Автоматизация зачисления заработной платы через банк

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

Введение

1. Порядок перечисления зарплаты

2. Способы зачисления заработной платы

3. Пример использования автоматизации зачисления заработной платы через банк

Вывод

Список использованной литературы

 Введение

В основном банки предлагают такие условия «зарплатных пакетов»:

Комиссию за зачисление зарплаты на карточные счета сотрудников -- 0,4-0,5 % от суммы операции в зависимости от выбранного тарифного пакета.

Начисление процентов на остаток средств на карточных счетах ваших сотрудников:2-10 % год.

Возможность установления овердрафта.

Внесение всех сотрудников в базу клиентов «Свои», что дает им значительные преимущества при размещении средств на депозиты Банка для физических лиц.

1. Порядок перечисления зарплаты

Этапы выплаты зарплаты:

Процедура выплаты заработной платы на карты предусматривает несколько взаимосвязанных между собой этапов:

Отправка общей суммы заработной платы на счёт 2924*05*******, открытый в Банке для Вашей организации;

Перечисление комисии РКО на счёт 3570**********, предусмотренной договором. 

Предоставление ведомости распределения средств, поступившиз на счёт 2924*05******* на карты сотрудников организации. 

Комиссия за РКО определяется как Крко = %РКО*Сумму ФОТ;

2. Способы зачисления заработной платы

Сервис зачисления через интернет-банк

позволяет зачислить зарплату сотрудников организации в кратчайшие сроки без посещения отделения Банка и посредничества сотрудников Банка;

позволяет контролировать этапы обработки ведомости банком;

позволяет исключить наличие ошибок при обработке ведомости сотрудниками Банка;

позволяет зачислять зарплату по льготному тарифу РКО;

Рекомендуем использовать данный сервис перечисления средств, как самый быстрый и простой способ зачисления зарплаты. Ведомости поступившие через сервис интернет-Банк обрабатываются банком в первую очередь. Большинство наших клиентов используют именно этот инструмент.

Пример по использованию данного сервиса размещены в следующем разделе.

Электронная Почта Банка

Электронный почтовый сервис банка позволяет переслать ведомость в банк письмом:

Данный сервис является защищенным каналом передачи ведомости в банк, который позволяет зачислить средства сотрудникам без посещения отделения, но не даёт возможности контролировать этапы зачисления средств и получить льготную ставку РКО.

Посещение отделения Банка

Ведомость распределения заработной платы можно передать через любое отделение Банка. Данный сервис гарантирует зачисление средств в течении суток с момента передачи ведомости в банк, но является самым трудозатратным как для Вас, так и для банка.

3. Пример использования автоматизации зачисления заработной платы через банк

Инструкция по формированию и отправке зарплатных ведомостей через on-line сервис Интернет-Клиент-Банк

On-line сервис позволяет:

1. Набирать ведомость вручную - для этого вам необходимо знать табельный номер сотрудника и сумму, которую ему необходимо зачислить на карту

2. Импортировать файл ведомости в формате *xls или *dbf.

Обязательное требование - файлы должны отвечать определенной структуре.

3. Отслеживать этапы обработки ведомости в Банке.

4. Распечатать ведомость с отметкой Банка о ее обработке.

Подготовка ведомости в ручном режиме (в основном используется для подготовки небольших ведомостей)

Шаг 1. Выберите зарплатный проект

Необходимо зайти в меню Интернет-банк «Карты - Зарплата - Создать ведомость»

и выбрать доступный зарплатный проект:

Шаг 2. Добавьте референс платежа в ведомость

Референс платежа - это номер платежа на транзитный счет банка (2924*05*******), который используется для последующего зачисления средств на карты. Номер счета обязательно указывается в договоре.

Для добавления в ведомость платежа необходимо:

- установить флажок «Добавить»

- нажать кнопку «Поиск».

Из отображенного перечня платежей вам необходимо выбрать нужную сумму и нажать кнопку

«Создать».

Внимание!!! Поиск платежей происходит за период 3 последних календарных дня. В случае если платеж совершен ранее, Вам необходимо обратиться в отделение, обслуживающее зарплатный проект, с просьбой обновить референс платежа.

В случаях, когда на момент формирования ведомости, платеж еще не осуществлен (не обновили), его можно добавить в ведомость позже:

- на этапе добавления сотрудников в ведомость

- в любое удобное время, через меню «Журнал ведомостей»

Для создания ведомости без рефренса платежа - снимите флажок «Добавить» и нажмите «Создать»:

Если референс платежа известен, укажите его в полу «Референс платежа», поставьте флажок «Добавить» и нажмите кнопку «Создать»

Шаг 3. Заполнение ведомости NEW

После нажатия кнопки «Создать» формируется пустая ведомость, которой присвоен уникальный номер идентификации (для просмотра всех созданных ведомостей, зайдите в меню «Журнал ведомостей»).

Добавление сотрудников в ведомость осуществляется через:

- поиск по табельному номеру / номеру карты

- с помощью кнопки «Список сотрудников»NEW

Первый способ.

Добавление сотрудников по табельному номеру / номеру карты

Заполните табельный номер сотрудника или номер карты и нажмите «Поиск».

- заполните поле «Сумма» пополнения карты, при необходимости отредактируйте поле «Назначение платежа» и нажмите «Добавить»:

В результате, карта будет добавлена и сохранена в ведомости:

Для добавления в ведомость следующего сотрудника повторяете процедуру поиска и добавления. При ошибочном добавлении сотрудника его можно удалить нажав на кнопку «Удалить»

Второй способ.

Добавление сотрудников через кнопку «Список сотрудников»

При ее нажатии будет предоставлен список всех сотрудников зарплатного проекта у которых открыты зарплатные карты в данном проекте.

Выбираем сотрудников. Заполняем поле «Сумма» пополнения карты, при необходимости редактируем поле «Назначение платежа»

Если все указанно корректно, то карта автоматически будет добавлена и сохранена в зарплатную ведомость.

При некорректном заполнении поля «Сумма» программа предупредит Вас знаком

Шаг 4. Проверка ведомости на ошибки

После добавления в ведомость всех необходимых сотрудников отправляем ведомость на проверку.

По итогам проверки возможны две ситуации:

- ведомость проверена и ожидает утверждения

- ведомость проверена с ошибками и ожидает их исправления.

Существуют два типа ошибок:

- сумма по ведомости больше суммы платежа

- в ведомости указаны карты, по которым зачисление не возможно

Для устранения данных ошибок, необходимо отредактировать ведомость:

- удалить записи с ошибочными суммами и/или табельными;

- добавить записи с правильными суммами и/или табельными

После исправления ошибок, ведомость необходимо отправить на проверку повторно.

Шаг 5. Утверждение ведомости

После того, как ведомость проверена без ошибок, кнопка «проверить» меняется на «утвердить»:

Важно! После утверждения, ведомость не доступна к редактированию, ее можно либо отправить в банк либо удалить.

После успешного утверждения выводиться сообщение:

и открывается меню подписи ведомостей. Из перечня не подписанных ведомостей, выбираете нужную и накладываете на нее электронную цифровую подпись (ЭЦП):

После наложения на ведомость электронной цифровой подписи:

она становится доступной к отправке в банк на зачисление:

Важно! Все утвержденные / подписанные ведомости хранятся в журнале ведомостей. Поиск осуществляется по фильтру «Состояние - утверждена».

Формирование ведомости с использованием функции импорта файла

Шаг 1. Подготовка файла ведомости

Сервис позволяет импортировать файлы ведомости в формате *xls или *dbf, которые отвечают следующей структуре:

* Требования к структуре файлов в формате *dbf

Шаблон файла ведомости (в формате *xls или *dbf) можно получить в отделении банка, обслуживающего зарплатный проект - обратитесь к менеджеру.

Шаг 2. Загрузите меню импорта файла ведомости

Импорт ведомости доступен как в главном меню:

так и в меню создания ведомости:

При вызове меню импорта активируется JAVA приложение:

Шаг 3. Выберете файл ведомости для импорта

В меню «Файл» выбираете формат файла для импорта, а также указываете местонахождение файла:

После выбора файла, последует запрос на ввод логина и пароля пользователя Интернет-банк, нужно ввести эти данные и нажать кнопку «ОК»:

У пользователей, которые дополнительно верифицируются по одноразовому паролю, последует запрос на выбор номера мобильного телефона и ввода полученного пароля.

Если введенные логин и пароль верны и файл не содержит ошибок, то начнется процесс импорта записей из файла в ведомость:

После полной выгрузки информации из файла, будет показано сообщение о количестве импортированных записей и общей сумме ведомости:

Шаг 4. Подготовка ведомости к отправке на зачисление

Для отправки импортированной ведомости в банк на зачисление, необходимо зайти в журнал ведомостей:

отобразить созданные ведомости:

и выбрать из списка последнюю из созданных (нажать на ID ведомости):

Дальнейшие операции с ведомостью аналогичны, как и при ручном создании ведомости:

- добавить в ведомость референс платежа и осуществить проверку (Шаг - 4)

- утвердить, подписать и отправить ведомость в банк для зачисления на карты (Шаг - 5)

Отслеживание этапов обработки ведомости в Банке

Для проверки состояния ведомости, отправленной на зачисление, зайдите в журнал

и выгрузите отправленные ведомости за нужный период:

Отразиться текущий статус ведомости:

Отправленные ведомости могут приобретать статусы:

- обработана - средства направлены на карты

- на зачислении (на обработке) - ведомость ожидает распределения на карты согласно регламента:

Распечатывание ведомости с отметкой Банка о ее обработке.

Для выведения на печать, обработанной ведомости, нажмите на ID ведомости:

В открывшейся ведомости, выберите «Печать»:

Вывод

Таким образом, предприятия получают:

Сокращение срока начисления и выплаты зарплаты за счет эффективной организации и автоматизации процесса.

Сокращение затрат, связанных с выплатой зарплаты, командировочных и других средств сотрудникам (выплата осуществляется не через кассу предприятия, а через сеть банкоматов и предприятий сферы услуг).

Уменьшение расходов, связанных с получением и доставкой наличных денежных средств (охрана, перевозка).

Обеспечение полной конфиденциальности информации о зарплате.

Отсутствие очередей в кассу и нарушений делового ритма предприятия в дни массовой выдачи зарплаты.

Список использованной литературы

зарплатная ведомость автоматизация

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Семенов М.И.,

Трубилин И.Т. и др. - М.: Финансы и статистика, 2000. -416 с.

2. http://deltabank.com.ua/ru/msb/wage/

3. http://privatbank.ua/ua/business/universalnyje-reshenija/zarplatnyj-projekt/

4. http://www.ideabank.com.ua/uk/business/salary-project/?tab=description

1. Размещено на www.allbest.ru