про права, обов'язки і відповідальність завідувачів складів передбачено проходження інструктажу про порядок оформлення, зберігання й обліку матеріалів на складі при оформленні на роботу.

У завідувача складу береться підписка про ознайомлення з правилами й укладається з ним договір про матеріальну відповідальність. Завідувачі складами повинні щоденно слідкувати за цілісністю приміщень, наявністю протипожежного інвентарю, збереженням цінностей, дотриманням правил техніки безпеки, правильністю оформлення документів із надходження і витрачання цінностей, веденням картотеки (аналітичного обліку) на складі; контролювати роботу осіб, що обслуговують складське господарство (вантажники, транспортні працівники, обліковці).

Завідувачі складами повинні вимагати від адміністрації створення умов, які гарантують надійне зберігання цінностей, забезпечують умови для правильного функціонування складів. Однією з функцій завідувачів складами є правильне і своєчасне документальне оформлення руху та виведення залишків на кожний день за всією номенклатурою цінностей, що знаходяться на зберіганні. Ведення аналітичного обліку за кожним найменуванням цінностей здійснюється самим завідувачем або обліковцем у картках складського обліку за формою (табл. 2).

Таблиця 2. Картка складського обліку

Після кожної операції з надходження чи витрачання дощок соснових на підставі первинних документів робиться запис у картці складського обліку і виводиться залишок матеріалу в кінці робочого дня. На основі карток відділ постачання може здійснювати операційний контроль за повнотою оприбуткування вантажів і дотриманням норм запасів. Як видно з картки, норма запасу знаходиться в діапазоні від 100 до 120 м куб. Аналіз показує, що норма запасу була перевищена станом на 04.05, 15.05 та 21.05. Перевищення норм запасу можна пояснити тим, що відділ постачання мав лише двох постачальників (м. Брошнів і м. Хуст) і отримував від них матеріали великими партіями та із значними інтервалами, що дає підстави оцінити їх роботу як недосконалу.

Функціонування складу вимагає значних витрат, пов'язаних із утриманням приміщення, устаткуванням складу (для розміщення матеріалів, перевезення, укладки в місця зберігання); внутрішньо-складськими витратами на опалення, освітлення, ремонт приміщень; утриманням транспортних засобів; нарахуванням заробітної плати персоналу складу і відрахувань на соціальне страхування; охороною складів; витратами матеріалів при зберіганні на складі та від псування; витратами на зв'язок, канцелярські потреби та ін.

На жаль, до цього часу такі витрати відносилися до складу адміністративних, тому вони збираються по дебету рахунка 92 «Адміністративні витрати», що з економічної точки зору недоречно.

Витрати на утримання складського господарства не є управлінськими, а відносяться до процесу постачання. Тому вони, подібно до транспортно-заготівельних витрат, повинні обліковуватися на окремому рахунку і включатися у фактичну собівартість витрачених матеріалів.

Такі витрати слід відносити на резервний рахунок 29 «Витрати постачання», хоча логічно було б обліковувати їх на одному з рахунків класу 9. Оскільки рахунки класу 9 повністю задіяні в системі фінансового обліку й у цьому класі немає резервного рахунка, то залишається використати рекомендований рахунок 29 «Витрати постачання». Це логічно ще й через те, що у рахунках класу 2 відображаються витрати, пов'язані з виробничою діяльністю (23 «Виробництво», 24 «Брак у виробництві», 25 «Напівфабрикати»), а процес постачання пов'язаний із виробництвом безпосередньо, оскільки забезпечує його необхідними для виробничого процесу ресурсами.

Отже, облік витрат постачання треба організувати на підприємствах, де ці витрати досягають значних розмірів (складне складське господарство, проблеми з поставками, необхідні пошуки шляхів зниження витрат у процесі постачання тощо).

3.2 Визначення собівартості запасів

Процес постачання завершується не тоді, коли оприбутковано матеріальні ресурси від постачальників, а лише після визначення собівартості заготовлених цінностей, порівняння кошторисної вартості придбаних матеріалів з їх фактичною собівартістю і знаходження відхилень (економія, перевитрати). На основі бухгалтерських даних та кошторису витрат на придбання матеріалів можна зробити аналіз роботи та виявити резерви процесу постачання.

Фактична собівартість заготовлених матеріалів може бути визначена формулою:

Сф = Вм + Нп + Тзв + 3 + П

де Сф - фактична собівартість;

Вм - первинна вартість матеріалів за ціною, вказаною у договорі;

Нп - непрямі податки на придбання запасів, ввізне мито, які не відшкодовуються підприємству;

Тзв - транспортно-заготівельні витрати;

З - витрати, пов'язані з доведенням матеріальних цінностей до стану, в якому вони можуть бути передані для використання у запланованих цілях;

П - витрати на утримання апарату відділу постачання, складів матеріальних цінностей.

Як бачимо з формули, серед цих елементів лише один - Вм - відомий (він означає договірну ціну без включення в неї податку на додану вартість), а решта - характеризуються значним рівнем ентропії, що означає в інформатиці міру невизначеності.

Дійсно, якщо в поточному обліку ці елементи обліковуються однією сумою як відхилення від облікових цін або транспортно-заготівельні витрати, то ні працівники відділу постачання, ні керівництво підприємства не знають, чому зросла собівартість продукції, а в собівартості матеріальні витрати займають, як мінімум, дві третини всіх витрат.

Отже, в обліку треба оприбутковувати матеріали, що надійшли від постачальника записом:

Д 20, 21, 22, 23 (матеріальні витрати);

К 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками».

Непрямі податки можна обліковувати окремо на субрахунках рахунків 20, 21, 22, 23, а в кінці місяця списати на вартість заготовлених матеріалів. Це дасть можливість аналізувати їх величину та розробити заходи з їх оптимізації.

Транспортно-заготівельні витрати, як відзначалося раніше, можна збирати в розрізі статей, за якими складається кошторис.

Фактичні витрати збираються на рахунку 29:

Д 29 «Транспортно-заготівельні витрати»;

К 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»;

К 68 «Розрахунки за іншими операціями».

Списання транспортно-заготівельних витрат проводиться в кінці місяця записом:

Д 20, 21, 22, 23 (матеріальні витрати);

К 29 «Транспортно-заготівельні витрати».

Витрати, пов'язані з доведенням матеріалів до стану, в якому вони можуть бути спожиті на виробництві, відносяться до операційних, тому їх облік ведеться на рахунку 23 «Виробництво» субрахунок «Доведення матеріалів до виробничого споживання»:

Д 23 «Виробництво»;

К 20, 22, 13, 66, 68, 63 (рахунки, з яких списуються витрати, пов'язані з виробничим споживанням матеріалів).

В кінці місяця такі витрати повинні списуватися на певні види матеріалів:

Д 20 «Виробничі запаси»;

К 23 «Виробництво».

Витрати на утримання апарату відділу постачання і складів матеріальних цінностей можна виділити із складу рахунка 92 «Адміністративні витрати» в окремий субрахунок 921 «Витрати на утримання відділу постачання і складів». Протягом місяця такі витрати збираються таким чином:

Д 921 «Витрати на утримання відділу постачання і складів»;

К 20, 22, 13, 66, 65, 372 (списуються витрати, пов'язані з процесом постачання).

В кінці місяця такі витрати списуються на фінансові результати:

Д 79 «Фінансові результати»;

К 921 «Витрати на утримання відділу постачання і складів».

Організація системного обліку витрат постачання вимагає від бухгалтерів творчого підходу - класифікації витрат, розробки номенклатури статей витрат, розробки регістрів аналітичного обліку, елементів собівартості, вибору методів розподілу, калькулювання собівартості одиниці заготовлених матеріальних цінностей, розробки первинних та зведених документів і регістрів тощо.

3.3 Заборгованість по рахунках постачальників

Більшість товарно-матеріальних цінностей надходить на підприємство від постачальників. У договорах з ними обумовлюються умови поставок: найменування матеріалів (робіт, послуг), кількість, ціна, строки відвантаження та розрахунки.

У бухгалтерії підприємства облік розрахунків з постачальниками і підрядниками здійснюють на рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками". За кредитом рахунку 63 відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги; за дебетом - її погашення, списання.

Для прикладу візьмемо таку ситуацію. Фірма "Барва" уклала договір купівлі сировини на суму 12000 гривень. Договором передбачена купівля 50% сировини в кредит (шляхом видачі векселя) під 24% річних.

25.06.1999 року отримано сировину. Запис в журналі операцій (з врахуванням ПДВ, див. далі), гривень:

Дт 20 "Виробничі запаси" - 10000

Дт 641 "Розрахунки за податками" (ПДВ) - 2000

Кт 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядниками" -12000

27.06.1999 року перераховано з розрахункового рахунку за отриману сировину:

Дт 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядниками" - 6000

Кт 311 "Поточні рахунки в національній валюті" - 6000

Покупець, не володіючи в момент купівлі достатньою сумою грошей, пропонує продавцю замість них інший платіжний засіб - вексель. Комерційний вексель являє собою документ, на базі якого оформляється комерційний кредит, тобто він виникає в обороті на основі угоди купівлі-продажу товарів у кредит.

Покупець сплачує продавцю борг за придбаний товар частинами протягом певного проміжку часу. Це призводить до того, що у продавця відбувається тимчасове вилучення коштів, а отже, він втрачає певний прибуток від нездійснених операцій. У покупця ж спостерігається протилежна ситуація - він не сплачує вартість придбаного товару відразу, а тому отримує відповідну вигоду від цього.

Для того, щоб якимось чином компенсувати продавцеві його втрати, сторони домовляються, що покупець сплачуватиме на користь продавця відсотки за відстрочення платежу, тобто за тимчасове використання коштів останнього. При цьому відсоткова ставка має бути вказана у векселі. Відсотки нараховуються від дня складання переказного (простого) векселя, якщо не вказана інша дата.

31.06.1999 року вищезгадана фірма виписує 3-процентні векселі на суми, що повинні бути сплачені в кінці III та IV кварталів 1999 року і І кварталі 2000 року рівними частинами (6000 : 3)

Дт 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядниками" - 6000

Кт 62 "Короткострокові векселі видані" - 6000

30.09.1999 року бухгалтерія фірми "Барва" нараховує проценти за відстрочення розрахунку, що повинні бути сплачені за III квартал 1999 року (6000 : 3 х 6%)

Дт 952 "Інші фінансові витрати" - 120

Кт 684 "Розрахунки за нарахованими відсотками" -120

30.09. і 999 року фірма "Барва" перераховує кошти в рахунок погашення першого векселя (2120 гривень)

Дт 62 "Короткострокові векселі видані" - 2000

Дт 684 "Розрахунки за нарахованими відсотками" - 120

Кт 31 "Рахунки в банках" - 2120

31.12.1999 року нараховані відсотки за IV квартал (2000 х 12%)

Дт 952 "Інші фінансові витрати" - 240

Кт 684 "Розрахунки за нарахованими відсотками" - 240

31.12.1999 року перераховано в рахунок погашення другого векселя

Дт 62 "Короткострокові векселі видані" - 2000

Дт 684 "Розрахунки за нарахованими відсотками" - 240

Кт 31 "Рахунки в банках" - 2240

і т.д.

Вексельна форма розрахунків гарантує продавцеві досить високий ступінь надійності щодо повернення коштів за реалізований товар, оскільки законодавчо визначено, що векселі, опротестовані нотаріусами, є виконавчими документами.

ВИСНОВКИ

Курсова робота досліджувала одну з актуальних проблем сучасного бухгалтерського обліку - облік розрахунків з постачальниками та підрядниками. Аналіз низки літератури дав змогу зробити наступні висновки.

Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконанні роботи і надані послуги ведеться на рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками".

За кредитом рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, за дебетом -- її погашення, списання тощо.

Рахунок 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" має такі субрахунки:

631 "Розрахунки з вітчизняними -постачальниками";

632 "Розрахунки з іноземними постачальниками".

На субрахунку 631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками" ведеться облік розрахунків за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги з вітчизняними постачальниками та підрядниками.

На субрахунку 632 "Розрахунки з іноземними постачальниками" ведеться облік розрахунків з іноземними постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги.

Аналітичний облік ведеться окремо за кожним постачальником та підрядником в розрізі кожного документа (рахунку) на сплату.

Аналітичний облік усіх розрахунків з постачальниками і підрядниками у журналі № 3 ведеться строго за кожним розрахунковим документом. На відміну від журналів № 1 і № 2, тут не допускається додавання сум за однорідними господарськими операціями. Записи до журналу № 3 здійснюються протягом місяця в міру надходження та опрацювання відповідних розрахункових і платіжних документів (рахунків-фактур, витягів банку з доданими документами, касових ордерів та інших документів).

Належні постачальникам і підрядникам суми показують у журналі № 3 у кореспонденції з дебетом рахунків обліку запасів і витрат. Суми оплаті списань на відповідні рахунки відображають у спеціальному розділі журналу «Позначки про оплату, списання або сторно щодо невідфактурованих поставок».

Облік витрат постачання треба організувати на підприємствах, де ці витрати досягають значних розмірів (складне складське господарство, проблеми з поставками, необхідні пошуки шляхів зниження витрат у процесі постачання тощо).

Організація системного обліку витрат постачання вимагає від бухгалтерів творчого підходу - класифікації витрат, розробки номенклатури статей витрат, розробки регістрів аналітичного обліку, елементів собівартості, вибору методів розподілу, калькулювання собівартості одиниці заготовлених матеріальних цінностей, розробки первинних та зведених документів і регістрів тощо.