Бухгалтерский учет как информационная система

В каждом бухгалтерском счете хозяйственные операции отражаются систематически, в последовательности их свершения, т.е. в хронологическом порядке. Запись на счетах бухгалтерского учета производят на основании документов, поэтому все принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке. Один из ее этапов - запись корреспондирующих счетов по каждой операции, отраженной в документе. Взаимосвязь между дебетом одного и кредитом другого счета, возникшая в результате двойной записи на них хозяйственной операции в бухгалтерском учете, называется корреспонденцией счетов, а сами счета - корреспондирующими.

Отражение на счетах хозяйственных операций называется бухгалтерской записью (проводкой). Бухгалтерские проводки бывают простые и сложные.

Простая бухгалтерская проводка - запись хозяйственной операции по дебету одного и кредиту другого счета.

Сложная бухгалтерская проводка - запись по дебету нескольких счетов и кредиту одного счета или по дебету одного счета и кредиту нескольких счетов. Однако суммы по дебету и кредиту должны быть равны.

Синтетические счета - это наиболее высокий уровень обобщения в учете. На них учет ведется по видам средств или их источникам только в стоимостном выражении. Эти счета являются счетами I порядка («Основные средства», «Материалы», «Расчеты с персоналом по оплате труда», «Счета к оплате» и т.д.). Учет на этих счетах называется синтетическим.

Синтетический учет дает обобщенное отражение хозяйственной деятельности организации в системе синтетических счетов и в бухгалтерском балансе.

Но для управления организацией синтетических (обобщенных) данных недостаточно. Поэтому в развитие синтетических счетов открываются аналитические счета более детализированные. Учет на них осуществляется как в денежном, так и в натуральном измерении. Эти счета являются счетами II порядка.

План счетов бухгалтерского учета

Правильная организация бухгалтерского учета предполагает определенную систему счетов, обеспечивающую контроль за состоянием хозяйственных средств, источниками их образования и всеми процессами хозяйственной деятельности. С этой целью разрабатывают план счетов. Совокупность всех счетов компании с соответствующими номерами называется планом счетов.

Действующий План счетов введен с …… года. Инструкция по его применению устанавливает единые подходы к применению и отражению однородных фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет в организациях любой формы собственности и подчиненности, любой отрасли народного хозяйства должен быть организован по этому Плану счетов (кроме банковских и бюджетных организаций).

Чем крупнее компания , тем больше счетов она имеет. Каждая компания разрабатывает собственный план счетов на основе рекомендованного « Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности субъектов». Первая цифра номера счета обозначает отнесение счета к одному из основных разделов финансовых отчетов:

1- Оборотные (текущие) активы;

2- Внеоборотные (долгосрочные) активы;

3- Краткосрочные (текущие обязательства);

4- Долгосрочные обязательства;

5- Собственный капитал;

6- Доходы от операционной деятельности;

7- Операционные расходы;

8- Общие и административные расходы;

9- Доходы и расходы от неоперационной деятельности.

Тема 4. Учетный цикл и корректирующие проводки

Главной целью любой предпринимательской деятельности является получение прибыли. При этом, важной функцией бухгалтерского учета является определение и отражение в финансовой отчетности успехов или неудач компании в достижении этой цели.

Для отражения успехов компании бухгалтеры используют термин «чистая прибыль», которая определяется как разница между доходами и расходами:

Если расходы превышают доходы, то говорят о чистом убытке.

При определении чистой прибыли необходимо помнить, что в соответствии с концепцией МСФО, обязательным к применению является учет доходов и расходов по методу начисления, который предполагает следующее:

допущение непрерывности - компания нормально функционирует и будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем;

признание доходов - доходы признаются в том отчетном периоде, в котором они заработаны, т.е. товары проданы или услуги оказаны, хотя деньги не были еще получены;

принцип соответствия или признания расходов - согласно этому принципу расходы признаются в том отчетном периоде, когда они возникли и соответствуют доходам, полученным в течение этого же периода, например, себестоимость реализованной продукции;

если расходы нельзя сопоставить с получением дохода, то они признаются в том отчетном периоде, в котором они понесены, например, расходы на электроэнергию признаются в том месяце, в котором эта электроэнергия потреблена, а не тогда, когда выплачены деньги.

Понятие и необходимость корректирующих проводок

Соблюдение правил признания доходов и расходов и соответственно определение величины чистой прибыли требует выполнения корректирующих проводок в конце года, так как некоторые хозяйственные операции затрагивают несколько отчетных периодов.

Корректирующие проводки позволяют отразить временную разницу между моментом признания доходов, расходов и потоками денежных средств в конце отчетного периода. При выплате денежных средств затраты целиком относятся на счета активов, а в конце каждого отчетного периода переносятся со счетов активов на счета расходов. Например, амортизация основных средств и нематериальных активов.

Корректирующая проводка приводит к изменениям, как минимум одного счета бухгалтерского баланса (постоянного) и одного счета отчета о прибылях и убытках (временного).

Существуют два типа корректирующих проводок:

начисленные расходы и доходы;

отсроченные расходы и доходы.

Рассмотрим примеры корректирующих проводок.

Начисленные расходы возникают, когда расходы признаются до момента выплаты денег, т.е. представляют собой обязательства. Например, начисленные, но не выплаченные заработная плата, проценты, налоги.

Отсроченные расходы возникают при выплате денег авансом до момента возникновения затрат и влияют на финансовые результаты нескольких периодов, например, предоплаченный страховой полис, арендная плата, выплаченная авансом, закупка офисных принадлежностей и т.д.

Отсроченные доходы возникают при получении авансовых платежей от заказчиков за еще не предоставленные им товары и услуги, в результате чего у компании возникают обязательства перед заказчиками. Например, авансы, полученные для будущей поставки продукции, товаров и услуг.

Корректирующие проводки регистрируются в Главном журнале регистрации хозяйственных операций и переносятся в Главную книгу. Затем составляется скорректированный пробный баланс, на основании которого можно легко заполнить финансовую отчетность.

Таким образом, корректирующие проводки при составлении финансовых отчетов

позволяют обеспечить сопоставимость и достоверность учетной информации полезной для принятия управленческих решений;

позволяют измерить финансовый результат и оценить финансовое положение компании.

Учетный цикл - это последовательность этапов учетного процесса, начинающегося от анализа хозяйственных операций до составления финансовой отчетности. Цикл учета равен одному финансовому году и состоит из десяти этапов (шагов):

Выявление операции или события, подлежащего учету

Цель: Сбор информации об операциях и событиях в форме первичных документов.

Регистрация операции или события в бухгалтерских журналах

Цель: Выявление, оценка и запись экономических последствий операций в хронологической последовательности в форме, удобной для последующей разбивки по счетам.

Разноска из журналов в Главную книгу

Цель: Перенесение информации из журналов на счета Главной книги.

Подготовка неоткорректированного предварительного (пробного) баланса с помощью составления рабочей таблицы

Цель: Создание рабочей таблицы для сверки равенства дебета и кредита, выполняющей роль отправного пункта, для внесения корректирующих журнальных проводок.

Запись в Главный журнал и разноска корректирующих журнальных записей

Цель: Осуществление записей начисления доходов и затрат на момент завершения операции; операции, по которым истек срок отсрочки платежей; оценочных показателей.

Подготовка скорректированного пробного баланса

Цель: Сверка равенства дебетов и кредитов и упрощение подготовки финансовых отчетов.

Подготовка финансовой отчетности

Цель: Доведение суммарной финансовой операции о деятельности компании до сведения внешних пользователей.

Запись в Главный журнал и разноска в Главную книгу записей, закрывающих соответствующие счета

Цель: Закрыть временные счета и перенести сумму чистой прибыли на нераспределенную прибыль.

Подготовка пробного баланса после закрытия счетов

Цель: Сверка равенства дебетов и кредитов после внесения закрывающих счета записей.

Регистрация в Главной книге остатков постоянных счетов

Запись в журнал и разноска записей аннулирующих корректирующие проводки (реверсивные проводки осуществляются по усмотрению компании и не являются обязательными).

Тема 5. Контроль и управление денежными средствами

Важнейшим элементом хозяйственной и финансовой деятельности предприятия являются денежные операции. Расчеты с покупателями и заказчиками, кредиты банков и заработная плата персонала - операции, производимые с использованием самого ликвидного актива - денег. Важнейшей задачей бухгалтерии любого предприятия является правильное использование денег и контроль за их сохранностью. От правильного решения этой задачи зависят и платежеспособность организации, и своевременность оплаты труда персонала, платежи в бюджет.

Денежные средства компании можно разделить на две категории: денежные средства в кассе и денежные средства в банке. К денежным средствам относятся монеты, банкноты, валюта, наличные суммы «малой кассы», текущие и депозитные счета в банках, на использование которых нет никаких ограничений. Если использование денежных средств ограничено, то они классифицируются как инвестиции (компенсационный остаток). Компенсационный остаток - это сумма денег, которую компания обязана держать на счете в банке в качестве гарантии оплаты услуг банка и которую она не имеет права использовать. Информация о компенсационном остатке обязательно должна быть раскрыта в примечаниях к финансовой отчетности.

Кроме того, к денежным средствам относятся:

банковские переводные векселя - переводной вексель, выданный банком на банк;

денежные переводы - чеки выписанные банком получателю платежа взамен полученных от кого-либо денежных средств;

чеки, подписанные кассиром банка - чек, выписанный кассиром банка на этот же банк, т.е. обязательство банка;

чеки, удостоверенные банком - чек с подписью банка о гарантии платежа;

персональные чеки - чеки, выданные физическими лицами;

сберегательные счета.

Банковские овердрафты исключаются из состава денежных средств и в отчетности показываются как краткосрочные обязательства. Овердрафт - это кредитовый остаток на банковском счете, который возник в результате платежа на сумму, превышающую имеющийся дебетовый остаток на банковском счете.

Эквиваленты денежных средств - это краткосрочные, высоколиквидные вложения, легко обратимые в определенную сумму денежных средств, и подвергающиеся незначительному риску изменения ценности.

В некоторых случаях краткосрочные ценные бумаги со сроком погашения менее 3-х месяцев (высоколиквидные инвестиции) также могут показываться в составе строки « Денежные средства». Они включают казначейские векселя, коммерческие бумаги и депозитные сертификаты.

В денежные средства не входят почтовые марки, авансы на командировочные расходы работникам, дебиторская задолженность работников компаний и денежные авансы, выплаченные работникам.

Основными проблемами, связанными с денежными средствами являются:

организация контроля за сохранностью и использованием денежных средств,

разделение обязанностей таким образом, чтобы кража денег была невозможна,

планирование поступлений и выплат денежных средств и т.п.

Среди учетных проблем можно выделить проблему классификации денежных средств, процесс выверки выписок с банковского счета и учет малой кассы на предприятии.

Выверка выписки с банковского счета обычно производится один раз в месяц. Такая процедура необходима, поскольку остаток по счету « Денежные средства», согласно бухгалтерским записям, обычно не совпадает с остатком по банковской выписке. Причинами такого различия являются:

некоторые операции, прошедшие в учетных записях компании, но еще не прошедшие в учетных записях банка, например выданные чеки (чеки, выданные и отраженные в учетных регистрах компании, но не предъявленные к оплате в банк), депозиты в пути (отправленные в банк, но не полученные вовремя, или принятые банком, но не нашедшие отражения в записях банка при подготовке выписки со счета);

некоторые банковские операции, которые еще не нашли отражения в бухгалтерских записях компании. Например, сбор за обслуживание, чеки, по которым не могут быть получены деньги, заработанные проценты, которые банк платит на средний остаток счета компании, другие банковские сборы и поступления на счет.

Процесс выверки состоит из двух этапов.

Первый включает в себя корректировку остатка денежных средств, согласно банковской выписке. К нему добавляются депозиты в пути и вычитаются выданные, но не предъявленные к оплате чеки. Полученная сумма представляет собой скорректированный остаток денежных средств.

Второй этап - это корректировка остатка, согласно учетным записям, и отражение в учете соответствующих проводок. Из сальдо счета денежных средств вычитаются все дебетовые меморандумы и прибавляются все кредитовые меморандумы с последующим отражением в журнале операций и на счетах.

Например, на счетах должны быть отражены следующие проделанные банком операции:

банк начислил проценты на остаток по счету:

Денежные средства

Доход в виде процентов

банк от имени компании получил деньги по векселю, включая проценты:

Денежные средства

Векселя к получению

Доход в виде процентов

банк снял со счета причитающуюся ему плату за получение денег по векселю

Расходы на услуги банка

Денежные средства

Полученный скорректированный остаток должен совпадать с исправленным остатком из банковской выписки.

У компании обычно существуют регулярные расходы, сумма которых невелика, поэтому выписывать чеки достаточно неудобно (покупка почтовых марок, оплата за транспорт, мелкие сборы, приобретение канц.товаров и т.п.). Для этих целей на предприятии держится некоторая сумма наличных денег, за которые отвечает материально ответственное лицо. Устанавливается фиксированный размер «малой кассы», который периодически возмещается на точную сумму потраченного, что приводит его к установленной фиксированной величине. Большая организация может иметь несколько малых касс, расположенных во всех ее производственных подразделениях.

Тема 6. Признание и оценка дебиторской задолженности, начисление резерва на безнадежные долги

бухгалтерский учет финансовый отчет

Под дебиторской задолженностью компании понимаются обязательства покупателей перед компанией по выплате денег за предоставление товаров или услуг. В целом она подразделяется на текущую дебиторскую задолженность, которая должна быть погашена в течение одного года, и долгосрочную задолженность. Обычно дебиторская задолженность подтверждается счет-фактурами.

Управление дебиторской задолженностью тесно связано с обязанностями главного бухгалтера фирмы.

Счета к получению - это вид дебиторской задолженности, который возникает при продаже товаров по « открытому счету», без письменного обязательства покупателя оплатить счет. При нормальных условиях деньги по счету должны быть получены в течение 30-60 дней, и дебиторская задолженность является результатом представления краткосрочного кредита продавцом покупателю.

Существуют три бухгалтерские проблемы, связанные со счетами к получению:

1) признание дебиторской задолженности по счетам - что считать дебиторской задолженностью по счетам?

2) оценка счетов к получению, - по какой стоимости отражать дебиторскую задолженность по счетам?

3) погашение дебиторской задолженности по счетам - как получить деньги по неоплаченным счетам и отразить это в бухгалтерских записях?

Признание дебиторской задолженности по счетам

Вопрос о том, что считать дебиторской задолженностью вызывает затруднения в результате существования системы многочисленных скидок. Скидки, предоставляемые покупателю можно подразделить на две группы:

1) Торговые скидки - это процентные скидки от базовой цены. Многие фирмы торгуют по каталогам или имеют общий список цен. Чтобы часто не менять цены, во время сезонных распродаж, при продаже постоянному клиенту, при реализации различного количества товара и т.д. используют торговую скидку как процент от основной цены. При продаже со скидкой счет выставляется на чистую сумму, которая и признается дебиторской задолженностью.

2) Скидки за оплату в срок - это скидки в зависимости от срока оплаты. Они предлагаются с целью побудить покупателя оплатить счет до окончания оговоренного срока платежа. Например, продавец может требовать оплатить счета в течение 60 дней. Однако при оплате в течение 10 дней им предоставляется 5 % скидка. Такие условия обозначаются «5/10, n/60». Многие покупатели предпочитают использовать такие скидки. Именно скидки за оплату в срок создают проблему признания дебиторской задолженности.

Существует два метода отражения этих скидок в бухгалтерском учете:

Валовый метод (метод-брутто). Это наиболее широко используемый на практике метод. Суть его в том, что продажа и дебиторская задолженность записываются на общую сумму выставленного счета. Скидки будут отражаться только в том случае, когда оплата произведена в течение периода действия скидки.

Чистый метод (метод-нетто). При этом методе считается, что скидка, не полученная покупателем, - это «наказание» или «штраф», который он должен платить, поскольку приобретает товары в кредит, а не за наличный расчет, и платит позже периода действия скидки. Таким образом, первоначально продажа и дебиторская задолженность записываются за вычетом скидок. Когда покупатель не использует скидки, появляется кредитовый счет «Упущенные скидки за оплату в срок», который в дальнейшем в отчете о прибылях и убытках отражается как статья дохода.

Рассмотрим тот же пример при условии, что используется чистый метод.

В результате получаем:

счет «Счета к получению» - закрыт;

на счете «Денежные средства» - деньги, полученные при условии использования покупателем скидки на часть товара;

на счете « Доход от реализации» - чистая сумма реализации (за вычетом скидок за оплату в срок);

на счете « Потерянные скидки за оплату в срок» - сумма скидки, упущенная покупателем и составляющая доход компании.

Проблема оценки дебиторской задолженности возникает в момент составления финансовой отчетности. Для определения чистой стоимости реализации необходимы две корректировки:

оценка и учет безнадежных долгов;

оценка возможных возвратов товаров и скидок.

Оценка и учет безнадежных долгов.

Наличие безнадежного долга (дебиторская задолженность, которая вероятно никогда не будет оплачена) - это потеря выручки от продажи или убыток, который требует снижения величины дебиторской задолженности по счетам и уменьшения прибыли.

Существует два метода списания безнадежных долгов.

1) Метод прямого списания, при котором не делается никаких предварительных оценок или записей безнадежных долгов. Только в том случае, когда точно выясняется, что данный счет не будет оплачен, безнадежный долг отражается по счетам.

Однако этот метод имеет ряд недостатков: сложно точно определить момент времени, когда задолженность можно считать безнадежной; часто он ведет к нарушению принципа соответствия доходов и расходов данного периода. Поэтому данный метод можно использовать только в тех случаях, когда величина списываемой безнадежной задолженности не является существенной.

2) Метод начисления резерва. В этом случае делается оценка возможной величины безнадежных (сомнительных) долгов либо на основе общей величины продаж, либо на основе общей величины дебиторской задолженности, и на эту сумму начисляется резерв на безнадежные долги:

Расходы по безнадежным долгам

Резерв на безнадежные долги

Счет « Резерв на безнадежные долги» является контрсчетом к счету «Счета к получению», имеет кредитовое сальдо и при заполнении баланса вычитается из статьи дебиторской задолженности по счетам.

Метод процента от чистой реализации в кредит (валовая реализация в кредит за вычетом возврата товаров и скидок).

Этот метод называют подходом с точки зрения Отчета о прибылях и убытках. Исходя из фактических данных прошлых лет, рассчитывают процент неполучения дебиторской задолженности от чистого объема реализации. Затем этот процент умножают на величину продаж в кредит текущего года, получая, величину резерва на покрытие безнадежных долгов. На эту сумму делается проводка. Особенность этого метода заключается в том, что начальное сальдо на счете «Резерв на безнадежные долги» не принимается в расчет, т.е. не учитывается. Основной акцент здесь сделан на соблюдение принципа соответствия доходов и расходов данного периода.

Метод учета дебиторской задолженности по срокам оплаты

Основа метода заключается в оценке чистой себестоимости дебиторской задолженности - денежной суммы, ожидаемой к получению. Начисление резерва на безнадежные долги позволяет пользователям финансовой отчетности увидеть достоверную дебиторскую задолженность, которая может быть реально получена. На базе прошлых лет рассчитывается процент безнадежных долгов по счетам дебиторской задолженности, сгруппированным в зависимости от срока оплаты счетов. Рассчитанный процент по каждой группе будет умножаться на величину дебиторской задолженности данной группы текущего года.

Рассмотрим это на примере

Задолженность каждого покупателя перед компанией группируется в зависимости от сроков оплаты счетов.

К каждой группе дебиторской задолженности по счетам применяются рассчитанные из опыта прошлых лет проценты неоплаченных счетов. В результате по каждой группе получается величина резерва на покрытие безнадежных долгов. В отличие от первого метода, этот метод учитывает сальдо на счете «Резерв на безнадежные долги».

Если начальное сальдо по дебету счета «Резерв на безнадежные долги» - 20 сом, это свидетельствует о том, что сумма фактических потерь от невозвратных долгов оказалась больше начисленного резерва в прошлом отчетном периоде. Следовательно, проводка будет на сумму, включающую расчетную величину резерва плюс сумму дебетового начального остатка:

Метод оценки дебиторской задолженности по срокам оплаты позволяет подсчитывать конечное сальдо резерва на безнадежные долги.

Этот метод называют подходом с точки зрения Бухгалтерского баланса, где сделан акцент на анализе платежеспособности покупателей и расчете чистой себестоимости дебиторской задолженности по счетам - корректировке общей суммы счетов к получению на величину резерва.

Оба метода - процент от чистой реализации в кредит и дебиторской задолженности по срокам оплаты - могут быть использованы вместе. Каждый из них используется для подтверждения другого. Для промежуточной отчетности многие компании используют метод процента от реализации в кредит из-за его экономичности. Однако в конце года анализируют возврат дебиторской задолженности, чтобы определить уровень остатка резерва на безнадежные долги и если остаток существенно отличается, необходимо произвести корректировку остатка.

Когда дебиторская задолженность официально признается безнадежной (дебитор объявлен банкротом), то долг списывается следующей проводкой.

Размещено на Allbest.ru