Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами

1.1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

1.2 Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами

1.3 Нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами

2. Методические приемы аудита расчетов с подотчетными лицами

2.1 Подготовительный этап до начала проверки

2.2 Проверка расчетов с подотчетными лицами

2.3 Порядок получения аудиторских доказательств

3. Обобщение результатов аудиторской проверки

3.1 Типичные ошибки при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

3.2 Оформление результатов аудита

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

На эти и другие типичные вопросы, связанные с командировочными расходами, будут даны ответы в рамках этой работы.

Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избегания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования данной работы является процесс проведения аудиторской проверки на предприятии в современных условиях. Предметом изучения является политика предприятия по организации и ведению учета расчетов с подотчетными лицами.

Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели - рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами и определить его роль в деятельности организации.

Сформулированная цель предполагает решение следующих задач:

- дать понятие аудита расчетов с подотчетными лицами;

- изучить состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами;

- определить нормативные и законодательные документы, регламентирующие объект проверки;

- рассмотреть подготовительный этап до начала проверки ;

- рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами;

- определить порядок получения аудиторских доказательств;

- проанализировать полученный материал и сделать выводы.

Поскольку расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. В тоже время сами операции весьма однообразны, а методы и процедуры проверки просты. Будут рассмотрены типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

Теоретической и методологической основой работы послужили труды таких авторов, как Подольский В.И., Налетова И.А., Шеремет А.Д., Барышников Н.П.

В работе использованы материалы периодической печати и ресурсы интернета.

1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами

1.1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет.

С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности. Выдача денег под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется только расходными кассовыми ордерами.

Деньги под отчет могут получить только сотрудники данной организации, состоящие с ней в трудовых отношениях, уполномоченные руководителем на право совершать хозяйственные, административные, представительские и другие расходы, а также сотрудники, направляемые по распоряжению руководства данной организации в служебные командировки. В организации создается приказ руководителя (о порядке выдачи подотчетных сумм на операционно-хозяйственные и командировочные расходы), в котором определяется круг лиц, имеющих право на получение денежных средств, размер подотчетных сумм и сроки сдачи отчетов.

В командировку может быть отправлен только штатный работник организации, с которым заключен договор. Не могут быть отправлены в командировку беременные женщины и работники младше 18 лет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы (суммы), выдаваемые подотчетным лицам из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также расходы по командировкам. Неизрасходованные подотчетные суммы должны быть возвращены в кассу одновременно с предоставлением в бухгалтерию авансового отчета.

Подотчетные лица обязаны представлять в установленные сроки авансовые отчеты об использование подотчетных сумм.

Авансовый отчет - это документ унифицированной формы (утвержденный Госкомстатом РФ), составляемый и предоставляемый в бухгалтерию предприятия подотчетными лицами. В нем указывается полученная подотчет сумма (в рублях и/или валюте), фактически произведенные расходы, остаток неизрасходованных сумм или перерасход. К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы на расход подотчетных сумм: командировочное удостоверение, отчет по командировке, квитанции, счета и другие документы на оплату услуг, материалов и других платежей. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию под расписку, проверяется бухгалтером на комплектность, утверждается руководителем и служит основанием для списания израсходованных подотчетных сумм или возмещение перерасхода.

В авансовом отчете в строке «назначение аванса» указывается один из вариантов (командировочные расходы, на приобретение ГСМ, на хозяйственные операции, на закупку ТМЦ, на оплату услуг, на операционные расходы и др.). Виды хозяйственных и административных расходов, на которые сотрудники предприятия получают деньги под отчет, должны быть предусмотрены в утвержденной смете расходов, которая составляется на год и утверждается на собрании учредителей (акционеров), совете директоров.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Неиспользованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее трех дней по истечении срока, на который они были выданы, либо немедленно после утверждения авансового отчета руководителем. Деньги в новый подотчет выдаются только при условии полного расчета по предыдущей подотчетной сумме. Запрещено выдавать наличные деньги, выданные под отчет, напрямую от одного лица другому лицу.

Если подотчетные суммы по истечении трех дней, после установленной для отчета даты, не сданы в кассу или по ним не предъявлен отчет, они включаются в облагаемый подоходным налогом совокупный доход работника. Если подотчетные суммы были выданы без установления срока их возврата и на момент проверки такие суммы отражены по Дт сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами», оснований для включения в облагаемый доход не имеется. По окончании года, если эта сумма будет необоснованно списана с подотчетного лица без документов, подтверждающих произведенные расходы, она подлежит включению в совокупный доход с обложением подоходным налогом на общих основаниях.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника.

1.2 Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами

подотчетный аудиторский бухгалтерский учет

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок -- это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно многочислен и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д., и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

- авансовый отчет;

- приказы о направлении сотрудников в командировки;

- командировочные удостоверения;

- копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- сметы представительских расходов;

- приказы об утверждении смет представительских расходов;

- оправдательные первичные документы.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

- бухгалтерский баланс (строка - прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев;

- отчет о движении денежных средств;

- журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

- главная книга;

- иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

К оправдательным документам по расходованию подотчетных сумм можно отнести:

- документы, подтверждающие факт получения ТМЦ с указанием наименований полученных ценностей (товарные чеки, накладные, счета-фактуры, квитанции и т.п.). При приобретении ТМЦ за наличные деньги к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие их приобретение (чеки и копии чеков из магазинов, квитанции от ПКО и накладные оптовых организаций, фактуры складов) и документы, подтверждающие их оприходование на склад.

- документы, подтверждающие факт оплаты полученных ТМЦ с указанием стоимости покупки (квитанции к ПКО, чеки ККМ, документы, приравненные с бланком строгой отчетности, командировочное удостоверение, чек АЗС, копия чека магазина, накладная, квитанция на оплату услуг).

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 -- комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это значит, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получение денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

1.3 Нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета организации должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определенным правилам.

Существует целый свод правил, по которым ведется бухгалтерский учет. И отступление от этих правил ведет к серьезным ошибкам в бухгалтерской и налоговой отчетности, в определении финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны материально-ответственных лиц.

К основным документам, регламентирующим расчеты с подотчетными лицами, относятся:

1. Федеральный закон от 21 ноября 1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" - содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9), разъясняет назначение регистров (статья 10).

2. Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.98 г. № 146-ФЗ (Принят ГД ФС РФ 16.07.98 г.)

3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30. 12.2001 г. № 197 - ФЗ, (Принят ГД ФС РФ 21.12.2008), - предусматривает оформление трудового договора, необходимые документы для отправки в командировку работника, а также их оформление.

4. ПБУ 3/2006 - Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" утверждено приказом Минфина РФ от 25.12.2007 N 147н - Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.

5. План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Минфином РФ от 31.10.2000г. №94н (с изменениями и дополнениями) и Инструкция по его применению - правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенных в срок.

6. Приказ Министерства финансов РФ № 49н от 6 июля 2001г. «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации» (редакция № 91н от 9 ноября 2011г.)

7. Приказ Министерства финансов №15н от 4 марта 2002г. «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» (с изменениями от 2 августа 2004 г.)

8. Письмо Минтруда РФ и Минфина РФ от 17 мая 1996 г. N 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу».

9. Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

10. Инструкция Государственной налоговой службы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) По применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц" -- в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.

11. Постановление Правительства Российской Федерации от 23.09.2002 г. № 696 (ред. от 22.12.2011) «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», на основании этих правил аудитор разрабатывает программу аудита, в том числе программу аудита расчетов с подотчетными лицами.

12. Положение Банка России от 12 октября 2011 г. N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" - содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины.

Таким образом, основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов.

2. Методические приемы аудита расчетов с подотчетными лицами

2.1 Подготовительный этап до начала проверки

Для принятия обоснованного решения необходимо целенаправленно и, по возможности, оперативно ознакомиться с вероятным клиентом. Прежде всего, необходимо ознакомиться с учредительными документами, в которых оговорены виды деятельности предприятия, причем очень часто предусматривается достаточно широкий спектр разнородных видов хозяйственной и коммерческой деятельности. Можно предположить, что в этом случае персонал бухгалтерии клиента, будучи недостаточно подготовленным в области учета разнородной деятельности, допустит значительное количество ошибок и нарушений. Вероятно, в результате этого обстоятельства осложнится проверка, увеличатся время на ее проведение и оплата.

Для качественного выполнения проверки в установленные сроки аудиторской организации необходимо составить продуманный план предстоящих работ:

- установить объем проверяемой информации, время проведения проверки, а также величину и состав группы аудиторов, привлекаемых для проверки;

- определить перечень аудиторских процедур и методику их применения;

- определить состав информации, которую клиент должен предоставить для установления возможности применения выборочных методов контроля.

Подготовительная деятельность до начала проверки предполагает получение аудитором материалов заседаний акционеров и отчетности по хозяйственной деятельности, выяснение направления и масштаба работы, проведение беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получение необходимой информации от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.

В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени деловой безупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее.

После принятия решения о проведение аудиторской проверки, перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник, приведенный в Приложении 1.

По результатам проведенного опроса у аудитора должно сложиться определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2. В нарушение пункта 11 «Порядка ведения кассовых операций в РФ» лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы.

3. Приказы о направлении работников в командировку не оформляются, при этом следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.

4. В нарушение главы 23 (ст.217) и главы 24 (ст.238) НК РФ суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются налогом на доходы физических лиц. Кроме того, со сверхнормативных суточных необходимо начислить взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования.

5. В нарушение Главы 21 Налогового Кодекса РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

6. В нарушение «Порядка ведения кассовых операций в РФ» выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые

7. В нарушение Главы 25 НК РФ «О налоге на прибыль организаций» и Главы 21 НК РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод - о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен.

Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:

- если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности ст. «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;

- если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик (например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится), то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Федеральному закону «О бухгалтерском учете».

В общем случае по результатам опроса, у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

2.2 Проверка расчетов с подотчетными лицами

Порядок проведения проверки расчетов с подотчетными лицами, как нам представляется, включает ряд последовательных этапов:

1. Проверка расходов на командировки.

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке расчетов с командированными лицами.

Нормы суточных утверждены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией". Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения. Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не оплачиваются. Расходы по бронированию жилого помещения возмещаются работникам в порядке и размерах определенных коллективным договором или локальным нормативным актом. Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 НК РФ).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

· стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

· оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

· оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

· стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

· сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 НК РФ).

2. Проверка представительских расходов.

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке отнесения расходов, к представительским.

Порядок отнесения представительских расходов на расходы организации при исчислении налога на прибыль установлен пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Представительские расходы организации согласно указанной статье квалифицируются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

К расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).

К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Анализ приведенных нормативных положений позволяет выделить несколько основных признаков, квалифицирующих определенные расходы организации как представительские:

· данные расходы должны быть связаны с официальным приемом или обслуживанием представителей других организаций (участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика);

· указанные лица должны прибыть для ведения переговоров (участия в заседании руководящего органа налогоплательщика);

· цель переговоров - установление или поддержание сотрудничества (в частности, заключение контракта, предварительного договора и т.п.) либо решение определенных вопросов организации;

· представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения переговоров (заседания совета директоров или иного руководящего органа налогоплательщика).

К представительским относятся расходы (п. 2 ст. 264 НК РФ):

· на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

· на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

· на буфетное обслуживание во время переговоров;

· на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

3. Проверка хозяйственных расходов.

Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Выдавая деньги под отчет, необходимо соблюдать условия, установленные Порядком ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка запрещает:

· выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;

· передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

Руководитель организации должен утвердить своим приказом список работников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен.

Такой срок также может (но не обязан) установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения этого срока.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации.

Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом). Это установлено указанием Центрального банка РФ от 20 июня 2007 г. N 1843-У.

2.3 Порядок получения аудиторских доказательств

Для изучения методики аудита нужно использовать приобретенные знания из методики бухгалтерского учета относительно документального оформления операций и отображение в учетных реестрах на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с расчетами предприятия, которые осуществляются через подотчетных лиц.

Сначала на проверяемом предприятии нужно ознакомиться с организацией и видами расчетов через подотчетные лица, обусловленными спецификой производственной деятельности. Как источники информации и объекты ревизии бухгалтерия предприятия подает для аудита сброшюрованные в отдельные дела по месяцам или кварталам года журналы-ордера по учету расчетов с подотчетными лицами и первичные документы к ним, а по расчетам - дополнительно журнал-ордер по учету кассовых операций и кассовую книгу.

Последовательность и основные направления аудита:

1. Проверка соблюдения правил выдачи авансов подотчетным лицам осуществляется методом нормативной проверки по датам выдачи из кассы, объемам сумм, целевому назначению.

2.Проверка целесообразности, правомерности и правильности оформления командировок отдельных работников. При этом целесообразно применять методы анализа и логической взаимосвязи производственной деятельности предприятия выполняемой работы и компетенции подотчетного лица, целевого задания и сроков командировки, фактического выполнения.

3. Контроль авансовых отчетов на полноту и достоверность документов по расходу, которые подлежат возмещению подотчетным лицам, оформления документов и авансовых отчетов.

Осуществляется визуальная проверка наличия основных реквизитов документов в соответствии с действующим законодательством о документации подобных операций.

Особенное внимание обращается на то, нет ли в них исправлений, не принадлежат ли они к фиктивным или таких, которые не могут быть основанием для возмещения расходов по командировкам.

4. Контроль обоснованности бухгалтерских записей в журнале-ордере по учету расчетов с подотчетными лицами, при отображении операций по выдаче авансов, возврат избыточных неиспользованных сумм, списания за счет соответствующих источников средств (на расходы производства, обращения или за счет других источников).

При этом контролируется правильность определения корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственной операции, отображенной в первичном документе. Особое внимание обращается на правомерность и обоснованность внесение исправлений, коррекции ошибок за прошлые периоды.

5. Заканчивая проверку операций по журналу-ордеру за месяц нужно проверить правильность обобщений (итогов оборотов за месяц), определение остатков в разрезе подотчетных лиц на конец месяца и соответствия их данным на начало месяца в журнале-ордере в следующем месяце, а также данным Главной книги относительно объемов оборотов по дебету и кредиту счета 372 и остатков.

6. Проверка состояния контроля бухгалтерии за своевременностью расчетов (контроль сроков сдачи авансовых отчетов и неиспользованных остатков авансов). В соответствии с действующим законодательством подотчетные лица должны в трехдневный срок по окончании срока командировки сдать в бухгалтерию авансовый отчет. В случае нарушения этого срока вся сумма выданного подотчетной лицу аванса засчитывается как превышение лимита денег в кассе, которая подлежит уплате в доход бюджета.

Следовательно, аудитор составляет расчет остатков просроченной задолженности подотчетных лиц по датам ее возникновения, определяя за каждый день общую сумму такой задолженности для установления суммы к уплате в бюджет за проверяемый период.

Таким образом, аудитору необходимо ознакомиться с предприятием, так как при аудите расчетов с подотчетными лицами используются различные методы, и их выбирает аудитор. Также он самостоятельно на основе собранных данных составляет план и программу аудита расчетов с подотчетными лицами.

3. Обобщение результатов аудиторской проверки

3.1 Типичные ошибки при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм.

1.1. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;

1.2. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

1.3. Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

1.4. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

1.5. Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств;

1.6. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;

1.7. В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;

1.8. Допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому;

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов

2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;

2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов

3.1. Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

3.2. Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов;

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами

4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

5. Нарушения порядка учета представительских расходов

5.1. Несоответствие фактического размера представительский расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

5.2. Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм и сверх норм;

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами

6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

6.3. Журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно;

6.4. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах;

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов

3.2 Оформление результатов аудита

Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов -- акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие -- выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих лиц, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.

После подготовки проекта акта аудиторы знакомят с его содержанием руководство предприятия, рассматривают высказанные при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие коррективы и подписывают его.

Аудиторское заключение -- официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.

Возможны четыре вида аудиторских заключений:

- заключение без замечаний (безоговорочное заключение);

- заключение с замечаниями (заключение с оговорками);

- отрицательное заключение;

- заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

Первый вид заключения аудиторами дается в том случае, если не было обнаружено ошибок и недостатков в отчетности, а финансовое положение устойчиво и, по мнению аудиторов, не вызывает каких-либо опасений. Однако такое положение маловероятно и, скорее всего, имеет место один из двух вариантов: ошибки аудиторами найдены, но вносить соответствующие исправления нецелесообразно, либо аудиторская проверка произведена недостаточно профессионально или недобросовестно.

Заключение с замечаниями делается при выявлении аудиторами отдельных легко устранимых недостатков, в целом не меняющих положительной оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. По всем выявленным недостаткам аудиторы обязаны дать свои рекомендации и проконтролировать их выполнение.

Отрицательное заключение дается в случае выявления серьезных нарушений и запущенности бухгалтерского учета и отчетности, в связи с чем бухгалтерская документация квалифицируется как недостоверная.

Четвертый вариант завершения аудиторской проверки возможен, если аудиторам не предъявляются все материалы, необходимые для оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. В результате аудиторы вынуждены прекратить проверку, официально уведомив об этом предприятие и свою вышестоящую организацию.

Таким образом, все полученные аудиторские доказательства подлежат документированию. Выявленные ошибки влияют на выражаемое в заключении мнение аудитора. В то же время ошибки по данному разделу учета бывает сложно рекомендовать к исправлению, особенно в части первичной документации, более реальным представляется внесение исправлений в содержание и форму хозяйственных операций.

Заключение

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

Для изучения методики аудита нужно использовать приобретенные знания из методики бухгалтерского учета относительно документального оформления операций и отображение в учетных реестрах на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с расчетами предприятия, которые осуществляются через подотчетных лиц.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы.

Ведение бухгалтерского учета организации должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определенным правилам.

Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами является: проверка соблюдения правил издания авансов; контроль за своевременностью сдачи авансовых отчетов; проверка правильности использования подотчетных сумм и оформление документов, прибавленных к авансовым отчетам, а также своевременности возвращения неизрасходованных сумм. Кроме того, заданием аудиту является: выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов.

Сначала аудитор ведет ознакомление с предприятием и видами расчетов через подотчетные лица, обусловленными спецификой производственной деятельности. Далее на основе собранных данных составляет план и программу аудита расчетов с подотчетными лицами. В ходе проверки выявляются допущенные нарушения и ошибки.

Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов -- акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения. В акте аудиторской проверки аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, после этого указываются выявленные недостатки

Аудиторское заключение -- официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия.

Возможны четыре вида аудиторских заключений:

- заключение без замечаний (безоговорочное заключение);

- заключение с замечаниями (заключение с оговорками);

- отрицательное заключение;

- заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

Список использованной литературы

Нормативно-правовые материалы:

1. Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.98 г. № 146 -ФЗ // правовая система «Гарант» по состоянию на 01.04.2012г.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30. 12.2001 г. № 197 - ФЗ // правовая система «Гарант» по состоянию на 01.04.2012г.

3. Федеральный закон от 21 ноября 1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" // правовая система «Гарант» по состоянию на 01.04.2012г.

4. Приказ Министерства финансов РФ № 49н от 6 июля 2001г. «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации» // правовая система «Гарант» по состоянию на 01.04.2012г.

5. Приказ Министерства финансов №15н от 4 марта 2002г. «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» // правовая система «Гарант» по состоянию на 01.04.2012г.

6. ПБУ 3/2006 - Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" // правовая система «Гарант» по состоянию на 01.04.2012г.

II. Специальная литература:

7. Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита./ Н.П. Барышников -- 4 изд., перераб. и доп. -- М.: ФИЛИНЪ, 2003. -- 528 с.

8. Мерзликина Е.М., Никольская Ю.П. Аудит: Учебник.- 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2007. -368 с. - (высшее образование).

9. Налетова И.А.,Слободчикова Т.Е. Аудит. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005. - 176 с - (Профессиональное образование).

10. Основы аудита: Учебное пособие / Под ред. М.В. Мельник. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 368 с. - (Высшее образование).

11. Подольский В.И., Савин А.А., Сотникова Л.В. и др. Аудит: Учебник для вузов; Под ред. проф. В.И. Подольского.- 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2007.-583 с.

12. Шеремет А.Д. Аудит: Учеб.для студентов вузов./ А.Д. Шеремет - М: «Финансы и статистика», 2003.

13. Кадры. Зарплата. Отпуска/ Под ред. А.В. Соколовой. - М.: Эксмо, 2008. - 288 с. (Проверено. Гарант. Правильные ответы).

14. http://buh.ru

15. http://base.garant.ru

16. http://www.buh.ru

Приложение

Вопросы для проверки с подотчетными лицами

№ п/п	Вопрос	Вариант ответа	Информация или документ, который следует запросить	Номер следующего вопроса	Номер вывода
1	Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию	Нет Да	Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйств. нужды		1
2	Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Нет Да	Журнал-ордер №7		2
3	Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки	Нет Да	Письменные распоряжения руководителя		3
4	Облагаются ли налогом на доходы физических лиц суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия	Нет Да	Приказ руководителя о возмещении		4
5	Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Нет Да			5
6	Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Нет Да			6

Размещено на Allbest.ru