Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

1 Глава. Обзор АИС электронного документа

1.1 Концепция построения систем автоматизации документооборота

1.2 Понятие документооборота.

1. 3. Общие требования к системе документооборота

2 Глава. Обзор рынка программных средств

2.1 Сравнение систем

2.2 Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот

2.3 Система электронного документооборота Optima WorkFlow

2.4 Система электронного документооборота LanDocs

2.5 Система электронного документооборота БОСС-Референт

2.6 Система электронного документооборота DIRECTUM.

2.7 Система электронного документооборота NauDoc

3 Глава. Система "ДЕЛО

3.1 Регистрация документов

3.3 Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль)

3.4 Кабинеты

3.5 Работа с проектами документов

3.6 Прием и внешняя рассылка документов

3.7 Движение документов внутри организации

3.8 Формирование дел

3.9 Информационно-справочная работа

4 глава. Влияние электронного документооборота на деятельность организации.

4.1 Эффект от внедрениея СЭД

4.2 Эффективность внедрения СЭД «ДЕЛО»:

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Наиважнейшей задачей управления каждой организацией является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.

Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе ведь для госаппарата быстрота реагирования - одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений, а в коммерческих структурах - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной темы.

Цель работы - проанализировать АИС электронного документооборота и подробно рассмотреть одну из представленных программ.

Достижение цели требует выполнения комплекса задач:

рассмотреть возможности электронного документооборота, сравнив функциональные свойства электронного и бумажного документов;

проанализировать типологию систем автоматизации делопроизводства, рассмотрев основные критерии их классификации;

изучить организационно-методическое обеспечение внедрения систем электронного документооборота.



1 глава. Обзор АИС электронного документооборота

1.1 Концепция построения систем автоматизации документооборота

Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная - просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных. Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота имеют некоторые различия.

Резервы повышения общей эффективности предприятия лежат в уменьшении стоимости хранения информации. За счет сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; переноса бумажных архивов в более дешевые по стоимости хранения, удаленные места, например за город; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам.

Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функции, а именно на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Соответственно существует возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудников; сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т. п; сократить время на передачу документов между исполнителями.

1.2 Понятие документооборота

Определимся сначала с тем, что такое документ - это некая обособленная часть информации представленная на определенном носителе. Как правило, документы различаются по типам носителей информации, (рисунок 1). И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей. Если не говорить о клинописи на камне, надписях на заборах и тому подобном, то можно выделить три главных типа носителей информации.

Рис 1. Типы документов и их взаимодействие.

· Бумага.

· Микрофиши (практически то же самое, что и бумага с точки зрения поиска необходимого документа, но занимают меньше места (до 72 страниц на одной микрофише), соответственно меньше стоимость копирования информации) могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети.

· Электронные носители информации, которые также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.

Очевидно, что один и тот же документ может существовать в различных ипостасях на различных носителях информации и переходить с одного носителя на другой. Применение того или иного носителя информации определяется следующими факторами.

Стоимость хранения информации

-прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа. Очень часто приводится не для одной страницы документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации.

Стоимость (время) поиска необходимой информации

определяется системой индексации документов. В том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо пропорциональна количеству хранимых документов.

Применение простой системы индексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет увеличить скорость поиска. Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому

слову, содержащемуся в данном документе, позволяет резко увеличить скорость поиска, но надо помнить, что полнотекстовый поиск доступен только для электронных документов.

Стоимость коллективного использования информации

- определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.

1.3 Общие требования к системе документооборота

Первоначально рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.

Масштабируемость

Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Распределенность

Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность

Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость

Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.



2 Глава. Обзор рынка программных средств

Электронный документооборот постепенно входит в жизнь большинства российских компаний и государственных ведомств. Спрос, как известно, рождает предложение и в настоящее время на рынке представлены множество систем, как отечественных, так и зарубежных. В данном материале рассмотрены исключительно российские разработки. Оставшуюся долю рынка занимает ряд малораспространенных продуктов, а также локализованные версии иностранных систем. Кроме того, существует довольно большое количество компаний, предлагающих проектные решения по реализации централизованного электронного документооборота.

Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационными карточками, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск, а также организация защищенной работы в сетевом режиме.

2.1 Сравнение систем

Учитывая высокую стоимость Lotus Domino/Notes при создании полноценной конфигурации, реализующей полный набор функциональных характеристик, системы на ее базе ("БОСС-Референт", "ЭСКАДО", OfficeMedia/CompanyMedia) можно выделить в отдельный класс. Внедрение таких систем не рекомендуется предприятиям с уже сложившейся информационной системой, имеющей в основе механизмы обмена электронной почтой от Microsoft. Сильно отличающийся от Outlook интерфейс Lotus потребует полностью переучивать персонал.

Территориально-распределенным организациям с большим количеством отделов и подразделений стоит задуматься над самыми дорогими системами - LANDOCS и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении в полной комплектации могут быть настроены практически на любые способы организации механизмов управления.

К системам средней ценовой категории можно отнести "ДЕЛО" и "ЕВФРАТ-Документооборот". Причем внедрение системы "ДЕЛО", последовательно поддерживающей все стандарты российского делопроизводства, и, соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится оптимальным при наличии в организации СУБД Oracle или MS SQL Server. Последний вариант может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым.

Продукт "ЕВФРАТ-Документооборот" является более гибким и более масштабируемым за счет использования объектно-ориентированной СУБД "НИКА" (разработка Cognitive Technologies), и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов разработчика). Система обладает наиболее развитой функциональностью в стандартной комплектации и в настоящее время ориентирована не только на относительно небольшие организации, но и на крупные предприятия и государственные учреждения.

2.2 Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот http://cognitive.ru/products/euph-doc/

Cognitive Technologies представляет систему ЕВФРАТ. Система ЕВФРАТ позволяет реализовать различные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Так внедрение системы может обеспечить работу как в соответствии с отечественными принципами управления (функциональный подход), так и в соответствии с западными стандартами (процессный подход).

В ЕВФРАТ реализована автоматическая обработка документов и событий в рамках бизнес-процессов (на базе метода«Когнитивного отображения»). Благодаря этому спектр решаемых системой задач, помимо делопроизводства и документооборота, включает автоматизацию ключевых бизнес-процессов. При этом исключения из рутинных операций человека позволяет добиться большей по сравнению с другими системами глубины, а значит и эффективности, автоматизации бизнес-процессов. Контуры автоматизации системы ЕВФРАТ:

· Электронный документооборот

· Электронный архив

· Управление договорами

· Работа с финансовыми документами

· Автоматизация бизнес-процессов

Наличие в ЕВФРАТ гибкого инструментария позволяет осуществлять настройку бизнес-процессов, внедрение и запуск системы в эксплуатацию, ее развитие и модификацию силами IT-специалистов заказчика.

Система Евфрат -- мощный инструмент автоматизации бизнес-процессов и документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом Евфрат полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Система занимает лидирующие позиции в классах DMS, BPM и EMC систем.

Система Евфрат обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации:

Ввод и регистрация документов

Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему. Механизм «понимания» документов (поиск в электронном документе реквизитов и данных) и технология Drag&Recog (распознавание реквизитов с отсканированного документа) обеспечивают максимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.

Работа с электронными документами

Система обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности как пакетный ввод бумажных документов; автоимпорт и поддержка версионности документов, полнотекстовый поиск, создание аналитических отчетов и многое другое.

Контроль исполнения

Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить на, какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается в разы.

Рис 2. Контроль исполнения

Движение документов (технология Workflow)

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе можно создавать жёсткие и гибкие маршруты любой сложности, где блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме. Автоматически выполняются наиболее стандартизированные операции: регистрация документов, присоединение файлов, запуск документов по типовым маршрутам, создание связей между документами, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.

Рассылка документов

Автоматическая рассылка документов на адреса электронной почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени.

Хранение документов

Создание и управление единого электронного архива документов практически неограниченного объема. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Средства оперативного поиска позволят найти нужный документ за секунды, а система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять базу документов.

Внутренняя почта

Система Евфрат позволяет автоматизировать документооборот и бизнес-процессы в компаниях всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом.

Рис 3. Почта

Система построена на платформе нового поколения Сognitive Nexus, обеспечивающей роботизированную трансформацию потоков разнородных документов в СУБД, и предоставляющей расширенные возможности управления доступом и информационной безопасностью. Платформа обеспечивает роботизированное построение базы данных на основе созданных с использованием встроенного в систему графического редактора маршрутов и форм документов. Благодаря использованию данной платформы база данных более не является ограничением для развития и масштабирования системы, при этом организация получает возможность в любой момент изменить тип используемой базы данных.

Платформа является одной из наиболее перспективных инновационных разработок компании Cognitive Technologies и не имеет аналогов на российском рынке. На базе Cognitive Nexus могут быть реализованы системы управления документами любого масштаба и сложности. Cognitive Nexus позволяет решать целый пласт задач, связанных с созданием учетных систем любого назначения, начиная от традиционных CRM и Helpdesk систем, и заканчивая специфическими системами сбора информации и требований. Еще одной важной отличительной особенностью Cognitive Nexus является кроссплатформеннось, что позволяет использовать ее в решениях для любых организаций, вне зависимости от применяемых ими СУБД.

2.3 Система электронного документооборота Optima WorkFlow http://www.optima-workflow.ru/

OPTIMA-WorkFlow -- программная платформа для создания систем управления документами (электронного документооборота) в государственных и коммерческих организациях любого масштаба.

OPTIMA-WorkFlow обеспечивает комплексную автоматизацию процессов обработки документов и позволяет перейти к безбумажной технологии работы с электронными документами.

Платформа OPTIMA-WorkFlow -- это открытая, web-ориентированная архитектура, функциональность, применение самых современных технологий и промышленных стандартов, интеграция с лидирующими ИТ-решениями, визуальные средства настройки и адаптации системы.

OPTIMA-WorkFlow обеспечивает визуальное проектирование и модификацию маршрутно-технологических схем любых деловых процессов прохождения и исполнения документов.

Для каждого из пользователей ведутся индивидуальные списки доступной адресации при рассылке документов в рамках свободной маршрутизации при прохождении документа.

Система автоматически отслеживает и сопоставляет плановые (нормативные) и фактические характеристики выполняющихся работ по обработке и исполнению документов, что позволяет своевременно обнаруживать отклонения в сроках выполнения работ и применять адекватные меры. Система имеет полноценный механизм контроля версий документа, который позволяет автоматически формировать «хронологическое дерево» событий в истории прохождения документа, с учетом всех его перемещений, возвратов на доработку, вхождений в качестве составной части в другие документы и т.д.

Благодаря поддержке механизма контроля версий, есть возможность однозначно определить - кто, когда, на каком технологическом этапе, на каком рабочем месте произвел то или иное изменение в документе.

В платформе OPTIMA-WorkFlow реализованы развитые средства визуализации текущего местоположения актуальных версий документов, методы накопления коллекции резолюций к документу, вносимых на всех пройденных им этапов обработки. Все это обеспечивает возможности для организации полноценного управления прохождением и исполнением документов.

Типовое решение «Согласование договоров» на платформе OPTIMA-WorkFlowпредназначено для гибкой автоматизации процесса согласования договоров, дополнительных соглашений и другой контрактной документации.

Функциональность:

· автоматизация всех видов деятельности по обработке документов:

· делопроизводство и канцелярия

· управление бизнес-процессами и административными регламентами

· контроль исполнительской дисциплины

· мониторинг эффективности деятельности, формирование отчетности и поддержка процессов принятия управленческих решений

· архивное хранение бумажных и электронных документов

· электронные библиотеки, управление знаниями

· преобразование бумажных документов в электронный вид

· межтерриториальный и межведомственный обмен документами

· информационная безопасность, защита информации от несанкционированного доступа, применение ЭЦП и обеспечение юридической значимости документов

· наличие типовых (коробочных) решений

· полнофункциональный Web-клиент

· возможность создания территориально-распределенных систем

· потоковое сканирование, распознавание, полнотекстовый поиск, штрих-кодовая и радиочастотная (RFID) маркировка и идентификация документов

· соответствие требованиям ГОСТ, ЕГСДОУ, ВНИИДАД, Росархива и MoReq2

2.4 Система электронного документооборота LanDocs http://www.lanit.ru/search/index.php?q=LanDocs&s=

LanDocs - разработанная специалистами ЛАНИТ линия масштабируемых продуктов для комплексной автоматизации делопроизводства, создания/поддержки корпоративных архивов электронных документов и управления деловыми процессами. Система LanDocs позволяет унифицировать процедуры документирования и работы с документами, внедрить современные методы организации делопроизводственной деятельности. LanDocs реализует учет различных типов документов, их рассылку исполнителям, контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями, разграничение доступа пользователей к документной информации Система может строиться в любой из трех архитектур: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД; в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Internet; на базе стандартного клиента электронной почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes).

Основные функциональные возможности.

Функциональность системы LanDocs полностью отвечает потребностям организаций различных отраслей и форм собственности в части задач автоматизации документационного обеспечения управления

LanDocs как технологическая платформа позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота -- от самых простых до систем высокой сложности

LanDocs обеспечивает комплексную поддержку офисных деловых процессов, максимально используя накопленные навыки персонала и сложившуюся коммуникационную и сетевую инфраструктуру. Особенностью LanDocs является сочетание богатой функциональности с гибкостью, позволяющей при внедрении тонко настроить продукт в соответствии с нормативной базой и практикой документооборота конкретного предприятия, ведомства или учреждения.

Основные функции LanDocs:

§ Работа с электронными документами

§ Автоматизированный контроль исполнения поручений

§ Интеграция с внешними Windows-приложениями

§ Интеграция с электронной почтой

§ Территориально-распределенный документооборот

§ Обеспечение информационной безопасности

Присвоение документу регистрационного номера происходит автоматически на основе настраиваемого формата (шаблона). Это позволяет безболезненно перейти от бумажной регистрации документов к электронной, не прерывая нумерации и не меняя принятых в организации правил номерообразования. При регистрации документа происходит автоматическая проверка документа на факт повторной его регистрации. При этом система обеспечивает автоматизированный ввод части реквизитов, сокращая время ручного заполнения полей РК.

Для каждой компании (предприятия, учреждения) LanDocs позволяет настроить перечень журналов, в которых производится регистрация документов. Свои журналы могут быть настроены для каждого подразделения. В системе реализована возможность создания фильтров (ограничивающих условий) на просмотр журналов и возможность создания консолидированных журналов, включающих документы, отобранные по заданным условиям.

LanDocs позволяет устанавливать и редактировать связи между документами с указанием содержательного типа связи, например: «первичный документ -- ответный документ», «приказ -- дополнение к приказу» и т.п.

Реквизиты документа хранятся в базе данных системы, содержание документов (файлы) хранятся в защищенном хранилище(доступ к нему осуществляется только через программную компоненту LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ).

Для облегчения поиска документов в LanDocs используются:

§ структурированный набор журналов регистрации;

§ консолидация (логическое объединение) документов из разных журналов в одном на основе определённых правил;

§ структурированный набор личных папок, предназначенных для оптимальной организации ссылок на документы, зарегистрированные в различных журналах;

§ рубрикатор, позволяющий проводить многоаспектную классификацию документов;

§ запросы произвольной сложности, позволяющие при работе со списком отобрать только те документы, реквизиты которых отвечают условиям запроса. Запросы (фильтры) сохраняются как именованные объекты в БД системы и допускают повторное использование или модификацию;

§ полнотекстовый поиск по содержанию документов с учетом изменчивости форм (морфологии) русского языка.

2.5 Система электронного документооборота БОСС-Референт http://www.boss-referent.ru/about/

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management).

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.

СЭД БОСС-Референт помогает решать управленческие задачи:

· организовать эффективную работу с договорами;

· сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;

· автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;

· обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;

· повысить эффективность работы с заявками;

· реализовать проектный документооборот и возможность коллективной работы;

· наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Система БОСС-Референт предназначена для автоматизации документооборота и управленческих процессов.

Система включает функциональные возможности, позволяющие реализовать:

· Поддержку процессов согласования

· Контроль исполнения поручений

· Работу с входящей и исходящей корреспонденцией

автоматизация документооборот электронный

2.6 Система электронного документооборота DIRECTUM. http://www.directum.ru/315412.aspx

DIRECTUM -- система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Работа с документами в организациях любого уровня связана с решением целого спектра задач, объем и сложность которых растет вместе с ростом числа самих документов: поиск информации, поддержание ее в актуальном состоянии, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности документов и т.д.

Модуль использует возможности файловых хранилищ для организации работы с документами большого объема, а также для создания долговременного архива электронных документов.

Ввод и преобразование документов

Внедрение системы электронного документооборота позволяет значительно сократить объем бумажных документов. Тем не менее, полностью исключить бумагу и перейти на электронную документацию невозможно, т.к. правовые нормы до сих пор требуют наличия бумажной документации, а значительная часть информации поступает в компанию не в электронном виде.

Для облегчения ввода информации с различных носителей в системе DIRECTUM предусмотрены службы ввода документов DIRECTUM Capture Services. Службы обеспечивают массовый ввод документов со сканеров, МФУ ("сендеров"), папок файловых систем, факсов, ящиков электронной почты и т.д.

Службы включают в себя специальные сервисы по интеграции с оборудованием и захвату образов документов:

· сервис ввода с факса;

· сервис ввода с e-mail;

· сервис ввода из файловой системы;

· сервис извлечения штрих-кода;

· сервис группировки изображений.

DIRECTUM Capture Services также реализуют первичную обработку документов: например, разделение потока страниц по разным признакам - наличию и типу штрих-кода, белому листу, количеству страниц и т.д.

Дальнейшая обработка занесенных в систему документов может осуществляться службами преобразования документов DIRECTUM Transformation Services, которые переводят документы в другие форматы (в частности, в форматы PDF и HTML) и извлекают из них необходимую информацию.

Организация хранения документов

Размещение всех документов в едином информационном пространстве системы DIRECTUM избавляет каждого пользователя от проблемы поиска документов, созданных другими пользователями в локальных каталогах на своих компьютерах, и от проблемы доступа к таким документам. При этом каждый пользователь системы DIRECTUM может организовать удобную лично ему иерархию папок, куда помещается не сам документ, а ссылка на него.

В результате ссылка на один и тот же документ может "лежать" в нескольких папках, а может "не лежать" ни в одной папке, находясь только в хранилище DIRECTUM.

Возможности поиска документов

В системе DIRECTUM предусмотрены различные возможности для оперативного поиска документов. Поиск может осуществляться по заданным реквизитам карточки, а также по содержимому документа с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа (полнотекстовый поиск).

В системе имеется возможность осуществлять специализированный поиск электронных документов, используя:

· предопределенные поиски (например, "Мои последние измененные документы");

· дополнительные поиски по часто используемым критериям, специально настроенные администраторами;

· возможность задания для любого документа связанных с ним по смыслу или логике документов и перехода от одного связанного документа к другому, включая его собственные связанные документы.

Глобальный поиск

В системе DIRECTUM также предусмотрен вариант глобального поиска, при котором результатом поиска может стать любой объект системы (документы, папки, задачи, задания). Этот вариант удобен в том случае, когда пользователь не знает, какой объект является искомым, и ему необходимо воспользоваться всеми источниками информации в системе для получения необходимых данных. Поиск отображает пользователю все объекты системы, которые содержат искомую фразу в карточке и/или в тексте объекта (в зависимости от параметров поиска). При этом поддерживается механизм релевантности полнотекстового поиска, осуществляющий проверку соответствия результатов поиска изначальному запросу. Результаты этой проверки отображаются в виде рейтинга найденных объектов, по которому пользователь может провести дополнительную сортировку для облегчения поиска.

Работа с содержанием документа

Система DIRECTUM позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, AutoCAD, CorelDraw и др.)

Для оперативного создания однотипных электронных документов используются шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например, шаблоны "Исходящее письмо", "Договор поставки", "Коммерческое предложение" и т.п. При этом в текст документа могут автоматически подставляться поля, заполненные в карточке документа.

Жизненный цикл и версии документа

Каждый документ в системе DIRECTUM может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и избегать работы с устаревшей информацией. При этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах, что облегчает поиск, хранение и доступ к документу и значительно повышает удобство работы пользователей. Например, версии, возникающие в процессе разработки и согласования, могут храниться в удобном для редактирования формате DOC, а окончательная согласованная версия - в неизменяемом формате PDF.

Обеспечение конфиденциальности документов

Одной из важнейших функциональных задач системы DIRECTUM является защита информации от несанкционированного доступа.

Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается следующими возможностями:

· контроль и настройка прав доступа на любой объект системы, (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), обеспечивающие защиту от несанкционированного доступа;

· шифрование электронных документов, позволяющее дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом "администратор"; шифрование может осуществляться как на основе сертификата закрытого ключа пользователя (хранимого в том числе на переносном ключе), так и установкой обычного пароля;

· протоколирование всех действий пользователей, позволяющее быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, экспорт копии документа и пр.

Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему DIRECTUM, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.

Электронная цифровая подпись

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания. С помощью ЭЦП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

Организация коллективной работы с документами

При одновременной работе большого количества пользователей в едином информационном пространстве возникает проблема одновременного редактирования одного документа несколькими пользователями. Для решения этой задачи в системе DIRECTUM предусмотрен специальный механизм блокировок. Благодаря ему пользователи могут одновременно редактировать разные версии документа и карточку, а также создавать новые версии, в том числе в разных форматах. При этом остальные пользователи могут просматривать редактируемые версии и карточку документа.

Автоматически создаваемые теневые копии документа позволяют вернуться к случайно удаленному или некорректно измененному содержимому документа.

Экспорт документа также возможен не только в оригинальный формат, но и в ZIP-архив, в PDF, а также в специально разработанный открытый формат структурированного электронного документа (ESD). ESD-документ содержит все атрибуты карточки и электронные подписи, т.е. сохраняет юридическую значимость документа и может быть использован для взаимодействия со сторонними организациями. Работа с ESD-документом ведется с помощью свободно распространяемой программы DIRECTUM OverDoc.

2.7 Система электронного документооборота NauDoc http://www.naudoc.ru/

Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации канцелярского документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний.



Рис 4. Краткое описание функций

Шаблоны документов

· Документы одного типа должны иметь единый набор обязательных элементов оформления (реквизитов), расположенных в определенной последовательности. В делопроизводстве такой набор элементов оформления называется формуляром. В NauDoc для него используется термин «шаблон оформления»;

· Шаблон оформления создается и подключается к тому или иному типу документа и после подключения шаблона в каждом новом документе этой категории будет присутствовать указанный набор элементов оформления;

· К одному типу документа можно подключить несколько шаблонов оформления.



Рис 5. Шаблон документа №1

Рис 6. Шаблон документа №2

Электронное хранилище документов (EDM)

· Система NauDoc поддерживает единое хранилище документов. В зависимости от прав, пользователи могут получать доступ к отдельным его папкам.



Рис 7. Электронное хранилище документов

· После помещения документа в систему его можно найти как через иерархию хранения документов, так и через систему поиска;

· NauDoc производит полнотекстовое индексирование всех документов и прилагаемых к документу файлов. Возможен поиск во вложениях следующих форматов: doc, xls, rtf, html, txt, pdf;

· Результаты поиска выводятся пользователю в виде списка со ссылками на найденные документы, поиск производится только по доступным пользователю документам;

· Расширенная форма поиска позволяет задавать сложные условия поиска;

· Результаты поиска можно сохранить для повторного использования (тем самым создать виртуальный каталог документов).



3 глава. Система «ДЕЛО» http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

Рис.8 Начальное окно «ДЕЛО»

1. Регистрация документов

2. Работа с файлами (электронными документами)

3. Работа с поручениями

4. Кабинеты

5. Работа с проектами документов

6. Прием и внешняя рассылка документов

7. Движение документов внутри организации

8. Формирование дел

9. Информационно-справочная работа

10. Удаленный доступ



3.1 Регистрация документов

Прежде чем приступать к работе с документом, его необходимо ввести в систему, т.е. зарегистрировать. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, обращения граждан и прочее.

Рис.9 Регистрационно-контрольная карточка входящего документа

При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов.

Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет создания дополнительных реквизитов.

Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.

3.2 Работа с файлами (электронными документами)

К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы «ДЕЛО», гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает полноценную работу с файлами: просмотр, редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа).

Перевод документов из бумажной в электронную форму

Система предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК (Опция «Сканирование»).

Для организаций с большим документопотоком реализована возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов. Это значительно сокращает трудозатраты на ввод информации и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту. (Опция «Поточное сканирование»).

Технология поточного сканирования состоит в следующем. При регистрации на документе (на первом или на отдельном чистом листе) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. Он содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки.

В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. Полученные в заданном формате результаты сканирования автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Система предоставляет возможность гибкой настройки параметров поточного сканирования:

· расположение штрих-кода на документе или чистом листе бумаги;

· поддержка работы с двусторонним сканером;

· способ обработки (создание графического изображения, текстового файла или комбинированный вариант);

· форматы изображения (TIFF, GIF, JPG, PNG), и распознавания (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);

3.3 Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль)

Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений:

· резолюция - поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;

· пункт - поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;

· подчиненная резолюция - относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию резолюций любой сложности независимо от их количества;

· проект резолюции - предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством.



Рис 10. Окно "Резолюция"

Руководители могут вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.

После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе «ДЕЛО». Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее - исполнителям более низкого уровня.

Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.

Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы.

3.4 Кабинеты

Система предоставляет пользователю «виртуальное рабочее место» - его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания проектов и др.

Рис.11 Кабинет в системе "ДЕЛО". Папка "На контроле"

Кабинет представляет собой набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю, принятые к исполнению и т.д.

Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.

В системе предусмотрены развитые средства информирования владельца кабинета о поступлении в папки новых документов или изменении их статуса.

Благодаря понятному и максимально приближенному к реальным задачам пользователя интерфейсу можно предельно просто определить, с какими документами работает должностное лицо и на какой стадии исполнения они находятся. Как интерфейс, так и набор доступных функций могут настраиваться индивидуально для каждого пользователя системы.

Наличие собственных «рабочих мест» сотрудников позволяет удобно организовать совместную работу с документами большого числа должностных лиц. Кроме того, кабинет является также одним из эффективных средств обеспечения безопасности конфиденциальной информации, благодаря возможности ограничения прав пользователей на доступ к нему.

Инструментарий кабинета и принципы работы в нем полностью учитывают принятые делопроизводственные технологии, а также традиционное распределение обязанностей и «ролей» участников документооборота. В частности, у руководителей и других ответственных должностных лиц есть возможность передать часть своих полномочий помощникам или секретариату - например, функций выдачи поручений, контроля за их исполнением и др. (также, как это зачастую имеет место в действительности).



3.5 Работа с проектами документов

Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта.

Рис 12. Окно «Ответы на обращение граждан»

Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов.

Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта между ними (последовательное или параллельное).

Должностные лица, которым направлен документ, могут ознакомиться с его содержанием и внести коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.

В случае, если должностное лицо удовлетворено содержанием проекта, оно может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя.

Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.

3.6 Прием и внешняя рассылка документов

Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет к постоянному увеличению объема служебной переписки. В крупных организациях со значительным документооборотом для ее обработки специально создаются отдельные подразделения - экспедиции. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.

Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система «ДЕЛО» поддерживает работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. с MS Outlook. Пользователю предоставляются следующие возможности:

· прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;

· автоматизированная регистрация поступивших документов;

· подписание отправляемого сообщения ЭЦП;

· шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;

· контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе «ДЕЛО», установленной в организации-адресате).

Рис 13. Окно «Реестры»

Бумажные документы могут отправляться по почте, курьером или фельдъегерской связью. Для организации отправки большого количества исходящих документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры, в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку (под роспись). При традиционной технологии для этого используются установленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от вида и стоимости отправления, категории адресата и т. п.

Система «ДЕЛО» позволяет значительно облегчить и автоматизировать трудоемкий процесс составления реестров.

Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров.

Сотрудник экспедиции или секретарь может в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты.

Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.

3.7 Движение документов внутри организации

Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками.



Рис 14. Окно «Журнал передачи документов»

Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе. Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.