Роль бухгалтерского учёта в системе управления

Размещено на http://www.allbest.ru

Управление организацией представляет собой процесс координации и регулирования его деятельности для достижения поставленной цели. Обычно целью организации и предпринимательской деятельности является получение прибыли, но это может быть и общественное благо, решение социальных проблем, например, обеспечение занятости населения или завоевание рынка. Цели большинства коммерческих организаций комплексные.

В управлении организацией участвуют многие службы и конкретные люди. Управляющих подразделяют по уровням управления и рангам: руководитель группы, мастер, начальник участка, цеха, отдела, главный специалист, директор, президент компании и т.п. Каждый из них ответствен за определенный участок работы или функцию управления и действует в пределах предоставленных полномочий. Высший управляющий персонал может делегировать часть таких полномочий подчиненным, оставаясь ответственным за конечный результат общей деятельности.

Любая служба и работник управления для выполнения своих функций нуждаются в информации. Управление начинается с получения и восприятия информации, включает принятие решения на основе информации и завершается контролем выполнения этого решения также на основе соответствующей информации.

Управляющие могут получать информацию непосредственно от объекта управления либо она поступает в обработанном виде от специальных информационных служб, важнейшей из которых является бухгалтерия. В настоящее время она - единственный поставщик документально обоснованной и системно обобщенной экономической информации о фактическом наличии и использовании имущества и ресурсов организации, о хозяйственных процессах и результатах деятельности, о долговых обязательствах, расчетах и претензиях.

Информацию бухгалтерии условно подразделяют на данные текущего учета и отчетность. Показатели текущего учета содержатся в первичных документах, накопительных регистрах (карточках, ведомостях, машинограммах, видеограммах), определяются путем выборки или с помощью расчетов. Они используются для повседневного оперативного управления на уровне самой бухгалтерии и других административных служб. По данным текущего учета наблюдается наличие запасов, состояние расчетов предприятия с поставщиками и покупателями, дебиторами и кредиторами, принимаются решения о видах и формах кредитования, целесообразности дополнительных затрат, поставках продукции, применении санкций и т.п.

Бухгалтерская отчетность содержит регламентированную информацию. Ее состав, форма, вид и сроки представления должны быть четко определены. Отчетная информация является итогом деятельности бухгалтерии, ее продуктом.

Всю совокупность итоговой информации бухгалтерского учета в конечном счете можно свести к внешней и внутренней отчетности организации. Данные внешней отчетности служат для обобщения экономической информации в отраслевом и общегосударственном масштабах, для построения системы национальных счетов, исчисления совокупного общественного продукта, валовой добавленной стоимости и других народнохозяйственных сводок и обобщений. В конечном итоге эти данные используют для управления процессами расширенного воспроизводства, контроля за народнохозяйственными пропорциями и темпами развития, экономического и социального планирования на общегосударственном уровне.

Для решения задач повседневного внутризаводского управления нужна внутренняя отчетность, характеризующая фактическое наличие ресурсов, состояние хозяйственной деятельности и основные ее результаты на любую дату или за определенный период в течение месяца. Да и по итогу за месяц организации часто нужны, кроме показателей, содержащихся в официальной внешней отчетности, дополнительные сведения и данные, например, об отклонениях от норм затрат, по причинам и виновникам, об экономических результатах работы бригад, участков, цехов и т.д.

Получить внутреннюю отчетность традиционными методами не представляется возможным, поскольку существующая система бухгалтерского учета ориентирована на исчисление итоговых данных в расчете на сравнительно длительный отчетный период: месяц, квартал, год. Для текущего повседневного управления такая периодичность явно недостаточна. Необходимы новые методологические решения, позволяющие при сохранении основополагающих принципов системного учета добиваться представления требуемых отчетных сведений за более короткий, чем месяц, промежуток времени. Это достигается разработкой и внедрением в организациях систем управленческого учета.

Из всей учетной информации важно выделить данные, используемые самой бухгалтерией для управления хозяйственной деятельностью и контроля за ней. Это необходимо сделать и потому, что с внедрением персональных компьютеров время работы по ведению записей и подсчетов у бухгалтерского аппарата уменьшается и возрастает значение и объем управленческого аспекта его деятельности. До последнего времени управленческие функции бухгалтерии ограничивались контролем за соблюдением законности совершения хозяйственных операций, установленных правил приема и отпуска товарно-материальных ценностей, правильным расходованием фонда заработной платы, надзором за соблюдением штатной, финансовой и кассовой дисциплины, соблюдением установленных правил и сроков проведения инвентаризации, взыскания дебиторской и погашения кредиторской задолженности, соблюдением платежной дисциплины, контролем за законностью списания с бухгалтерских балансов недостач, потерь, просроченных долгов и т.п.

При современной организации управления бухгалтерия в условиях автоматизации обработки экономической, в том числе и учетной, информации должна участвовать в оценке и контроле экономичности принимаемых решений, экономическом анализе хозяйственной деятельности, разработке рекомендаций и мероприятий по улучшению использования ресурсов, мобилизации резервов роста эффективности производства.

Меняется и целевое назначение бухгалтерского учета. С сохранением его значения как наиболее организованной части информационной системы, функционирующей на качественно новом техническом уровне, он во все большей степени должен становиться составной частью управляющей системы организации. К сожалению, этот процесс развивается медленно и явно отстает от темпов совершенствования технического оснащения учета, то есть внедрения измерительной и вычислительной техники. В результате, несмотря на рост объема учетной информации, вызванный увеличением ее источников и потребителей, возрастание материальных и трудовых затрат на ведение учета, связанное с внедрением ЭВМ, повышением оплаты труда всем категориям учетных работников, потребительная стоимость бухгалтерской информации, го есть ее способность служить целям управления и контроля, по существу, осталась без изменения. Одна из основных причин такого положения - отсутствие во многих российских организациях нового, соответствующего современным требованиям теории и практики управления подхода к организации учета. Судя по зарубежному опыту, в первую очередь речь должна идти о создании и функционировании системы управленческого учета и контроллинга.

Бухгалтерский учет в его нынешнем виде в основном отражает минувшие события, а его отчетность характеризует изменение состояния средств и результаты их использования только по окончании месяца, квартала, года.

Внешняя и внутренняя отчетность организации. Существующие в бухгалтерском учете способы и формы получения и представления информации ориентированы главным образом на ее использование внешними органами управления (министерством, ведомством, банком, финансовым органом) и самой бухгалтерией организации. С мнением о том, что данные бухгалтерского учета в настоящее время непригодны для текущего повседневного внутризаводского и внутрихозяйственного управления, вряд ли можно согласиться. Даже при ручной и маломеханизированной обработке исходных данных учет имеет возможность дать информацию для повседневного управления организацией. В основном для этого сейчас используются карточные формы регистров бухгалтерского учета: инвентарные карточки, лицевые счета, карточки складского учета, выписки из расчетного счета и т.п. По их данным всегда можно дать справку о характеристике того или иного объекта учета, его состоянии, наличии средств, степени выполнения плана, сделать соответствующую выборку, расчет и на этой основе принять необходимое решение по управлению.

Следует однако признать, что существующая бухгалтерская и формируемая по данным бухгалтерского учета статистическая отчетность не всегда удобны для использования в управленческих целях. Во-первых, они формируются к определенной единой дате, с периодичностью не менее месяца, а не тогда, когда возникает потребность в решении. Во-вторых, информация выдается в объеме, предусмотренном соответствующей формой отчетности, или содержится в журнале-ордере, Главной книге в общей массе учетных сведений, из которых следует выбрать показатели, необходимые для решения данной задачи управления.

Все это ведет к необходимости новой концепции учета для управления и бухгалтерского учета как функции управления. О создании особой разновидности учета для управления в теоретическом плане говорят и пишут много, особенно зарубежные специалисты. С использованием ЭВМ для обработки экономической информации создаются необходимые условия для внедрения его в практику. Основные положения концепции применительно к учету для управления заключаются в необходимости обособленного учета и исчисления не только абсолютного значения показателей наличия и использования ресурсов, результатов и состояния хозяйственной деятельности, но, главным образом, выявления отклонений от норм запасов, затрат, окупаемости, эффективности, в организации внутренней отчетности по местам деятельности и центрам ответственности, в использовании данных учета для прогнозирования, оценки степени риска и т.д.

В бухгалтерском учете как функции управления основное внимание должно быть уделено усилению его контрольных свойств и качеств, расширению сферы принятия решений по управлению финансово-хозяйственной деятельностью организации аппаратом бухгалтерии, углублению анализа учетной и отчетной информации. Нетрудно заметить, что оба эти направления дальнейшего развития бухгалтерского учета могут взаимно сочетаться друг с другом.

Новый подход потребует существенной реорганизации методологических и организационных принципов бухгалтерского учета. Наряду с сохранением предварительного контроля за законностью и правильностью оформления хозяйственных операций, группировки и сводки данных, обеспечивающих составление единых форм внешней отчетности, главное внимание должно быть сосредоточено на текущем контроле экономичности производства и хозяйствования, оценке этой экономичности и факторов, оказывающих на нее влияние, на разработке п формировании необходимой для решения данной задачи внутренней оперативной отчетности о фактических затратах и результатах деятельности цехов, участков, отделов, служб и организации в целом.

Указанная отчетность организуется по принципу информации об отклонениях от заданных параметров исполнения (планов, нормативов, смет, предписаний и т.п.). По стоимостным показателям фактическая величина исчисляется как алгебраическая сумма затрат или результата по нормативу и отклонений от него, учитываемых или рассчитываемых обособленно. Отклонения по другим показателям, в том числе в количестве расхода, во времени осуществления технологических операций и т.п., получают документальное обоснование и возможность определения причин и виновников (инициаторов).

Отклонения должны выявляться не только по учитываемому параметру, но и по месту нахождения ресурсов, центрам формирования информации, ответственности за результаты хозяйствования. Возникает проблема их обобщения в соответствии с установленной единой методикой исчисления фак фактических затрат и результатов хозяйственной деятельности и, оценки оборотных активов предприятия и т.п. Решение этих проблем также является составной частью концепции учета для управления.

Важнейшим направлением совершенствования бухгалтерского учета как функции управления является развитие его органической связи и взаимодействия с планированием и экономическим анализом.

Одна из задач учета - контроль за выполнением плана по всем показателям и структурным подразделениям организации. Для осуществления этой функции управления планирование и учет должны иметь единую систему показателей и методологию их формирования. Единство обеспечивается прежде всего за счет общего экономического содержания показателей планирования и учета. Вместе с тем состав учетных данных должен быть шире аналогичных плановых показателей за счет включения в них непроизводительных потерь и затрат. Так, отчетная себестоимость в отличие от плановой включает недостачи материалов на складе, если их нельзя отнести на виновных, потери от брака, непроизводительные выплаты заработной платы. Весьма существенные различия могут быть в составе планового и фактического фонда заработной платы, финансовых результатах деятельности. Перечень отчетных показателей также шире плановых. Например, по большинству организаций не планируются убытки, регрессивные иски, потери от простоев и т.п., между тем они обязательны для бухгалтерского учета. Такое расширение состава и номенклатуры учетных данных по сравнению с плановыми показателями вызывается аналитическими задачами учета, необходимостью регистрации в его системе отрицательных последствий отступления от плана.

Бухгалтерский учет как информационная и управляющая система развивается под воздействием производства, совершенствования его организации, методов хозяйствования, условий функционирования. Материальные возможности этого процесса обеспечиваются техникой измерения, регистрации, передачи и обработки учетных данных. Ведущую роль в этом выполняют современные ЭВМ.

Радикальные преобразования в экономической системе государства, переход организаций на рыночные условия хозяйствования, предоставление им полной экономической самостоятельности потребуют существенного улучшения бухгалтерского учета во всех звеньях народного хозяйства и прежде всего в промышленных организациях.

бухгалтерский учёт управление

1. Размещено на www.allbest.ru