Инвентаризация проводится инвентаризационными комиссиями, состав которых утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, техники, экономисты и т.п.). В состав комиссии могут включаться внутренние и внешние аудиторы. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием “до инвентаризации на "__________" (дата)”, что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:

- наличие документов, подтверждающих права организации на его использование;

- правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

При инвентаризации финансовых вложений проверяются фактические затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, а также предоставленные другим организациям займы.

При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливается:

правильность оформления ценных бумаг;

реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;

сохранность ценных бумаг (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета);

своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.

При хранении ценных бумаг в организации их инвентаризация проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы.

Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии организации.

Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специальные организации (банк-депозитарий - специализированное хранилище ценных бумаг и др.), заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок этих специальных организаций.

Финансовые вложения в уставные капиталы других организаций, а также займы, предоставленные другим организациям, при инвентаризации должны быть подтверждены документами.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах ("Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

По незавершенному капитальному строительству в описях указывается наименование объекта и объем выполненных работ по этому объекту, по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т.п.

При этом проверяется:

а) не числится ли в составе незавершенного капитального строительства оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;

б) состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов.

По этим объектам, в частности, необходимо выявить причины и основание для их консервации.

На законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами, составляются особые описи. Отдельные описи составляются также на законченные, но почему-либо не введенные в эксплуатацию объекты. В описях необходимо указать причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов.

Формы первичной учетной документации по инвентаризации и указания по их применению и заполнению утверждены Постановлениями Госкомстата РФ №88 от 18 августа 1998г. и №26 от 27. 03. 2000г. В том случае, если в альбомах унифицированных форм ГКС РФ, а также отраслевых документах соответствующих министерств и ведомств отсутствуют формы первичной учетной документации для определенного типа или варианта инвентаризации, то такие формы должны быть утверждены в виде приложений к учетной политике организации. На каждый вид инвентаризируемых объектов составляются отдельные инвентаризационные описи, которые подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Инвентаризационные описи (акты) составляются как правило в двух экземплярах (один передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица либо в инвентаризационной комиссии), а при смене материально ответственных лиц-в трех экземплярах (для бухгалтерии, для сдающего и для принимающего ценности материально ответственных лиц). При выявлении расхождений между данными учета ценностей и данными инвентаризации составляются отдельные сличительные ведомости. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. При инвентаризации ценностей в пути, а также отгруженных без перехода права собственности, переданных или принятых на ответственное хранение или в переработку производится проверка наличия соответствующих документов (в инвентаризационные ведомости вносятся реквизиты этих документов и места нахождения ценностей). Кроме того, производится проверка верности учетных данных в плане действительной незавершенности соответствующей операции, в том числе путем сопоставления данных о вышеуказанных объектах с данными по соответствующим другим счетам бухгалтерского учета. Для ценностей, на которые право собственности переходит к покупателю с особом порядке (числящихся на счете 45“Товары отгруженные”) в описи указываются контрактные цены. При инвентаризации объектов незавершенного капитального строительства дополнительно к физическому пересчету соответствующих ценностей производится проверка факта начала монтажа по оборудованию, переданному в монтаж по данным бухгалтерского учета, а также проверка причин и оснований консервации объектов, не ввода в эксплуатацию фактически завершенных строительством объектов, не оформления документов на ввод в эксплуатацию фактически уже используемых объектов.

При инвентаризации основных средств и нематериальных активов производится проверка наличия всей необходимой бухгалтерской, технической и иной документации, включая регистрационные свидетельства на недвижимость, учетную документацию на транспортные средства, патенты на изобретения и т. п. Соответствующие существенные сведения вносятся в инвентаризационные ведомости. При выявлении неучтенных или неверно учтенных основных средств в инвентаризационную опись включается их подробное описание. По всем основным средствам производится проверка корректного отражения в учете произведенных дооборудования, реконструкции и модернизации этих основных средств, а также факта не начисления амортизации за период нахождения основных средств по решению руководителя организации на длительной (свыше 3 месяцев) консервации или за более чем годовой период восстановления основных средств. На основные средства, находящиеся в ремонте, составляются отдельные инвентаризационные описи с указанием в них процента технической готовности объектов, а также экономии или перерасхода ремонтных затрат по сравнению с заказом (сметой). При принятии в качестве элемента учетной политики оценки основных средств по восстановительной стоимости в ходе годовой инвентаризации следует определить индекс изменения рыночных цен на аналогичные основные средства, т. е. отследить необходимость своевременной переоценки соответствующей группы однородных основных средств, а также проверить, списана ли сумма дооценки по выбывшим основным средствам со счета 83“Добавочный капитал” в кредит счета 84 “Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)”. При инвентаризации ценных бумаг проверяется как фактическое наличие ценных бумаг (либо соответствующих выписок реестродержателя или депозитария), так и правильность их оформления. Если ценные бумаги хранятся в организации, то их инвентаризация проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе. При инвентаризации перед составлением финансовой отчетности выявляются котирующиеся на рынке ценные бумаги, по которым рыночная стоимость ниже балансовой, т. е. требующие создания или корректировки резервов под их обесценение. По долговым процентным и дисконтным ценным бумагам производится проверка своевременности начисления процентного и дисконтного дохода.

При инвентаризации расчетов данные бухгалтерского учета сопоставляются с информацией контрагентов (актов сверок), договоров и иных документов. В ходе инвентаризации перед составлением промежуточной и годовой финансовой отчетности необходимо уточнить договорные сроки погашения задолженностей с длительными сроками погашения для корректного их отнесения к краткосрочным, либо долгосрочным в зависимости от периода от отчетной даты до даты погашения задолженности. Производится проверка обоснованности сумм, числящихся на счетах расчетов, в том числе своевременность начисления процентов по займам “по начислению” в операционные расходы или на увеличение стоимости инвестиционного актива, а также корректность отнесения процентов по займам, использованным для осуществления предоплат, на увеличение дебиторской задолженности поставщика (за период до поступления соответствующих ценностей) или на операционные расходы в соответствии с ПБУ 15/01“Учет займов и кредитов и затрат по их обслуживанию”. Внимание должно быть уделено также оплаченным ценностям в пути и неотфактурованным поставкам (при этом анализируются соответствующие иные бухгалтерские счета на предмет нестыковок при отражении взаимосвязанных операций). Не допускается оставление в бухгалтерской отчетности не отрегулированных разниц по расчетам с банками и бюджетом. Порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

3. Отражение результатов инвентаризации в бухучете