Организация документирования хозяйственных операций и документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

«БЕЛОРУССКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ

СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ»

Курсовая работа

Организация документирования хозяйственных операций и документооборота

Горки 2012

СОДЕРЖАНИЕ

1. Организация документооборота хозяйственных операций

2. Документооборот и его роль в организации бухгалтерского учета

Литература

1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее - необходимая информация для лиц, принимающих решение. Иными словами, основой для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.

Первичный документ - это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом, и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.

Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;

простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;

рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

Создание носителей первичной учетной информации (документов)- это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Внедрение в бухгалтерский учет автоматизации требует расширить представление о документе. В настоящее время допускается создавать документы на дискетах, но при этом должны соблюдаться требования Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утвержденного Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. №105 и продолжающее действовать на территории Республики Беларусь).

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в статье 9 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности».

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств автоматизации, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций, включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе. В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем, или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий.

В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник хозяйственных операций, а также контролирующий орган, суд или прокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:

при ручной обработке - дату записи в учетный регистр;

при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

арифметически (подсчет сумм);

по содержанию (законность документальных операций).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

Арифметическая проверка определяет правильность расчетов, произведенных в документах.

При проверке по содержанию проверяется законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

по причинам возникновения - небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники;

по месту возникновения - в тексте или в цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

по значению - локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

на полях соответствующей строки делается оговорка «исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистрах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Первичные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией по делам, находящимся у них на рассмотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, копия акта направляется вышестоящей организации.

2. ДОКУМЕНТООБОРОТ И ЕГО РОЛЬ В ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

документальный первичный учет документооборот

Неотъемлемым элементом учетной политики являются правила документирования операций, ведения учетных регистров, организации документооборота.

Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Рационально организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением необходимых обобщенных сведений. Это достигается применением наиболее совершенных способов и средств сбора и продвижения первичной информации к месту ее обработки, а также предварительным планированием документооборота.

Для этого на каждом предприятии должны быть разработаны и утверждены приказом руководителя:

а) рабочий альбом форм документов;

б) график документооборота.

Рабочий альбом форм документов представляет собой альбом, в который собираются все первичные документы, применяемые на данном предприятии.

Он формируется по разделам:

документация по учету основных средств;

документация по учету материальных ценностей;

документация по учету труда и его оплаты;

документация по учету кассовых операций;

документация по учету платежных и банковских операций;

документация по учету затрат и выходу продукции основного производства;

документация по учету процесса реализации;

документация по учету работы транспорта.

Применение форм первичных документов зависит от направлений деятельности предприятия.

Каждый раздел альбома состоит из четырех частей:

титульного листа;

перечня документов;

образцов документов;

кратких указаний по их заполнению.

Образцы первичных документов должны быть напечатаны типографским способом и заполнены данными наиболее типичных операций. В кратких указаниях по заполнению первичных документов указывается методика, техника заполнения, количество экземпляров, назначение каждого экземпляра и его использование.

Рабочие альбомы форм первичных документов являются практическим руководством для работников предприятия, связанных с составлением и обработкой первичной информации.

Рабочие альбомы форм первичных документов утверждаются приказом по предприятию и хранятся в бухгалтерии наравне с другими нормативными материалами.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Документооборот, организованный по графику, позволяет:

ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки;

способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;

повышает производительность труда счетных работников;

способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

График документооборота в виде перечня работ имеет следующий вид (табл. 1).

Таблица 1. График документооборота

График документооборота в виде схемы называют оперограммой, она имеет следующий вид (табл. 2).

Таблица 2. Оформление расходным кассовым ордером выдачи наличных денег из кассы совхоза

Точка на оперограмме означает место выполнения операции и исполнителя. Оперограмма наиболее наглядно показывает путь движения документа и, следовательно, характеризует рациональность документооборота.

Работники предприятия (начальники цехов, мастера, работники отделов, кладовщики, подотчетные лица и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, осуществляет главный бухгалтер.

ЛИТЕРАТУРА

1. Асоськова Г. О штатном расписании // Консультант. - 2002. - № 18. - С. 67-69.

2. Анищенко Н. В. В организации меняется главный бухгалтер // Главный бухгалтер. - 2002. - № 35. С. 39- 42.

3. Белый И. Н. Аудит. - Мн.: Вышэйш. шк., 1996. - 80 с.

4 .Белый И. Н., Сушкевич А. Н. Организация бухгалтерского учета и внутреннего аудита на предприятиях и в организациях. - Мн.: ООО «Экаунт», 1996. - 72с.

5. Войтик Н. Порядок составления штатного расписания в организациях и предприятиях сельского хозяйства //Сельское хозяйство. -2002. - № 3 (7). - С. 66-74.

6. Ванкевич В. Главный бухгалтер: должностные обязанности и квалификационные требования // Главный бухгалтер. - 2002. - №15. - С. 72-75.

7. Вышинская Ж. Прием и увольнение главного бухгалтера // Консультант бухгалтера. - 2002. - №3. - С. 2 - 9.

8. Давыдова Э. Подготовка документов к архивному хранению // Главный бухгалтер. 2002.- №3. - С. 76 -79.

9. Должностная инструкция // Консультант бухгалтера. 2002. - № 13. - С. 69 -76.

10. Данилевский Ю. А., Шапигузов С. М., Ремизов Н. А., Старовойтова Е. В. Аудит: Учеб. пособие. - М.: ИД ФБК - ПРЕСС, 2000. -544с.

11. Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности от 25 июня 2001 г. №42-3// Бухгалтерский учет и анализ. - 2001. - № 7 - С. 3 - 11.

12. Закон Республики Беларусь «Об аудиторской деятельности»// Бухгалтерский учет и анализ. - 2003. - № 2. - С. 3 - 11.

13. Правило аудиторской деятельности «Порядок заключения договоров оказания аудиторских услуг» // Главный бухгалтер. - 2002.- № 10. - С. 82-85.

1. Размещено на www.allbest.ru