Документационное обеспечение предприятия (на примере ООО "АРМТрубоПласт-Юг")

2.2 Анализ службы документационного обеспечения ООО «АРМТрубоПласт-Юг»

Организация работ по документационному обеспечению в ООО «АРМТрубоПласт-Юг» осуществляется по смешанной форме (централизовано, децентрализовано), т.е. часть функций выполняет служба ДОУ, часть структурные подразделения.

Процесс документооборота регламентируют государственные стандарты, стандарты предприятия и структурных подразделений. Их разрабатывает и внедряет отдел управления качеством и стандартизацией.

Служба ДОУ включает в себя самостоятельные структурные подразделения, которые подчиняется генеральному директору ООО «АРМТрубоПласт-Юг». В состав службы ДОУ входит:

- приемная генерального директора (секретарь, делопроизводитель),

- архив находится на стадии формирования.

Все функции по организации документооборота выполняют секретарь и делопроизводитель. Структуру и штаты службы утверждает генеральный директор предприятия.

Функции службы ДОУ:

- регистрацию документов осуществляет делопроизводитель;

- предварительное рассмотрение документов (передача на рассмотрение руководству, или на исполнение в структурное подразделение) выполняет секретарь;

- справочно-информационные работы по зарегистрированным документам осуществляют секретарь и делопроизводитель;

- учет документов выполняет делопроизводитель;

- работу по контролю исполнения документов (получение сведений о ходе исполнения, напоминание о сроках исполнения) осуществляет секретарь;

- регистрацию командировочных документов работников предприятия и лиц, командированных на предприятие, выполняют секретарь и делопроизводитель;

- проведение проверок организации работы с документами в структурных подразделениях, управлениях, участках, производственных базах осуществляют специалисты отдела управления качеством и стандартизацией;

- составление и ведение номенклатуры дел выполняет делопроизводитель;

- формирование и оформление дел осуществляет делопроизводитель;

- обеспечение хранения документов выполняют секретарь и делопроизводитель;

- тиражирование документов выполняет секретарь;

- прием, экспедиционную обработку, отправку документов осуществляет секретарь (проверка целостности конвертов, содержания; проверка наличия вложений; своевременности отправки документов и т. д.);

- секретарь принимает участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания (обслуживание работы руководителя, организация телефонных переговоров, прием посетителей, прием и передача телефонограмм).

В ООО «АРМТрубоПласт-Юг» используются следующие виды документации:

a) организационно - распорядительная, в которую входят следующие группы документов:

1) нормативные документы: стандарты предприятия, руководство, методики;

2) учредительные документы: устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации в государственных органах;

3) распорядительные документы: приказы по основной деятельности, распоряжения, решения;

4) организационные документы: структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;

5) информационно - справочная документация: акты, письма, справки, служебные и докладные записки, протоколы, выписки из документов.

б) плановая документация: сметы, планы работ, закупок;

в) отчетная документация: отчеты по выполненным работам;

г) документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки, дела, трудовые книжки;

д) документы по снабжению и сбыту: накладные, договоры поставки, заявки на транспорт, акты;

е) документы по материально-техническому обеспечению: требования, заявки;

ж) финансово-бухгалтерские документы: бухгалтерские балансы, отчеты, сметы, планы;

з) договорная документация: договоры, протоколы согласования, письма к договорам, дополнительные соглашения [12].

2.3 Анализ систематизации и хранения документов в ООО «АРМТрубоПласт-Юг»

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

В ООО «АРМТрубоПласт-Юг» существует три основных потока документации:

- входящий - документы, поступающие в организацию;

- исходящий - документы, созданные в ООО «АРМТрубоПласт-Юг» и направляемые за пределы организации;

- внутренний - документы, создаваемые и используемые в ООО «АРМТрубоПласт-Юг».

Документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы обработки:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов по структурным подразделениям (в случае, если документы не подлежат регистрации, и если не требуют рассмотрения руководством);

- регистрация документов;

- рассмотрение руководством (наложение резолюции);

- направление на исполнение (сначала документ с резолюцией возвращается секретарю, он переносит резолюцию в регистрационный журнал);

- исполнение и контроль исполнения;

- помещение исполненных документов в дело.

Документы, направляемые за пределы организации, проходят следующие этапы обработки:

- составление черновика (с документом работает исполнитель);

- визирование (внутреннее согласование);

- подписание (утверждение) документов руководителем;

- регистрация исходящих документов;

- отправка исходящих документов;

- направление исходящих документов в дело.

Анализ движения внутренних документов.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренним документом такой же, как и с исходящим документом:

- составление проекта документа (черновик) исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание (утверждение) документа руководителем;

- регистрация документа (регистрируются только документы по особо важным вопросам).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

- передача документа исполнителю (снятие копий при наличии нескольких исполнителей);

- контроль исполнения документа;

- исполнение документа;

- подшивка (направление) исполненного документа в дело.

Согласно стандарту предприятия вся поступающая (создаваемая) в приемную документация регистрируется в журнале входящей (исходящей) документации и направляется на рассмотрение руководителю подразделения.

Ознакомление заинтересованных работников с поступающей документацией осуществляется в соответствии с визой руководителя, документация формируется в дела по видам:

- общие приказы;

- приказы о командировании;

- распоряжения;

- стандарты предприятия;

- телефонограммы;

- акты проверок;

- исходящая документация;

- входящая документация;

- нормативные документы на оборудование;

- нормативные документы на готовую продукцию.

Все дела номеруются в соответствии с номенклатурой дел.

Лицо, ответственное за предоставление необходимой информации и осуществляющее контроль исполнения документов - секретарь. Секретарь контролирует своевременность исполнения документов в соответствии с резолюцией руководителя. На срочных, документах ставится отметка «Срочно», на документах с контрольными сроками исполнения ставится отметка «Контроль», секретарь направляет документ непосредственному исполнителю, получает информацию о перемещении и исполнении, доводит до сведения руководителя.

Дела хранятся в приемной, в специальных запирающихся шкафах в последовательности, закрепленной номенклатурой дел. Экспертная комиссия не организуются, создаются комиссии по мере надобности. Архив организации находится на стадии формирования. На документах, отобранных для хранения в архив, на титульном листе, ставится надпись «Архив». Дела, подлежащие долговременному и постоянному хранению, передаются в архив по описям дел [12, 13, 14, 32].

Так как предприятие имеет много уровней управления, то вопрос автоматизации является актуальным, потому, что при традиционном (бумажном) документообороте возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений (особенно это касается поиска документов). На предприятии отсутствует ведение информационно-справочного аппарата, нужные записи и документы ищет секретарь или делопроизводитель путем пролистывания журналов.

Компании необходима комплексная автоматизация делопроизводственного процесса, с момента создания документа до момента списания в дело, включая ведение информационно-справочного аппарата, учет документов, обеспечение сохранности.

Для того чтобы соответствовать статусу современной успешной компании, необходимо решить проблему автоматизации ДОУ ООО «АРМТрубоПласт-Юг», необходимо полностью отказаться от традиционных форм работы с документами, доработать и внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы. Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.

3. Разработка проекта по совершенствованию документационного обеспечения ООО «АРМТрубоПласт-Юг»

3.1 Выбор автоматизированной системы документооборота и разработка проекта по ее внедрению в ООО «АРМТрубоПласт-Юг»)

Правильно организованное делопроизводство - залог удачного бизнеса, поэтому эффективности этой составляющей всегда уделялось большое внимание. С появлением компьютерных технологий в делопроизводстве произошла настоящая революция. Работать с документами сейчас несравнимо проще и быстрее, чем во времена пишущих машинок, арифмометров и циркулей. Тем не менее для современного делопроизводства необходимо обладать определенными знаниями и навыками в области компьютера, специальных программ и офисной техники[33].

В настоящее время в России наблюдается рост интереса к системам электронного документооборота (СЭД) среди государственных и коммерческих структур. Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек. Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса.

Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами:

Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

СЭД - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами -- регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач. Основные возможности систем электронного документооборота представлены в приложении A.

Как показано в приложении, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями.

Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision и LanDocs.

Следующим моментом, на который стоит обратить внимание при выборе той или иной системы, являются услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе. Для полноценной работы с системой в первую очередь необходимо пройти обучение. Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку.

Услуги по установке и настройке системы, предлагаемые разработчиками, являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.

Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы ГранДок, ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision.

Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900$ (MS SQL Server 2005) до 4000$ (Lotus Notes Domino). Исключением является система ЕВФРАТ-Документооборот, имеющая встроенную СУБД Ника (0$). Стоимость сервера и лизенций представлены в таблице 2.1

Таблица 2.1 - Стоимость сервера и лизенций

Система	Босс-Референт	ГранДок	Дело	ЕВФРАТ-Документооборот	CompanyMedia	Directum	DIS-системы	Docs-Vision	Lan-Docs	Optima-Workflow
Характерстика
СУБД	Lotus Notes/Domino	MS SQL Server	MS SQL Server, Oracle 9i	НИКА MS SQL Oracle 9i	Lotus Notes/Domino	MS SQL Server	MS SQL Server, Oracle 9i, Lotus Notes/Domino	MS SQL Server	MS SQL Server, Oracle 9i	MS SQL Server, Oracle 9i, IBM DB2 DATABASE
Стоимоть СУБД, $	От 3964	От 900	От 900	(Встроенная СУБД НИКА)	От 3964	От 900	От 900	От 900	От 900	От 900
Стоимоть сервера 1 лицензий, $	17600	10200	12100	7200	21000	14800	19700	9200	21050	18200

Сравнение полных затрат на внедрение систем практически неосуществимо в силу различного подхода компаний-разработчиков к предоставлению услуг.

Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.), приобретающей систему. В таблице 2.2 представлен опыт внедрения систем.

По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело и CompanyMedia. Система Дело популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы ЕВФРАТ-Документооборот объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Система предназначена для автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота, автоматизации типовых бизнес-процессов. Большое количество внедрений CompanyMedia обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.

Таблица 2.2 - Опыт внедрения систем

Система Характеристика	Босс-Референт	ГранДок	Дело	ЕВФРАТ-Документооборот	CompanyMedia	Directum	DIS-системы	Docs-Vision	Lan-Docs	Optima-Workflow
Количество внедрений	>100	>100	>500	>1000	>500	>100	>100	>100	>100	>100
Возможно ли внедрение собственными силами	нет	нет	нет/да	да	нет	нет	нет/да	да/нет	нет	нет
Примечание: «нет/да» - жесткие настройки, «да/нет» - требуется специалист

Важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. В таблице 2.3 представлены показатели надежности и безопасности систем.

Таблица 2.3. - Надёжность, безопасность

Система Характеристика	Босс-Референт	ГранДок	Дело	ЕВФРАТ-Документооборот	CompanyMedia	Directum	DIS-системы	Docs-Vision	Lan-Docs	Optima-Workflow
Авторизация пользователей с паролем	1	1	1	1	1	1	1	1	1	1
Шифрование документов	0,5	0	0,5	1	0,5	1	1	1	0,5	1
Поддержка ЭЦП	0,5	1	0,5	1	0,5	1	1	1	0,5	1
Резервное копирование БД	1	0	1	1	1	1	0	1	1	1
Протокол событий	1	1	1	1	1	1	1	1	1	1
Средний бал	0,8	0,6	0,8	1	0,8	1	0,8	1	0,8	1

Из таблицы следует, что системы Directum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Хочется отметить, что системы Босс-Референт и CompanyMedia, реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика. В таблицах всесторонне рассмотрены наиболее важные аспекты выбора, внедрения и последующего использования СЭД, учитывающие помимо обязательных функциональных возможностей, стоимости и опыта их использования, возможности их адаптации, модификации и развития, необходимость которых не так очевидна на начальном этапе внедрения. Критерии, по которым были рассмотрены системы - достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота как в коммерческих, так и в государственных учреждениях [22,23,24,25].

Требования ООО «АРМТрубоПласт-Юг» при выборе СЭД:

- наличие необходимых функций в системе (регистрация документов, ведение регистрационной карточки, ведение номенклатуры дел);

- поиск (по реквизитам, по виду док-та);

- наличие необходимых карточек документов;

- списание документа в архив;

- резервное копирование БД;

- максимальное количество подключенных к Системе пользователей;

- стоимость лицензий;

- поддержка ЭЦП;

- разграничение прав доступа;

- связывание документов;

- возможность работы удаленным пользователям (при необходимости);

- надежность Поставщика (степень известности на рынке, количество успешно завершенных проектов и другое).

При этих требованиях, наиболее оптимальным решением видится система ЕВФРАТ-Документооборот, разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации. Интересным предложением также является система DocsVision, которая также включает в себя весь необходимый функционал для автоматизации документооборота и тесно интегрирована с продуктами компании Microsoft. В настоящее время внедрение этой системы осуществляется через партнерскую сеть компании DocsVision, что говорит о достаточной независимости системы от разработчика [21].

Рекомендуемые этапы проекта по внедрению ЕВФРАТ -Документооборот:

1) обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов;

2) составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;

3) адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования. 

4) установка и настройка программного обеспечения, и опытная эксплуатация;

5) окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации; 

6) обучение персонала организации.

В зависимости от перечисленных выше факторов внедрение системы может занять от одной-двух недель до полугода.

Рассматривая более подробно вопрос об организации автоматизации системы ДОУ, следует выделить следующие пункты:

- принятие решения об автоматизации системы ДОУ в организации;

- оформляется приказ руководителя организации, в котором указывается структурное подразделение (должностное лицо), ответственное за автоматизацию системы ДОУ, сроки проведения работ, определяются даты промежуточного контроля и пр. К приказу прилагается план мероприятий по автоматизации системы ДОУ. В подобном плане должны быть указаны даты начала и завершения выполнения каждого мероприятия.

- проведение открытого конкурса среди разработчиков СЭД (или проведение исследования рынка разработчиков СЭД, исследование может быть проведено как самостоятельно, так и по договору независимой исследовательской компанией - это могут быть профильный научно-исследовательский институт, консалтинговая компания и т.п.) с целью определения организации - разработчика системы;

- разработка технического задания на проектирование СЭД (осуществляется организацией-разработчиком при участии организации - заказчика СЭД). При проведении открытого конкурса проекты технических заданий представляются организациями-конкурсантами при заявлении на участие в конкурсе;

- согласование технического задания на проектирования СЭД. При необходимости - согласование технического задания с органами государственного надзора и другими заинтересованными организациями. Срок согласования технического задания в каждой организации не должен превышать 15 дней.

- заключение договора между заказчиком и разработчиком на проектирование СЭД;

- проектирование СЭД;

- экспериментальное внедрение СЭД в организации.

- усовершенствование СЭД при наличии замечаний и пожеланий со стороны заказчика (осуществляется разработчиком);

- прием СЭД в эксплуатацию;

- ввод СЭД в действие;

- проведение мероприятий по обучению сотрудников организации работе с вводимой СЭД. Обучение может проводиться специалистами структурного подразделения организации-заказчика, ответственного за автоматизацию ДОУ, либо, по договору, представителями организации - разработчика СЭД. Списки сотрудников, которым необходимо пройти обучение, представляются руководителями структурных подразделений (в соответствии с должностными инструкциями) и утверждаются руководителями организации. Процесс обучения обязательно завершается аттестацией. 

Внедрив систему ЕВФРАТ -Документооборот, компания получит:

- комплексную автоматизацию всего цикла документооборота и бизнес-процессов;

- интуитивно понятный и удобный интерфейс;

-работу с различными СУБД (MS SQL, Oracle; скоро -- MySQL);

- простоту внедрения и модификации без программирования;

- удобный графический редактор маршрутов движения документов;

- создание форм документов любой сложности в графическом редакторе без программирования;

- управление правами доступа на уровне документов и их разделов;

- высокую скорость работы;

- гибкую систему передачи прав и назначения заместителей;

- работа в офлайн-режиме;

- полную интеграцию с MS Office и возможность интеграции с 1С:Бухгалтерией.

Эффект от внедрения ЕВФРАТ -Документооборот в ООО «АРМТрубоПласт-Юг»:

- снижение времени поиска документов в 15-30 раз;

- снижение количества потерянных документов на 80-95%;

- снижение времени подготовки документов в 10-20 раз.

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений [35].

Процесс внедрения системы на предприятии должен быть регламентирован. Персонал должен ознакомиться с соответствующей документацией и пройти обучение. Инструкции, руководства, положения, рекомендации позволят повысить качество работы системы, исключить ошибки в пользовании системой, создать единые правила работы персонала с системой и документами. В результате повышается эффективность и совершенствуется процесс ДОУ.

3.2 Разработка номенклатуры дел для ООО «АРМТрубоПласт-Юг»

После исполнения документы определенно время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстрее находить и использовать, необходима систематизации исполненных документов, т. е группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку» [34].

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дела.

Номенклатура дела - систематический перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

- номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

- номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

- номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

- номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствие со степенью важности и сроком хранения документации.

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

- определение круга документов для включения в номенклатуру;

- составление заголовков (наименований) дел;

- разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

- определение сроков хранения дел;

- определение системы индексации и установления индексов дел;

- оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклатуру.

Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой - либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающиеся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривается несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентов, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

Степень конкретизации, детализация наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу.

При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.

Термин документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Использование термина материалы и документальные материалы не предусмотрены государственным терминологическим стандартом.

В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:

- если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела;

- если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщённо, например;

- если однородные корреспонденты находятся на одной определённой территории (край, область, регион), целесообразно в её заголовке это отразить.

В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовках дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, например: «Переписка об организации международной конференции».

Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчётную документацию.

При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указывают вид документа, автор и год, например: «Протоколы заседаний Совета директоров за 2001 г.». Заголовки дел, содержащих плановые или отчётные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность: «Отчёты об отгрузке товаров».

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или шифр: «Годовой отчёт по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (по форме 10-ф)».

Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности организации. При этом используются такие признаки документов, как номинальный, авторский, корреспондентский, хронологический, предметно-вопросный, географический.

Номинальный признак указывает на вид документов, подшиваемых в дело. Автор определяется на основании таких реквизитов документа, как наименование учреждения, где составлен документ, подпись (в письмах, предложениях, заявлениях граждан, а также в распорядительных документах). Корреспондент определяется по реквизиту «адресат» и используется, чаще всего, при составлении заголовков к делам по переписке.

Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос, о чем документы дела.

Хронологический признак содержит указание о том, за какой период времени сгруппированы документы в деле. Как правило, в дела подшиваются документы одного делопроизводственного года, но есть и дела переходящие, т. е. такие, в которые подшиты документы за несколько лет. Географический признак используется реже, как правило, в тех случаях, когда в деле сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, объединенных признаком территории, на которой они расположены.

Элементы заголовка располагаются в логической последовательности, причем вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и т.д.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Затем идут такие его элементы, как автор документа (название организации, структурного подразделения, лица); корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы), краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. В некоторых случаях допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка в зависимости от логической последовательности.

Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учёте организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых ими функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного деления крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учётом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительную документацию директивных и вышестоящих органов, затем - дела, содержащие организационную документацию, относящиеся к деятельности организации в целом (Устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагаются дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения). Затем следуют дела с плановыми и отчётными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и др. документами.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после этого - месячные. Аналогично систематизируются дела с отчётными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале переписка с директивными и вышестоящими органами, затем - с неподчиненными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном порядке наименований.

Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае разделами сводной номенклатуры дел будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства (например, канцелярия). Последние разделы - это общественные организации или органы, действующие на общественных началах.

В организациях без структурного деления или с нестабильной структурой разделами номенклатуры являются управленческие функции или основные направления деятельности, например, руководство, планирование, учёт, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым во всех структурных подразделениях, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы (руководство, контроль, планирование, отчет, учет, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней:

- перечень типовых документов, образующихся в результате деятельности госкомитетов, ведомств, министерств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения;

- перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

- перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Кроме того, негосударственные коммерческие организации могут пользоваться справочным пособием «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)».

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации, прежде всего, пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии - типовыми.

Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Индексация дел. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел [7].

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатур дел структурного подразделения приведена в таблице 3.1.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

Таблица 3.1 - Форма номенклатур дел структурного подразделения

НАЗВАНИЕ РАЗДЕЛА
Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и 3статьи по Перечню	Примечание
01-02	Устав фирмы		Пост., ст. 37
01-03	Штатное расписание		Пост., ст. 52

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа - название заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа - количество дел (томов, частей) - заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.

В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче ел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количествах заведенных и включенных в номенклатуру дел.

Таблица 3.2 - Итоговая запись о категориях и количестве дел

По срокам хранения	Всего	В том числе переходящих
Постоянного	8	1
Временного (свыше 10 лет)	14	6
Временного (до 10 лет включительно)	25
Итого	47	7

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата проставления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель организации, если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел [8].

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел.

От того, насколько правильно составлена и оформлена номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Номенклатура дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов.

Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение. Пример номенклатуры дел для ООО «АРМТрубоПласт-Юг» представлен в приложении В.

Для повышения качества номенклатуры дел и успеха ее применения в практике учреждений важное значение имеет правильная организация работы по ее составлению. Номенклатура дел должна разрабатываться на основе внимательного изучения функций и направлений деятельности, охватываемой ею категории организаций, состава и содержания образующихся в их деятельности документов.

В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

Заключение

Проведенный анализ организационного обеспечения деятельности ООО «АРМТрубоПласт-Юг, а также разработка и внесение рациональных предложений по ее совершенствованию, позволяют сделать следующие выводы:

1) при ознакомлении с организационной структурой предприятия, удалось выяснить, что ООО «АРМТрубоПласт-Юг»- крупное предприятие, структура которого содержит большое количество уровней управления, должностей, подразделений;

2) ООО «АРМТрубоПласт-Юг» - ведущая фирма в городе Краснодаре по строительству новых и реконструкции существующих водопроводов, газопроводов и канализационных сетей. Компания зарекомендовала себя на строительном рынке ЮФО, как надежный и исполнительный партнер. Выполняющий все договорные обязательства.

Перечень выполняемых работ: 

- земляные работы;

- устройство бетонных и железобетонных монолитных конструкций;

- защита строительных конструкций, трубопроводов;

- устройство внутренних инженерных систем и оборудование зданий и сооружений;

- устройство наружных сетей водопровода; 

- устройство наружных сетей канализации;

- устройство наружных сетей газоснабжения;

- пусконаладочные работы;

- работы по организации строительства, реконструкции капитального ремонта привлекаемым застройщиком или заказчиком на основании договора юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем. 

3) при рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности ООО «АРМТрубоПласт-Юг» удалось выяснить, что организация работ по документационному обеспечению осуществляется по смешанной форме (централизовано, децентрализовано), т.е. часть функций выполняет служба ДОУ, часть структурные подразделения. Служба ДОУ включает в себя самостоятельные структурные подразделения, которые подчиняется генеральному директору ООО «АРМТрубоПласт-Юг». В состав службы ДОУ входит:

- приемная генерального директора (секретарь, делопроизводитель),

- архив находится на стадии формирования.

Все функции по организации документооборота выполняют секретарь и делопроизводитель. Структуру и штаты службы утверждает генеральный директор предприятия;

4) при изучении и анализе нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства определено, что так как предприятие крупное и предоставляет различные виды услуг, то соответственно документация обладает определенной спецификой, особое значение имеет информация о научно-технических, конструкторских разработках, которые позволяют совершенствовать производство и выдерживать конкуренцию с более развитыми предприятиями России.

5) основываясь на анализе, существующих, систем электронного документооборота, было выявлено, что для ООО «АРМТрубоПласт-Юг» с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, наиболее оптимальным решением видится система ЕВФРАТ-Документооборот, разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении.

Так же была разработана номенклатуры дел для ООО «АРМТрубоПласт-Юг», которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел.

От того, насколько правильно составлена и оформлена номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Разработанные предложения и рекомендации могут иметь практическое применение в оптимизации деятельности ООО «АРМТрубоПласт-Юг» [40].

Список использованных источников

1 Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 2003.

2 Шнякина Ю.Р. Документационное обеспечение управления. URL: http://portal.tolgas.ru/edt/ef_eo/edt4399/1.htm (дата обращения: 15.02.2012г.)

3 Подлесная Л.В. Документирование управленческой деятельности. Практикум для студентов всех специальностей и всех форм обучения. - М., МГУТУ, 2008.

4 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998. С.2.