Учет расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Денежные средства являются составной частью оборотных активов. Без них не может обойтись практически ни одна операция, будь то расчеты с поставщиками или покупателями, сотрудниками предприятия, расчеты с бюджетом. Везде денежные средства принимают непосредственное участие, как в наличной, так и в безналичной форме.

В процессе функционирования каждого предприятия возникают вопросы, связанные с расчётами с подотчётными лицами, это приобретение через них материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Выбор темы связан с актуальностью данной проблемы, существующей в бухгалтерском учете. Своевременное выявление нарушений в документальном оформлении и отражении в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль и подтверждает достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм, что позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Целью работы является рассмотрение на примере конкретной организации порядка учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами, рассмотреть перечень используемых документов, применяемые счета бухгалтерского учёта в соответствии с планом счетов. Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

Рассмотреть теоретические основы организации учета расчетов с подотчетными лицами;

Проанализировать деятельность конкретной организации в области бухгалтерского учета, используя документы бухгалтерии, первичные документы по оформлению движения средств;

Изучить основные нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами;

Выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования выбрано Общество с Ограниченной Ответственностью агентство недвижимости «Рица».

Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности и учебная литература.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

При осуществлении хозяйственной деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные расходы, на операционные и хозяйственные расходы. Указанные денежные средства выдаются из кассы под отчёт работникам организации (они именуются подотчётными лицами). Правила выдачи и представления отчётности по использованию подотчётных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утверждённым ЦБ России 09.10.2002 №199-П.

1. Основанием для выдачи денежных средств из кассы в подотчет работникам является приказ руководителя, в котором должно быть указано:

а) список лиц, которым могут выдаваться денежные средства в подотчет

б) размер аванса

в) срок использования аванса

2. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс.

3. Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

4. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

5. Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.

6. Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем организации. Эти сроки могут быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных лиц.

7. Целевое расходование денежных средств, полученных работником подотчет, оформляется авансовым отчетом, которым дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагаемых документов. В качестве первичных документов, подтверждающих целесообразность использования подотчетных сумм, принимаются кассовые чеки с копией чека, накладные, квитанции к приходным кассовым ордерам, счет-фактура и т.д. Авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию предприятия не позднее 3-х рабочих дней по истечению срока, на который выданы денежные средства, или не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из командировки. Каждый авансовый отчет должен быть утвержден руководителем организации.

8. Возврат неиспользованных подотчетных сумм осуществляется в кассу с оформлением приходного кассового ордера. Порядок выдачи подотчетных сумм и определения сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе по учетной политике организации.

В случае перерасхода (когда работник истратил сумму, большую, чем полученный аванс) работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса, что оформляется расходным кассовым ордером.

В случае, когда подотчетные лица не возвращают авансовые суммы либо не представляют авансовые отчеты, то такие суммы могут быть удержаны из заработной платы.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете».

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций».

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб.

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц, а так же страховых взносов в Пенсионный фонд, фонды медицинского и социального страхования, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц», а также Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации»

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку.

Размер суточных для обложения НДФЛ устанавливается п.3 ст.217 Налогового Кодекса Российской Федерации.

Также, к документам, регулирующим расчеты с подотчетными лицами в организации, относится учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина № 106н от 6 октября 2008 г. В ней отражаются формы первичных учетных документов регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности, применяемые в организации. К ним относятся:

приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

расходный кассовый ордер (форма КО-2) - выписывается при выдаче денежных средств под отчет;

командировочное удостоверение (форма №Т-10) - определяет фактическое время нахождения работника в командировке;

авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

В учетной политике также отражается Рабочий План счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.

2. СИНТЕТИЧЕСКИЙ И АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

71 счет является активно - пассивным, на нем одновременно учитывается как дебиторская задолженность, так и кредиторская. Начальное дебетовое сальдо показывает наличие дебиторской задолженности на начало месяца, а кредитовое сальдо - наличие кредиторской задолженности на начало месяца. Дебетовый оборот показывает увеличение задолженности подотчетных лиц по выданным суммам и уменьшение задолженности организации перед ними. Кредитовый оборот показывает увеличение задолженности перед подотчетными лицами организации и уменьшение дебиторской задолженности. Конечное дебетовое сальдо показывает наличие задолженности подотчетных лиц перед организацией, а конечное кредитовое сальдо наличие задолженности организации перед подотчетными лицами.

Подотчетные суммы для контроля над их расходованием учитываются в разрезе каждого работника предприятия по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера - при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет - при списании израсходованных сумм.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: Дт 71 Кт 50 - выданы деньги в подотчет (обратная проводка - сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан, он должен быть, подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратило ровно столько, сколько получило, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 07,08,10,41 Кредит 71 - оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

Дебет 20,25,26 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, необходимые для нужд производства.

Дебет 28 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц; Дебет 68 Кредит 19 - произведен налоговый вычет.

Дебет 44 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции (товаров).

Дебет 91/2 Кредит 71 - затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов;

Дебет 91/2 Кредит 19 - списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Дебет 94 Кредит 71 - отражена сумма недостачи по вовремя невозвращенному авансу;

Дебет 70 Кредит 94 - удержана сумма неизрасходованного аванса из заработной платы сотрудника или

Дебет 73 Кредит 94 - если сумма неизрасходованного аванса не может быть удержана из оплаты труда работника;

Дебет 50 Кредит 71 - оприходованы денежные средства, неизрасходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации.

Дебет 73 - Кредит 94 - взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные имущество в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.

3. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

3.1 Хозяйственные расходы

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Пример:

Водитель организации АН «Рица» Сомов Ф.Ю. 14.02.2010 года получил из кассы организации денежные средства на приобретение ГСМ в размере 1 800 рублей. Приказом по организации установлено, что выдача денежных средств на ГСМ производится еженедельно. 21.02.2010 года Сомов Ф.Ю. составил авансовый отчет, согласно которому он произвел в течение недели три заправки на АЗС в общей сумме на 1 650 руб. Кассовые чеки, подтверждающие произведенные расходы на ГСМ приложены к авансовому отчету. Неиспользованные подотчетные суммы возвращены в кассу предприятия. Остатка по предыдущему авансу у Сомова Ф.Ю. не было. На основании полученных документов бухгалтерия приняла ГСМ к учету.

Дебет 71 Кредит 50 - 1 800 руб. - выданы наличные деньги водителю;

Дебет 10/3 Кредит 71 - 1 650 руб. - приобретен ГСМ водителем;

Дебет 50 Кредит 71 - 150 руб. - возвращены в кассу предприятия неиспользованные подотчетные суммы.

Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

Данный акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками контрольно - кассовой машины, не считаются сделками между юридическими лицами.

На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.

В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:

Дебет 10, 41 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19/3 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.

Следует отметить, что вести учет хозяйственных расходов можно без использования счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Пример:

Подотчетным лицом - Коркиной Е.А. в феврале 2010 года произведена покупка оргтехники. Операция оформлена закупочным актом от 10 февраля. В нем указано, что компьютеры закуплены именно у физического лица (Чупова С.Б.) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих подписей.

В бухгалтерском учете делаются проводки:

Дебет 08 Кредит 71 - 41 949 руб. - оприходована оргтехника, приобретенная через подотчетное лицо;

Дебет 19/1 Кредит 71 - 7551 - отражен НДС по поступившим основным средствам;

Дебет 68/НДС Кредит 19/1 - 7551 - принят НДС к вычету из бюджета;

Дебет 01 Кредит 08 - 49 500 руб. - ввод в эксплуатацию основных средств;

Дебет 71 Кредит 50 - 49 500 руб. - погашена задолженность Коркиной Е.А. по приобретенным основным средствам.

Но прежде чем выплатить физическому лицу денежные средства, следует отметить, что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.

Возможен и другой вариант, когда работник может также заранее заключить договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров.

В этом случае в бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);

Дебет 10, 41 Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;

Дебет 73 Кредит 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном порядке.

Пример:

В АН «Рица», если сумма закупа небольшая (до 100 руб.), выписывается требование, куда расходованы средства, руководитель подписывает разрешение на списание закупленных материалов. В учете это отражается:

Дебет 44 Кредит 71 - 44 руб. - на сумму закупленных канцтоваров (в учетной политике указана возможность ведения таких записей);

Дебет 19/3 Кредит 71 - 6 руб. - отражена сумма НДС;

Дебет 68/НДС Кредит 19/3 - принят НДС к вычету из бюджета;

Дебет 71 Кредит 50 - 50 руб.- сотруднику возмещены наличные деньги за покупку канцтоваров.

Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как правило, наличными деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При этом лимита расчетов в 100 000 рублей по одной сделке можно не соблюдать (этот лимит, установленный ЦБ РФ, касается только расчетов с юридическими лицами). Операции по закупке должны оформляться первичными документами, а именно - закупочным актом. Каждая организация вправе разработать свою форму этого документа, так как унифицированной формы нет. Выплата денег физическим лицам может оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

Пример:

В феврале 2010 года организация выдала под отчет своему сотруднику 40 000 руб. на закупку столов в новый офис. В этом же месяце работник приобрел три стола на сумму 33 900 руб., в т.ч. НДС - 5 171 руб. у ООО «Кондор».

Остаток неизрасходованных средств сотрудник сдал в кассу организации.

В феврале 2010 года в бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 - 40 000 руб. - выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку столов;

Дебет 10/9 Кредит 71 - 28 729 руб. - оприходованы столы на основании авансового отчета и закупочного акта;

Дебет 19/3 Кредит 71 - 5 171 - отражен НДС по поступившим столам;

Дебет 68/НДС Кредит 19/3 - 5 171 - принят НДС к вычету из бюджета.

Дебет 50 Кредит 71 - 6 100 руб. - возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

К хозяйственным расходам относятся не только расходы по приобретению канцелярии, продукции, но также и представительские расходы.

Организация с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

В состав представительских расходов включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.

В настоящее время организациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.

Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут либо непосредственно в самой организации, либо с выездом на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.

Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

1) оформление так называемых подготовительных документов;

2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы.

На первом этапе издаются внутренние организационно-распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

- перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;

- порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

- порядок расходования средств на представительские расходы;

- документальное оформление представительских расходов;

- порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

- нормирование отдельных видов представительских расходов.

На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

- распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;

- распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

- программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

- отчет о расходах на проведение деловой встречи;

- авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.

Такими документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.

Документы, регулирующие порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организации, не содержат понятия "представительские расходы". Но если понесенные организацией затраты по своему характеру можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами (п.2 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99).

При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы согласно Положению по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции со счетами раздела VI "Расчеты", например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д.

К представительским относятся расходы организации:

1) на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

2) транспортное обеспечение доставки принимаемых лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

3) буфетное обслуживание во время переговоров;

4) оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время представительских мероприятий.

Не относятся к представительским расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы организации принимаются в целях налогообложения прибыли в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. "Сверхнормативные" суммы представительских расходов согласно п.42 ст.270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Пример:

АН «Рица» провело в феврале деловые переговоры с представителями АН «Аякс», в результате которых было достигнуто соглашение о слиянии этих двух компаний. АН «Рица» организовало официальный обед в ресторане, стоимость обслуживания составила 11 800 рублей с учетом НДС. Счет в ресторане был оплачен подотчетным лицом, ответственным за проведение официальной встречи.

Дебет 71 Кредит 50 - 11 800 руб. - выданы денежные средства из кассы на проведение обеда;

Дебет 26 Кредит 71 - 10 000 руб. - отражены представительские расходы на проведение банкета;

Дебет 19 Кредит 71 - 1 800 руб. - учтен НДС по представительским расходам;

Дебет 68/НДС Кредит 19 - 1 800 руб. - вычет НДС.

3.2 Служебные командировки

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на срок не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Предприятия, как правило, ведут специальные журналы - «Журнал учета работников, прибывших из командировки» и «Журнал учета работников, выбывающих в командировки», в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Командированному работнику возмещаются следующие расходы по командировке, при наличии приложенных оправдательных документов:

расходы по найму жилого помещения, в т.ч. плата за бронирование мест в гостиницах;

расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т.ч. плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;

расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;

суточные за время пребывания в командировке, в т.ч. и за время нахождения в пути;

различные страховые и комиссионные сборы;

сборы за услуги аэропортов, вокзалов;

расходы на провоз багажа

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути.

Однако если работник направлен в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные ему не выплачиваются.

Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма №Т-10), которое выписывается отделом кадров на основании приказа руководителя. В нем указывается фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель командировки. Также должны проставляться отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет (форма №АО-1), который подтверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. К отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведенные им расходы.

Согласно статьи 168 Трудового Кодекса РФ размер суточных определяется руководителем организации самостоятельно, он устанавливается в трудовом договоре, либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. При установлении размера суточных организации (за исключением бюджетных) ничем не ограничены. Организация может установить любой размер суточных, причем он может быть различным для разных должностей или, например, для разных городов. Если работники ездят в командировки за границу, то необходимо разработать нормативы суточных и для зарубежных командировок.

С 2009 года размер суточных для целей налогообложения прибыли не нормируется, то есть организации могут уменьшать налогооблагаемую прибыль на всю сумму суточных в размере, установленном внутренним локальным нормативным актом. Однако нужно помнить, что в п.3 ст.217 НК РФ установлены нормативы суточных, которые применяются в целях исчисления НДФЛ: для командировок по России - 700 руб. в сутки; для зарубежных командировок - 2500 руб. в сутки. Соответственно, если суточные работникам выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ.

Пример:

В АН «Рица» порядок оплаты командировочных расходов регулируется Положением о командировках, утвержденным директором. Согласно Положению, при командировках на территории РФ работникам выплачиваются суточные в размере 1000 руб. в сутки.

Экономист АН «Рица» Политова О.Я. была направлена в командировку сроком на 5 дней. Ей были выплачены суточные в размере 5000 руб.

В данном случае сумма НДФЛ по командировочным расходам составит:

5000 руб. - 700 руб. х 5 дн. = 1500 руб.

НДФЛ=(1500 * 0,13)=195 руб.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно и оплата найма жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на использование соответствующего транспорта).

Если работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру (форма №КО-1). Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме.

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именно здесь допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО АН «РИЦА»

подотчетный лицо расчет учет

На примере АН «Рица» рассмотрим порядок учета и отражения операций по расчетам с подотчетными лицами.

ООО АН «Рица»

Ул. Парижской Коммуны, д.34, г. Красноярск, 660028

Тел. +7(391)258-97-45

ОКПО 24531990, ОГРН 1110044356,

ИНН/КПП 2466087235/246049591

р/с 40702801112789333444 в Восточно-Сибирском банке Сбербанка РФ г.Красноярска

БИК 040456658 к/с 30101810888666222111

Пример:

На 01.02.2010 года в организации имеется дебиторская задолженность по подотчетным суммам: Политова О.Я. - 40 рублей, Крылов О.К. - 6000 рублей, Коркина Е.А. - 100 рублей. Также имеется кредиторская задолженность перед подотчетным лицом Шкаревой Е.А. - 720 рублей.

Дата возникновения задолженности	Ф.И.О.	Должность	Дт	Кт
30.01.2010	Шкарева Е.А.	Секретарь		720,00
31.01.2010	Политова О.Я.	Экономист	40,00
14.02.2007	Крылов О.К.	Снабженец	6000,00
31.01.2010	Коркина Е.А.	Завхоз	100,00

Приказом руководителя организации установлен размер суточных, они составляют 700 рублей.

01.02.10г. был получен от экономиста Политовой О.Я. остаток подотчетных сумм - 40 рублей. В этот же день риэлтору Павловой Л.Д. были выданы деньги из кассы на предстоящую командировку в г.Новосибирск в сумме 10 000 рублей.

04.02.10г. оприходованы лампочки, 6 штук по цене 15 рублей, в т.ч. НДС, поступившие через подотчетное лицо Коркину Е.А. на основании авансового отчета №31от 04.02.10г. В это же день ей выдан из кассы перерасход по подотчетным суммам - 18 рублей.

06.02.10г. из кассы Шкаревой Е.А. выдан перерасход по подотчетным суммам в размере 720 рублей.

09.02.10г. на основании авансового отчета №32 утверждены командировочные расходы Павловой Л.Д., они составили: проездные билеты (2 шт.) по цене 850 рублей (в т.ч. НДС); счет гостиницы №657 (в т.ч. НДС) на сумму 5 511 рублей; суточные (7 дней). 09.02.10г. на основании авансового отчета № 32 из кассы выдан перерасход по подотчетным суммам Павловой Л.Д.

15.02.10г. на основании решения суда списана нереальная к взысканию сумма дебиторской задолженности снабженца Крылова О.К.

17.02.10г. из кассы выдано 68 000 рублей в подотчет завхозу Коркиной Е.А. на приобретение ноутбуков. В этот же день оприходованы 3 ноутбука по цене 22 000 рублей (в т.ч. НДС), поступившие через подотчетной лицо Коркину Е.А. На основании авансового отчета № 33 от 17.02.10г. в кассу возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм - 2 000 рублей.

Журнал регистрации хозяйственных операций

№	Дата	Хозяйственная операция	Сумма, руб	Дт	Кт
1.	01.02	Получен от экономиста Политовой О.Я. остаток подотчетных сумм согласно авансовому отчету №14 от 01.02.10г.	40,00	50	71
2	01.02	Выдано Павловой Л.Д. в подотчет на командировку	10 000,00	71	50
3	04.02	Израсходовано Коркиной Е.А. на приобретение лампочек в офис, 6 шт. по цене 15 руб. сумм согласно авансовому отчету №14 от 01.02.10г.	100,00	10	71
4	04.02	Отражена сумма НДС по приобретению лампочек	18,00	19/3	71
5	04.02	Выдан из кассы Коркиной Е.А, перерасход по подотчетным суммам	18,00	71	50
6	06.02	Выдан из кассы Шкаревой Е.А. перерасход по подотчетным суммам	720,00	71	50
7	09.02	Утверждены командировочные расходы Павловой Л.Д. на основании прилагаемых документов: а) проездные билеты б) отражена сумма НДС в расходах по проезду в) счет гостиницы № 654 г) отражена сумма НДС в расходах на проживание д) суточные (7 дней)	1 440,00 260,00 4670,00 841,00 4900,00	26 19 26 19 26	71 71 71 71 71
8	09.02	Выдан из кассы перерасход по подотчетным суммам Павловой Л.Д.	2 141	71	50
9	15.02	В состав прочих расходов списана нереальная к взысканию дебиторская задолженность подотчетного лица	6 000,00	91/2	71
10	17.02	Выдано в подотчет Коркиной Е.А. на приобретение ноутбуков	68 000,00	71	50
11	19.02	Оприходованы ноутбуки, полученные через подотчетное лицо Коркину Е.А.	55 932,00	08	71
12	19.02	Отражена сумма НДС в расходах по приобретению ноутбуков	10 068,00	19	71
13	19.02	Введены в эксплуатацию основные средства	55 932,00	01	08
14	19.02	Получен от Коркиной Е.А. на основании авансового отчета №39 от 19.02.10г. остаток неиспользованных подотчетных сумм	2 000,00	50	71
15	28.08.	Вычет НДС из бюджета	11 187,00	68/НДС	19

Расчет НДС:

118*18/118=18 руб.

1700*18/118=260 руб.

5 511*18/118=841 руб.

66 000*18/118=10 068,00 руб.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе были рассмотрены основные моменты учета расчетов с подотчетными лицами. Можно сказать, что учет этих объектов, хоть и кажется на первый взгляд простым, на самом деле содержит массу нюансов, которые очень часто влекут за собой плачевные последствия, как для организации, так и для главного бухгалтера и бухгалтерии в целом.

В ходе данной работы мною рассмотрены и использованы теоретические основы организации учета расчетов с подотчетными лицами. Проанализирована деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета с помощью документов бухгалтерии, первичных документов по оформлению движения средств. Выдвигать предложения по совершенствованию учёта не пришлось, поскольку каких-либо серьёзных нарушений в области учёта с подотчётными лицами не выявлено.

Освоение методики учета и анализа денежных средств, в том числе расчетов с подотчетными лицами, имеет важное значение во всей системе бухгалтерского учета, так как подвижность денежных средств делает этот участок хозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

Научно обоснованная система организации бухгалтерского учета содействует эффективному контролю за наличием и движением денежных средств предприятия, своевременному предупреждению отрицательных фактов в хозяйственной деятельности, получению полной и достоверной информации о хозяйственных процессах, результатах деятельности и финансовом состоянии организации.

Помимо выплаты заработной платы предприятие выдает денежные средства наличными из кассы подотчетным лицам. Выдача подотчетных сумм производится на хозяйственные нужды и на командировочные расходы. Как правило, список подотчетных лиц устанавливается руководителем предприятия. По мере расходования денежных средств подотчетными лицами составляется отчет, где отражается (на основании оправдательных первичных документов: квитанции, чеки, билеты и т. д.) фактический расход денежных средств. Остаток неизрасходованных денежных средств возвращается в кассу предприятия. Израсходованные денежные средства списываются на затраты производства в зависимости от цели их израсходования.

В результате изучения в ООО АН "Рица" системы бухгалтерского учета расчетных операций с подотчетными лицами каких-либо серьезных нарушений не обнаружено. Расчеты с подотчетными лицами, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета ведется в строгом соответствии с действующим законодательством.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Налоговый Кодекс Российской Федерации, часть 1: федеральный закон: ред. от 29.12.2009 №383-ФЗ.

2. Налоговый Кодекс Российской Федерации, часть 2: федеральный закон: ред. от 27.12.2009 №379-ФЗ.

3. Трудовой Кодекс Российской Федерации: федеральный закон: ред. от 25.11.2009 №267-ФЗ.

4. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 N 129-ФЗ, ред. от 23.11.2009.

5. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99, утвержденного приказом Министерства Финансов РФ 06.07.1999 г. № 43н, в ред. Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н.

6. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденное Приказом Министерства Финансов РФ от 30.12.1999 №107н, в ред. от 27.11.2006 №156н.

7. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/08, утвержденное Приказом Министерства Финансов РФ № 106н от 6 октября 2008 г., в ред. от 11.03.2009 N 22н.

8. Положение ЦБР "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации" от 9 октября 2002 г. N 199-П, в ред. от 13.06.2007 №1836-У.

9. Положение Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 г. № 749.

10. Бабаева Ю.А. Бухгалтерский учет. - М.: «Юнити», 2007.

11. Гетьман В.Г. Финансовый учет. - Под ред. В.Г. Гетьмана. М., 2006.

12. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт: учеб. пособие / Н.П. Кондраков. - 4-е изд. - М: Инфра - М., 2006.

13. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учёт: учеб. - практ. пособие / Р.З. Тумасян. - 4-е изд., стер. - М.: Омега - Л., 2006.

14. Санин К.В., Санин М.К. Бухгалтерский учет: учеб. пособие / Санин К.В., Санин М.К. - 5-е изд. - М.: Омега - Л., 2005.

15. Стражева И.С., Стражев А.В. Бухгалтерский учет: учеб. пособие / Стражева - И.С., Стражев А.В. - 10-е изд. - М.: 2006.

16. http://www.consultant.ru - «Консультант-плюс».

17. http://www.klerk.ru - «Клерк».

Размещено на Allbest.ru