Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: «Организации службы документационного обеспечения управления в ООО «Ромашка»»

Оглавление

Введение

Глава 1. Служба документационного обеспечения управления как объект управления

1.1 Регламентация службы документационного обеспечения управления 6

1.2 Служба документационного обеспечения: аспекты, организационные формы

1.3 Должностной и численный состав службы документационного обеспечения управления

Глава 2. Анализ организации службы документационного обеспечения управления в ООО «Ромашка»

2.1 ООО «Ромашка»: система управления, организационная структура

2.2 Деятельность службы делопроизводства

2.3 Рекомендации по совершенствованию деятельности секретариата

Заключение

Список использованных источников и литературы

Введение

В настоящее время в мире происходят постоянные изменения стратегий и методов делопроизводства, и исследования организации службы ДОУ по-прежнему актуально.

Характеризуя степень научной разработанности проблематики «Организация службы ДОУ», следует учесть, что данная тема уже анализировалась у различных авторов в различных изданиях: учебниках, монографиях, периодических изданиях и в интернете. Тем не менее, при изучении литературы и источников отмечается недостаточное количество полных и явных исследований тематики «Организация службы ДОУ».

Значимость данной работы состоит в оптимизации и упорядочивании существующей научно-методологической базы по исследуемой проблематике - еще одним независимым авторским исследованием. Практическая значимость темы «Организация службы ДОУ» состоит в анализе проблем, как во временном, так и в пространственном разрезах.

С одной стороны, тематика исследования получает интерес в научных кругах, с другой стороны, как уже было сказано, существует недостаточная разработанность и нерешенные вопросы. Это значит, что данная работа помимо учебной, будет иметь как теоретическую, так и практическую значимость.

Теоретико-методологическую базу исследования составили четыре группы источников. К первой отнесены авторские издания по исследуемой проблематике. Ко второй отнесены учебная литература (учебники и учебные пособия, справочная и энциклопедическая литература, комментарии к законодательству). К третьей отнесены научные статьи в периодических журналах по исследуемой проблематике. И к четвертой отнесены специализированные веб-сайты организаций.

При проведении исследования Организация службы ДОУ были использованы следующие методы исследования:

- анализ существующей источниковой базы по рассматриваемой проблематике (метод научного анализа).

- обобщение и синтез точек зрения, представленных в источниковой базе (метод научного синтеза и обобщения).

- моделирование на основе полученных данных авторского видения в раскрытии поставленной проблематики (метод моделирования).

Результаты могут быть использованы для будущих исследований Организация службы ДОУ.

Объект работы - организация службы ДОУ.

Предмет исследования - частные вопросы деятельности системы «Организация службы ДОУ».

Цель работы - изучение темы «Организация службы ДОУ».

Поставленная цель определяет задачи исследования:

1. Рассмотреть теоретические подходы к организации службы ДОУ;

2. Выявить основную проблему организации службы ДОУ в современных условиях;

3. Показать пути решения выявленных проблем и сделать расчет путей их решения организации службы ДОУ;

Работа состоит из введения, глав основной части, выводов (заключения), списка литературы и приложений.

Во введении обоснована актуальность выбора темы, определены предмет, объект, цель и соответствующие ей задачи, охарактеризованы методы исследования и источники информации, показаны научная и практическая значимость, выявлена проблема и поставлена гипотеза.

В первой главе рассмотрены общетеоретические вопросы организации службы ДОУ. Определяются основные понятия, обуславливается актуальность Организация службы ДОУ.

В главе второй, практической, рассмотрены те же понятия, на практической основе Организация службы ДОУ.

Заключение имеет аналитический характер и на основе отдельных данных делается анализ современного состояния, а также делается анализ перспектив и тенденций развития Организация службы ДОУ, сделаны выводы и предложения

Результаты исследования могут быть применены на практике.

Глава 1. Служба документационного обеспечения управления как объект управления

1.1 Регламентация службы документационного обеспечения управления

Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

I. Конституция Российской Федерации: Конституция называет виды аков, принимаемых Советом Федерации, Государственной Думой, Президентом и Правительством Российской Федерации.

II. Гражданский кодекс. Особенно много статей, посвященных документам можно найти в Гражданском кодексе. Статья 47 перечисляет разновидности актов: рождения, заключения и расторжения брака, смерти и порядок их регистрации, указывает порядок исправления изменения записи актов. Статья 52 целиком посвящена учредительным документам. В ней названы устав, учредительный договор и др. и определен порядок придания и юридической силы.

III. Трудовой кодекс. В кодексе перечислены законодательные и иные нормативно-правовые акты, в которых регламентируются трудовые отношения. К ним относятся:

1. Трудовое законодательство, Трудовой кодекс, иные ФЗ и законы субъектов РФ, содержащие нормы трудового права

2. Указы Президента

3. Постановления Правительства

4. Нормативно-правовые акты органов исполнительной власти субъектов

5. Нормативно-правовые акты органов МСУ

IV. Государственные стандарты:

1. Любому составляющему или оформляющему документ нужен ГОСТ Р 6.30-2003. В нем можно найти порядок оформления каждого реквизита. В стандарте изложены требования к 30 реквизитам. Об этом стандарте и его требованиях неоднократно говорилось на страницах журналов и учебной литературы.

2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». Этот стандарт подготовлены на основе международного стандартна ISO 15489-1:2001. Он нужен службам ДОУ при создании документационного обслуживания, организация работы службы, и прежде всего при разработке положения о службе ДОУ и инструкции по делопроизводству.

3. При составлении документов может потребоваться ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

4. Заказывая печать, полезно обратиться к ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»

V. Перечень документов со сроками хранения. Для определения сроков хранения документов используются специальные справочники, называемые перечнями документов со сроками хранения. Они бывают нескольких видов. Каждая служба ДОУ должна иметь Перечень. Конечно, они не могут полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их систем.

VI. Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

1. Положение о структурном подразделении - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. Представительства и филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, расположенными вне места его нахождения. Они наделяются имуществом, создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений. Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.

2. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция является документом, призванным содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности. Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными. Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений (например, Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65), и на их основе разрабатываются конкретные должностные инструкции. секретариат делопроизводство документационное обеспечение

3. Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).(22, С.183)

Даже беглое ознакомление с перечнем документов, используемых в процессе управленческой деятельности, позволяет читателям сделать вывод о том, что, во-первых, работа с документами, или, точнее, работа по документационному обеспечению управленческой деятельности организации, представляет собой специфическую составляющую управленческой деятельности и, во-вторых, ее выполнение связано с существенными материальными и временными затратами, а также с привлечением к этой работе специально подготовленного персонала, оснащенного надлежащими техническими средствами.

Исходя из сказанного, целесообразно предоставить на откуп выполнение задач документационного обеспечения управления отельному подразделению организации. Роль этого подразделения в современных условиях призвана выполнять специальная служба -- служба документационного обеспечения (ДОУ).

1.2 Служба документационного обеспечения: аспекты, организационные формы

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение -- управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников -- секретаря организации).

Для лучшего понимания освещаемого вопроса следует в самом начале отметить, что объем и специфика работы по документационному обеспечению управления диктуются в первую очередь объемом и содержанием задач, решаемых той или иной организацией (учреждением, предприятием) в целом. Соответственно, и решение задач документационного обеспечения в стенах организации будет возложено либо на группу людей (в общепринятом понимании - секретарей), либо на группу подразделений, объединенных общим названием «служба ДОУ». На практике чаще приходится сталкиваться с промежуточными вариантами организации подобной работы: над документами трудятся управления делами и малые секретариаты, канцелярии и общие отделы, разнообразные бюро и т. д.

И все же оптимальным решением проблемы организации документационного обеспечения управления является именно формирование и функционирование в организации службы ДОУ (при условии, конечно, что в этой организации существует достаточный объем работы с документами). Такая служба -- в силу разделения функций по работе с документами -- лучше приспособлена для решения задач документационного обеспечения управления, она легко управляема благодаря наличию в каждом подразделении службы квалифицированного управленца (при небольших размерах -- ответственного исполнителя), наконец, она соответствующим образом оснащена в техническом и технологическом плане.(2, С.73)

Таким образом, служба документационного обеспечения управления (ДОУ) организации представляет собой одно из ее самостоятельных структурных подразделений. Основным предназначением службы является организационно-документационное и информационно-документационное обеспечение управленческой деятельности (деятельности управленческих структур) организации, а также выполнение других, связанных с реализацией своего предназначения задач по приему, учету, исполнению, отправке, выдает и хранению документов, ведению по ним контрольно-поисковой и информационно-справочной работы.

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи. Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством, создаваемых в организации документов. Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Организационные формы бывают:

1. Централизованная форма - все операции по обработке документов сосредотачиваются в едином структурном центре (канцелярии, общем отделе секретаря)

2. Децентрализованная форма - рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения. При этом в каждом из них выполняется определенный набор делопроизводственных операций.

3. Смешанная форма - централизованно выполняются операции: прием, регистрация, контроль, размножение документа. А децентрализовано выполняются справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел.(16, С.215)

Форма организации ДОУ выбирается с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. Централизованная оказывается самой распространенной так как она позволяет:

1. Снизить стоимость делопроизводственных операций

2. Улучшить организацию труда персонала

3. Обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников

4. Использовать современные и производительные технические средства.

5. Обеспечить единство организационного и методического руководства

Среди организационных проблем обычно выделяют следующие: выбор оптимальной организационной формы работы с документами; разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства; определение должностного и численного состава службы делопроизводства; регламентация задач и функций службы делопроизводства, в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций; выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация; рациональная организация рабочих мест и условий труда; повышение квалификации сотрудников службы.

1.3 Должностной и численный состав службы документационного обеспечения управления

Для лучшего понимания освещаемого вопроса следует в самом начале отметить, что объем и специфика работы по документационному обеспечению управления диктуются в первую очередь объемом и содержанием задач, решаемых той или иной организацией (учреждением, предприятием) в целом. Соответственно, и решение задач документационного обеспечения в стенах организации будет возложено либо на группу людей (в общепринятом понимании - секретарей), либо на группу подразделений, объединенных щпод названием «служба ДОУ». На практике чаще приходится сталкиваться с промежуточными вариантами организации подобной работы: над документами трудятся управления делами и малые секретариаты, канцелярии и общие отделы, разнообразные бюро и т. д.

И все же оптимальным решением проблемы организации документационного обеспечения управления является именно формирование и функционирование в организации службы ДОУ (при условии, конечно, что в этой организации существует достаточный объем работы с документами). Такая служба -- в силу разделения функций по работе с документами -- лучше приспособлена для решения задач документационного обеспечения управления, она легко управляема благодаря наличию в каждом подразделении службы квалифицированного управленца (при небольших размерах -- ответственного исполнителя), наконец, она соответствующим образом оснащена в техническом и технологическом плане.(24, С.49)

Таким образом, служба документационного обеспечения управления (ДОУ) организации представляет собой одно из ее самостоятельных структурных подразделений. Основным предназначением службы является организационно-документационное и информационно-документационное обеспечение управленческой деятельности (деятельности управленческих структур) организации, а также выполнение других, связанных с реализацией своего предназначения задач по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов, ведению по ним контрольно-поисковой и информационно-справочной работы.

Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом -- Единой номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Наряду с этой номенклатурой наименования должностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении заработной платы в различных отраслях народного хозяйства.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник*. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Как и всякое самостоятельное подразделение организации, служба ДОУ возглавляется начальником. Начальник службы ДОУ, в свою очередь, подчиняется непосредственно руководителю организации (его первому заместителю или заместителю руководителя по управлению). В необходимых случаях в штат службы могут вводиться также и должности заместителей (по общим вопросам, а также по важнейшим направлениям работы службы). Если служба насчитывает в своем составе несколько подразделений, то каждое из них, в свою очередь, возглавляется начальником подразделения (о том, какие именно это подразделения, будет сказано дальше).

Весьма выигрышным является совмещение должностей начальников подразделений службы с должностями заместителей начальника службы ДОУ -- компетентность «замов» в этом случае не подвергается сомнению подчиненными, экономятся средства, усиливается материальная заинтересованность работников, занимающих «совмещенные» должности. Впрочем, управленческий слой (если переходить непосредственно к рассмотрению структуры службы ДОУ) лишь один из ее основных компонентов, представляющий собой, так сказать, верхний уровень ее служебной иерархии. Второй, можно сказать несущий, компонент структуры службы ДОУ представляют собой ее специалисты.(13, С.194)

Исходя из объема, и содержания задач, решаемых службой ДОУ, различают категории главных (старших) и второстепенных (младших) специалистов. За каждым из специалистов закрепляются не только конкретные функции, но и определенный участок работы, за результаты деятельности которого данный специалист отвечает.

Специалист нередко совмещает в своей работе организаторскую и исполнительскую функции, поскольку не только осуществляет непосредственную организацию работы на порученном участке, но и лично выполняет наиболее сложные, а также новые и особо срочные виды работы с документами. В частности, именно младшие специалисты ведут по документам организации контрольно - поисковую и информационно-справочную работу.

В круг важнейших обязанностей старших специалистов входит также разработка предложений по дальнейшему совершенствованию процессов документационного обеспечения, освоение и внедрение новых программно-технологических и технических средств работы с документами, систематический анализ состояния документооборота и его оптимизация на основе аналитических данных.

К категории старших специалистов службы ДОУ причисляют следующих работников: документовед; переводчик; юрисконсульт; старший секретарь-референт (секретарь-референт). К категории младших специалистов службы ДОУ причисляют следующих работников: инспектор по контролю за исполнением документов; - секретарь-стенографистка; архивариус. Главный объем работы по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов несут на себе исполнители службы ДОУ -- третий важный компонент ее структуры. В число основных исполнителей службы ДОУ входят: делопроизводитель-оператор; машинистка-оператор; секретарь-ресепционист (в приемной).(5, С.61)

Количество исполнителей на участках работы, порядок распределения между ними обязанностей устанавливаются начальниками соответствующих подразделений, входящих в состав службы ДОУ. Подчеркнем в этой связи, что в большинстве крупных и средних организаций состав службы является достаточно многочисленным и обычно включает в себя: секретариат; общий отдел (может объединяться с секретариатом в управление делами); экспедиционный отдел (группа), включающий в себя группу (участок) обработки корреспонденции и курьерскую группу (курьера); учетно-справочный отдел (группа); контрольно-инспекционный отдел (группа); юридический отдел (группа); отдел архивного хранения (архив); вспомогательный отдел (подотдел) в составе: бюро по работе с обращениями граждан; машинописное бюро (может дублироваться для общего и закрытого, то есть секретного делопроизводства); копировально-множительное бюро; бюро переводов и стенограмм.

Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

Глава 2. Анализ организации службы документационного обеспечения управления в ООО «Ромашка»

2.1 ООО «Ромашка»: система управления, организационная структура

Компания ООО «Ромашка» действует на рынке с 2003 года и добилась определенных успехов в сфере своей деятельности. ООО «Ромашка» предоставляет услуги системного администрирования для юридических лиц и услуги ремонта компьютеров для физических лиц. Так же направлениями деятельности фирмы являются: создание и разработка сайтов, массовые электронные рассылки.

Главная цель фирмы ООО «Ромашка» получение максимальной прибыли и расширение рынка сбыта готовой продукции, путем выпуска продукции соответствующей стандартам РБ, наличие сертификата качества на каждую единицу продукции. Фирма гарантирует совместимость и надежную работу каждого готового персонального компьютера.

Фирма ведет своевременное обучение персонала, обеспечение понимания политики в области качества на всех уровнях. ООО «Ромашка» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, может от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в арбитражном суде, суде и третейском суде.

ООО «Ромашка» имеет круглую печать, может иметь штамп и бланки с изображением своего наименования на русском языке, эмблему и товарный знак, а так же прочие атрибуты юридического лица, открывает расчётные и иные счета в банках. ООО «Ромашка» отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом.

ООО «Ромашка» осуществляет все виды внешне экономической деятельности в установленном законодательством порядке. Фирма ООО «Ромашка» оказывает такие услуги, как: обслуживание компьютеров и сетей (техническое), администрирование обеспечивает клиентам: бесперебойную работу компьютеров/сети офиса; телефонную техническую поддержку 24ч; снижение затрат на ИТ инфраструктуру офиса; перевод на бесплатное ПО (не требующее лицензии); защиту ценной информации от утечки внутри организации; обеспечение защиты серверов и рабочих станций от внешних угроз и проникновений; профессиональное администрирование, обслуживание компьютеров, сетей и серверов; выезд инженера в течение 1 часа, решение типичной проблемы - 15 минут; команду профессионалов по цене 30-100% от зарплаты одного системного администратора в месяц.

Схема организационной структуры ООО «Ромашка» представлена на рисунке 1. На предприятии четко распределены полномочия и меры ответственности по каждой должности. Каждый понимает, что от него ждут, и кто на него опирается. Структура управления на предприятии - линейно-функциональная. Линейное управление подкреплено вспомогательными службами.

Таблица 1 - Плюсы и минусы организационной структуры

Преимущества	Недостатки
1. Удобство управления филиалами; 2. Делегирование полномочий структурных подразделений; 3. Распределение ответственности между структурными подразделениями; 4. Менее загруженность руководителя; 5. Качественное выполнение работы	1. Сложная структура организации; 2. Посредственное общение с руководством; 3. Руководитель не полностью знает дела организации.



Рисунок 1 - Организационная структура ООО «Ромашка»

Можно выделить следующие уровни управления: Генеральный директор фирмы является лицом, заинтересованным во внедрении и в дальнейшем развитии системы качества на предприятии. С его одобрения происходят изменения в системе качества. Группа контроля качества, которая подчиняется генеральному директору, выполняет следующие функции: поддерживать, контролировать и редактировать «Руководство по качеству» (РК); формировать и документировать рабочие инструкции; разрабатывать программы оценки качества; осуществлять контроль за качеством продукции посредством проведения проверок; осуществляет контроль поставляемых комплектующих и контроль качества готовой продукции. Бухгалтерия осуществляет регистрацию, обработку и учет документов, связанных с деятельностью фирмы. Технический директор координирует и систематизирует работу группы развития, сервисного отдела и технического отдела. Группа развития выполняет следующие функции: устанавливать отношения с организациями по сертификации; отслеживает изменения систем стандартов; взаимодействие с потребителями по вопросам качества продукции; представляет предприятие в организациях по сертификации продукции; Сервисный отдел занимается консультацией клиентов по поводу эксплуатации готовой продукции, и ее гарантийного обслуживания. Технический отдел производит сборку персональных компьютеров, по желанию заказчика, используя комплектующие поставщиков. Отдел кадров осуществляет работу с кадрами. Отношения работников организации, возникшие на основе трудового договора, регулируются Российским трудовым законодательством. Структуру и штатное расписание утверждает директором. Директор в пределах своих полномочий вправе устанавливать порядок найма и увольнения работников, формы и системы оплаты труда, распорядок рабочего дня, сменность работы, порядок предоставления выходных дней и отпусков и другие вопросы. Условия оплаты труда, продолжительность ежегодных отпусков, меры социальной защиты работников не должны быть хуже условий, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации.

2.2 Деятельность службы делопроизводства

Структура и функции делопроизводственной службы изучаются на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства и принятую технологию работы с документами. Следует отметить, что на предприятии отсутствуют документы, регламентирующие деятельность службы делопроизводства. На предприятии нет положения о службе делопроизводства, должностной инструкции секретаря и другого персонала, схемы документооборота организации, номенклатуры дел и других подобных документов. Структура службы делопроизводства представлена секретарем. На предприятии существует смешанная форма организации работы с документами. В различных отделах регистрируются внутренние документы - по месту их создания. Делопроизводственные операции на предприятии не автоматизированы. Проанализируем, как осуществляются функции службы делопроизводства. Начнем с контрольной функции. Доставка документов в организацию происходит почтой, курьерами и с помощью факсимильной связи и компьютерной сети. Прием и первичную обработку входящей документации с почтой и факсимильной связью осуществляет секретарь. При этом он должен руководствоваться ГОСТом Р 51141-98., не все положения которого соблюдаются. Входящие документы распределяются секретарем между руководством и структурными подразделениями (отделами).

Рассмотрение документа руководителем заканчивается нанесением резолюции. Далее документы, не требующие ответа, доводятся до специалистов, но без расписки. На документах, требующих ответа, руководитель ставит отметку «кому выполнить». Переданный документ находится у исполнителя до исполнения поручения.

Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется секретарем. Документы регистрируются в журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции. На предприятии отсутствует перечень документов, подлежащих обязательной регистрации. Но не все документы предприятия регистрируются секретарем. Документы специальных (функциональных) систем документации (бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. Дата поступления в приемной на этих документах не ставится. На этом этапе должна проводиться проверка правильности составления документов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), но секретарь ее не проводит. Передача руководству на подписание или утверждение осуществляется автором или секретарем.

Ведение информационно-справочной работы по документам организации осуществляется секретарем и юристом. Машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере) осуществляется секретарем. Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов также осуществляется секретарем, а также самими сотрудниками предприятия.

Разработкой и проектированием бланков документов по поручениям руководства занимается секретарь, а также сами сотрудники предприятия.

Проанализируем организационные функции службы ДОУ:

Подготовка к докладу руководству поступающих документов осуществляется секретарем и другими сотрудниками. За организацию своевременного рассмотрения документов руководством организации никто на предприятии не отвечает. Регулированием хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок никто не занимается, поскольку руководство не устанавливает точные сроки исполнения документов и поручений.

Организацией хранения документов в структурных подразделениях занимаются руководители структурных подразделений. Они устанавливают ответственных лиц, которые занимаются формированием дел и подготовкой документов для архива. У бухгалтерии свой архив, у технической службы - свой, у отдела кадров также свой архив. Организацией работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива частично занимается отдел кадров в части хранения личных дел. Архива как службы на предприятии не существует. Организацией делопроизводства по обращениям граждан занимается секретарь. Разработкой (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами никто не занимается.

Проанализируем осуществление контрольных функций:

Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы) никто не осуществляет, так как нет лица, ответственного за это. Контроль за сроками исполнения документов никто не осуществляет, так как руководство не устанавливает сроки исполнения. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив также никто не осуществляет. Организацией контроля за работой с документами в структурных подразделениях никто не занимается, нет ответственного лица.

Обобщением сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическим информированием руководства по этим вопросам никто не занимается. Соответствующие обязанности ни на кого не возложены. Обеспечением хранения дел и оперативного использования документной информации занимаются сотрудники подразделений в пределах документов, относящихся к их компетенции в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Документы хранятся по разным отделам, что затрудняет учет, обеспечение их сохранности, их своевременное использование в работе.

Проанализируем методические функции, выполняемые службой ДОУ:

Разработкой номенклатуры дел организации занимается секретарь, юрист, бухгалтерия и отдел кадров. Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций». На предприятии не соблюдается унифицированная форма формуляра номенклатуры дел. На предприятии нет должностной инструкции секретаря, табеля форм документов.

Проведением экспертизы научной и практической ценности документов никто не занимается.

Можно сделать выводы о том, что не все типовые функции делопроизводства на предприятии исполняются. Соответственно организационной проблемой является регламентация задач и функций секретариата. Поэтому у предприятия проблемы с организацией порядка документирования и работы с документами, построением поисковых систем. Не соблюдаются ГОСТы Р 51141-98.(11), ГОСТ Р 6.30-200, требования ГСДОУ по оформлению документов и ведению делопроизводства. Для исправления ситуации руководству необходимо четко регламентировать задачи и функции секретаря, организовать разработку всей необходимой для делопроизводства документации.

2.3 Рекомендации по совершенствованию деятельности секретариата

По результатам проведенного анализа структуры и функций секретариата на предприятии можно сделать следующие выводы. Не все типовые функции делопроизводства на предприятии исполняются. Соответственно организационной проблемой является регламентация задач и функций секретариата. Большим минусом для предприятия является то, что руководство не назначает сроки исполнения документов, поэтому контрольная функция службы делопроизводства никем не исполняется. Это ухудшает эффективность управления предприятием. Поэтому у предприятия проблемы с организацией порядка документирования и работы с документами, построением поисковых систем. Не соблюдаются ГОСТы, ГСДОУ по оформлению документов и ведению делопроизводства. Для исправления ситуации руководству необходимо четко регламентировать задачи и функции секретаря, организовать разработку всей необходимой для делопроизводства документации.

Для исправления ситуации необходимо организовать работу секретаря в соответствии с правилами работы служб ДОУ, разработать должностную инструкцию в соответствии с Трудовым Кодексом РФ.

Должностные обязанности должны включать помимо использующихся на предприятии функций, те, которые не исполняются, исходя из проведенного анализа: контроль за исполнением документов, проверка правильности оформления документов для руководства сотрудниками, расчет объема документооборота, разработка номенклатуры дел для подразделений, организация своевременного рассмотрения документов руководством, организация хранения документов, организация работы архива и проведение экспертизы научной и практической ценности документов. Многие формулировки можно взять из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

На предприятии необходимо создать перечень документов, подлежащих регистрации, согласно Примерному перечню документов, подлежащих обязательной регистрации.

При увеличении объема документооборота свыше 10000 документов за год, необходимо увеличить численный состав службы делопроизводства. Этот процесс должен сопровождаться созданием положения о службе делопроизводства, разработкой новых должностных инструкций для сотрудников службы ДОУ, а также созданием инструкции по делопроизводству. Все это позволит повысить эффективность управления.

Помимо указанных выше проблем существует еще одна - отсутствие автоматизации операций делопроизводства, что снижает эффективность деятельности секретаря. Считаю, что все делопроизводственные операции необходимо автоматизировать. По крайней мере, можно автоматизировать регистрацию входящих и исходящих документов. Это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников предприятия от а) правильной организации работы с документами и б) автоматизации рутинных и требующих больших временных издержек операций, например, создание и пересылка документов. Кроме того, автоматизация уменьшает количество бумаг в организации, что косвенно также повышает производительность труда».

Автоматизация ДОУ может рассматриваться в качестве базы для общего совершенствования управления предприятием.

Заключение

Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).

Цели службы ДОУ: организация работы; руководство документационным потоком; координация видов работ с документами; контроль за последовательностью работы с документами; организация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи службы ДОУ: совершенствование форм и методов работы с документами; обеспечение единого порядка документирования; обеспечение единого порядка работы с документами; контроль за исполнением документов; хранение документов; унификация форм документов; сокращение по возможности документооборота; методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации; внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ: разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа; доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству; контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки; изготовление и размножение документов; разработка номенклатуры дел, хранение дел; контроль за работой с документами в структурных подразделениях; организация работы архива; повышение квалификации работников службы ДОУ.

Список использованных источников и литературы

1. Албастова Л. Н. Технология эффективного менеджмента / Л.Н. Албастова. М.: Издателство ПРИОР, 2006. - 359с

2. Андреева В.И. Делопроизводство: практ. пособие / В.И.Андреева. -9изд., испр. и доп. - М.: Интел-синтез, 2008 - 184с.

3. Арляпова В. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме: Учебное пособие. - Томск: Изд-во ТПУ, 2009. - 130 с.

4. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2007. - 172 с.

5. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 2008. - 268 с.

6. Виханский О.С. Стратегическое управление / О.С. Виханский: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. М.: Гардарика, 2007. - 296с.

7. Генкин Б.М., Коновалова Г.А. Основы управления предприятием / Б.М. Генкин, Г.А. Коновалова. М.: Высш. школа, 2010 - 287с.

8. Гончаров В.В. В поисках совершенства управления / В.В. Гончаров. М.: Элит, 2008 - 487с.

9. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2009. - 560 с.

10. Ковалык В.Н. Теория и практика управления / В.Н. Ковалык. М.: Канди, 2009 - 345 с.

11. Комарова Н. Н. Мотивация труда и повышение эффективности работы / Н.Н. Комарова // Человек и труд. 2007. №10. С.7-16.

12. Кричевский Р. Л. Если Вы - руководитель... Элементы психологии менеджмента в повседневной работе / Р.Л. Кричевский. М.: Дело, 2008. - 316с.

13. Кузнецова Т.В. Секретарское дело - Изд. 6-е, исправленное и дополненное - М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2009. - 344 с.

14. Кузнецова Т.В Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) 5-е издание, испр. и дополн.- М.:ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007.- 528с.

15. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. -- М.: Научная книга, 2008. - 137с.

16. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - СПб.: Альфа, 2010. - 382с.

17. Мескон М.Х., Альберт М. Основы менеджмента / М.Х. Мескон, М.Альберт. М., Дело, 2009. - 361с.

18. Профессионализм стоит дорого именно потому, что приносит высокую прибыль // Рынок ценных бумаг. 2009. №10. С. 10-15.

19. Радугин А.А., Радугин К.А. Введение в менеджмент: социология организаций и управления / А.А. Радугин, К.А. Радугин. Воронеж.: НИИВО, 2008. - 156с.

20. Сартан Г.Н., Смирнов А.Ю. Новые технологии управления / Г.Н. Сартан, А.Ю. Смирнов. СПб.: Речь, 2008. - 572с.

21. Сащенкова Н. Организационная культура и ее влияние на эффективность организации / Н. Сащенкова. Обнинск: Феникс. - 2009. - 296с.

22. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия. - М.: Приор, 2010 - 348 с.

23. Черёмушкинский П.В. Теория и практика управления / П.В. Черёмушкинский. М.: Дело, 2010 - 398с.

24. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций.- Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008.- 159 с.

25. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2007. - 416 с.

Размещено на Allbest.ru