Размещено на http://www.allbest.ru/

~ 29 ~

ГБОУ СПО «ЧИТ»

ВЫПУСКНАЯ РАБОТА

Системы электронного документооборота

Выполнил: Каменских Юлия 1гр. 3 курс

Проверил: Строкач Вера Ивановна

Чусовой 2012



Вступление

История делопроизводства в России насчитывает столетия. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить, в том числе и историю делопроизводства. Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X веке в Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае - письменных завещаний, во втором -- подорожных грамот для купеческих кораблей. С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы, посвященные святым, выбранным в покровители конкретного города. В крупных городах существовали хранилища документов. Центрами ведения и хранения документации были также гостиные дворы и монастыри. В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы. В указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, т.е. была сделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения. Несколько ранее -- указом от 22 февраля 1714 г. -- губернаторам предлагалась форма ведомости для присылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов. XVIII век в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала.



1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые являются источником этой деятельности. Сегодня документ является основным представлением информации на предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей.

Требования к электронному документу:

1. Создание, хранение, передача с помощью электронных средств;

2. Иметь все необходимые реквизиты;

3. Доступность для восприятия.

Преимущества:

1. Занимает значительно меньше места;

2. Быстро доставляется от пользователя к пользователю;

3. Позволяет редактировать документ, по несколько раз внося изменения;

4. Набирается понятным шрифтом;

5. Если необходима дополнительная информация, то поиск выполняется быстро;

6. Оперативно происходит подготовка отчетов, сводок и т. Д.

7. Быстро происходит согласование со специалистами;

8. Экономия бумаги.

Недостатки:

1. Зависание ПК;

2. Не сохранение;

3. Неисправность в ПК;

4. Отключение блока питания;

5. Отключение электричества.

Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Понятие «электронный документ»

· Документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

· Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

· Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

· Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

· Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации ЭВМ;

· Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа";

· Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

· Электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.

· Электронное сообщение - информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.

· Электронный документ - электронное сообщение, имеющее реквизиты для идентификации его как документа.

· Электронный документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств ВТ и электросвязи в целях хранения и общественного использования. Электронный документ должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Понятия «Экземпляр», «Подлинник», «Копия», «Юридическая сила» электронного документа

Разрешенные к применению формы аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) аналоговые документы по виду оформления различаются как:

· Подлинник - первый или единичный экземпляр документа;

· Дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

· Копия - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

· Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;

· Выписка - копия части документа, оформленная в установленном порядке.

Регистрация и обработка документов

«Исходящие документы» -- создание, согласование, регистрация исходящих документов

«Исходящие документы», компонент приложения «Делопроизводство», предназначен для работы с исходящими документами в рамках общей системы ведения автоматизированного делопроизводства.

Работа с исходящими документами включает в себя выполнение следующих операций:

· Создание проекта нового исходящего документа

· Направление исходящего документа на согласование

· Согласование документа

· Направление документа на подпись

· Подписание документов

· Регистрация документов

· Отправление документа адресату

Исходящие документы могут быть подготовлены сотрудником организации и автоматически направлены определенным в документе должностным лицам на согласование. Согласующие могут согласовать документ или, в обоснованных случаях, отклонить. Отклоненный документ возвращается автору на доработку, а согласованный всеми согласующими направляется руководителю на подпись. Руководитель может вернуть документ автору на доработку, дополнительно направить на согласование или подписать его. После подписания документ направляется в канцелярию, где регистрируется и отправляется адресату.

«Внутренние документы» -- работа с внутренними документами

«Внутренние документы», компонент приложения «Делопроизводства», предназначен для работы с внутренними документами в рамках общей системы автоматизации делопроизводства.

Полный цикл обработки и движения внутренних документов включает в себя следующие операции:

1. Создание проекта документа исполнителем

2. Согласование

3. Подпись

4. Рассмотрение/утверждение

5. Регистрация

6. Непосредственное исполнение или использование документов

7. Ознакомление

8. Распределение документов по тематическим комплексам (делам)

9. Контроль исполнения документов

Создание внутренних документов в учреждении может быть инициировано любым сотрудником, а его согласование четко регламентируется в инструкции по делопроизводству. В случае, когда этап согласования опускается по инициативе исполнителя, документ передается непосредственно на подпись руководителю.

При передаче проекта документа на согласование и подпись сотрудникам, участвующим в жизненном цикле документа, сообщения о необходимости его согласования направляются автоматически. Должностные лица могут согласовать документ или отклонить его с обоснованием причины. Несогласованный документ возвращается автору на доработку, а согласованный направляется руководителю на подпись. После того, как документ подписан или утвержден руководителем, он передается в канцелярию, где осуществляется его автоматическая регистрация.

После регистрации руководитель получает возможность рассмотреть документ, наложить резолюцию, определить исполнителя (или исполнителей), установить сроки исполнения и назначить в случае необходимости ответственного за контроль. Далее документ поступает каждому из исполнителей, которые, исходя из своей компетенции, могут назначать дополнительных исполнителей. После исполнения документа исполнитель ставит отметку об исполнении и направляет документ в дело.

2. Электронная цифровая подпись

Электронная цифровая подпись (эцп) - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа эцп, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Нормативно-правовые документы касающиеся эцп

Использование эцп при заключении сделок регламентируется Федеральным законом от 10.01.2002 N1-ФЗ «об электронной цифровой подписи». Законом провозглашаются общие положения «правил игры» на электронных рынках в части вопросов признания эцп в электронном документе равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

3. Основные цели применения эцп

Основной целью применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) является переход от бумажных документов к электронным. Это означает, что документы изначально оформляются в электронном виде и не переводятся на бумажные носители (не распечатываются).

Переход к электронному документообороту позволяет: существенно сократить сроки передачи документов между сотрудниками или организациями посредством передачи электронных документов по каналам электросвязи. Что позволит, например, исключить ошибки в оформлении налоговых или бухгалтерских отчетов, когда отчетный период необходимо закрывать, а оригиналы документов подтверждающих факт хозяйственной операции должны поступить по почте. Даже если почта не потерялась в процессе пересылки и приходит в срок, время на ее доставку требуется очень существенное; сократить размер накладных расходов: бумага, курьерская доставка, почтовые расходы и т.д.

Функции эцп

ЭЦП обеспечивает следующие функции:

· Подтверждает, что подписывающий не случайно подписал электронный документ;

· Подтверждает, что только подписывающий и только он подписал электронный документ;

· эцп должна зависеть от содержания подписанного документа и времени его подписания;

· Подписывающий не должен иметь возможности в дальнейшем отказаться от своей подписи.

Виды эцп

эцп могут быть присоединены к подписываемым данным, отсоединены от них или находиться внутри данных. Наиболее часто применяют эцп к данным, хранящимся в файлах, а сама подпись относится ко всему содержимому файла.

Присоединенная электронная цифровая подпись

В случае создания присоединенной подписи создается новый файл эцп, в который помещаются данные подписываемого файла. Этот процесс аналогичен помещению документа в конверт и его опечатыванию. Перед извлечением документа следует убедиться в сохранности печати (для ЭЦП в ее правильности). К достоинствам присоединенной подписи следует отнести простоту дальнейшего манипулирования с подписанными данными, т.к. все они вместе с подписями содержатся в одном файле. Этот файл можно копировать, пересылать и т.п. К недостаткам следует отнести то, что без использования средств СКЗИ уже нельзя прочесть и использовать содержимое файла, точно так же, как нельзя извлечь содержимое конверта, не расклеив его.

Отсоединенная электронная цифровая подпись

При создании отсоединенной подписи файл подписи создается отдельно от подписываемого файла, а сам подписываемый файл никак не изменяется. Достоинством отсоединенной подписи является то, что подписанный файл можно читать, не прибегая к СКЗИ. Только для проверки подписи нужно будет использовать и файл с ЭЦП, и подписанный ей файл. Недостаток отсоединенной подписи - необходимость хранения подписанной информации в виде нескольких файлов (подписанного файла и одного или нескольких файлов с подписями). Последнее обстоятельство существенно осложняет применение подписи, так как при любых манипуляциях с подписанными данными требуется копировать и передавать несколько независимых файлов.

Электронная цифровая подпись внутри данных

Применение ЭЦП этого вида существенно зависит от приложения, которое их использует, например электронная цифровая подпись внутри документа Microsoft Word или Acrobat Reader. Вне приложения, создавшего ЭЦП, без знания структуры его данных проверить подлинность частей данных, подписанных ЭЦП затруднительно.

4. Удостоверяющие центры (УЦ)

Удостоверяющий центр - организация или подразделение, обеспечивающее взаимное доверие между участниками обмена электронными сообщениями, подписанными электронной цифровой подписью. Именно обеспечение доверия между сторонами является основной задачей удостоверяющего центра, в этом его задача близка к задаче службы нотариата. Только на основании доверия всех участников обмена к удостоверяющему центру строится механизм доверия сторон к электронным цифровым подписям и сведениям, указанным в сертификатах участников обмена.

Для реализации механизма взаимного доверия участников обмена удостоверяющий центр имеет центр сертификации, который:

· изготавливает сертификаты открытых ключей; создает ключи по обращению участников информационной системы с гарантией сохранения в тайне закрытого ключа;

· приостанавливает и возобновляет действие сертификатов открытых ключей, а также аннулирует их;

· ведет реестр сертификатов открытых ключей, обеспечивает его актуальность и возможность свободного доступа к нему участников информационных систем;

· проверяет уникальность открытых ключей в реестре сертификатов ключей подписей и архиве удостоверяющего центра;

· выдает сертификаты открытых ключей в форме документов на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов с информацией об их действии;

· осуществляет по обращениям пользователей сертификатов открытых ключей подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе в отношении выданных им сертификатов открытых ключей;

· может предоставлять участникам информационных систем иные связанные с использованием электронных цифровых подписей услуги.

Служба штампов времени

Срок действия любого сертификата ЭЦП ограничен определённым промежутком времени. После истечения его срока действия все документы созданные при помощи данной ЭЦП теряют свою юридическую силу, т.к. невозможно определить был ли сертификат актуален на момент подписания данного документа или нет? Это автоматически означает недействительность документа согласно с ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Служба штампов времени позволяет доказать факт существования документа на определённый момент времени. Службой штампов времени может выступать Удостоверяющий центр, имеющий точный и надёжный источник времени и предоставляющий услуги по созданию штампов времени. Штамп времени является аналогом даты на подписываемом документе. Также он подтверждает, что сертификат был действителен на момент подписи документа. Это значит, что сохраняется возможность использования отозванного сертификата для проверки ЭЦП, созданных до момента отзыва. Эта проблема актуальна для всех систем электронного документооборота. Штамп времени также может использоваться для подтверждения получения или отправления документа, когда это необходимо.

Что еще позволяет осуществить использование цифровой подписи?

Электронная цифровая подпись является одним из важнейших элементов для организации полноценного электронного документооборота, т.к. служит аналогом собственноручной подписи человека. Кроме этого, использование цифровой подписи позволяет осуществить:

· Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему.

· Защиту от изменений (подделки) документа (гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным). Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом. Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.

Что необходимо сделать для работы с ЭЦП?

Для работы с ЭЦП необходимо:

обеспечить наличие ПЭВМ в соответствии с требованиями;

1. обеспечить наличие специализированного ПО для работы с ЭЦП;

2. определить лицо, на которое выписывается сертификат ЭЦП;

3. выбрать способ получения ЭЦП;

4. заключить договор УЦ и оплатить услуги по выдаче сертификата ключа подписи.



5. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (СЭД)

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

1. регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)

2. электронный архив документов

3. согласование и утверждение ОРД

4. контроль исполнения документов и поручений

5. автоматизация договорного процесса

6. управление библиотекой книг (book Management)

7. библиотека регламентов управленческих процедур

8. оформление командировок

9. организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений система контроля выполнения должностных инструкций.

Документы в наше время выступают как универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками. Но при росте объемов деятельности возникает парадокс - работа с документами требует все больше ресурсов и замедляет работу всей организации. Один из способов решения проблемы - использование специального программного обеспечения - систем электронного документооборота (СЭД).

Системы электронного делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Системы электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Пользователями систем автоматизации делопроизводства являются сотрудники таких структурных подразделений как управление делами, секретариаты, канцелярии (10-15% сотрудников); пользователями систем, автоматизирующих деловые процессы -40-50% сотрудников организации; пользователями электронного документооборота - до 80% сотрудников.

Характеристики СЭД:

· масштабируемость системы

· поддержка различных программно-аппаратных платформ

· гибкость управления доступом ко всему спектру документов

· интегрируемость с другими информационными системами

· наличие нескольких типов интерфейсов рабочих мест

· наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота

Возможности электронного документооборота

В СЭД можно осуществлять весь цикл работы с документами. Группировка и сортировка документов может осуществляться такими методами как:

· хронологический

· предметно-вопросный

· Алфавитный

· нумерационный

· номинальный

· корреспондентский

Регистрация и хранение документов в СЭД обеспечивает возможность учета и сохранности документов, быстрого их поиска. Создание в системе электронных библиотек документов позволяет решить проблему централизованного хранения всех нужных документов с поддержкой актуальности и простоты доступа к ним. В СЭД можно отследить текущее состояние дел, наступление сроков исполнения поручений, историю работы с документами, статистику их выполнения.

1С: Архив

1С:Архив - универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации.

Использование 1С:Архива позволяет упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам. 

1С:Архив может хранить документы любых типов - офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как показывает опыт, 1С:Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами. 

В системе 1С:Архив документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру которых можно организовать, например, в соответствии с иерархией отделов предприятия, назначая каждому разделу ответственного администратора. Основным преимуществом 1С:Архива является наличие достаточных возможностей при доступной цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет эффективно использовать 1С:Архив как на малых, так и на крупных предприятиях. 

Хранение документов

С помощью 1С:Архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.

Создание документов.

Документы в 1С:Архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки 1С:Архива. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере 1С:Архива в фоновом режиме и реализована на основе Abbyy FineReader Engine.

Учет документов

На каждый документ в 1С:Архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.

6. Взаимодействие пользователей

В 1С:Архиве пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.

Работа с документами

Для просмотра и редактирования документов 1С:Архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в 1С:Архиве, не переключаясь в другое приложение. 

Регистрация корреспонденции

В системе 1С:Архив можно вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.

Коллективный доступ

1С:Архив обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.

Версионирование.

При редактировании документов их предыдущие версии автоматически сохраняются в 1С:Архиве. К любой версии можно вернуться, чтобы узнать кто был ее автором или посмотреть внесенные изменения. Количество хранимых версий документов не ограничено.

Доступ через Web

Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к документов с помощью обычных веб браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса. 

Поиск

1С:Архив позволяет искать документы не только по реквизитам учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т.е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении. Для морфологического анализа используется "Морфологический модуль и словарь ОРФО, Copyright © 2000 Информатик". Полнотекстовое индексирование выполняется сервером 1С:Архива в фоновом режиме и поддерживается для документов Microsoft Office, текстовых документов различных типов и кодировок и распознанных изображений. Дополнительной возможностью системы поиска является формирование подборок информации на заданную тему (дайджест).

Права доступа

Каждому объекту 1С:Архива (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав, так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям - просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов 1С:Архива или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы.

Основные отличия 1С:Архива от файл-сервера:

1. однозначное решение конфликтных ситуаций при коллективном редактировании любых документов;

2. автоматическое сохранение всех версий документов с возможностью сравнения и возврата к любой из них;

3. поиск документов: как полнотекстовый, так и по полям учетно-регистрационной карточки;

4. эффективное хранение большого количества документов и версий, формирование распределенных многотомных хранилищ документов;

5. надежное хранение документов за счет исключения прямого доступа пользователей к ним.

6. эффективное управление правами доступа и аудит всех действий пользователей.

• Электронный архив
• Электронный архив - документов это информационная система многопользовательского доступа к электронным документам.

Основные функции электронного архива:

1. Создание иерархического каталога документов;

2. Разделение информации по видам документов;

3. Хранение электронных документов(электронных копий документов);

4. Поиск необходимых документов как по иерархическому каталогу документации, так и по атрибутам документа;

5. Доступ к документам на основе прав пользователей;

6. Просмотр документов;

7. Работа с копиями документов;

8. Печать документов;

9. Резервное копирование документов;

10. Администрирование системы (заведение новых пользователей, определение прав доступа и контроль).

Стоить также заметить, что электронный архив не является заменой системы электронного документооборота, он её функционально дополняет. Функции этих систем сродни бумажному документообороту в организации и бумажного архива. Основное отличие этих двух систем, что архив предназначен для структурированного хранения и поиска информации изменение, которой не предусмотрено.

Отсюда и вытекают основные отличия хранения документов в электронном архиве от систем электронного документооборота:

1. Большинство пользователей получают доступ к информации, но изменять её не имеют права;

2. Документы находятся в одном месте(на центральном сервере), а для работы пользователи используют их электронные копии;

3. Особое внимание уделяется вопросам резервирования информации и обеспечения защиты информации.

Зачем нужно создавать электронный архив документов:

1. Поиск информации в бумажном архиве затруднён, а иногда и не возможен по причине ошибок при пополнении и описании архива;

2. С электронной копией документа работать намного удобнее, чем с бумажным оригиналом, её легко копировать, распечатывать, пересылать по электронной почте, её также можно использовать в других документах;

3. Информация хранящаяся в бумажном виде имеет свойства приходить со временем в негодность, электронная копия не меняет свои характеристики со временем;

4. Документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян или искажен. В электронном архиве пользователь же не имеет прямой доступ к исходному документу, он работает с копией;

5. При создании электронного архива документы систематизируются и структурируются, что способствует стандартизации и унификации процессов работы с документами;

Ни один носитель информации не даёт 100% гарантию сохранности информацию от таких чрезвычайных ситуаций, как пожар, затопление и прочих чрезвычайных случаев. Только резервирование информации и хранение резервных копий в разных местах значительно снижает риск её потери. Резервирование электронного архива во много раз менее дорогостоящая операция чем, создание резервных бумажных копий обычного архива.

Ну и одна из самых важных причин создания электронного архива документов на предприятии - значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Пользователю нет необходимости идти в архив, листать огромные каталоги и описи, рыться на стеллажах. Для получения необходимого документа ему необходимо лишь иметь компьютер, включенный в компьютерную сеть предприятия и соответствующие права. Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. Поиск по атрибутам документов позволяет за считанные минуты находить такие подборки документов, на составление которых в обычных бумажных архивам ушли бы дни, а то и недели. При существенных размерах архива экономия времени может быть колоссальной.

Предположим, что ваша организация территориально распределена по различным филиалам, или имеет несколько офисов, а все документы хранятся в централизованно в одном месте. Тогда доступ к электронному архиву может реализован через сеть Internet при соблюдений всех правил защиты передачи информации. В этом случае организация получает существенную экономию на транспортных расходах.

«Архив-Сервис» оказывает полный комплекс архивных услуг:

1. Хранение документов в течение различных сроков (включая документы с долговременными сроками хранения): вы имеете возможность полностью передать на аутсорсинг архивные работы в вашей компании, освобождая время, бюджеты и помещения для целевой деятельности.

2. Уничтожение бумаг в соответствии с нормативами сферы. Утилизация документов проводится после рассмотрения экспертной комиссией (при необходимости), выполняется на промышленном оборудовании. Уничтожение документов ведётся экологическим способом. Все операции по утилизации документов оформляются в соответствии с требованиями действующего законодательства.

3. Консалтинговая деятельность: наши специалисты помогут вам создать архивный отдел в своей компании, разобраться с уничтожением бумаг и выполнить другие архивные работы;

4. Специализированные архивные работы: любая деятельность, имеющая отношение к архивной сфере.

Профессиональное уничтожение документов

«Архив-Сервис» предлагает вам:

1. Комплексное обследование документов, которое позволит установить их сроки хранения. По срокам хранения документы делятся на временные, долговременные, постоянного хранения и до замены новыми.

2. Экспертизу научной и практической ценности документов. Архив-Сервис проведет экспертизу ценности документов и установит, какие документы требуется хранить в архиве дальше, а какие можно отдать на утилизацию.

3. Составление Акта уничтожения документов. Вам в индивидуальном порядке составят акт уничтожения документов, без которого утилизация большинства документов невозможна. Пока не составлен Акт выделения документов на уничтожение и не подписан акт уничтожения документов, документы юридически существуют.

4. Конфиденциальное уничтожение бухгалтерских и банковских документов, а также документов, чей срок хранения уже истек. В конфиденциальное уничтожение входят погрузо-разгрузочные работы, вывоз и уничтожение документов на промышленных шредерах. Все работы могут быть выполнены в вашем присутствии.

5. Срочная утилизация документов с вывозом. В течение двух часов к вам прибудет автотранспорт с нашими сотрудниками, которые погрузят и вывезут документы для уничтожения на промышленных шредерах. Вы можете присутствовать на каждом этапе срочной утилизации документов.

Хранение документов

Внедрение персональных компьютеров во все сферы деятельности, включая работу в организации, приносит помимо преимуществ и новые вопросы. Развитие технологий требует, чтобы работа с информацией теперь строилась по несколько иным принципам, чем это было принято еще в недавнем прошлом. 90% информации в настоящее время более доступно на компьютерах, а не на бумаге.

Но все более распространенным явлением становится вопрос хранение документов в индивидуальных архивных коробах. К этой услуге фирмы прибегают в разных ситуациях. Сегодняшние реалии не позволяют им быть уверенными в сохранности документов внутри компании,. Между тем в Гражданском кодексе РФ этот вид хранения регулируется специальными правилами. Начнем с того, что хранение документов в архивных коробах - это не единственно возможный способ архивного хранения документов, хотя именно он применяется в подавляющем большинстве случаев. Передать документы на хранение можно, путем заключения обычного договора хранения документов.

Перейдем к архивному хранению документов в индивидуальном архивном коробе. Заметим, что в качестве архивохранилища для документов мы предоставляем изолированное помещение. По договору хранения документов в архиве клиенту предоставляется право самому помещать документы в архивный короб, или пользоваться нашими услугами. Как и при обычном хранении, у нас существует этап принятия документов от клиента. В подтверждение этой операции должен быть составлен соответствующий акт. Это принятие происходит до помещения документов в короб. В этот момент, ответственным за их сохранность, становится Архив-Сервис. Действия по помещению их в короб осуществляются или самим клиентом, или с помощью наших сотрудников. Такой же характер носят и действия клиента по изъятию документов их архивохранилища, поскольку право владения документов переходит к клиенту, как он изъял документов, При рассматриваемом способе хранения мы, как профессиональный хранитель, несём ответственность за утрату, недостачу или повреждение документов.

Передача дел в архив учреждения,

т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Сдача документов в архив на хранение при ликвидации.

Действующее законодательство Российской Федерации подразумевает сдачу архива организации при ликвидации или правопреемнику, или же в государственный архив. Сдача документов в архив выполняется в упорядоченном состоянии (что часто само по себе может представлять проблему). Сдаче в архив подлежат следующие документы личному составу (бумаги отдела кадров), срок хранения которых составляет 75 лет; документы долговременного хранения (более 10 лет), которые могут служить основанием для выдачи справок разного характера.

Организация архива внутри компании.

У нас за плечами сотни прекрасно сделанных малых и крупных архивов, и в каждом из них частица таланта наших специалистов, мы надлежащим образом готовы организовать собственными силами хранение документов внутри Вашей компании.

"Электронный архив" - это:

1. Быстрый и легкий доступ к документам

2. Длительное хранение без потери качества документов

3. Обязательное соблюдение процедур внесения изменений

4. Работа с документами, учитывающими все последние обновления и исправления. Выпуск документации высокого качества, независимо от срока хранения.

Основная задача электронного архива организации - оперативное обеспечение доступа всех отделов к необходимым документам. Поиск документа в бумажном архиве может отнимать до недели рабочего времени, но и по истечении недели не каждый документ будет найден. Как следствие, общая эффективность работы бумажного архива с каждым годом падает.

Организация электронного архива документов состоит из 3-х основных этапов:

1. Сканирование документов

2. Ввод данных в карточки поиска 

3. Верификация и установка программного обеспечения

Зачем нужно создавать электронный архив на предприятии?

1. При создании электронного архива документы систематизируются, что способствует стандартизации процессов работы с документами.

2. Информация, хранящаяся в бумажном виде, имеет свойства приходить со временем в негодность.

3. Документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян. Неупорядоченная информация, хранящаяся в электронном виде, также может быть потеряна или уничтожена

Также дополнительно хотелось бы отметить, что никакие носители информации не дают 100% гарантию сохранности от таких чрезвычайных ситуаций, как пожар, затопление и прочих катаклизмов. Только резервирование информации значительно снижает риск её потери. Резервирование электронного архива во много раз менее дорогостоящая операция чем, создание резервных бумажных копий обычного архива.
Одна из самых важных причин создания электронного архива на предприятии - значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. При существенных размерах архива экономия времени может быть колоссальной.

7. Преимущества электронного архива

делопроизводство электронный документ

Надежное централизованное хранилище электронной документации - быстрый целевой поиск:

1. Доступность документов для оперативного использования Уменьшение накладных расходов

2. Повышение уровня безопасности ветхих и особо ценных документов.

Таким образом, электронный архив нужен почти каждой организации, независимо от ее размеров.

Объектами хранения и обработки первичных документов являются электронные документы. При создании электронного документа предварительно настраивается его профиль: значения, задаваемые по умолчанию, права доступа, постановка на контроль, маршрут движения и т.п.

Электронный документ содержит регистрационную карточку документа с реквизитами, предназначенными для ведения электронного документооборота. В электронный документ, по желанию пользователя, может включаться образ исходного бумажного документа в текстовом или графическом представлении. Все входящие документы переносятся в базу данных с использованием сканера и системы распознавания символов либо вводом текста с клавиатуры. Затем документы регистрируются и поступают на рассмотрение одному из руководителей организации или непосредственно адресату. Руководитель рассматривает документ, накладывает резолюцию, определяет исполнителя (исполнителей) и сроки исполнения и при необходимости назначает ответственного за контроль. Далее документ поступает каждому из исполнителей, которые, исходя из своей компетенции, могут назначать дополнительных исполнителей. После исполнения документа, исполнитель проставляет отметку об исполнении и направлении документа в дело.

Электронный архив, система электронного архива -- система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.

Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом(Enterprise Content Management). Множество организаций приходит к его внедрению через использование сетевых папок общего пользования, но еще, не будучи готовыми к внедрению систем электронного документооборота, зачастую громоздких и сложных, поэтому электронные архивы позиционируют как основу документооборота.

Особенности систем электронного архива

1. не допускает изменение документа;

2. позволяет существовать единственной финальной версии документа;

3. запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций;

4. должен включать строгие правила хранения;

5. должен включать строго упорядоченную структуру документов (классификационную схему), которая задается администратором;

6. может поддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначен для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.

Основные функции

Внедрение такой системы, прежде всего, начинается с потребности структурировать электронную информацию, независимо от того, текстовые ли это документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, первичная финансовая, а также техническая и проектная документация.

Электронный архив включает следующие базовые функции:

1. управление документами и иерархической структурой архива;

2. имиджинг документов;

3. поточный ввод -- ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему;

4. управление Web-контентом;

5. системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.

В зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например:

1. для систем автоматизации архивного делопроизводства -- формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел;

2. для архивов нормативно-технической документации -- функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта;

3. для архивов финансовой (платежной) документации -- функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.



8. Акустические системы

Выбор акустической системы и ее покупка - центральный и ответственейший момент формирования вашей домашней аудиосистемы. Оно и понятно - ни один компонент не способен так повлиять на качество ее звучания, как акустика. Хорошая система будет отлично звучать в дуэте даже с простеньким музыкальным центром, в то время как неудачно подобранная способна на корню "зарезать" звук даже в обычном центре.

Азы акустики

Под "акустической системой" (АС) в широком смысле слова будем понимать электромеханический преобразователь электрических звуковых сигналов в акустические. В подавляющем большинстве современных АС (более 90%) это преобразование осуществляется при помощи электродинамических головок. Динамики, установленные в корпус вместе с разделительными фильтрами, образуют акустическую систему, называемую иногда звуковой колонкой или попросту громкоговорителем. В относительно небольшом количестве акустических систем используются излучатели.

Большие или маленькие

Итак, АС бывают малогабаритными и совсем даже наоборот - предназначенными для непосредственной установки на пол. Поэтому они так и называются: "напольные акустические системы", что, согласитесь, весьма логично.

Малогабаритные "полочные" акустические системы в силу своих небольших размеров имеют очевидные преимущества перед напольными "шкафами" при их размещении в малогабаритной квартире. Кроме того, малые размеры акустических систем "для книжной полки" позволяют относительно просто обеспечить необходимую жесткость корпуса, что чрезвычайно важно для достижения высокого качества звучания (более подробно этот вопрос будет рассмотрен ниже). И наконец меньшие размеры корпуса АС потребуют и меньшего расхода материалов на их изготовление, что вообще-то должно удешевлять этот тип акустических систем. В принципе, выбрав большую напольную акустическую систему, мы потенциально можем рассчитывать на более глубокий и мощный бас за счет большого объема корпуса напольной колонки.

Закрытые или фазоинвекторные

В зависимости от исполнения корпуса акустические системы разделяют на несколько типов по их акустическому оформлению. Самым простым акустическим оформлением является герметично закрытый корпус акустической системы, который так и называют - акустическая система закрытого типа. Преимуществом такого типа корпуса являются простота и хорошие переходные характеристики акустической системы, недостатком - сложность получения достаточно низкой граничной рабочей частоты. Причина этого заключается в том, что общая упругость системы повышается, а это приводит к увеличению частоты НЧ-резонанса низкочастотного громкоговорителя, установленного в закрытом корпусе АС. Соответственно повышается нижняя граничная частота диапазона рабочих частот акустической системы и уменьшается уровень ее звукового давления на низких частотах: прощай, глубокий бас. Этот недостаток акустического оформления во многом удалось преодолеть в акустических системах с фазоинвертором. Внешне акустические системы этого типа отличаются от закрытых акустических систем наличием у них на передней (или задней) стенке выходного отверстия (порта) фазоинвертора, соединяющего внутренний объем акустической системы с внешним миром. Механизм работы фазоинвертора заключается в том, что специально рассчитанный акустический резонатор-фазоинвертор производит инверсию (переворот) фазы звуковой волны, излучаемой тыльной стороной диффузора. Эта перевернутая звуковая волна с выхода фазоинвертора суммируется со звуковой волной от фронтальной поверхности диффузора, что и приводит к существенному увеличению уровня звукового давления громкоговорителя на частоте настройки фазоинвертора. Если же сконструировать оба типа АС так, чтобы у них были одинаковые размеры корпуса и равные нижние граничные частоты, то акустическая система с фазоинвертором будет иметь на 3 дБ больший КПД, чем конкурирующая "закрытая" акустическая система.