Организация работы с документами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1) Вступление

2) Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу, заявление работника на выдачу копии документов

3) Штатное расписание

4) Письмо

1. Вступление

Организация работы с документами - это задача делопроизводства. По определению делопроизводство (документационное обеспечение управления) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Из определения следует, что в делопроизводстве выделяется два достаточно самостоятельных аспекта: создание документов и организация работы с документами. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, их составлением и оформлением, вторая - работу с уже созданными документами. Но если в создании документов заняты практически все сотрудники, то организация работы с документами - это задача службы документационного обеспечения (секретаря) организации, включая сотрудников, отвечающих за работу с документами в подразделениях.

Я работаю в компании ООО «Ромашкино» заместителем главного бухгалтера. По роду своей деятельности сталкиваюсь с процессом принятия людей на работу, т.е. занимаюсь кадровым делопроизводством. Хотелось бы рассказать о некоторых документах, которые используют в кадровом делопроизводстве.

2. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма N Т-1) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

Факт приема на работу документируется в соответствующем приказе. Такой приказ (или распоряжение), согласно ст. 68 Трудового кодекса РФ, издается работодателем на основании заключенного с работником трудового договора. Приказ о приеме на работу относится к распорядительным документам и является приказом по личному составу, хранится в специальной папке отдельно от приказов по основной деятельности. Нумерация приказов по личному составу сквозная на протяжении одного календарного года.

Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно в точности соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, конкретизирует и устанавливает следующий состав сведений, подлежащих фиксации в приказе о приеме на работу:

- фамилия, имя и отчество работника;

- наименование структурного подразделения, в которое принят работник;

- профессия (должность) работника;

- испытательный срок;

- условия приема на работу;

- характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Такой порядок необходим в целях защиты прав работника, поскольку трудовым договором определяются права и обязанности сторон и, если стороны пришли к согласию, издается приказ.

Составленный приказ передается на подпись руководителю организации или другому уполномоченному на это лицу.

По строке «Руководитель организации» формы приказа о приемке указывается должность, личная подпись и расшифровка подписи (фамилия и инициалы) лица, подписавшего приказ.

Одновременно с подписанием документа должностное лицо проставляет дату приказа в графе «Дата составления».

Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания. При этом приказу присваивается регистрационный номер, который отражается в графе «Номер документа».

Согласно п. 3.12 ГОСТ Р 6.302003 регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте и др.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись не позднее трех дней со дня фактического начала работы. Работник должен ознакомиться с приказом и в строке «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен» поставить личную подпись и указать дату подписания приказа.

Даты составления приказа о приеме на работу, заключения трудового договора, а также начала работы не обязательно совпадают. Так, дата начала работы может быть более поздней по сравнению с той, когда заключен трудовой договор и оформлен приказ. Однако, если приказ издан более поздним числом, нежели заключен трудовой договор, это является нарушением трудового законодательства.

По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (ст.68 Трудового кодекса). Как следует из положения ст.62 Трудового кодекса такое требование должно быть оформлено в виде письменного заявления работника (Приложение №2).

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст.62 трудового кодекса).

Срок выдачи работнику копий документов, связанных с работой - не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного выше заявления (ст.62 Трудового кодекса).

Согласно вышеуказанной инструкции, приказ (распоряжение) о приеме на работу применяется для оформления и учета лиц, принимаемых на работу на основании заключенного с ними трудового договора. Подготовка проекта приказа производится уполномоченным должностным лицом предприятия (отдел кадров, бухгалтерия и т.п.).

На основании приказа работником кадровой службы вносятся необходимые записи в:

трудовую книжку работника;

личную карточку работника форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС);

личное дело работника.

Кроме того, на основании приказа о приеме на работу в бухгалтерии (подразделении, выполняющем ее функции) работнику открывается лицевой счет форма N Т-54 или N Т-54а.

3. Штатное расписание (Унифицированная форма № Т-3)

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1

документ штатный устав инструкция

Штатное расписание является документом, отражающим структуру и штат организации в соответствии с ее Уставом. Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором содержатся перечень структурных подразделений, наименование должностей работников, сведения о количестве штатных единиц, должностные оклады и персональные надбавки, общая численность и месячный фонд заработной платы организации или учреждения. Эти сведения необходимы руководителю организации для оптимизации работы учреждения, более эффективного использования трудовых и материальных ресурсов.

Штатное расписание может составляться как на всю структуру организации, так и отдельно, по структурным подразделениям организации.

Штатное расписание заполняет уполномоченное должностное лицо организации (как правило, экономист по труду, работник отдела кадров, бухгалтерии, планово-экономического отдела).

Штатное расписание разрабатывается на основании следующих документов:

- устава общества;

- положение о структуре и штатной численности организации, подразделения;

- нормативы штатной численности;

- общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367, в ред. от 18.07.2007;

- квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, в ред. от 29.04.2008;

- расчеты месячных должностных окладов;

- другие нормативно-правовые и нормативно-технические документы.

При разработке штатного расписания необходимо указывать наименования должностей, а также закреплять в трудовых договорах обязанности в соответствии с указанными классификаторами, особенно если работник занимает должность, для которой нормативными правовыми актами предусмотрены гарантии и компенсации. Неправильное указание наименования должности, с которой связано получение льгот, может повлечь неблагоприятные для работника последствия, например, при оформлении пенсии.

Штатное расписание может меняться в следующих случаях:

- переименование структурных подразделений или должностей;

- изменение оклада;

- реорганизация учреждения;

- сокращение численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата - отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса.

В шапке штатного расписания указывается наименование организации, код организации по ОКПО, номер документа, дата составления документа. Штатное расписание содержит строку «на период с ___________», в которой отражается срок, в течение которого будет действовать составляемое штатное расписание, и дата, начиная с которой действуют установленные в штатном расписании структура штатного состава, численность и размеры оплаты труда.

Как правило, штатное расписание утверждается на год, но оно может быть и бессрочным.

Составленный проект штатного расписания подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером, и направляется на утверждение.

Штатное расписание утверждается отдельным приказом, подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

В реквизите «УТВЕРЖДЕНО» (в правом верхнем углу формы штатного расписания) указывается дата и номер приказа, которым утверждено это штатное расписание, и количество утвержденных штатных единиц.

Первый экземпляр утвержденного штатного расписания остается в деле службы документации, копии направляются в отдел кадров, в бухгалтерию (для начисления заработной платы) и руководителям структурных подразделений (в части, их касающейся; могут быть в форме выписки).

Срок хранения документов составляет согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 06.10.2000:

- для штатного расписания и изменений к нему по месту разработки и утверждения - постоянно;

- для штатной расстановки - 75 лет;

- для проектов штатных расписаний, документов (справок, предложений, заключений, переписки) по их разработке и изменению - 3 года после утверждения.

На практике проверяющие органы воспринимают отсутствие у учреждения штатного расписания как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности на сумму от 1000 до 5000 руб., а учреждение - на сумму от 30 000 до 50 000 руб. согласно ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Отказ от составления штатного расписания чреват и другими последствиями. Например, в случае увольнения сотрудников по сокращению штата и подачи с их стороны заявления в суд на работодателя последнему будет довольно сложно доказать, что увольнение работника действительно было оправданным.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным "инструментом", выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

- позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);

- закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

- позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;

- устанавливает и закрепляет размеры надбавок;

- облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.

4. Письмо

Письмо является информационно-справочной документацией. Письмо предназначено для передачи информации от одного адресата к другому, является средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо -- самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения. Хранятся письма в отдельных папках (входящие и исходящие). Информацию о письмах заносят в журналы регистрации корреспонденции. Где указывают номер по порядку, дата и № документа, кому и куда адресован, краткое содержание, кто подписал, в № дела, где хранится и отметка об исполнении. Это для писем исходящих. Для входящей корреспонденции в соответствующем журнале указывают дату поступления, номер по порядку, от кого пришло (адрес и № исходящий), краткое содержание, дату и номер входящий, резолюция и кому направлено на исполнение, отметка о получении. Имеется множество разновидностей писем: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т.д.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4, если текст не превышает семи строк, то используют формат А5.

Текст письма строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предлагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по обработке писем и ускоряет исполнение в организации, куда они адресованы. По объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу.

Текс письма должен быть изложен ясно, четко, кратко, так как цель составления и направления писем сводится к побудительным мотивам. В письма не допускается рассуждения, домыслы. Тон письма должен быть нейтральным.

Убедительность письма зависит от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т.п. точно отобранными фактами, цифровыми данными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения.

Письма в настоящее время пересылают по почте, с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, по электронной почте.

Размещено на Allbest.ru