Построение электронной системы управления документооборотом

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

УРАЛЬСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

Факультет подготовки государственных и муниципальных служащих

Контрольная работа

по дисциплине:

Деловая корреспонденция и делопроизводство

Основные принципы построения ЭСУД

Первый принцип создания ЭСУД - ориентация на работу с документами. Из этого принципа вытекает как следствие тот факт, что информационное обеспечение ЭСУД должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в организации, в т.ч. документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме. Основной частью ИО ЭСУД должна быть база данных электронных документов (БДД), которая становится элементом централизованной базы данных всей организации или предприятия и формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в т.ч. и бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов). Система управления базой данных документов должна обеспечивать выполнение следующих функций: - централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в организации; документооборот проектирование информационная система

- хранение документов в электронном виде в различных форматах;

- ведение централизованного каталога документов организации, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.);

- хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;

- надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам различного назначения;

- возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки CD-ROM.

Прикладное программное обеспечение ЭСУД должно включать следующие ключевые компоненты:

- систему управления хранением документов - программное обеспечение, реализующие функции управления единым документарным фондом организации (централизованным архивом);

- систему управления документооборотом - программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию документопотоков, контроль за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т.д.;

- набор стандартных бизнес - приложений, использующихся сотрудниками организации для подготовки документов - текстовых процессоров, электронных таблиц, и т.п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес - приложений, они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);

- систему экспорта /импорта документов.

В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения

ЭСУД выступает система управления полномочиями пользователей, которая призвана осуществлять разграничение доступа пользователей к информации (в т.ч. к документам различной степени секретности) и регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.

Первый принцип разработки ЭСУД позволяет определить состав основных функциональных подсистем ЭСУД, к числу которых можно отнести:

- подсистема составления электронных документов;

- подсистема организации массового ввода, преобразования бумажных документов в электронный вид и загрузки их в электронное хранилище (Система массового ввода бумажных документов - СМВ);

- подсистема осуществления хранения, поиска и выдачи электронных документов по запросам пользователей (Система управления электронными документами - СУД);

- подсистема планирования маршрутизации и контроля исполнения документов и выполнения деловых процессов с целью своевременного документационного обеспечения управления (Система электронного документооборота - СЭДО).

Второй принцип создания ЭСУД - разработка "активного " программного обеспечения для ЭСУД. Работа с документами является основным способом выполнения функций для персонала организации. Цель автоматизации процессов движения документов и связанных с ними заданий - получение целостного механизма управления деятельностью предприятия, поэтому ПО ЭСУД должна выполнять следующие функции:

- обеспечивать возможность руководству организации распределять работы и контролировать процесс их выполнения исполнителями;

- до каждого исполнителя доводить информацию о том, какие работы, в какие сроки и в какой последовательности он должен выполнять;

- доставлять на рабочие места исполнителей документы и поручения;

- выстраивать список работ, которые должен выполнить исполнитель;

- обеспечивать исполнителю возможность после выбора из списка соответствующей работы, «погружения » его именно в то функциональное приложение, которое связано с соответствующим типом работы (или задания).

Третий принцип создания ЭСУД - программное обеспечение ЭСУД должно легко адаптироваться к изменениям конкретных условий эксплуатации. Отсюда вытекает необходимость разрабатывать и внедрять ПО ЭСУД двумя методами:

- методом компонентного проектирования, с использованием средств CASE - технологии проектирования ИС.

Метод компонентного проектирования основан на использовании готовых программных средств (коробочных программных продуктов), предназначенных для решения отдельных групп задач, например, получения и ведения системы электронных документов, хранения и поиска электронных документов, пересылки документов на исполнение и его контроль и т.д. Эти программные продукты на первом этапе - после установки подвергаются настройке на параметры предметной области и объединяются в единую систему, поскольку каждый из них обладает свойствами открытости. В процессе эксплуатации такой системы - на втором этапе осуществляется постоянная адаптация ее отдельных компонент к изменениям условий функционирования: изменению состава задач и состава функций, количества и видов документов, изменению аппаратной платформы, числа пользователей, поскольку все компоненты ЭСУД обладают свойствами масштабируемости, открытости, модульности и т.д.

Использование CASE - технологии проектирования ИС дает возможность осуществлять адаптацию программного обеспечения к специфике его эксплуатации другим методом, который основывается создании CASE-модели системы и автоматической генерации программного кода. Применение этого метода проектирования позволяет на этапе исследования предметной области и проблем совершенствования документооборота на предприятии создавать и поддерживать информационную модель всей системы. При этом решаются три основные задачи:

построение модели существующей в организации технологии работы формулируются и описываются функции подразделений, решаемые ими задачи и технология их выполнения.

На основе анализа модели существующей технологии определяются основные направления ее совершенствования.

Разрабатывается модель будущей (автоматизированной) информационной системы - определяется набор автоматизируемых функций, структура единой автоматизированной базы организации, схемы и алгоритмы обработки информации и т.д., на основе которой осуществляется генерация баз данных и программных кодов обработки. На этапе эксплуатации полученной системы все изменения вносятся в информационную модель, которая подвергается повторной генерации баз данных и кодов, тем самым осуществляя адаптацию ее к изменениям условий эксплуатации.

Documentum 5 -- корпоративная платформа, предоставляющая единообразные средства для работы с содержанием любого типа -- документами, веб-страницами, графическими изображениями, чертежами, видеофайлами и т.п.

Управление содержанием в масштабе предприятия (Enterprise Content Management) позволяет обеспечить всех сотрудников возможностью создания, управления, персонализированного представления и распространения содержания непосредственно в ходе выполнения ими своих обычных служебных обязанностей.

Семейство продуктов Documentum, созданное на основе многолетнего опыта управления электронным содержанием, обеспечивает открытую, масштабируемую и надежную платформу для построения и развертывания решений по автоматизации различных прикладных задач, связанных с управлением содержанием в деятельности предприятия, поддержке корпоративных информационных порталов и порталов групповой работы, управления качеством продукции на всех этапах производственного процесса, а также динамического управления содержанием глобально распределенных веб-сайтов.

Documentum является единственной полнофункциональной ECM платформой, которая позволяет управлять информационными активами предприятия таким образом, что превращает их в конкурентные преимущества.

Масштабируемость, проверенная мировым опытом использования в крупнейших мировых корпорациях и обеспечивающая возможность одновременного доступа неограниченного числа пользователей и поддержку многочисленных распределенных хранилищ неограниченного объема. Управление информационным содержанием документов в традиционных и современных форматах сегодня выходит за границы корпоративной сети, давая возможность обмена данными между удаленными подразделениями предприятия, предприятиями-партнерами и конечными клиентами. Распределенность корпоративного хранилища электронных документов достигается в Documentum за счет архитектуры системы, которая может быть основана как на едином сервере, обрабатывающем все документы территориально распределенных подразделений и подведомственных предприятий, так и на нескольких серверах, расположенных в каждом территориально-распределенном подразделении предприятия, объединенных в единую информационную сеть, с централизованным интернет-доступом к хранилищам данных предприятия, которое автоматически синхронизируется по содержанию атрибутивной информации об электронных и бумажных документах между подразделениями, филиалами, цехами, давая возможность получать доступ к необходимой информации в масштабе реального времени.

Сервер Documentum одинаково просто поддерживает управление документами в любых распределенных сетевых структурах, предоставляя прозрачный доступ к информации на любом из нескольких серверов в локальной или глобальной сети- пользователь даже может не знать, где документ находится. Широкий набор функций и настроек по репликации баз документов позволяет осуществлять интеллектуальное, выборочное копирование путем простых операций - рассылка всем, сбор со всех и т.д. Documentum хранит атрибуты документа, его структурированную часть - в СУБД, а его содержание, неструктурированную часть, в файлах, которые размещаются в файловой системе сервера документов.

Documentum имеет развитые и надежные средства миграции документов по различным типам носителей данных. При этом поддерживаются разные уровни скоростей носителей: от самых быстрых - жестких дисков, до самых медленных - библиотек магнитооптических дисков, CD и DVD-библиотек. Объем носителей ничем не ограничен, также как и количество атрибутивной информации и при нарастании требует лишь перехода на более производимые аппаратные платформы.

Используя платформу Documentum, мобильные и редко подключающиеся пользователи компании смогут получить доступ и редактировать данные, из любого места, где есть интернет-доступ, подключаясь к хранилищам данных или их федерациям, хранилищам данных, которые объединены едиными правилами, начиная от доступа к информационным ресурсам, и кончая структурированием, размещением информационного, содержания внутри хранилищ, вне зависимости от места нахождения. Они также могут назначить избранные документы, которыми они хотели бы пользоваться даже тогда, когда он-лайновый доступ к хранилищам данных будет невозможен. После возобновления соединения, эти удаленные пользователи смогут провести синхронизацию данных, чтобы сохранить измененные документы и обновить избранные документы, модифицированные после последней синхронизации. Эта функциональность платформы Documentum значительно упрощает доступ к данным тем сотрудникам, которые часто работают вне офиса, позволяя постоянно иметь все необходимые данные и продолжать работу. Безопасность, обеспечиваемая как многоуровневой защитой доступа к документам, поддержкой протоколов LDAP и SSL, так и возможностью подключения внешних средств криптографии и электронной подписи. Все информационные объекты, хранимые в хранилищах данных Documentum, защищены по многомерной матричной схеме безопасности.

Модель безопасности платформы Documentum является одной из наиболее развитых среди систем подобного класса. Матрица уровней доступа, который назначается пользователям, создается и редактируется в защищенном редакторе системы, к которому имеют доступ как администраторы системы, так и руководители групп (отделов), устанавливающие полномочия в рамках доступных руководителю. В иерархии организации доступа существуют различные уровни, в том числе на уровнях ОС, хранилищ данных, доступа к функциям редактирования документа, ролей пользователя в бизнес-процессе, управления жизненным циклом документа и многих других.

В силу объектно-ориентированного подхода, используемого при организации структур хранения на базе платформы Documentum, система безопасности позволяет протоколировать действия, связанные не только с документами, но и с их отдельными частями. Причем типы протоколируемых действий, как и типы самих объектов, подлежащих контролю, настраиваются отдельно. Благодаря многоуровневому матричному принципу организации доступа пользователей к необходимым данным, базирующемуся на системах безопасности сетевой ОС и используемой СУБД, система безопасности платформы Documentum обеспечивает дополнительный уровень безопасности, тесно связанный с так называемыми ролевыми функциями пользователей в общем рабочем процессе.

Благодаря такому подходу сверх обычных персональных прав доступа можно задать множественные и многоуровневые дополнительные права доступа пользователей к объектам данных в соответствии с различными уровнями полномочий - ролей пользователей на всем протяжении любого рабочего процесса, варьирующимися от значения "не имеет доступа" до полномочий, позволяющих удалять документ или объект их хранилища.

После того как все установки безопасности заданы и пользователь зарегистрирован, система безопасности платформы Documentum автоматически отслеживает любые операций с любыми информационными объектами, находящимися в любых, сколь угодно распределенных хранилищах данных и участвующими в любых рабочих процессах, четко соблюдая установленные ограничения. Дальнейшему повышению уровня безопасности структур хранения, основанных на платформе Documentum, способствует наличие жизненных циклов самих хранимых объектов.

Система безопасности платформы Documentum защищает целостность данных в течение всего их жизненного цикла, от создания и согласования до утверждения, публикации, архивации и/или удаления. Система мониторинга жизненных циклов хранимых объектов данных тесно интегрирована с системой управления бизнес-процессами, что позволяет администраторам структур хранения устанавливать права доступа к объектам данных автоматически на основе заранее разработанных регламентов работы с этими объектами, например, инструкций для сотрудников, а не полагаться на дисциплинированность и ответственность персонала.

Для удаленного доступа и прямых подключений к хранилищам данных на базе платформы Documentum в системе безопасности используются различные уровни парольной проверки подлинности и шифрования данных. Система безопасности имеет множество методов проверки подлинности, начиная с передачи незашифрованных паролей и кончая специальными настраиваемыми механизмами. В зависимости от выбранного уровня парольной проверки подлинности можно также задать тип шифрования данных. И, наконец, чтобы еще более повысить безопасность удаленного подключения, можно настроить параметры ответного вызова.

Открытость, обеспечивающая бесшовную интеграцию с приложениями электронного бизнеса, функционирующими на предприятии информационными системами, а также с различными приложениями и средствами разработки.

Автоматизация бизнес-процессов управления контентом на протяжении его жизненного цикла, включая его создание, редактирование, утверждение, распространение и архивацию. Проектирование жизненного цикла контента и шаблонов бизнес-процессов средствами визуальных графических редакторов.

Персонализация контента при доставке пользователю на основе автоматической категоризации по атрибутам и ключевым словам. Глобализация или поддержка распределенных многоязычных хранилищ и многоязычных веб-сайтов. Обеспечивается связь оригинальной версии содержания документа и его переводов на другие языки. Многоканальное распространение контента, включая публикацию на веб-сайтах, вывод на печать, CD и WAP-совместимые устройства, такие как мобильные телефоны и карманные компьютеры. Поддержка более 200 форматов файлов, включая форматы офисных приложений, почтовые, графические, звуковые, видео и другие форматы. Возможность одновременной поддержки нескольких представлений (внешних видов, форматов) одного и того же документа.

В крупных компаниях, использующих различные программные средства подготовки информационных и других материалов, очень часто встает одна и та же проблема - проблема совместимости форматов данных как для их последующего использования в общих процессах, так и для доставки заказчикам. Платформа Documentum на текущий момент поддерживает более 200 известных форматов представления данных. Это офисные, почтовые, графические, звуковые, видео и многие другие форматы. Работая в информационной среде платформы Documentum, пользователи могут сохранять одновременно несколько представлений - внешних видов и форматов одного и того же документа на разных языках.

Хранилище данных на базе платформы Documentum автоматически синхронизирует содержимое всех сохраненных представлений документов и данных. При запросе, вводе и/или импорте документов их формат автоматически определяется и переводится в ту форму или формат, которые требуются пользователю, либо предоставляется возможность выбора формата представления при нахождении требуемого документа в хранилище.

Интеграция с лучшими продуктами мировых производителей программного обеспечения: Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Lotus Notes, ABBY, Fine Reader.

Для обеспечения связи между пользователями компании, а также для привлечения пользователей к участию в управленческих бизнес-процессах, как то совместная разработка, согласование, утверждение и прочие процессы, ежедневно возникающие на любом крупном предприятии, платформа Documentum предоставляет на выбор либо использование существующей системы доставки электронной почты, либо собственную системы доставки сообщений.

Тесная интеграция функционала платформы Documentum с самыми распространенными системами доставки электронной почты, такими как MS Exchange и Lotus Notes, дает возможность пользователям, получившим сообщения, содержащие ссылки на документы или поручения Documentum, выполнить необходимые действия прямо из интерфейса почтового приложения по ссылке на них. Интеграция платформы Documentum и почтовой системы компании позволяет устранить узкие места в корпоративной информационной системе территориально распределенной компании, связанные с оседанием критически важной информации.

Сохранение любых почтовых сообщений, содержащих необходимую информацию в едином и централизованном хранилище данных на базе платформы Documentum, делает ее доступной для коллективной обработки, просмотра и повторного использования пользователям, которые используют другую почтовую систему, создавая единое информационное пространство и обеспечивая всех пользователей своевременной и непротиворечивой информацией. Возможность быстрой настройки, развертывания и тиражирования приложений на базе Documentum с помощью специальных интерфейсов "без программирования". Возможность функционирования в различном аппаратном и программном окружении - поддержка различных операционных систем (Windows NT, 2000, XP, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase).

Мощные административные возможности для централизованного управления распределенной системой. Крупным организациям с распределенной инфраструктурой, расположенных на множестве географически удаленных площадок, необходимо обеспечивать контроль доступа ко множеству различных хранилищ данных, обслуживать пользовательские запросы и обеспечивать работоспособность пользовательских приложений. Решение этих задач может быть достаточно затруднительным для системных администраторов, но использование платформы Documentum упрощает их при помощи модуля Administrator - высокопроизводительного инструментального средства, которое устраняет сложность содержания распределенных глобальных конфигураций.

Administrator представляет собой веб-интерфейс, поддерживающий обычные веб-браузеры. Это дает системным администраторам простое в использовании средство доступа ко всем компонентам в среде распределенной прикладной системы на основе любой компьютерной платформы.

Administrator предоставляет мощные возможности для централизованного управления распределенными системами, включая глобальное управление пользователями и группами, мощную систему репликации хранилищ Docbase и автоматизацию рутинных административных задач при помощи агентов автоматизации. Docbase-федерации - это группы сотрудничающих баз Docbase имеющих общие определения и правила доступа для обеспечения целостности операций между хранилищами Docbase и управляемые также через модуль Administrator. Теперь администраторы приложений могут решать большое количество задач, включая управление форматами и шаблонами, управление полнотекстовой индексацией, а также мониторинг и управление сеансами доступа пользователей - и все это через знакомый веб-браузер. Модуль Administrator содержит полный комплект административных программ-агентов, которые упрощают обслуживание и сокращают издержки на содержание системы, действуя как "роботы" для обеспечения административных задач и запланированных событий.

Программы-агенты автоматически выполняют такие задачи, как создание отчетов о потоках работ (workflow), предупреждений о потенциальной нехватке дискового пространства, отчетов о конфигурации и использовании баз Docbase, а также выполняют очистку и репликацию баз Docbase. Каждый программный агент может быть легко модифицирован для автоматизации таких дополнительных действий, как выполнение серверных функций, запуск потоков работ, извещение пользователей об изменениях или об информации "для чтения и понимания", извлечение данных из внешних систем или сбор информации в веб. Поскольку программы-агенты написаны на языке Docbasic, языке, основанном на Microsoft Visual Basic, разработчикам также не составляет труда создавать новые агенты для автоматизации любой обычной задачи или операции.

Размещено на Allbest.ru