Класифікація банківських документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Державний вищий навчальний заклад

Українська академія банківської справи

Національного банку України

Кафедра банківської справи

Реферат

з дисципліни «Основи організації обліку в банку»

на тему:

«Класифікація банківських документів»

Підготував:

студент групи БС-91

Букус В.В.

Перевірила:

ст. викл. Багмет К.В.

Суми - 2011

Зміст

Вступ

1. Поняття «банківські документи»

2. Класифікація банківських документів

Висновки

Вступ

Операції комерційних банків здійснюються і відображаються в обліку на основі документів.

Банківський документ - письмове розпорядження господарської організації чи банку, що містить необхідну і достатню інформацію для здійснення банківських операцій, підтверджує їх законність і служить основою для відображення операцій у бухгалтерському обліку.

Усі банківські операції документально підтверджуються.

Сукупність документів, на підставі яких банки здійснюють бухгалтерський облік та контроль, становить банківську документацію. Форми документів та порядок їх застосування визначаються окремими нормативно-правовими актами Національного банку України.

1. Поняття «банківські документи»

комерційний банк документ операція

Банківські документи - це письмове розпорядження клієнта чи відповідального працівника банку на про ведення грошово-розрахункової або іншої операції банку.

Банківські документи для надання їм юридичної чинності й доказовості повинні мати обов'язкові реквізити, перелік яких, залежно від виду документів, може визначатися законами України, нормативними документами Національного банку України, інших міністерств і відомств (у межах їхньої компетенції), а також самим банком. Залежно від утримування операції, технології обробки даних до документів можуть включатися додаткові реквізити.

Обов'язковими реквізитами банківських документів є:

¦ назва установи банку;

¦ дата;

¦ зміст операції;

¦ сума;

¦ підписи відповідальних осіб.

Інші реквізити документа залежать від виду операції. Наприклад, при розрахункових операціях у документах вказуються назва та місцезнаходження платника і постачальника, а також банків, які їх обслуговують; номери балансових і позабалансових рахунків, за якими відображають операції; сума цифрами і літерами; коди опрацювання інформації; печатка і підписи посадових осіб клієнта, які відповідають за проведення операцій, та інші дані.

Реквізити в документах розміщені у відповідній послідовності: довідкові дані розміщені зліва, бухгалтерські і статистичні - справа. Таке розміщення реквізитів полегшує перенесення з них інформації в облікову систему. Кількість грошово-розрахункових документів, що подають у банк клієнти, і тих, що банк оформляє самостійно, повинна бути достатньою для відображення операцій за всіма особовими рахунками, а також для додатків до витягів із особових рахунків. Усі примірники документів, як правило, заповнюють на друкарських машинках в один прийом під копірку або шляхом розмноження оригіналів. Чеки, оголошення на внесок готівкою, квитанції та прихідні і видаткові ордери за вкладами заповнюють власноручно.

З метою впорядкування руху й своєчасного відображення банківських операцій у бухгалтерському обліку банки визначають порядок документообігу. Документообіг по банківськими операціями - послідовне переміщення розрахунково-грошових документів із часу їхнього складання або надходження ззовні до закінчення операцій за робочий день і здачу в поточний архів. Порядок (раніше в банках застосовувалося поняття графік) документообігу встановлює чітко певний рух (переміщення) документів між банком і клієнтами, між різними установами банків, кількість підрозділів банку й відповідальних виконавців, через які проходить кожний первинний документ, визначає максимальний строк його перебування в підрозділі, строки для відображення в обліку.

Документообіг залежить від особливості виконання тих або інших банківських операцій, структури бека-офісу, або обліково-операційного апарата банку, порядку одержання, відправлення й передача документів і т.п.. Істотно впливає на документообіг використання електронно-обчислювальної техніки. Застосування електронних документів, тобто документів, інформація в які зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, вимагає кардинальних змін в організації документообігу. Обіг електронних документів, або електронний обіг, включає сукупність процесів створення, обробку, відправлення, передача, одержання, зберігання, використання й знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності і якщо буде потреба з підтвердженням факту одержання таких документів. Отже, порядок документообігу в банках визначається ними самостійно з урахуванням вимог, які встановлюються відповідно до законодавства. При цьому банки повинні дотримуватися таких правил документообігу: кожний документ підлягає попередньому контролю, на відповідність законодавству України й прийнятим банком операційним процедурам; документи за безготівковими розрахунками спочатку відображаються за дебетом рахунків платників, а лише потім - за кредитом рахунків одержувачів; прибуткові касові документи відображаються в обліку після прийняття грошей касою, а видатку оплачуються тільки після відображення їх за рахунками бухгалтерського обліку.

Порядок документообігу по різними операціями банку може здобувати різну форму, зокрема оформлятися у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, обробку, відправлення, передача, одержання, зберігання й використання документів, які виконуються кожним підрозділом банку, а також всіма відповідальними виконавцями із вказівкою їхнього взаємозв'язку й строків виконання операцій. Регламентація документообігу може оформлятися у вигляді інструкцій, положень і т.п.

2. Класифікація банківських документів

Банківські документи класифікуються за декількома ознаками.

Рис. 1. Класифікація банківських документів

Внутрішні документи банку - положення, методики, правила, розпорядження, рішення, накази, посадові інструкції, опис процедур та операційних процесів, інші документи, що регламентують діяльність банку, у тому числі, порядок здійснення внутрішнього контролю у банку. Внутрішні документи банку - документи, оформлені у банку.

Зовнішні -- це такі документи, які надходять від інших підприємств і організацій (рахунки-фактури, платіжні вимоги, платіжні доручення тощо). Зовнішні - одержані від клієнтів та інших установ банків.

Рис. 2. Спрощена класифікація банківських документів

До розпорядчих відносять документи, які містять розпорядження на здійснення певної господарської операції. До них належать накази, письмові розпорядження, доручення, чеки на одержання грошових коштів у банку тощо. Розпорядчі документи не підтверджують факту здійснення операцій. Містять дозвіл на виконання операцій.

Виконавчими (виправдними) називають документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції. Наприклад, виписки банку з поточного рахунка, прибутковий ордер, акти, квитанції, авансові звіти та ін.

До касових документів належать заява на переказ готівки, приходний касовий ордер, грошовий чек, видатковий касовий ордер; до меморіальних - платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, меморіальний ордер; до позабалансових - приходний позабалансовий та видатковий позабалансовий ордери.

Первинні документи мають бути складені під час здійснення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення. Вони можуть складатися як на паперових носіях, так і в електронному вигляді й повинні мати такі обов'язкові реквізити:

* назву документа;

* дату і місце складання документа;

* назву банку, що склав документ;

* зміст та обсяг операції;

* посади осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення;

* назву одержувача коштів;

* суму операції (цифрами та прописом);

* номери рахунків;

* назву банку (одержувача та платника коштів);

* особистий підпис та інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції.

Первинні документи, як на паперових носіях, так і у вигляді електронних записів, можуть мати й інші додаткові реквізити залежно від виду операції. Внесення виправлень до первинних документів не допускається, крім випадків, встановлених нормативно-правовими актами Національного банку України.

Порядок вивіряння, формування і зберігання документів банк визначає самостійно, згідно з його внутрішніми положеннями та нормативно-правовими актами.

Зведені документи складають на підставі первинних документів, вони узагальнюють господарські операції, які вже зафіксовані в первинних документах.

Висновки

Банківський документ - письмове розпорядження господарської організації чи банку, що містить необхідну і достатню інформацію для здійснення банківських операцій, підтверджує їх законність і служить основою для відображення операцій у бухгалтерському обліку.

Банківські документи за місцем складання поділяються на внутрішні та зовнішні. Внутрішні документи банку - документи, оформлені у банку. Зовнішні - одержані від клієнтів та інших установ банків.

За призначенням: розпорядчі та виконавчі. До розпорядчих відносять документи, які містять розпорядження на здійснення певної господарської операції. Виконавчими (виправдними) називають документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції. За змістом: касові, меморіальні та позабалансові. До касових документів належать заява на переказ готівки, приходний касовий ордер, грошовий чек, видатковий касовий ордер; до меморіальних - платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, меморіальний ордер; до позабалансових - приходний позабалансовий та видатковий позабалансовий ордери.

За обсягом: прості та зведені.

Размещено на Allbest.ru