Сутність та структура бланку документа

Размещено на http://www.allbest.ru/

План модулю

1. Бланк документа, структура бланку

2. Класифікація документів та їх види

3. Скласти оголошення

1. Бланк документа, структура бланку

документ бланк оголошення

Бланк документа - стандартний аркуш паперу з реквізитами, що ідентифікують автора офіційного документа. Вживання бланків скорочує час на складання документів, підвищує культуру забезпечення документації управління.

Бланк установи - бланк службового документа, що дає змогу визначити установу-створювача документа.

Бланк (службового) документа - уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації.

Бланк - це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

Для виготовляння бланків організаційно-розпорядчих документів як основні треба використовувати два формати паперу - А4 (210x297 мм) і А5 (210x148 мм). Дозволено використовувати бланки АЗ (297x420 мм) і А6 (105x148 мм). Важливим етапом в оформленні документа є визначення місця для фіксації документної інформації.

Берег - відстань між краєм аркуша форми і початком робочої площі.

Береги документа призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання (зазвичай - лівий берег), а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

Бланки документів повинні мати такі береги: 30 мм - лівий, 10 - правий, 20 - верхній та нижній.

Бланки документів можуть бути виготовлені друкарським способом, засобами оперативної поліграфії і за допомогою комп'ютерної техніки.

Гербові бланки виготовляються лише друкарським способом.

Для організації, її структурного підрозділу, посадової особи встановлюються наступні види бланків:

- Спільний бланк, який використовується для складання всіх видів організаційно-розпорядчих документів, окрім листів;

- Бланк листа;

- Бланк конкретного виду документа.

Найпоширенішими є бланки листів, довідок, актів, наказів.

Невеликі підприємства при оформленні документів можуть використовувати замість друкарського бланка кутовий гумовий штемпелі, у відбитку містяться ті ж реквізити. Державні стандарти передбачають і кутове, і повздовжнє розміщення реквізитів. Група реквізитів і їх постійних частин, відтворювана на бланку документа у вигляді єдиного блока, зветься штампом бланка.

Структура бланка - це всі необхідні реквізити бланка, розташовані за певною загальноприйнятою формою та послідовністю зручною в користуванні.

Загальний бланк для створювання різних видів документів характеризується широкою сферою застосування для будь-якого зовнішнього чи внутрішнього документа крім листа.

Склад елементів документів загального бланка визначається залежно від спрямування - внутрішнього чи зовнішнього.

Національним стандартом визначено такий склад реквізитів загального бланка залежно від установчих документів організації.

Склад елементів документів загального бланка визначається залежно від спрямування - внутрішнього чи зовнішнього.

У загальному бланку зображення Державного герба України чи герба АРК може розміщуватися на верхньому березі вздовж усієї робочої площі документа центровано стосовно назви організації (структурного підрозділу) та даних про цю організацію.

Державний герб України та емблему організації розміщують на лівому березі навпроти назви організації.

У загальному бланку не може завчасно проставлятися код форми документа, оскільки він буде відомий лише під час оформлення конкретного документа.

До складу структури бланку належать такі реквізити: зображення Державного герба України, герба АРК, ображення емблеми організації або товарного знака (знаки обслуговування), код організації за ЄДРПОУ, код форми документа, назва організації, довідкові дані про організацію, назва виду документа, текст документа, дата документа, реєстраційний індекс документа. місце складення або видання документа, адресат, заголовок до тексту, відмітка про контроль.

2. Класифікація документів та їх види

Класифікація документів:

· за складністю:

- односкладні, що містять інформацію щодо одного певного питання;

- складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

· Залежно від особливостей організації процесу обігу:

- внутрішні, що стосуються внутрішніх питань установи і не
виходять за її межі;

- вхідні (ті, що підлягають реєстрації та не підлягають реєстрації);

- вихідні.

· За строками виконання:

- термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;

- дуже термінові;

- безстрокові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

· За рівнем доступу:

- загальнодоступні;

- для службового користування (ДСК), документи, що містять конфіденційну інформацію;

- секретні (документи, що містять таємну інформацію).

· За юридичною силою:

- мають юридичну силу (готуються в установленому законом
порядку за всіма правилами, чинні документи);

- не мають юридичної сили (ще не набрали, не можуть набрати,
втратили юридичну чинність).

· За послідовністю створення:

- оригінал - примірник службового документа, що перший або єдиний набирає чинності;

- копію -- документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак;

- витяг (зі службового документа) -- засвідчена копія частини тексту службового документа;

- дублікат оригіналу (службового документа) - повторно оформлений службовий документ замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку ж юридичну силу.

· За строками зберігання:

- постійного зберігання;

- тимчасового (понад 10 та до 10 років) зберігання.

· За надходженням:

- офіційні - створюються організацією чи службовою особою й оформлюються в установленому порядку;

- документи особового походження; особові документи (Нд); особистий документ (Нд) - документ, який створено фізичною особою поза службовою діяльністю або який міститься в її приватному зібранні.

· Залежно від призначення:

- індивідуальні -- створюють у кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської ситуації;

- типові - відображають однорідні питання й складаються за однаковими зразками (типові листи, типові інструкції, типові положення і т. ін.).

· За змістом. Класифікації, в основу яких встановлена ознака змісту (значення) документа, називають семантичними. В них проводиться розподіл на види і підвиди відповідно до ознаки змісту документа по галузях знань, темах, предметах, проблемах. Поки що не створена єдина семантична схема класифікації документів, загальна для всіх країн світу.

· По рівню узагальнення інформації:

- первинний документ;

- вторинний документ.

· По характеру знакових засобів фіксації інформації:

- текстові документи часто називають вербальними або словесними (мова).

- нетекстовий документ - невербальні (ноти, картина, малюнок, фотографія, кінофільм графіки та ін.) - іконічний, ідеографічний, звучний і матричний документи.

· По каналу сприйняття інформації:

- візуальний;

- тактильний;

- аудіальний;

- аудіовізуальний.

· За ступенем їх поширеності:

- опублікований;

- неопублікований.

· За матеріалом носія інформації:

- на штучній матеріальній основі;

- на природній матеріальній основі.

· По регулярності виходу у світ:

- періодичні;

- неперіодичні.

· По місцю походження:

- місцевий;

- регіональний;

- національний або загальнодержавний;

- зарубіжний або іноземний.

3. Скласти оголошення

Оголошення

Продається квартира в Луганську покращеного планування, 8 поверх 9-ти поверхового будинку. Район Центрального ринку (вул.16 лінія). Спільна площа 70м2, житлова 58м2. Євроремонт, кухня-студія, натяжні стелі, домофон, балкони засклені. Розгляну варіанти обміну на будинок в Києві.

Дзвонити з 8.00 до 18.00 по тел. 345618 або на моб. 0953451234 Наталія.

Размещено на Allbest.ru