Бухгалтерский учет и отчетность в бюджетных организациях

мемориальный ордер 15 - свод ведомостей по расчетам с родителями за содержание детей (Ф.406).

По остальным операциям составляются отдельные мемориальные ордера ф.274, которые нумеруются, начиная с 16 за каждый месяц в отдельности.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем, все мемориальные ордера регистрируются в книге "Журнал - главная" (ф.308). Учет в книге "Журнал - главная", как правило, ведется по субсчетам, а по решению главного бухгалтера может вестись по счетам.

Книга "Журнал - главная" открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом за истекший год. Записи в ней производятся по мере составления мемориальных ордеров и накопительных ведомостей - один раз в месяц. Сумма мемориального ордера записывается сначала в графу "Сумма по ордеру", а затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы "Сумма по ордеру". Второй строкой после оборотов за месяц выводится остаток на начало следующего месяца по каждому субсчету.

Аналитический учет ведется в учетных регистрах (в книгах, карточках, накопительных ведомостях, машинограммах и др.). Порядок записей в регистрах учета изложен в соответствующих разделах Инструкции №107. Формы регистров приведены в альбоме форм бухгалтерской документации для учреждений и организаций, состоящих на бюджете.

Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, счетные машины.

Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются: трудоемкость учета, отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета, формы регистров порой не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;

отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

сокращение количества записей, благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.

Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов и запись в них производят ежедневно либо с первичных документов, либо с вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов.

В журналы-ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале. Операции, по которым счета дебетуются, будут записаны в Главную книгу. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Месячные итоги каждого журнала - ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

В ряде журналов-ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим. Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают его в журнал непосредственно из документов. Полученный итог с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим.

Проверенные месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу. Для проверки правильности записей в главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. Общая схема записей при журнально-ордерной форме учета приведена на рисунке 2.

Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, что облегчает составление отчетов.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

1.5 Первичные учетные документы и документооборот бюджетного учреждения. Регистры бухгалтерского учета

Все хозяйственные операции, проводимые в бюджетном учреждении, оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Перечень первичных документов, используемых бюджетными учреждениями, определен в приложении №1 к Инструкции по бухгалтерскому учету. Первичные документы, не вошедшие в этот перечень, должны иметь обязательные реквизиты:

наименование документа (формы);

код формы;

дату составления;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственных операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций).

В зависимости от технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требования нормативных правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учету.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Лица, ответственные за составление первичных документов, а также за сроки их представления в бухгалтерию учреждения, определяются графиком документооборота (к примеру, табель использования рабочего времени предоставляется в бухгалтерию ежемесячно 1-го и 15-го числа, приходный кассовый ордер - по мере получения денежных средств, приказ о приеме на работу - по мере подписания, распоряжение о предоставлении отпуска - не менее чем за 5 дней до начала отпуска, авансовый отчет - в течение 3 дней после приезда из командировки или получения денег под отчет и др.).Первичные учетные документы составляются, как правило, на русском языке.

Записи в первичных учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются. В первичных учетных документах (как в текстовой части, так и в цифровых данных) подчистки не допускаются. Исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью "Исправлено" и подтверждено письменно лицами, подписавшими документ, с указанием даты исправления.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных документов несут ответственность лица, подписавшие эти документы.

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

В документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица, получившего эти ценности, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, - подписи о принятии результата работы ответственными лицами.

Все структурные подразделения бюджетного учреждения, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящиеся непосредственно к исполнению сметы доходов и расходов, а также всякого рода договоры, акты выполненных работ и др.).

Представление первичных учетных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения. Выписки из графика документооборота вручаются материально ответственным и другим должностным лицам, которые обязаны представлять в бухгалтерию первичные учетные документы.

Инструкция по бухгалтерскому учету устанавливает следующие правила хранения первичных оправдательных документов и регистров бухгалтерского учета. По истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, накопительные ведомости вместе с относящимися к ним первичным документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за два-три месяца и более в одну папку. На обложке надписываются: наименование учреждения; название и порядковый номер папки; отчетный период - год и месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов в деле.

Сроки хранения документов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения.

Сроки хранения, согласно Единой государственной системе делопроизводства, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания материалов делопроизводства. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в бухгалтерии.

Первичные учетные документы брошюруются по участкам учета в хронологическом порядке по номерам пачек за месяц. Выходные формы документов хранятся отдельно по каждому разделу учета и соответствующему субсчету. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель учреждения.

Изъятие первичных учетных документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу учреждения.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если же изымаются тома документов, не оформленные надлежащим образом (неподшитые, непронумерованные), то дооформить их должностные лица могут их с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих дознание. При пропаже или уничтожении первичных учетных документов руководитель учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов и др. Результаты работы комиссии оформляются актом, подписанным руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.

Аналитический учет в бюджетных учреждениях ведется в регистрах бухгалтерского учета - на карточках, в накопительных ведомостях, в книгах.

Все карточки сначала регистрируются в специальных реестрах. Карточки для учета основных средств - в описи инвентарных карточек по форме №ОС-10, остальные - в реестре карточек по форме №279. Хранятся карточки в картотеках. Там их раскладывают по субсчетам, подразделяя по материально ответственным лицам. В централизованных бухгалтериях их классифицируют по обслуживаемым учреждениям.

До начала записей в бухгалтерских книгах должны быть пронумерованы все страницы (листы). На последней странице указывается количество пронумерованных листов за подписью главного бухгалтера. На каждой книге делается надпись, которая указывает наименование учреждения и год, на который открыта книга. В книге указывается оглавление открытых к ней субсчетов.

Записи в регистры бухгалтерского учета производятся с первичных учетных документов не позднее следующего дня после их получения. По окончании каждого месяца в регистрах бухгалтерского учета подсчитываются итоги оборотов и выводятся остатки по субсчетам.

Ошибка, обнаруженная за данный отчетный период до момента представления бухгалтерского баланса, не требующая изменения данных мемориального ордера, исправляется следующим образом: тонкой чертой зачеркивается неверная сумма и текст, а рядом пишутся правильные сведения. Одновременно против исправления делается заверенная подписью главного бухгалтера оговорка "Исправлено".

Ошибка в мемориальном ордере, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса, в зависимости от ее характера исправляется дополнительным мемориальным ордером или по способу "красное сторно". Так же исправляются ошибки в случаях их обнаружения за отчетный период, за который баланс уже представлен. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "красное сторно" оформляются бухгалтерской справкой по форме №433. В ней делается ссылка на номер и дату исправляемого мемориального ордера, документа, обоснование внесения исправления. На основании бухгалтерской справки по форме №433 составляется мемориальный ордер по форме №274.

Если вышестоящей организацией при утверждении годового отчета сделаны исправления в заключительном балансе, то на основании соответствующего письменного распоряжения исправляются регистры бухгалтерского учета прошлого года (путем исправительной бухгалтерской записи) и регистры бухгалтерского учета текущего года (путем изменения входящих остатков).

Глава 2. Особенности ведения бухгалтерского учета в учреждениях непроизводственной сферы

2.1 Общая характеристика бюджетного учреждения

Как было отмечено ранее, практическая часть настоящей дипломной работы выполнена на примере Департамента Народного Образования г .Мытищи.

Далее будет представлена характеристика организации, на материалах которой подготовлена данная работа.

Департамент Народного Образования (ранее Городской отдел народного образования, Управление Народного Образования) имеет Централизованную бухгалтерию, планово-экономический отдел, отдел питания. Всего штат сотрудников составляет 35 человек.

Централизованная бухгалтерия занимается обслуживанием 26 школ и 35 детских образовательных учреждений.

Централизованная бухгалтерия подразделяется на несколько групп:

группа расчетов по заработной плате;

группа расчетов за содержание детей в детских образовательных учреждениях;

группа по питанию;

материальная группа;

финансовая группа.

Бухгалтерский учет в организации ведется в валюте РФ - в рублях и копейках.

Ведение регистров в бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Бухгалтерская отчетность составляется в организации на основании данных аналитического и синтетического учета.

Бухгалтерский учет в организации осуществляется по мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета.

Израсходованные материальные ресурсы оцениваются в учете по средней стоимости, определяемой по окончании каждого месяца по однородным видам материальных ресурсов.

При переоценке основных средств используются коэффициенты пересчета, разработанные Госкомстатом России.

Инвентаризация проводится ежегодно по состоянию на 1 октября отчетного года. Инвентаризация продуктов питания проводится ежеквартально, библиотечного фонда - 1 раз в 5 лет, инвентаризация кассы - 1 раз в месяц.

Представление первичных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота. В частности, 1 раз в месяц предоставляются документы по учету материалов; 2 раза в месяц - документы по учету продуктов питания; табель использования рабочего времени - 1 и 15 числа и др.

С лицами, ответственными за хранение материальных ценностей, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Получение материальных ценностей осуществляется лицом, полномочия которого подтверждаются доверенностью.

В нашей организации бухгалтерский учет является автоматизированным. Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета с составлением баланса в соответствии с Планом счетов, предусмотренным Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях и типовыми проектными решениями по комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого программного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные носители - выходные формы документов.

В нашей организации применяется интегрированный программный комплекс "Бухгалтерский учет от Экономико-Правовой Лаборатории" г.Воскресенск. Разработаны следующие программные модули:

учет банковских операций;

учет кассовых операций;

программа подготовки и печати платежных документов;

учет основных средств;

учет материалов и МБП;

учет оплаты труда и др.

Основными функциями данных программ являются:

интерактивный ввод исходной информации в базу данных: ежедневное (или по мере необходимости) пополнение базы данных на основе поступающих первичных документов;

автоматическое отслеживание изменений по всем взаимосвязанным структурам базы данных;

поддержание базы данных в рабочем состоянии и надежное хранение данных;

подготовка по мере необходимости различного вида выходных документов (разнообразных отчетов, ведомостей, справок и др.).

Это позволяет эффективно использовать программу в повседневной работе бухгалтерии:

обрабатывать первичные документы;

вести оперативный учет средств;

выполнять бухгалтерские проводки;

вести остатки по конкретному дебитору и кредитору, материально-ответственному лицу;

автоматически получать разнообразные формы отчетов (мемориальные ордера, оборотные ведомости и т.д.).

Поскольку все программные модули интегрированного программного комплекса "Бухгалтерский учет от Экономико-Правовой Лаборатории" используют для хранения информации единую базу данных, то изменения внесенные в нее при помощи одного модуля сразу становятся доступными другим. Иначе говоря, пользователь, эксплуатирующий весь интегрированный программный комплекс получает ряд преимуществ по оперативному контролю и анализу информации о движении средств. Кроме получения подобной интегральной информации пользователь, эксплуатирующий интегрированный программный комплекс в полном составе может при помощи программного обеспечения регламентировать и контролировать организацию документооборота.

Версии данных программ периодически обновляются и совершенствуются.

Отметим еще один момент, весьма существенный. В связи с тем, что переход на новый План счетов в бюджетных организациях требует определенного временного промежутка, то с разрешения местной администрации в нашей организации корреспонденция субсчетов по основным бухгалтерским операциям в 2000 году осуществлялась по старому Плану счетов, а баланс (квартальные, годовой) сдавались с учетом нового Плана счетов.

2.2 Учет денежных средств и расчетов в Департаменте Народного Образования

Учет операций по расчетному счету.

В соответствии с действующим законодательством все учреждения, предприятия и организации должны хранить временно свободные денежные средства (за исключением наличных денег в кассе в пределах установленного лимита) в банках.

Департамент Народного Образования имеет 3 расчетных счета и 3 специальных счета в разных банках: в Социальном городском банке г. Мытищи (расчетный счет и специальный счет); в Среднерусском банке г. Мытищи (расчетный и специальный счет); в кредитном банке г. Мытищи (расчетный и специальный счет).

Взаимоотношения между Департаментом Народного Образования и банком оформляются договором. По этому договору банк обязуется открыть учреждению расчетный и другие счета, зачислять на них поступающие клиенту суммы и по поручению клиента (а в ряде случаев, предусмотренных законодательством, и без такого поручения) списывать соответствующие суммы со счета учреждения для зачисления на счета кредиторов, принимать от клиента и выдавать ему наличные деньги и др.

Ежедневно или в другие установленные сроки банк выдает владельцу счета выписки со счетов, в которых указываются обороты и остатки. К выписке прилагаются первичные оправдательные документы. При обработке выписки в бухгалтерии учреждения нумеруются все указанные в ней операции и эти номера проставляются на соответствующих документах, подтверждающих данные операции; против каждой суммы проставляется номер корреспондирующего счета.

В бесспорном порядке со счетов производится списание сумм платежей, не внесенных в срок в государственный бюджет, а также сумм обязательных платежей во внебюджетные фонды и др.

Для учета операций на расчетном счете в бухгалтерии Департамента Народного Образования применяют активный субсчет 101 "Средства на расходы учреждения".

По дебету этого субсчета отражают операции по поступлению денежных средств в корреспонденции с кредитом счетов:

120 "Касса";

178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами";

230 "Финансирование из бюджета для перевода учреждениям, находящимся в ведении главного распорядителя и другие мероприятия".

По кредиту субсчета 101 учитываются операции, связанные с различными платежами, выдачей и перечислением денежных средств в корреспонденции с дебетом счетов:

120 "Касса";

173 "Расчеты по платежам в бюджет";

178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами";

179 "Расчеты в порядке плановых платежей";

183 "Расчеты с работниками по безналичным перечислениям на счета по вкладам и в кредитные организации";

185 "Расчеты с членами профсоюзов по безналичным перечислениям сумм членских профсоюзных взносов";

187 "Расчеты по исполнительным и другим документам, прочие расчеты";

198 "Расчеты с Пенсионным Фондом РФ";

199 "Расчеты с Государственным Фондом занятости населения РФ";

200 "Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия".

Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в мемориальном ордере №2 (приложение 1). По окончании месяца итоги переносятся в Главную Книгу.

Формы безналичных расчетов и их учет.

Все расчеты с поставщиками и подрядчиками за полученные товары и оказанные услуги осуществляются в безналичном порядке по расчетным документам через учреждение банка. Средства со счета организации списываются по распоряжению владельца счетов в соответствии с установленной законодательством очередностью. Расчетные документы принимаются к исполнению независимо от суммы платежа. Они должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать:

наименование расчетного документа;

номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки;

наименование банка плательщика;

наименование плательщика, номер его счета в банке;

наименование получателя средств, номер его счета в банке;

назначение платежа;

сумму платежа;

подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера;

оттиск печати.

Списание средств со счета плательщика допускается только на основании первого экземпляра расчетного документа.

Департамент Народного Образования перечисляет авансы следующим организациям:

предприятиям общественного питания на питание учащихся школьной и дошкольной системы образования - в размере 50% стоимости месячного питания учащихся;

предприятиям связи по подписке на газеты и журналы, за услуги связи, библиотечным коллекторам по подписке на политическую и художественную литературу.

По согласованию между организациями могут проводиться зачеты взаимной задолженности, минуя банки. В этом случае в банк представляются поручения, чек на незачтенную сумму.

Учет расчетов в централизованной бухгалтерии Департамента Народного Образования обеспечивает полноту и достоверность состояния расчетов с каждым поставщиком на данный момент, способствует недопущению образования неоправданной дебиторской и кредиторской задолженности.

В Департаменте Народного Образования применяются следующие формы безналичных расчетов: платежные поручения и чеки.

Платежные поручения - это распоряжения плательщику банку списать с его счета на счет получателя определенную сумму в погашение своих обязательств. Платежные поручения применяются для расчетов с поставщиками за товары и услуги, для погашения кредиторской задолженности, для платежей в бюджет, органам социального страхования.

Поручения действительны в течение десяти дней со дня выписки (день выписки в расчет не принимается). Они принимаются от плательщика к исполнению только при наличии денег на счете (приложение 2).

При равномерных и постоянных поставках между поставщиками и покупателями расчеты между ними могут осуществляться в порядке плановых платежей на основании договоров с использованием в расчетах платежных поручений. При этой форме расчетов плательщик производит оплату не каждой отдельной сделки, а путем периодического перечисления средств в сроки и в размерах, оговоренных договорами. Сумма плановых платежей определяется, исходя из периодичности платежей и объема поставки или оказания услуг. В платежных поручениях по плановым платежам плательщик в графе "Назначение платежа" указывает: "Плановый платеж по договору от ___________ 2000 год", а также срок платежа и целевое назначение перечисленных сумм (например, за предоставление учреждению автотранспорта).

Ежемесячно стороны уточняют свои расчеты на основании фактического отпуска товаров или оказания услуг за весь период и производят окончательный расчет.

Учет расчетов в порядке плановых платежей ведется на субсчете 179. По дебету этого субсчета отражаются суммы планового аванса, перечисленные поставщикам, а по кредиту - суммы, на которые получены ценности от поставщиков. Аналитический учет расчетов по субсчету 179 "Расчеты в порядке плановых платежей" ведется в мемориальном ордере №7 (накопительная ведомость по расчетам в порядке плановых платежей), в которой для каждого поставщика отводится необходимое количество строк для записи операции в течение месяца (приложение 3). Записи производят на основании документов (платежных поручений, счетов). В конце месяца подсчитываются итоги и выводятся остатки по каждому поставщику и в целом по всем поставщикам. Итоги переносятся в Главную Книгу.

При расчетах чеками владелец чека дает письменное поручение обслуживающему его учреждению банка о перечислении с его счета определенной суммы на счет получателя.

Чеки выписываются на специальных бланках, сброшюрованных в книжки. Они выдаются учреждениями банков по заявлениям организаций о выдаче лимитированных чековых книжек. Для получения лимитированной чековой книжки учреждение должно перечислить со своего расчетного счета на счет в банке необходимую сумму. В пределах этой суммы (лимита) учреждение банка имеет право выдавать книжки. Банк списывает сумму лимита со счета чекополучателя и зачисляет на его лицевой счет, то есть депонирует сумму лимита для обеспечения платежей по чекам.

На обложке лимитированной чековой книжки указывается общепредельная сумма лимита, на которую могут быть выписаны чеки из этой книжки. Лимитированные чековые книжки выдаются в следующих случаях:

для расчетов за продукцию, если плательщик не имеет спецссудного счета и не является участником децентрализованных зачетов;

за услуги транспортной связи, если плательщик не кредитуется под расчетные документы в пути или не пользуется правом расчетов за транспорт с указанных счетов;

если плательщик, имеющий специальный счет или являющийся участником децентрализованных зачетов, нарушает правила расчетов чеками из нелимитированных книжек или имеет просроченную задолженность более 30 дней, а также в том случае, если банк прекратил оплату документов со спецссудного счета плательщика.

Чеки из лимитированных чековых книжек подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером. При выдаче чека на месте получения товаров его может подписать должностное лицо учреждения, которому выдается доверенность на получение товаров. В доверенности оговаривается право на подписание чека и сумма, на которую разрешается приобретение товаров. На чеке перед подписью пишется: "По доверенности".

Лимитированные чековые книжки учитываются по каждому подотчетному лицу. Работники бухгалтерии строго контролируют использование расчетных чеков. При получении выписок банка с ними сверяются суммы корешков выданных чеков и чеков, оплаченных банком.

Суммы, депонированные по лимитированным чековым книжкам, а также расчеты по ним учитываются на субсчете 131 "Лимитированные чековые книжки". По дебету отражаются суммы, депонированные по лимитированным чековым книжкам, а по кредиту - суммы, оплаченные по чекам.

Аналитический учет по субсчету 131 "Лимитированные чековые книжки" ведется в мемориальном ордере №4. Записи производятся по каждому документу (платежному поручению, счету, чеку) по мере совершения операции, но не позднее следующего дня после поступления документов в бухгалтерию. В конце месяца подсчитываются итоги и выводится остаток свободного лимита на конец месяца, который должен соответствовать остатку лимита по лимитированным чековым книжкам. Итоги переносятся в Главную Книгу.

Учет кассовых операций.

К кассовым операциям относят операции, производимые учреждением наличными деньгами. К операциям с наличными деньгами относят: выдача заработной платы работникам, выдача авансов подотчетным лицам и др.

Задачи учета кассовых операций:

своевременно и полно оприходовать наличные деньги в кассу;

постоянный и строгий контроль за сохранностью наличных денег в кассе;

своевременность и полнота сдачи денежных средств в учреждения банка.

Кассовые операции, их оформление и учет должны осуществляться в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Письмом Центрального банка РФ от 04 октября 1993 года №18. Учреждения могут иметь наличные деньги в кассе в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями учреждений. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка денег в кассе учреждения обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с банком. Учреждение имеет право хранить в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в кассе.

Все кассовые операции ведет кассир, назначаемый на эту должность приказом руководителя учреждения. Кассир дает обязательство о полной материальной ответственности, которое хранится в его личном деле. В Департаменте Народного Образования выдача заработной платы производится раздатчиками, с которыми подписаны обязательства о полной материальной ответственности.

Наличные деньги из учреждения банка получают по чекам, которые выписываются на имя кассира. Поступление денег в кассу учреждения оформляется приходным кассовым ордером за подписью главного бухгалтера, а по исполнении - кассира. Лицу, сдавшему деньги в кассу учреждения, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подтверждающая факт сдачи денег. Квитанция содержит те же данные, что и приходный кассовый ордер. Она заверяется печатью учреждения.

Выдача наличных денег из кассы учреждения оформляется расходным кассовым ордером. Заработная плата, премии, стипендии выдаются по платежным ведомостям, которые содержат распорядительную надпись об оплате в трехдневный срок; по истечении этого срока фактически выплаченную сумму отражают по расходу кассы. Расходные документы подписывают руководитель учреждения, главный бухгалтер, а по исполнении - кассир.

При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир указывает "По доверенности". Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости. При выдаче из кассы наличных денег доверенным лицам учет таких выдач ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы.

Если из-за отдаленности обслуживаемого учреждения платежная или расчетно-платежная ведомость не может быть возвращена доверенным лицом в кассу централизованной бухгалтерии по истечении трех дней, выплата заработной платы должна производиться через подотчетное лицо. В этих случаях сумма, необходимая для выплаты заработной платы, выдается подотчетному лицу из кассы по расходному кассовому ордеру и относится на субсчет 160 "Расчеты с подотчетными лицами". При выдаче денег из кассы в подотчет нескольким лицам вместо индивидуальных расходных кассовых ордеров применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию кассир делает следующее:

в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, проставляет штамп или делает отметку от руки: "Депонировано";

составляет реестр депонированных сумм;

в конце платежной ведомости делает надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и скрепляет надпись своей подписью;

записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и проставляет на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер №_______".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдают в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

После совершения операций приходные и расходные документы погашаются штампами "получено" или "оплачено". Приходные и расходные кассовые документы являются основанием для учета кассовых операций в кассовой книге. Записи в кассовую книгу производят под копировальную бумагу в двух экземплярах. Первый экземпляр служит отчетом кассира (остается в кассовой книге), а второй - с приложенными кассовыми документами - передается в бухгалтерию. Записи в кассовую книгу делаются, как правило, ежедневно.

Учет кассовых операций ведется на активном счете 12 "Касса". Остаток показывает сумму наличных денег в кассе организации. По дебету отражают суммы денег, поступивших в кассу, по кредиту - выданные суммы денег. Ежедневно на основании отчета кассира делаются записи в мемориальный ордер №1 (приложение 4).

Помимо денег в подотчете кассира находятся аттестаты, дипломы и другие бланки строгой отчетности. Учет бланков ведется на забалансовом счете 04 "Бланки строгой отчетности". Аналитический учет ведется по каждому виду бланков и местам их хранения в книге учета бланков строгой отчетности.

С целью контроля за сохранностью и использованием денежных средств в нашей организации проводятся внезапные ревизии кассы, как правило, не реже одного раза в месяц. Ревизию кассы проводит комиссия, назначенная руководителем учреждения.

Комиссия составляет акт, в котором фактические остатки кассовой наличности сопоставляются с учетными данными, и определяется недостача или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается членами комиссии. За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в соответствии с Указом Президента РФ "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей" от 23 мая 1994 г. №1006 (с изменениями и дополнениями от 21 марта
1995 г., 06 января 1998 г.) с организаций взимается штраф:

в 2-кратном размере произведенного платежа - за расчеты наличными денежными средствами с другими организациями;

3-кратном размере неоприходованной суммы - за неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;

3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности - за несоблюдение действующего порядка хранения денежных средств, а также за накопление денег в кассе сверх лимитов.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Расчеты осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указаниями министерства финансов Российской Федерации. Учет расчетов ведется на счете 15 "Расчеты с поставщиками, подрядчиками и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги", который имеет следующие субсчета, применяемые в нашей организации:

150 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";

158 "Расчеты по выплате компенсаций населению";

159 "Расчеты по медицинскому страхованию".

Субсчет 150 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" применяют для отражения расчетов с поставщиками за приобретаемые у них материалы, оборудование, МБП, а также с подрядчиками за выполняемые работы по капитальному строительству, за передаваемые строительные конструкции и детали. При расчетах с поставщиками по дебету субсчета 150 отражают суммы по оплаченным счетам за стройматериалы, материалы и прочие ценности с кредита субсчетов:

103 "Текущий счет на капитальные вложения" (если оплата производится за счет средств бюджетов административно-территориальных образований);

111 " Текущий счет по специальным средствам" (в случае оплаты за счет специальных средств).

При расчетах с подрядчиками по дебету субсчета 150 отражают суммы, перечисленные по расчетам за строительно-монтажные работы и переданные подрядчику конструкции и детали с кредита субсчетов: 040 "Оборудование к установке", 041 "Строительные материалы для капитального строительства", 111 "Текущий счет по специальным средствам". На стоимость материальных ценностей, полученных от поставщиков на склад дебетуют субсчета: 040 "Оборудование к установке", 041 "Строительные материалы для капитального строительства" и кредитуют субсчет 150 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". На стоимость выполненных и принятых в установленном порядке от подрядчика строительно-монтажных работ дебетуют субсчет 203 "Расходы по бюджету на капитальное строительство и кредитуют субсчет 150 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Аналитический учет по каждому поставщику и подрядчику ведется в карточках форма Ф.292-а.

На субсчете 158 Расчеты по выплате компенсаций населению учитываются расчеты с рабочими и служащими по выплате компенсаций на детей, возмещаемые из местных бюджетов. Начисление компенсаций отражается по дебету субсчета 158 " Расчеты по выплате компенсаций населению" и кредиту субсчета 180 "Расчеты с рабочими и служащими". При выплате денежных компенсаций дебетуют субсчет 180 "Расчеты с рабочими и служащими" и кредитуют субсчет 120 "Касса".

Поступления на счета организаций средств от финансовых органов отражаются по дебету соответствующих субсчетов учета денежных средств и кредиту субсчета 158 "Расчеты с рабочими и служащими". На субсчете 159 "Расчеты по медицинскому страхованию" учитываются расчеты на медицинское страхование рабочих и служащих организаций. Начисления в фонды обязательного медицинского страхования производят в размере 3.6% от суммы оплаты труда, причем 3.4% отчисляется в территориальный фонд, 0.2% в федеральный бюджет. Начисление средств на медицинское страхование отражается по дебету счета 211 "Расходы по специальным средствам" и кредиту субсчета 159 "Расчеты по медицинскому страхованию". При перечислении средств на медицинское страхование дебетуется субсчет 159 и кредитуются текущие счета денежных средств.

Учет расчетов с подотчетными лицами.

Работники организации могут получать из кассы наличные деньги по отчет на хозяйственные, представительские и командировочные расходы. Организация выдает наличные деньги под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителем по согласованию с банком, осуществляющим его кассовое обслуживание. При этом следует руководствоваться порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным указанным выше Письмом Центрального Банка Российской Федерации. Для получения денег под отчет работник подает заявление на имя руководителя организации, в котором указывает сумму и назначение аванса. Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. При наличии задолженности по предыдущему авансу подотчетные суммы не выдаются. На заявление о выдаче аванса бухгалтер проставляет статью, на которую должен быть отнесен расход и делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущему авансу. Подотчетные суммы расходуются только на те цели, на которые выдан аванс. Передача наличных денег, выданных под отчет одним лицом другому, не допускается.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и провести окончательный расчет по ним. К авансовому расчету прилагаются оправдательные документы (квитанции, чеки), подтверждающие правильность произведенных расходов. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчет. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают их в кассу организации (приложение 5).

Бухгалтерия проверяет правильность оформления первичных документов, законность осуществления расходов по их назначению, а также производит арифметическую проверку. Проверяя законность расходования подотчетных сумм, бухгалтер против каждой суммы проставляет дебетуемые счета и статьи расходов. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем организации. В случаях, если подотчетное лицо не представило в бухгалтерию организации в установленный срок авансовый отчет или не возвратило неизрасходованные деньги, то руководитель удерживает эту задолженность из заработной платы подотчетного лица.

Наиболее существенной частью подотчетных сумм являются расходы по командировкам. Установлены следующие нормы возмещения расходов, связанных с командировкой работников организаций (согласно Письма Минфина РФ от 13 августа 1999 года № 57н), действующие с 01 сентября 1999 года:

оплата найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 270 рублей в сутки, при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 7 рублей в сутки;

оплата суточных - 55 рублей за каждый день нахождения в командировке.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на пользование соответствующим транспортом).

В порядке исключения руководитель организации может разрешить произвести дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. При этом нужно иметь в виду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, включаются в доход работника и подлежат обложению подоходным налогом с физических лиц.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активном счете 16. На сумму выданных авансов подотчетным лицам делается бухгалтерская проводка: дебет счета 160 "Расчеты с подотчетными лицами", кредит счета 120 "Касса". На сумму фактических расходов, произведенных подотчетными лицами, согласно утвержденным авансовым отчетам составляется проводка: дебет счета 200 "Расходу по бюджету на содержание учреждений и другие мероприятия", 06 "Материалы и продукты питания", 07 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы", 12 "Касса" и кредит счета 160 "Расчеты с подотчетными лицами".

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждому подотчетному лицу, сумме выданного аванса, суммам произведенных расходов, а также неиспользованным авансам в мемориальном ордере №8 (приложение 6).

Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами.

Под дебиторской задолженностью понимают задолженность других организаций, работников данной организации. Организации и лица, которые должны данной организации, называются дебиторами. Кредиторская задолженность - это задолженность данной организации другим организациям, работникам - кредиторам. Кредиторов, задолженность которым возникла в связи с покупкой у них материальных ценностей, называют поставщиками, а кредиторов, задолженность которым возникла по другим операциям - прочими кредиторами.

В бухгалтерском балансе дебиторская и кредиторская задолженность отражаются по их видам.

Суммы кредиторской и депонентской задолженности, числящиеся на балансе, по которой истек срок исковой давности, остаются в распоряжении организации, кроме платежей в бюджет и расчетов с государственными внебюджетными фондами.

Суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, списываются с разрешения руководителя учреждения на уменьшение финансирования или фондов, а суммы задолженности по бюджету, государственным внебюджетным фондам, по которой истек срок исковой давности, подлежат возврату в соответствующий бюджет и фонды.

Задолженность по недостачам и хищениям материальных ценностей, во взыскании которой отказано судом, а также прочие долги, признанные безнадежными к получению, списываются на уменьшение финансирования и фондов. Эта задолженность должна учитываться на забалансовом счете 05 в течении пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Учет расчетов с дебиторами и кредиторами осуществляется на счете 172 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", который подразделяется на субсчета:

170 "Расчеты по недостачам";

171 "Расчеты по социальному страхованию";

172 "Расчеты по специальным видам платежей";

173 "Расчеты по платежам в бюджет";

177 "Расчеты с депонентами";

178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами";

179 "Расчеты в порядке плановых платежей".

Субсчет 170 "Расчеты по недостачам" - активный. По дебету его отражаются суммы недостач, растрат и хищений денежных средств и материальных ценностей, отнесенных на виновных лиц. По кредиту - суммы, внесенные в кассу организации в возмещение причиненного ущерба или поступившие на счет в учреждении банка. Аналитический учет ведется в книге учета счетов и расчетов по каждому виновному лицу, дате возникновения и сумме недостачи.

Субсчет 171 "Расчеты по социальному страхованию" - пассивный. Начисленные суммы в фонд социального страхования относят в дебет счета 211 "Расходы по специальным средствам" и кредит субсчета 171 "Расчеты по социальному страхованию".

Субсчет 172 "Расчеты по специальным видам платежей" - активный. Предназначен для учета расчетов с родителями за содержание детей в детских дошкольных учреждениях, музыкальных школах, расчетов с работниками за питание. По дебету показываются суммы начисленной платы за содержание детей, а по кредиту - суммы, поступившие от родителей или работников учреждения.

Исходными документами при расчете с родителями за содержание детей в дошкольных учреждениях являются табели ежедневной посещаемости детьми детских учреждений, извещения с пометкой учреждения сберегательного банка о приеме платы от родителей (приложение 7).

В оборотной ведомости по учету расчетов с родителями отражается общая сумма внесенной родителями платы, начисленная сумма за фактическое посещение детей детского учреждения и переходящие остатки. На основе данных ведомостей составляется мемориальный ордер №15 (приложение 8).

Субсчет 173 "Расчеты по платежам в бюджет" - пассивный. По кредиту его отражаются суммы, подлежащие перечислению в бюджет по удержанным налогам - подоходному налогу с физических лиц, а по дебету - перечисление этих сумм в доход бюджета. Аналитический учет ведется по каждому виду налогов в книгах учета.

На субсчете 177 "Расчеты с депонентами" учитываются суммы заработной платы, не полученные в установленный срок. Такие суммы записываются в кредит субсчета 177 "Расчеты с депонентами" и дебет субсчета 180 "Расчеты с рабочими и служащими". На суммы выданной депонентской задолженности дебетуют субсчет 177 "Расчеты с депонентами" и кредитуют субсчет 120 "Касса" или 160 "Расчеты с подотчетными лицами".

В дебет субсчета 177 "Расчеты с депонентами" записываются также суммы депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности, относящиеся на увеличение финансирования.

На субсчете 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" учитываются расчеты с прочими дебиторами и кредиторами. Бухгалтерские записи выглядят так: с дебетом субсчета 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" корреспондируют по кредиту такие субсчета как 101 "Средства на расходы учреждения", 200 "Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия"; по дебету субсчетов 013 "Машины и оборудование", 063 "Хозяйственные материалы и принадлежности", 070 "Малоценные предметы на складе", 071 "Малоценные предметы в эксплуатации", 073 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь в эксплуатации", 101 "Средства на расходы учреждения", 120 "Касса", 200 "Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия" и кредиту субсчета 178 "расчеты с прочими дебиторами и кредиторами.

Аналитический учет расчетов с прочими дебиторами и кредиторами ведется в мемориальном ордере №6 (приложение 9).

По окончании месяца данные из мемориального ордера записывают в Главную Книгу.

На субсчете 179 "Расчеты в порядке плановых платежей" учитываются расчеты с поставщиками, осуществляемые не по каждой отдельной сделке, а путем периодического перечисления средств в сроки и размерах, заранее согласованных сторонами. Этот субсчет уже был рассмотрен нами в подпункте 2.2.2. данной работы.

2.3 Учет оплаты труда в Департаменте Народного Образования

Виды, формы и система оплаты труда, порядок ее начисления.

Основными задачами учета труда и его оплаты являются:

учет личного состава работников, отработанного ими времени и объема выполняемых работ;

правильное исчисление сумм оплаты труда и удержаний из нее;

учет расчетов с работниками организации, бюджетом, органами социального страхования, фондами обязательного медицинского страхования и Пенсионным фондом РФ;

контроль за рациональным использованием трудовых ресурсов, фонда оплаты труда и фонда потребления;