Указатели как самостоятельные архивные справочники: их местов системе НСА архива, роль и значение

Размещено на http://www.allbest.ru/

18

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

ОТРАСЛЕВОЙ ЦЕНТР ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ (ОЦПК)

Контрольная работа

по программе «Архивоведение»

по теме

Указатели как самостоятельные архивные справочники: их местов системе НСА архива, роль и значение

ОГЛАВЛЕНИЕ

архив указатель справочный

I. ВВЕДЕНИЕ

1.1 Система научно-справочного аппарата архива

1.2 Принципы построения системы НСА

1.3 Структура системы НСА

II. ПОНЯТИЕ ОБ АРХИВНЫХ УКАЗАТЕЛЯХ, ИХ МЕСТО В СИСТЕМЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА АРХИВА

2.1 Указатели как самостоятельные архивные справочники. Понятие и виды указателей

2.2 Роль и значение указателей

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

I. ВВЕДЕНИЕ

Происходящие в России процессы, связанные с интенсивным развитием науки, повышением интереса к ее истории, информатизацией общества, ставят задачу организации высокоэффективной информационной системы поиска документной информации. Архивы представляют собой особую информационную систему и выступают в качестве субъектов информационных процессов. Наряду с комплектованием, учетом и обеспечением сохранности документов, архивы создают и совершенствуют научно-справочный аппарат (НСА) к архивным документам, обеспечивающий общественные потребности в ретроспективной документной информации.

В связи с возрастающим интересом к ретроспективной документной информации наиболее остро встает проблема оперативного обеспечения исследователей информацией о документах, сосредоточенных в Архивном фонде (АФ) Российской Федерации.

Объект данной работы - научно-справочный аппарат архива. Предмет исследования - указатели как самостоятельные справочники в системе научно-справочного аппарата архива.

Справочный аппарат к описи выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Цель данной работы заключается в изучении места указателей как самостоятельных справочников в системе научно-справочного аппарата архива, их роли и значения.

Для достижения поставленной цели необходимо поставить ряд конкретных задач:

1) рассмотреть научно-справочный аппарат архива;

2) раскрыть теоретические основы: понятие, виды указателей, примеры оформления;

3) определить роль и значение указателей как самостоятельных справочников в системе научно-справочного аппарата архива.

1.1 Система научно-справочного аппарата

Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов.Все виды научно-справочного аппарата связаны между собой поисковыми данными документов.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация - это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

1.2 Принципы построения системы НСА

Основными принципами построения системы НСА являются:

· взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

· неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

· преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации. Если описание и каталогизация фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.

Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.

1.3 Структура системы НСА

Система НСА подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни.

Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:

- на справочники по учету;

- справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

- АФ РФ в целом;

- сети архивов;

- архиву;

- фонду;

- делу или отдельному документу.

В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.

1. Архивный Фонд Российской Федерации:

Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ.

2. Группа архивов отдельного региона:

фондовой каталог субъекта РФ или муниципального образования.

3. Архив:

путеводитель или краткий справочник;

книга поступлений;

список фондов;

листы фондов;

описи;

каталоги;

тематические обзоры;

указатели;

паспорт архива.

4. Фонд:

лист фонда;

опись;

обзор фонда;

каталоги;

указатели.

5. Отдельное дело или отдельный документ:

тематические путеводители;

каталоги;

указатели;

обзоры фондовые и указательные;

внутренняя опись дела;

аннотация;

заверительная надпись.

В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:

· межархивные (на уровне АФ РФ и его части);

· внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);

· внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивной, межфондовой, внутрифондовой) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат»,опубликовано в 1994 году.

Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие требования, предъявляемые к ним:

- удовлетворят все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архиве;

- ориентироваться в основном на тематический поиск информации;

- быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ независимо от способа закрепления информации;

- иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;

- развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»: единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондом, комплексом фонда, архивом) и единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочника.

В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по-разному подходят к созданию и усовершенствованию справочников фондов различной информативности.

Поскольку информационной основой для создания автоматизированного НСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной системы НСА, важное значение приобретает изучение, создание и совершенствование обязательных элементов системы НСА: описей, путеводителя по фондам архива, каталогов, БД, а также дополнительных элементов - указателей и обзоров документов.

II. ПОНЯТИЕ ОБ АРХИВНЫХ УКАЗАТЕЛЯХ, ИХ МЕСТО В СИСТЕМЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА АРХИВА

2.1 Указатели как самостоятельные архивные справочники. Понятие и виды указателей

Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей - ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью.

По типу организации информации указатели можно разделить напредметно-тематические и структурные. По типу описательной статьи, отражающей сведения об объекте описания в виде предметных или структурно-логических понятий, указатели подразделяются внутри предметно-тематической и структурной групп на виды и разновидности.

1) К основным видам предметно-тематической группы относятся систематический, тематический, хронологический, предметный и его разновидности - географический, именной и др.

2) К основным видам указателей структурной группы следует отнести структурный, отраслевой и функционально-производственный.

Критерий целесообразности является основным при выборе для подготовки того или иного вида указателя.

Самым распространенным указателем предметно-тематической группы является предметный.

Предметный указатель - вид указателя, в котором все наименования предметов расположены в алфавитном порядке. Основной реквизит описательно статьи - предметное понятие формулируется в виде наименования, выраженного существительным или сочетанием существительных (иногда с прилагательными) в именительном падеже, в ед. или мн. числе. Например:

- Военные расходы

- Войны

- Крымская 1854-1856

- Отечественная 1812 и т.д.

Предметные указатели, например, межархивные, межфондовые могут иметь в составе поисковых данных набор элементов, состоящих из названия архива, номера фонда, номера описи, номера дела, листа дела. Например:

Алексеевский равелин - ГАРФ, ф.102, оп.279, д.15, л.6.

Тематический указатель также является разновидностью предметного. Тема, составляющая главную особенность этих указателей, - это совокупность предметных понятий, раскрываемых или представляемых в логической (систематической) последовательности через ряд предметных понятий согласно принятой схеме классификации (исторические факты, события, явления и пр.).

Структура тематических указателей строится в соответствии с логической (систематической) классификацией. Как правило, схема тематического указателя - дробная и состоит из разделов и подразделов. Обязательными элементами описания тематического указателя являются: рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, поисковый шифр. Например:

Рубрика: Общественно-политическая жизнь Финляндии

подрубрика:

- Рабочее движение

- Крестьянское движение

- Движение в армии и т.д.

Предметный указатель может быть общим и специальным:

- общий указатель включает в описательные статьи предметные понятия разнородного характера;

- специальный указатель состоит из однородных предметных понятий (личные имена, названия учреждений, названия видов документов).

Назначение общих и специальных предметных указателей - интенсификация поиска документной информации по различным аспектам. Наиболее распространенными являются разновидности специального предметного указателя: именной и географический.

В качестве однородного предметного понятия в специальных предметных указателях могут выступать различные наименования предметов: отрасли науки, культуры, часть структуры и пр.

Географический указатель - разновидность предметного указателя, информация в котором представлена по названиям географических объектов, по которым и производится поиск на основании отсылочных данных. Состав идентификационных элементов минимален: наименование географического объекта и поисковые данные (географическое название дается по последнему названию, а прежнее название указывается в скобках, рядом с новым).

Именной указатель - разновидность предметного указателя, содержащего фамилии, имена, псевдонимы, прозвища, клички. Он может быть общим - включать все имена, встречающиеся в объекте описания, и специальным - включать имена лиц определенной сословной группы, профессии и др., а так же глухим или аннотированным.

В именной указатель вносятся фамилии лиц в той же форме, в какой они встречаются в документах или в архивных справочниках и считаются основными. Многие именные указатели имеют чисто практическое значение и предназначены для поиска сведений по правовым запросам.

Систематический указатель - вид указателя, в котором все наименования предметов расположены согласно определенной схеме классификации.

Хронологический указатель - вид указателя, в котором даты событий или даты документов расположены в хронологическом порядке. Хронологические указатели по форме всегда глухие. Наиболее часто встречающийся хронологический порядок расположения - по годам. Основной реквизит - дата, выраженная годом; поисковые данные - номера описи, дел. Хронологические указатели подготавливаются автоматизированным путем и наиболее просты в подготовке. Составляются, в основном, в тех случаях, когда в описях имеются значительные нарушения в хронологической систематизации.

К указателям структурной группы относятся указатели фондов архива и указатели описей фонда (фондов) архива, организованные по структурному, отраслевому или функционально-производственному принципу.

Структурный указатель - вид указателя структурнойгруппы, в котором в качестве предметного понятия используются названия структурных частей описываемого объекта.К обязательным реквизитам описательной статьи указателя относятся: наименование фонда и структурных частей фонда, крайние даты фонда, номер фонда, объем документов фонда. Среди дополнительных реквизитов - содержательные: аннотация фонда и данные об имеющемся НСА к фонду. Например:

отдел: Фонды высших государственных учреждений

рубрика: Фонды государственного Совета и его предшественников

подрубрика: № 2 Совет при Высочайшем дворе (1769-1801 гг.),

ф. 1146, 1754-1809 гг., 195 дд.

Структурный указатель описей фонда (фондов), раскрывающий содержание фонда в целом или на уровне разделов, состоит из перечня наименований структурных частей фонда; дела, находящиеся в разных описях или в различных годовых разделах описи, систематизируются в соответствии со структурой учреждения-фондообразователя. Названия рубрик совпадают с наименованием структурных подразделений учреждения-фондообразователя, а внутри рубрик названия структурных частей фонда могут систематизироваться по алфавиту, по степени значимости или в порядке возрастания номеров описи. В состав описательной статьи входят следующие обязательные реквизиты: номер фонда, название фонда, название структурной части фонда; годы; номера описей; номера дел.

Отраслевой указатель - вид указателя, состоящий из наименований отраслей (подотраслей) народного хозяйства и управления, различных направлений, как правило, со схемой ведомственного или типового перечня документов. В описательную статью отраслевого указателя фонда (фондов) следует включать понятия, отраженные в названии описи (разделов описи), в заголовках дел, а также поисковые данные - номера описей и дел.

Дифференцированный подход при составлении функционально-производственного указателя заключается в выборе таких фондов, в которых структура фондов не совпадает с функциями деятельности учреждения-фондообразователя; в выборе классификационной схемы и оптимального состава описательной статьи. Основными реквизитами будут: наименование рубрики; наименование подрубрики; номера дел.

Указатели структурной группы обычно составляют к описям фондов, имеющих сложную структуру, которая не отражает функции учреждения. Отраслевые, структурные и функционально-производственные указатели обеспечивают информацию и поиск структурных частей фонда в отраслевом и функциональном направлениях.

2.2 Роль и значение указателей как самостоятельных справочников в системе научно-справочного аппарата архива

В современных условиях описание архивной документной информации по-прежнему базируется на дифференцированном подходе, который не ограничивается выбором определенной методики составления и совершенствования справочников. На основе дифференцированного подхода конкретный государственный архив может разрабатывать стратегию развития справочных средств, определять оптимальный набор справочников для своего архива и состав элементов описания для каждого из справочников, а также уровень детализации информации в пределах каждого элемента описания.

Применение дифференцированного подхода позволяет на основе анализа документной информации, структурных особенностей фондов определить и обосновать целесообразность составления предметных или структурных указателей, в которых объект описания будет различным: явление, факт, предмет, тема, отражаемые в документе и представляемые в описательной статье в форме предметных понятий.

По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

По степени свертываемости информации указатели могут быть глухими и аннотированными (краткими или полными). По объему аннотации или пояснительной части аннотированные указатели могут быть краткими и развернутыми.

Указатель как тип архивного справочника занимает устойчивое и иерархически определенное место, традиционно закрепленное в составе системы НСА архива. Указатели как архивные справочники универсальны и выполняют свою функцию, вне зависимости от видов документов и носителей информации. В системе НСА архива указатели взаимосвязаны с другими типами и видами архивных справочников и дополняют и/или уточняют предметно-понятийную информацию других справочников, предоставляя возможность многоаспектного поиска информации. В условиях активного внедрения автоматизированных архивных технологий указатель, роль и место которого в системе НСА остались неизменными, стал более востребованным, в связи с относительно меньшими затратами времени и ресурсов на его подготовку, с одной стороны, и в связи с быстротой широкого и объемного поиска многоаспектной информации, - с другой.

Заключение

Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации - исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов. Государственные архивы - это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Список используемой литературы

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях ибиблиотеках, организациях Российской академии наук. М.: 2007

2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр «Академия» 2005

3. Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. - М., 1994

4. Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода. Методическое пособие. - М., 2007

Размещено на Allbest