Унификация текстов управленческих документов

Размещено на http://allbest.ru/

ПЛАН

ВВЕДЕНИЕ

I. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

1. Правила составления документа

2. Общие требования, предъявляемые к текстам документов

2.1 Фразеологические обороты

2.2 Устойчивые словосочетания

2.3 Применение сокращенных слов

2.4 Простые и сложные документы

3. Унификация текстов документов

3.1 Трафаретные тексты

3.2 Анкеты

3.3 Таблицы

4. Выводы

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

ВВЕДЕНИЕ

Каждому человеку в течение его жизни приходится неоднократно составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Слово "дело - производство" появилось несколько веков назад и означало "дело производить" (делать дело), т.е. решать вопрос. В процессе решения любого вопроса возникают документы, закрепляющие достигнутую договорённость, принятое решение.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распорядительных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

I. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

1. Правила составления документа

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ, прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно- нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешённых сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап - окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая дли решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Чёткость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например: Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.

Если поводом для создания какого либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации -автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 № 401 "Об организации учета особо ценных документов..."

или

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 15.06.95 № 1474-РП "О мерах по стимулированию жилищного строительства"...

2. Общие требования, предъявляемые к текстам документов

документ трафаретный текст фразеологический

2.1 Фразеологические обороты

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов.

В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем. Например: "В соответствии с достигнутой договорённостью ..." или "Просим Вас изыскать возможность" или "Принимая во внимание, что ... просим (предлагаем)" и т.д.

2.2 Устойчивые словосочетания

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т.к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В веских рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму именному компоненту [1]. Например: архив - обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия - замещать, иметь; совещание - вести, готовить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.

Кроме того, правильность сочетания слов легко проверить по "Словарю сочетаемости слов русского языка"[2]. Примеры употребления стандартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии. Например: адресовать в адрес, следует отметить следующее, май 4, пять человек детей, памятный сувенир и т. п.

Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение. Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист, и т.д. Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного лица (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного лица (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведётся от 3-го лица единственного числа (Иванов возражает ...и предлагает).

2.3 Применение сокращенных слов

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: военно-морские силы - ВМС; отдел труда и зарплаты - ОТЗ; абсолютный - абс.; страница - с.; так далее - т. д.; смотри - см. и т.д. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку). Например: ОРД (организационно-распорядительная документация). Написание сокращений ведется в соответствии с классификаторами технико-экономической информации, требованиями государственного стандарта[3] и правилами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений [4] русского языка.

2.4 Простые и сложные документы

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело.

Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, и дата.

При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, чёткое выделение её основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определённой последовательности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации. Например:

В январе 1998 г. институт проводит конференцию "Проблемы развития предпринимательства в России". Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предпринимательства.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета И. А. Скокшина

В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например:

Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления с просьбой без мотивировки, приказы с одной распорядительной частью. Например:

Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1.5 ставки с 15 августа 1998 года.

или

УВОЛИТЬ

Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сентября 1998 года по собственному желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы -простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух - трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков.

Тексты документов сложных, больших по объему разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92.[5]. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструкция, положение о структурном подразделении.

3. Унификация текстов документов

3.1 Трафаретные тексты

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы. Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.

Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машине или на компьютере.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах) типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом "шаблон". Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п. Например:

Господину "Фамилия И. О"

Уважаемый "Имя Отчество"

Так как оборот Ваших закупок превысил "объем" руб., мы рады сообщить Вам о введении дополнительной скидки в размере "%", действующей на закупки до 01.06.98.

С наилучшими пожеланиями

Директор

или

Ваше письмо с просьбой установить систему сигнализации марки... получено и зарегистрировано за №

Работы будут выполнены после перечисления на наш расчетный счет ... в ... отделении Московского коммерческого банка... руб.

Сигнализация будет установлена в двухнедельный срок с момента поступления денег на наш счет.

Коммерческий директор

или

Уважаемый господин...

В ответ на Ваше письмо от . . направляем дополнительный информационный материал об интересующих Вас продуктах.

Срок поставки заказанного количества - две недели. Партии объемом до... шт. могут поступить в Ваше распоряжение немедленно.

Если полученные продукты будут Вами одобрены, мы с удовольствием выполним более крупный заказ.

С дружеским приветом

Старший менеджер

или

На Ваш запрос от . . сообщаем, что документы, подтверждающие Ваш стаж работы в... за... годы, в госархив области на хранение не поступали. Сведения о их местонахождении неизвестны. Рекомендуем обратиться к показаниям свидетелей.

Директор архива

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.

Опыт по разработке трафаретных документов, накопленный в стране, позволяет наметить основные моменты их выявления, создания и внедрения.

Методика разработки трафаретных текстов такова:

выявляются типовые управленческие задачи,

собирается информация, необходимая и создаваемая в процессе их решения,

составляется проект унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию,

проект согласовывается со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними. При этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов,

проект окончательно редактируется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТов.

Для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется необходимая годовая потребность. Сегодня чаще трафаретные тексты вводятся в память ЭВМ.

Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено. Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

В особую группу можно выделить унифицированные формы документов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов документов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксирована и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль.

Формы первичных учётных документов разрабатываются и утверждаются Госкомстатом. В этих формах последовательно указано, какие показатели и информация в них должны быть отражены. Такие документы фактически не составляются, а только заполняются, что облегчает работу как составителя, так и учреждения - получателя. Они гарантируют представление полной информации, расположенной в определённой последовательности и удобной для обработки.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркиваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма [6].

Затем исправление оговаривается надписью "исправлено" и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В определенных видах финансовых документов исправления не допускаются. Об этом сказано в пункте 5 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учёте": "Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений".

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами, но и чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте. При их написании следует помнить, что количественные числительные склоняются. При этом изменяются все части сложных и составных числительных. Например, с восьмьюстами тридцатью пятью рублями; до трёхсот семидесяти тысяч рублей.

3.2 Анкеты

В настоящее время широкое распространение получили анкеты -опросные листы для получения определенных сведений"[7]. Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

Анкетирование - один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах, Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. В ГОСТе Р 6.30-97 указано: "При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков".

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа "да - нет", развернутым ответом, числовыми показателями.

3.3 Таблицы

Таблица -это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных . приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц перечислены в разделе ГОСТ Р 1.5-92. ГОСТ посвящен построению стандартов, но изложенные в нем требования к таблицам распространяются на все унифицированные системы документации, том числе на организационно-распорядительную. Здесь указывается, что "таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей"[8].

ГОСТ называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (Таблица 1)

Таблица 1 Тематический заголовок (может и не быть)

Головка	Заголовки граф
	Подзаголовки граф
						строки (горизонтальные ряды)

Графы (колонки)

Боковик (графа для заголовков)

В таблице имеется два уровня деления текста: вертикальный - графы и горизонтальный - горизонтальные ряды. В первом столбце (в крайней левой части таблицы) -боковике - перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуемому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.

Все таблицы в тексте за исключением таблиц приложений нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами.

Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной буквы. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая, и ее строки или графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут "Продолжение таблицы…”

или "Окончание таблицы...", повторяют ее головку, а при необходимости и заголовки строк.

Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы, подзаголовки граф строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение (Таблицы 2,3).

Таблица 2

Районы	Распределение товарооборота
	на государственную торговлю	на частную торговлю

Таблица 3

Районы"t*	1990-1994 гг.	1995-1998 гг.
	Число школ	В них учащихся	Число школ	В них учащихся

В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе и всегда в именительном падеже.

Часто встречающейся ошибкой при оформлении таблиц является зональное деление строк. Специальный пункт ГОСТа (п.4.5.5.) указывает, что разделять заголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается, нельзя также включать в таблицу самостоятельную графу "Номер по порядку". Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед их наименованием (Таблица 4).

Таблица 4

Наименование показателя	Значение
1 . Обзоры фондов
2. Тематические обзоры
3. Описи
4. Путеводители

ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому его следует иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы.

Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире) (Таблица 5).

Таблица 5

Наименование показателя	1980г.	1985г.	1990г.
Фарфоро - фаянсовая посуда и майоликовая, млн. шт.	436	586	992
Посуда из стекла и хрусталя, млн. руб.	93.4	--	335

Правила заполнения показателей представлены в таблице 6

Таблица 6

Наименование показателя	Пояснения по заполнению показателя
Высшее и среднее специальное учебное заведение Специальность	Записывается полное наименование учебного заведения. Использование сокращенных названий учебных заведений не допускается. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово "имени", следует писать сокращенно "им." Записывается в соответствии с Формулировками Общероссийского классификатора специальностей по образованию

Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками (Таблица 7).

Таблица 7

Учащаяся молодежь в возрасте	1980г.	1985г.	1990г.
От 6 до 10 включительно	315	274	398
" 11 " 13 "	288	311	355
" 4" 16 "	417	385	550

Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается. Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова 'То же" и далее ставят кавычки. Также поступают при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения. (Таблица 8).

Таблица 8

Наименование должности	Квалификационные требования
Руководитель группы переводчиков Руководитель группы редакторов Руководитель группы корректоров	Высшее образование, стаж работы по специальности не менее пяти лет То же"

Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью (Таблица 9).

Таблица 9

	Пол	Количество
Артисты балета	Мужчины Женщины	10 28
Артисты эстрады	Мужчины Женщины	12 16
Артисты цирка	Мужчины Женщины	25 17

Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. ГОСТ Р 6.30-97 в пункте 3.19, посвященном тексту документа, определяет случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке.

Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:

в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.[9]

Подготовка документа и его окончательное оформление обычно ведётся на ПЭВМ с помощью программ типа "текстовый редактор". На сегодня наиболее часто используемая программа, ставшая стандартом "de facto" -это Microsoft Word. Часто можно встретить и отечественную программу "Лексикон", обладающую функциональностью, достаточной для среднего пользователя и значительно более доступную по цене.

В процессе подготовки документа текстовые редакторы позволяют проверять правописание, создавать таблицы, выравнивать текст, использовать различные шрифты для смыслового выделения, использовать диаграммы и другие элементы оформления для облегчения восприятия содержания документа.

Программы позволяют иметь утверждённые унифицированные формы документов, разработанные в организации, трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений. Современное программное обеспечение позволяет иметь список постоянных адресатов и другие базы данных, содержащие информацию, используемую при составлении документа: законодательные и нормативные акты, списки товаров, фирм-производителей, клиентов и поставщиков и т.д.

Применение компьютера значительно повысило информативность документов, культуру их оформления и существенно сократило время на их составление.

Тем, кто составляет документы и тем, кто занимается их перепечаткой или вводом в компьютер, необходимо знать самые распространенные корректурные знаки, которые применяются при работе над текстом. Корректурные знаки - это система условных обозначений; применяемых при правке рукописей.

4. Выводы

1.Документ объективно выполняет комплекс функций: информационную, правовую, социальную и культурную, функцию учета явлений, событий и факторов, коммуникативную функцию, управленческую, функцию исторического источника, функцию защиты информации.

2. Документ всегда полифункционален, т.е. характеризуется максимально возможным числом указанных функций.

3. Документы в зависимости от их автора и сферы использования могут быть официальными (служебными) и личными (персонального и личного происхождения).

4. Документы в соответствии с их функциональным назначением содержанием) и местом в управленческом и производственном процессах формируются в системы.

5.Каждый документ унифицируется как по форме, так и, что особенно важно, по включаемому в него составу информации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Вхождение России в систему мировых экономических отношений вызвало создание новых общественно-политических и социально-экономических структур и большого разнообразия коммуникативных ситуаций, требующих, в том числе, языковых преобразований.

Изменения, как показывают исследования, в наибольшей мере затрагивают лексическую систему русского языка как самую открытую и самую подвижную. Изменения эти происходят по следующим основным направлениям:

- расширение словарного состава языка за счёт новых лексических единиц;

- расширение пласта общеупотребительной лексики за счёт лексики ограниченного употребления (просторечных элементов, жаргонизмов и терминов);

- перераспределение лексики между активным и пассивным её запасами;

- перегруппировка лексики по стилям (социально-экономической и общественно-политической);

- снятие так называемых "идеологических наслоений" в значениях многих лексических единиц;

- изменение социальной оценочности некоторых слов;

- переориентация номинаций в составе лексики современного русского языка и др.

Новая экономическая культура накладывает свой отпечаток на форму и содержание делового общения. Появилась потребность в создании новых видов документов и новых языковых моделей, в расширении словарного состава официально-деловой речи, прежде всего, за счёт лексических инноваций. Наиболее многочисленную группу этих инноваций составляют неологизмы - заимствования (иноязычные слова). Основные причины заимствования:

- потребность в обозначении нового понятия, нового явления: маркетинг, менеджер, бизнес-вумен, интернет, факс, копирайт, декларация, секретарь-референт;

- необходимость в разграничении содержательно близких, но всё же различающихся понятий: офис-контора, сервис-обслуживание, спонсор-меценат, дилер-посредник;

- тенденция к цельности обозначения понятия, т. е. замена описательного наименования однословным: форс-мажор (непреодолимые обстоятельства), бартер (обмен товаром без участия денег), презентация (публичное представление), лизинг (сдача в долгосрочную аренду).

Не менее активны лексические единицы, образованные из собственных морфологических ресурсов (морфологические неологизмы). Наиболее характерны здесь следующие процессы:

1.Основоположение: налогоплательщик, арендодатель, лизингополучатель и т.д.

2.Словосложение: прайс-лист, шоп-тур, купля-продажа и др.

3.Аббревиация: РФ - Российская Федерация, ЦБ - центральный банк и т.д.

4.Аффиксация: аудит - аудитор - аудиторский, претензия - претензионный, приватизация - приватизационный - реприватизация и др.

5.Формирование устойчивых выражений: налоговая полиция, база данных, работать по контракту, делать бизнес, массивы информации.

Таким образом, особенностью современного делового языка является необычайный динамизм его структуры и, прежде всего, лексической. Что обусловлено преимущественно внешними факторами: осознанием страны как части цивилизованного мира, ориентацией на Запад в области экономики, политики, культуры и т.д., интенсификацией деловых контактов с европейскими странами.

Несмотря на развитие таких современных средств связи как спутниковая, компьютерная и т.д. переписка в документообороте предприятий и организаций занимает до 80% общего его объема и является основным средством управленческой коммуникации. Качеству переписки ныне уделяется большое внимание. И потому, что ведение бизнеса требует соблюдения определенных этических норм , и потому еще, что от того, как на предприятии или в организации ведется деловая переписка, судят о самом предприятии или организации.

Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

1.Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. - М.: Главархив СССР, 1982.С.24-43.

2. Словарь сочетаемости слов русского языка. Под ред. П.Н.Денисова, В.В.Морковкина -М.: Русский язык, 1983.

3.ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов, п. 4.12. Сокращения.

4.Алексеев Д.И., Гозман И.Г., Сахаров Г. В. Словарь сокращений русского языка: М.: Русский язык, 1984.

5.ГОСТ Р 1.5-92, п. 4.2., 4.3.

6.Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на 6юджете, с. 10.

7.Толковый словарь русского языка. Под ред. Д. Н.Ушакова. Т.1. М., 1935. с. 41.

8.ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов, п.4.5. Таблицы.

9. Приложение к постановлению главы администрации Смоленской области от 12.01.99 №8. Инструкция по делопроизводству в администрации области.

10.Приложение к постановлению главы администрации Гагаринского района от 30.07.01 № 389.Инструкция по документальному обеспечению (делопроизводству) в администрации Гагаринского района и структурных подразделениях.

11.Комышев А.Л. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров. - М.:"Дело и Сервис", 2000.-224с.

12.КузнецоваТ.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: ЗАО "Бизнес - школа "Интел-Синтез",1999.-320с.

13.Михайлова А. Заимствования в языке документа. -М.: Журн. "Служба кадров"№4, 2002. с.66-68

14.Степанов Е. Что такое документ? Виды и системы документов. - М.: Журн. "Служба кадров"№11, 2001. с.80-83

Размещено на Allbest.ru