Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО "Буран"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги.

В данной работе, я собираюсь рассмотреть актуальную в настоящее время тему, расчета с подотчетными лицами. В организациях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц.

Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот участок бухгалтерского учета является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны.

Объектом исследования данной курсовой работы является ООО «Буран», которое занимается пошивом изделий на заказ.

В процессе свое деятельности данное предприятия сталкивается с необходимостью расчета с подотчетными лицами. Организация ООО «Буран» выдают денежные средства под отчет для расчетов:

· по оплате труда,

· за транспортные услуги,

· за коммунальные услуги,

· за приобретение материалов для хозяйственных нужд,

· за приобретение основных средств,

· за приобретение материалов,

· на командировочные расходы.

Движение денежных средств, выданных под отче отражается в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами на основании Приходных и Расходных кассовых ордеров и Авансовых отчетов.

Цель работы: рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Основными задачами, которые предстоит нам решить является:

· раскрытие роли бухгалтерского учета в правильности расходования наличных денежных средств,

· рассмотреть нормативное регулирование выдачи денег подотчет,

· организацию учета расчетов с подотчетными лицами,

· порядок выдачи денег подотчет и отчетность подотчетных лиц.

Источниками для написания курсовой работы являются: законодательные акты и нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности: Гражданский кодекс РФ. - Ч. 1, 2., Налоговый кодекс РФ, Приказ Министерства финансов России, «План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций», Трудовой кодекс РФ, Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации», учебная литература: Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами, Бабаева Ю.А. Бухгалтерский, Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие, Ларичев А.Ю. Газета «Учет. Налоги. Право» и т.д.

1. Учет расчетов с подотчетными лицами

1.1 Организация учета расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. Предприятия выдают наличные деньги под отчет. Итак, подотчетное лицо - это должностное лицо, обязанное представить документально обоснованный отчет об использовании денежных средств или материальных ценностей, выданных ему для выполнения определенного задания.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками и другими затратами, производится в пределах сумм, причитающихся лицам на эти цели. Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия только на определенные цели.

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предприятиями. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.

Получая наличные денежные средства из кассы организации на какие-то определенные цели, подотчетное лицо в дальнейшем обязано отчитаться по расходованию данных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в установленные сроки.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы.

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья). Подотчетные суммы учитывают на активном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

· своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

· документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

· контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно - операционные цели.

1.2 Аналитический и синтетический учет

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94.

На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 - выданы деньги в подотчет (обратная проводка - сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма №АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. №55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

· руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

· руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

Данные с журнала №7 берутся для составления главной книги. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую - по строке 628 «Прочие кредиторы».

1.3 Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, товаров

В соответствии с Международными стандартами бухгалтерского учета, что согласуется с российской системой бухгалтерского учета, товарно-материальными ценностями считаются активы, которые:

· хранятся для перепродажи при нормальном ходе деятельности;

· находятся в процессе производства для дальнейшей продажи;

· существуют в форме материалов или запасов, которые будут потреблены в процессе производства или оказания услуг.

Оценка материальных ценностей и, следовательно, их отражение на синтетических счетах учета может проводиться по фактической себестоимости их приобретения либо по учетным ценам. Последний способ является наиболее распространенным в отечественной практике бухгалтерского учета. В качестве учетных цен может использоваться плановая себестоимость приобретения, средние покупные цены и др. Отклонения фактической себестоимости товарно-материальных ценностей от стоимости по учетным ценам в этом случае отражаются на счетах отклонений. При применении подобной методики учета на практике тем не менее имеется возможность подсчитать полную себестоимость приобретения (заготовления) каждой партии товарно-материальных ценностей путем задания в бухгалтерских проводках аналитических отметок (например, партия товара) и последующего построения по этим отметкам аналитических отчетов.

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

1.4 Служебные командировки

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер.

Рабочие и служащие обязаны выполнять распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении в командировку. Отказ от такой поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

Только штатные работники, заключившие с предприятием трудовой договор, находятся в административном подчинении у руководителя и могут быть направлены им в командировку. Если физическое лицо не состоит в штате предприятия, но выполняет для этого предприятия какие-либо работы (оказывает услуги), связанные с поездкой в другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами гражданского права.

Срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Такой же срок установлен для командировок для проведения ревизий и проверок. Срок командировки работников в министерства, ведомства Российской Федерации и в другие органы государственного управления не может превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Суточные выплачивается командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции №62). При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Размер суточных, как говорилось выше, достаточно оговорить в приказе, распоряжении руководителя или в коллективном договоре. Норма суточных утверждена Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №93 и равна 100 руб. в день.

Все большее распространение получают командировки в дальнее зарубежье. Это связано с расширением делового сотрудничества российских организаций и компаний с зарубежными партнерами, расширением рынка сбыта. Кроме того, все большее число российских фирм принимают участие в зарубежных выставках, научных конференциях. Необходимым условием для оформления зарубежной командировки сотрудника является издание приказа о командировании. Уполномоченные банки выдают организациям наличную валюту или дорожные чеки на командировочные расходы на основании заявки, оформленной на основании 2 приказов:

а) устанавливающий сотруднику размер суточных;

б) о направлении сотрудника в служебную зарубежную командировку с указанием фамилии, имени и отчества командируемого лица, предполагаемой даты выезда и возвращения из служебной командировки или планируемого срока командировки, страны командирования.

В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Особенности учета подотчетных сумм при командировке работников за границу. Расчеты по загранкомандировкам регулируются Положением ЦБ РФ от 09.04.98 г. №23- П «О порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществление расчетов по операциям, совершаемым с их использованием». В соответствии с данным Положением юридические лица-резиденты могут осуществлять с использованием корпоративных карт безналичные операции на предприятиях торговли (услуг), а так же операции получения наличных денежных средств в следующих случаях:

a. получение наличных денежных средств в валюте РФ для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в пределах РФ, в валюте РФ;

б. Безналичная оплата расходов в валюте РФ, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц, в пределах РФ;

в. Безналичная оплата расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;

г. Получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами РФ для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.

В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

сотрудник подотчетный командировка расход

1.5 Представительские расходы организации

Организация с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т.е. осуществляет представительские расходы.

В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.

В настоящее время организациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным в ст. 264 НК РФ.

Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут либо непосредственно в самой организации, либо с выездом на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.

Оформление первичных документов

Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий в соответствии со ст. 9 Закон №129-ФЗ) должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

1) оформление так называемых подготовительных документов;

2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы.

Предприятием издаются внутренние организационно-распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

- перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;

- порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

- порядок расходования средств на представительские расходы;

- документальное оформление представительских расходов;

- порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

- нормирование отдельных видов представительских расходов.

На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

- распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;

- распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

- программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, Ф.И.О. участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

- отчет о расходах на проведение деловой встречи;

- авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.

Такими документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т.д.

Документы, регулирующие порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организации, не содержат понятия «представительские расходы».

Но если понесенные организацией затраты по своему характеру можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами. При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции со счетами раздела VI «Расчеты», например 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и т.д.

Порядок включения затрат, произведенных организацией на прием и обслуживание лиц, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, состав представительских расходов определен п. 2 ст. 264 НК РФ. Положения этого пункта применяются к официальным лицам организации, представителям организаций-контрагентов и организаций - потенциальных партнеров, участникам, прибывшим на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.

К представительским относятся расходы организации:

1) на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

2) транспортное обеспечение доставки принимаемых лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

3) буфетное обслуживание во время переговоров;

4) оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время представительских мероприятий.

Не относятся к представительским расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы организации принимаются в целях налогообложения прибыли в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. «Сверхнормативные» суммы представительских расходов согласно п. 42 ст. 270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

В том случае, если организация определяет доходы и расходы методом начисления, ее представительские расходы относятся к косвенным расходам, которые в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода (п. 1 ст. 318 НК РФ). База при исчислении предельного размера представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с начала налогового периода.

2. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Буран»

2.1 Характеристика ООО «Буран»

Деятельность фирмы направлена на оказание консультационных услуг при пошиве изделий. Фирма предлагает создание качественных эскизов моделей и грамотный подбор ткани, фурнитуры в магазинах города для жителей и гостей города. ООО «Буран» относится к числу предприятий, занимающихся пошивом одежды на заказ. Предприятие является юридическим лицом с момента его государственной регистрации. Данное предприятие по своей организационно-правовой форме является обществом с ограниченной ответственностью. Также предприятие является коммерческой организацией, основной целью деятельности которого - это извлечение прибыли. Как юридическое лицо, предприятие самостоятельно осуществляет оперативный, бухгалтерский и статистический учет и отчетность в установленном действующим законодательством Российской Федерации порядке. Форма собственности - частная. Арендует производственные помещения площадью 150 кв. м. из них помещение под офис 20 кв. м.

Основным видом деятельности организации является производство и реализация изделий из ткани: верхняя одежда, спецодежда, летние платья и т.д.

Услуги оказываемые данной фирмой:

· консультации по подбору ткани;

· индивидуальный пошив изделий;

· консультации по подбору фурнитуры;

· прием массовых заказов (спецодежда, форма).

Руководство деятельностью предприятия ведёт генеральный директор. Он самостоятельно решает вопросы деятельности предприятия, имеет право первой подписи, распоряжается имуществом предприятия, осуществляет приём и увольнение работников. Генеральный директор несёт материальную и административную ответственность за достоверность данных бухгалтерского и статистического отчётов, занимается вопросами сбыта, маркетинга и рекламы продукции. Главный бухгалтер составляет документальные отчёты предприятия. Начальник цеха осуществляет руководство деятельностью отдела по выпуску продукции. Общая численность рабочих составляет 20 человек. Перед каждым работником ставятся конкретные задачи, за выполнение которых они несут ответственность. Политика оплаты труда работников строится на зависимости размера заработка от объемов производства.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1. Организационная структура управления ООО «Буран»

Производственный процесс, применяемый на ООО «Буран», имеет тип единичного производства, что характеризуется широкой номенклатурой изготовляемых изделий, небольшим объемом выпуска, а также малой повторяемостью (исключая спецодежду). На предприятии имеется цех, где непосредственно занимаются пошивом одежды, а так же гладильный и упаковочный цех.

Учетная политика организации составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Учетная политика организации определяется Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ утвержденным Приказом Минфина России.

Учетный аппарат организации сосредоточен в главной бухгалтерии и в ней осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации.

Время от времени у предприятия возникает потребность в приобретении средств или отправки сотрудника в командировку, для этого работникам выдаются авансом денежные средства из кассы.

2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Буран»

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов.

Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы (если это командировка за границу); список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; приходный и расходный кассовые ордера; оправдательные первичные документы.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер №7 - учетный регистр, применяемый для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами применяется комбинированный регистр, сочетающий и синтетический учете линейной формой записи. Это значит, что каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета «Расчеты с подотчетными лицами». Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных. Главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.

Расчеты с привлечением подотчетных лиц совершаются с определенной последовательностью и предполагают шесть основных операций:

1. Получение задания от руководителя.

2. Получение денежного аванса для оплаты расходов.

3. Направление работника на другое предприятие.

4. Оформление документов на полученные ценности, работу и услуги на другом предприятии.

5. Передача полученных ценностей материально ответственным лицам своего предприятия.

6. Составление отчета об использовании полученных денежных средств, проведение полного расчета в бухгалтерии.

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними включен в учетную политику предприятия. Общий порядок получения наличных денежных средств:

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник, которому необходимы наличные денежные средства, оформляет обоснование на имя своего руководителя, в котором четко определяет основание расхода и необходимую для этого сумму.

Руководитель подразделения инициирует расход наличных денежных средств - оформляет заявку на необходимую сумму. Уполномоченный сотрудник финансового отдела, проверив соответствие требуемой суммы бюджету, подтверждает правомочность платежа и производит распределение по бюджету.

Генеральный директор и главный бухгалтер утверждают платеж, подписывая РКО (расчетно-кассовое обслуживание) или ведомость на выплату наличных денежных средств. На основании подписанного РКО или ведомости кассир выдает подотчетному лицу (или лицу, имеющему доверенность подотчетного лица на получение денег) наличные деньги в кассе предприятия.

Направление подотчетного лица на другое предприятие, приобретение товароматериальных ценностей.

Партнерами предприятия при участии подотчетного лица могут быть как юридические, так и физические лица. В такой же последовательности рассмотрим выполнение операций с участием подотчетного лица.

Исходя из сути сделки, на предприятие-продавец могут направляться несколько работников предприятия-покупателя: подотчетное лицо для осуществления денежных расчетов, материально ответственное лицо с доверенностью на получение ценностей, водитель (или водитель-экспедитор) автотранспорта для перевозки ценностей. Каждый из них выполняет функции, зафиксированные в его должностных обязанностях или предусмотренные распоряжением руководителя. Эти должностные обязанности по распоряжению руководителя могут быть возложены на одного или нескольких работников с наделением их соответствующими полномочиями.

Ограничимся рассмотрением первого из указанных выше работников - подотчетного лица предприятия.

Чаще всего встречается вариант, когда подотчетным лицом, на которое возлагается обязанность регулярной закупки ценностей, является работник, с которым заключен договор о полной материальной ответственности.

Но возможны варианты привлечения для разовых поручений в качестве подотчетного лица работника, с которым на момент привлечения в качестве подотчетного договор о материальной ответственности отсутствует.

Приказ о подотчетных лицах издается руководителем организации. В приказе должны быть определены:

· перечень лиц, которым могут выдаваться под отчет денежные средства;

· сроки, на которые выдаются денежные средства;

· целевое назначение денежных средств;

· размер денежных средств.

Одним из условий сохранения имущества предприятия является наличие четко определенных формулировок в установлении отношений с подотчетным лицом и фиксация его ответственности перед предприятием в соответствующих внутренних документах предприятия. Для этого с таким работником заключается договор о его материальной ответственности.

Оплата наличными, в соответствии с Порядком ведения кассовых операций, предусматривает, что предприятие-продавец должно представить предприятию-плательщику платежный документ, подтверждающий выплату наличными:

· товарный чек;

· счет-фактуру;

· акт выполненных работ;

· акт оказанных услуг и т.д.;

· налоговую накладную (если продавец является плательщиком НДС).

Обязанность представления таких документов и полученных ценностей (результата оказанных услуг) на свое предприятие при осуществлении оплаты ложится на подотчетное лицо. На работника - подотчетное лицо возлагается также ответственность за сохранность выданных ему наличных денег, приобретенных ценностей и совершение расчета с продавцом.

На подотчетное лицо возложено получение ценностей, а доверенности для получения таких ценностей у него нет: оплата предусмотренных к продаже ценностей произведена немедленно, все документы на оплату представлены покупателю, поэтому дублировать полномочия этого лица для получения ценностей доверенностью нет необходимости.

Если после оплаты приобретенных ценностей происходит задержка с их получением (негабаритный груз, сложности доставки, задержка оформления документов и т.д.), все процедуры осуществляет на следующий день то же подотчетное лицо. Передача обязанностей по предоставлению отчета и расчетам с предприятием данного подотчетного лица другому работнику не предусмотрена. Перенос сроков получения грузов и другие исключения из правил недопустимы.

Как указывалось выше, для получения ценностей на другое предприятие могут направляться иные лица: работник предприятия - материально - ответственное лицо и / или водитель транспортного средства. В случае если привлечение таких работников не сопровождается получением ими наличных средств и, соответственно, не предусмотрено составление отчета об их использовании, такие лица не являются подотчетными и отношения с ними в наших уроках рассматриваться не будут.

Для урегулирования отношений с работниками, направленными руководителем на выполнение задания в качестве подотчетного лица, и защиты имущественных интересов предприятия целесообразно сопровождать такое направление внутренними документами, предусмотренными служебными обязанностями таких лиц, специальным положением о внутригородских командировках, служебных командировках в пределах России, за границу и т.п.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир должен потребовать предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и получить расписку получателя.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, в тексте ордера после наименования получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть разборчиво и четко заполнены бухгалтерией чернилами, шариковой ручкой или выписаны на компьютере. Подчистки, помарки и исправления в первичных кассовых документах не допускаются.

Все расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации.

Затем составляется авансовый отчет. На лицевой стороне подотчетное лицо должно указать наименование организации, номер авансового отчета и дату его заполнения, свои Ф.И.О., отдел, в котором он числится, и табельный номер, если таковой имеется, а также свою должность и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе, перерасходе или остатке.

На оборотной стороне формы АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете. Строка 1а лицевой стороны, формы и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка авансового отчета заполняются в случае, если аванс был выдан в иностранной валюте (например, на загранкомандировку), согласно правилам и действующему законодательству.

Дальнейшее оформление авансового отчета осуществляет бухгалтер. В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне он вносит номера корреспондирующих счетов и суммы, на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). После проверки правильности заполнения авансового отчета, оформления оправдательных документов и целевого расходования средств, бухгалтер должен поставить отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме (цифрами и прописью), заполнить расписку на лицевой стороне бланка и передать ее подотчетному лицу. Далее на лицевой части бланка авансового отчета ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками, при необходимости, вносятся суммы остатка или перерасхода и реквизиты расходных или приходных кассовых ордеров, по которым производится окончательный расчет.

Проверенный авансовый отчет должен быть подписан (с расшифровкой) руководителем организации или уполномоченным на это лицом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса должен быть оприходован в кассу, перерасходованная сумма выдана подотчетному лицу в установленном порядке.

Не допускается - выдача наличных средств подотчетному лицу, имеющему задолженность по предыдущему авансу, и передача выданных под отчет наличных денег другому лицу.

Записи по учету подотчетных сумм следующие: выдача сумм в подотчет на командировочные и хозяйственные расходы - Д-т 71 и К-т 50; списание командировочных расходов согласно авансовому отчету по установленным нормам - Д-т 20 (25, 26), 44 и К-т 71; возврат (удержание) неиспользованных подотчетных сумм - Д-т 50 и К-т 71; поступление материальных ценностей, оплаченных за счет подотчетных сумм - Д-т 07, 10, 12, 41 и К-т 71; авансовый отчет командированного работника утвержден сверх установленных норм расхода или составлен по истечении 3-х дней после возвращения из командировки - Д-т 81 и К-т 71 (т.е. за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, а у подотчетного лица они прибавляются к заработку и облагаются подоходным налогом).

Авансовый отчет регистрируется в журнале. данном учетном документе необходимо регистрировать все авансовые отчеты в порядке хронологии.

Расчеты подотчетного лица с кассой оформляются приходным кассовым ордером (рис. 4) Порядок учета и оформления приходных кассовых ордеров предполагает, что ордер должен обязательно иметь следующие разборчиво заполненные реквизиты:

- наименование предприятия, структурного подразделения, коды предприятия по ОКПО, структурного подразделения;

- регистрационный номер и дату заполнения;

- номер корреспондирующего счета, субсчета;

Получив к исполнению приходный ордер, кассир обязан проверить правильность и полноту его заполнения, проверить прилагаемые документы.

Прием наличной денежной выручки от торговой точки в главную кассу оформляется также приходным кассовым ордером.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним должны быть разборчиво и четко заполнены бухгалтерией чернилами, шариковой ручкой или выписаны на компьютере. Подчистки, помарки и исправления в первичных кассовых документах не допускаются.

Все приходные кассовые ордера должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации.

Итак подведем итог операции, бригадир ООО «Буран» как подотчетное лицо приобрел нитки, фурнитуру, отделочную ткань стоимостью 10 000 руб.

На основании товарного и кассового чеков бухгалтер сделала запись:

Дебет 10 Кредит 71 - 10000 руб.

- оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом;

Дебет 26 Кредит 10

- 10000 руб. - переданы в эксплуатацию.

В случае если сотрудник не отчитался полностью за всю сумму выданною ему, возникает задолженность подотчетного лица перед предприятием. В дальнейшем эти суммы списываются в дебет 70 счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» при удержании из заработной платы. Или в дебет 73 счета «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в случае когда удержания не могут быть произведены из заработной платы.

Аналогично оформляются и представительские расходы, они дополняются сметой представительских расходов. Сумма на данный вид расходов не должна превышать 4% от общей суммы фонда заработной платы сотрудников предприятия.

На первом этапе составляется смета представительских расходов на отчетный год. Данная смета может утверждаться руководителем организации.

Помимо этого издаются внутренние организационно-распорядительные документы (приказ руководителя организации), в котором отражаются следующие вопросы:

- перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах, а следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;

- порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

- порядок расходования средств на представительские расходы;

- документальное оформление представительских расходов;

- порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

- нормирование отдельных видов представительских расходов.

Далее организация проводит конкретное представительское мероприятие, при этом составляются следующие документы:

- приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;

- приказ о направлении приглашений на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонних организаций;

- программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения мероприятия, фамилий, имен, отчеств участников со стороны принимающей организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов. На основании этих документов осуществляется выдача денег под отчет.

Ответственное за проведение представительского мероприятия, оформляет и представляет в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведение мероприятия.

К таким документам относятся:

- отчет о проведенной встрече (перечень рассматриваемых вопросов, достигнутые договоренности и т.д.);

- авансовый отчет, к которому необходимо приложить документы, подтверждающие фактически произведенные расходы.

Расходы на представительские цели подтверждают следующие документы:

- счета предприятий общественного питания;

- товарные чеки;

- чеки ККТ;

- документы, подтверждающие оплату транспортных расходов;

- документы, подтверждающие оплату услуг переводчика;

- накладные, торгово-закупочные акты и т.п.

Представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции со счетами разд. VI «Расчеты», например 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и т.д.

Служебные командировки.

Направление работника в командировку производится руководителем предприятия и оформляется так же приказом и выдачей командировочного удостоверения. Командировочное удостоверение - оформляется при направлении работника в командировку на срок более одного дня, является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке. Его оформление соответствует требованиям по документальному подтверждению расходов в целях налогообложения. Ограничиться только приказом о командировке и не выписывать удостоверение можно в том случае, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командировочным лицам на эти цели, размер суточных выдаваемых работнику составляет 700 руб., так же оплачивается транспортные расходы.

Не позднее 3 рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет (рис. 4) об израсходованных суммах. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение и документы подтверждающие расходование средств (билеты, чеки, счет за проживание в номере и т.д.) Все расходы связанные с командировкой оформляются по вышеуказанным документам (расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, балансовый отчет), списание средств происходит аналогично с расчетами за товароматериальные ценности.

Заключение

Первая глава работы носит теоретический характер. В ней были введены и проанализированы основные теоретические понятия, связанные с учетом расчетов с подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны и для некоторых организаций имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств.

Перед данной работой была поставлена цель - осветить как можно больше вопросов в отношении расчёта с подотчётными лицами. Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки, расходы на представительские цели, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.