Документооборот в организации
Классификация деловых документов. Виды документопотоков. Пункты технической обработки документов на предприятии. Основные информационные потоки. Единая государственная система документационного обеспечения управления. Этапы обработки документов.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | контрольная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 17.07.2012 |
| Размер файла | 78,9 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
1. Классификация деловых документов
Существует множество способов классификации управленческих документов:
1) по содержанию - это могут быть документы:
по административным вопросам;
вопросам материально-технического снабжения;
планирования;
бухгалтерского учета;
подготовки кадров;
внешнеторговой деятельности и т.д.;
2) по происхождению документы делятся на официальные и личные:
- официальные, создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам. Причем к официальным документам относят и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера;
- личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности;
3) по месту составления документы делятся на:
внешние, полученные учреждением или направленные им за его пределы;
внутренние, составленные в данном учреждении и используемые внутри его;
4) по наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов - это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.
Виды документопотоков. Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:
1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения;
2) пунктами технической обработки документов на предприятии.
По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:
1) документопоток входящих в организацию документов Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь, адресована его руководителю и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Схема распределения потока входящих документов приведена на рисунке 1.1;
документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое;
документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир.
Задача производственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенной и отшлифованной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системой документационного обеспечения управления.
2. Этапы обработки документов
документ деловой управление обработка
Документы делятся на: входящие, исходящие и внутренние, соответственно, каждый вид документов имеет свои схемы обработки, которые далее будут рассмотрены.
Этапы обработки входящих документов
Эта классическая схема обработки всех входящих документов. Рассмотрим действие этой схемы на примере обработки входящего письма, адресованного руководителю.
После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю.
Секретарь регистрирует письмо. Письмо получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.
Секретарь передает письмо руководителю.
Руководитель рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.
5) Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись.
6) Секретарь осуществляет контроль за исполнением документа.
7) Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.
Этапы обработки исходящих документов
1) исходящий документ готовится исполнителем в подразделении. Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления;
Схема работы с входящими документами
2) оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия;
после подписания руководителем документ регистрируется секретарем или в канцелярии;
зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию;
5) копийный экземпляр документа секретарь подшивает в дело.
Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки:
1) внутренние распорядительные документы составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем;
затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия;
согласованные приказы подписываются руководителем;
затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем и направляются в структурные подразделения для исполнения.
3. Документирование процессов движения кадров
Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений.
Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:
прием, перевод и увольнение работников;
предоставление отпусков;
командирование.
Государственный комитет Российской Федерации по статистике утвердил прилагаемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они согласованы с Министерством финансов Российской Федерации, с Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, с Министерством труда и социального развития Российской Федерации.
По учету кадров:
Форма N Т_1 «Приказ о приеме работника на работу»
Форма N Т_1 а «Приказ о приеме работников на работу»
Форма N Т_2 «Личная карточка работника» Форма N Т_3 «Штатное расписание»
Форма N Т_5 «Приказ о переводе работника на другую работу»
Форма N Т_5 а «Приказ о переводе работников на другую работу»
Форма N Т_6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику»
Форма N Т-ба «Приказ о предоставлении отпуска работникам»
Форма N Т_7 «График отпусков»
Форма N Т_8 «Приказ о прекращении действия трудового договора с работником»
Форма N Т_8а «Приказ о прекращении действия трудового договора с работниками»
Форма N Т_9 «Приказ о направлении работника в командировку»
Форма N Т_9а «Приказ о направлении работников в командировку»
Форма NT_10 «Командировочное удостоверение»
Форма N Т_10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»
Форма N Т_11 «Приказ о поощрении работника» Форма N Т_11а «Приказ о поощрении работников» Все перечисленные формы являются выходными документами по кадровому составу.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Понятие и развитие документооборота на предприятии. Схема движения и технология обработки документов. Регистрация и контроль исполнения документов. Организационные формы делопроизводства на предприятии. Единая государственная система делопроизводства.
курсовая работа [151,6 K], добавлен 26.10.2011Регистрация, учет документов. Порядок обработки поступающих и отправляемых документов. Передача документов внутри организации. Учет количества документов. Правила регистрации и индексирования документов. Организация контроля за исполнением документов.
контрольная работа [33,0 K], добавлен 29.09.2008Понятие, функции и классификация документов в системе документационного обеспечения управления. Юридическая сила документа. Фиксация, отображение информации в документе. Обеспечение документооборота в организации. Понятие и схемы движения документов.
контрольная работа [29,8 K], добавлен 06.03.2012Работа с документами. Повышение эффективности управления. Понятие и основные этапы документооборота. Составление и оформление документов. Прием и регистрация, контроль за исполнением документов. Этапы передачи документов в архив. Перечень реквизитов.
курсовая работа [47,8 K], добавлен 17.10.2008Совершенствование системы управления общественным производством. Рационализация и единая государственная система делопроизводства. Классификация, стандартизация и унификация управленческих документов. Реквизиты и бланки административных документов.
курсовая работа [1,8 M], добавлен 14.12.2008Характеристика современных технических средств для создания и обработки документов. Виды документов: организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные. Основные способы документирования информации. Применение средств телекоммуникаций.
курсовая работа [98,7 K], добавлен 11.03.2011Основные принципы организации документооборота. Виды документов, составляющих входящий, исходящий и внутренний документопоток. Правила первичной обработки поступивших документов. Порядок направления на исполнение документа. Учет объема документооборота.
презентация [62,9 K], добавлен 26.11.2010Структура и функции подразделений делопроизводства. Юридические основания создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций. Классификация документов на предприятии. Правила их подготовки и оформления, этапы обработки.
презентация [173,1 K], добавлен 07.08.2013Требования к бухгалтерским документам, их виды, роль и классификация. Правила отображения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета. Государственная система документационного обеспечения управления, как унифицированная система документации.
курсовая работа [54,5 K], добавлен 02.11.2013Организация службы документационного обеспечения управления. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания. Контроль за сроками исполнения документов. Формирование и хранение дел в делопроизводстве, передача дел в архив.
реферат [38,7 K], добавлен 22.01.2010
