Особенности электронных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Особенности электронных документов

(реферат)

Содержание

Введение

1. Понятие электронного документа

2. Проблемы обеспечения сохранности электронных документов

3. Проблемы экспертизы ценности электронных документов

Заключение

Список литературы

Приложение

Введение

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.

Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.

Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Актуальность работы заключается, прежде всего, в новом предмете исследования - электронном документе, который активно внедряется в сферу управления и требует законодательного закрепления. Первые законы в этой области появляются лишь с середины 90-х годов 20 века. Поэтому осмысление феномена электронного документа в научных трудах начинается постепенно с накоплением опыта его использования.

Предметом данного исследования является понятие «электронный документ» и особенности его функционирования в документообороте организаций Российской Федерации. Объектом исследования стали законодательные акты Российской Федерации, посвященные электронному документу.

Цель работы - с позиций документоведения проанализировать отражение ключевого понятия «электронный документ» в основных законодательных актах Российской Федерации; определить характерные черты электронного документа, как наиболее динамично развивающегося вида документа на сегодняшний день.

Задачи реферата логически вытекают из поставленной цели и заключаются:

· в анализе основных законодательных актов, в которых
определяется понятие «электронный документ»;

· в исследовании проблемы сохранности электронных документов, ввиду несформированности структуры архивного хранения документов данного вида;

· в изучении современного состояния системы экспертизы ценности документов на электронных носителях.

К источниковой базе исследования относятся, прежде всего, законодательные акты Российской Федерации прямо или косвенно регулирующие вопросы использования электронных документов и электронной подписи.

Безусловно, центральным законом Российской федерации в этой области на сегодняшний день является Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи", в котором впервые на законодательном уровне закрепляются основополагающие понятия: "электронный документ" и "электронная цифровая подпись", а также, определяются правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах. Кроме того, важным источником по данному вопросу является Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» (1996, редакция от 30.06.2003 г.), конкретизирующий ряд положений о применении электронных документов при ведении бухгалтерского учета.

Методологической основой реферата стал общенаучный диалектический метод познания, включающий в себя частно-научные методы: логический, системный, сравнительно-правовой и метод перехода от частного к общему.

Анализ совокупности законодательных актов и литературы по предложенной проблематике, выявление общих подходов и различий, установление взаимосвязей проводились при помощи специальных методов, в первую очередь системного метода и метода сравнительного анализа.

Несмотря на сравнительно небольшой период времени, прошедший с момента появления самого понятия "электронный документ", уже появились отдельные монографии и статьи, посвященные этой теме.

В области документоведения обзор литературы начинается с работ известных специалистов: М.В. Ларина, А.Н. Соковой, которые в своих монографиях и статьях рассматривали проблемы определения понятия "электронный документ" и "электронная цифровая подпись".

Специалисты в области архивоведения (Тихонов В. И.) предлагают несколько иные подходы к определению понятия "электронный документ", делая упор на вопросы сохранности.

Необходимо отметить, что, несмотря на возрастающий интерес к этой проблеме, все еще ощущается недостаток отечественной литературы по данной теме. Это обусловлено не только ее новизной и недостаточной изученностью, но и чрезвычайно быстрым развитием информационных технологий и законодательных инициатив, используемых в данной отрасли.

Структура работы включает введение, три параграфа, заключение, библиографический список и приложения. Основные выводы исследования представлены в конце каждого параграфа и в заключении.

1. Понятие электронного документа

Начало XXI в. продолжает демонстрировать высокие темпы развития науки и техники, глобализации экономики и изменчивости общественно-политической среды. Но даже на этом фоне прогресс компьютерной техники и информационных технологий выглядит весьма впечатляющим. О том, что информация в электронном виде превратилась в ценнейший ресурс управления, говорят уже давно. В технологически развитых странах об этом не только говорят, но и реализуют конкретные программы по адаптации своих граждан к новой информационной среде. Особое внимание уделяется развитию глобальных информационных систем и становлению электронной торговли. С этой целью формируется соответствующая законодательная база. Многие страны уже приняли ряд законов об электронной торговле и электронных документах.

В последние годы в общий процесс включилась и Россия. Дополнительный импульс развитию информационных технологий и переводу документации в электронный вид в нашей стране должна придать федеральная целевая Программа «Электронная Россия на 2002-2010 годы» (2002). Согласно этой программе органы государственной власти и многие органы местного самоуправления вскоре должны перейти к электронному документообороту Тихонов В. И. Организация архивного хранения документов // Круг идей: алгоритмы и технологии исторической информатики. Труды IX конференции Ассоциации «История и компьютер». - Москва-Барнаул, 2005. - С. 395..

Основной функцией традиционного документа является удостоверение некоторой информации. При составлении и использовании документа присутствуют два аспекта: во-первых, некоторая информация, а во-вторых, - сам документ как материальная вещь, которую можно предъявить или передать. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить истинность информации, содержащейся в документе. Возможно, для подтверждения истинности необходимо проделать некую процедуру - экспертизу по проверке подлинности документа.

Документ - письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей.

Требования к документу, вытекающие из приведенного определения, можно разделить на три группы. Первая отражает информационную функцию документа: документом может быть не любая информация, зафиксированная на бумажном носителе, а только сведения определенного характера. Вторая группа - это, по существу, требования, обеспечивающие доказательственную функцию документа (реквизитами формы могут служить наличие печати и подписи определенного лица, персональные данные о лице, издавшем документ, а также требования к бумажному носителю, например, бумага с защитными знаками и т. п.). Третья группа (компетентность источника документа) как бы связывает первые две, придает юридическую значимость документу. Документ, изданный некомпетентным органом, подписанный не уполномоченным на то лицом либо анонимный, не может служить подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности.

Очевидно, легко обеспечить для данных, записанных в компьютерном формате, выполнение условий первой и третьей групп. Некоторые из требований к форме документа (например, соблюдение определенной последовательности изложения содержания и расположения текста) тоже могут быть соблюдены. Другие требования второй группы (наличие печати организации, собственноручной подписи лица, специальный тип бумаги) принципиально неприемлемы для электронных документов вследствие специфической природы компьютерных носителей информации.

Именно физические характеристики электронных документов долгое время были объектом критики противников безбумажных систем документооборота. В частности, в качестве одного из аргументов приводилось следующее утверждение: то, что написано на бумаге, трудно удалить и оно остается навечно; данные же на компьютерных носителях могут быть легко уничтожены, они недолговечны. Но, во-первых, сохранность бумажных документов в значительной мере зависит от качества бумаги и для их длительного хранения необходимо применение специальных мер, а во-вторых, современные носители компьютерных данных позволяют хранить информацию достаточно долго и при осуществлении соответствующих мер безопасности (в том числе и периодическое копирование) их надежность не ниже, чем у традиционных.

Еще один аргумент, приводимый в пользу бумажного документа, заключается в том, что он осязаем (т. е. любой может физически проверить наличие документа), каждый грамотный человек может прочитать такой документ. То, что электронный документ не может быть непосредственно воспринят человеком, не является непреодолимой сложностью. Данная проблема легко решается, если предположить, что существует согласованная участниками или определенная нормативным актом уполномоченного органа процедура изготовления по электронному оригиналу традиционной (бумажной) копии документа. И, наконец, пожалуй, самый существенный аргумент. Бумажный документ почти невозможно изменить, в электронный же документ легко внести поправки, и очень трудно потом доказать факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, наверное, не меньшую историю, чем история письменности, но это не снимает проблемы идентификации электронных документов.

С учетом изложенного электронный документ можно определить как набор данных, записанных в компьютерочитаемом виде (согласно федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» (2002) «электронный документ» - это «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме»). Для таких документов должно быть выполнено следующее условие: существует признанная участниками ЭДО или утвержденная компетентным органом процедура, позволяющая однозначно преобразовать эти данные в документ традиционного режима Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ (с изменениями на 8 ноября 2007 г.) // Кодекс -- Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО). Признание указанной процедуры должно быть подтверждено участниками системы ЭДО посредством традиционного (письменного) документа, либо такая процедура должна быть санкционирована уполномоченным государственным органом Сокова Л.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство, 2001, № 1, С. 13-18..

Необходимость традиционного документа или акта уполномоченного органа для признания процедуры преобразования объясняется тем, что в противном случае возможен порочный логический круг, когда вопросы признания или непризнания юридической силы электронного документа будут решаться на основании другого электронного документа, силу которого тоже можно оспорить.

2. Проблемы обеспечения сохранности электронных документов

Работы по обеспечению сохранности электронных документов можно разделить на три вида:

· обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами;

· обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

· обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде Тихонов В.И. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов // Делопроизводство. № 2. 1999. С. 50..

Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов - проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальный условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя.
Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях - хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. До сих пор в некоторых организациях небольшие совокупности файлов с управленческой документацией хранят на магнитных дискетах. Для хранения же объемных и сложноструктурных баз данных и других информационных ресурсов лучше использовать емкие электронные носители: оптические диски, съемные жесткие диски, RAID-массивы и т.п.

Для архивного хранения электронных документов в пределах 5 лет любые современные носители электронной информации (магнитные дискеты, магнитные ленты, магнитные, магнитооптические и оптические диски) вполне надежны. Здесь главное обращать внимание на надежность и репутацию фирмы-изготовителя.

При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 15-20 лет. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на более современные и емкие носители.

Второй и третий аспекты обеспечения сохранности гораздо сложнее. Они связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами для их считывания. Устройства для считывания информации с оптических дисков скорее всего также со временем изменятся. Приблизительный жизненный цикл подобных технологий - 10-15 лет. Эти технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов.

Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения: ОС, СУБД, браузеров, других прикладных приложений. Смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности его просмотреть. Впрочем, для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов со сроком хранения до 5 лет этот фактор не так существенен: жизненный цикл программного обеспечения оценивается в 5-7 лет.

При более длительном хранении электронных документов существуют несколько решений:

· своевременный перевод баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами. Это сложный и дорогой путь. Обычно к миграции прибегают для обеспечения доступа к информационным ресурсам, которые очень важны для деятельности организации и постоянно используются в работе. Вот почему важно изначальное создание баз данных и других электронных документов в наиболее распространенных форматах;

· миграция электронных документов в "открытые" или наиболее распространенные компьютерные форматы. Для текстовых документов это - txt, rtf, pdf; для графических - tiff, jpg; для таблиц и баз данных - db, dbf, xls;

· иногда миграция информационных ресурсов на другие платформы по какой-то причине представляется нереальной или может существенно исказить оригиналы электронных документов. В этом случае можно использовать эмуляторы программной среды. Проще всего найти необходимые эмуляторы, которые могут разрабатываться самими производителями программного обеспечения (Windows'95' 97` NT` 2000`XP поддерживают эмулятор операционной системы MS DOS);

· инкапсуляция: включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов, хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем. Исследования в этой области носят пока зачаточный характер. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов остается миграция.

3. Проблемы экспертизы ценности электронных документов

электронный документ файл считывание

Вопрос о том кто должен обеспечивать сохранность электронных документов в долгосрочной перспективе - организации или государственные архивы, специалисты по информационным технологиям или архивисты, стоит очень остро. Мы уже имеем печальный опыт долговременного хранения баз данных и других электронных документов в вычислительных центрах министерств и ведомств - тех баз данных, которые создавались в 1970-1980-е гг. в эпоху "АСУчивания" народного хозяйства СССР. Где теперь эти информационные ресурсы? Что с ними стало? Практически все они погибли. Главным образом потому, что вовремя не были переведены на новые технологические платформы. Некогда это было сделать, да и некому. Некому также было оценить, какие ресурсы заслуживают долговременного хранения, какие нет Тихонов В. И. Организация архивного хранения документов // Круг идей: алгоритмы и технологии исторической информатики. Труды IX конференции Ассоциации «История и компьютер». - Москва-Барнаул, 2005. - С. 424..

Возможно, расчет делается на то, что со временем (через 10-15 лет) часть электронных ресурсов из ведомств и организаций будет передана на хранение в государственные архивы, как это сейчас практикуется с документами на бумажной основе. При этом совершенно упускается из виду принципиальная разница между электронными и бумажными документами - зависимость первых от изменчивости технологической среды.

Мировая практика хранения электронных документов показала, что решение о том, какие документы, где и в каких форматах они должны постоянно храниться, когда осуществлять передачу на постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования) должно приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а в момент создания документов, еще лучше при разработке технического проекта информационной системы, в которой они будут создаваться.

Определенные нормативные требования по экспертизе ценности электронных документов и комплектованию ими архивов в нашей стране существуют уже несколько лет. В 1993 г. «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах» лишь обозначили включение в Архивный фонд РФ электронных документов. «Положение об архивном фонде Российской Федерации» и «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» устанавливают срок временного хранения «документов на машинных носителях в течение 5 лет». «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» и «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения» определяют «срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях», что, по существу, провозглашает одинаковые сроки хранения документации не зависимо от носителя и формы представления информации. В «Основных правилах работы архивов организаций» значительное место отведено отбору электронных документов на архивное хранение и их передаче в архив организации.

В то же время указанной нормативно-правовой базы явно не достаточно, чтобы всерьез говорить о проведении экспертизы ценности электронных документов в организациях. Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого их оперативного использования. Недаром существует совсем немного организаций, которые вносят электронные документы в свои номенклатуры. Указанное выше исследование ВНИИДАД показало, например, что на федеральном уровне это всего лишь Государственный таможенный комитет РФ, Минсвязи России и МНС России Ларин М.В. Актуальные проблемы обмена документированной информацией в государственном управлении // Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота. - М., 2003. - С. 37..

Таким образом, главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят в том, чтобы выявить эти документы в организациях, определить, какие из них подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей в передаче документов в архив. Практическое решение этой проблемы для государственных архивов осложнено отсутствием на федеральном уровне каких-либо нормативов, обязывающих включение электронных документов в номенклатуру дел организаций или какой-либо другой способ их регистрации и учета.

Кое-что делается в субъектах федерации. Так, например, Закон г. Москвы «Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы» (№52 от 24.10.2001 г.) устанавливает, что информационные ресурсы города Москвы подлежат учету путем регистрации содержащих эти ресурсы информационных систем (баз данных) в едином «Реестре информационных ресурсов и систем города Москвы». Несмотря на то, что в настоящее время в этом Реестре зарегистрировано не так много организаций и их систем, информация о них носит открытый характер. Поэтому появились реальные основания для проведения экспертизы ценности электронных документов в этих системах для выявления ресурсов, подлежащих передаче на постоянное хранение в государственный архив.

Заключение

Развитие информационных технологий и компьютерной техники в современном мире привело к гигантскому росту скорости вычислений и объема памяти; развитие связи - к многократному увеличению пропускной способности каналов; электронный документооборот от единичных экспериментов превратился в явление массового масштаба. Игнорировать качественное отличие природы электронного и аналогового документов общество далее не может, появляются новые законы регулирования электронного взаимодействия.

В настоящее время в России нет ни одного специализированного действующего закона в сфере электронного взаимодействия, так что можно говорить только о законопроектах, готовящихся или уже внесенных для рассмотрения в Государственную Думу. Главным позитивным моментом проектов является неформальное признание специфики электронного документа, его принципиального, качественного отличия от традиционного (бумажного), аналогового документа. Пусть с многочисленными недостатками, что естественно для переходного периода качественного скачка в обработке информации.

Список литературы:

Источники:

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (с изменениями на 30 июня 2003 г.) // Кодекс -- Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО)

2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ (с изменениями на 8 ноября 2007 г.) // Кодекс -- Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО)

Литература:

3. Ларин М.В. Актуальные проблемы обмена документированной информацией в государственном управлении // Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота. - М., 2003. - С. 32-39

4. Огвоздин В.Ю. Управление качеством. Основы теории и практики. Учебное пособие. - М.: Дело и сервис, 1999. - 154 с.

5. Сокова Л.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство, 2001, № 1. - С. 13-18.