Организация документооборота предприятия на примере МБОУ "Охтеурская ОСШ"

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: «Организация документооборота предприятия на примере МБОУ «Охтеурская ОСШ»»

Содержание

Введение

Глава 1. Понятие «документооборот» и его развитие

1.1 Развитие документооборота

1.2 Основные понятия документооборота

Глава 2. Этапы документооборота

2.1 Прием и первичная обработка поступающих в учреждение документов

2.2 Рассмотрение и распределение поступивших документов

2.3 Регистрация документов

2.4 Контроль за исполнением документов

2.5 Отправка документов или направление в дело

Заключение

Список литературы

Введение

Согласно ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - документооборот - это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки и (или) направления в дело».

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов.

Актуальность настоящей работы обусловлена, с одной стороны, большим интересом к теме «Анализ системы документооборота в учреждении» в современной науке, с другой стороны, ее недостаточной разработанностью. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.

Объект исследования: система документационного обеспечения управления.

Предмет исследования: документооборот учреждения.

Целью работы является изучение организации документооборота в теоретическом аспекте. В качестве примера использованы характеристики организации документооборота МБОУ «Охтеурская ОСШ».

Задачи курсовой:

- определить значение понятия, особенности и сущность понятия

«документооборот», основные характеристики;

- рассмотреть процесс документооборота, описать его организацию;

- установить основные этапы документооборота в организации.

Основными методами исследования являются выборка и анализ исследования.

Источники, используемые в настоящей работе можно распределить на несколько групп: организация процесс документооборот предприятия

В первую группу источников поместить законодательные акты и нормативно-методическую базу делопроизводства, регулирующую вопросы организации документооборота:

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» Данный закон регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применение информационных технологий.

Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи (принят Государственной Думой Федерального собрания РФ 13.12.2001). Данный закон предоставляет возможность удостоверять подлинность документа на расстоянии, что во многом облегчает и ускоряет деловой оборот.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Данный стандарт устанавливает состав реквизитов документов и требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов.

Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят Государственной Думой Федерального собрания РФ 13.12.2001). Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

Вторую группу источников представляют учебники и учебные пособия, в которых отражены вопросы организации документооборота:

А.В. Жеребенкова. Документооборота на предприятии. В книге освещены все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Автор рассматривает документооборот с позиции

бухгалтерского и налогового учета. Автором изучен и представлен порядок составления организационно-распорядительных документов. Приведены образцы унифицированных форм, используемых при расчетах с подотчетными лицами, выполнении кассовых операций, операций по расчетному счету. При учете материальных и нематериальных активов, основных средств, труда и заработной платы.

Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. Авторы излагают в книге вопросы, связанные с организацией современного делопроизводства, рассматривают этапы документооборота.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). Автор анализирует движение документа и его обработку с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности документов и их уничтожение, а также особенности работы с кадровыми документами.

Кудряев В.А. Организация работы с документами. В главе 8 данной книги изложен порядок движения документов в организации, проанализирована структура документооборота, предложены методы учета и сокращения документооборота. Делопроизводство: Учебник // Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Основное внимание в книге уделено вопросам организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы.

Глава 1. Понятие «документооборот» и его развитие

1.1 Развитие документооборота

Появление термина «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев, Р.С. Майзельс, Э.К. Дрезен и др. были, сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 г.г., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году « Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документов в дело». ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

1.2 Основные понятия документооборота

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Функциональное назначение документооборота учреждения обеспечить надлежащую эффективность работы с документами. Достигнуть этого можно, создавая оптимальные условия для перемещения документов наиболее коротким путем в соответствии с основными этапами их подготовки.

Персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами в учреждении несет руководитель предприятия. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства. Организация работы с документами и правила документирования закрепляются в инструкции по делопроизводству учреждения.

В соответствии с масштабами движения документов выделяют документооборот:

- конкретного должностного лица;

- структурного подразделения;

- организации как юридического лица;

- корпорации с рядом филиалов;

- отрасли управления;

- государства в целом.

Методические пособия (например, ГСДОУ Государственная система документационного обеспечения управления) и нормативные акты в качестве базового объекта предлагают рассмотреть документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, содержащего полный набор технологических процессов.

Структура организации и внутреннее распределение обязанностей первичны по отношению к порядку движения документов. Но это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Документооборот осуществляется в виде различных потоков между структурными подразделениями или работниками предприятия. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту. В качестве составляющих документооборота учреждения принято выделять 3 самостоятельных и взаимосвязанных документационных потока:

- входящие документы - это документы, поступающие в организацию из-за ее пределов, в том числе от других организаций (учреждений, предприятий) и физических лиц (граждан); большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе исполнителям;

- исходящие документы - документы, направляемые организацией за ее пределы, в том числе другим организациям (учреждениям, предприятиям) и физическим лицам (гражданам); большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации);

- внутренние документы - документы, образующиеся в процессе повседневной деятельности организации и не покидающие его пределов. Такие документы перемещаются между должностными лицами и структурными подразделениями организации. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Данные документы используются для организации работы в МБОУ «Охтеурская ОСШ», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Это приказы, положения, правила, инструкции. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, служебные, объяснительная записка) личного состава и т.д.

Каждый из документопотоков имеет свои особенности в структуре, количестве, обработке и движении.

Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года) составляет объем документооборота. Это основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной техники, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата. В зависимости от целей за единицу подсчета может приниматься как сам документ, так и его копии. За период с 1.12.2011 г. по 01.01.2012 г. объем документооборота в МБОУ «Охтеурская ОСШ» составил 310 экземпляров, в том числе:

входящих документов - 83 , исходящей документации - 37, внутренних документов - 210.

Сведения об объеме документооборота помогают установить количество необходимой и достаточной информации для функционирования аппарата управления и степень загруженности организации, структурных подразделений и должностных лиц.

Любой вид документа имеет свой путь движения, который можно описать, проследить и закрепить за ним.

Для организации документооборота важен такой компонент как авторство документов. Также необходимыми составляющими документооборота являются следующие методы и этапы обработки документации: способ пересылки, срочность исполнения, степень ограничения доступа к составу информации. Перечисленные составляющие оказывают существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

Таким образом, документооборот - это сложный, технологический процесс, который можно характеризовать различными компонентами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации.

Глава 2. Этапы документооборота

2.1 Прием и первичная обработка поступающих в учреждение документов

Данная техническая операция в муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении «Охтеурская образовательная средняя школа» проводится делопроизводителем.

Документы могут быть получены по почте, доставлены посетителем, приняты по электронной почте, факсу. Значительная часть документов передается при помощи электронной почты, что значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Обработка поступающих документов проводится сразу после их получения или в первый рабочий день.

Получив документ, делопроизводитель проверяет правильность его доставки. Ошибочно полученная корреспонденция либо возвращается на почту, либо пересылается адресату. При необходимости делопроизводитель, убедившись в правильности доставки и целостности упаковки, принимает информацию под расписку. Если получена корреспонденция с пометкой «Срочно», «Вручить немедленно», отмечается, как и в документах, полученной по проводной связи время их получения. В группу первичной обработки также передаются документы, полученные работниками при командировках в других организациях или от посетителей. Вскрыв конверт, делопроизводитель проверяет правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При поврежденной упаковке проверятся полнота присланных материалов, механические повреждения. При получении такой корреспонденции фиксируют выявленные дефекты, иногда составляется справка (докладная записка, акт), которая присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту.

Если документ получен при помощи факса, также проверяется общее количество полученных страниц, соответствует ли их количество заявленному на первом листе факса, просматривается их читаемость.

Поступившие по почте документы, вскрываются, за исключением тех, где стоит пометка «Лично», не вскрываются документы на машинных носителях и адресованные общественным организациям (например, профсоюзным).

После вскрытия конверты уничтожаются, исключением являются письма частных граждан, на конвертах которых указан адрес и документы, поступившие с просроченным сроком исполнения; если в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке; если в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю; если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте (упаковке) грифа «Лично» не было. Штемпель на конверте может послужить доказательством срока получения документа. При получении просроченного финансового документа составляется акт о дне получения документа, подписывают его два сотрудника учреждения и работник почты.

Делопроизводитель МБОУ «Охтеурская ОСШ» на всех входящих документах ставит отметку о поступлении документа в учреждение. Отметка состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Также может быть указано сокращенное название учреждения-получателя, количество листов и подпись сотрудника. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, покажет общее количество поступивших документов.

Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки. Полученный по факсу документ уже имеет дату получения. С целью лучшего сохранения необходимых документов, полученных факсом, с них снимают копию. Регистрационные штампы принято ставить на первом листе документа, в правом углу нижнего поля. При получении документов с сопроводительным письмом регистрационный штамп лучше ставить не только на письме, но и на первом листе приложения, т.к. сотрудники работают не с сопроводительными письмами, а с приложениями к ним. В случае, если документ присылается повторно, то необходимо определить по информационно-поисковой базе данных местонахождение документа, присланного ранее и отразить это на вновь поступившем экземпляре. Целесообразно для этого использовать правый верхний или нижний левый угол. Первичная обработка документов завершается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые.

Таким образом, первичная (экспедиционная) обработка документов заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

2.2 Рассмотрение и распределение поступивших документов

Задача делопроизводителя на данном этапе - освободить руководителя МБОУ «Охтеурская ОСШ» от лишнего потока документов и рассмотрения второстепенных вопросов. К руководителю поступают только те документы, которые затрагивают основные вопросы деятельности учреждения, либо несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Все остальные документы, делопроизводитель передает в структурные подразделения школы или непосредственно исполнителям - специалистам (например, методисту школы и т.д.).

При рассмотрении поступившего документа учитывается:

- важность его содержания;

- сложность и новизна поставленных вопросов;

- авторство, т. е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

- реальная срочность исполнения документа;

- вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, а срочных документов - немедленно.

Руководителю с целью ускорения обработки документов и во избежание утери, а также своевременного и ответственного исполнения не должен принимать лично документы от посетителей, подчиненных или представителей других учреждений. Он не должен задерживать или оставлять документы у себя на неопределенный срок. Документы должны быть рассмотрены в тот же день и возвращены, либо, в крайнем случае, на следующий. Делопроизводитель должна быть уведомлена о том, кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции. Если планируется использование документа в будущем руководителем, по его заданию могут быть изготовлены копии.

При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест в технорабочем проекте системы оговаривается способ передачи информации исполнителю - через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

Обработка телефонных и телеграфных сообщений (телеграмм и телефонограмм), по их содержанию, не требующих срочного исполнения, производится вместе с остальной корреспонденцией. В ГСДОУ установлен срок ответов на такую корреспонденцию - двое суток.

Таким образом, основное назначение второго этапа - оперативное получение документов исполнителями.

2.3 Регистрация документов

«Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов.»

Регистрация - это подтверждение факта создания или получения документа в определенный день посредством внесения его в регистрационную форму с присвоением ему учетного регистрационного номера. В форму основных сведений о документе вносится запись, благодаря чему создается база данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Цель регистрации - придание юридической силы документу, т.к. зафиксирован факт его создания или получения. До тех пор, пока документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, факт его получения не подтвержден, пока документ не получил своего номера, он не существует.

Регистрации подлежат документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, вне зависимости от того, каким способом он получен. Процесс регистрации заключается в снятии с документа показателей (реквизитов) и перенос их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), с целью создания базы данных о документах учреждения. Не подлежат регистрации документы, полученные только для сведения, не требующие ответа и исполнения. Нерегистрируемые документы сортируются по исполнителям. В учреждении имеется список документов, он содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Нерегистрируемые документы, поступающие в МБОУ «Охтеурская ОСШ» - это рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения программы семинаров, совещаний, конференций, печатные издания, документы с пометкой «лично», копии нормативных документов, постановлений, распоряжений государственных органов, различные информационные материал, а также все документы, подвергающиеся в различных структурных подразделениях оперативному учету в специальных учетных формах. В МБОУ «Охтеурская ОСШ» это бухгалтерские документы первичного учета, которые регистрируют в бухгалтерии, печатные издания - в школьной библиотеке и т.д.

Документу, отнесенному к числу регистрируемых, присваивается свой порядковый номер Документ регистрируется один раз. При регистрации входящего (исходящего) документа используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с №1 (или №01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом. После регистрации и присвоения номера на исходящих документах необходимо проставить его рукописным способом на всех экземплярах исходящего документа.

Существуют следующие формы регистрации документов:

- централизованная (предполагает проведение всех регистрационных мероприятий одним человеком, например делопроизводителем);

- децентрализованная (предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях);

- смешанная.

В МБОУ «Охтеурская ОСШ» применяется смешанная система, предполагающая централизованную регистрацию части документов. Наиболее важные документы регистрируются делопроизводителем. Другая же часть регистрируется в структурных подразделениях, тех отделах, где они создаются: в бухгалтерии, отделе кадров. Внутренние документы регистрируются в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная на ПЭВМ. В МБОУ «Охтеурская ОСШ» применяется журнальная форма регистрации с целью предотвращения претензий со стороны граждан, конфликтных ситуаций. В журнале регистрируются выдача документов об образовании, трудовых книжек, личных дел учащихся и т.д. Это документы, регистрационный номер которых состоит из порядкового номера. Делопроизводитель в МБОУ «Охтеурская ОСШ» регистрирует важнейшие внутренние документы: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы, заявления работников, докладные записки, объяснительные, отчеты, справки, предложения, заявления и жалобы граждан.

В МБОУ «Охтеурская ОСШ» объем документооборота 3500-3600 единиц в год, поэтому для регистрации используются журналы:

- журнал регистрации входящих документов;

- журнал регистрации исходящих и внутренних документов.

Журналы регистрации входящих включают следующие реквизиты:

- индекс (номер) документа;

- дата документа;

- дата поступления (для входящих документов);

- автор документа (внешняя организация-отправитель);

- количество листов документа;

- резолюция;

- исполнитель;

- подпись исполнителя;

- срок исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела (папки);

- имя файла;

-примечание.

Журнал регистрации исходящих документов содержит следующие графы:

- номер документа, включающий номер дела;

- дата документа;

- адресат (корреспондент-получатель);

- краткое содержание или заголовок к тексту;

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа - ответа);

- исполнитель;

- примечание.

Документы, полученные по электронной почте распечатываются и регистрируются в журнале.

Таким образом, регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Отлаженность данного этапа работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов.

2.4 Контроль за исполнением документов

Согласно ГОСТа Р 51141-98 контроль исполнения документов представляет собой совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Цель данного этапа - обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль.

В контроле выделяют контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Первый контроль выполняет руководитель учреждения или специально уполномоченное лицо. Он оценивает насколько правильно, полно и удачно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения документов (текущий и предупредительный) в МБОУ «Охтеурская ОСШ» осуществляет делопроизводитель.

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству контроль исполнения документов предусматривает выполнение следующих действий:

- Постановка документа на контроль исполнения;

- Предварительная проверка и по ее результатам - регулирование хода исполнения документа;

- Снятие документа с контроля;

- Направление исполненного документа в дело;

- Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов (по видам документов и за определенный период времени);

- Информирование должностных лиц (структурных подразделений) предприятия в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль (поступившие из правительственных органов, приказы, распоряжения, инструктивные письма и другие директивные документы, издаваемые руководителем учреждения и вышестоящими организациями, обращения граждан). На контролируемых документах ставится литера «К» (как в МБОУ «Охтеурская ОСШ»), либо штамп «Контроль».

Сроки исполнения документа исчисляется с момента поступления в учреждение, он может быть продлен только лицом или организацией, которые его установили. Продлен он может быть немедленно при получении документа исполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения сроки исполнения документа, если будет обнаружена невозможность соблюдения установленного срока.

Сроки исполнения документов можно разделить на типовые и индивидуальные. Типовые устанавливаются для наиболее массовых категорий документов. Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами. Во всех других случаях срок исполнения не должен превышать 10 дней. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются руководителем для наиболее важных документов, они указываются либо в самом документе или в резолюции. Изменение типовых сроков исполнения проводится введением нового нормативного акта. Изменение индивидуальных сроков исполнения производится руководителем , поставившим документ на контроль.

Сроки исполнения для входящих документов считаются с даты поступления, для внутренних и исходящих с даты подписания или утверждения. Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют следующие формулировки в резолюциях и распорядительных документах: «… исполнить до 30.12.2011» или «… исполнить к 30.12.2011».

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством (например, для исполнения обращений граждан). В тех документах, которые поступили от вышестоящих учреждений и содержащих определенное поручение, срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. Те документы, которые рассмотрены руководителем, имеют срок исполнения, содержащийся в резолюции.

В «Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» подробно расписаны порядок, сроки и контроль за исполнением поручений.

В соответствии с данным Регламентом документы, содержащие пометки «срочно», «незамедлительно», должны быть исполнены в течение 3 дней с даты подписания поручения. С пометкой «оперативно» должны быть исполнены в течение 10 дней. Если необходима доработка проекта акта, на нее отводится срок до 10 дней, если не установлен иной срок. В случае, если срок исполнения документа в поручении не указан, то оно должно быть исполнено в течение 1 месяца с даты его подписания. Если срок исполнения поручения приходится на нерабочий день, то его необходимо исполнить в предшествующий ему рабочий день. Для некоторых документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения - несколько месяцев, полгода, год. В таком случае придется контролировать этапы выполнения задания.

В МБОУ «Охтеурская ОСШ» применяется журнальная форма регистрации контроля. В обычном журнале регистрации есть специальная графа о контроле и сроках исполнения

Снятие документа с контроля производится только после его своевременного и качественного исполнения. Документально этот факт подтверждает отметка об исполнении документа и помещение его в дело, (оформляемая в нижней части лицевой стороны первого листа исполненного документа (у левого поля, на свободном от текста месте) исполнителем, либо его непосредственным руководителем. Отметка содержит слова «В дело» с указанием номера дела, в котором будет храниться соответствующий документ, а также подписи лица, оформившего отметку (о снятии документа с контроля в журнале делается соответствующая отметка).

Таким образом, этап контроля за исполнением документов является важной составной частью документооборота. Ход и результаты исполнения документов подлежат учету, обобщению и анализу, которые осуществляет в МБОУ «Охтеурская ОСШ» делопроизводитель - по видам документов и за определенный период времени, основываясь на:

- Сведениях, полученных в процессе предварительных проверок хода и результатов исполнения;

- Справках об исполнении документов.

На основании сведений, полученных в процессе учета, обобщения и анализа, периодически информируются должностные лица (структурные подразделения) учреждения. Это позволяет контролировать сроки и качество данных ими поручений (резолюций). Определяющих порядок исполнения соответствующих документов.

2.5 Отправка документов или направление в дело

Обработка и отправка исходящих документов в МБОУ «Охтеурская ОСШ» проводит делопроизводитель. Для отправки должны приниматься полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы.

При сдаче документа на отправление или исполненного документа исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел он должен быть помещен.

Документ, предназначенный к отправке должен иметь:

- наличие подписи;

- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;

- наличие заголовка;

- правильность адресования;

- если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;

- наличие отметки об исполнителе;

- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Данные элементы оформления обязательны при отправке документа, как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. Срок исполнения должен быть продлен на время доработки документа и отразить окончательную передачу документа на отправление.

Обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи, где в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Для передачи подготовленных к отправке документов делопроизводитель предварительно составляет опись (реестр) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию.

Документы, направляемые по одному адресу, вкладываются в один конверт. Конверт адресуется, маркируется. Отправка документов в посылке, бандероли или на машинном носителе производится в упаковке, которая должна соответствовать техническим требованиям. Обеспечивать сохранность носителей и записанной на них информации. Сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям обязательна. После отправки деловой корреспонденции, делопроизводитель помещает контрольный экземпляр исходящих документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Дальнейшее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документов - до передачи их в архив или на уничтожение должны осуществляться исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической (научной или иной) ценности.

В последние годы все большее распространение получает передача документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта). Отправка документов по электронной почте сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. В МБОУ «Охтеурская ОСШ» при передаче документов по электронной почте применяется специальная программа «электронной подписи», заключается соглашение об авторизации с каждым корреспондентом, в соответствии с Федеральным Законом №129-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Дальнейшее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документов - до передачи их в архив или на уничтожение должны осуществляться исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической (научной или иной) ценности.

Заключение

Итак, движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Цель курсовой работы была достигнута. Проведя анализ организации документооборота в МБОУ «Охтеурская ОСШ», я пришла к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому в данном учреждении рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

Также я пришла к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями МБОУ «Охтеурская ОСШ», и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

Целью моей работы являлось рассмотрение, изучение и анализ документооборота, его потоков и этапов в МБОУ «Охтеурская ОСШ». Документы, поступающие в организацию, проходят все этапы установленные руководителем учреждения. Прием и обработка входящих, отправка исходящих, контроль за внутренними документами и передача документов производится непосредственно делопроизводителем.

В целом, документооборот в МБОУ «Охтеурская ОСШ» организован достаточно хорошо. Учреждение медленно переходит от традиционного документооборота к электронному. Есть небольшие замечания по ведению учета документооборота. Не вся документация занесена в компьютер (имеются документы, сохраненные в единственном экземпляре на бумажных носителях, но не занесенные в компьютерную базу). Регистрация документов ведется в журналах только на бумажных носителях.

Список литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998.

2. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

3. Федеральный закон от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи №1-ФЗ (принят Государственной Думой Федерального собрания РФ 13.12.2001) // Энциклопедия законодательства [Электронный ресурс]: для студентов, аспирантов и преподавателей юрид. и экон. специальностей / Компания «Гарант».- Спецвып. справ, правовой системы Гарант. Регион, вып.9: Зима, 2005.- Электрон, дан.- М: Гарант-Сервис.- (Гарант студент).- 1 электрон, опт.диск (CD-ROM)

4. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»

5. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти от 19.01.2005 №30

6. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти от 28.07.2005 №425

7. Постановление Правительства РФ от15.04.2005 №221 правила оказания услуг почтовой связи.

8. Белов, А.Н., Белов, А.А. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие. - М.: ЭКСМО, 2008. - 423 с.

9. Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова. Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. М.: МЦЭФР, 2006. - 560 с.

10. Делопроизводство: образцы. Документы. Организация и технология работы.120 документов. - 2-е изд., перераб. и доп. /В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева.- М.: ТК Велби, Изд-во проспект, 2005. - 456 с.

11. Демин, Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. / Ю.М. Демин . - 3-е изд., доп. и перераб . - СПб. : Питер, 2009.

12. Дубровин, С.И. Обычный и технический документооборот на промышленных предприятиях// Делопроизводство. - 2010. - № 3. - С. 22-27.

13. Жеребенкова, А.В. Документооборот на предприятии / А.В.Жеребенкова. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Вершина, 2005. - 384 с.

14. Зезюлина, М. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина // Секретарское дело. - 2009. - № 2.

15. Зиновьева, Н.Б. Документоведение / Н.Б. Зиновьева,- М.: ИПО Профиздат, 2001 -208 с.

16. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство/ М.В. Кирсанова, -М.: ИНФРА-М,2008.-267 с.

17. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности /Н.П. Крюкова, -М.: ИНФРА-М,2008.-304 с.

18. Крылова, И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие.- СПб.: Бизнес-пресса, 2005, 240 с.

19. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) :5-е издание испр. и допол.- М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. - 528 с.

20. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: Учебник /Под ред. проф. В.А.Кудряева. -2-е изд., перераб. и доп. - М.:ИНФРА-М,2002.-592 с.

21. Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство. - М.: «Издательство А- ПРИОР», 2007. -174 с.

22. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия.- СПб.: Питер, 2006. - 160 с.

23. Кушнаренко, Н.Н.Документоведение: Учебник. -3-е изд., стер.- К.:О-во «Знання». КОО.2001. - 460 с.

24. Кочеткова, П.И. Автоматизированная система документооборота и делопроизводства/ П.И. Кочеткова // Делопроизводство. - 2006. - № 3. - С. 62.

Размещено на Allbest.ru