Організація зберігання документів. Бухгалтерські субрахунки

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тема

Організація зберігання документів. Бухгалтерські субрахунки



Вступ

Підготовка документів і справ до наступного архівного зберігання і використання включає в себе:

- експертизу наукової і практичної цінності документів;

- оформлення справ;

- опис справ;

- передачу справ до архіву ОДПС.

Експертиза цінності документів - це визначення науково-історичної та практичної цінності документів з метою встановлення термінів зберігання та відбору документів зберігання.

Робота з організації і проведення експертизи цінності документів повинна проводитись постійно діючою експертною комісією (ЕК), яка утворюється наказом керівника ОДПС з числа найбільш кваліфікованих працівників у складі не менше 3-х осіб (у т. ч. завідувач архіву).

Експертиза цінності документів повинна проводитись щорічно. Відбір документів постійного й довготривалого (понад 10 років) зберігання проводиться на підставі закритих номенклатур справ з обов'язковим поаркушним переглядом справ. Підлягають вилученню із справи дублюючі примірники документів, чернетки, неоформлені копії документів, документи з тимчасовими термінами зберігання.

Виділення документів до знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти підписуються особами, що проводили експертизу цінності, розглядаються на засіданні ЕК та затверджуються керівником ОДПС.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та справи особового складу.



1. Правила формування справ

Складовою організації роботи зі службовими документами є система їх зберігання, яка становить сукупність засобів, способів та прийомів обліку, систематизації документів із метою їх пошуку та використання в поточній діяльності установи. Ключовим поняттям у системі зберігання документів є групування документів у справи та їх використання в діяльності установи.

Закінчені в діловодстві документи групуються у справи відповідно до номенклатури справ, що погоджена та затверджена в установленому порядку і систематизуються усередині справи.

Примірною інструкцією з діловодства визначено: "Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ".

Групування документів проводиться, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах установ із великим обсягом документообігу протягом діловодного року і централізовано (в канцелярії, секретаря) в установах із невеликою кількістю вхідних та вихідних і внутрішніх документів.

Виконані документи у 15-денний термін виконавець має здавати, залежно від ухваленої системи ведення діловодства, в службу діловодства або особам, відповідальним за організацію діловодства в структурних підрозділах, для формування їх у справи. Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначає керівник структурного підрозділу або виконавець відповідно до номенклатури справ.

Контроль за правильним формуванням справ здійснюється службою діловодства.

Установлюється такий порядок групування документів у справи:

у справи вміщуються тільки оригінали документів або, в разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня);

документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі;

документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, зокрема тривалого (понад 10 років) зберігання формуються в різні справи.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання згадані документи мають вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:

до однієї справи вміщуються документи тільки постійного, а до іншої - тимчасового зберігання;

до справи включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщується ініціативний документ, а відтак документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання;

документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів, групуються в справи на загальних підставах.

Якщо документи за змістом і терміном зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та терміну зберігання в діючу номенклатуру справ.

подвійний запис бухгалтерський архів документ



2. Підготовка й передання справ до архіву установи

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів установи за рішенням її керівника.

Оформлення справ. Документи установи, що групуються у справи після закінчення діловодного року, потребують оформлення.

Оформлення справи - підготовка справи до зберігання. Оформлення справи включає комплекс робіт із нумерації аркушів у справі, складання (в разі потреби) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання й по особовому складу. Повне оформлення справи передбачає: оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису справи; складання, в разі потреби, внутрішнього опису документів справи; підшивання оформлення обкладинки справи; внесення необхідних уточнень у реквізити обкладинки справи. Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Документи тимчасового терміну зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

Оформлення справ проводиться співробітниками служби діловодства й відповідних структурних підрозділів, із питань діяльності яких відбувається формування справ, за методичною допомогою архіву установи.

Нумерація аркушів справ. Із метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів підсумкового напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Складання внутрішнього опису документів справи. Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам'ятки, документи з грифом "Для службового користування", особові, су-дово-слідчі справи тощо. Потреба складання внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією з діловодства установи.

Внутрішній опис (додаток 1.3.1) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їхні індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх вилучення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються у графі "Примітки" із посиланням на відповідні документи (накази, акти тощо), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

Складання засвідчувального напису справи. Засвідчувальний напис справи складається для обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей

Оправлення справ. Справи постійного, тривалого зберігання та з особового складу оправляються у тверду палітурку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, шпильки) вилучаються з документів.

Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

Оформлення обкладинок справ. Обкладинки справ постійного, тривалого, тимчасового зберігання та з особового складу оформляються за встановленою формою.

На титульному аркуші справи зазначаються реквізити: назва підприємства, організації, установи; назва структурного підрозділу; індекс справи; заголовок справи; дата справи (тому, частини); кількість аркушів у справі; термін зберігання справи; архівний шифр справи.

Реквізити, що проставляються на палітурці справи, оформляються: назва підприємства, організації, установи зазначається в називному відмінку повністю з вказівкою офіційно ухваленого скороченого найменування, яке зазначається в дужках (або без них) після повної назви; назва структурного підрозділу - записується назва структурного підрозділу відповідно до затвердженої структури; індекс справи - проставляється цифрове позначення справи за номенклатурою справ; заголовок справи - переноситься з чинної номенклатури установи; дата справи - зазначається рік (роки) початку й закінчення справи в діловодстві.

Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів тощо).

На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів.

У разі зазначення точних календарних дат вказуються число, місяць і рік. Число та рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться літерами.

На обкладинці справи проставляється її номер за описом і, за погодженням з архівом установи, номер опису та номер архівного фонду.

У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

У разі вміщення у справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.

3. Тимчасове зберігання документів у структурних підрозділах установи

Згідно із Законом України "Про інформацію" зберігання інформації - це забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв.

Документи, а отже, і їх змістовна складова - інформація, потреба зафіксувати яку є основною метою їхнього створення, зберігаються за місцем формування справ від моменту надходження (створення) й до передання їх до архіву установи згідно із затвердженою номенклатурою. У невеликих установах справи зберігаються централізовано в службі діловодства.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах їх збереженість забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство в зазначених підрозділах. У робочих кімнатах справи мають зберігатися в шафах і столах, що зачиняються.

Надання справ у тимчасове користування іншим структурним підрозділам установи або іншим установам здійснюється з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи, в якій зазначаються: назва справи, індекс за номенклатурою, дата видавання, кому справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

Для забезпечення схоронності документів справи мають зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці й коробці роблять відмітку про дату засідання та час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їхню схоронність.

Вилучення документа із справи постійного терміну зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

4. Підготовка справ до зберігання та використання

Закінчені діловодством справи постійного й тривалого термінів зберігання мають здаватися до архівного підрозділу установи для подальшого зберігання та використання.

Справи тимчасового зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу установи за погодженням з її керівником.

Підготовка документів до передавання в архівний підрозділ установи включає:

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передачу справ до архівного підрозділу установи й забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів в установах. Експертиза цінності документів передбачає всебічне вивчення цих документів для оцінки їх наукового, історико-культурного значення. Висновки експертизи цінності документів є єдиною підставою для включення документів до Національного архівного фонду України або виключення документів з нього, а також для встановлення термінів тимчасового зберігання документів.

Опис справ структурного підрозділу установи складається в двох примірниках, перший з яких передається разом зі справами до архіву установи, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

Описи справ структурних підрозділів установи є підставою для складання зведеного опису справ установи.

Передавання справ до архіву установи. До архіву установи передаються справи постійного, тривалого зберігання та з особового складу. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ.

Підготовка справ структурного підрозділу для передання до архіву установи включає перевіряння правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій керівником установи.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

У разі відсутності справ структурних підрозділів, які обліковуються в описах, уживаються заходи щодо їх пошуку, що вже наводилися.

Прийняття кожної справи проводить працівник архіву установи в присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву установи, номери справ, яких не вистачає, дату приймання передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

Справи до архіву установи доставляють працівники її структурних підрозділів.



Висновок

Установи, що передають документи Національного архівного фонду на державне зберігання, складають річні розділи зведено-о опису справ постійного зберігання в чотирьох примірниках, які подаються на затвердження ЕПК відповідного державного архіву.

Один із них після затвердження повертається установі й зберігається в її архіві як недоторканий, а другий залишається в державному архіві, що затвердив цей розділ. Третій і четвертий примірники розділу опису використовують архів та служба діловодства установи для поточного пошуку справ, і після їх передавання на державне зберігання вони надходять до відповідного державного архіву.

Установи, що зберігають документи Національного архівного фонду України постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках, перший з яких (затверджений керівником установи та схвалений її ЕК), зберігається в архіві.

Передача справ до архіву здійснюється, як правило, за графіком, складеним архівом і затвердженим керівником ОДПС.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передачі до архіву не підлягають і повинні зберігатися, як правило, у структурних підрозділах. У виняткових випадках за рішенням керівника ОДПС вони можуть бути передані до архіву за описом або номенклатурою справ.

У кінці опису в кожному його примірнику цифрами та прописом вказують кількість фактично прийнятих до архіву справ, дата прийому передачі справ, а також ставляться підписи співробітника архіву та особи, яка передала справи.

При прийнятті особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справі.



1. Подвійний запис, його суть і значення

Кожна господарська операція спричинює в господарській діяльності підприємства два економічні явища, які в бухгалтерському обліку відображаються взаємопов'язано, тобто способом подвійного запису. За таким методом відображення інформації визначають взаємопов'язані рахунки, в яких відбулися зміни під впливом господарських операцій.

Подвійний запис є способом відображення кожної господарської операції двічі: у дебеті одного чи кількох рахунків і кредиті також одного чи кількох рахунків у одній і тій самій сумі. Контрольне значення подвійного запису випливає з того, що підсумок записів за дебетом усіх рахунків має дорівнювати підсумку записів за їх кредитом. Економічне значення подвійного запису полягає в тому, що він допомагає забезпечити контроль за збереженням майна господарства.

Взаємозв'язок рахунків, що виникає в результаті відображення на них господарських операцій подвійним записом, називається кореспонденцією рахунків, а рахунки -- такими, що кореспондують.Оформлюють кореспонденцію рахунків складанням бухгалтерських проводок і записуванням їх у рахунок бухгалтерського обліку.

2. Бухгалтерська проводка

Бухгалтерською проводкою називають значення рахунка, який дебетується, рахунка, який кредитується, і суму відображуваної в обліку господарської операції.

Приклади.

1. З розрахункового рахунка в касу отримано 20000 гри. У цьому разі кореспонденцію рахунків слід оформити так:



2. Надійшло матеріалів від постачальника на суму 80000 грн. У цьому разі робиться такий запис:

3. Витрачено у виробництві на виготовлення продукції

Ця операція зумовила зменшення виробничих запасів і збільшення затрат виробництва:

Бухгалтерська проводка такого типу є складною. Складні бухгалтерські проводки не порушують правила подвійного запису; кожну з них можна розкласти на кілька простих.

Простою називають бухгалтерську проводку, коли один рахунок дебетується на певну суму, а другий кредитується на цю саму суму. За складної проводки кілька рахунків дебетуються, а на загальну суму записів за дебетом кредитується один рахунок або навпаки.

У наведеному прикладі 3 це має такий вигляд:



Отже, у разі відображення кожної господарської операції способом подвійного запису кореспондують два рахунки, один з яких дебетують, а другий кредитують на одну й ту саму суму. Якщо господарська операція відображається складною проводкою, то загальна сума залишків за одним боком кількох рахунків має дорівнювати загальній сумі, записаній на протилежному боці рахунка, що кореспондує з ним.

Правильна кореспонденція рахунків має велике значення для організації бухгалтерського обліку, оскільки вносить певний порядок у систему облікових записів.

3. Способи виявлення та виправлення помилок у бухгалтерському обліку

У процесі ведення бухгалтерського обліку можуть виникати різні помилки, пов'язані з неточностями записів у первинних документах і підрахунках, а також з неправильною організацією кореспонденції рахунків.

Для виявлення допущених помилок застосовують такі прийоми:

* повторне таксування -- переведення натуральних і трудових вимірників у грошові (ціна ? кількість);

* повторне підбиття підсумків;

* “пунктирування” -- порівняння даних у первинних документах із записами в бухгалтерському обліку. При цьому вивірені суми позначають V або “*”.

Існують такі способи виправлення помилок: коректурний, додаткових проводок та “червоного сторно”.

Коректурний спосіб застосовують тоді, коли помилка виникла в одному первинному документі, і її виправлення не впливає на бухгалтерські записи, наприклад:

Зазначимо, що касові та банківські документи виправляти забороняється.

Якщо помилка вплинула на бухгалтерські проводки, її виправляють другим або третім способом.

Трапляється, що виявляють помилку в рахунках. Наприклад, якщо в розглядуваному прикладі оприбутковано матеріалів на 1000 грн більше і в момент отримання зроблено запис

помилку виправляють методом “червоного сторно”. Для цього записують на суму різниці раніше записану проводку, зазначивши суму червоним чорнилом або звичайним, взявши число в рамку (це означає від'ємне число):

Цей метод застосовують для виправлення неправильних бухгалтерських проводок.

Якщо допущено помилку в бік зменшення суми, застосовують метод додаткових проводок, складаючи додаткову проводку на суму різниці.

4. Синтетичні та аналітичні рахунки. Субрахунки

За способом групування та узагальнення облікових даних виокремлюють такі бухгалтерські рахунки:

* І порядку (синтетичні);

* ІІ порядку (субрахунки);

* ІІІ порядку (аналітичні).

Рахунки ІІ та ІІІ порядків існують не самі собою, а лише при певних синтетичних рахунках. Тому рахунки всіх трьох порядків взаємозалежні, що виявляється в такому:

* сальдо на початок місяця за синтетичним рахунком має дорівнювати початковим залишкам аналітичних рахунків, відкритих до цього синтетичного рахунка;

* оборот за дебетом синтетичного рахунка дорівнює сумі дебетових оборотів за відкритими до нього аналітичними рахунками;

* оборот за кредитом синтетичного рахунка має дорівнювати сумі кредитових оборотів за відкритими до нього аналітичними рахунками;

* підсумкове сальдо за синтетичним рахунком дорівнює сумі підсумкових сальдо за відкритими до нього аналітичними рахунками.

З метою перевірки взаємозв'язку синтетичних і аналітичних рахунків складають оборотні відомості, де відображають початкові та підсумкові залишки й операції за дебетом і кредитом синтетичного рахунка.

Синтетичними називають балансові рахунки, які узагальнюють облік господарської діяльності підприємств за економічно однорідними групами у грошовому вираженні. Ці рахунки відкривають відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку (див. дод. 3). За допомогою синтетичних рахунків здійснюють синтетичний облік. Кожний синтетичний рахунок має код, наприклад: 10 "Основні засоби", 20 "Виробничі запаси", 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" та ін.

Субрахунки -- це синтетичні рахунки II порядку. Підприємства застосовують їх виходячи з проблем управління, контролю, аналізу та звітності. Субрахунки, що існують згідно з Планом рахунків бухгалтерського обліку, можуть бути доповнені новими зі збереженням кодів субрахунків Плану рахунків. Наприклад, можуть бути відкриті субрахунки "МШП на складі", "МШП в експлуатації" та "Тимчасові споруди та пристрої", пов'язані із синтетичним рахунком І порядку 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети".

Аналітичні рахунки дають змогу детально охарактеризувати засоби підприємства та їх джерела. За допомогою таких рахунків здійснюють аналітичний облік. Аналітичними є рахунки "Споруда № 1", "Споруда № 2", "Споруда № 3", пов'язані із синтетичним рахунком 10 "Основні засоби" та субрахунком 104 "Будинки та споруди".

Оборотні відомості

Для узагальнення господарських операцій, відображених на рахунках, з метою отримання інформації про зміни ресурсів підприємства та джерел їх формування, а також для перевірки правильності облікових записів і складання звітності потрібно узагальнювати дані поточного бухгалтерського обліку за звітний період. Для цього складають оборотні відомості.

Оборотна відомість -- спосіб узагальнення оборотів і залишків рахунків за звітний період, а також засіб зв'язку між балансом і рахунками. Оборотну відомість складають за синтетичними та аналітичними рахунками.

В оборотних відомостях відображають обороти за дебетом і кредитом рахунків, а також залишки на початок і кінець звітного місяця.

Ознайомимося передусім з будовою, порядком складання і призначенням оборотної відомості за синтетичними рахунками.Будують таку відомість у вигляді багатографної таблиці, у першій графі якої записують назву рахунків, а в наступних -- дебетові та кредитові залишки на рахунках на початок місяця, обороти за дебетом та кредитом кожного рахунка за місяць, а також залишки на рахунках на перше число наступного за звітним місяця. У кінці оборотної відомості за кожною з граф підбивають підсумки.

Складемо оборотну відомість за рахунками синтетичного обліку (табл. 4.1).



Як бачимо, оборотна відомість узагальнює дані поточного синтетичного обліку, даючи зведену інформацію про зміни господарських засобів і їх джерел за звітний місяць, а також наявність їх на початок і кінець місяця.

Оборотна відомість за синтетичними рахунками має велике контрольне значення для перевірки правильності й повноти облікових записів на рахунках, яка грунтується на одержанні в ній трьох пар рівних між собою підсумків: за дебетом і кредитом рахунків на початок місяця; за дебетом і кредитом рахунків за місяць; залишків за дебетом і кредитом рахунків на кінець місяця.

Рівність підсумків дебетових і кредитових залишків на рахунках на початок місяця зумовлена рівністю підсумків активу та пасиву балансу, який є підставою для запису початкових залишків на активних і пасивних рахунках.

Рівність підсумків оборотів за дебетом і кредитом рахунків зумовлена подвійним записом операцій, згідно з яким кожна операція в однаковій сумі записується за дебетом і кредитом різних рахунків.

Третя рівність (підсумків залишків за дебетом і кредитом рахунків на кінець місяця) зумовлена двома попередніми рівностями: якщо початкові залишки на рахунках суми оборотів однакові, то й залишки активних і пасивних рахунків на кінець місяця в підсумку повинні бути однаковими.

Порушення нихрівностей свідчить про помилки, допущені в облікових записах під час складання оборотної відомості.

За допомогою оборотної відомості за синтетичними рахунками можна виявляти помилки в облікових записах, зумовлені порушенням правила подвійного запису, коли сума операції записана за дебетом одного рахунка, але пропущена за кредитом іншого (або навпаки), або коли за дебетом одного рахунка операція записана в одній сумі, а за кредитом другого -- в іншій. У цьому разі буде порушено рівність підсумків оборотів за місяць за дебетом і кредитом рахунків в оборотній відомості, а також рівність залишків на них на наступну звітну дату.

Якщо ж господарська операція записана на рахунок у неправильній кореспонденції або в неправильній, але однаковій сумі чи була зовсім пропущена або, навпаки, записана двічі, тобто коли помилка виходить за межі порушення правила подвійного запису, оборотна відомість не забезпечує її виявлення. Такі помилки виявляють іншими способами. Зокрема, повноту облікових записів на синтетичних рахунках перевіряють порівнянням; підсумків дебетових і кредитових оборотів в оборотній відомості та з підсумком реєстраційного журналу, де в хронологічному порядку зареєстровані господарські операції, здійснені за звітний місяць. У разі правильних облікових записів на рахунках підсумок реєстраційного журналу (хронологічний облік) має дорівнювати підсумкам оборотів за дебетом і кредитом рахунків в оборотній відомості (систематичний облік). Помилки, зумовлені порушенням встановленої кореспонденції рахунків, виявляють за допомогою первинних документів, що були підставою для складання бухгалтерської проводки, записаної на рахунках.

Оборотну відомість за синтетичними рахунками використовують для складання бухгалтерського балансу на наступну звітну дату (на перше число наступного за звітним місяця). Підсумкові залишки на рахунках оборотної відомості показують наявність і розміщення господарських засобів (дебетові залипши), а також джерела їх формування (кредитові залишки). Ці залишки рахунків переносять у баланс, в якому рахунки, що мають дебетові залишки, записують в активи, а ті, що мають кредитові залишки, -- у пасиви балансу.

Проте слід зауважити, що складання балансу -- не механічне перенесення в балансову таблицю залишків рахунків, наведених в оборотній відомості. Оборотна відомість містить тільки попередні показники про наявні господарські ресурси та їх джерела на звітну дату. Визначені в ній залишки перевіряють і уточнюють перед складанням балансу. Тому оборотну відомість за синтетичними рахунками називають ще перевірочним балансом. її показники використовують також для аналізу й оцінки загальних змін господарських ресурсів та їх джерел.

Так, з наведеної оборотної відомості (див. табл. 4.1) випливає, що господарські засоби за звітний місяць збільшилися на 172000 грн (1024000 - 852000), зокрема за рахунок збільшення основних засобів -- на 78000 грн (790000 - 712000), матеріальних запасів -- на 44000 грн (80000 - 36000), затрату виробництво --на 100000 грн (104000 - 4000); залишок грошових коштів у касі також збільшився на 28000 грн (30000 - 2000) за рахунок їх зменшення на розрахунковому рахунку в банку на 78000 грн (98000 - 20000). Зміни в господарських засобах зумовили зміни й у джерелах їх формування: статутний фонд збільшився на 78000 грн (895000 - 817000), а заборгованість постачальникам -- на 99000 грн (114000 - 15000) за зменшення заборгованості банку за кредитами на 5000 грн (20000 - 15000).

Отже, оборотна відомість за синтетичними рахунками є способом узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку з метою перевірки повноти та правильності облікових записів і складання балансу, а також отримання узагальненої інформації про наявність і зміни господарських ресурсів і джерел їх формування, необхідної для управління діяльністю господарства.

Крім оборотних відомостей за рахунками синтетичного обліку на підприємствах складають також оборотні відомості за аналітичними рахунками. Техніка їх складання така сама, як і для оборотних відомостей за синтетичними рахунками. Відмінність полягає лише в тому, що за синтетичними рахунками щомісячно складають одну оборотну відомість, а за аналітичними -- за кожною групою рахунків, що ведуться до відповідного синтетичного рахунка.

Оборотні відомості за аналітичними рахунками за змістом можуть різнитися, що зумовлено особливостями обліковуваних на рахунках об'єктів. Так, аналітичний облік товарно-матеріальних цінностей ведуть як у натуральних, так і у грошовому вимірнику, тому в оборотних відомостях за аналітичними рахунками таких цінностей передбачені графи для запису їх кількості, ціни й вартості. Для початкового та підсумкового залишків в оборотних відомостях за такими рахунками відводять тільки одну графу, бо кредитового залишку на матеріальних рахунках не може бути.

Аналітичний облік розрахунків і джерел засобів ведуть тільки у грошовому вираженні, тому в оборотних відомостях за такими рахунками передбачені графи лише для грошового вимірника.

На відміну від оборотної відомості за синтетичними рахунками оборотні відомості за рахунками аналітичного обліку не мають трьох пар однакових підсумків. Це пояснюється тим, що кожну оборотну відомість за рахунками аналітичного обліку складають тільки за одним синтетичним рахунком.

В оборотній відомості за аналітичними рахунками початкові й підсумкові залишки залежно від того, якими є рахунки -- активними чи пасивними, є дебетовими чи кредитовими. Оскільки записи на синтетичних і аналітичних рахунках роблять паралельно на підставі одних і тих самих документів, то в разі правильних облікових записів підсумки оборотів і залишків в оборотній відомості за аналітичними рахунками мають дорівнювати сумам оборотів і залишку відповідного синтетичного рахунка. Порушення цієї рівності свідчить про наявність помилок в облікових записах.

Розглянемо будову оборотної відомості за аналітичними рахунками до синтетичного рахунка “Матеріали” (табл. 4.2).

Показники оборотної відомості за рахунками аналітичного обліку свідчать про рух (надходження, витрату) і залишки матеріальних цінностей кожного виду. Підсумки оборотної відомості за цією групою аналітичних рахунків порівнюють з оборотами й залишками синтетичного рахунка "Матеріали". Порушення рівності підсумків за синтетичним рахунком і відкритими до нього аналітичними рахунками в оборотній відомості свідчить про наявність таких помилок:

* операцію відображено на синтетичному рахунку, але пропущено в аналітичному обліку (або навпаки);

* на синтетичному рахунку за господарською операцією записано одну суму, а на аналітичних рахунках -- іншу. Проте якщо операцію відображено не на тих аналітичних рахунках, а у групі синтетичного рахунка, що їх об'єднує, то помилку не можна виявити зазначеним раніше способом. Рівність підсумків рахунків аналітичного обліку та відповідного їм синтетичного рахунка в цьому разі не порушується. Такі помилки виявляють у процесі поточного обліку (наприклад, коли на матеріальному рахунку з'являється кредитове сальдо, якого не може бути) за допомогою документів, що були підставою для записів інвентаризації.

Отже, підсумки оборотів і залишків за аналітичними рахунками мають дорівнювати оборотам за дебетом і кредитом, а також залишку синтетичного рахунка, який їх об'єднує.

Оборотні відомості за аналітичними рахунками використовують також для одержання детальної інформації про рух і залишки окремих видів засобів та їх джерел, необхідної для контролю й оперативного керівництва. Проаналізувавши цю інформацію, можна встановити, скільки та яких саме матеріальних цінностей надійшло в господарство, скільки їх використано, чи відповідають їх залишки встановленим нормативним запасам, у якому стані перебувають розрахунки з окремими дебіторами та кредиторами тощо. На підставі одержаної інформації приймають управлінські рішення, спрямовані на усунення недоліків, поліпшення роботи підприємства.

Отже, оборотні відомості за аналітичними рахунками є способом узагальнення даних аналітичного обліку з метою перевірки правильності облікових записів і одержання інформації, необхідної для оперативного управління.

За значної кількості товарно-матеріальних цінностей доцільніше складати сальдові відомості. Вони відкриваються на рік і за кожним видом цінностей містять дані (у натуральних і грошовому вимірниках) про їх залишки на перше число кожного місяця. Показники ж оборотів відсутні, і це значно спрощує їх складання. Контроль за правильністю облікових записів при цьому не погіршується, бо звіряння натуральних і вартісних залишків на рахунках дає такі самі результати, що й звіряння показників оборотних відомостей. Форму сальдової відомості наведено в табл. 4.3.

Сальдові відомості широко використовують при оперативно-бухгалтерському (сальдовому) методі обліку товарно-матеріальних цінностей.

За окремих форм бухгалтерського обліку (наприклад, журнально-ордерної) поширюється такий порядок обліку, коли немає потреби складати оборотні відомості за аналітичними рахунками. Це досягається суміщенням підсумків за низкою рахунків синтетичного та аналітичного обліку в одному реєстрі, що дає змогу мати всі необхідні показники одночасно. Показники перевіряють безпосередньо під час підбиття підсумків в обліковому реєстрі за звітний місяць. Завдяки цьому економиться час на ведення обліку, підвищується достовірність показників.



Використана література

1. Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи [зі змінами] " від 13 грудня 2001 р. № 2888-ІІІ // Відомості Верховної Ради України. - 2002. - № 11. - Ст.81.

2. Закон України "Про інформацію" [із змінами] " від 02.10 1992 № 2658-XII // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - № 48. - Ст.650.

3. Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави" // Офіційний вісник України. - 1998. - № 48. - Ст.1764.

4. Наказ Держархіву України "Про затвердження Змін до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів" від 23 жовтня 2001 р. № 82 // Офіційний вісник України. - 2001. - № 45. - Ст. 2034.

5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 2-ге вид., перероб., доп. - К.: Либідь, 2000. - 384 с.

6. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. - К.: МАУП, 1997. - 344 с.

7. Беспянська Г.В. Організація роботи з документами: Навч. посіб. Для дистанційного навчання / За наук. ред.В. В. Бездрабко. - К.: Університет "Україна", 2006. - 244 с.

8. Білуха М. Т. Теорія бухгалтерського обліку. -- К, 2000.

9. Горелкин В. Г., Головко Т. В., Аксимова А. Б. Первичная документация и ведение учетных регистров. -- К.: Выща шк., 1992.

10. Грабова Н. В. Теорія бухгалтерського обліку: Навч. посіб. / За ред. М. В. Кужельного. -- 5-те вид., перероб. і доп. -- К.: АСК, 1998.

11. Завгородній В. П., Савченко В. Н. Бухгалтерський облік, контроль, аудит в умовах ринку. -- К.: Бліц-інформ, 1995.

12. Теоретичні основи бухгалтерського обліку: Підруч. для вузів / М. С Пуш-кар, Г. П. Журавель, Ю. Я. Литвин, В. Т. Мельник. -- 2-ге вид., перероб. і доп. -- Тернопіль: Вид-во ТАНГ, 1998.

13. Теорія бухгалтерського обліку / В. Б. Захожай, К. С. Базилевич, Г. Ф. Ше-пітко, С В. Присяжнюк. -- К: Вид-во ЄУФІМБ, 1999.

14. Ткаченко Н. М. Бухгалтерський облік на підприємствах України з різни-ми формами власності: Навч. посіб. -- 3-тє вид., перероб. і доп. -- К.: АСК, 1998.

Размещено на Allbest.ru