Документи в програмі 1С

Размещено на http://www.allbest.ru/

Документи в програмі 1С

ВСТУП

Від часу, коли персональний комп'ютер перестали сприймати лише як дорогу іграшку, тривають спроби створити якнайліпшу і потужнішу програму для бухгалтерського обліку. Сьогодні на ринку програмних продуктів є декілька десятків (якщо не сотень) пакетів програм для бухгалтерського обліку, проте кожного року декілька фірм заявляють про випуск нової програми, яка, з їхніх слів, є потужнішою, "розумнішою" і перевершує усі відомі.

Незважаючи на насичення ринку, вже декілька років поспіль лідером на ньому є московська фірма 1С. Прорив цієї фірми на ринок бухгалтерських програм відбувся завдяки версії програми 1С:Бухгалтерия 6.0 для Windows. Саме ця програма дала змогу фірмі 1С посісти позицію лідера. І це не дивно, оскільки програма має низку незаперечних переваг: простоту інсталяції й використання, можливість гнучкого налаштування конфігурації і наявність вбудованої макромови, змогу швидко виконати різноманітні проведення (у наших умовах щоденної модифікації правил обліку це важливо); ціна, що не перевищує середньої зарплатні бухгалтера. Крім цього, варто згадати про широку мережу дилерів і безкоштовні поновлення конфігурації, що їх надає фірма у випадку зміни правил ведення бухгалтерського обліку.

Нещодавно фірма випустила подальші версії програми: 7.0, 7.5, а тепер уже і 7.7. Ці програми не мають макромови, однак у них наявна вбудована об'єктно-орієнтована мова програмування і розвинуте інтерактивне середовище, що дає змогу змінювати типові конфігурації для своїх потреб чи навіть повністю переписати їх. Окрім програми 1С:Бухгалтерия, з'явилися декілька спеціалізованих програм -1С:Торговля і 1С:Расчет, які постачають з типовими конфігураціями; вони забезпечують автоматизацію обліку торговельної діяльності фірми і розрахунок заробітної платні. Програма 1С:Бухгалтерия перетворилася в робочий інструмент головного бухгалтера, якому не завжди потрібно знати який товар, у якій кількості є на складі і для кого він зарезервований.

РОЗДІЛ 1. ДОКУМЕНТИ В ПРОГРАМІ 1С

Застосування документів і журналів документів відкриває цілком нові можливості порівняно з використанням типових операцій. Здавалося, що в типових операціях, використовуючи формули, можна створити досить складні конструкції, однак є можливості, цілком недосяжні для операцій. Документи, наприклад, надають змогу роздрукувати бухгалтерський документ: накладну, платіжне доручення, прибутковий ордер, авансовий звіт тощо. Виписуючи накладну, програма не тільки перевірить наявність товару на складі, а навіть визначить, чи не зарезервований цей товар для іншого клієнта. Під час уведення документа можна виконувати практично всі дії, оскільки вони проектуються з використанням сучасної об'єктно-орієнтованої мови програмування. У цьому випадку бухгалтер самостійно не зможе внести зміни в документ, однак кваліфікований програміст задовольнить практично будь-яку примху бухгалтера.

Документ у програмі 1С - це своєрідний електронний аналог звичайного бухгалтерського документа. Будь-який бухгалтер знає, що таке накладна, рахунок-фактура, авансовий звіт тощо. За бухгалтерським сенсом документи в 1С відповідають однойменним паперовим бухгалтерським документам, однак мають значно більші можливості. Наприклад, виписування паперової накладної потребує від бухгалтера не тільки оформлення відповідного бланка, а й рознесення даних у відповідні журнали, що забезпечують ведення аналітичного обліку, а після цього й виконання арифметичних обчислень і рознесення даних в інші журнали, які використають наприкінці місяця або кварталу для зведення балансу. І на кожному з цих етапів можлива елементарна арифметична помилка, що призведе до багатьох годин перерахунків і звірянь. Водночас робота з електронною випискою зводиться до досить простої процедури введення даних у діалоговому вікні, причому вибір контрагента і підбір товарів роблять з довідників. Завершивши введення реквізитів натисканням на одну кнопку, можна надрукувати накладну на папері, а турбуватися про проведення, які формує документ автоматично, зовсім не потрібно, не кажучи вже про перенесення даних з журналу у журнал.

З огляду на усі ці й інші переваги документів не дивно, що їм і журналам, у яких вони відображені, відведено майже два пункти головного меню, а також чимало кнопок на панелі інструментів, тоді як для журналу проведень і журналу операцій - тільки по одній команді головного меню.

Для документів виділено окремий пункт головного меню Документы/ Документи (рис. 1), кожен підпункт якого складається з двох-трьох документів. Ієрархія цього пункту головного меню і належні йому документи має такий вигляд:

Операція

Договір

Прибуток

Рахунок вхідний

Прибуткова накладна

Витрати на придбання

Послуги сторонніх організацій

Рис. 1. Пункт Документы/Документи головного меню.

Видаток

Рахунок

Видаткова накладна

Надання послуг

Податковий облік

Податкова накладна

Запис книги придбання

Банк

Платіжне доручення

Платіжна вимога

Платіжна вимога-доручення

Банківська виписка

Заява на акредитив

Інкасове доручення

Каса

Прибутковий касовий ордер

Видатковий касовий ордер

Роздріб

Роздрібна накладна

Визначення торгової націнки

Виробництво

Калькуляція

Незавершене виробництво

Повернення

Зворотна накладна

Повернення роздріб

Повернення постачальнику

Зарплатня

Нарахування ЗП

Виплата ЗП

Складські

Переміщення

Переоцінка ТМЦ

Списання ТМЦ

Акт інвентаризації ТМЦ

Прибуткування надлишків ТМЦ

Валютні операції

Купівля валюти

Продаж валюти

Переоцінка валюти

Введення залишків

Залишки взаєморозрахунків

Залишки ТМЦ

Необігові активи і МБП

Введення в експлуатацію

Нарахування зношеності

Списання МБП

Ліквідація необігових активів

Модернізація необігових активів

Інші

Авансовий звіт

Довіреність

Посвідчення про відрядження

Перезалік-бартер

Використання гербових марок

Фінансові результати

Назви документів, наведені у цьому списку, відомі кожному бухгалтеру, адже, як зазначено, документ у 1С - це електронний аналог відповідного бухгалтерського документа. Введення документів можна починати безпосередньо і головного меню, вибравши відповідний пункт.

Спробуємо ввести конкретний документ і на його прикладі розглянути прийоми роботи з ним. Виберемо з цією метою документ Начисление ЗП/Нарахування ЗП і клацнемо мишкою на відповідному пункті головного меню. На екрані з'явиться документ (рис. 2). Вікно документа має звичний для вікон 1С:Бухгалтерия вигляд з власною панеллю інструментів. У більшості випадків у документі є заголовна і таблична частини. Виняток становлять окремі документи, зокрема, платіжне доручення. Заголовна частина документа містить дані, загальні для всіх записів табличної частини. У випадку, який розглядаємо, заголовна частина містить дату і номер документа, вид виплати, рахунок оплати праці, кількість робочих днів і деякі інші. Під час уведення документа його дата набуває значення системної дати, а номер задається автоматично наступним у порядку зростання після останнього введеного документа цього типу. Інші реквізити заголовної частини вводять вручну або вибирають з довідника. У прикладі реквізити заголовної частини розміщені на двох закладках Основные/Головні і Дополнительно/Додатково. Закладка Дополнительно/Додатково містить дані про види затрат у разі нарахування зарплатні і відрахувань (податків, відрахувань до пенсійного фонду тощо), потрібних для правильного формування проведень.

Рис. 2. Діалогове вікно документа Начисление заработной платы/Нарахування заробітної платні.

Припустимо, що всі реквізити заголовної частини документа заповнені. Що робити далі? Вводити рядок за рядком у табличну частину дані про нарахування і відрахування щодо кожного співробітника? Однак тоді комп'ютерний облік не мав би жодних переваг порівняно з паперовим. Тому потрібно натиснути на кнопку Заполнить/Заповнити у нижній частині документа, і таблична частина буде заповнена значеннями з довідника співробітників, у тім числі даними про оклади і пільги з оподаткування (рис. 3). Кількість робочих днів місяця для всіх співробітників дорівнюватиме значенню, введеному в заголовній частині документа. Якщо кількість робочих днів місяця відрізняється від числа, уведеного в заголовній частині, то перш ніж заповнювати таблицю, його треба скоригувати. Табличну частину можна заповнити повторно, однак для цього потрібне підтвердження дій і всі дані, введені попередньо, будуть втрачені.

Рис. 3. Результат автоматичного заповнення табличної частини документа.

Наступним етапом розрахунку зарплатні є внесення окремих змін стосовно конкретних співробітників, що працювали менше або більше, ніж 22 дні впродовж місяця -- хворіли, були у відпустці, або ж працювали у вихідні. Для тих, хто не був на лікарняному або у відпустці достатньо скоригувати кількість відпрацьованих днів. Тим, хто був у відпустці або на лікарняному, треба проставити суму відпускних або лікарняних у відповідному стовпці. У разі зміни кількості відпрацьованих днів сума відразу ж буде перенарахована. Введення сум у стовпці Отпускные/Відпускні або Больничный/Лікарняний змінює підсумкові рядки нарахувань. Проте, треба вводити лише відхилення від нормального режиму роботи, а це потребує значно менше часу, ніж уведення всіх даних.

Ще раз скористаємось можливостями, що їх надають електронні документи, і обчислимо відрахування, натиснувши дли цього на кнопку Рас-считать/Нарахувати. Документ набуде вигляду, як на рис. 4. У цьому документі кнопка Печать/Друкувати неактивна навіть після того, як виконано всі розрахунки, що для документів нетипове. Щоб надрукувати можливі вихідні форми цього документа, його потрібно провести, тобто натиснути на кнопку ОК і підтвердити дію (вікно документа буде закритим), а після цього знову відкрити документ з журналу Зарплата/Зарплатня.

Рис. 4. Результат автоматичного розрахунку відрахувань.

РОЗДІЛ 2. ЖУРНАЛИ В ПРОГРАМІ 1С

2.1 Загальна характеристика журналів в програмі 1С:Бухгалтерія

Для журналів призначений також окремий пункт головного меню, що містить список усіх доступних у 1С:Бухгалтерия журналів. Журнали проведень, операцій і повний відокремлені у нижній частині списку. Решта журналів списку відображають окремі ділянки обліку і містять відповідні документи. Наприклад, шукати документ Начисление ЗП/Нарахування ЗП у журналі Складские/Складські не має жодного сенсу, оскільки він, зрозуміло ж, відображений у журналі Зарплата/Зарплатня. Повний журнал містить усі введені документи; його можна порівняти з великою шухлядою, куди зібрано всі документи з папок із зарплатні, складського обліку, банку, каси, основних засобів та ін. У цьому журналі можна відшукати (а також і створити) будь-який документ незалежно від розділу обліку, до якого він належить.

До журналів у 1С можна звернутися й іншими способами: по-перше, застосувати кнопки панелі інструментів, що мають такі ж піктограми, як і журнали в головному меню (так можна звертатися не до всіх журналів); по-друге, можна скористатися командою Журналы документов.../Журнали документів... з пункту Операции/Операції головного меню. У цьому випадку на екрані з'явиться діалогове вікно зі списком доступних журналів (рис. 5). Цей список такий, як і в головному меню, хоча порядок розміщення дещо інший.

Рис. 5. Вибирання журналу з діалогового вікна.

Тепер відкриємо журнал Зарплата/Зарплатня одним з наведених вище способів і на його прикладі розглянемо властивості та можливості журналів документів. Цей журнал дуже подібний до верхньої частини журналу операцій; і не дивно, оскільки в таблиці журналу відображені заголовки документів. Панель інструментів журналу Зарплата/Зарплатня подібна до панелі інструментів журналів, що розглянуті раніше, її можливості описано далі. Введений документ Начисление ЗП/Нарахування ЗП буде розташований у кінці табличної частини, оскіпьки документи розміщуються в журналах у порядку їхнього введення (рис. 6).

Головна відмінність цього журналу від розглянутих, - це піктограми, якими позначено записи журналу (документи). В журналах документів можуть бути три варіанти піктограм:- проведений документ (для нього автоматично сформовані проведення);- не проведений документ (документ уведений, однак проведення для нього не сформовані);- документ позначений для вилучення. Документ можна ввести і не проводити, якщо дати негативну відповідь на запитання Провести документ? у разі його закриття, оскільки документ може і не формувати проведень. Крім того, проведення для всіх або окремих документів можна вимкнути, а потім увімкнути знову під час виконання команди Обработка документов/ Опрацювання документів з пункту Сервис/Сервіс головного меню. Нагадаємо, що позначені для вилучення документи можна фізично усунути з журналу командою Удаление помеченных объектов.../Вилучення позначених об'єктів... з головного меню.

Рис. 6. Журнал Зарплата/Зарплатня.

В останньому рядку журналу відображено заголовок документа Начисление ЗП/Нарахування ЗП. Його легко відкрити, оскільки всі журнали і практично всі вікна в 1С подібні між собою. Наприклад, кнопка Новая строка/Новий рядок має однаковий вигляд у всіх вікнах і виконує скрізь одну й ту ж дію - створює новий елемент таблиці. Що це за елемент, залежить від типу таблиці; це може бути новий рахунок, новий елемент довідника (товар, контрагент тощо), нове проведення, нова операція, а також новий документ. Цей документ вігтк-пиияють кількома способами: двічі клацають на рядку його заголовка мишкою; розміщують курсор на рядку документа і натискають на Enter; розміщують курсор на рядку і натискають на кнопку Изменить (открыть)/3мінити (відкрити) на панелі інструментів; розміщують курсор на документі і виконують команду Открыть/Відкрити з пункту Действия/Дії головного меню; розміщують курсор мишки на рядку документа, натискають на праву клавішу мишки і вибирають з контекстного меню, що з'явилось, пункт Открыть/Відкрити.

Відкритий документ матиме такий вигляд, як і попередній, однак кнопка Печать/Друкувати стане активною. Якщо на неї натиснути, то з'явиться меню з переліком чотирьох вихідних документів, які можна сформувати. У разі вибору, наприклад, пункту Расчетные листки/Розрахункові картки (для цього треба клацнути на ньому мишкою) з'явиться діалогове вікно, у якому треба ввести кількість карток на сторінці, а потім - вікно перегляду з вихідною формою у вигляді, як буде надруковано (рис. 7).

Рис. 7. Друкована форма розрахункової картки із заробітної платні.

Кнопка Печать/Друкувати стане активною на панелі інструментів у разі відкритого вікна перегляду. Вона дає змогу надрукувати створену вихідну форму на принтері: натискання на неї викликає появу стандартного діалогового вікна принтера, де у разі потреби змінюють налаштування, наприклад, задають друкування кількох копій, змінюють принтер, друкують вибірку сторінок або виокремлений фрагмент тексту. Можна також створити файл для друкування (замість друкування сформується файл для роздруковування на іншому комп'ютері).

КнопкаПросмотр/Перегляд, яка теж є активною, дає змогу переглянути розташування тексту на сторінці і потім, у разі потреби, збільшити чи зменшити поля, змінити розташування. Кнопка особливо корисна у разі друкування нових форм. Зрештою, якщо результат перегляду позитивний, то документ можна надрукувати безпосередньо з режиму перегляду, скориставшись кнопкою Печать/Друкувати, що у лівій верхній частині екрана. Вийти з режиму перегляду можна за допомогою кнопки Закрыть/ Закрити. У режимі перегляду можна збільшити і зменшити зображення, переглянути одну або кілька сторінок тощо.

Коротко опишемо панель інструментів на прикладі документа Начисление ЗП/Нарахування ЗП:

Новая строка/Новий рядок -- утворює новий рядок для введення інформації в табличній частині документа;

Копировать строку/Копіювати рядок - утворює новий рядок і копіює у нього дані з активного рядка (де був розміщений курсор перед натисканням на кнопку);

Удалить/Вилучити - вилучає рядок з табличної частини документа. Виконання цієї дії потребує підтвердження, оскільки рядок буде вилучено фізично;

Записать/Записати - відбувається записування введених у активний рядок змін;

Открыть операцию/Відкрити операцію - відкриває операцію, яка автоматично згенерована документом у такому ж вікні, як вікно введення нової операції;

Проводки/Проведення - відображає список проведень, згенерованих документом;

Перейти в журнал операций/Перейти до журналу операцій - відкриває журнал операцій, причому курсор розміститься на операції, що породжена активним документом;

Перейти в журнал проводок/Перейти до журналу проведень - відкриває журнал проведень, курсор розміститься на одному з проведень активного документа;

Сортировать по возрастанию/Сортувати за зростанням - сортує табличну частину документа так, що дані, розміщені у стовпці, де перебуває курсор, розташуються в порядку зростання. Наприклад, потрібно сформувати список співробітників за алфавітом. Для цього достатньо розмістити курсор у стовпці Сотрудник/Співробітник і натиснути на кнопку;

Сортировать по убыванию/Сортувати за спаданням - сортує у спадному порядку (див. опис попередньої кнопки).

Описание/Опис - відкриває вікно, що містить опис активного документа. Під час роботи з документами це корисна допомога, оскільки можна отримати детальний опис документа, правила його заповнення і використання. Перш ніж починати роботу з новим документом, доцільно ознайомитися з його описом.

Рассказать про.../Розповісти про... - стисла підказка про будь-який елемент діалогового вікна.

В багатьох документах табличну частину треба вводити вручну. Тут діють такі ж правила, як і у випадку введення проведень та інших даних. Нагадаємо, що рядки під час уведення нумеруються автоматично, а якщо у правій частині поля введення з'явилася кнопка з трикрапкою, то значення в це поле треба не вводити, а вибрати з довідника (якщо в довіднику немає потрібного значення, його треба ввести, а після цього вибрати).

Розглянемо специфіку роботи з документами. Для документів характерний такий сценарій роботи: введення інформації або автоматичне заповнення документа (введення на підставі іншого документа), подальше коригування даних, друкування документа і збереження. Не треба забувати запам'ятовувати введені значення і проводити документи. Наявність паперового документа і його відсутність у відповідному журналі, якщо ви його роздрукували після введення, однак забули запам'ятати, може призвести до певного безладу в обліку і додаткових затрат праці для його усунення. Якщо ж документ не провести, то не зміняться бухгалтерські підсумки, а дії, які породжує цей документ, не будуть відображені у звітах.

Продовжимо опис журналу документів, зокрема його панелі інструментів.

КнопкаНовая строка/Новий рядок дає змогу ввести новий документ у журнал. Якщо журнал призначений для єдиного виду документів, то документ створюється відразу ж, і можна починати його заповнення. Якщо ж у журналі відображено декілька видів документів, то відкривається діалогове вікно для вибору типу нового документа.

Дії кнопок Изменить (открьіть)/3мінити (відкрити), Просмотр/Пе-регляд, Копировать строку/Копіювати рядок, Пометить на удаление/ Позначити для вилучення, Интервал/Інтервал і Найти по номеру/Відшукати за номером такі ж, як і в журналі операцій та журналі проведень. Нагадаємо лише, що ці дії можна виконати й за допомогою клавіатури або команд головного чи контекстного меню.

КнопкаВвести на оснований/Ввести на підставі має важливе значення під час роботи з документами. Різноманітні бухгалтерські документи часто містять одні й ті ж табличні дані, а також дані в заголовній частині. Прикладом може бути рахунок-фактура, на підставі якого виписують видаткову, а потім і податкову накладні. Дії, виконання яких забезпечує кнопка Ввести на оснований/Ввести на підставі або однойменна команда меню, дають змогу уникнути рутинного повторного введення одних і тих же даних. Ця дія стосується активного документа, тобто введення нового документа на підставі документа, на якому розміщений курсор у журналі. У разі застосування цієї дії відкривається діалогове вікно вибору виду документа, який вводиться на підставі активного зі списку можливих варіантів. На підставі певних документів можна ввести декілька різновидів підпорядкованих документів, інші ж документи не дають змоги ввести жодного.

КнопкаОткрыть операцию/Відкрити операцію відкриває операцію, породжену активним документом.

КнопкаПроводки/Проведення відкриває вікно, що містить проведення, згенеровані активним документом. Оскільки проведення формуються автоматично, то часто може виникнути потреба переглянути проведення, сформовані конкретним документом.

За допомогою кнопкиПерейти в журнал операций/Перейти до журналу операцій відкривають вікно журналу операцій, причому курсор розміщений на операції, згенерованій активним документом.

КнопкоюПерейти в журнал проводок/Перейти до журналу проведень відкривають вікно журналу проведень, причому курсор розміщений на проведенні, що належить активному документу.

Зазначимо також, що є одна суттєва відмінність будь-якого журналу документів від журналу проведень і журналу операцій: у нижній частині вікна журналу документів є одна або дві кнопки. Обов'язкова кнопка Печать движений/Друкування переміщень дає змогу надрукувати список проведень активного документа. Після натискання на неї з'явиться вікно з вихідною формою, яку можна надрукувати, як і документ. Наприклад, якщо курсор перебував на розрахунку зарплаті, ю після натискання на цю кнопку форма матиме вигляд, як на рис. 8. Інша кнопка - Подчиненные документы/Підпорядковані документи - є не у всіх журналах. Вона може бути в журналах, де відображені документи, на підставі яких можна вводити інші документи. Наприклад, у журналі видаткових накладних натискання на цю кнопку дає змогу переглянути перелік документів, підпорядкованих накладній, на якій розміщено курсор. Перелік підпорядкованих документів буде відображено у вікні загального журналу, так ніби були відібрані документи за критерієм підпорядкованості заданій видатковій накладній (рис. 9).

Рис. 8 Друкована форма Движения документа/Переміщення документа.

Крім того, треба згадати про команду Обработка документов/Опрацювання документів з пункту Сервис/Сервіс головного меню, яка дає змогу виконувати деякі дії з групами документів, а саме: вимкнути проведення, увімкнути проведення, позначити для вилучення, скасувати позначку для вилучення, зробити не проведеними, провести. Можна також сформувати реєстри документів.

У діалоговому вікні опрацювання документів задано інтервал, і дії виконуватимуться тільки над документами, що є в цьому інтервалі. Період задають початковою і кінцевою датами. Для опрацювання документів за стандартний період (місяць, квартал, півріччя, дев'ять місяців, рік) застосовують кнопку вибору періоду (кнопка з трикрапкою).

Для вибирання видів документів, над якими виконуватимуть певні дії, у формі є два списки. Праворуч подано назви всіх документів, наявних у типовій конфігурації. У списку ліворуч Виды обрабатываемых доку-ментов/Види опрацьовуваних документів зазначено види документів, над якими виконуватимуть пенні дії. Щоб перемістити докумені j одного списку в інший, треба двічі клацнути на ньому мишкою або скористатись однією з кнопок: <- чи ->. Для переміщення відразу всіх видів документів призначені кнопки «= і =».

Рис. 9. Підпорядковані документи

Коло опрацьовуваних документів можна звузити, якщо застосувати також фільтр. У цьому випадку опрацьовуватимуться лише документи, у яких означений рядок входить у зміст операції. Якщо рядок-фільтр задано, то документи, які його не мають, опрацьовуватись не будуть. Окрім цього, можна задати опрацювання тільки проведених, не проведених, позначених для вилучення, не позначених для вилучення або ж усіх документів, задавши відповідне значення реквізиту Обрабатывать документы/Опрацьовувати документи.

За допомогою критеріїв відбору можна або сформувати реєстр документів, або виконати над ними одну зі стандартних дій. Однак перед цим доцільно сформувати реєстр для перевірки правильності налаштування таких критеріїв. Укласти цей реєстр дає змогу кнопка Сформировать реєстр/Сформувати реєстр. Реєстр документів містить список документів згідно з заданими критеріями відбору. Для кожного документа виведена дата, вид документа, його номер, загальна сума, а також додаткова інформація. Документи в реєстрі розташовано у хронологічному порядку.

Для опрацювання документів вибирають потрібну дію зі списку (реквізит Обработка/Опрацювання) і натискають на кнопку Выполнить/Ви-конати. Дії можуть бути такими:

¦ вимкнення/увімкнення операції з документом;

¦ проведення (перепроведення)/скасування проведення документа;

¦ позначення/скасування позначки для вилучення.

Вимкнення/увімкнення операції. Інколи виникає потреба не враховувати в бухгалтерських підсумках суми окремих проведень. Для цього передбачено режим вимкнення проведень операцій (реквізит Обработка/Опрацювання має значення Выключить проводки/Вимкнути проведення). Для того, щоб проведення знову були враховані в бухгалтерських підсумках, треба виконати опрацювання в режимі увімкнення проведень (значення реквізиту Обработка/Опрацювання - Включить проводки/Увімкнути проведення).

Позначення документів, операцій/скасування позначки. У разі потреби окремі документи й операції можна позначати для вилучення. В журналах документів і операцій це можна робити тільки окремо для кожного документа (операції). Опрацювання дає змогу позначити для вилучення групу документів. Для цього треба задати параметри умов вибірки документів і вибрати у полі Обработка/Опрацювання варіант Пометить на удале-ние/Позначити для вилучення. Щоб скасувати позначку для вилучення, потрібно в полі Обработка/Опрацювання задати Отменить пометку на удаление/Скасувати позначку для вилучення. Нагадаємо, що фізичне вилучення позначених для вилучення об'єктів з інформаційної бази виконують командою Удаление помеченных объектов/Вилучення позначених об'єктів з пункту Операции/Операції головного меню.

Проведення документів/скасування проведення. Проведення або скасування проведення групи документів виконують, якщо для реквізиту Обработка/Опрацювання задати значення Провести або Сделать не проведенными/Зробити не проведеними. Опрацювання за варіантом Провести послідовно проводить документи, що задовольняють критерії відбору. Якщо реквізит Обрабатывать документы/Опрацьовувати документи має значення Не проведенные/Не проведені, то проведені раніше документи буде пропущено. Якщо ж задати для цього реквізиту значення Про-веденные/Проведені, то проводитимуться повторно вже проведені документи. Опрацювання за варіантом Сделать не проведенными/Зробити не проведеними скасовує проведення вже проведених документів.

Для завершення роботи в режимі Обработка документов/Опрацювання документів треба натиснути на кнопку Закрыть/Закрити або закрити вікно форми стандартним способом.

2.2 Журнал проведень

Термін проведення відомий кожному бухгалтеру. Загалом, у бухгалтерському обліку все зводиться саме до виконання бухгалтерських проведень. Усі проведення, які формує програма 1С:Бухгалтерия, зібрані в журналі проведень. Цей журнал можна викликати за допомогою однойменної команди, що є одночасно в двох пунктах головного меню -Операции/Операції і Журналы/Журнали, а також застосувавши відповідну кнопку панелі інструментів.

У версії 7.7 програми 1С:Бухгалтерия бухгалтер ніколи не працює безпосередньо з окремими проведеннями. Для того, щоб виконати окреме проведення, він має справу з операцією (операції розглянемо далі). Однак журнал проведень поки що є обов'язковою частиною програми. Нагадаємо, що всі бухгалтерські проведення, які виконує програма, відображені в цьому журналі; кожне з них прив'язане або до якоїсь операції, або до якогось документа.

Вірогідно, журнал проведень зручніше було б використовувати з увімкненим розподілом за номерами журналів (однак цю можливість практично не застосовують). Тоді він матиме дещо інший вигляд (рис. 10). Закладки дають змогу вибирати конкретний журнал, де відображені проведення з конкретної ділянки бухгалтерського обліку. Наприклад, закладка БК відповідає проведенням, що стосуються банку і каси.

Рис. 10. Журнал проведень з увімкненим розподілом за журналами.

Кожне проведення в журналі має такі реквізити:

- дату;

- номер (номер документа або операції, що спричинили це проведення);

- номер проведення;

- рахунок Дт;

- субконто Дт (не більше трьох);

- рахунок Кт;

- субконто Кт (не більше трьох);

- валюта;

- курс валюти;

- кількість;

- валютна сума;

- сума;

- коментар проведення;

- зміст операції;

- номер журналу.

Деякі з реквізитів проведень можуть бути незаповнені (не обов'язково для кожного рахунка вести аналітичний облік на трьох рівнях субконто, кількісний та валютний облік).

Звернемо увагу на піктограми, якими позначено всі проведення, оскільки вони теж дають певну інформацію. Піктограмапозначає проведення, сформоване під час уведення операції, а піктограма- проведення, згенероване проведеним документом. Позначкана піктограмі виділяє проведений документ.

Зовнішній вигляд вікна журналу проведень подібний до вікна довідника: така ж панель інструментів, такий же список елементів. Навіть частина кнопок панелі інструментів має такі ж піктограми, а отже, і таке ж призначення, як і в довідниках. Головна відмінність полягає в тому, що кожний елемент довідника займає лише один рядок, а кожне проведення - три.

Розглянемо призначення деяких кнопок панелі інструментів. Зазначимо, що ті ж дії можна виконати за допомогою команд пункту Действия/Дії головного меню та контекстного меню, яке викликають натисканням на праву клавішу мишки.

КнопкаНовая строка/Новини рядок (клавіатурний еквівалент Insert) призначена для введення нових рядків у журнал проведень. Проте, як уже зазначено, окреме проведення ввести не можна, оскільки мінімально доступною для введення, редагування тощо в 1С:Бухгалтерия версії 7.7 є операція. Операція може містити й одне проведення, однак це поняття дещо ширше, ніж поняття проведення. Тут лише зазначимо: якщо натиснути на кнопку Новая строка/Новий рядок або на клавішу Insert, то на екрані з'явиться вікно для введення операції (рис. 11). Операція має низку реквізитів, узагальнених для всіх її проведень, які й визначають її як операцію. Ці реквізити є в заголовку вікна введення нової операції, тоді як таблична його частина нагадує журнал проведень і дає змогу ввести одне або декілька проведень, що пов'язані з цією операцією.

Натисканням на кнопкуВвести, используя типовую операцию / Увести з використанням типової операції вводять операцію зі списку типових.

За допомогою кнопкиВвести документ/Увести документ уводять один із документів типової конфігурації. Документи є найпотужнішим і найуживанішим засобом уведення в програму первинних даних.

Рис. 11. Вікно для введення операції.

Результат дії кнопкиКопировать строку/Копіювати рядок (клавіатурний еквівалент F9) залежить від того, на якому проведенні розміщений курсор. Якщо проведення пов'язане з опрацьованим документом (про це можна дізнатися з піктограми проведення), то копіюється весь Документ. Якщо ж проведення стосується операції, то на екрані з'явиться Діалогове вікно, у якому треба визначити таке: копіювати одне проведення чи всі з цієї операції. Копіювання одного проведення також створить нову операцію, оскільки операція є тією мінімальною кількістю інформації, якою можна оперувати.

Клавіатурний еквівалент кнопкиКопировать, используя типовую операцию/Копіювати з використанням типової операції - Ctrl+F9.

КнопкаВвести на оснований/Увести на підставі (клавіатурний еквівалент Alt+F9) дає змогу ввести документ на підставі того документа, у якому розміщений курсор. Після натискання на кнопку з'являється діалогове вікно з переліком документів, які можна вводити.

КнопкаОткрыть операцию/Відкрити операцію призначена для відкривання операції, на одному з проведень якої міститься курсор. Якщо проведення належить документу, то всі проведення цього документа будуть відкриті у вигляді проведень операції і в разі редагування не буде доступний увесь сервіс документа. Якщо ж проведення, на якому розміщений курсор, належить операції, то натискання на цю кнопку еквівалентне подвійному клацанню мишки на проведенні.

КнопкоюОткрыть документ/Відкрити документ відкривають документ, на проведенні якого є курсор (аналог подвійне клацання мишкою на проведенні). Якщо проведення належить операції, то кнопка не діє.

За допомогою кнопкиПросмотр/Перегляд викликають для перегляду документ або операцію, на проведенні якої розташований курсор. Дія еквівалентна подвійному клацанню мишкою на проведенні з тією відмінністю, що коригування документа або операції неможливе.

На перший погляд дія кнопкиПометка на удаление/Позначити для вилучення (аналог - клавіша Delete) крім позначення рядка, не має жодних наслідків. Однак насправді застосування її до проведень будь-якого документа призводить до їхнього зникнення з журналу проведень, оскільки для вилучення позначають документ, а такий документ не може бути проведеним (не може мати проведень).

Спроба позначити для вилучення завжди потребує підтвердження. Застосування позначення для вилучення до операції, що вже позначена для вилучення, призводить до скасування позначення і теж потребує підтвердження. Позначений для вилучення запис має перекреслену піктограму.

Кнопка Интервал/Інтервал визначає період, за який відображено проведення в журналі. Натискання на неї або застосування відповідної команди з головного чи контекстного меню спричиняє появу діалогового вікна для задания періоду, що містить значення дат початку і кінця періоду. Як звичайно, кнопка ОК призначена для підтвердження введеного значення і повернення до журналу проведень з новими значеннями інтервалу операцій, які відображено. Кнопка Отмена/Скасувати дає змогу завершити діалог без збереження зроблених змін, а кнопка Помощь/Допомога надає допомогу (підказку).

КнопкаНайти по номеру/Відшукати за номером допомагає відшукати операцію за номером. У разі використання цього режиму в діалоговому вікні треба ввести номер операції та інші реквізити пошуку.

Натискання на кнопкуПерейти в журнал операций/Перейти до журналу операцій зумовлює перехід до журналу операцій, причому курсор розміститься на тій операції, на проведенні якої він перебував у журналі проведень.

Кнопки Описание/Опис і Рассказать про.../Розповісти про..., що пов'язані зі складовими системи допомоги програми 1С:Бухгалтерия, не дають про журнал проведень багато інформації. Зрештою, цей журнал у практичній роботі бухгалтера не потрібен.

2.3 Робота з журналом «Зарплата»

Цю ділянку обліку почнемо розглядати з уведення даних, необхідних у разі нарахування зарплатні для всіх співробітників. Програма 1С:Бухгалтерия містить усі ці дані в довіднику Сотрудники/Співробітники.

Довідник призначений для зберігання інформації про працівників організації. Інформацію з цього довідника використовують для виписування первинних документів і ведення аналітичного обліку на бухгалтерських рахунках: 37.2 Розрахунки з підзвітними особами, 37.3 Розрахунки з робітниками і службовцями за іншими операціями і 66 Розрахунки з оплати праці. Трирівнева структура довідника дає змогу об'єднувати співробітників у різні групи і підгрупи, наприклад, штатні і позаштатні працівники, відповідно до ділянки виробництва тощо.

У нижній частині вікна перегляду довідника Сотрудники/Співробітники, а також на закладках діалогової форми редагування елемента довідника розміщена кнопка История/Історія. За її допомогою можна переглянути історію змін значень періодичних реквізитів для кожного співробітника. Періодичними є такі реквізити: Тип сотрудника/Тип співробітника - його значення "1", якщо співробітник штатний і "0" - якщо сумісник, Количество детей/Кількість дітей, Количество льгот/Кількість пільг. Должность/Посада, Оклад/Оклад.

Діалогове вікно перегляду і редагування реквізитів конкретного елемента довідника (співробітника) має декілька закладок (рис. 12), на яких згруповані реквізити відповідно до їхнього призначення.

Рис. 12. Закладка Общие/Загальні діалогового вікна редагування реквізитів.

Закладка Общие/Загальні містить головні відомості про співробітника - його табельний номер (код), прізвище, ім'я, по батькові, стать, посаду. У випадку, якщо організація для співробітника є основним місцем праці, -треба задати прапорець Основной/Основний. Для співробітників, які працюють з програмою 1С:Бухгалтерия, у реквізиті Код пользователя/Код користувача треба визначити ім'я користувача у такому ж вигляді, як воно задане в конфігураторі.

На закладці Данные по з/п/Дані про з/п (рис. 13) містяться дані потрібні для нарахування заробітної платні і відрахування прибуткового податку: місячний оклад (або погодинний тариф), розмір авансу, кількість дітей і кількість пільг за прибутковим податком, а також рахунок і стаття затрат, за якими списуватиметься сума нарахованої заробітної платні. Реквізит Вид затрат/Вид затрат для заповнення обов'язковий.

Рис. 13. Закладка Данные по з/п/Дані про з/п.

У діалоговому вікні редагування елемента довідника є ще дві закладки: Паспортные данные/Паспортні дані і Налоговые данные/Податкові дані. На закладці Паспортные данные/Паспортні дані вводять серію паспорта і його номер, ким і коли виданий документ, а також адресу співробітника і його контактний телефон. У реквізиті закладки Налоговые данные/Податкові дані розміщені індивідуальний податковий номер співробітника, назва й адреса податкової інспекції за місцем його проживання.

Операції нарахування і видачі зарплатні потрібно оформляти тільки за допомогою документів типової конфігурації. В іншому випадку форма 8-ДР не буде автоматично будуватися. У типовій конфігурації є два документи, пов'язані з зарплатнею - Начисление зарплаты/Нарахування зарплатні і Выплата зарплаты/Виплата зарплатні. Обидва ці документи відображені в журналі Зарплата/Зарплатня, зображеному на рис. 14.

Для введення початкових залишків з зарплатні, формування відомості авансу і розрахунково-платіжної відомості використовують документ Начисление ЗП/Нарахуванни ЗП (рис. 15). За його допомогою автоматично формують проведення відрахувань у фонди. Можна надрукувати декілька документів: розрахунково--платіжну відомість нарахування зарплатні, платіжну відомість авансу, розрахункові картки для співробітників і зведення відрахувань до фондів.

Рис. 14. Журнал Зарплата/Зарплатня.

Рис. 15. Документ Начисление ЗП/Нарахування ЗП.

Для відображення в обліку виплати заробітної платні призначений однойменний документ Выплата ЗП/Виплата ЗП. Цей документ не тільки формує платіжні відомості я й створює бухгалтерські проведення, що відображають факт виплати заробітної платні співробітникам.

Діалогову форму документа починають заповнювати з вибору періоду, за який виплачуватимуть зарплатню. Далі зазначають вид виплати (тут можливі три варіанти: Основная з/п/Основна з/п, Аванс і Внесение остатков/Внесения залишків), а також рахунки обліку оплати праці. Для задания відсотка від суми до видачі, що заплановано виплатити, призначений реквізит Процент выплаты/Відсоток виплати. Значення реквізиту Касса/Каса потрібно вибрати з довідника Счета нашей фирмы/Рахунки нашої фірми, воно повинно відповідати касі організації, через яку виплачують зарплатню.

Табличну частину документа можна заповнити автоматично за допомогою кнопки Заполнить/Заповнити. У випадку автоматичного заповнювання для документів з видом виплати Аванс/Аванс або Внесение остатков/Внесения залишків потрібно вибрати один з документів Начисление ЗП/Нарахування ЗП, на підставі якого заповнюватиметься таблична частина нашого документа. Для вибору будуть запропоновані всі документи Начисление ЗП/Нарахування ЗП, що мають таке ж значення реквізиту Вид выплаты/Вид виплати і введені у поточному місяці. Якщо ж у документі Выплата ЗП/Виплата ЗП вид виплати задано як Основная з/п/Основна з/п, то під час його автоматичного заповнення таблична частина заповниться значеннями поточного сальдо взаєморозрахунків зі співробітниками (тобто враховано заборгованість з зарплатні або переплата, що була в попередніх місяцях). журнал програма бухгалтерія оплата

За допомогою кнопки Печать/Друкувати отримують друковану форму платіжної відомості для виплати заробітної платні.

Крім того, потрібно оформити також видатковий касовий ордер на суму виплаченої згідно з платіжною відомістю заробітної платні. Без цього ордера автоматично не сформується звіт за формою 8ДР; однак касові документи розглядатимемо далі - під час аналізу обліку касових операцій.

Дані про розрахунки зі співробітниками з оплати праці можна отримати, використавши стандартні звіти. Зокрема, звіт Анализ счета по субкон-то/Аналіз рахунка за субконто для рахунка 66 дасть змогу отримати щодо кожного співробітника інформацію про суму нарахованої зарплатні, стягнені податки і суму до виплати. Для цього треба під час налаштування параметрів звіту вибрати період звітності, рахунок 66 у полі Счет/Ра-хунок, для реквізиту Вид субконто 1/Вид субконто 1 задати значення Сотрудники/Співробітники, а для реквізиту Вид субконто 2/Вид субконто 2 - Месяц начисления зарплатьі/Місяць нарахування зарплатні; для обох видів субконто вибрати прапорець Разворачивать/Розгортати. Наслідком цих дій буде звіт.

Загальні цифри, що відображають поточний стан розрахунків зі співробітниками з заробітної платні за певний період, можна побачити, сформувавши за цей період стандартний звіт Оборотно-сальдовая ведомость/ Обігово--сальдова відомість. Рядок для рахунка 66 міститиме ці дані.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под. ред. проф. Г.А. Титоренко. - М: Компьютер, ЮНИТИ, 1998. - 400 с.

2. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / М.И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.И. Лойко, Т.П. Барановская; Под общ. ред. И.Т. Трубилина. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 416 с.

3. Береза A.M. Основи створення інформаційних систем: Навчальний посібник. - К.: КНЕУ, 1998. - 140 с

4. Бутинець Ф.Ф., Івахненков С.В. Інформаційні системи бухгалтерського обліку. Курс лекцій. Навчальний посібник дляї студентів спеціальності 7.050106 "Облік і аудит". - Житомир: ЖІТІ, 1997. - 304 с.

5. Дубій О. 12 уроків з 1С:Бухгалтерії. 2-ге оновлене вид. - Львів: БаК, 2002. - 232 с.

6. Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета. - СПб.: Питер, 2001.- 688 с.

7. Завгородній В.П. Автоматизація бухгалтерського обліку, контролю, аналізу та аудиту. - К.: А.С.К., 1998. - 768 с.

8. Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. проф. В.В. Дика. - М: Финансы и статистика, 1996. - 272 с.

9. Основи інформаційних систем: Навчальний посібник / За ред. проф. В.Ф. Ситника. - К.: КНЕУ, 1997. - 252 с.

10. Подольский В.И., Дик В.В., Уринцов А.И. Информационные системы бухгалтерского учета: Учебник для вузов / Под. ред. В.И. Подольского. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. - 319 с.

11. Рогач І.Ф., Сендзкж М.А., Антонюк В.А. Інформаційні системи в фінансово-кредитних установах: Навчальний посібник. - К.: КНЕУ, 1999. - 216 с.

12. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Автоматизация аудита. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1999. - 336 с.

13. Ситник В.Ф. та ін. Основи інформаційних систем: Навч. посібник. - Вид. 2-ге, перероб і доп. / В.Ф. Ситник, Т.А. Писаревська, Н.В. Єрьоміна, О.С. Краєва; За ред. В.Ф. Ситника. - К.: КНЕУ, 2001. - 420 с.

14. Соколов Я.В. Бухгалтерский учет: от истоков до наших дней: Учебн. Пособие для вузов. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1996. - 638 с: ил.

15. Устинова Г.М. Информационные системы менеджмента: Основные аналитические технологии в поддержке принятия решений / Учеб. Пособие. - СПб.: Издательство "ДиаСофтЮП", 2000. - 368 с.

16. Шуремов Е.Л. Системы автоматизации бухгалтерского учета: классификация, построение, выбор / Под ред. А.В. Власова. - М.: Бухгалтерский учет, 1996.- 160 с.

17. 1С: Бухгалтерия Версия 7.5 Описание. - М., Фирма "1С", 1998. - 153 с.

18. 1С: Бухгалтерия Версия 7.5 Руководство пользователя. - М., Фирма "1С", 1998.-440 с.

19. Чистов Д.В. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 7.7. -М., 2000. - 576 с: ил.

1. Размещено на www.allbest.ru