Формирование пояснительной записки в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Актуальность составлении пояснительной записки в том, что она представляет собой наименее формализованный и наиболее объемный документ в годовой бухгалтерской отчетности, с которого опытный пользователь начинает изучение отчетности организации. В отличие от других форм отчетности, пояснительная записка не только расшифровывает количественные показатели деятельности предприятия, но и дает их качественные характеристики. В данном документе собраны воедино такие разные показатели как материалоемкость и фондоемкость производства, технические характеристики основных средств, статистика основных экономических показателей, изменение численности сотрудников и перспективы финансового состояния. Грамотно составленная пояснительная записка, является по существу готовым материалом для создания отчета перед акционерами.

Иными словами, составление пояснительной записки необходимо для получения наиболее полной и объективной картины о финансовом положении организации и ее перспективах. Именно пояснительная записка призвана раскрыть существенную информацию о налогоплательщике, которую нельзя увидеть в основных формах бухгалтерской и налоговой отчетности.[1]

Целью исследования является изучение сущности, содержания и правил формирования пояснительной записки. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Дать характеристику бухгалтерской отчётности организации и определить место в ней пояснительной записки;

2. Рассмотреть порядок формирования пояснительной записки;

3. На примере конкретного предприятия ОАО «Пензаэнерго», рассмотреть порядок составления пояснительной записки к бухгалтерской отчётности организации за 2010 год.

Объектом исследования является пояснительная записка к бухгалтерской отчётности организации. Предметом исследования - структура пояснительной записки и её содержание. При исследовании применялись различные методы, систематизация материалов, структурирование и другие методы исследования. Теоретической основой курсового исследования послужили исследования специалистов в области финансов, бухгалтерского учёта и анализа хозяйственной деятельности. Кроме этого, был изучен нормативно-правовой материал, регулирующий бухгалтерский учёт и отчётность в РФ. По своей структуре курсовая работа состоит из двух основных глав. Первая глава теоретическая и содержит основные понятия о бухгалтерской отчётности организации и о пояснительной записке. Здесь разъясняется, какую роль играет пояснительная записка в системе документов, содержащих сведения о результатах финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Вторая глава содержит практический материал по бухгалтерской отчётности ОАО «Пензаэнерго»». Здесь рассматривается Бухгалтерский баланс, Отчет о прибылях и убытках, Отчет об изменениях капитала, Отчет о движении денежных средств.

пояснительная записка бухгалтерская отчётность

1. Общая характеристика, порядок формирования пояснительной записки

1.1 Общие требования к раскрытию учетных данных в пояснительной записке

Наиболее общие требования к пояснительной записке установлены в п.4 ст.13 федерального закона «О бухгалтерском учете», согласно которому пояснительная записка к годовой бухгалтерской отчетности должна содержать существенную информацию об организации, ее финансовом положении, сопоставимости данных за отчетный и предшествующих ему годы, методах оценки и существенных статьях бухгалтерской отчетности.

В пояснительной записке должно сообщаться о фактах неприменения правил бухгалтерского учета в случаях, когда они не позволяют достоверно отразить имущественное состояние и финансовые результаты деятельности организации, с соответствующим обоснованием. В противном случае, неприменение правил бухгалтерского учета рассматривается как уклонение от их выполнения и признается нарушением законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете. В пояснительной записке к бухгалтерской отчетности организация объявляет изменения в своей учетной политике на следующий отчетный год.[2]

Действующее законодательство устанавливает лишь общие требования к пояснительной записке. В пояснительной записке надо кратко рассказать о том, чем занимается фирма, привести основные показатели ее деятельности за отчетный год, сведения о том, сколько будет выплачено дивидендов и на какие еще цели будет израсходована чистая прибыль, и т.д. Однако в любом случае каждая организация самостоятельно определяет объем информации, а также форму ее подачи: в виде текста, таблиц, схем, диаграмм и т.п.[3]

Особое же условие поставлено для организаций, которые обязаны проводить аудит. В их пояснительной записке должно быть отражено мнение аудитора о достоверности данных, указанных в отчетности. Пояснительная записка состоит из нескольких разделов, в которых отражают данные, не вошедшие в типовые формы отчетности. Кроме того, здесь расшифровывают отдельные показатели бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках. Если фирма обязана проходить аудиторскую проверку бухгалтерской отчетности, но не составила пояснительную записку, в аудиторском заключении будет написано, что бухгалтерская отчетность составлена не в полном объеме. Что касается штрафов, то максимум, насколько могут оштрафовать фирму - это 50 рублей по статье 126 НК РФ. А главному бухгалтеру может грозить штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.6 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ). В отличие от других форм бухгалтерской отчетности (№№ 1 - 6) шаблоны или какие-либо рекомендуемые формы пояснительной записки в нормативном порядке не утверждались. Она составляется в произвольной форме, но ряд положений по бухгалтерскому учету содержит требования о представлении в ней определенной информации.[4]

При изложении в пояснительной записке основных показателей деятельности, характеризующих качественные изменения в имущественном и финансовом положении, их причины в случае необходимости следует указывать принятый порядок расчета аналитических показателей (рентабельность, доля собственных оборотных средств и пр.). При оценке финансового состояния на краткосрочную перспективу могут приводиться показатели оценки удовлетворительности структуры баланса (текущей ликвидности, обеспеченности собственными средствами, способности восстановления (утраты) платежеспособности). При характеристике платежеспособности следует обратить внимание на такие показатели, как наличие денежных средств на счетах в банках, в кассе организации, убытки, просроченные дебиторскую и кредиторскую задолженность, непогашенные в срок кредиты и займы, полноту перечисления соответствующих налогов в бюджет, уплаченные (подлежащие уплате) штрафные санкции за неисполнение обязательств перед бюджетом. Также следует обратить внимание на оценку положения организации на рынке ценных бумаг и причины имевших место негативных явлений.

При оценке финансового положения на долгосрочную перспективу приводится характеристика структуры источников средств, степень зависимости организации от внешних инвесторов и кредиторов. Дается характеристика динамики инвестиций за предыдущие годы и на перспективу с определением эффективности этих инвестиций.

Кроме того, может быть приведена оценка деловой активности организации, критериями которой являются широта рынков сбыта продукции, включая наличие поставок на экспорт, репутация организации, выражающаяся, в частности, в известности клиентов, пользующихся услугами организации, и иная информация; степень выполнения плановых показателей, обеспечения заданных темпов их роста (снижения); уровень эффективности использования ресурсов организации.

Целесообразно включение в пояснительную записку данных о динамике важнейших экономических и финансовых показателей и другой информации, интересующих возможных пользователей бухгалтерской отчетности.

Составлять пояснительную записку должны все организации, кроме бюджетных; общественных организаций, не осуществляющих предпринимательскую деятельность и не имеющих кроме выбывшего имущества оборотов по продаже товаров (работ, услуг); [2] субъектов малого предпринимательства, не обязанных проводить аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством РФ.[3] Имеют право не вести бухгалтерский учет и не представлять пояснительную записку организации, применяющие упрощенную систему налогообложения.[2]

Если у вашей фирмы имеются дочерние и зависимые общества, то вы должны составить сводную отчетность и пояснительную записку к ней[5].

Подписывается пояснительная записка руководителем и главным бухгалтером организации. В организациях, где бухгалтерский учет ведется на договорных началах специализированной организацией или бухгалтером-специалистом, бухгалтерская отчетность подписывается руководителем организации, руководителем специализированной организации либо специалистом, ведущим бухгалтерский учет.[4]

1.2 Разделы пояснительной записки

Краткая характеристика структуры и деятельности организации. В этом разделе раскрывается структура управления, положение которое занимает предприятие в группе компаний (основное, зависимое или дочернее). Акционерные общества отражают здесь данные о количестве выпущенных акций и сведения о том, какая часть из них оплачена полностью, а какая частично. Также в этой части пояснительной записки отражаются данные о номинальной стоимости акций, принадлежащих самому акционерному обществу, а также его дочерним и зависимым предприятиям.

Общества с ограниченной или дополнительной ответственностью приводят здесь информацию о долях, а также задолженностях учредителей по вкладам в уставной капитал.

В этом же разделе пояснительной записки указывают: местонахождение, наименование и направление деятельности головной и (или) дочерних (зависимых) организаций. При этом рассматривается их текущая, инвестиционная и финансовая деятельность.

Учетная политика организации. В этом разделе кратко описывают основные элементы учетной политики организации (метод списания материалов в производство, способ начисления амортизации). Из этого раздела пользователи должны узнать, насколько учетная политика влияет на показатели отчетности. Для того чтобы пользователь мог делать правильные выводы о динамике показателей отчетности, в ней должна быть обеспечена сопоставимость отчетных данных с показателями за предшествующий отчетный год (годы) или соответствующие периоды предшествующих отчетных периодов. Изменения учетной политики, оказавшие или способные оказать существенное влияние на финансовое положение, движение денежных средств или финансовые результаты деятельности организации, подлежат обособленному раскрытию в пояснительной записке. Информация о них должна, как минимум, включать: причину изменения учетной политики; оценку последствий изменений в денежном выражении; указание на то, что включенные в бухгалтерскую отчетность за отчетный год соответствующие данные периодов, предшествовавших отчетному, скорректированы.[6]

Основные факторы, повлиявшие в отчетном году на деятельность организации. Здесь раскрывается информация о том, какие факторы повлияли на формирование финансового результата организации в отчетном году. Это могут быть положительные факторы - увеличение покупательского спроса, снижение учетной ставки по банковским кредитам, рост качества продукции и т.д. Также в этом разделе приводят сведения о том, сколько налогов уплатила организация.

События после отчетной даты и условные факты хозяйственной деятельности. В этом разделе надо раскрыть информацию об условных фактах хозяйственной деятельности, т.е. событиях которые произошли сейчас, а их последствия скорее всего скажутся на деятельности организации в будущем (судебные разбирательства, которые на отчетную дату еще не завершены, гарантии на товар, проданный в отчетном периоде и т.п.) Здесь же отражают события после отчетной даты - события, произошедшие после окончания года до даты подписание годовой отчетности. При этом они влияют на размер имущества, обязательств или капитала организации. Информация, раскрываемая в этом разделе, включает краткое описание события (условного факта) и его оценку. Если же оценить событие не возможно, то в пояснительной записке необходимо объяснить, почему нельзя это сделать. Данные о важнейших отчетных показателях по видам деятельности и географическим рынкам сбыта. Здесь приводят информацию о влиянии, которое оказывают дочерние и зависимые общества на общие финансовые результаты деятельности организации: информацию о деятельности организации в определенных условиях и регионах (об операционных и географических сегментах), критерий выбора этой информации, показатели, характеризующие деятельность организации по каждому сегменту, методы, которыми пользуется организация, раскрывая эту информацию.[9]

Разницы между данными бухгалтерского учета и налоговых регистров. Если в отчетном периоде возникли расхождения между данными бухгалтерского учета и налоговых регистров, то в пояснительной записке надо раскрыть:

* условный расход (условный доход) по налогу на прибыль;

* постоянные и временные разницы, которые повлекли корректировку условного расхода (условного дохода) по налогу на прибыль;

* постоянные и временные разницы, возникшие в прошлых отчетных периодах, но повлекшие корректировку условного расхода (условного дохода) отчетного периода;

* суммы постоянного налогового обязательства, отложенного налогового актива и отложенного налогового обязательства;

* суммы отложенного налогового актива и отложенного налогового обязательства, списанного на счет 99 в связи с выбытием объекта актива или вида обязательств.

* причины изменений применяемых налоговых ставок по сравнению с предыдущим налоговым периодом.[10]

Государственная помощь. В пояснительной записке подлежит раскрытию:

* характер и величина бюджетных средств, признанных в бухгалтерском учете в отчетном году;

* назначение и величина бюджетных кредитов;

* характер прочих форм государственной помощи, от которых организация прямо получает экономические выгоды;

* не выполненные по состоянию на отчетную дату условия предоставления бюджетных средств и связанные с ними условные обязательства и условные активы.[6]

Сведения об операциях в иностранной валюте. В пояснительной записке должны быть раскрыты:

* величина курсовых разниц, отнесенных на счет учета финансовых результатов организации;

* величина курсовых разниц, отнесенных на иные счета бухгалтерского учета;

* курс ЦБ РФ, действовавший на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности.[11]Формирование значений показателей, отражаемых в формах отчетности в нетто-оценке. Отражение показателя в отчетности в нетто-оценке означает, что значение этого показателя определяется за вычетом специального регулирующего показателя. Пояснительная записка должна содержать информацию об исчислении нетто-оценки:

* по нематериальным активам, основным средствам и доходным вложениям в материальные ценности (счета 04, 01 и 03) приводятся данные о первоначальной (восстановительной) стоимости, начисленной амортизации (счета 05 и 02) и как разность - данные об остаточной стоимости (за исключением не амортизируемых объектов);

* по материально-производственным запасам, ценным бумагам и дебиторской задолженности (счета 10, 58, 62 и 76) приводятся данные об учетной стоимости, сумме начисленных оценочных резервов (счета 14, 59 и 63) и как разность - данные о рыночной стоимости указанных активов (если рыночная стоимость ниже учетной);

* по нераспределенной прибыли отчетного года (счет 99) приводятся данные о величине балансовой прибыли, сумме начисленного налога на прибыль и налоговых санкций (счет 68) и как разность - данные о прибыли, подлежащей распределению по окончании отчетного года. [12]

Помимо этого, может быть приведена оценка деловой активности организации, критериями которой являются широта рынков сбыта продукции, включая наличие поставок на экспорт, репутация организации, выражающаяся, в частности, в известности клиентов, пользующихся услугами организации, и др.; степень выполнения плана, обеспечение заданных темпов их роста; уровень эффективности использования ресурсов организации. Целесообразно включение в пояснительную записку данных о динамике важнейших экономических и финансовых показателей работы организации за ряд лет, описаний будущих капиталовложений, осуществляемых экономических мероприятий и другой информации, интересующей возможных пользователей годовой бухгалтерской отчетности.

1.3 Нормативно- правовое регулирование

Бухгалтерская отчетность является основным документом, из которого внутренние и, самое главное, внешние пользователи получают необходимые для принятия своих решений сведения о финансово-хозяйственной деятельности компании. О качестве представляемой в отчетности информации не в последнюю очередь можно судить по пояснительной записке. Чтобы облегчить труд бухгалтера по ее составлению, поговорим о тех данных, которые нужно в ней раскрыть.

Пояснительная записка является обязательной частью бухгалтерской отчетности всех компаний, что предусмотрено Федеральным законом от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Исключение составляют:

* бюджетные организации;

* общественные организации, которые не ведут предпринимательской деятельности и не имеют оборотов по реализации, кроме выбывшего имущества;

* субъекты малого предпринимательства, которые не обязаны проводить аудиторскую проверку (право не включать записку в состав отчетности в этом случае закреплено за малыми предприятиями в Указаниях об объеме форм бухгалтерской отчетности);

* организации, применяющие УСН (по той причине, что они освобождены от ведения бухгалтерского учета).

Само название "пояснительная записка" говорит о том, что этот документ наряду с формами N 3 - 6 приложений к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках служит для пояснений к основным формам (N 1 и 2) бухгалтерской отчетности. Об этом сказано в Положении по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организаций" (ПБУ 4/99).

Бухгалтер, который приступил к подготовке пояснительной записки, прежде всего, должен помнить о цели создания этого документа. Предназначен он для того, чтобы обеспечить пользователей дополнительными данными, которые нецелесообразно включать в основные формы отчетности, но без которых они не смогут реально оценить финансовое положение компании, финансовые результаты ее деятельности за отчетный период и изменения в ее финансовом положении.

Достоверно и полно представить сведения о финансовом состоянии организации означает выполнить все требования нормативно-правовых актов о раскрытии информации в бухгалтерской отчетности. Такие требования установлены в трех перечисленных выше нормативных документах, а также в действующих ПБУ (практически в каждом из которых имеется раздел "Раскрытие информации в бухгалтерской отчетности").

Таким образом в пояснительной записке как минимум должна быть приведена информация о данных, наличие которых в бухгалтерской отчетности регламентировано законодательством, но которые не нашли отражения в формах годовой бухгалтерской отчетности. В преамбуле записка должна содержать указание на то, что бухгалтерская отчетность сформирована исходя из действующих в Российской Федерации правил бухгалтерского учета. В случае отступления от этих правил необходимо указать причину, их вызвавшую. Обратите внимание, что в пояснительной записке к формам бухгалтерской отчетности информация должна раскрываться (как и в самих этих формах) с учетом принципа существенности.

Информация считается существенной (и, значит, ее отражение необходимо), если ее отсутствие может повлиять на принимаемые, на основе бухгалтерской отчетности экономические решения пользователей. Критерии уровня существенности показателей отчетности компания устанавливает самостоятельно.

Действующие нормативные акты устанавливают лишь общие требования к содержанию пояснительной записки. При этом отражение одних сведений в ней носит обязательный характер, а других - рекомендательный. Но и некоторые из обязательных данных включаются только в том случае, если они имели место в отчетном периоде.

Если компания является акционерным обществом (АО), то в записке ей необходимо раскрыть еще и информацию, характерную только для АО. Она касается количества выпущенных и оплаченных (не оплаченных или оплаченных частично) акций; номинальной стоимости акций, принадлежащих обществу, а также его дочерним и зависимым предприятиям. Раскрытия также требует информации о дополнительной эмиссии акций. В обязательном порядке общество приводит в пояснительной записке фамилии и должности членов совета директоров (наблюдательного совета) и членов исполнительного органа, общую сумму выплаченного им вознаграждения.

Что же касается структуры пояснительной записки, то она может быть произвольной, так же как объем и форма представленного в ней материала. Их компания определяет самостоятельно, с учетом конкретных пользователей данной информации. Тем не менее, целесообразно придерживаться определенной последовательности в изложении ее материалов. Для этого ее удобно разделить на разделы/

2. Раскрытие учетных показателей в пояснительной записке

2.1 Краткая характеристика ОАО «Пензаэнерго»

В рамках Государственной программы приватизации РФ 12 марта 1993 года было учреждено акционерное общество открытого типа энергетики и электрификации «Пензаэнерго». В 1996 году АООТ «Пензаэнерго» перерегистрировано в ОАО «Пензаэнерго» на основании Приказа комитета по экономике и прогнозированию Администрации г. Пенза № 391 от 26.12.1996г.

Последняя редакция Устава утверждена решением единственного акционера ОАО «Пензаэнерго» - ОАО «МРСК- Волги». Уставный капитал Общества составляет 2 737 389 510 рублей.

Резервный фонд формируется путем обязательных ежегодных отчислений до достижения им размера, установленного Уставом Общества. Резервный фонд предназначен для покрытия убытков, а так же выкупа акций в случае отсутствия иных средств. Резервный фонд не может быть использован для других целей.

Общество внесено в Единый государственный реестр юридических лиц Инспекцией МНС России по г. Пенза за основным государственным регистрационным номером № 1028600587399 серия 86 № 000503856 от 14.10.2002 г.

Общество состоит на учете в Межрегиональной инспекции Министерства РФ по налогам и сборам по крупнейшим налогоплательщикам № 4, о чем выдано свидетельство о постановке на учет в налоговом органе серии 99 № 000018264 от 30.06.2004 г. ИНН 8602060185, КПП 997450001, ОКАТО 71136000000.

Общество поставлено на учет в налоговом органе по месту нахождения на территории РФ, о чем выдано свидетельство серии 86 № 001630190, КПП 860201001.

Общество зарегистрировано во внебюджетных фондах, о чем выданы соответствующие извещения.

Юридический адрес: Россия, Саратовская обл., г. Саратов, ул. Первомайская, 42/4

В течение отчетного периода Общество осуществляло следующие виды деятельности:

- обеспечение выполнения функций, связанных с передачей и распределением электроэнергии;

- услуги по технологическому присоединению;

- иные виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством Российской Федерации.

Общество по состоянию на 31.12.2010г. имеет 5 филиалов обеспечивающих выполнение функций, связанных с передачей и распределением электрической энергии.:

* Каменское производственное отделение - Башмаковский, Белинский, Волчковский, Каменский, Пачелмский районы (РЭС)Урайские электрические сети

* Кузнецкое производственное отделение -Городищенский, Камешкирский, Кузнецкий, Лопатинский, Неверкинский, Никольский, Сосновоборский районы (РЭС)Нефтеюганские электрические сети

* Нижнеломовское производственное отделение - Вадинский, Земетчинский, Наровчатский, Нижнеломовский районы (РЭС)

* Сердобское производственное отделение - Бековский, Колышлейский, Кондольский, Малосердобинский, Сердобский, Тамалинский районы (РЭС)

Пензенское производственное отделение - Бессоновский, Иссинский, Лунинский, Мокшанский, Пензенский, Шемышейский районы (РЭС)

Каждый филиал имеет свою организационно-производственную структуру, зависящую от технологического процесса.

Доля товарной продукции от этих видов деятельности составляет 98% от общей величины товарной продукции Общества. Также компания оказывает услуги по ремонту, услуги связи, аренда, транспортные услуги и прочие виды услуг. Доля товарной продукции от этих видов деятельности составляет 2% от общей величины товарной продукции Общества.

2.2 Пояснительная записка ОАО «Пензаэнерго»

Пояснительную записку организации обязаны предоставлять в соответствии со ст.13 законе «О бухгалтерском учете». Записка предоставляется в свободной форме, но в соответствии с ПБУ 4/99 рекомендуется определенная структура.

В первом разделе «Сведения об организации» развернуто, раскрыта информация. Но размер уставного капитала указан в другом разделе - «Информация, раскрываемая акционерными обществами». Состав членов исполнительных и контрольных органов, сведения об учредителях , сведения об аудиторе, оценщике, сумма налогов, уплаченных организацией в отчетном году - не были раскрыты в этом разделе.