Учет расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: «Учет расчетов с подотчетными лицами»

Содержание

Введение

1. Краткая организационно-экономическая характеристика хозяйства

2. Учет расчетов с подотчетными лицами

2.1 Значение и задачи учета расчетов с подотчет

2.2 Права и обязанности бухгалтера по расчетам

2.3 Порядок выдачи подотчетных сумм

2.4 Порядок возмещения расходов по командировкам

2.5 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Вывод

Список используемой литературы

Приложения

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

В данной курсовой работе необходимо рассмотреть условия, которые должны выполняться для правильного учёта расчётов с подотчётными лицами, т.е.:

- изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета и аудита расчетов с подотчетными лицами;

- проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета и аудита, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств и документами аудиторских фирм;

-осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;

- выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.

На эти и другие типичные вопросы, связанные с командировочными расходами, будут даны ответы в рамках этой работы на примере организации УКСП «Совхоз имени И.А. Поливко».

Тема курсовой работы «Учет расчетов с подотчетными лицами» актуальна по нескольким причинам: во-первых, бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Во-вторых, статьи и публикации о закупке товарно-материальных ценностей - явление довольно-таки редкое и поэтому одной из целей этой курсовой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати.

Эта тема бухгалтерского учета очень широка и охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации, с которыми я получила возможность ознакомиться и проанализировать их.

1. Краткая организационно-экономическая характеристика хозяйства

Унитарное коммунальное сельскохозяйственное предприятие «Совхоз имени И.А. Поливко», переименовано из совхоза имени И.А. Поливко. Созданного на основании постановления Совета Министров БССР от 27.08.1987 г., и зарегистрировано решением Ивановского районного исполнительного комитета от 30.08.1991г. № 135, перерегистрировано 25.12.1998 г. И внесено в реестр общереспубликанской регистрации за № 111, действует на принципах хозяйственного расчёта. Зарегистрировано Брестским областным исполнительным комитетом в Едином государственном регистре юридических и индивидуальных предпринимателей 31 мая 2001 года за № 20007618.

Имущество предприятия находится в районной коммунальной собственности и закрепляется за предприятием на праве хозяйственного ведения.

Предприятие является коммерческой организацией - юридическим лицом по законодательству Республики Беларусь.

Имеет закрепленное за ним на праве хозяйственного ведения обособленное имущество, самостоятельный баланс и другие счета в учреждениях банков.

Местонахождение Предприятия:225797 Республика Беларусь, Брестская область, Ивановский район, д. Тышковичи, ул. Объездная, 24. Предприятие не имеет обособленных подразделений (представительств, филиалов).

Основной целью создания и деятельности предприятия является хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли.

Предприятие осуществляет следующие виды деятельности в соответствии с Общегосударственным классификатором Республики Беларусь видов экономической деятельности, утверждённым постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 20 декабря 2001 г. № 52.

Растениеводство (код 011);

Животноводство (код 012);

Представление услуг в области растениеводства и животноводства, кроме ветеринарных услуг (код 014);

Деятельность по заготовке и переработке древесины;

Деятельность в области промышленной безопасности;

Перевозка пассажиров и грузов (исключая технологические внутрихозяйственные перевозки пассажиров и грузов, выполняемые юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями для собственных нужд) автомобильным, внутренним, водным, морским транспортом.

Розничная торговля и общественное питание.

Целью деятельности хозяйства является насыщение рынка качественной продукцией растениеводства и животноводства, обеспечение эффективной работы предприятия и на этой основе получения постоянного прироста прибыли, необходимо для удовлетворения социальных и материальных потребностей рабочих, удовлетворение общественных потребностей в его продукции, работах, услугах.

За хозяйством закреплено 5772 га. Земли, в том числе4670 га. сельхозугодий, в том числе 2412 га. пашни. Пашня занимает 51,6 % в структуре сельхозугодий, 48,4 % занимают сенокосы и пастбища.

Рельеф местности - равнинный. Основные типы почв - дерново - подзолистые. Бонитет почвы: пашни - 29,2 балла, сельхозугодий - 26,7 балла.

Центральная усадьба находится в деревне Тышковичи.

Основные товарные отрасли растениеводства - овощи открытого грунта, зерно, картофель. Основные товарные отрасли животноводства - молоко, крупный рогатый скот.

Среднегодовая численность работников, занятых в сельскохозяйственном производстве 206 человек.

В хозяйстве создана мощная производственная база и обширный социальный сектор, включающие в себя:

- механизированные животноводческие помещения;

- ремонтно - механический сектор;

- цех деревообработки;

- цех по переработке мяса.

В разные годы с участие предприятия построены детская музыкальная школа, амбулатория, детский сад и другие объекты культурно - бытовой сферы.

В настоящее время УКСП << Совхоз им. И.А. Поливко>> является крупным овощеводческим сельскохозяйственным предприятием.

Таблица 1 - Состав и структура земельных угодий

Вид угодий	Базисный год	Отчетный год	Отклонение
	Площадь, га	Структура, %	Площадь, га	Структура, %	+,-, га	Отч. год к базисному, %
Общая земельная площадь	5339	100	5339	100	-	-
В т.ч. сельскохозяйственные угодья	4242	79.5	4242	79.5	0	0
Из них
пашня	2181	40.9	2181	40.9	0	0
сенокосы	1027	19.2	1027	19.2	0	0
пастбища	1034	19.4	1034	19.4	0	0
многолетние насаждения	-	-	-	-	-	-
прочие угодья, приусадебные участки	107	2.0	107	2.0	0	0
осушенные земли	-	-	-	-	-	-
орошаемые земли	4184	78.4	4181	78.4	0	0

Анализируя данные таблицы №1 видно, что общая земельная площадь в отчётном году не изменилась по отношению к базисному, площадь сельскохозяйственных угодий также не изменилась.

Таблица 2 - Показатели экономической эффективности использования земли

Показатель	Ед. изм.	Базисный год	Отчетный год	Изменение +,- к базисному году	Рост в % по отношению
					к базисному году	к передовому хозяйству
1. Произведено на 100 га с.-х. угодий
валовой продукции	млн. руб. уб.	276.7	400.2	123.5	144.6	-
чистого дохода	млн. руб. уб.	73.5	103.2	29.7	140.4	-
прибыли		3.4	29.3	25.9	861.8	-
молока	ц	2 74.5	2 90.4	15.9	105.8	-
мяса	ц	280	63	-217	22.5	-
2. Урожайность						-
зерновых	ц/га	24,4	31,7	7.3	129.9	-
картофеля	ц/га	272,9	200,9	-72	73.6	-
других основных культур	ц/га	-	330	330	-	-
3. Произведено зерна на 100 га пашни		116.5	112.8	-3.7	96.8	-
4. Стоимость валовой продукции в сопост. ценах	млн. руб. уб.	8 847	10 346	1499	116.9	-
в том числе		-	-	-	-	-
растениеводства	млн. руб. уб.	5 660	6 056	396	106.9	-
животноводства	млн. руб. уб.	3 187	4 290	1103	134.6	-

Проанализировав данные этой таблицы можно сделать вывод: валовой продукции на 100 га с/х угодий стало больше в отчётном году на 123.5 млн.рублей, увеличился чистый доход- 29.7 млн. руб. Урожайность зерновых увеличилась на 7.30 ц/га, картофеля уменьшилась на 72 ц/га. это обусловлено погодными условиями. Производство зерна снизилось на 3.7ц/га.

Стоимость валовой продукции в растениеводстве повысилась на 396 млн. рублей, а в животноводстве повысилась - 1103 млн. рублей.

Таблица 3 - Основные экономические показатели производственно-финансовой деятельности хозяйства

Показатель	Ед. изм.	Базисный год	Отчетный год	Отклонения +,- к базисному году
1. Продуктивность животных:
удой молока на 1 корову	кг	4 522	4 413	-109
выход телят на 100 коров	гол.	79	82	3
Среднесуточный привес крупного рогатого скота	г	651	629	-22
Среднесуточный привес свиней	г	-	-
2. Себестоимость 1 т продукции животноводства	млн. руб.	6 383	7177	794
молока	млн. руб.	1888	3097	1209
привеса крупного рогатого скота	млн. руб.	2204	2686	482
привеса свиней	млн. руб.	-	-	-
Продукции растениеводства:	млн. руб.
зерновых	млн. руб.	1 001	1574	574
картофеля	млн. туб.	930	844	-86
др. продукции (кукуруза)	млн. руб.	82	638	556
3. Прибыль, убыток от реализации продукции, всего	млн. руб.	146	1241	1095
в том числе продукции растениеводства	млн. руб.	523	364	-156
продукции животноводства	млн. руб.	-369	792	423
4. Валовый доход, всего	млн. руб.	3 116	4 377	1261
в том числе продукции растениеводства	млн. руб.	1 210	1 533	323
продукции животноводства	млн. руб.	872	2 507	1635
5. Уровень рентабельности	%	10.1	9.8	-0.3

Из таблицы видно, что удой молока на 1 корову уменьшился на 109 кг, а выход телят на 100 коров увеличились на 3 головы. Среднесуточный привес крупного рогатого скота уменьшился на 22 грамма. Себестоимость 1 тонны зерновых и кукурузы увеличилась по сравнению с базисным годом на 574 млн. руб. и 556 тыс. руб. соответственно, а картофеля уменьшилась на 86 млн. рублей. В животноводстве показатели себестоимости повысились - молоко на 1209 млн. рублей и привеса КРС на 482 млн. рублей. От реализации продукции в хозяйстве прибыль на 195 тыс. рублей. А вот уровень рентабельности уменьшилась на 0.3%.

Таблица 4 - Показатели экономической эффективности использования трудовых ресурсов

Показатель	Ед. изм.	Базисный год	Отчетный год	Отклонения +,- к базисному году
1. Стоимость валовой продукции в сопоставимых ценах, в том числе:	млн. руб.	8 847	10 346	1499
растениеводство	млн. руб.	5 660	6 056	396
животноводство	млн. руб.	3188	4 290	1102
2. Среднегодовая численность работников всего, в том числе:	чел.	214	204	-10
растениеводство	чел.	26	29	3
животноводство	чел.	70	64	-6
3. Стоимость валовой продукции на 1 среднегодового работника, в том числе:	млн. руб.	71872222	57798883	-14073339
растениеводство	млн. руб.	67865	46229	-21636
животноводство	млн. руб.	19580	19238	-346
4. Отработано чел./час, всего в том числе:	чел./час	369	354	-15
растениеводство	чел./час	126	131	5
животноводство	чел./час	243	223	-20
5. Выход продукции на 1 чел./час, в том числе:	млн. руб.	23 976	29226	5250
растениеводство	млн. руб.	44 921	46222	1301
животноводство	млн. руб.	13 115	19238	6123

Анализируя таблицу №4 можно сделать вывод, что стоимость валовой продукции в отчетном году повысилась на 1499 млн. рублей. Среднегодовая численность работников также уменьшилась на 10 человек, в том числе в растениеводстве увеличилась на3 человека, а в животноводстве уменьшилась на 6 человек. Стоимость валовой продукции на 1 среднегодового работника в растениеводстве в базисном году была больше чем в отчётном на 14073339 млн. рублей, а в животноводстве на 346 млн. рублей.

Выход продукции на 1 чел./час. В растениеводстве и животноводстве увеличился на1301 млн. рублей и6123 млн. рублей соответственно.

Таблица 6 - Размер и структура товарной сельскохозяйственной продукции

Отрасли и виды продукции	Базисный год	Отчетный год	Отчетный год к базисному, %
	Выручка, млн. руб.	Структура, %	Выручка, млн. руб.	Структура, %
Растениеводство, всего	3491	100	3354	100	-
в том числе
зерновые	622	17.8	1649	49.2	31.4
картофель	1949	55.8	854	25.5	-30.3
лен и т.д.	-	-	-	-	-
Животноводство, всего	3521	100	6750	100	16.6
в том числе
молоко и молочная продукция	1934	54.9	3635	53.9	-1.0
мясо КРС (живая масса)	1234	35.0	2422	35.9	0.9
мясо свиней (живая масса) и т.д.	-	-	-	-	-
Промышленная продукция	-	-	-	-	-
Прочая продукция	338	100	-	-	-
Всего по хозяйству	7012	100	10104	100

Анализируя таблицу №6 видно, что размер и структура в отчётном году по зерновым повысилась на 31.4 %, по картофелю понизилась на 30.3%. В животноводстве размер и структура мясо КРС понизилась на 1.0 %, молока повысилась на 0.9 %.

Таблица 7 - Структура себестоимости продукции (картофель)

Статьи затрат	Базисный год	Отчетный год
	сумма, млн. руб.	в % к итогу	сумма, млн. руб.	в % к итогу
	всего	на 1 т		всего	на 1 т
1. Расходы на оплату труда с начислениями	297	0,06	25.5	203	0,09	20.5
2. Семена (корма)	147	0,03	12.8	387	0,17	38.6
3. Удобрения	204	0,05	21.3	165	0,07	15.9
4. Затраты по содержанию основных средств	143	0,03	12.8	174	0,08	18.2
5. Работы и услуги	211	0,05	21.3	19	0,008	1.8
6. Прочие затраты	26	0.005	2.1	4	0,002	0.5
7. Затраты по организации производства и управлению	69	0,01	4.2	50	0.02	4.5
Всего затрат	1097	0,235	100	1532	0,44	100

По этой таблице видно, что процентное соотношение расходов но оплату труда ко всем затратам равно 25.5 %, семян - 12.8%, удобрений 21.3 %, затрат по содержанию основных средств - 12.8 %, работ и услуг - 21.3 %, прочих затрат - 2.1 %, затрата на управление - 4.2 %.Это показатели за базисный год.

А теперь за отчётный: процентное соотношение расходов но оплату труда ко всем затратам равно20.4 %, семян - 38.6 %, удобрений - 15,9 %, затрат по содержанию основных средств - 18.2 %, работ и услуг - 1.8 %, прочих затрат - 0.5 %, затрата на управление - 4.5 %.

учет подотчетный расчет

Таблица 8 - Состав основного капитала хозяйства (тыс. руб.)

Виды основных средств	Остаток на начало года	Поступило	Выбыло	Остаток на конец года	Превышение поступления над выбытием
Здания/ Сооружения	26357	6757	13	33101	6744
Передаточные устройства	-	-	-	-	-
Машины и оборудование	8324	2799	603	10520	2196
Транспортные средства	794	477	162	1109	315
Рабочий скот/ Продуктивный скот	1218	608	240	1586	368
Многолетние насаждения
Другие виды основных средств	14	2	-	16	2
ИТОГО:	36707	10643	1018	46332	10535

Проанализировав эту таблицу можно сделать такой вывод: зданий и сооружений поступило на сумму 6757 млн. рублей, а выбыло всего на13 млн. рублей. По машинам и оборудованию поступление - 2799 млн. рублей, а выбыло 603 млн. руб. Транспортные средства поступили на сумму 477 млн. руб., а выбыли на сумму 162 млн. руб. Рабочего скота поступило 608 млн. руб., а выбыло 240 млн. рублей. Других видов основных средств поступило на 2 млн. рублей.

Итого поступило на сумму 10643 млн. рублей, а выбыло -1018 млн. рублей.

2. Учет расчетов с подотчетными лицами

2.1 Значение и задачи учета расчетов с подотчетными лицами

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - «под отчет»).

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, оплате мелкого ремонта и т.п.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

К представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3.контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно - операционные цели.

2.2 Права и обязанности бухгалтера по расчетам

Бухгалтер по учету расчетов с подотчетными лицами имеет право:

1. Знакомится с проектами решений руководства организации, касающихся его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению в приделах своей компетенции.

4. Запрашивать и получать от руководителей и специалистов подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения должности обязанностей.

5. Привлекать специалистов соответствующих структурных подразделений к выполнению возложенных на него функций в случаях, если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, в противном случае - с разрешения руководителя организации.

6. Требовать от руководства организации оказания содействия в осуществлении своих должностных обязанностей и прав.

Бухгалтер по учету расчетов с подотчетными лицами обязан

1. Выполнять работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, учету расчетов с подотчетными лицами, учету ГСМ, запасных частей, учету платы за загрязнение окружающей среды, составлению бухгалтерской и налоговой отчетности.

2.Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

3.Осуществлять прием и контроль первичной документации по соответствующему участку бухгалтерского учета и готовить их к отчетной обработке.

4. Выявлять источники образования потерь и непроизводственных затрат, готовить предложения по их предупреждению.

5. Обеспечивать руководителей, кредиторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по учету расчетов с подотчетными лицами, учету затрат на ГСМ, запасным частям.

6. Разрабатывать рабочий план счетов, формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участвовать в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.

7. Участвовать в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономики и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств.

8. Готовить данные по соответствующему участку бухгалтерского учета для составления отчетности, следить за сохранностью бухгалтерских документов, оформлять их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

9. Выполнять работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносить изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

10. Предоставлять методическую помощь сотрудникам предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа.

71 счет «Учет расчетов с подотчетными лицами» ведет Бартош Елена Васильевна, имеет высшее образование.

2.3 Порядок выдачи подотчетных сумм

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, операционные и командировочные расходы. Такие работники называются подотчётными лицами.

Выдача наличных денег под отчет производится из касс юридических лиц, подразделений, а также использующих наемный труд частных нотариусов и индивидуальных предпринимателей в соответствии с Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.

Кассовые операции по выдаче наличных денег под отчет оформляются формами первичной учетной документации:

- расходному кассовому ордеру формы КО-2,[5]

- платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Разовые выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

Выдачи нескольким лицам наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи производятся кассиром по платежным ведомостям.

По юридическим лицам, финансируемым из бюджета, в случае наличия у них разных источников поступления денежных средств (из бюджета, от осуществления предпринимательской деятельности и др.) расходные кассовые документы составляются по каждому источнику отдельно.

Выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, производятся в порядке и размерах, установленных постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35 «Об утверждении инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь» (с изменениями и дополнениями), постановлением Министерства финансов Республики Беларусь 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (с изменениями и дополнениями) и Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 по согласованию с Минфином и МИД (с изменениями и дополнениями).

Лица, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, регламентированных отдельно.

Порядок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом на предстоящие расходы. В исключительных случаях по решению руководителя допускается использование личных денежных средств физических лиц в интересах юридического лица с которыми они состоят в трудовых отношениях.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.

Физические лица, использовавшие личные денежные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня ее приобретения, исключая день покупки, составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем, включая день выдачи наличных денег под отчет:

- не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

- не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

- до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по юридическому лицу.

Например:

В УКСП «Совхоз имени И.А. Поливко» были выданы под отчет 24 февраля кассиром Бондарь Л.С. денежные средства на сумму 44000 руб. Терешко Анатолию Борисовичу (см. приложение 2).

В УКСП «Совхоз имени И.А. Поливко» были выданы под отчет 27 февраля денежные средства на сумму 2015860 руб. Бебко Татьяне Антоновне (см. приложение 5 ).

2.4 Порядок возмещения расходов по командировкам

В соответствии с законодательной базой Республики Беларусь работнику, направленному в служебную командировку, возмещаются расходы по проезду к месту назначения и обратно, по найму жилого помещения, суточные и иные расходы.

Командированному работнику возмещаются следующие расходы:

- по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит. При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта;

- по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.

Без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях;

- за проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов возмещаются суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием, либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено.

В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 %, двухразового - 30 % установленной нормы.

- расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в командировке.

При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем (оговаривается в приказе о командировании работника) с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные, расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту работы должны быть удостоверены в установленном порядке.

За время временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания.

В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

Данные размеры возмещения расходов для органов государственного управления и организаций, финансируемых из бюджета, вводятся в пределах плановых бюджетных ассигнований, утвержденных на эти цели.

Министерства финансов Республики Беларусь от 21 октября 2011 г. № 107 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».

Данным постановлением предусматривается увеличение размеров возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь, - суточных и по найму жилого помещения.

В частности, размер суточных увеличен с 22 000 до 44 000 рублей, суточных при однодневных служебных командировках - с 11 000 до 22 000 рублей, расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов - с 6 500 до 13 000 рублей в сутки.

Несколько отличается порядок возмещения расходов по заграничным командировкам: одни расходы покрываются иностранной валютой, другие - валютой Республики Беларусь.

Порядок направления работников в служебную командировку за границу, а также предоставляемые им гарантии и компенсации установлены Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 по согласованию с Минфином и МИД.

Расходы по найму жилья, кроме командировок в страны СНГ, возмещаются при представлении подтверждающих документов в оригинале.

Суммы за питание, включенные в счета по найму жилого помещения, возмещению не подлежат. Расходы на отдельные услуги, включенные в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения.

Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения, кроме командировок в страны СНГ.

Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работников в данной стране в нескольких гостиницах производится по командировке в целом в пределах установленных норм.

Если принимающая сторона предоставляет бесплатное жилье, выплаты на эти цели не осуществляются.

При командировках в страны СНГ оплата расходов по найму жилья осуществляется в пределах установленных норм при представлении подтверждающих документов в оригинале, а при их отсутствии - в размере 5% от установленной предельной нормы возмещения. Водителям и лицам, командированным вместе с ними, оплата производится и за время нахождения в пути. Кроме того, при командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах.

При приеме отчетов об израсходованных суммах по командировкам, аванс по которым выдавался в инвалюте, отличной от инвалюты, в которой установлены нормы, при осуществлении контроля за соблюдением предельных норм расходов по найму жилого помещения необходимо выполнить следующие действия:

1) расходы, произведенные в инвалюте аванса (в национальной валюте страны, куда командирован работник), и предельные нормы возмещения расходов в соответствующей валюте пересчитать по курсу Нацбанка РБ на дату составления отчета в белорусские рубли;

2) белорусские рубли пересчитать в валюту, в которой был выдан аванс.

Суточные за время пребывания в командировке выплачиваются:

а) при проезде по территории Беларуси - в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством об оплате служебных командировок в пределах республики;

б) при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направляется работник в служебную командировку.

При этом день пересечения границы включается: при выезде из республики - в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам страны, куда работник командирован; при возвращении в республику - в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для командировок в пределах республики.

День пересечения государственной границы определяется по отметкам в паспорте.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день пересечения государственной границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. В случае командирования работника на автотранспорте нанимателя подтверждением для выплаты иностранной валюты является путевой лист с отметками о выездах и заездах на предприятие, а также сопроводительные документы.

При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100% установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для командировок в пределах республики.

При однодневной командировке (выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день) суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования.

Если работник находился в командировке за границей более 60 дней, суточные начиная с 61-го дня выплачиваются в размерах, установленных для работников учреждений Республики Беларусь за границей при командировании в пределах государства, где находится это учреждение.

В зависимости от условий пребывания за границей суточные могут выплачиваться в размере 100, 70 или 30% от установленных норм.

В случаях, когда работники в период командировки обеспечиваются питанием и иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, кроме времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в полном объеме установленных норм страны командирования.

Если принимающая сторона обеспечивает работников питанием, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы по проезду в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (учебы) и не выплачивает иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы страны командирования.

Если принимающая сторона берет на себя расходы по обеспечению одноразовым питанием, суточные выплачиваются в размере 70%, двухразовым - 30% от установленной нормы суточных страны командирования.

При направлении за границу делегаций школьников, студентов вузов, учащихся техникумов и других учебных заведений направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15% от установленной нормы при условии, что обеспечение питанием производится за счет направившей или принимающей стороны и принимающая сторона не выплачивает иностранную валюту на личные расходы.

Имеются особенности оплаты командировочных расходов, если по заданию руководства или по другим не зависящим от работника причинам имели место временная остановка и пребывание на территории иностранного государства продолжительностью более суток при проезде в другую страну, куда работник направляется в командировку. В этом случае выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник находился проездом.

За время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее суток, связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), суточные выплачиваются по нормам страны командирования.

Расходы по проезду до места командировки и обратно, а также провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) возмещаются при обязательном представлении подтверждающих документов (проездных билетов, счетов, квитанций) в оригинале. При проезде железнодорожным или водным транспортом в ночное время возмещается стоимость комплекта спальных принадлежностей.

Расходы по проезду возмещаются в пределах установленной нормы, которой является стоимость проезда по тарифу 2-го класса (на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса, на железнодорожном транспорте - «купе»). Кроме того, возмещаются расходы по оплате страховых и комиссионных сборов, а также обязательного сбора, взимаемого с граждан в аэропортах.

В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду могут быть возмещены по тарифу 1-го класса (на железнодорожном транспорте - «СВ», на самолетах - «бизнес-класс»). При отсутствии вагонов (а на судах - кают) 2-го класса расходы возмещаются по тарифу 1-го класса. Стоимость проезда по железной дороге в странах Азии и Африки возмещается всем работникам по тарифу 1-го класса.

При направлении в краткосрочные командировки за границу руководителей и заместителей руководителей республиканских органов государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органов расходы при проезде железнодорожным транспортом до места командирования и обратно могут возмещаться по тарифу 1-го класса (вагоны класса «СВ»).

Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит. Она должна оплачиваться самим работником.

Возмещению подлежит стоимость проезда транспортом общего пользования (за исключением такси) на вокзал, аэропорт или пристань, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта (кроме тех случаев, когда работнику предоставляются бесплатные средства перемещения).

Возмещаются комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковской пластиковой карточки, расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (за исключением расходов по получению служебного заграничного паспорта и виз).

В случае командирования работников на автотранспорте нанимателя подлежат возмещению на основании подтверждающих документов в оригинале расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, плате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту и иные расходы, связанные с выполнением международных автомобильных перевозок.

Таким образом, порядок возмещения и размеры расходов по командировкам четко регламентированы нормативной базой Республики Беларусь и являются обязательными при осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

Например: Командировочное удостоверение №78 было выдано Бебко Татьяне Антоновне-заместителю директора по экономике в город Минск сроком на 5 дней. Выбыла из УКСП «Совхоз имени И.А. Поливко» 27.02.2012г. и прибыла в г. Минск 27.02.2012г. В была из Минска 02.03.2012г. и прибыла в УКСП «Совхоз имени И.А. Поливко» 02.03.2012г.

05.03.2012г. был составлен авансовый отчет с приложенными документами на проживание в гостинице «Турист» на сумму 1760000 руб.-, билеты Ивацевичи - Минск на сумму 24100 руб. и Минск - Ивацевичи на сумму 11760 руб., были выданы суточные на проживание в сумме 220000 руб. Итого все расходы по командировке составили на сумму 2015860 руб. (см. приложение 3).

Командировочное удостоверение №45 было выдано Лепесевичу Павлу Сергеевичу в город Белоозёрск сроком на 1 дней. Выбыла из УКСП «Совхоз имени И.А. Поливко» 13.02.2012г. и прибыла в г. Белоозёрск 13.02.2012г. Вбыла из Белозёрска 13.02.2012г. и прибыла в УКСП «Совхоз имени И.А. Поливко» 13.02.2012г.

05.03.2012г. был составлен авансовый отчет №45 на сумму 22000 руб.-командировочные расходы (см приложение 4)

2.5 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами»,

Предприятие использует достаточно удобное программное обеспечения Нива СХП, где всегда можно сформировать различного вида отчёты, из которых видно суммы задолженности по каждому подотчётному лицу, обороты за определённый период и другие необходимые данные для контроля за подотчётными суммами. По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.

Первичными документами являются расходные и приходные кассовые ордера - при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет - при списании израсходованных сумм. В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50(51) - на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

При возвращении в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов отражается проводкой:

Дебет 50(51) Кредит 71

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету.

В УКСП «Совхоз имени И.А. Поливко» применяется журнал-ордер №7. В нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчётного лица.

Например: За период с 01.02.2012г. по 29.02 2012г. Были выданы денежные средства Терешко Анатолию Борисовичу в сумме 44000руб. дынные расходы были отнесены на счет 08.03. (см. приложение 1).

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 - выданы деньги в подотчет (обратная проводка - сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Например: 24 феврвля был составлен расходный кассовый ордер №66. Были выданны из кассы кассиром Бандарь Л.С. денежные средства в сумме 44000руб Терешко Анатолию Борисовичу. Расходный кассовый ордер подписал руководитель Малич А.С., главный бухгалтер Сахаревич И.И., кассир.(см приложение 2).

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Например: 05.03.2012г. был составлен авансовый отчет с приложенными документами на проживание в гостинице «Турист» на сумму 1760000 руб.-, билеты Ивацевичи - Минск на сумму 24100 руб. и Минск - Ивацевичи на сумму 11760 руб., были выданы суточные на проживание в сумме 220000 руб. Итого все расходы по командировке составили на сумму 2015860 руб. (см приложение 3).

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратило ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

В УКСП «Совхоз имени И.А. Поливко» данные по подотчетным суммам заносятся в регистр аналитического учета, в нем делается группировка, подсчитываются итоги за месяц.