Деловая документация

Размещено на http://www.allbest.ru/

Минский государственный машиностроительный колледж

Деловая документация

Контрольная работа № 1

Вариант № 8

Мелёхин Александр Юрьевич

План

Задание № 1. Виды и назначение служебных документов. Докладные и объяснительные записки, правила их составления и оформления

Задание № 2. Организация документооборота. Регистрация служебных документов (цель регистрации, формы регистрации, принцип регистрации), индексация документов

Задание № 3. Составить письмо-запрос

Задание № 4. Оформить приказ

Задание № 5. Составить акт

Задание № 1. Виды и назначение служебных документов. Докладные и объяснительные записки, правила их составления и оформления

регистрация служебный документ приказ акт

Виды и назначение служебных документов:

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий.

Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

- по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

- по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

- по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий; как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

- по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

- по средствам фиксации: письменные, графические, фото-кино-документы и т.д.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. При выборе вариантов типа «оказать помощь - помочь», «допускать ошибку - ошибиться» надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа «надлежащий», «должный», «вышеуказанный», «нижеподписавшийся» и т.п.).

3. Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских.

4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: «в целях оказания помощи», «в порядке оказания помощи».

5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений - предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов. Например, «в целом», «в связи», «в соответствии с», «в интересах» (стандартные синтаксические модели с отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так как облегчает процесс составления типовых текстов.

Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

Документ определен как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Документ может быть создан посредством письма, рисунка, фотографии, кино-, звукозаписи и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом функций и т.д.

Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа.

Документ выполняет две группы функций: общих и специальных.

Общие функции:

информационная;

социальная;

коммуникативная;

культурная.

Специальные функции:

управленческая;

правовая;

функция исторического источника (12-14% всех создаваемых в обществе документов).

Не существует документов, выполняющих лишь одну строго ограниченную функцию. Любой документ многофункционален, т.е. в одном и том же документе существует переплетение различных функций. Поэтому разграничить документы можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции, время действия которых ограничено, и функции, постоянно действующие.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы.

Докладные и объяснительные записки, правила их составления и оформления:

Докладная записка -- документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки -- побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Например:

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.05.97 / № 15

г. Новосибирск

О проверке технического состояния

жилых помещений базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 1997 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода, все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте. Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав. районо Подпись Н.И. Пирогова

Объяснительная записка -- это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.), или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Образец оформления объяснительных записок:

Директору центра «Кадры» Иванову Н.И.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

10.04.97 / № 34

Об опоздании на работу

09.04.97 я опоздала на работу по причине перебоев с транспортом: из-за аварии на проспекте Пушкина произошел сбой в графике движения автобусного маршрута № 124.

Преподаватель Подпись Г.И. Григорьева

Задание № 2. Организация документооборота. Регистрация служебных документов (цель регистрации, формы регистрации, принцип регистрации), индексация документов

Управленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самой организации, так и для внешнего. Это предполагает наличие технологии обработки. Для преобразования информации поступающих документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные технологии. Само понятие «технология» используется в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе. Распространяя содержание этого понятия на документационное обеспечение управления (ДОУ) и учитывая специфику информационных процессов, на которых оно основывается, определим технологию ДОУ как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил.

Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на: технологии обработки поступающих и отправляемых документов;

технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;

технологии введения документов в информационную базу данных организации, исходя из ее внутренней структуры;

технологии обработки документной информации и накопления документов;

технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Место технологий ДОУ как неотъемлемой части системы информационного обеспечения без привязки к конкретной организации можно графически определить следующим образом:

Понятие документооборота, его количественные и качественные характеристики.

Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались документооборотом. Документооборот - это «движение документов с момента их создания иди получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело». Полного тождества между понятиями «технологии» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов. Регистрация документов - запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Целью регистрации является обеспечение количественного учета, сохранности, контроля исполнения и поиска документов. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» называет еще одной целью регистрации придание документам юридической силы.

В зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов в различных учреждениях может иметь свои особенности. Но, не взирая на эти особенности и принятую систему делопроизводства, при регистрации документов должны соблюдаться следующие требования:

Каждый документ регистрируется только один раз, т.е. основным принципом регистрации является однократность;

В ходящие документы регистрируются в день поступления, исходящие - в день подписания.

Немаловажное значение для правильной организации работы по регистрации документов имеет определение категории документов, не подлежащих регистрации. Практически каждое учреждение само определяет круг таких документов. Перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ, утверждается руководителем учреждения. В него включаются документы, регистрируемые только в функциональных и отраслевых службах организации. Отработанный и апробированный перечень можно включить в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству.

Независимо от того, подлежит или не подлежит документ регистрации службой делопроизводства, на каждом документе, поступившем в организацию, ставится штамп с датой поступления.

При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение - индекс.

Индексация - проставление порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения документов или составления и хранения. Индексации подлежат все регистрируемые документы, а также документация, которая не регистрируется, но группируется в дела по номенклатуре. Каждый массив документов должен имеет свой уникальный индекс. Ведь он выполняет не только учетную, но и поисковую функцию. Индексы проставляются на документах и в регистрационных формах.

Индекс документа включает в себя несколько элементов. Основным его элементом является порядковый номер документа. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, корреспонденту, автору, территории, периоду и т. д.

Наиболее удобным считается индекс, состоящий из следующих элементов:

- условное обозначение структурного подразделения, получившего на исполнение или составившего индексируемый документ;

- номер дела по номенклатуре, в которое этот документ должен быть помещен после исполнения;

- порядковый номер документа при регистрации.

Принятое в конкретной организации расположение составных частей индекса должно быть постоянным, а система индексов - оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел.

Формы регистрации документов:

Для регистрации документов могут использоваться карточная или журнальная формы. Причем обе формы регистрации могут вестись как в ручном варианте, когда журнал или карточки создаются на бумажном носителе, так и в автоматизированном режиме с использованием компьютеров и программного обеспечения. Какую форму и режим регистрации документов целесообразно использовать в настоящее время? Ответить на этот вопрос вы сможете после прочтения статьи, в которой описываются обе формы регистрации в двух режимах и перечисляются преимущества и недостатки каждой из них.

Регистрация документов в системе электронного документооборота:

Карточная форма регистрации в автоматизированном режиме в большинстве случаев ведется в системе электронного документооборота (СЭД). В СЭД при регистрации документа создается регистрационная карточка (РК) или регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа[1]. В нее вносятся основные данные о документе, и, как правило, прикрепляется сам электронный документ или электронная копия документа (рис. 1 и 2), после чего внесенные данные и прикрепленные файлы сохраняются в базе данных СЭД.

Совокупность реквизитов (полей) и вид РК документов в разных СЭД могут различаться. При этом некоторые системы позволяют для РК определенной группы самостоятельно добавлять перечень дополнительных реквизитов или создавать внешний вид РК и определять, какие реквизиты она должна включать.

Перечень сведений, которые должны вводиться в СЭД при регистрации документов, среди которых могут быть :

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Входящий номер документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

10. Наименование текста.

11. Индекс дела.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18. Отметка о конфиденциальности.

Часть сведений, указанных в этом приложении, характерна только для входящих документов. К этим сведениям относятся адресант, дата поступления документа, входящий номер документа.

Задание № 3. Составить письмо-запрос

ООО «Крокус» ААТ «Крокус»

ул. Советская, 27 вул. Савецкая, 27

Республика Беларусь. Рэспублика Беларусь

г. Минск г. Минск

Факс (017) 1111101 Тел. (017) 111 11 00

01.03.09 № 125 на № 121 от 27.02.09 Коммерческому директору

Фирмы «Новый век»

Шишкину Е.В.

О поставке диктофонов

Уважаемый Евгений Владимирович!

Просим Вас сообщить, можете ли вы дать предложение на поставку диктофонов модели «Sonyo 560M». Мы заинтересованы в приобретении партии этих диктофонов, но хотели бы получить более подробную информацию о крайней цене, условиях платежа и сроках поставки. Также просим указать количество ящиков, необходимых для экспортной упаковки диктофонов, их размеры и вес.

Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Заранее благодарны Вам за ответ.

С уважением,

Директор ООО «Крокус» Чижиков / Е.И.Чижиков/

Задание № 4. Оформить приказ

ЧУП «Ритм»

ПРИКАЗ

13.12.2008 № 127-К

г.Минск

О переводе на другую работу

ПЕРЕВЕСТИ:

ОВЧИННИКОВА Николая Андреевича, механика цеха № 3, на должность старшего механика того же цеха с 22.12.2008 с окладом согласно штатному расписанию.

Основание:

1. Заявление Овчинникова Н.А.

2. Докладная записка старшего мастера Беляева В.Н.

1.2 СОЛОВЬЁВУ Валентину Михайловну, экономиста отдела труда и заработной платы на ту же должность в цех № 5 с 19.12.2008 с окладом согласно штатному расписанию.

2. Основание: заявление Соловьёвой В.М.

2.1 ФИЛИППОВИЧ Аллу Николаевну, секретаря - референта на должность заведующей архивом с 24.12.2008 с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Филиппович А.Н.

Генеральный директор Подпись А.П. Новиков

Визы

С приказом ознакомлены: Подпись Н.А. Овчинников

13.12.2008

Подпись В.М. Соловьёва

14.12.2008

Подпись А.Н. Филиппович

В дело 3-2 14.12.2008

Подпись

Задание № 5. Составить акт

Часовое объединение «Заря» УТВЕРЖДАЮ

АКТ Директор

20.12.2008 № 20 Подпись А.Ю. Мелёхин

22.12.2008

О выявлении недостачи

Основание: приказ директора часового объединения «Заря» от 20.12.2008 № 29.

Составлен комиссией:

Председатель - начальник отдела снабжения Миронов В.З.

Члены комиссии: 1. Заведующая складом сырья Ванюхина Ю.Л

2. Старшая кладовщица Прохорова К.Л.

3. Юрист Меркулов Д.В.

Присутствовали: кладовщица М.П. Кулакова

20.122008 комиссией было проведено разбирательство по факту докладной записки М.П. Кулаковой, в которой указано что 16.12.2008 в адрес часового объединения «Заря» прибыла посылка с завода «Луч» с комплектующими для часов. При вскрытии ящика кладовщицей Кулаковой М.П. в присутствии заведующей складом Ванюхиной Ю.Л. и старшей кладовщицы Прохоровой К.Л. в посылке не оказалось числящихся по накладной № 1555 от 15.12.2008 десяти корпусов для часов марки «Заря».

Комиссия постановила: направить письмо на завод «Луч» с требованием провести разбирательство. До возврата недостающих комплектующих оплату заводу «Луч» не производить.

Акт составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр в дело № 1-11

2-й экземпляр в бухгалтерию

3-й экземпляр в отдел снабжения

Председатель комиссии Подпись Миронов В.З.

Члены комиссии Подпись Ванюхина Ю.Л.

Подпись Прохорова К.Л.

Подпись юриста Меркулов Д.В.

Визы

Штамп регистрации

Использованная литература:

С.Д. Гавриленко «Документирование в организации»

Э.Н. Давыдова; А.Е. Рыбаков «Делопроизводство»

Размещено на Allbest.ru