Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Задание

Справочно-информационные документы: а)акты, б)справки, в)докладные записки. Дать характеристику документам, назвать формуляр, рассказать об особенностях построения текста, привести примеры документов, причем справки 2 видов: служебного и личного характера, с полным набором оформленных реквизитов.

Составить письмо- сообщение о дополнении к контракту № 38/32 от 15.06. 2006( между лесхозом и строительной организацией «Сельстрой») и совместной деятельности по заготовке древесины р. 08,09,11,12,15,17,18,20,22,27,28,29.

Составить заявление о приёме на работу Владимирову О.Г., составить на неё приказ по личному составу и сделать запись в трудовую книжку о приёме на работу.

заявление: 08,10,11,15,20,22.

приказ: 08,10,11,12,14,18,20,22,24,28.

запись в трудовую книжку - сведения о работе.

1. Справочно - информационные документы

Введение

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению.

Справочно-информационные документы содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно-правовых и распорядительных документов.

К справочно-информационным документам относятся служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др.

Эти документы являются одним из источников информации, носят вспомогательный характер по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

1. Акт

Акт - справочно-информационный документ.

Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.).

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

Акт может иметь гриф согласования.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

Во вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.

В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).

При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».

Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

Реквизиты отделяют друг от друга 1, 5-3 интервалами.

Образец акта представлен;

Образец акта

Наименование УТВЕРЖДАЮ

организации Руководитель

АКТ организации

______№_____ Личная Расшифровка

подпись подписи

О____________ Дата

Основание

Составлен комиссией:

Председатель: ________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

Члены комиссии:

1. ___________________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

ТЕКСТ

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Составлен в _____________ экземплярах:

1-й экз. -- куда, кому

2-й экз. -- . . .

3-й экз. -- . . .

Председатель комиссии подпись расшифровка подписи

Члены комиссии подписи расшифровки подписей

С актом ознакомлены:

должности подписи даты расшифровки подписей

В дело 00-00

Подпись Дата

2. Справка

документ акт инвентаризационный распорядительный

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельность организации.

Справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит их двух частей.

В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к написанию, во второй - приводятся конкретные данные.

Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки.

В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые прилагаются сведения, приведенные в документе.

Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.

Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывает и главный бухгалтер учреждения.

Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляют на общем бланке формата А4, а внутренние - на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами.

Датой справки является дата ее подписания.

Адресат оформляют как и на других документах, но не указывают почтовый адрес.

2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. их выдают по запросам заинтересованного лица или учреждения. Это наиболее многочисленная и ежедневная составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть текста. Текст документа начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывают название организации, куда она представляется.

Переменные и недостающие данные могут быть вписаны в трафаретную форму справки от руки или на пишущей машине.

В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: «настоящая справка», «действительно учится». Текст заверяют подписью и печатью.

3. Докладная записка

Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. подписывает их руководитель организации.

Датой документа считается дата ее подписания.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя - организации или должностного лица.

Заключение

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Директору ООО "Солнечный свет"

Иванову И.В.

от Владимировой О.Г.

Заявление

Прошу принять меня на работу на должность бухгалтера

С 17 октября 2010г. по основному месту работы.

К заявлению прилагаю следующие документы:

----T----------T-------T-----------¬

¦ N ¦ ¦ ¦Сдан на хранение¦

¦п/п¦ Документ ¦ Наличие ¦ в отдел ¦

¦ ¦ ¦ ¦ персонала ¦

+---+-----------+---------+--------------+

¦ 1 ¦Паспорт ¦ Предъявлен¦ Копия ¦

+---+------------------+-------+----------+

¦ 2 ¦Трудовая книжка ¦Предъявлена¦ Оригинал ¦

+---+-----------------------+-------+-----+

¦ 3 ¦Страховое свидетельство государственного¦Предъявлено¦ Копия ¦

¦ ¦ N 073-834-991-00¦ ¦ ¦

¦ ¦пенсионного страхования ----------------¦ ¦ ¦

+---+----------------+-------+-----------+

¦ 4 ¦Военный билет N _____ выдан ____________¦Отсутствует¦ - ¦

+---+------------------+-------+----------+

¦ 5 ¦Диплом о высшем образовании, ¦ Предъявлен¦ Копия ¦

¦ ¦ ШВ N 782903 ¦ ¦ ¦

¦ ¦квалификация ----------- ¦ ¦ ¦

L---+------------------+-----+-------------

Со ст. 65 ТК РФ ознакомлена. Подтверждаю, что не являюсь военнообязанным лицом.

"17" октября 2010 г. --- ------------------------ Владимирова О.Г

(подпись)

---------¬

¦ Код ¦

+--------+

Форма по ОКУД ¦ 0301001¦

ООО "Солнечный Свет" +--------+

------------------------------------------------ по ОКПО ¦00000000¦

наименование организации L---------

----------T-----------¬

¦ Номер ¦ Дата ¦

¦документа¦составления¦

+---------+-----------+

¦ 10 -К ¦ 17.10.2010¦

ПРИКАЗ L---------+------------

(распоряжение)

о приеме работника на работу

--------------¬

¦ Дата ¦

-------+-------------+

Принять на работу ¦ с ¦ 17.10.2010 ¦

+------+-------------+

¦ по ¦ ¦

L------+--------------

----------------¬

¦Табельный номер¦

+---------------+

Владимирову Ольгу Геннадьевну ¦ ¦

-------------------------------------------------+----------------

фамилия, имя, отчество

на должность бухгалтера

6800 __

с тарифной ставкой (окладом) ----------- руб. -- коп.

цифрами

2200 __

надбавкой ----------- руб. -- коп.

цифрами

Без испытательного срока

Основание:

Трудовой договор от "17" октября 2010 г. N 1

Генеральный

директор И.В. Иванов И.В. Иванов

Руководитель организации ----------- ---------- ---------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись

С приказом (распоряжением) О.Г. Владимирова

работник ознакомлен ---------------- "17" октября 2010 г.

личная подпись

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. -- М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.

3. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 76 с.

4. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. -- М.: Экономика, 1991, 271 с.

5. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с.

Размещено на Allbest.ru