Классификация документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Астраханский Государственный

Технический Университет

Дисциплина: «Бухгалтерский учет»

Выполнила:

Завьялова А.В.

Проверила:

К.э.н., доц. Салахова Э.К.

Астрахань 2004

СОДЕРЖАНИЕ

1. Документация: сущность и назначение. Формы носителей информации. Классификация документов (с примерами)

2. Взаимосвязь бухгалтерских счетов и баланса. Обобщение данных текущего бухгалтерского учета

Задачи

Список литературы

1. Документация: сущность и назначение. Формы носителей информации. Классификация документов (с примерами)

Одной из наиболее существенных особенностей бухгалтерского учета, как было указано ранее, является сплошное и непривычное отражение хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации, являющейся источником учетной информации. Документация представляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственных операций. Содержащиеся в них данные служат в дальнейшем единственным основанием для отражения хозяйственных операций в текущем бухгалтерском учете.

Обеспечивая осуществление первичного наблюдения за хозяйственными операциями и будучи обязательным условием, их отражения на счетах, документация является составным элементом метода бухгалтерского учета.

Как элемент метода бухгалтерского учета документация - это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета.

Ни одна хозяйственная операция не может быть учтена, если на нее нет надлежащим образом составленного и оформленного документа. Поэтому каждый документ должен составляться с соблюдением определенных требований и скрепляться подписями лиц, участвовавших в совершении или оформлении охватываемой ими операции и тем самым подтверждающих, что она действительно имела место на предприятии.

В документах, являющихся основанием для бухгалтерских записей, содержаться сведения об уже закончившихся хозяйственных операциях. Многие из них имеют также данные, разрешающие соответствующим работникам выполнение этих операций. Это разрешение санкционируется лицом, ответственным за работу на данном участке.

Следовательно, бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственной операции, а также права на ее совершение.

Значение документации в работе предприятий не ограничивается тем, что она служит средством обоснования учетных записей. Она, помимо этого, имеет большое оперативное значение. Бухгалтерские документы используются для передачи распоряжений от распорядителей к исполнителям, т.е. применяются для руководства и управления хозяйственной деятельностью.

Посредством документации контролируется правильность совершенных операции, ведется текущий анализ выполняемой работы, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений. Следовательно, документация выполняет контрольно-аналитические функции.

Особую роль играет документация в борьбе за сохранность государственной собственности. При помощи документов наблюдают за правильностью действий материально ответственных лиц (проверяют обоснованность получения и выдачи ими ценностей, соблюдение законности при совершении операций). Документация позволяет вскрывать случаи хищения государственной собственности и разного рода злоупотреблений, а нередко и предупреждать их.

Очень велико также правовое (юридическое) значение документации. Подтверждая, правильность зарегистрированных в учете фактов документы являются, неопровержимым доказательством при спорах, возникающих между данным предприятием и другими организациями и лицами. Их используют органы суда и арбитража при решении вопросов о различных претензиях, проверках полноты выполнения договоров и других обязательств. Однако должную юридическую силу документы получают только в том случае, если они составлены и оформлены с соблюдением всех предъявляемых к ним требований.

На предприятиях документация также используется для отражения хозяйственных операций. Однако там имеют место случаи, когда отдельные операции учитываются на основе устного распоряжения владельца предприятия. Так отражаются разного рода неблаговидные сделки с целью незаконного увеличения своих доходов.

Материальными носителями учетной информации являются учетные бланки, перфокарты, дуаль-карты, перфоленты, магнитные ленты и т.п. Они используются в зависимости от тех технических средств, которые применяются на предприятии для получения и обработки сведений о хозяйственных операциях. Некоторые из них охватывают операцию непосредственно в момент ее совершения, другие создаются на основании данных первичных носителей информации и служат для более удобной ее обработки, давая возможность автоматически вводить эти данные в вычислительные машины.

Наиболее распространенным материальным носителем учетной информации является учетный бланк. Это лист бумаги с заранее напечатанными графами. Размеры учетных бланков бывают различными в зависимости от объема содержания отражаемых в них операций.

Учетные бланки заполняются от руки механизированным способом (при помощи вычислительных табличных и других машин). Учетный документ на бланке часто составляется в нескольких экземплярах для получения нужного количества копий. До сих пор в подавляющем большинстве предприятий непосредственное отражение операций осуществлялось при помощи заполнения учетных бланков. Однако следует иметь в виду, что учетный бланк на определенном этапе развития счетной техники был заменен другими материальными носителями учетной информации.

Перфокарта представляет собой бланк, изготовленный из плотного картона с напечатанными на нем колонками цифр от 0 до 9. Необходимые данные фиксируются в ней путем пробивки отверстий на соответствующих цифрах в нужных колонках. Это делается на специальных машинах, называемых перфораторами. Так как каждой колонке придается определенное значение, то совокупность пробитых цифр обозначает сумму определенных сведений.

Перфокарты обычно воспроизводят данные учетных документов, составленных на бланках. Их назначение - облегчать и ускорять процессы группировки, систематизации и сводки данных, содержащихся в документах. Они обрабатываются на специальных вычислительных машинах (сортировках и табуляторах).

Перфокарты дают возможность автоматически вводить в машину учетную информацию, получать сведения в нужных разрезах и с необходимой детализацией или обобщением, осуществлять различные выработки, регистрацию и подсчет всевозможных показателей.

Дуаль-карта представляет собой сочетание учетного бланка с перфокартой. Она изготовляется на бланках, однотипных с перфокартами. В ней отводятся места для занесения данных ручным способом как в учетном бланке или нанесения специальных графических отметок, которые непосредственно читаются машиной, а также для пробивки отверстий, как на перфокарте, с целью последующей автоматической обработки сведений на счетной машине.

Отверстия пробиваются в соответствующей части дуаль-карты на основе данных, нанесенных на другой ее части от руки.

Применение дуаль-карты способствует ускорению и упорядочению работы, связанной с заполнением перфокарт (перфорацией), и повышает ее качество.

Перфолента представляет собой длинную (до нескольких сот метров) полосу плотной бумаги или пленки, свернутую в рулон, шириной в несколько сантиметров. Информация заносится на перфоленту, как и на перфокарту, пробивкой отверстий. Отверстия, расположенные в одной колонке, означают один знак - цифру или букву.

Являясь непрерывным носителем информации, перфолента в отличие от перфокарты позволяет значительно быстрее вводить информацию в машину и компактнее хранить ее. В то же время нанесенные на перфоленту данные не могут быть перегруппированы или подвергнуты какой-либо сортировке; на ней труднее исправляются ошибки, встречающиеся при нанесении информации.

Магнитная лента, как и перфолента, является средством ввода информации ЭВМ и вывода из нее. Она изготовляется на бумажной или циллюлозно-ацетатной ленте, покрываемой слоем магнитного материала. Необходимая информация наносится на магнитную ленту путем намагничивания ее участков специальными устройствами. Нанесенная информация невидима и может быть воспринята только машиной. Для визуального чтения содержащихся в ней данных и контроля за ними магнитную ленту использовать нельзя.

Главным достоинством магнитной ленты является высокая скорость записи на нее информации и последующего считывания данных. Важное значение имеет также ее большая емкость - лента длиной в 750 м может воспринять несколько миллионов знаков.

Хозяйственные операции, совершающиеся на предприятиях, различны по своему содержанию. Этим объясняется разнообразие документов, которыми они оформляются. Различия между документами обусловлены также особенностями их использования в учетной работе. В связи с этим для правильного применения документов в бухгалтерском учете нужно разбираться во всех их видах. Для этого служит классификация документов.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку составления и способу охвата операций.

По назначению документы подразделяются на распределительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распределительными называются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. К ним относятся приказы, чеки, доверенности и др. Их основное назначение - передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа. Так, заработную плату за очередной отпуск выплачивают лишь в том случае, если есть приказ о предоставлении данному работнику отпуска.

Распорядительные документы не содержат в себе подтверждения фактов совершения операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операции в учете.

Оправдательными (или исполнительными) называются документы, оформляющие уже произведенные операции. Они составляются в момент совершения операции и представляют собой первый этап их учетной регистрации.

Исполнители (материально ответственные лица) - кассиры, кладовщики, экспедиторы и др. - как бы «оправдывают» свои действия этими документами.

Примером оправдательного документа может служить приведенный выше приходной ордер.

Число видов оправдательных документов весьма велико. К ним относятся также различные акты приема-сдачи ценностей, накладные, оформляющие их перемещение, рапорты о выполненной работе и многие другие.

Следует иметь в виду, что в настоящее время оправдательные функции документов стремятся объединить не только с элементами распоряжений о выполнении операции, но и с элементами их бухгалтерского оформления. Поэтому многие хозяйственные операции фиксируются не чисто оправдательными, а также комбинированными документами.

Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних. Сюда относятся распределительные и группировочные ведомости, расчеты (например, калькуляции), разного рода бухгалтерские справки и т.п.

Документы бухгалтерского оформления не имеют самостоятельного значения. Их можно использовать только вместе с соответствующими оправдательными документами. Они играют в учете подсобную роль, являясь техническим средством, облегчающим и подготавливающим учетные записи.

Комбинированными называются также документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.п. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции и оправданием ее выполнения., фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее на счетах.

Наличие в авансовом отчете данных о содержании операции и бухгалтерской записи характеризует его как комбинированный документ, в котором объединяются признаки оправдательного документа и документа бухгалтерского оформления.

К числу комбинированных документов относятся также накладные на отпуск материалов на сторону или в переработку, требования на отпуск материалов со склада, кассовые приходные и расходные ордера и др.

Сочетание в одном документе признаков нескольких видов документов имеет большое значение. Оно делает более наглядным учетную документацию, упрощает и облегчает использование документов при их обработке и, наконец, сокращает расходы на учетные бланки. Применение комбинированных документов в современной бухгалтерской практике особенно распространенно.

По порядку составления различаются первичные и сводные документы.

Первичными называются документы, которые впервые отражают совершившиеся хозяйственные операции. Они являются формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами.

К сводным документам относятся рассмотренные выше авансовый отчет, ведомости распределения расходов на содержание и эксплуатацию оборудования и общезаводских расходов, калькуляции и др.

Значит, сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражениях этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.

Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени.

Встречаются и другие накопительные документы - лимитно-заборная карта, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.д.

Применение накопительных документов, когда записи по синтетическим счетам ведутся раз в месяц общими итогами всех однородных документов, находит все большее и большее распространение.

2. Взаимосвязь бухгалтерских счетов и баланса. Обобщение данных текущего бухгалтерского учета

Счета бухгалтерского учета тесно связаны с бухгалтерским балансом

Предположим, что баланс предприятия на начало месяца был таким

Дополнительные данные по статьям «Сырье и материалы» и «Поставщики».

С целью сокращения ограничимся данным для аналитического учета только по двум статьям.

Рассмотрим операции предприятия за февраль

Первая операция. От завода «Красный пролетарий» получены следующие материалы.

Расчет за материал еще не произведен.

Вторая операция. Израсходованы на производство продукции материалы:

Третья операция. Начислена заработная плата рабочим предприятия за работу по производству продукции - 35 000 руб.

Четвертая операция. Поступила на склад продукция, выпущенная из производства. Ее себестоимость 61 000 руб.

Пятая операция. Реализована часть готовой продукции Себестоимость реализованной продукции 25 000 руб. На расчетный счет поступила выручка от реализации по продажным ценам - 26 500 руб.

Шестая операция. Перечислено с расчетного счета в погашение задолженности поставщикам:

Для отражения в учете приведенных операций прежде всего составим бухгалтерские записи (проводки).

Записи за определенный срок.

Выясним как составлены эти записи.

Содержание первой и шестой записей не требует особых пояснений. По первой операции счет «Сырье и материалы» дебетуется в связи с тем, что материалов на складе стало больше, а счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется, так как у предприятия увеличилась задолженность поставщикам. По шестой операции запись делается на дебет счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», потому что предприятие погашает свою задолженность поставщикам и на кредите счета «Расчетный счет», так как здесь сумма денежных средств уменьшается.

По второй и третьей операциям записи делаются на дебете счета «Основное производство». Здесь отражаются затраты на изготовление продукции. Вторая и третья операции проводят к увеличению производственных затрат, вследствие чего их суммы записываются в дебет счета «Основное производство», так как этот счет активный. По второй операции кредитуется счет «Сырье и материалы», ибо количество материалов на складе предприятия уменьшается. По третьей операции запись делается на кредите счета «Расчеты с рабочими и служащими» (счет пассивный), поскольку возрастают обязательства предприятия перед рабочими по выплате им заработной платы.

По четвертой операции дебетуется активный счет «Готовая продукция», потому что на складе предприятия становится больше готовых изделий, и кредитуется счет «Основное производство», так как выпуск готовой продукции приводит к уменьшению средств (затрат), остающихся в незавершенном производстве.

Пятая операция - наиболее сложная. Здесь происходит реализация готовой продукции. Выбытие ее отражается по кредиту счета «Готовая продукция», так как это - активный счет. При этом поскольку на дебет данного счета готовая продукция записывается по себестоимости, постольку и с кредита ее надо списать также по себестоимости, составляющей 25 000 руб. Однако на расчетный счет поступает 26 500 руб., которые складываются из суммы, компенсирующей затраты предприятия на изготовление реализованной продукции (ее себестоимость), - 25 000 руб., полученной вследствие того, что продажная стоимость реализованной продукции оказалось больше ее себестоимости. Значит, кроме счета «Готовая продукция», в данном случае кредитуется счет «Прибыли и убытки». Запись на кредит этого счета делается потому, что сумма 1 500 руб. представляет собой увеличение прибыли, полученной предприятие, а прибыль является источником средств.

По пятой операции дебетуется счет «Расчетный счет» на сумму 26 500 руб., так как увеличиваются денежные средства предприятия (счет активный).

Синтетические счета

Аналитические счета материалов

Материалы А

Материалы Б

Материалы В

Аналитические счета расчетов с поставщиками и порядчиками

Теперь запишем на счетах начальные остатки и операции, подсчитаем итоги оборотов и выведем новые (конечные) остатки. Записав операции по счетам синтетического и аналитического учета, следует проверить, совпадают ли итоги каждого синтетического счета с суммами итогов аналитических счетов. Такая проверка осуществляется путем сличения соответствующих оборотов и остатков. Она необходима для обеспечения правильности учета и должна обязательно проводиться согласно действующему Положению о бухгалтерских отчетах и балансах в конце каждого месяца. Проверим записи по счетам «Сырье и материалы» и «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», имеющим аналитические счета.

По синтетическому счету «Сырье и материалы» начальный остаток равен сумме начальных остатков в его аналитических счетах (40 000 = 30 000 + 10 000). Соответственно равны обороты по дебету и кредиту (20 000 = 15 000 + 5 000; 26 000 = 20 000 + 6 000) и конечные остатки (34 000 = 25 000 + 4 000 + 5 000). По синтетическим счету «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» данные тоже совпадают с итоговыми суммами аналитических счетов. Начальный остаток по этому счету - 14 000 руб. (5 000 + 9 000), оборот по кредиту - 20 000 руб., по дебету - 24 000 руб. (15 000 + 9 000); конечный остаток - 10 000 руб. соответствует конечному остатку по аналитическому счету завода «Красный пролетарий», расчеты с которым еще не закончены. Следовательно, записи по счетам синтетического и аналитического учета сделано правильно.

На основе синтетических счетов составим новый баланс

Рассмотренный пример показывает взаимосвязь, существующую между счетами и балансом. Внешне эта взаимосвязь проявляется в следующем. В начале отчетного периода в соответствии с данными баланса открываются счета. На каждый вид средств или источник, требующий самостоятельного учета, заводится синтетический счет, на котором записываются остаток: по активным счетам - в дебет, а по пассивным - в кредит. На протяжении отчетного периода на счетах (синтетических и аналитических) отражаются совершающиеся на предприятии операции с указанием номеров. В синтетических счетах, кроме того, указываются корреспондирующие счета. В аналитических счетах дается пояснительный текст или ссылка на документ, оформляющий данную операцию. По окончании записей за отчетный период подсчитываются итоги оборотов и выводятся новые остатки. Если в течении отчетного периода возникает необходимость отразить операцию по счету, не имевшему остатка на начало периода, то его открывают путем записи суммы этой операции. На основе итогов синтетических счетов (сверенных с данными аналитических счетов, ведущихся в их развитие) составляется баланс предприятия на следующую отчетную дату. Для этого остатки на счетах показываются по соответствующим статьям баланса. Для руководства хозяйственной деятельностью и проверки правильности ведения бухгалтерского учета необходимы обобщенные данные. По отдельным видам средств, их источникам и процессам такие данные получаются в конце каждого месяца на счетах. Однако на каждом счете содержаться показатели по одному объекту учета. Сведения, характеризующие все средства или их отдельные группы, собранные вместе, сосредотачиваются в оборотных ведомостях, где показываются остатки и итоги оборотов за месяц. Таким образом, оборотные ведомости служат для обобщения данных текущего учета. Они представляют собой таблицы, составляемые по данным синтетического, а также аналитического учета. Рассмотрим формы, порядок составления и назначения оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Образец оборотной ведомости по синтетическим счетам

В первую колонку ведомости заносятся наименования всех синтетических счетов, открытых на предприятии. Далее идут три пары (дебет и кредит) суммовых колонок, которые заполняются данными счетов синтетического учета. При этом суммы остатков на конец периода могут быть получены непосредственно на основе двух первых пар колонок оборотной ведомости. По активным счетам конечный остаток определяется суммированием начального остатка с оборотом по дебету и вычитанием из полученной суммы оборота по кредиту. По пассивным считам остаток определяется сложением начального остатка с оборотом по кредиту и вычитанием из полученной суммы оборота по дебету.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета представляет собой свод оборотов и сальдо по всем синтетическим счетам, предназначенный для проверки учетных записей, составления нового баланса и общего ознакомления с состоянием и изменениями хозяйственных средств.

Проверка учетных записей осуществляется по итогам ведомости. Имеющиеся в ней три пары суммовых колонок должны содержать дебетовые и кредитовые итоги, соответственно равны друг другу. Равенство итогов начальных остатков по дебету и кредиту объясняется тем, что они являются общими суммами одних и тех же средств предприятия, представленных в разных разделах. В денежном выражении эти суммы всегда должны быть одинаковыми, так как это - итоги актива и пассива. Итоги оборотов по дебету и кредиту всех счетов не могут быть разными, так как все операции отражаются на счетах двойной записью. Равенство конечных остатков обусловлено тем же, что и равенство начальных остатков.

Равенство итогов всех трех пар колонок оборотной ведомости по синтетическим счетам свидетельствует о правильном применении в текущем учете способа двойной записи. Однако и в этом случае бывают ошибки, заключающиеся в записи отдельных сумм не на тот счет, к которому они относятся. Для выявления таких ошибок данные оборотной ведомости по синтетическим счетам сверяются с соответствующими данными аналитического учета. Кроме того, некоторые операции случайно могут оказаться вовсе не записыннами

Задача №1 Калькуляция балансовой стоимости токарный станок

бухгалтерский учет калькуляция документация

Калькуляция балансовой стоимости легковой автомобиль

Движение материалов в стоимостном выражении

Бухгалтерские проводки.

Список литературы

1. Безруких П.С., Бухгалтерский учет, 1996 г., 576 стр.

2. Козлова Е.П., Бухгалтерский учет. - М.: Финансы и статистика, 1995 г., 464 с

3. Луговой В.А., Инвентаризация, документация, отчетность. Справочник в вопросах и ответах. - М.: Аудит, 1993 г., 198 стр.

4. Макаров В.Г., Теория бухгалтерского учета. - М.: Финансы и статистика, 1983 г., 271 стр.

Размещено на Allbest.ru