Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Организация системы документооборота на предприятии ООО «МТУ «Телеком-С»

1. Описание предприятия

1.1 Общие сведения о предприятии ООО «МТУ «Телеком-С»

Общество с ограниченной ответственностью «Монтажно-технологическое управление «Телеком-С» (ООО «МТУ «Телеком-С») было создано в октябре 1995г. на базе подразделений Монтажно-технологического Управления «Контур», Центрального Научно-производственного Объединения «Каскад». Специалисты управления выполняют работы по прокладке и монтажу линий связи, станционной аппаратуры, систем автоматического управления -- на объектах Министерства обороны и гражданских организаций. По сложившейся традиции специалисты ООО «МТУ «Телеком-С» выполняют работы, в интересах правительства Ставропольского края, силовых ведомств и государственных учреждений, расположенных на территории края, Северо-Кавказского и Южного Федеральных округов, крупных Федеральных негосударственных коммерческих организаций и предприятий жилищного строительства, операторов мобильной и фиксированной связи на территории РФ.

Компания выполняет весь комплекс основных и сопутствующих работ необходимых для начала и завершения строительства линий связи под ключ, такие как оформление землеустроительных дел, разработка проектов, оформления прав собственности на построенные линии, в соответствии с действующим Законодательством и нормативными документами.

ООО «МТУ «Телеком-С» выполняет работы в соответствии с имеющимися лицензиями и свидетельствами о допуске. На предприятии разработана и внедрена система менеджмента качества в соответствии с требованиями международного стандарта ISO 9001:2008 с признанием на Международном аккредитационном форуме (The International Accreditional Forum, Inc(IAF)),что подтверждено соответствующим сертификатом «Русского Регистра», так же на предприятии имеется сертификат Международной Сети Сертификации IQ Net, который позволяет, при необходимости, на его основании получить сертификат соответствия в одной из стран-участников без дополнительных проверок

ООО «МТУ «Телеком-С» имеет собственную базу общей площадью 14794 кв.м., на которой находится:

1. административное здание, площадью 360 кв.м.,

2. административно -- бытовой корпус, общей площадью 680 кв.м.;

3. гаражи и ремонтно-механические мастерские, площадью 1050 кв.м.;

4. складские помещения: 3 ангара площадью 780 кв.м.;

5. площадки для стоянки техники и хранения материалов.

Численность постоянно работающих сотрудников в настоящее время составляет 430 человек. ООО «МТУ «Телеком-С» имеет собственный машинотракторный парк в количестве 286 единиц техники в составе: легковые, грузовые, технологические автомобили, строительная техника

1.2 Основные направления деятельности ООО «МТУ «Телеком-С»

Предприятие ОАО «РОСТСТРОЙ» обеспечивает:

1. Строительство и монтаж магистральных, зоновых и распределительных волоконно-оптических линий связи

С 1997 года компания осуществляет прокладку и монтаж магистральных и зоновых междугородних волоконно-оптических линий связи с использованием передвижных механизированных колонн.

В настоящее время ООО МТУ «Телеком-С» располагает современным собственным машинотракторным парком в количестве 286 единиц техники в составе: легковые, грузовые, технологические автомобили, строительная техника, установки горизонтально-направленного бурения, специальная техника для производства работ в скальных грунтах и стесненных условиях -- производства ЧТЗ, Bobcat, JCB, Terex, а та же лаборатории измерений оптических кабелей с необходимым монтажным и измерительным

2. Техническое обслуживание магистральных, зоновых и городских волоконно-оптических линий связи С 2005 года в составе ООО МТУ «Телеком-С» был создан отдел эксплуатации.

В задачи отдела вошли - проведение технического обслуживания волоконно-оптических линий связи, обеспечение сохранности кабельных линий связи, обеспечение бесперебойной и надежной работы линий связи, а так же проведение мероприятия по охранно-предупредительной работе.

Все мероприятия проводимые по охране и обеспечению безопасности ВОЛС осуществляются согласно «Правил технической эксплуатации линейно-кабельных сооружений», «Правил охраны линий и сооружений связи РФ утвержденных постановлением Правительства РФ №578 от 09.06.1995 года» и условий договора с заказчиком.

3. Реализация, монтаж, пуско-наладка, ремонт, гарантийное и послегарантийное обслуживание структурированных сетей

4. Защита информации, специальные проверки и специальные исследования, аттестация объектов информатизации.

Отдел комплексных систем безопасности (ОКСБ) был создан 1997 году. Основная задача отдела -- выполнение работ по оказанию услуг в области защиты государственной тайны и конфиденциальности информации.

Отдел имеет лицензии ФСБ и ФСТЭК России, позволяющие выполнить весь комплекс работ по защите информации. Имея высокий инженерный потенциал, используя новейшую технику, обладая последними нормативно-методическими, руководящими документами, отдел способен в кратчайшие сроки и с высоким качеством осуществлять работы по проектированию, монтажу, пуско-наладке, ремонту систем безопасности любой сложности.

Основные направления деятельности отдела комплексных систем безопасности:

Контроль защищенности информации, составляющей государственную тайну, аттестация средств и систем на соответствие требованиям по защите информации

Проектирование объектов в защищенном исполнении

Проведение специальных экспертиз организаций-соискателей лицензии ФСТЭК России на оказание услуг в области защиты государственной тайны (в части технической защиты и противодействия иностранным техническим разведкам)

Разработка, реализация, установка, монтаж, наладка, испытания, ремонт, сервисное обслуживание технических средств защиты

Оказание услуг по технической защите конфиденциальной информации и персональных данных

Работы по выявлению электронных устройств, предназначенных для негласного получения информации, в помещениях и технических средствах

Техническое обслуживание (монтаж, наладка, установка, сервисное обслуживание, ремонт) информационных систем, систем и комплексов телекоммуникаций органов государственной власти Российской Федерации

Разработка защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств информационных систем.

Являясь официальным дилером ЗАО «Анна», ООО «Сейфлайн», ОАО «ИнфоТеКС», ЗАО «АЛТЭКС-СОФТ», ЗАО НПЦ Фирма «НЕЛК» и других ООО МТУ «Телеком-С» обеспечивает поставку следующего оборудования:

· Устройства защиты от утечки акустической информации

· Устройства защиты телефонных переговоров от прослушивания

· Устройства защиты от утечки информации по электросети

· Устройства защиты от утечки информации по каналам ПЭМИН

· Комплексы защиты информации компьютеров и компьютерных сетей от несанкционированного доступа

· Специальное программное обеспечение

· Антивирусные системы (партнер ЗАО «Лаборатория Касперского»)

· Техника поиска средств негласного съема информации с передачей по радиоканалу

· Комплексные устройства поиска средств негласного съема информации

· Технические системы контроля эффективности защиты на магнитных носителях

· Рентгенотелевизионные комплексы

· Металлодетекторы, детекторы боевого оружия и исполнительные механизмы взрывных устройств

· Досмотровая техника

· Дозиметры

· Приборы ночного видения и тепловизоры

· Системы радиоконтроля

· Антенно-фидерные устройства

· Анализаторы спектра, радиоприемных устройств, частотомеров

· Системы оповещения и системы контроля переговоров

Для проведения измерений параметров побочных электромагнитных излучений и наводок (ПЭМИН), создаваемых средствами ЭВТ, с целью установления возможности съема полезной информации, ОКСБ использует аппаратно -- программные комплексы «Навигатор», АРК-Д, «Сигурд-М3».

Комплексы используются для проведения специальных исследований и аттестации объектов информатизации. Применяемое сертифицированное специальное программное обеспечение разработки фирмы «НЕЛК», «Иркос» позволяет максимально автоматизировать процессы измерений, обработки их результатов, выполнения необходимых расчетов и подготовки отчетной документации по результатам выполненных исследований, повышает достоверность измерений и существенно сокращает время на оформление отчетных документов. Измерения на побочные электромагнитные излучения проводятся на аттестованной альтернативной измерительной площадке.

Для проведения работ в отделе имеется переносная рентгенотелевизионная установка РТУ-3 и стационарный рентгеновский комплекс РАП -- 160, аппаратно-программный комплекс цифровой обработки радиографических снимков «Вид-х». Отдел имеет фотолабораторию, оснащенную в соответствии с современными требованиями. В работе используются следующие программно-аппаратные комплексы: комплекс контроля ВЧ-навязывания «Вепрь», комплекс радиоконтроля «Омега, нелинейный локатор «NRmu», анализаторы спектра Advantest (26.5 Ггц), HP L1500A (1.5Ггц), Agilent (100 Гц-13,2 Ггц) , устройство анализа проводных линий «ULAN», многофункциональный поисковый прибор ST034, комплекс для проведения специальных электроакустических исследований «АИСТ», автоматизированный комплекс выявления и идентификации электронных устройств беспроводной связи «Цифра».

1.3 Структура предприятия ООО «МТУ «Телеком-С»

Организационная структура предприятия - совокупность управленческих звеньев находящихся в строгой соподчиненности взаимосвязанных и взаимодействующих между собой. Организационная структура предприятия определяет область ответственности и функциональную значимость каждого элемента входящего в состав данной структуры.

В структуре предприятия ООО «МТУ «Телеком-С» есть все отделы и службы, каждый из которых четко выполняет свою функцию, при полном взаимодействии со всеми подразделениями предприятия. И, конечно же, квалифицированные специалисты, руками которых выполняются работы. Такая структура предприятия позволяет успешно и качественно выполнять работы одновременно на нескольких объектах.

Структура строительного предприятия располагает всеми специалистами для производства общестроительных и специализированных работ.

Фирма имеет сильный инженерно-технический персонал, который способен решать сложнейшие производственные, технологические и конструкторские задачи.

В распоряжении фирмы также имеется проектный отдел. Технические решения проекта разрабатываются исходя из технологий, прогрессивных показателей расхода основных материалов и трудоемкости строительства.

1.4 Информационные потоки предприятия ООО «МТУ «Телеком-С»

Информационными потоками - называется строго определенная последовательность циклов передвижения информации на предприятии.

В основном деятельность сотрудников в сети сводится к работе с базами данных, использованием информации хранящейся на Web-сервере, работа с Интернет протоколами. В связи с этим можно дать следующую классификацию информационных потоков:

· Пакеты больших размеров - (Web Server)

· Пакеты средних размеров - (Data Base)

· Пакеты малых размеров - (POP mail, SMTP mail)

2. Анализ существующей системы документооборота

Документы, содержащие конфиденциальную информацию, обрабатываются в следующих отделах: бухгалтерия, отдел кадров, юридический одел, отдел безопасности. К ним относятся:

- бухгалтерский баланс;

- отчеты о прибылях и убытках в приложениях к балансу и налоговым декларациям;

- первичные документы (декларация по налогу на добавленную стоимость, платежные поручения, кассовые ордера, выписки банка, справки о состоянии расчетного счета, банковские гарантии и т.д.)

- сводные учетные документы;

- сведения бухгалтерских регистров;

- внутренняя отчетность;

- данные налогового и управленческого учета;

- плановые и фактические показатели финансово-хозяйственной деятельности;

- сведения о личных доходах каждого работника;

- сведения о долговых обязательствах предприятия, в том числе о размерах и условиях полученных кредитов и займов;

- механизм ценообразования (прямые издержки, накладные расходы, норма прибыли);

- результаты изучения рынка, оценка состояния и перспектив развития рыночной конъюнктуры;

- сведения о рыночной стратегии фирмы и об оригинальных методах продвижения товаров;

- проекты прайс-листов и условия предоставления скидок;

- сведения о предполагаемых закупках, о полученных заказах и об объемах взаимных поставок по долгосрочным договорам;

- сведения о предприятии как о торговом партнере;

- данные обо всех контрагентах, деловых партнерах и конкурентах предприятия, которые не содержатся в открытых источниках;

- торговые соглашения, которые по договоренности сторон считаются конфиденциальными;

- сведения о проведении, повестках дня и результатах служебных совещаний;

- сведения о подготовке и результатах переговоров с деловыми партнерами предприятия;

- состояние программного и компьютерного обеспечения фирмы;

- сведения о структуре производства, производственных мощностях, типах и размещении оборудования, запасах сырья, материалов, комплектующих изделий и готовой продукции;

- направления и объемы инвестиций;

- плановые экономические показатели;

- планы расширения или свертывания производства различных видов продукции и их технико-экономические обоснования;

- сведения о новых материалах и технологии их применения, о комплектующих изделиях, которые придают продукции новые качества;

- сведения о модернизации известных технологий, которая позволяет повысить конкурентоспособность продукции;

- сведения о целях, задачах и программах перспективных исследований;

- конструкционные характеристики создаваемых изделий и параметры разрабатываемых технологических процессов (габариты, компоненты, режимы обработки и т.п.);

- особенности конструкторско-технологических решений и дизайнерского оформления, которые могут изменить рентабельность изделий;

- условия экспериментов и характеристика оборудования, на котором они проводились.

При ознакомлении посторонних лиц с данными документами возможны следующие последствия:

- разрыв (или ухудшение) деловых отношений с партнерами;

- срыв переговоров, потеря выгодных контрактов;

- невыполнение договорных обязательств;

- необходимость проведения дополнительных рыночных исследований;

- отказ от решений, ставших неэффективными из-за огласки информации, и, как следствие, финансовые потери, связанные с новыми разработками;

- ущерб авторитету или деловой репутации фирмы;

- более жесткие условия получения кредитов;

- трудности в снабжении и приобретении оборудования и т.д.

Система документооборота на предприятии заключается в следующем.

На предприятии различают три основных потока документации:

- входящие документы, поступающие из других организаций;

- исходящие документы, отправляемые в другие организации;

- внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие на предприятие, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично».

Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем с целью распределения поступивших документов на:

- направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения.

Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер.

Документы регистрируются один раз. Регистрация внутренних документов проводится, децентрализовано по группам внутри отделов.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

К документам, содержащим конфиденциальную информацию, имеют доступ начальники отделов и их заместители. Все документы хранятся в столах у начальников отделов, передаются в другие структурные подразделения лично начальником отдела или его заместителем. Учет документов, содержащих конфиденциальную информацию, ведется вместе с учетом остальных документов. Доступ к документам в электронном виде разграничен системой доступа к файлам.

Недостатками данной системы документооборота является то, что невозможно отследить четкие маршруты прохождения документов и распределить поступающие документы по степени конфиденциальности. Конфиденциальный документ, проходя согласование, визирование у многих руководителей и во многих подразделениях, оказывается в руках большого числа посторонних людей - секретарей, заместителей, помощников руководителей, не имеющих к нему прямого отношения. Также человек, получивший доступ в кабинет начальника отдела, практически беспрепятственно может ознакомиться с конфиденциальными документами, хранящимися в столе.

Необходим комплекс административных, процедурных и программно - аппаратных мер, направленных на минимизацию утечки информации через сотрудников: сократить количество людей, допущенных к конкретной информации, до минимально необходимого, жестко разграничивать доступ к хранилищам информации, контролировать, кто получил информацию, защищать процесс ее передачи.

документооборот информационный

2.2 Разработка рекомендаций по обеспечению безопасности коммерческой тайны в системе документооборота

Недостатками системы документооборота предприятия ООО МТУ «Телеком-С» является то, что невозможно отследить четкие маршруты прохождения документов и распределить поступающие документы по степени конфиденциальности. Конфиденциальный документ, проходя согласование, визирование у многих руководителей и во многих подразделениях, оказывается в руках большого числа посторонних людей - секретарей, заместителей, помощников руководителей, не имеющих к нему прямого отношения. Также человек, получивший доступ в кабинет начальника отдела, практически беспрепятственно может ознакомиться с конфиденциальными документами, хранящимися в столе.

Необходим комплекс административных, процедурных и программно - аппаратных мер, направленных на минимизацию утечки информации через сотрудников: сократить количество людей, допущенных к конкретной информации, до минимально необходимого, жестко разграничивать доступ к хранилищам информации, контролировать, кто получил информацию, защищать процесс ее передачи.

На основании этого выработаны следующие рекомендации:

1. Создать на предприятии сектор по работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию в соответствии с пунктами разработанного положения о секторе режима работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, которое находится в приложении А.

2. Разработать «Инструкцию по обеспечению сохранности коммерческих тайн на предприятии». Разработанная инструкция находится в приложении В.

Приложения

Приложение А

ПОЛОЖЕНИЕ О СЕКТОРЕ РЕЖИМА РАБОТЫ С документами, содержащими конфиденциальную информацию

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Сектор режима является подразделением отдела режима и охраны службы безопасности и подчиняется непосредственно начальнику отдела.

1.2. В своей деятельности сектор руководствуется требованиями инструкции по режиму и охране в части режима.

2.ЗАДАЧИ

2.1. Организация пропускного и внутриобъектового режима.

2.2. Разработка разрешительной системы и обеспечение допуска сотрудников к документам, материалам и сведениям, составляющим коммерческую тайну.

2.3. Контроль за соблюдением режима допуска к сведениям и документам.

2.4. Совершенствование системы пропускного и внутриобъектового режима.

2.5. Участие в разработке перечня сведений, составляющих коммерческую тайну.

3. СТРУКТУРА

В составе сектора режима выделяются следующие штатные должности:

-- заведующий сектором режима;

-- старший инспектор по режиму -- начальник бюро пропусков;

-- инспектор по режиму;

-- инспектор по работе с персоналом, допущенным к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

4. ФУНКЦИИ

В части обеспечения режима основными функциями сектора являются разработка, осуществление основных положений системы получения разрешений на доступ к информации, являющейся коммерческой тайной, в том числе:

-- права, обязанности и ответственность сотрудников, допущенных работе с документами, содержащими коммерческую тайну;

-- схема выдачи разрешений на доступ сотрудников к сведениям, составляющим коммерческую тайну;

-- порядок доступа на совещания по вопросам, содержащим Сведения, являющиеся коммерческой тайной;

-- порядок и контроль доступа к сведениям, составляющим коммерческую тайну, представителей других фирм и государственных органов;

-- ведение, уточнение и изменение перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;

-- учет сотрудников, допущенных к работам с документами и материалами, содержащими сведения, составляющие коммерческую тайну;

-- учет и анализ нарушений режима работы с документами, содержащими коммерческую тайну, различного рода попыток несанкционированного доступа к конфиденциальным документам традиционного и автоматизированного исполнения (базы данных, персональные файлы и др.), случаев телефонных переговоров, содержащих конфиденциальную информацию;

-- организация и проведение деловых совещаний, переговоров и встреч с обсуждением вопросов, связанных с коммерческой тайной;

-- организация и обеспечение пропускного и внутриобъектового режима: выдача пропусков (постоянных, временных, разовых); порядок посещения, учет посетителей;

-- определение выделенных помещений, проведение их паспортизации, обеспечение их защиты совместно с группой инженерно-технической защиты информации.

В части работы с персоналом учитывается, что сотрудники -- главный источник утечки конфиденциальной информации. С учетом этого функции группы составляют:

-- беседы с поступающими на работу в подразделения, работа которых связана с коммерческой тайной, с целью установления их пригодности для этой работы;

-- изучение прошлой трудовой деятельности поступающего на работу;

-- оформление обязательств о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну;

-- анализ служебной осведомленности сотрудников;

-- анализ и учет трудовой удовлетворенности с целью предупреждения увольнения сотрудников, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну;

-- ведение досье на сотрудников, допущенных к документам с коммерческой тайной;

-- организация обучения сотрудников по вопросам защиты коммерческой тайны;

-- беседы с увольняющимися и оформление обязательства не разглашать коммерческие секреты.

Кроме того, сектор в тесном взаимодействии с отделом кадров:

-- разрабатывает планы комплектования кадрами;

-- оформляет прием, перевод и увольнение сотрудников, допущенных к коммерческой тайне;

-- готовит материалы для представления сотрудников к поощрениям и должностным перемещениям.

5. ПРАВА

5.1. Проводить беседы с поступающими на работу и увольняющимися и оформлять обязательства о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну.

5.2. Требовать от сотрудников и клиентов строгого выполнения установленного пропускного и внутриобъектового режима.

5.3. Проводить проверку состояния и организации работы по обеспечению режима работы с документами, составляющими коммерческую тайну.

5.4. Требовать от сотрудников письменных объяснений по фактам нарушения пропускного и внутриобъектового режима.

5.5. Возбуждать ходатайства перед руководством о привлечении к дисциплинарной ответственности лиц, допустивших нарушения режима.

5.6. Представлять к поощрениям сотрудников, добросовестно выполняющих обязанности по сохранению в тайне секретных сведений.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1. Всю полноту ответственности за выполнение задач и функций по режиму и работе с персоналом несет заведующий сектором режима.

6.2. Степень ответственности других сотрудников сектора устанавливается должностными инструкциями.

Приложение Б

Инструкция по обеспечению сохранности коммерческой тайны на предприятии

1. Общие положения.

2. Определение информации и обозначение документов, содержащих коммерческую тайну, и сроков ее действия

3. Организация работы с документами, имеющими гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".

4. Порядок сохранности документов, дел и изданий.

5. Порядок допуска к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия.

6. Контроль за выполнением требований внутри объектного режима при работе со сведениями содержащими коммерческую тайну.

7. Обязанности сотрудников предприятия, работающих со сведениями представляющими коммерческую тайну, и их ответственность за ее разглашение.

8. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

9. Положение о службе безопасности предприятия.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящая инструкция разработана в соответствии с требованиями законов РСФСР "О предприятиях и предпринимательской деятельности" и Устава предприятия. Предусматривает административные и экономические о защиты коммерческой тайны предприятия с целью предотвращения нанесения возможного экономического и морального ущерба предприятию со стороны юридических и физических лиц, вызванного их неправомерными или не осторожными действиями путем безвозмездного присвоения чужой информации или разглашения коммерческой тайны.

Под коммерческой тайной предприятия понимаются не являющиеся государственными секретами сведения, связанные с производством, технологической информацией, управлением, финансами и другой деятельностью предприятия, разглашение (передача, утечка) которых может нанести ущерб его интересам. К сведениям, составляющим коммерческую тайну, относятся несекретные сведения, предусмотренные " Перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия", утвержденным и введенным в действие приказом руководителя предприятия Коммерческая тайна предприятия является его собственностью. Если она представляет собой результат совместной деятельности с другими предприятиями, основанной на договорных началах, то коммерческая тайна может быть собственностью двух сторон, что должно найти отражение в договоре.

Под разглашением коммерческой тайны подразумевается умышленные или неосторожные действия должностных или иных физических лиц, приведшие к не вызванному служебной необходимостью или преждевременному открытому опубликованию сведений, подпадающих под категорию сведений, составляющих коммерческую тайну, а также передача подобных сведений по открытым техническим каналам связи или их обработка на некатегорированных СВТ.

Под открытым опубликованием таких сведений подразумевается их публикация в открытой печати, передача по радио и телевидению, оглашение на международных, зарубежных и открытых внутрироссийских симпозиумах, совещаниях, конференциях, съездах, при публичных вступлениях и защите диссертаций, вывоз материалов за границу или передача их в любой форме иностранным фирмам, организациям или отдельным лицам.

Необходимость открытого опубликования сведений, составляющих коммерческую тайну, их объемы, формы и время опубликования определяются руководителем предприятия с учетом заключения постоянно действующей экспертной комиссии.

Использование для открытого опубликования сведений, полученных на договорной или доверительной основе или являющихся результатом совместной деятельности, допускается только с общего согласия партнеров.

Меры по ограничению открытых публикаций коммерческой информации не могут быть использованы для сокрытия от общественности фактов злоупотреблений, расточительства, бесхозяйственности, недобросовестной конкуренции и других негативных явлений в деятельности предприятия. При определении сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну необходимо руководствоваться Постановлением правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. N 35.

Передача информации сторонним организациям, с которыми предприятие не связано прямыми служебными контактами, должна регулироваться, как правило, договорными отношениями, предусматривающими обязательства и ответственность пользователей, включая возмещение материальных затрат за предоставление информации и компенсацию за нарушение договорных обязательств.

Предоставление коммерческой информации представителям служебных, ревизионных, фискальных и следственных органов, народным депутатам, органам печати, радио, телевидения и т.п. регулируется соответствующими положениями.

Тиражированные документы и издания с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" ("КТ") рассматриваются как материалы, содержащие сведения ограниченного распространения.

Защита коммерческой тайны предусматривает:

порядок определения информации, содержащей коммерческую тайну, и сроков ее действия

систему допуска сотрудников предприятия, частных и командированных лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия

обязанности лиц, допущенных к таким сведениям

порядок работы с документами, имеющими гриф "КТ"

обеспечение сохранности документов, дел и изданий с грифом "КТ"

принципы организации и проведения контроля за обеспечением установленного порядка при работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну

ответственность за разглашение сведений и утрату документов, содержащих коммерческую тайну.

Ответственность за организацию работы с материалами, имеющими гриф "КТ", разработку и осуществление необходимых мер по сохранности коммерческой тайны руководитель предприятия возлагает на ответственных руководителей направлений и структурных подразделений

Контроль за осуществлением мер, обеспечивающих сохранность коммерческой тайны, возлагается на службу безопасности предприятия которая силами:

Первого отдела - контролирует, а в необходимых случаях обеспечивает учет, размножения и хранения документов, дел и изданий с грифом коммерческая тайна".

Подразделений режима - контролирует, а в необходимых случаях через уполномоченных служб безопасности обеспечивает сохранность коммерческой тайны путем максимального ограничения круга лиц, допущенных к коммерческой тайне предприятия, выполнение требований при обработке информации с грифом "КТ" на защищенных СВТ, а также требований по конфиденциальности конкретной информации, внесенных в договора со сторонними предприятиями - партнерами.

2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ И ОБОЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ, И СРОКОВ ЕЕ ДЕЙСТВИЯ.

Необходимость проставления грифа "Коммерческая тайна" ("КТ") определяется в соответствии с Перечнем, указанным в п.1.2 настоящей Инструкции: при работе с документом-исполнителем и лицом, подписывающим документ, при работе с изданием-автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати.

На документах, делах и изданиях, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, проставляется гриф "Коммерческая тайна" ("КТ"), а на документах и изданиях, кроме того, - номера экземпляров. Гриф и номера экземпляров, проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. На обратной стороне последнего листа каждого экземпляра печатается разметка, в которой указывается: количество отпечатанных экземпляров, номер, фамилия исполнителя и его телефон, дата, фамилия машинистки и срок действия коммерческой тайны (регистрационный номер проставляется на каждом листе документа).

Срок действия коммерческой тайны, содержащейся в документе, определяется в каждом конкретном случае исполнителем или лицом, подписавшем документ, в виде конкретной даты или в виде пометок: "до заключения контракта", "бессрочно" и т.п.

Основанием для снятия грифа "Коммерческая тайна" является решение постоянно действующей экспертной комиссии, оформляемым актом, утвержденным руководителем предприятия. К работе комиссии привлекаются представители заинтересованных структурных подразделений. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив предприятия, а на деле постоянного хранения в государственных архив.

Гриф "КТ" после оформления его снятия (п. 2.4) погашается штампом или записью о руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, ИМЕЮЩИМИ ГРИФ "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" ("КТ")

Документы, имеющие гриф "КТ", подлежат обязательной регистрации в подразделении делопроизводства службы безопасности (в Первом отделе ) или в общем делопроизводстве производственного подразделения уполномоченным службы безопасности. Эти документы должны иметь реквизиты, предусмотренные п.2.2 и гриф "КТ" (или полностью "Коммерческая тайна").

Права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию могут оговариваться дополнительно в тексте документа и его реквизитах.

Отсутствие грифа "КТ" и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и лицо, подписавшее или утвердившее документ, предусмотрели возможные последствия от свободной рассылки и несут за это ответственность.

Вся поступающая корреспонденция, имеющая гриф "КТ" ( или другие соответствующие этому понятию грифы, например, "секрет предприятия, "тайна предприятия" и др.) принимается и вскрывается сотрудниками предприятия, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. При обнаружении отсутствия в конвертах (пакетах) указанных документов составляется акт в 2-х экземплярах: один экземпляр акта направляется отправителю.

Все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом "КТ" подлежат регистрации и учитываются по количеству листов, а издания - поэкземплярно.

Учет документов и изданий с грифом "КТ" ведется в журналах или карточках отдельно от учета другой служебной несекретной документации. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Документы, которые не подшиваются в дела, учитываются в журнале инвентарного учета.

Движение документов и изданий с грифом "КТ" своевременно отражается в журналах или карточках.

На зарегистрированном документе с грифом "КТ" ( или на сопроводительном листе к изданиям с грифом "КТ") должен быть проставлен штамп с указанием наименования предприятия, регистрационный номер документа и дата его поступления.

Издания с грифом "КТ" регистрируются в журнале учета и распределения изданий.

Отпечатанные и подписанные документы вместе с их черновиками передаются для регистрации сотруднику подразделения делопроизводства службы безопасности, осуществляющему их учет. Черновики уничтожаются исполнителем и этим сотрудником, что подтверждается росписью указанных лиц в журнале или на карточках учета. При этом проставляется дата и подпись.

Размножение документов и изданий с грифом "КТ" в типографиях и других множительных участках производится с разрешения и под контролем специально назначенных сотрудников службы безопасности по заказам, подписанным руководителем предприятия.

Размноженные документы "КТ" (копии, тираж) должны быть полистно подобраны, пронумерованы поэкземплярно и, при необходимости, сброшюрованы (сшиты). Нумерация дополнительно размноженных экземпляров, производится от последнего номера, ранее учтенных экземпляров этого документа.

Перед размножением на последнем листе оригинала ( подлинника) проставляется запись: " Регистрационный номер ________. Дополнительно размножено _____ экз., на _____ листах текста. Наряд N ___ от _____. Подпись ( " исполнитель заказа ) ". Одновременно делается отметка об этом в соответствующих журналах и карточках учета.

Рассылка документов и изданий с грифом "КТ" производиться на основании подписанных руководителем структурного подразделения разнарядок с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

Пересылка пакетов с грифом "КТ" может осуществляться через органы спецсвязи или фельдсвязи.

Документы с грифом "КТ" после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается специальной номенклатурой дел, в которую в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом "КТ".

Снятия рукописных, машинописных, микро - и фотокопий, электрографических и др. копий, а также производство выписок из документов и изданий с грифом "КТ" сотрудниками предприятия производится по разрешению руководителя предприятия и подразделений.

Обработка информации с грифом "КТ" производится на учетных СВТ, которые имеют категорию не ниже 4-Б.

4. ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И ИЗДАНИЙ

Все имеющие гриф "КТ" документы, дела и издания должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Помещения должны отвечать требованиям внутри объектного режима, обеспечивающего физическую сохранность находящейся в них документации.

Дела с грифом "КТ", выдаваемые исполнителю, подлежат возврату в подразделение делопроизводства службы безопасности (СБ) в тот же день. При необходимости, с разрешения начальника подразделения делопроизводства СБ или уполномоченного СБ они могут находиться у исполнителя в течении срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

С документацией с грифом "КТ" разрешается работать только в служебных помещениях. Для работы вне служебных помещений необходимо разрешение руководителя предприятия или структурного подразделения.

Документы, дела и издания с грифом "КТ" могут передаваться другим сотрудникам, допущенным к этим документам, только через делопроизводство СБ или уполномоченного СБ.

Изъятия из дел или перемещение документов с грифом "КТ" из одного дела в другое без санкции руководителя делопроизводства СБ или уполномоченного СБ, осуществляющего их учет, запрещается.

Смена сотрудников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с грифом "КТ", оформляется распоряжением начальника подразделения. При этом составляется по произвольной форме акт приема-передачи этих материалов, утверждаемый указанным руководителем.

Уничтожение документов "КТ" производится комиссией в составе не менее трех человек с составлением акта.

Печатание документов "КТ" разрешается в машинописном бюро или непосредственно в подразделениях. Для учета отпечатанных документов ведется специальный журнал.

5. ПОРЯДОК ДОПУСКА К СВЕДЕНИЯМ, СОСТАВЛЯЮЩИМ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ ПРЕДПРИЯТИЯ

Допуск сотрудников к сведениям, составляющим коммерческую тайну, осуществляется руководителем предприятия или руководителями его структурных подразделений.

Руководители подразделений и службы безопасности обязаны обеспечить систематический контроль за допуском к этим сведениям только тех лиц, которым они необходимы для выполнения служебных обязанностей.

К сведениям, составляющим коммерческую тайну, допускаются лица, личные и деловые качества которых обеспечивают их способность хранить коммерческую тайну, и только после оформления в службе безопасности письменного обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Допуск сотрудников к работе с делами "КТ" осуществляется согласно оформленному не внутренней стороне обложки дела или на отдельном листе списку за подписью руководителя предприятия структурного подразделения, а к документам - в соответствии с указаниями, содержащимися в резолюциях руководителей предприятия и подразделений.

Представители сторонних организаций и частные лица могут быть допущены к ознакомлению и работе с документами и изданиями с грифом "КТ" с письменного разрешения руководителей предприятия или подразделений, в ведении которых находятся эти материалы.

Выписки из документов и изданий, содержащих сведения с грифом "КТ", производятся в блокнотах ( или тетрадях ), которые имеют такой же гриф. После окончания работы они высылаются в адрес той организации, которая будет указана данным представителем.

Выдача дел и изданий с грифом "КТ" исполнителям и прием от них производится под расписку в "Карточке учета выдаваемых дел и изданий."

Дела и издания непосредственно представителям сторонних организаций и частным лицам не выдаются. При необходимости с их содержанием они ознакомятся только с разрешения руководителя предприятия через уполномоченного службы безопасности или представителя заинтересованного подразделения.

6. КОНТРОЛЬ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ ТРЕБОВАНИЙ ВНУТРИ ОБЪЕКТНОГО РЕЖИМА ПРИ РАБОТЕ СО СВЕДЕНИЯМИ СОДЕРЖАЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ.

Под внутри объектовым режимом при работе с коммерческой тайной подразумевается соблюдение условий работы, исключающих возможность утечки информации о сведениях, содержащих коммерческую тайну.

Контроль за соблюдением указанного режима осуществляется в целях изучения и оценки состояния сохранности коммерческой тайны, выявления и установления причин недостатков, и выработки предложений по их устранению.

Контроль за обеспечением режима при работе со сведениями, содержащими коммерческую тайну, осуществляют служба безопасности предприятия и руководитель структурного подразделения путем текущих и плановых проверок.

При проведении проверок создается комиссия, которая комплектуется из опытных и квалифицированных работников в составе не менее двух человек, допущенных к работе с материалами "КТ".

Участие в проверке не должно приводить к необоснованному увеличению осведомленности в этих сведениях.

Плановые проверки проводятся не реже одного раза в год комиссиями на основании приказа или распоряжения руководителя предприятия (подразделения).

Проверяющие имеют право знакомиться со всеми документами, журналами (карточками) и другими материалами, имеющими отношение к проверяемым вопросам, а также проводить беседы, консультироваться со специалистами и исполнителями, требовать представления письменных объяснений, справок и отчетов по всем вопросам, входящим в компетенцию комиссии.

При проверках присутствует руководитель структурного подразделения или его заместитель.

По результатам проверок составляется акт или справка с отражением в нем наличия документов, состояния работы с материалами "КТ", выявленных недостатков и предложений по их устранению. Акт утверждается руководителем предприятия (подразделения).

При выявлении случаев утраты документов или разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну, ставятся в известность руководитель предприятия и его заместитель (помощник) по безопасности. Для расследования указанных случаев приказом руководителя предприятия создается комиссия, которая:

определяет соответствие содержания утраченного документа проставленному грифу "КТ" и

выявляет обстоятельства утраты (разглашения). По результатам работы комиссии составляется акт.

7. ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ РАБОТАЮЩИХ СО СВЕДЕНИЯМИ, ПРЕДСТАВЛЯЮЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ, И ИХ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ЕЕ РАЗГЛАШЕНИЕ.

Сотрудники предприятия, допущенные к сведениям, составляющим коммерческую тайну, несут ответственность за точное выполнение требований, предъявляемых к ним в целях обеспечения сохранности указанных сведений.

До получения доступа к работе, связанной с коммерческой тайной, им необходимо изучить настоящую инструкцию и дать в службе безопасности письменное обязательство о сохранении коммерческой тайны.

Сотрудники предприятия, допущенные к коммерческой тайне должны:

Строго хранить коммерческую тайну. О ставших им известной утечке сведений, составляющих коммерческую тайну, а также об утрате документов с грифом "КТ", сообщать непосредственному руководителю и в службу безопасности.

Предъявлять для проверки по требованию представителей службы безопасности все числящиеся документы с грифом "КТ", а в случае нарушения установленных правил работы с ними представлять соответствующие объяснения.

Знакомиться только с теми документами и выполнять только те работы, к которым они допущены.

Строго соблюдать правила пользования документами, имеющими гриф "КТ". Не допускать их необоснованной рассылки.

Все полученные в делопроизводстве службы безопасности или у ее уполномоченного документы с указанным грифом немедленно вносить во внутреннюю опись документов (форма 55), а которой отводится специальный раздел по учету "КТ".

Исполненные входящие документы, а также документы, предназначенные для рассылки, подшивки в дело или уничтожения сдавать в делопроизводство службы безопасности или уполномоченному службы безопасности.

Выполнять требования внутри объектного режима: исключающие возможность ознакомления с документами "КТ" посторонних лиц, включая и своих сотрудников, не имеющих к указанным документам прямого отношения.

При ведении деловых переговоров с представителями сторонних организаций или частными лицами ограничиваться выдачей минимальной информации, действительно необходимой для их успешного завершения.

Исключить использование ставшей известной коммерческой тайны предприятия в свою личную пользу, а также деятельность, которая может быть использована конкурентами в ущерб предприятию - владельцу данной коммерческой тайны.

Ответственность за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, и утрату документов или изделий, содержащих такие сведения устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

При этом подразумевается:

Под разглашением сведений, составляющих коммерческую тайну - предание огласке сведений лицом, которому эти сведения были доверены по службе, работе или стали известны иным путем, в результате чего они

стали достоянием посторонних лиц.

Под утратой документов или изделий (предметов), содержащих сведения, относящиеся к коммерческой тайне, - выход ( в том числе и временный) документов или изделий из владения ответственного за их сохранность лица, которому они были доверены по службе или работе, являющийся результатом нарушения установленных правил обращения с ними, вследствие чего эти документы или изделия стали либо могли стать достоянием посторонних лиц.

8. ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ, СОСТАВЛЯЮЩИХ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ ПРЕДПРИЯТИЯ.

Общие положения

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, составлен в соответствии с требованиями закона РСФСР " О предприятиях и предпринимательской деятельности" и Устава предприятия.

В настоящем перечне предусматриваются категории не секретных сведений, связанных с научно-исследовательской и производственно-технической деятельностью предприятия, разглашение которых может нанести материальный, моральный или иной ущерб интересам предприятия.

При простановке грифа " Коммерческая тайна" ("КТ") основное внимание должно быть уделено обеспечению сохранности действительно важной для предприятия коммерческой информации и вместе с тем созданию условий для более широкого использования новейших достижений науки и техники.

В этих же целях Перечнем устанавливается ориентировочный срок действия грифа "КТ".

Сведения, указанные в настоящем Перечне, не подлежат передаче или разглашению другим предприятиям и частным лицам без разрешения руководителя предприятия.

Гриф "КТ" проставляется конкретным исполнителем и руководителем подразделения, которые несут ответственность за правильность определения объема сведений, составляющих коммерческую тайну. При этом они должны руководствоваться настоящим Перечнем, а также Перечнем сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну.

Гриф "КТ" печатается в правом верхнем углу титульного листа каждого экземпляра. Ниже печатается экз. N. На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра печатаются данные: количество отпечатанных экземпляров,

Регистрационный номер, фамилия исполнителя, его телефон, дата, фамилия машинистки.

Перечень категорий сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, разработан в соответствии с требованиями Закона РСФСР " О предприятиях и предпринимательской деятельности и Устава предприятия"

В настоящем перечне указываются категории несекретных сведений, связанных с экономической, производственной, научно-технической, валютно-финансовой и внешнеэкономической деятельностью предприятия, разглашение которых может нанести материальный, моральный или иной ущерб интересам предприятия.

Сведения, предусмотренные в настоящем Перечне, не подлежат передаче или разглашению другим предприятиям, организациям и частным лицам без разрешения руководителя предприятия.

Конкретные исполнители и руководители подразделений несут ответственность за правильность определения объема сведений, составляющих коммерческую тайну. При этом они должны руководствоваться Настоящим Перечнем, а также Перечнем сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, введенным в действие Постановлением правительства РСФСР от 5 декабря 1991 года N 35.

Срок действия коммерческой тайны предприятия определяется в каждом конкретном случае.

Понятия "Коммерческая тайна" основывается на конфиденциальности сведений, Отношений, переписки, переговоров между сторонами сделки и затрагивает только интересы предприятия.

2. ПЕРЕЧЕНЬ КАТЕГОРИЙ СВЕДЕНИЙ, СОСТАВЛЯЮЩИХ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ ПРЕДПРИЯТИЯ

Научно-техническая деятельность

Материалы об открытиях и изобретениях, сделанных на предприятии и имеющих крупное научное значение.

Конкретные сведения о контрагентах и исполнителях НИР и ОКР, выполняемых ими работах, их полные названия и принадлежность.

Сведения о схемно-конструктивных решениях разрабатываемого изделия, придающих ему новые потребительские свойства, изменяющие стоимостные показатели.

Сведения по научно-техническим вопросам, касающиеся деятельности иностранных фирм, которыми конфиденциально располагает предприятия.

Информация о потенциальных заказчиках НИР и ОКР.

Экономика и производство

Полные плановые или отчетные данные о вводе в действие основных фондов, об объемах капитальных вложений или строительно-монтажных работ.

Направления и объемы инвестиций.

Плановые экономические показатели, в том числе планируемая прибыль.

Объемы сбыта и варианты реализации продукции на экспорт.

Уровень качества, организация работ по качеству, состояние работ по сертификации продукции, внедрение международных стандартов серии ИСО 9000.