Документация в области пожарной безопасности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

«Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами».

Термин «делопроизводство» появился несколько веков назад (предположительно в XVII веке) и первоначально означал процесс решения (производства) дела. Любое дело заканчивается таким решением, которое необходимо закрепить в виде документа. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ), содержащую основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

нормативные документы по организации и охране управленческого труда;

нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов.

Ответственность за правильную организацию делопроизводства в стране возложена на Росархив.

Знание правил составления и оформления документов, основных принципов организации работы с документами - непременная составляющая квалификации инженера. С делопроизводством инженер встречается везде - в судах, органах исполнительной и законодательной власти, в учреждениях, организациях, на предприятиях.

В последние годы значительно возрос интерес к рациональной организации документационного обеспечения управленческой деятельности, использованию современных средств организационной и вычислительной техники, издано значительное число пособий, освещающих организацию делопроизводства не только в государственных, но и в коммерческих организациях.

В данной контрольной работе рассмотрим основные положения инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (Приложение к приказу МЧС РФ от 31 января 2007 г. N 45).

делопроизводство обращение гражданский оборона



Общие положения

Порядок работы с обращениями граждан определяет инструкция по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (Приложение к приказу МЧС РФ от 31 января 2007 г. N 45).

Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Закон), Положением о Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - МЧС России), утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 11 июля 2004 г. N 868, Регламентом МЧС России, утвержденным приказом МЧС России от 24.07.2006 N 418 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 30 ноября 2006 г., регистрационный N 8548), Административным регламентом МЧС России по исполнению государственной функции по организации информирования населения через средства массовой информации и по иным каналам о прогнозируемых и возникших чрезвычайных ситуациях и пожарах, мерах по обеспечению безопасности населения и территорий, приемах и способах защиты, а также пропаганде в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах, утвержденным приказом МЧС России от 29.06.2006 N 386 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 17 июля 2006 г., регистрационный N 8074).

Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с письменными, а также устными предложениями, заявлениями и жалобами (далее - обращения) граждан, должностных и других лиц, запросами и обращениями членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов представительных (законодательных) органов субъектов Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, а также организации приема граждан, должностных и других лиц в центральном аппарате МЧС России, а также в территориальных органах, в соединениях и воинских частях войск гражданской обороны и организациях МЧС России (далее - территориальные органы, воинские части и организации МЧС России).

Обращения военнослужащих МЧС России рассматриваются в соответствии с Дисциплинарным уставом Вооруженных Сил Российской Федерации.

Обращения сотрудников Государственной противопожарной службы рассматриваются в соответствии с законодательством о службе в органах внутренних дел Российской Федерации.

Организация работы по приему, учету, регистрации обращений граждан и передача их должностным лицам для рассмотрения в центральном аппарате МЧС России, в территориальных органах, воинских частях и организациях МЧС России осуществляется специально уполномоченным структурным подразделением по ведению делопроизводства (далее - подразделение делопроизводства).

Регистрация обращений граждан осуществляется отдельно от других направлений документационного обеспечения и начинается ежегодно с номера 1.

Руководители структурных подразделений центрального аппарата МЧС России, начальники территориальных органов, командиры воинских частей, начальники (руководители) организаций МЧС России несут персональную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, их своевременное, качественное и объективное разрешение.

Рассмотрению и разрешению должностными лицами в пределах компетенции МЧС России, территориальных органов, воинских частей и организаций МЧС России подлежат письменные и устные обращения граждан - предложения, заявления и жалобы.

Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.

Работа с обращениями граждан в центральном аппарате МЧС России, территориальных органах, воинских частях и организациях МЧС России основывается на принципах гласности и открытости. Информация о фактическом адресе МЧС России, территориальном органе, воинской части, организации МЧС России, справочном телефоне, порядке и сроках рассмотрения обращений, времени личного приема граждан соответствующими должностными лицами размещается в местах, доступных для посетителей.

Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением с критикой деятельности центрального аппарата МЧС России, территориального органа, воинской части, организации МЧС России или должностного лица либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц.

При рассмотрении обращения гражданина не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Лица, виновные в нарушении установленного порядка работы с обращениями граждан, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

Регистрация и учет письменных обращений граждан

Все поступившие обращения граждан, включая рапорты военнослужащих и сотрудников федеральной противопожарной службы МЧС России по личным вопросам, подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления. В случае поступления обращений в выходные или праздничные дни регистрация производится в первый рабочий день после выходных или праздничных дней.

С целью приема обращений непосредственно от граждан в центральном аппарате МЧС России, территориальных органах, воинских частях и организациях МЧС России в доступных для граждан местах устанавливаются специальные ящики для приема обращений. Выемка корреспонденции из ящиков производится сотрудником подразделения делопроизводства не реже двух раз в день.

Перед вскрытием конвертов, бандеролей, других почтовых отправлений (далее - конверты) работниками подразделения делопроизводства проверяется правильность его адресования. Ошибочно присланные почтовые отправления возвращаются на почту невскрытыми.

Все конверты, направленные гражданами в адрес МЧС России, территориальных органов, воинских частей и организаций МЧС России, в том числе адресованные конкретному должностному лицу с пометкой "лично", подлежат вскрытию с соблюдением Правил работы с почтовыми отправлениями, вызывающими подозрения на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей.

После вскрытия конверта проверяется наличие в нем письменных вложений. В случае отсутствия в конверте вложения либо обнаружения недостачи упоминаемых автором документов составляется акт. В учетные формы вносятся соответствующие отметки.

Конверт хранится вместе с обращением и уничтожается после истечения срока хранения обращения.

Учет обращений осуществляется в журнале учета письменных обращений граждан или при помощи карточек учета письменных обращений граждан либо в электронной базе данных. Применяемая автоматизированная система учета обращений граждан должна обеспечивать проверку обращений на повторность, надежное хранение не менее пяти лет всех без исключения сведений об обращениях, а также подсчет и обобщение статистических данных.

Основными сведениями об обращении, подлежащими обязательному учету, являются:

дата регистрации;

регистрационный номер;

сведения о повторности обращения;

фамилия и инициалы автора обращения, его адрес (или название организации), исходящий номер и его дата (если имеется);

краткое содержание обращения;

фамилия и резолюция должностного лица, рассмотревшего обращение, название структурного подразделения и (или) фамилия лица, ответственного за рассмотрение обращения (исполнителя);

дата и результаты рассмотрения обращения;

сведения о постановке на контроль;

сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.

В учетных формах предусматривается графа "Примечание" для внесения дополнительных сведений об обращении.

Сведения о сути обращения и результатах его разрешения, внесенные в учетные формы, должны быть конкретными и носить информативный характер.

При регистрации обращения на лицевой стороне первого листа на свободном от текста месте проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления обращения и учетный номер, состоящий из буквенного индекса "Г" и порядкового номера. Например: Г-25.

В случае, если обращение поступило в качестве приложения к сопроводительному письму из организации или от должностного лица, регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.

Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. При этом в учетных формах и на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения делается пометка "повторно" с указанием регистрационного номера предыдущего обращения.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или автор не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора по разным вопросам повторными не являются.

Коллективные обращения граждан регистрируются в общем порядке, в учетные формы вносятся первые две-три разборчиво указанные фамилии, первой указывается фамилия того автора, в адрес которого просят направить ответ. В учетных формах в графе "Примечание" проставляется отметка "коллективное" и указывается общее количество обратившихся граждан.

В обращении гражданина в обязательном порядке должны быть указаны либо наименование организации, в которую направляется письменное обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица или его должность, а также фамилия, имя, отчество, почтовый адрес заявителя, изложена суть предложения, заявления или жалобы, проставлены личная подпись заявителя и дата.

Письменные обращения, в которых не указаны фамилия автора и почтовый адрес (далее - анонимные обращения), по которым должен быть направлен ответ, регистрируются в общем порядке, в учетных формах в качестве автора указывается отметка "анонимное". После рассмотрения анонимного обращения соответствующим должностным лицом оно направляется в дело. Ответ на анонимное обращение не дается.

Анонимные обращения, содержащие сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, подлежат направлению в правоохранительные органы или другой государственный орган в соответствии с их компетенцией, о чем в учетных формах делается соответствующая отметка.

Обращения, некорректные по содержанию или изложению, а также текст которых не поддается прочтению, регистрируются в порядке.

Для приема обращений в форме электронных сообщений (Интернет-обращений) применяется программное обеспечение, предусматривающее обязательное заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями. Интернет-обращение распечатывается на бумажный носитель и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Рассмотрение обращений граждан

Обращение, поступившее в центральный аппарат МЧС России, территориальные органы, воинские части и организации МЧС России, в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению.

После регистрации обращения граждан в кратчайший срок (в течение суток) должны быть рассмотрены соответствующим должностным лицом центрального аппарата МЧС России, территориального органа, воинской части и организации МЧС России, которому предоставлены полномочия по рассмотрению обращений граждан, или лицом, замещающим его в установленном порядке.

В центральном аппарате МЧС России обращения граждан рассматриваются руководством МЧС России и руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Директор (заместитель директора) Административного департамента на основании соответствующих полномочий может направлять обращения граждан для рассмотрения в структурные подразделения центрального аппарата, территориальным органам МЧС России или должностным лицам, в чьем ведении находятся вопросы, затрагиваемые в обращениях граждан.

Обращения граждан, поступившие в территориальные органы, воинские части, организации МЧС России, рассматриваются начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации МЧС России или лицами, замещающими их в установленном порядке.

В соответствии с резолюцией должностного лица обращения граждан передаются исполнителям через сотрудника подразделения делопроизводства под роспись в журнале учета обращений граждан или регистрационной карточке.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись, дата.

Резолюция оформляется на свободном от текста обращения месте либо на отдельном листе форматом не менее 1/4 стандартного листа с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Запрещается писать на тексте обращения. Допускается с помощью маркера выделять отдельные участки текста, имеющие принципиальное значение и требующие особого внимания в ходе непосредственного разрешения обращения исполнителем.

При рассмотрении обращения принимаются следующие решения:

о принятии обращения к рассмотрению или оставлении его без рассмотрения;

о передаче обращения в другой государственный орган по принадлежности или подведомственности;

о возвращении обращения заявителю.

Обращения граждан, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию МЧС России, территориальных органов, воинских частей и организаций МЧС России, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган по принадлежности, о чем в обязательном порядке уведомляется заявитель.

Если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копии обращений в течение семи дней направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, о чем уведомляется гражданин, направивший обращение.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в организацию или должностному лицу, решение или действия (бездействие) которых обжалуются.

При поступлении в установленном порядке запроса из государственного органа, органа местного самоуправления или от должностного лица, рассматривающего обращение, структурное подразделение центрального аппарата, территориальный орган, воинская часть и организация МЧС России обязаны в течение 15 дней предоставить в указанную организацию или должностному лицу документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

По обращениям граждан, принятым к рассмотрению, исполнитель проводит проверку по указанным в обращении фактам, осуществляет сбор информации и документов, при необходимости лично встречается с заявителем.

По результатам проверки исполнителем готовится заключение о результатах проведенной проверки с изложением всех выявленных нарушений (или отсутствием таковых), выводов и предложений. Заключение подписывается исполнителем, согласовывается с руководителем структурного подразделения, которому поручено проведение проверки и утверждается соответствующим должностным лицом.

Заключение не составляется в случае, если заявитель просит дать разъяснения по поставленным в обращении вопросам, не требующим проведения проверки, или в случае, если гражданин обратился с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

Ответ заявителю готовится исполнителем на основании утвержденного заключения (если оно составлялось), визируется руководителем структурного подразделения (или лицом его замещающим), которому было поручено разрешение обращения гражданина, и подписывается соответствующим должностным лицом, поручившим рассмотрение обращения.

В случае, если рассмотрение обращения гражданина поручается нескольким исполнителям, сотрудник, осуществляющий регистрацию обращений граждан, готовит соответствующее количество копий для каждого исполнителя. Ответственным за рассмотрение обращения гражданина является исполнитель, который указан первым в резолюции.

Проекты ответов заявителям должны представляться исполнителю, который указан в поручении первым, с визами начальников тех структурных подразделений, которым также поручено рассмотрение обращения. Ответственность за качественное и своевременное разрешение обращений в целом в равной мере несут все исполнители, указанные в резолюции.

Обращения считаются рассмотренными, если разрешены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры по устранению указанных недостатков и в установленные сроки заявителю дан ответ.

Текст ответа составляется в официальном стиле без употребления служебных аббревиатур. Ответ на обращение гражданина должен содержать юридически обоснованный и мотивированный ответ на каждый изложенный в нем довод. При необходимости в ответе приводится ссылка на законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации.

На коллективное обращение ответ дается на имя гражданина, чья фамилия в учетных формах проставлена первой.

При рассмотрении обращения гражданина, содержащего вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями и в котором не приводятся новые доводы или обстоятельства, принимается решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение. Переписка возобновляется, если основания, по которым она была прекращена, устранены.

Если ответ по существу поставленных в обращении вопросов не может быть дан без разглашения сведений, охраняемых законодательством Российской Федерации, в том числе составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленных в нем вопросов в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Запрещается направлять гражданам ответы с исправлениями, ошибками (в том числе в реквизитах).

Ответы на обращения граждан, рассмотренные в центральном аппарате МЧС России, подписываются должностным лицом, на чье имя поступило обращение, либо уполномоченным на то лицом, либо лицом, замещающим его в установленном порядке.

Все ответы на обращения, какие бы вопросы они ни содержали, направляются заявителям только за подписью начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации МЧС России или лица, его замещающего в установленном порядке, либо лица, уполномоченного на осуществление этих функций.

Ответы заявителям печатаются на бланках установленного образца и после регистрации направляются по почте или выдаются на руки заявителям под роспись.

Обращение гражданина, поступившее по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией. В этом случае ответ гражданину направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Основанием для отказа в рассмотрении Интернет-обращения может служить:

указание автором недействительных сведений о себе и/или адреса для ответа;

поступление дубликата уже принятого электронного сообщения;

некорректность содержания электронного сообщения;

невозможность рассмотрения обращения без необходимых документов и личной подписи (в отношении обращений, для которых установлен специальный порядок рассмотрения).

Контроль за исполнением и сроки исполнения обращений граждан

Контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям граждан, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с обращениями граждан.

Контроль за исполнением обращений граждан включает:

постановку поручений по исполнению обращений на контроль;

сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений;

подготовку оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений по обращениям;

подготовку и обобщение данных о содержании и сроках исполнения поручений по обращениям граждан;

снятие обращений с контроля.

Контроль за исполнением обеспечивается:

в центральном аппарате МЧС России - Административным департаментом;

в территориальных органах, воинских частях и организациях МЧС России - специально назначенными сотрудниками.

Контролю подлежат все поступившие обращения граждан, подлежащие разрешению.

Постановка на контроль осуществляется после рассмотрения обращения соответствующим должностным лицом в соответствии с его резолюцией.

Снятие с контроля поручения по разрешению обращения гражданина осуществляется:

при представлении исполнителем копии ответа заявителю по существу обращения;

при представлении исполнителем информации о личной встрече с заявителем и решении вопросов, изложенных в обращении гражданина;

при переадресации обращения гражданина в другой государственный орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, исполнителем представляются копии письма о направлении обращения по принадлежности и копия ответа заявителю.

Письменные обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации. Обращения граждан о чрезвычайных ситуациях, поступившие в виде телеграмм, факсограмм рассматриваются в оперативном порядке.

В исключительных случаях срок исполнения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, по решению соответствующего должностного лица, давшего поручение о рассмотрении обращения гражданина. О необходимости продления срока разрешения обращения исполнителем представляется письменный доклад с указанием причин неисполнения в установленный срок. В резолюции должностного лица, продлевающего срок исполнения, должна быть указана дата, до которой продлевается указанный срок. О продлении срока разрешения обращения исполнитель уведомляет автора обращения и сотрудника, ответственного за контроль по обращениям граждан.

Рассмотрение парламентских запросов, обращений и запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Срок рассмотрения парламентского запроса не может превышать 15 дней. Рассмотрение обращения (запроса) депутата осуществляется безотлагательно, а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней.

Хранение письменных обращений и материалов, связанных с их рассмотрением

После подписания ответа автору письменного обращения само обращение и связанные с его рассмотрением материалы проверки с отметкой "в дело" на листе для резолюций или на самом обращении, датой и подписью соответствующего должностного лица, принявшего такое решение, передаются в подразделение делопроизводства для отправки ответа заявителю и подшивки в дело.

В центральном аппарате МЧС России материалы по обращениям граждан, рассмотренные руководителями структурных подразделений, формируются в дела в этих подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.

Каждое рассмотренное письменное обращение и все документы, относящиеся к его разрешению, формируются в отдельный блок документов в следующей последовательности:

лист резолюции по письменному обращению;

письменное обращение, приложения к нему (если они имеются);

копия ответа автору обращения, а также копии промежуточных ответов автору (если они имеются), письменный доклад о продлении срока разрешения;

заключение по результатам разрешения обращения (если оно имеется);

материалы проверки по письменному обращению (если она проводилась).

Оригиналы личных документов (свидетельство о рождении, паспорт, водительское удостоверение, свидетельство о регистрации, свидетельство о собственности и другие правоустанавливающие документы) к обращению не приобщаются, а возвращаются автору обращения путем личного вручения или способом, обеспечивающим их сохранность.

При необходимости направления или возврата самого обращения после его рассмотрения в другие государственные органы, органы местного самоуправления или другому должностному лицу в блок документов по письменному обращению подшивается его копия, а также копии сопроводительного документа и ответа автору. В учетные формы вносятся соответствующие сведения.

Запрещается разъединять блок документов по рассмотрению обращения гражданина, а также изымать из него какие-либо документы.

Материалы по письменным обращениям граждан, сгруппированные в блоки, подшиваются в дела в хронологическом порядке исходя из даты поступления обращения, или в алфавитном порядке и хранятся в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.

В учетные формы вносятся сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.

Работникам подразделений делопроизводства запрещается принимать на хранение нерассмотренные письменные обращения, а также неправильно или не полностью оформленные материалы проверок по письменным обращениям.

Запрещается хранение рассмотренных материалов по письменным обращениям у исполнителей.



Личный прием граждан

Личный прием граждан проводится руководством и другими должностными лицами, правомочными принимать решения по вопросам, отнесенным к их компетенции:

в центральном аппарате МЧС России - Министром, заместителями Министра, руководителями структурных подразделений центрального аппарата;

в территориальных органах - начальниками и первыми заместителями начальников территориальных органов;

в воинских частях - командирами воинских частей и их заместителями;

в организациях - начальниками (руководителями) организаций и их заместителями.

Организация приема граждан должностными лицами территориальных органов, воинских частей и организаций МЧС России возлагается на специально создаваемое для этой цели структурное подразделение либо на специально назначенных должностных лиц из числа сотрудников.

Организация приема граждан руководством МЧС России обеспечивается Административным департаментом.

Прием граждан руководителями структурных подразделений центрального аппарата МЧС России проводится по вопросам, входящим в компетенцию соответствующего структурного подразделения.

Организация приема граждан руководителем структурного подразделения центрального аппарата МЧС России возлагается на специально назначенного сотрудника этого подразделения.

Место, дни и часы приема граждан устанавливаются приказом об организации внутренней деятельности территориального органа, воинской части, организации МЧС России. Информация о часах и месте приема граждан (график приема) вывешивается в доступных для граждан местах, а также размещается на официальном сайте МЧС России и на сайтах территориальных органов и организаций МЧС России в сети Интернет.

Порядок приема посетителей включает: запись на прием; организацию приема; работу с письменными заявлениями, поступившими во время приема; организацию работы по документационному обеспечению приема.

Запись на прием осуществляется на основании заявлений граждан с изложением существа вопроса и приложением необходимых для рассмотрения обращения документов.

Заявление о личном приеме представляется гражданином в структурное подразделение либо должностным лицам, ответственным за организацию приема граждан, лично или присылается по почте. Заявления о приеме, переданные по телефону, электронной почте, к рассмотрению не принимаются.

В исключительных случаях прием иногородних граждан производится в день обращения.

Личный прием граждан должностными лицами ведется в порядке очередности согласно предварительной записи. Прием каждого посетителя учитывается в соответствующем журнале.

До начала приема граждан структурным подразделением либо должностными лицами, ответственными за организацию приема, составляется список граждан, записавшихся на прием, с указанием краткого содержания вопросов обращения и предложений о порядке их разрешения и представляется соответствующему должностному лицу, проводящему прием.

При личном приеме гражданин обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность.

Если в ходе личного приема изложенные гражданином факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно. Содержание устного обращения, а также результаты его рассмотрения заносятся в карточку личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

При невозможности решения на личном приеме поставленных гражданином вопросов от него принимается письменное обращение, которое подлежит регистрации и рассмотрению. В случаях, когда поставленные на приеме вопросы не входят в компетенцию МЧС России, территориального органа, воинской части и организации МЧС России, должностным лицом, проводившим прием, дается разъяснение гражданину куда и в каком порядке ему следует обратиться. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ранее ему был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.

Организация работы с обращениями граждан

Письменные и устные обращения граждан, а также содержащиеся в них критические замечания должны систематически анализироваться и обобщаться в целях своевременного выявления причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, совершенствования работы МЧС России, территориальных органов, воинских частей и организаций МЧС России. Особое внимание должно быть обращено на устранение причин, вызывающих повторные и коллективные жалобы, а также вынуждающих граждан обращаться в редакции средств массовой информации по вопросам, которые могут и должны разрешаться в МЧС России, территориальных органах, воинских частях и организациях МЧС России.

Анализ состояния работы с обращениями граждан в центральном аппарате МЧС России, территориальных органах, воинских частях и организациях МЧС России осуществляется ежеквартально.

По результатам анализа организации работы с обращениями граждан руководители структурных подразделений центрального аппарата, начальники территориальных органов, командиры воинских частей центрального подчинения и начальники организаций МЧС России представляют в Административный департамент МЧС России информацию отмечая основные вопросы, по которым обращались граждане. В структурных подразделениях центрального аппарата МЧС России, территориальных органах, воинских частях, организациях МЧС России соответствующие руководители периодически проводят рассмотрение состояния работы с обращениями граждан и результаты отражают в статистических данных к отчету о работе с обращениями граждан.

Состояние работы с обращениями граждан в территориальных органах, воинских частях и организациях МЧС России проверяется при их инспектировании, контрольных и целевых проверках.

В ходе проверок организации работы с обращениями граждан изучаются:

организация приема и регистрации письменных обращений граждан в подразделении делопроизводства;

полнота и качество заполнения учетных форм;

формирование дел с материалами по письменным обращениям граждан;

организация приема граждан должностными лицами;

статистические и аналитические материалы;

документы, необходимые для объективного и качественного анализа состояния работы с обращениями граждан;

должностные инструкции сотрудников, осуществляющих работу с обращениями граждан;

знание сотрудниками требований законодательных и иных нормативных правовых документов, регламентирующих работу с обращениями граждан.

По результатам проверок составляются акты или справки.



Заключение

Знание вопросов современного документирования практической деятельности и организации работы с документами поможет слушателям в дальнейшей своей практической деятельности работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решении управленческих задач.

Знание основ делопроизводства позволит, используя правила составления и оформления документов, грамотно организовать делопроизводительный процесс, применяя различные формы регистрации и контроля исполнения документов, порядок их хранения.



Список литературы

1. Артамонов В.С.и др. Применение математических методов и новых информационных технологий в научных исследованиях. Учебно-методическое пособие.- СПб.: Фонд «Университет», 2001.

2. Артамонов В.С., Фомин А.В., Баркалов В.А. Государственный пожарный надзор: Методические указания по изучению дисциплины и выполнению контрольной работы слушателями заочной формы обучения / Под общей ред. В.С. Артамонова. СПб.: Санкт-Петербургский институт ГПС МЧС России, 2006.

3. Моторин В.Б., Фомин А.В., Марченко В.С., Щёголев А.С. Государственный пожарный надзор: Методические рекомендации по подготовке и проведению практических занятий и деловых игр. - СПб.: СПбИГПС МЧС России, 2005.

4. Приказ МЧС России от 2 мая 2006 г. № 270 «Об утверждении Инструкции о порядке приема, регистрации и проверки сообщений о преступлениях и иных происшествиях в органах Государственной противопожарной службы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».

5. Приказ МЧС России от 31 января 2007 г. № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».

Размещено на Allbest.ru