Контроль обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей субъекта хозяйствования

Аналитический учет к счету 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" должен организовываться по видам и разновидностям товарных потерь. Ревизор проверяет состояние аналитического учета на ревизуемом объекте. Необходимо отметить, что в Городокском райпо отсутствует аналитический учет по видам потерь товаров. В райпо не разработан журнал по 94 счету "Недостачи и потери от порчи ценностей", а по окончании месяца списание потерь с 94 счета отражается в мемориальном ордере. За неимением данной аналитики существует проблема определения причин возникновения сумм недостач, в результате чего происходит ослабление функции контроля за источниками потерь товаров.

Также при проверке состояния и организации учета товаров и тары в торговых организациях ревизор проверяет:

· качество оформленных сделок (договоров);

· наличие сертификатов соответствия (качества) и сроки их действия;

· организацию учета с товарной массой;

· наличие контроля за движением товарно-материальных ценностей:

§ отпуск товаров в долг;

§ сроки реализации товаров;

§ своевременность проведения переоценки;

§ реальность сумм, числящихся в пути;

§ соблюдение норматива товарных запасов;

§ оценка товарно-материальных ценностей в учете и отчетности;

· наличие актов на излишнее списание материальных ценностей;

· своевременность составления сводной документации;

· правильность начисления естественной убыли, правильность применения норм ;

· своевременность взыскания порчи;

· правильность ведения оперативного и статистического учета;

· соблюдение учетной политики предприятия.

При проверке состояния и организации учета товаров и тары в торговых организациях Городокского райпо были выявлены следующие нарушения:

o наличие бестоварных накладных;

o несвоевременность составления сводной документации;

o неправильно подсчитаны итоги в документах;

o неправильная запись операций на счетах бухгалтерского учета.

Проверке состояния и организации учета товаров и тары в торговых организациях это один из основных этапов методики контроля обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей и ему должно уделяться особое внимание.

5. Документальное оформление результатов контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей

Результаты проверки документов и бухгалтерских записей в учетных регистрах, а также контрольно-ревизионных действий и процедур при ревизии товаров и тары в розничных предприятиях ревизоры оформляют соответствующими актами. Различают несколько видов актов: основной акт, промежуточный акт и разовый акт. Ревизоры составляют также ведомости группировки фактов выявленных нарушений.

Основной акт ревизии отражает итоги комплексной ревизии хозяйственной деятельности райпо в целом или его унитарных предприятий, находящихся на полном хозяйственном расчете и выделенных на отдельный баланс. Его начинают составлять в ходе ревизии, после того, когда установлены факты недостатков, нарушений и злоупотреблений и они сгруппированы и обобщены. При оформлении основного акта ревизии следует руководствоваться «Инструкцией о порядке организации и проведения ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности организациях, предприятиях и учреждениях потребительской кооперации РБ», согласованной с Министерством финансов РБ и утвержденной постановлением Правления Белкоопсоюза от 12 апреля 2002г. №177.

К составлению основного акта ревизии ревизорам следует подходить особенно ответственно (приложение 12). В основном акте должны найти отражение только те факты нарушений, которые выявлены в процессе ревизии. Нельзя включать в основной акт факты, основанные лишь на устных заявлениях или сообщениях отдельных лиц, а также преувеличивать или преуменьшать суммы вскрытых нарушений, так как это противоречит цели проводимой ревизии. Только факты основанные на документах и лично проверенные ревизором, придают основному акту ревизии доказательную силу.

Промежуточным актом ревизии ревизор оформляет результаты инвентаризаций денежных средств, товаров и тары в магазине, когда установлена крупная и особо крупная недостача, и после проведенной проверки документов и бухгалтерских записей, оформляющих и подтверждающих движение и остатки товаров и тары за ревизуемый период в этом же розничном предприятии.

Разовым актом ревизор оформляет результаты отдельных контрольно-ревизионных действий и процедур.

Основной акт ревизии должен базироваться на конкретных данных фактах, подтвержденных документально. В нем следует последовательно излагать выявленные факты недостатков, нарушений и злоупотреблений в хозяйственной деятельности в состоянии бухгалтерского учета и отчетности райпо или унитарного розничного предприятия. Все записи в акте должны быть бесспорными, точными и неопровержимыми. В акте ревизии следует отражать только те факты, по которым получены письменные объяснения от заинтересованных лиц, а также от руководителя и главного бухгалтера в письменной форме. По недостачам, растратам и хищениям, а также другим злоупотреблениям нужно обязательно получить письменные объяснения. Если должностные лица отказываются дать письменные объяснения, то об этом в акте ревизии делается соответствующая отметка или же составляется разовый акт об отказе в подписании основного акта ревизии. Разовый акт составляется также по результатам отдельных контрольно-ревизионных процедур и действий: контрольной покупки в магазине, проверки соблюдения дисциплины цен в розничном предприятии.

Наиболее существенные факты нарушений в ходе ревизии необходимо тщательно отобрать, сгруппировать и обобщить в ведомостях нарушений. Факты незаконного и непроизводительного использования товарно-материальных ценностей ревизор оформляет ведомостью, а выявленные нарушения в оформлении документов, учетных регистров, отражаются в составленной ведомости фактов нарушений законов, постановлений, правил и других нормативных документов.

Основной акт ревизии должен быть безупречным как по своему содержанию и изложению фактов, так и по техническому оформлению. Он должен быть напечатан на пишущей машинке или на компьютере. Структура акта ревизии зависит от специфики деятельности райпо или унитарного розничного предприятия, подвергшегося ревизии. Акт комплексной ревизии должен иметь общие сведения об объекте ревизии и ее объеме, данные о ревизуемом периоде и об основании для проведения ревизии.

В разделе акта по результатам ревизии сохранности товаров и тары в розничных предприятиях отражаются выявленные ревизором нарушения и недостатки, связанные с товарами и тарой. Обобщая материалы по проверке организации материальной ответственности работников розничной торговли в Городокском райпо, ревизор излагает:

Ш в унитарных розничных предприятиях Городокского райпо применяется индивидуальная и коллективная форма материальной ответственности;

Ш соблюдаются правила приема на работу лиц с материальной ответственностью, со всеми этими лицами заключены договоры об их полной имущественной ответственности.

Ревизор должен проверить также операции с тарой и, прежде всего, отметить организацию ее приемки, хранения, возврата поставщикам и тарособирающим предприятиям, указать размер потерь и расходов по таре, основные причины, их вызвавшие. В основном акте ревизии по обобщенным данным ревизором должны быть приведены факты неправильного отнесения штрафов, уплаченных кооперативной организацией за несвоевременный возврат тары. Ему следует также сделать оценку состояния синтетического и аналитического учета тары и результатов по операциям с ней. По итогам количественной и качественной приемки товаров и тары следует:

Ш привести факты несоблюдения цен и установленных правил приемки тары по количеству и качеству;

Ш указать сумму материального вреда, понесенного ревизуемым унитарным розничным предприятием из-за неправильной приемки тары, несвоевременного составления актов по расхождениям при приемке тары и виновных в этом лиц;

Ш следует обобщить все данные неправильного и несвоевременного оприходования поступившей тары, привести перечень документов, отметить причины этих нарушений.

В основном акте ревизии ревизор должен дать оценку эффективности контроля со стороны руководителя и главного бухгалтера райпо за правильностью поступления товаров, их реализацией, привести факты несвоевременной сдачи в банк торговой выручки за проданные товары.

Особо тщательно в акте ревизии ревизору следует показывать результаты инвентаризаций товаров и тары. Ревизор составляет «Ведомость о проведенных инвентаризациях товарно-материальных ценностей в период ревизии» и «Ведомость о материально ответственных работниках, у которых ценности, находящиеся в их подотчете, не подвергались инвентаризации при проведении ревизии». В тех случаях, когда в магазине выявляется крупная или особо крупная недостача товаров и тары, ревизор осуществляет проверку движения таких ценностей, находящихся под ответственностью материально ответственного лица, в его присутствии за межинвентаризационный период. При этом он составляет «Акт контрольной проверки движения товаров и тары».

При выявлении в ходе ревизии товаров и тары, находящихся в пути, то есть не поступивших, но оплаченных поставщику, ревизор составляет ведомость товаров и тары, находящихся в пути.

Результаты обследования розничного торгового предприятия ревизор совместно с членами специально назначенной комиссии оформляет разовым актом обследования. При выявлении ревизором фактов подложных хозяйственных операций и подложных документов, они обобщаются в ведомости подлогов.

Основной акт ревизии и приложения к нему подписывают следующие должностные лица: ревизующие, руководитель и главный бухгалтер обревизованного райпо или унитарного розничного предприятия.

Частный (промежуточный) акт ревизии также подписывается ревизующими, руководителем, главным бухгалтером и соответствующими материально ответственными лицами (лицом).

Разовый акт подписывают ревизующие и другие лица, участвовавшие в проверке, а также должностные лица, подвергшиеся проверке по работе.

Ведомости фактов нарушений подписывают те же лица, которые подписали основной акт ревизии, и должностные лица, допустившие нарушения и отвечающие за конкретных участки работы.

Если руководитель и главный бухгалтер имеют замечания или возражения по акту, то они делают об этом запись перед своей подписью и не позднее 5 рабочих дней со дня подписания основного акта ревизии представляют в письменном виде возражения или объяснения по его содержанию руководителю вышестоящей организации, назначившей ревизию. Ревизор должен тщательно проверить обоснованность возражений и результаты оформить своим письменным заключением, с которым должны быть ознакомлены должностные лица проверенной кооперативной организации (предприятия). Представленные должностными лицами объяснения и возражения прилагаются к акту ревизии. По истечению установленного 5 дневного срока возражения к рассмотрению не принимаются.

В основном акте ревизии делается отметка о передаче одного экземпляра руководству проверенной кооперативной организации (предприятия).

Основной акт ревизии с выводами и предложениями вручается:

· руководителю обревизованной организации (предприятия) с распиской на первом экземпляре;

· правлению организации, которой подчинено унитарное розничное предприятие;

· правлению вышестоящей организации, по заданию которой была проведена ревизия кооперативной организации (унитарного розничного предприятия);

· судебно-следственным органам во всех случаях, когда по материалам ревизии имеется основание для привлечения виновных к ответственности по закону,

Результаты ревизии доводятся до коллектива работников проверенной организации (предприятия), обеспечив при этом достаточную гласность.

При хищении, недостаче или умышленном уничтожении или порче товаров и тары ущерб определяется исходя из цен, сложившихся на день вынесения решения о взыскании, а при отсутствии таких цен - исходя из цен на аналогичные товарно-материальные ценности в зависимости от источника их приобретения (цены завода-изготовителя, оптовые или розничные). При хищении, недостаче, умышленном уничтожении или порче товаров, на которые устанавливаются регулируемые цены, размер ущерба исчисляется исходя из цен, сложившихся на день вынесения решения о взыскании, но не ниже цен, по которым товарно-материальные ценности числятся по учету.

Возмещение ущерба производится во всех случаях, независимо от того, привлечены ли виновные лица к уголовной или административной ответственности за деяния, которыми причинен ущерб кооперативной организации.

Заключение

Курсовая работа выполнена на материалах Городокского районного потребительского общества Витебского ОПС на весьма актуальную тему «Контроль обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей субъекта хозяйствования».

Одно из важнейших условий обеспечения сохранности собственности потребительской кооперации - это своевременное и качественное проведение инвентаризации и правильное отражение её результатов. Ревизор должен обязательно использовать этот метод фактического контроля обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей в ходе проведения ревизии в организации, а так же проверять результаты проведенных инвентаризаций в Городокском райпо контрольно-ревизионным отделом. Причем особое внимание при проведении инвентаризации должно уделяться принципу внезапности, который позволит получить более достоверные данные о фактическом наличии материальных ценностей в организации.

В настоящее время все большое количество организаций ведут бухгалтерский учет с применением ПВМ. Спектр предлагаемых программ очень велик. Наиболее известные и популярные из них: "1С", "Галактика", "Парус", "БЭСТ", "Турбо-Бухгалтер", "1С:Предприятие" и т. п. В Городокском райпо учет ведется в основном ручным способом, однако, с каждым годом все больше участков учета в райпо переходят на автоматизированную обработку информации. Автоматизация учета положительно влияет на эффективность работы организаций, однако здесь не обходится без значительных затрат на покупку программы, стоимость консультаций и других платных услуг, стоимость на обучение кадров работе с данной программой и, конечно, стоимость самих компьютеров и периферийных устройств. Эти условия обуславливают то, что ревизор должен обладать достаточными знаниями системы компьютерной обработки. Необходимо отметить, что в настоящее время разработаны программы, которые позволяют автоматизировать и работу ревизора. Но процесс проведения проверки с использованием машинно-ориентированных процедур достаточно сложный, поэтому ревизор должен пройти курс обучения в области информационных технологий. Машинно-ориентированные процедуры включают в себя:

1. программные средства, используемые для проверки содержания компьютерных файлов экономического субъекта;

2. контрольные примеры, используемые для тестирования алгоритмов компьютерной обработки данных.

При помощи автоматизации работы ревизора можно достигнуть следующих положительных моментов:

ускорение время обработки документации по операциям движения товарно-материальных ценностей;

упрощение арифметической проверки документов, путем подстановки данных в заранее разработанные расчетные таблицы;

свободно и быстро формировать все необходимые отчеты и ведомости (рабочую документацию ревизора) по заранее разработанным шаблонам;

обеспечить надежное хранение информации на машинных носителях.

Для быстрого поиска ошибок в проведенных бухгалтерских операциях ревизору рекомендуется осуществлять проверочные процедуры. Для этого используются различные программные средства редактирования и проверки:

· тесты контроля правильности размещения символов предназначены для проверки полей входных данных и определения правильности размещения цифр в цифровых полях, а также букв в символьных полях;

· тесты контроля правильности знака обеспечивают проверку данных по полям на соответствие знакам плюс и минус;

· тесты контроля пропусков позволяют проверить поля с целью выявления пустых мест;

· тесты контроля последовательности служат для проверки документов по порядковым номерам, когда последовательность их размещения важна для обработки. Эта процедура помогает также обнаружить недостающие документы в пронумерованных рядах;

· тесты контроля по диапазону значений и разумности результатов.

Все эти тесты автоматизированы и очень удобны в применении для ревизора, а также для контрольно-ревизионной службы райпо.

Успешное проведение ревизий деятельности субъекта хозяйствования во многом зависит от квалификации ревизора. В современных условиях происходит постоянное изменение экономической информации, нормативно-правовых актов, которое требует своевременного отслеживания этих изменений. Целесообразно направлять ревизоров на повышение квалификации или переподготовку кадров в организации Республики Беларусь. Также работники контрольно-ревизионных служб должны совершенствовать свои знания путем самообразования, должны стремиться развивать в себе не только интеллектуальные навыки, но и коммуникативные (навыки в общении).

Необходимо отметить, что во многих потребительских обществах, где контроль за сохранностью материальных ценностей организован на должном уровне, обеспечено бережное отношение к товарам при их приемке, распаковке и вскрытии тары, созданы нормальные условия для хранения товаров, потери сведены к минимуму.

Список используемой литературы

1. О бухгалтерском учете и отчетности: закон Респ. Беларусь от 16 мая 2001г., // Нац. экон. газ-2001.-20 июля (№53).-с.5-10.-(Прил. «Информбанк НЭГ»)

2. О ценообразовании: закон Респ. Беларусь от 10 мая 1999г., №255-З//Нац. экон. газ. - 26 мая (№21). - С.2-4. - (Прил«Информбанк НЭГ»).

3. О некоторых мерах по стабилизации цен (тарифов) в Республике Беларусь: указ Президента Респ. Беларусь от 19 мая 1999г.,№285 (с изм. и доп.)//Нац.экон.газ. - 1999. - 26 мая (№21). - С.6-7. - (Прил«Информбанк НЭГ»)

4. Трудовой кодекс Республики Беларусь: официальное издание - Мн.: Нац. реестр правовой информации Республики Беларусь, 1999.- 192с.

5. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации»: утв. постановлением Министерства финансов Респ. Беларусь №62 от 17 апреля 2002 г.// Нац. экон. газ.- 2002.- 26 июля (№54).-С.2-3.

6. Положение о приемке товаров по количеству и качеству: постановление Кабинета Министров РБ от 26 апр. 1996 г., №285//Главный бухгалтер. Торговля.- 2003.- №3(11).0- с.25-32.

7. Инструкция по бухгалтерскому учету «Доходы организаций»: утв. постановлением Министерства финансов Респ. Беларусь от 26 дек. 2003 г., №181( доп. от 7 июля 2005 г., №89) // Гл. бухгалтер.-2005.-№31(авг.).- С.19.

8. Инструкция по бухгалтерскому учету «Расходы организаций»: утв. постановлением Министерства финансов Респ. Беларусь от 26 дек. 2003 г., №182 ( доп. от 7 июля 2005г., №89) // Гл. бухгалтер.-2005.- №31 (авг.). - С.19

9. Инструкция о порядке проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств в организациях, предприятиях и учреждениях потребительской кооперации: утверждено постановлением правления Белкоопсоюза от 28 нояб. 1996 г., №54.- Мн.1996.- 124с.

10. Методические указания по планированию, проверке и экономическому анализу состояния сохранности кооперативной собственности в организациях и предприятиях потребительской кооперации: утв. правлением Белкоопсоюза. -Мн.: Белкоопсоюза, 1989 г.-155с.

11. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: утв. постановлением М-ва финансов Респ. Беларусь от 5 дек. 1995г., №54.-Мн.: «Информпресс», 1998-52с.

12. Методические указания по проведению ревизий и проверок сохранности товаров и тары в розничных предприятиях потребительской кооперации Республики Беларусь: утв. постановлением Правления Белкоопсоюза от 25 мая 2004 г.: практическое пособие / (БКС; КРУ: Научный руководитель В.И. Евдокимович. -Мн. 2004-54с.

13. Березовский, В.А. Организация инвентаризационной работы в торговле: практ. пособие под общ. ред. В.А. Березовского. - Мн.: УП, «ИВЦ Минфина», 2001.- 156с.

14. Голуб, Л. Инвентаризация 2005г.: проведение оформление // Нац. экон. газ. - 2005.- №88 нояб.- С.5-7.

15. Избицкий, Л.М. Ревизия и контроль в потребительской кооперации: учеб. для кооп. вузов. - изд. 2-е, переработ. и доп. - М. «Экономика», 1971.- 278с.

16. Касперович, Е.Н. Основные требования к образованию и повышению квалификации аудитора//Право Беларуси. - 2003. - №18. - с.39-41.

17. Крупнова, А.В. Инвентаризация и порядок ее проведения // Вестник М-ва по налогам и сборам Респ. Беларусь.-2003 -№5.-С.75-90.

18. Пономаренко, П.Г. Бухгалтерский учет в потребительской кооперации: учебник в 2-х томах. Том 1. - Мн.: Высшая школа, 2004. - 608с.

19. Пупко, Г.М. Аудит и ревизия: учебное пособие. - Мн.: «Интерпрессервис», 2003. - 429с.

20. Радько, И. Материальная ответственность // Нац. экон. газ. - 2005.- №88 (18 ноября). -С.19-21.

21. Стома, М. Инвентаризация товаров и тары в предприятиях торговли //Гл. бухгалтер, Торговля. - 2004.- №4. -С.36.

22. Фридкин, Л. Инвентаризация как метод контроля: отечественный и зарубежный опыт// Нац. экон. газ. - 2005. - №88 (18нояб.) - С.26.

23. Хмельницкий, В.А. Ревизия и аудит: учебное пособие для вузов. - Мн.: Книжный Дом, 2005. - 480с.

24. Чикунова, Е.Н. К вам едет ревизор…//Бухгалтер и компьютер. - 2001.- №2. - с.18-21.

25. Шидловская, М.С. Финансовый контроль, аудит: учеб. пособие. - Мн.: Высшая школа,2001.- 495с.

26. Шидловская, М.С. Инвентаризация и ее роль в организации контроля за сохранностью имущества и финансовых обязательств предприятия. Деловая игра: пособие для студентов ВУЗов / М.С. Шидловская.-Гомель: ГКИ, 2000 - 268с.

Размещено на Allbest.ru