Первичные документы

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИНСТИТУТ МЕНЕДЖМЕНТА И БИЗНЕСА ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОТДЕЛЕНИЕ

РЕФЕРАТ

На тему: «Первичные документы»

Выполнила: студентка 1 курса

Группы Эбт 11-(11)-1

Старовойтова А.С.

СОДЕРЖАНИЕ

первичный бухгалтерский документ

1 Первичные документы

2 Значение документации в бухгалтерском учете

3 Классификация бухгалтерских документов

4 Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них

5 Порядок изъятия первичных документов у предприятия

6 Формы первичной учетной документации

7 Электронные первичные документы

8 Трудности перевода

Литература

1 ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Первичный документ - документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности.

В бухгалтерии первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведённой хозяйственной операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

К первичным документам относятся платёжка, накладная, справка, акт и т.п. Вопрос об отнесении счета-фактуры к первичным документам является дискуссионным. Счет-фактура сам по себе не обозначает какую-либо хозяйственную операцию, он является лишь приложением к собственно первичному документу (накладной, акту). Наличие счета-фактуры необходимо для получения вычета по НДС, но получение вычета по одному лишь счету-фактуре в отсутствие акта/накладной будет являться неправомерным (из этого правила имеются исключения).

В Налоговом кодексе понятия «первичный документ и «счет-фактура» приводятся через запятую, противопоставляются (см. напр.: Статья 120. Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета).

2 ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее - необходимая информация для лиц, принимающих решение. В бухгалтерском учете порядок создания, принятия и отражения первичных документов регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным МФ СССР от 29.07.83 №105.

Документ - это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.

Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

- своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;

- простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;

- рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Именно исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом. Главные бухгалтера предприятий (особенно вновь созданных) должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуации, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуем обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) - это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

3 КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

- по назначению;

- по содержанию хозяйственных операций;

- по объему отраженных в них операций;

- по способу использования;

- по числу учитываемых операций;

- по месту составления;

- по способу заполнения.

Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

- организационно-распорядительные;

- оправдательные (исполнительные);

- комбинированные;

- документы бухгалтерского оформления.

К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие документы относят к комбинированным (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

4 ПРАВИЛА ПРОВЕРКИ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИСПРАВЛЕНИЯ ОШИБОК В НИХ

Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

- по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

- по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);

- подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

- по причинам возникновения - небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

- по месту возникновения - в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

- по значению - локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

- зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

- надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

- на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

- использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

- отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

- отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;

- не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;

- исправления в кассовых документах;

- записи простым карандашом;

- отсутствие прочерков в свободных строках;

- отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

- арифметические ошибки при таксировке документов.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

5 ПОРЯДОК ИЗЪЯТИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ У ПРЕДПРИЯТИЯ

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Порядок проведения налоговых проверок изложен в Налоговом кодексе (часть первая) главе 14 «Налоговый контроль». Выемка документов производится в соответствии со статьей 94 НК РФ и с требованиями, изложенными в Инструкции Министерства финансов РСФСР от 26.07.91 №16/176 «О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан».

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Руководителю предприятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции предъявляется постановление о производстве изъятия документов.

При изъятии документов оформляется протокол и одновременно составляется специальная опись изъятых документов и производится фиксация их содержания, а в необходимых случаях оформляются копии изъятых документов, о чем указывается в Протоколе изъятия. Копия описи изъятых документов вручается должностным лицам предприятия под роспись.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

6 ФОРМЫ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

По учету труда и по его оплате (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1).

По учету торговых операций, а также по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ - контрольно-кассовых машин (постановление Госкомстата от 25.12.1998 №132).

По учету основных средств (постановление Госкомстата от 21.01.2003 №7).

Любому бухгалтеру хорошо знакомы эти документы, среди них авансовый отчет, накладная ТОРГ-12, ПКО (приходные кассовые ордера), РКО (расходные кассовые ордера), расчетно-платежная ведомость, приказ о приеме на работу и многие другие.

7 ЭЛЕКТРОННЫЕ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета могут составляться в электронном виде и заверяться электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, при соблюдении нижеприведенных условий:

1. Документ составляется либо по унифицированной форме, либо содержит все необходимые реквизиты;

2. Электронная цифровая подпись должна соответствовать законодательству и на момент подписания документа считаться действительной;

3. Копии цифровых документов на бумажном носителе для остальных участников сделки, а также по требованию контролирующих государственных органов организация изготавливает за свой счет. Такой вывод содержится в письме Минфина от 26.11.2009 №03-02-08/85.

8 ТРУДНОСТИ ПЕРЕВОДА

Первичный учетный документ должен быть составлен в валюте РФ, в том числе для целей налогового учета (письмо Минфина РФ от 17.07.2007 №03-03-06/2/127). В соответствии с п. 1 ст. 8 Закона №129-ФЗ бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте РФ (в рублях). Минфин РФ в письме от 12.01.2007 №03-03-04/1/866 указывает, что стоимостными измерителями хозяйственной операции являются российские рубли. На этом основании отсутствие перевода на русский язык иностранных документов, если они выражены в иностранной валюте, по мнению контролирующих органов, является нарушением требований законодательства РФ, предъявляемых к первичным учетным документам.

Минфин РФ в письме от 20.03.2006 №03-02-07/1-66 утверждает, что порядок перевода первичных учетных документов с иностранного языка на русский действующим законодательством РФ не регламентируется.

Это утверждение позволяет, как обратиться за переводом документа к профессиональному переводчику, так и произвести перевод самостоятельно. Организация может даже определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык, и закрепить это в приказе или ином внутреннем документе.

Что касается счетов-фактур, то в соответствии с п. 7 ст. 169 НК РФ в счете-фактуре могут указываться суммы в иностранной валюте только в случаях, если по условиям сделки обязательство подлежит оплате в иностранной валюте в порядке и на условиях, определенных законом, или в установленном порядке. На соблюдение этого правила налогоплательщику следует обратить пристальное внимание.

ЛИТЕРАТУРА

1. Сверчкова Дина Юрьевна, юрист юридической компании «Налоговик».

Размещено на Allbest.ru