Организация бухгалтерского учета материально-технического обеспечения на торговом предприятии ИП Муранова

После поступления денег в кассу, кассир оставляет кассовый ордер в кассе, а квитанцию к ПКО отрывает и отдает на руки лицу, сдавшему деньги.

Расходный кассовый ордер -- это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных средств из кассы организации. Бланк расходного кассового ордера находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации под названием -- форма №КО-2.

Расходный кассовый ордер оформляется при выдаче денежных средств из кассы организации. Бланк расходного кассового ордера имеет унифицированную форму КО-2, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

При заполнении образца расходного кассового ордера не допускаются помарки и исправления. При их возникновении документ необходимо переписывать заново.

Если документы оформлены неверно, кассир обязан вернуть обратно, но не самому плательщику, а в бухгалтерию предприятия.

Расходный кассовый ордер должен содержать распорядительную подпись руководителя организации и подпись старшего/главного бухгалтера. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и прочих) имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна.

Кассир, при получении расходника, должен проверить:

* наличие и подлинность подписи главного бухгалтера на документах и разрешительно надписи руководителя предприятия;

* наличие приложений, которые указаны в бланке расходного кассового ордера;

* правильность оформления расходника.

Выдачу денег кассир производит только тому, кто указан в бланке расходного кассового ордера. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир должен потребовать предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и взять расписку от получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно шариковой ручкой или чернилами с указанием прописью полученной суммы (цифрами допускается прописывать только копейки). При отсутствии расписки в расходном кассовом ордере, выданные наличные средства из кассы считаются недостачей.

Расходные кассовые ордера после выдачи по ним денег немедленно подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты. В конце рабочего дня кассир оформляет кассовую книгу на основании расходных кассовых ордеров за день.

Расходный кассовый ордер так же предназначен для ведения выдачи денежных средств из кассы организации подотчетным лицам, сотрудникам, а также за оплату товаров и услуг поставщиков.

3.5 Составление товарного отчета

Учет товара на складе оптового предприятия ведет материально ответственное лицо. Складской учет ведется в натуральных показателях по номенклатурным номерам товаров (тары). Порядок учета товара на оптовом складе может быть различен в зависимости от способа хранения товара и от некоторых факторов, как то: частота поступлений товаров на склад, совместимость товаров по условиям хранения, их натуральные характеристики, а также объем и ассортимент товаров и т.д. Учет хранения товаров на складе осуществляется материально ответственными лицами (кладовщиком, заведующим складом), с которыми заключается соответствующий договор. На складах небольшого оптового предприятия с небольшим ассортиментом товаров и незначительным количеством операций материально ответственные лица могут вести учет непосредственно в товарном отчете (при этом карточки и товарные книги не ведутся. В товарных отчетах указываются поставщики, от которых получены товары за отчетный период, покупатели товаров, даты и номера документов, стоимость товаров по приходной и расходной частям отчета в отдельности по каждому документу. Остаток товаров и тары на начало отчетного периода берут из предыдущего отчета или из инвентаризационной описи. Остаток на конец периода определяется как остаток на начало периода плюс приход товара и тары за вычетом расхода за отчетный период. В конце отчета прописью указывается число приложенных документов. Отчет подписывает материально ответственное лицо.

Товарные отчеты составляются в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с первичными документами передается в бухгалтерию под расписку на втором экземпляре, который остается у материально ответственного лица. Таким образом, в условиях небольшого склада с ограниченным ассортиментом товаров при сортовом способе хранения товаров материально ответственные лица составляют товарные отчеты, карточки складского учета не составляют. Отчетность материально-ответственных лиц.

Каждый факт хозяйственной деятельности, связанный с поступлением и выбытием товаров, оформляется первичными документами. На их основании материально-ответственные лица периодически составляют отчетность о наличии и движении товаров, тары и сдают ее в бухгалтерию организации. Администрация организации использует эту отчетность в целях контроля за материально-ответственными лицами, а также для проверки сохранности ценностей и управления товарными запасами. Сроки составления отчетности устанавливает администрация организации. На практике материально-ответственные лица составляют отчетность о наличии и движении товаров ежедневно, за три, пять, а иногда даже за десять дней. Ежедневное представление отчетности нерационально увеличивает объем работы бухгалтерского аппарата. В то же время применение 10-дневной отчетности нецелесообразно по нескольким причинам: движение товаров в течение длительного периода не контролируется бухгалтерией, неравномерно распределяется работа бухгалтеров в течение месяца, значительный объем работ по проверке и обработке отчетности за последнюю декаду квартала приходится на период составления бухгалтерской отчетности. В связи с этим для обеспечения контроля за работой материально-ответственных лиц и более эффективной обработки документации целесообразно установить сроки отчетности исходя из конкретных условий функционирования организации. В торговых организациях наиболее распространенным видом отчетности о наличии и движении товаров является товарный отчет (ф. N ТОРГ-29). В адресной части товарного отчета указываются наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения (отдела, секции), фамилия и инициалы материально-ответственного лица, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет. Товарные отчеты нумеруют с начала и до конца года последовательно с первого номера. Предметная часть товарного отчета раскрывает структуру товарного баланса:

Он + П = Р + Ок,

где Он - остаток товаров на начало отчетного периода;

П - поступление товара за отчетный период;

Р - расход товаров за отчетный период;

Ок - остаток товаров на конец отчетного периода.

Показатель «Остаток товаров на начало отчетного периода» должен соответствовать показателю по строке «Остаток на конец отчетного периода» предыдущего товарного отчета или показателю инвентаризационной описи (если первый отчет составляют после проведения инвентаризации). В приходной части товарного отчета каждый приходный документ записывают отдельно и подсчитывают общую сумму оприходованных товаров за данный отчетный период, а также итог прихода с остатком на начало периода. При этом выделяются источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров. В расходной части товарного отчета отдельно записывают направление выбытия товаров, номер и дату расходного документа, сумму оценки выбывших товаров и подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период. После этого определяют остаток товаров на конец отчетного периода. Таким же образом в товарном отчете отражаются остатки и движение тары.

Внутри каждого вида прихода и расхода документы располагают в хронологическом порядке. Общее число документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце отчета. Товарный отчет подписывает материально-ответственное лицо, а при бригадной материальной ответственности - бригадир или его заместитель и один из членов бригады. Товарный отчет составляют в двух экземплярах. Правильность начального остатка в товарном отчете устанавливается путем сопоставления данного отчета с предыдущим, который считается правильным, так как уже был проверен. Об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально-ответственное лицо, которое своей подписью в конце товарного отчета должно удостоверить правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров. Товарные документы на поступление товаров от поставщиков, приложенные к товарному отчету, следует сопоставлять с экземпляром расчетного документа на эту же партию товаров, поступившего через банк или кассу. Это позволяет установить полноту и своевременность оприходования товаров. Проверив товарный отчет, бухгалтер ставит на нем дату проверки и расписывается. Товарные отчеты используют в целях контроля не только за движением ценностей, но и за состоянием товарных запасов. Контроль осуществляется путем сопоставления фактических остатков товаров с нормативом (лимитом), определяемым администрацией организации. При выявлении значительного отклонения фактических данных от установленных нормативов принимаются меры по оптимизации товарных запасов.3

3.6 Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация -- это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Основная цель инвентаризации -- выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация проводится путём пересчёта, измерения, взвешивания материальных ценностей:

§ на складах (склады сырья, продовольствия, горюче-смазочных материалов, готовой продукции, товаров; аптеки, библиотеки и т. п.)

§ в производстве,

§ на торговых площадях,

§ в кассе.

При этом инвентаризации подвергаются следующие объекты бухгалтерского учёта:

§ основные средства,

§ материальные запасы,

§ готовая продукция,

§ товары в торговой сети,

§ наличные денежные средства,

§ ценные бумаги и денежные документы.

Также проведение инвентаризации помогает достигать ряда побочных целей:

§ контроль выполнения правил по обеспечению сохранности товарно-материальных ценностей,

§ выявление товарно-материальных ценностей с истёкшим или истекающим сроком годности; испорченных,

§ выявление неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации.

Инвентаризация организуется на основании письменного приказа руководителя организации. Для её проведения создаётся комиссия не менее трёх человек. В состав комиссии могут, в частности, быть включены специалисты необходимого профиля (бухгалтер, товаровед, технолог), представители службы внутреннего контроля предприятия. При проведении инвентаризации в рамках документальной ревизии в состав комиссии обычно включается представитель ревизионной группы. Если инвентаризация проводится по инициативе правоохранительных органов, то их представитель может присутствовать при её проведении, но в состав комиссии не включается. Присутствие всех членов комиссии при непосредственном пересчёте имущества обязательно, отсутствие хотя бы одного из них может служить основанием для признания итогов инвентаризации недействительными. Также обязательно присутствие материально-ответственного лица. Даже в случае, когда материально-ответственное лицо находится под арестом, правоохранительные органы обеспечивают его доставку, в противном случае результаты инвентаризации не будут иметь юридической силы.

На инвентаризационную комиссию возложена ответственность:

§ за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия,

§ за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товарно-материальных ценностей,

§ за правильность указаний в описях отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, артикул и т. п.),

§ за правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации.

Перед началом инвентаризации комиссия:

1. получает из бухгалтерии учётные данные (книжные остатки) по наличию проверяемых товарно-материальных ценностей,

2. проверяет весовое и измерительное оборудование,

3. опечатывает все места хранения материальных ценностей (чтобы у материально-ответственного лица не было возможности утаить излишки; если инвентаризация внезапная, то материально-ответственное лицо узнаёт о её начале только на этом этапе),

4. предлагает материально-ответственному лицу провести по учёту все непроведённые приходно-расходные документы; председатель комиссии расписывается на каждом из этих документов (чтобы потом нечаянно не появились новые),

5. на предприятии розничной торговли -- снимает кассу и определяет выручку текущего дня,

6. отбирает у материально-ответственного лица расписку о готовности к сличению остатков (о том, что все приходные и расходные документы проведены и нет имущества, находящегося отдельно, в других местах хранения).

По ходу проверки данные заносятся в инвентаризационную опись. Она может быть заранее изготовлена бухгалтерией и уже содержать книжные остатки по имеющимся видам имущества. Запрещено данные о фактическом наличии материальных ценностей заносить в опись без фактического пересчёта (на основании книжных остатков, со слов материально-ответственного лица и т. п.).

На время проведения инвентаризации все операции по приходу и расходу инвентаризуемых ценностей прекращаются, доступ посторонних лиц в помещение не допускается. Инвентаризация проводится непрерывно. На время перерывов (на обед, на ночь) места хранения опечатываются председателем инвентаризационной комиссии, ключ от помещения остаётся у материально-ответственного лица («правило ключа и пломбира»). Это не позволяет попасть в помещение ни материально-ответственному лицу в отсутствие председателя комиссии, ни председателю комиссии без материально-ответственного лица. Описи запираются в сейф, который также опечатывается председателем инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная опись составляется как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся у материально-ответственного лица, второй экземпляр поступает в бухгалтерию. Если инвентаризация проводилась по требованию правоохранительных органов, то третий экземпляр описи направляется в этот орган. Типовые утверждённые формы инвентаризационной описи различаются в зависимости от вида ценностей. Тем не менее, инвентаризационная опись должна содержать ряд необходимых реквизитов:

1. В начале описи:

§ Наименование организации.

§ Место хранения.

§ Состав инвентаризационной комиссии.

§ Фамилия, имя и отчество материально-ответственного лица.

§ Дата и время начала и окончания инвентаризации.

§ Расписка материально-ответственного лица о готовности к проведению пересчёта.

2. Тело таблицы:

1. Номер по порядку.

2. Номенклатурный номер.

3. Наименование.

4. Сорт, артикул.

5. Единица измерения.

6. Цена за единицу.

7. Состоит по учёту, количество.

8. Состоит по учёту, сумма. (графы до этой включительно могут заполняться заранее, бухгалтерией предприятия)

9. Фактически оказалось, количество. (Графа заполняется непосредственно во время пересчёта)

10. Фактически оказалось, сумма.

11. Недостача, количество.

12. Недостача, сумма.

13. Излишек, количество.

14. Излишек, сумма. (Эти графы могут быть подсчитаны и заполнены сразу после пересчёта имущества, в присутствии материально-ответственного лица)

В конце каждой страницы описи:

§ Количество строк прописью (например, «Всего пятнадцать наименований»).

§ Итоги по всем колонкам, в том числе, и по количественным (сложение штук с погонными метрами и килограммами физического смысла не имеет, однако запись такой суммы внизу столбца служит для затруднения подделки описи)

§ Подписи всех членов инвентаризационной комиссии.

§ Подпись материально-ответственного лица.

В конце описи:

§ В конце таблицы предусматривается несколько свободных строк для внесения возможных излишков тех видов ценностей, которые вообще не числятся по учёту.

§ Количество строк прописью по всей описи.

§ Итоги по всем колонкам по всей описи.

§ Подписи всех членов инвентаризационной комиссии.

§ Подпись материально-ответственного лица.

§ Расписка материально-ответственного лица (ещё одна) о том, что всё имущество пересчитано в его присутствии и оно не имеет претензий к членам инвентаризационной комиссии по правильности пересчёта.

§ Если инвентаризация проводится в связи со сменой материально-ответственного лица, подпись нового материально-ответственного лица о принятии имущества под свою ответственность.

Заключительным этапом инвентаризации является определение её результатов. Возможны следующие варианты:

§ совпадение учётных и фактических остатков,

§ недостача (превышение учётных остатков над фактическими),

§ излишки (превышение фактического остатка над учётным),

§ пересортица (имущество одного наименования, но разных сортов находится одновременно в излишке и недостаче).

Результат инвентаризации определяется отдельно по каждому виду имущества. Возможна (и весьма вероятна) ситуация недостачи по одной позиции инвентаризационной описи и излишков по другой. В этом случае итог подводится отдельно, недостача одного вида имущества не может погашаться излишками другого вида.

Выявленная в результате инвентаризация недостача возмещается материально ответственным лицом на основании договора о полной материальной ответственности. Излишки приходуются на склад, их стоимость учитывается как доход организации.

Размещено на Allbest.ru